Se även dokumenthanteringsplan för förvaltningen / de olika övriga enheterna Administration Inkomna, upprättade och utgående diarieförda handlingar PapperIT* O / K Närarkiv, Exp. Kron. ordn. 4 år * med tiden avses kalenderår. Därefter sker leverans till kommunarkiv alternativt gallring. 50 Inkomna, upprättade och utgående handlingar av betydelse som inte ingår i en akt. Korrespondens, som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt PapperIT* O / K Närarkiv, Exp. Kron. ordn. 4 år Samlas i en samlingsakt årsvis Kvalitetsredovisning och Kvalitetssäkringssystem, se förvaltning: PapperIT* O Handläggare Årsvis IT Samlas på förvaltningen, där sammanställning görs Underlag till kvalitetssäkringssystem och kvalitetsredovisning PapperIT* O Handläggare Syst.ordn. Vid inaktualitet. ------ Verksamhetsberättelser Årsberättelser PapperIT* O Förskolechef Syst. ordn. Samlas på förvaltningen, där sammanställning görs Underlag enkäter / utvärdering från t. ex personal, elever, vårdnadshavare av verksamheter inom resp. skolenhet Kopior av handlingar, vilka finns i original inom Barn- och Ungdomsnämnden Vid inaktualitet, PapperIT* K Handläggare Syst.ordn. Vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet om uppgifter ingår i sammanställning, vilken ingår i verksamhets-berättelse / kvalitetsredovisning. Enkäter e.d av oväsentlig art gallras vid inaktualitet. Kontrollera först var originalhandling finns.
51 Administration rörande barn Barns frånvaro, klassböcker, dagjournal e.d. Frånvaroregister och handling som tjänar till underlag för register, läkarintyg e.d. korrespondens PapperIT* O/K Handläggare Syst. ordn., e.d 2 år Underlag insänds månadsvis till redovisningsassistent på förvaltning Ledighet, handlingar rörande PapperIT* O/K Förskolechef Syst. ordn. Vid inaktualitet Elevstödjarkonferens (ESK) / (tidigare Elevvårdskonferens (EVK), protokoll ar rörande barn med särskilda behov, fysiska, psykiska eller andra skäl. Förskolans handlingsplan / minnesanteckning t.ex. tal och språk, flerspråkighet mm PapperIT* O Förskolechef Syst. ordn. handling överförs till grundskolans elevakt i samband med skolstart. OSL kap 23.1-2 PapperIT* O/K Förskolechef Syst. ordn. handling överförs till grundskolans elevakt i samband med skolstart. OSL kap 23.1-2 Se Socialtjänstlagen 60, 62 PapperIT* O Förskolechef Syst.ordn 4 år Muntligt eller skriftligt överlämnande till grundskolan i samband med skolstart. Plan över barnets medicinering, blankett PapperIT* O Förskolechef Syst.ordn 1 år efter skolstart / avslut. Förteckning över barn enhetvis/år, typ, klasslista, IT OSL kap 23.1-2 Utdrag ur ProCapita 15 oktober årligen Förteckning över beläggningsstatistik, när så uttagits,. 4 år Ingår i verksamhetsberättelse
52 Förteckning över köstatistik Kölistor Ansökan om barnomsorgsplatser IT Placeringsmeddelande och svar Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vårdnadshavarens inkomst och uppgifter Ansökan om nedsatt barnomsorgsavgift Uppsägningar av förskole- och skolbarnsomsorgsplats PapperIT* O/K Handläggare Syst. ordn 10 år 2 år Insändes till placeringssassistent, förvaltningen Förskoleplacering, särskilda behov PapperIT* O / K Exp. Personnnr.ordn, Skriftlig information sammanställd i samband med barns utvecklingssamtal PapperIT* O Handläggare / Förskolechef Syst.ordn 1 år efter skolstart / avslut. 4 år Handläggare förvarar akten i närarkiv och vid avslutande av ärende lämnas akten till koordinator, elevhälsan. Av vårdnadshavare begärd skriftlig information Skriftlig information sammanställd i samband med barnsutvecklingssamtal PapperIT* O Förskolechef Syst.ordn 1 år efter skolstart / avslut. OBS! Kan innehålla sekretessuppgifter. OSL kap 23.1-2 Kontaktböcker och liknande korrespondens som rör barnomsorgens kontakt med enskilt barn / vårdnadshavare PapperIT* O / K Handläggare Syst.ordn. Vid inaktualitet, Kan överlämnas till barn / vårdnadshavare
53 Undervisning /aktivitet Förteckningar över läromedel (i huvudsak kurslitteratur) PapperIT* O / K Exp. Årsvis IT 4 år i beställnings- eller följesedelsform Egenproducerade läromedel, i den mån det produceras på skolan och för att användas allmänt i undervisning PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. 4 år Ett exemplar lämnas till förskolechef för arkivering. Obs Årtalsmärks Verksamhetsplan, som visar tillämpningen av läroplanen, även riktlinjer, organisationsplaner., 4 år 1 ex / år, om förändring skett Likabehandlingsplan Arbetsmiljöplaner Planer på lokal organisation, ekonomisk fördelning utvecklingsområden e.d. PapperIT* O / K Förskolechef Syst.ordn. läsårsvis 4 år Redovisas i kvalitetsredovisningen Personalschema eller motsvarande som redovisar personaltäthet, öppettider m.m. PapperIT* O / K Förskolechef läsårsvis 4 år 1 ex/år, typschema (höst) mässiga dokument/material i dagliga undervisning Papper IT* O / K Avdelning e.d Syst.ordn. Vid inaktualitet Kan återlämnas till resp. barn / lärare, om ej annat anges. Portfolio med handlingar PapperIT* O Handläggare Syst.ordn. Vid inaktualitet Återlämnas till barn
54 Ekonomi Ekonomihandlingar PapperIT* K Förskolechef Syst.ordn. Enhetens ekonomiska fördelning Rekvisitioner PapperIT* O / K Förskolechef Syst.ordn. Personal Kompetensutveckling, (Personalens) egna projekt och specialarbeten av betydelse Vid inaktualitet Se anm Överförs för arkivering /gallring till Ekonomikontoret KS, enligt dhp. Vid inaktualitet Se även under Undervisning Vid inaktualitet, 4 år 1 ex lämnas till förskolechef omedelbart, för att arkiveras Tidrapporter från dagbarnvårdare PapperIT* O Handläggare Syst.ordn. 2 år, Under förutsättning att uppgift om anställningstid etc. finns någon annanstans / Löneavdelningen Månadsrapport dagbarnvårdare PapperIT* O Handläggare Syst.ordn. Överförs till Löneavdelningen