SIGNERAD 2015-02-12 Malmö stad Stadskontoret 1 (2) Datum 2015-02-10 Vår referens Karin Ringman Ingvarsson Kanslichef karin.ringman-ingvarsson@malmo.se Tjänsteskrivelse Kommunbidragsväxling för objektet Dokument- och ärendehantering STK-2015-140 Sammanfattning Förvaltningsorganisationen för objektet Dokument- och ärendehantering startade sin verksamhet 1.7.2014 och finansieras genom att kostnaderna fördelas på samtliga förvaltningar solidariskt. Från och med 2015 har styrgruppen tagit beslut om att samma fördelningsmodell som finns i Malmö stad för fördelning av telefoni och IT-kostnader dvs. antalet anställda per förvaltning året före innevarande år ska utgöra fördelningsnyckeln. Att övergå till en ny fördelningsmodell för år 2015 innebär att en kommunbidragsväxling dvs.ramjustering av samtliga förvaltningars kostnader behöver genomföras. Kostnadsfördelningen sker inom befintlig budgetram, inga ytterligare medel äskas. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att justera kommunbidraget för objektet Dokument- och ärendehantering 2015 enligt föreliggande förslag och vad som redovisas i ärendet Beslutsunderlag G-Kommunbidragsväxling för objektet dokument -och ärendehantering fördelningsnyckel förv org 2015 Beslutsplanering KS Arbetsutskott 2015-02-16 Kommunstyrelsen 2015-03-03 Ärendet Projektet Medverka har varit finansierat genom kommunbidrag och särskilda projektpengar. För förvaltningsorganisationen gjordes ett förslag till finansieringsmodell som byggde på ett antal kriterier: Nyckeln byggde på en fast kostnad (30 % av totalbeloppet/18), en kostnad per användare (40 % av totalbeloppet) och en kostnad per ärende (30 % av totalbeloppet). Denna modell har använts för år 2014 och utgår bl.a. från antalet anställda 2013. I samband med budget för 2015 som är förvaltningsorganisationens första år var kostnaderna något oklara och fördelade på olika kostnadsställen med finansiering via kommunbidrag eller projektmedel. Förvaltningsorganisationen finansieras genom att kostnaderna fördelas på samtliga förvaltningar solidariskt. Från och med 2015 har styrgruppen tagit beslut om att samma fördelningsmodell som finns för telefoni och IT-kostnader dvs. antalet anställda per förvaltning året före inneva-
rande år ska utgöra fördelningsnyckeln. Att övergå till en ny finansieringsmodell för år 2015 innebär en ramjustering av samtliga förvaltningars kostnader. De totala kostnaderna för förvaltningarna är +/- 0 men innebär att förvaltningarna får betala efter antalet anställda. I ärendet finns redovisat förslag till fördelning. 2 (2) I budget för 2015 ingår en finansiering från stadskontoret med ca 1 milj kronor för att täcka förvaltningsorganisationens ökade kostnader mellan åren 2014 och 2015. Ansvariga Per-Erik Ebbeståhl Avdelningschef Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör
Underlag till fördelningsnyckel för kostnader för objektet Dokument och ärendehantering - kommunbidragsväxling Bