Informationshanteringsplan Folkhälsonämnden Antagen av folkhälsonämnden 2018-12-12 155 Ersätter informationshanteringsplan 2017-147
Karlskoga kommun Informationshanteringsplan Dnr: FHN 2018.0025 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp Syfte Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade informationstyperna. Instruktioner Informationshanteringsplanen är uppdelad blockvis efter Förvaltningsövergripande, Protokoll och nämndadministration samt Information och kommunikation. Förvaltningssekreterare är arkivredogörare. Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2014 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år 2017. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna vara enkelsidiga, ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och märkta med innehåll och tidperiod skrivet med blyerts på kartongernas rygg. Leverantören får en leveransreversal efter att arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret på leverans ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare.
Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar? Arkivredogörare? Osv. A3 blanketter Förvaras hos respektive chef På G: Nej vid inaktualitet Ansvarsbeskrivningar, befogenhetsbeskrivningar, uppdragsbeskrivningar Förvaras: Diarium Ja Bevaras Diarieförs och kopia skickas till personalakt Anställningsavtal/bevis (underskrivet exemplar) Förvaras: Hos personalavdelningen System: Winlas Nej Bevaras Originaldokument skickas till personakt Personalavdelningen Anställningshandlingar (ansökan, CV, personligt brev och dylikt) Förvaras: Hos bemanningsenheten Nej Ansökningshandlingar som tillhör sökning av vikarie skickas till bemanningsenheten. Bemanningsenheten Anställningshandlingar (ansökan, CV, personligt brev och dylikt) till semestervikariat Förvaras: Hos bemanningsenheten Nej Ansökningshandlingar som hör till sommarvikariat. Dokumenten gallras vid inaktualitet Bemanningsenheten
Ansökningar om tjänstledigt Förvaras: Hos personalavdelningen System: Winlas Nej Bevaras Skickas till personakt Personalavdelningen Arbetskadeanmälan System: LISA Nej Bevaras Skickas till personakt Personalavdelningen Arbetstidsschema Förvaras: Timecare Nej vid inaktualitet Lönecentrum Arkivbeskrivning Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter att ärendet avslutats. Revideras vid behov. Arkivredogörare Avgångsbegäran/beslut Avgångsförmån Förvaras: Hos personalavdelningen Förvaras: Hos personalavdelningen Nej Bevaras Skickas till personakt Personalavdelningen Nej Bevaras Skickas till personakt Personalavdelningen Avtal, kontrakt och dylikt Förvaras: Hos nämndsekreterare. Ja Bevaras om den har betydelse för verksamheten eller tillför sakfråga i ärende. 2 år efter avtalstidens utgång om ovan angivna kriterier ej är uppfyllda
Beslut om godkännande för att driva livsmedelsanläggning Förvaras: Närarkiv, pärm hos verksamhetschef kost Nej Beslut gallras 2 år efter inaktualitet. Original förvaras hos beslutande myndighet. Verksamhetschef kost Belastningsregisterutdrag vid anställning och vikariat Förvaras: Personalakt Nej Personalakt Belastningsregisteutdrag vid semestervikariat Förvaring: I personalakterna System: Winlas Nej vid inaktualitet Personalavdelningen Debiteringsunderlag, kopior Förvaras: Per enhet Nej vid inaktualitet Delegationsförteckning/ delegationsordning Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter avslutad mandatperiod Förvaltningssekreterare Delegationsbeslut Ja Bevaras Diarieförs i samlingsärende per år i Ciceron. Skickas till kommunarkiv efter avslutat ärende. Diarieförda handlingar Ja Bevaras Skickas till kommunarkivet efter att ärendet avslutats Förvaltningssekreterare Förvaltningssekreterare Digitala filer uppkomna av internet- och intranätsanvändning, t.ex. cookiefiler, globalfiler, historikfiler Respektive dator Nej Vid inaktualitet. Enligt KFN 46/2017-09-20 Respektive datoranvändare
och andra temporära filer Följesedlar, beställningsbekräftelser Förvaras: Hos beställaren Nej vid inaktualitet Informationshanteringsplan Ja Bevaras Skickas till kommunarkivet efter att ärendet avslutats. Uppdateras årligen och vid behov. Förvaltningssekreterare Inkomna handlingar System: Outlook/Ciceron Ja / Bevaras Inkomna pappers- eller digitala handlingar som är av värde men som inte tillhör ärende registreras under datumorienterade mappar i Outlook. efter 2 år. Inkomna handlingar som hör till ärende diarieförs i ärendet och levereras till kommunarkivet efter ärendet avslutats. Förvaltningssekreterare Inspektionsrapporter, livsmedelstillsyn Förvaras: Närarkiv, verksamhetschef kost Nej vid inaktualitet Original förvaras hos ansvarig myndighet Verksamhetschef kost Inventarieförteckningar, Inventeringar Kontrollrapporter, salmonella personal Förvaras: Närarkiv, planeringsledare Förvaras: Närarkiv, verksamhetschef kost Nej efter 2 år. Verksamhetschef kost Nej efter 2 år Verksamhetschef kost
Kostintyg/Intyg om specialkost Förvaras: Kopia hos respektive verksamhet Nej Original finns hos BUN. vid inaktualitet i enlighet med GDPR Verksamhetschef kost Matkuponger, kvittenser över utdelade Förvaras: Närarkiv, planeringsledare Nej efter 2 år Planeringsledare Matsedlar /G Ja Bevaras Bevaring av matsedel från varje verksamhet för vecka 37. Samlas årsvis i ärende och skickas till kommunarkivet per år. Gallring av övriga matsedlar vid inaktualitet Verksamhetschef kost Minnesanteckningar Förvaras: hos handläggare /G Ja Bevaras Bevaras om den har betydelse för verksamheten eller tillför sakfråga i ärende. Diarieförs i tillhörande ärende om sådant eller i samlingsärende om sådant krävs. Skickas till arkiv vid avslutat ärende alt årsvis. vid inaktualitet om ovan angivna kriterier ej är uppfyllda
Närvarolistor från utbildningar och avdelningsmöten Förvaras: Närarkiv, respektive handläggare Nej vid inaktualitet Postlistor System: Outlook Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv årsvis Förvaltningssekreterare Rutinbeskrivningar Förvaras: Ansvarig handläggare för rutinen System: G Utskrift från diariet en gång per månad. Samlingsärende skickas årsvis. Nej Gallring vid inaktualitet Enskild handläggare Rehabiliteringsutredningar Förvaras: hos respektive chef System: Adato Nej Bevaras Ansvarig chef skickar kopia till personakt. Endast öppna utredningar får förvaras i enlighet med GDPR Personalavdelningen Samrådsremiss, detaljplaner och dylikt System: Outlook Ja Remisser och detaljplaner gallras vid inaktualitet, originalhandling förvaras hos utskickande myndighet Statistik Förvaras: Närarkiv/Ciceron Ja Bevaras Sammanställningar bevaras. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet
Tjänstgöringsbetyg Förvaras: hos respektive verksamhetschef Nej vid inaktualitet Verksamhetschef Tjänstgöringsintyg Förvaras: hos löneenheten Nej Bevaras Kopia skickas till personakt Löneenheten Tystnadsplikt, korridoren Ja Bevaras Original skickas till personakt Utbildning, som förvaltningen håller Förvaras: hos kommunikatör/handläggare Nej Bevaras Bevaras om det har betydelse för verksamheten eller tillförsakfråga i ärende Utredningsarbeten med tillhörande handlingar Förvaras: hos handläggare Ja Bevaras Bevaras om det har betydelse för verksamheten. Skickas till kommunarkivet efter avslutat ärende Övrig post Förvaras: hos registrator System: Outlook Ja efter 2 år. Övrig post ska endast innehålla korrespondens av kortvarig betydelse. Registrator
Protokoll och nämndadministration Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar (Enskilda fall) Förvaras: hos personalavdelningen Nej Bevaras Skickas till personakt Personalavdelningen Nämndens budget Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter 1 år Nämndens handlingar Bevaras Skickas till kommunarkiv efter 1 år Förvaltningssekreterare Nämndens Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter 1 år verksamhetsbeskrivningar Nämndens årsberättelser Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter 1 år Protokoll, Folkhälsonämnden Protokoll, Samverkan Förvaras: Original i arkivskåp Förvaras: Original i arkivskåp Ja Bevaras Skickas till kommunarkivet efter 1 år Förvaltningssekreterare Ja Bevaras Skickas till kommunarkivet efter 1 år Förvaltningssekreterare Protokoll, Ledningsgrupp System: G:/ Nej Bevaras om det har betydelse för verksamheten, annars gallring vid inaktualitet Protokoll, Arbetsplatsträff System: G:/ Nej Bevaras om det har betydelse för verksamheten, annars gallring vid inaktualitet
Projektadministration Projektdokumentation (egna projekt) Förvaras: Per enhet/ Projektägare/ projektledare Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter avslutat projekt Bevaring av: Avtal/kontrakt (ex med sammarbetspartner); projektansökan; budget (tilldelade resurser, fastställda ramar, budgetansvar, attestregler); ekonomisk redovisning; beslut; projektdirektiv; projektplan; förstudierapport; delrapport; utvärdering; slutrapport; korrespondens som dokumenterar avgöranden, överenskommelser, sakfrågor eller som på annat sätt är av vikt; minnesanteckning som tillför sakuppgifter eller på annat sätt är av vikt; övrig projektdokumentation av tillfällig eller ringa betydelse Projektledare/ Projektägare Projektansökan (extern) Förvaras: Per enhet/ Projektägare/ projektledare vid ärendets avslut, om ovan angivna kriterier ej är uppfyllda Ja Vid ej antagen ansökan sparas ansökanmed motivering av svaret så länge det är relevant. Gallring vid inaktualitet Projektledare/ Projektägare
vid inaktualitet Övrig korrespondens, mail med mera Förvaras: hos handläggare/mottagare Nej Bevaras Bevaring av korrespondens som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring / Mottagare vid inaktualitet om ovan angivna kriterier ej är uppfyllda Information och kommunikation Broschyrer och informationsblad (egna) Förvaras: hos ansvarig utgivare/ informatör System: G Nej Bevaras Skickas till kommunarkivet en gång per år. Avstämning sker mellan handläggare och informatör, där handläggaren lämnar dokumenten till informatören som i sin tur ansvarar för överlämning till kommunarkivet. Kommunikatör Dokument av ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet. Enkätundersökningar, förvaltningens egna Förvaras: hos handläggare Ja Bevaras Bevaring av sammanställning, resultat, rapport och kopia på ett enkätformulär. Skickas till kommunarkivet efter ärendet
avslutats Gallring av besvarade enkäter och underlag vid inaktualitet Enkätundersökningar, förvaltningen besvarar externa Förvaras: hos handläggare Ja Bevaras Om det är av vikt för verksamheten eller sakfråga bevaras kopia på enkätformulär och svar. Skickas till kommunarkivet efter ärendet avslutats Sociala medier (inlägg, kommentarer), sidor förvaltningen driver själv Facebook och Instagram Nej Kommentarer i sakfråga läggs in i DF respons och behandlas enligt regler för inkomna synpunkter (se nedan) Övrig information av ringa vikt gallras vid inaktualitet. Informatör Fotografier System: M/Ciceron Nej Bilder som tillför ärende eller är av vikt för verksamheten diarieförs. Skrivs ut i färg på licensierade skrivare och skickas till kommunarkivet efter 5 år. Informatör Material som inte tillhör ärende måste gallras vid inaktualitet om inte samtycke inhämtats
Inkomna synpunkter System: DF respons/ciceron Ja Bevaras Registreras i DF Respons och vidarebefordras till handläggare för besvarande. Samlingsärende årsvis i Ciceron med synpunkter och svar alternativt rapportsammanställning. Nämndsekreterare/ Informatör Skickas till kommunarkivet per år. Kurs och konferensinbjudningar, inkomna Förvaras: hos registrator/handläggare Nej Vidarebefordras till berörd personal/politiker och gallras vid inaktualitet /Registrator Kurs och konferensinbjudningar (egen producerade) Nyhetsbrev, inbjudningar, informationsbrev (inkomna) Förvaras: G:/Ciceron Nej Bevaras Bevaras om den har betydelse för verksamheten eller tillför sakfråga i ärende. Skickas till kommunarkivet när ärendet avslutats. vid inaktualitet om ovan angivna kriterier ej är uppnådda. Förvaras: Outlook Nej Vidarebefordras till berörd personal/politiker och gallras vid inaktualitet /Registrator
Nyhetsbrev, inbjudningar, informationsbrev (egna) Förvaras: G:/Ciceron Nej Bevaras Diarieförs om den har betydelse för verksamheten eller tillför sakfråga i ärende. vid inaktualitet om ovan angivna kriterier ej är uppnådda. Informatör/ Pressklipp Förvaras: I pärm hos informatör Nej Bevaras Skickas till kommunarkivet efter 5 år Informatör Samtycke till publicering av bilder Förvaras: Hos informatör Nej Gallring vid inaktualitet Informatör Trycksaker, egenproducerat Förvaras: hos informatör/handläggare Nej Bevaras Ett exemplar skickas till kommunarkivet en gång per år. Gallring sker av inbjudningar, annonser och dylikt vid inaktualitet Informatör/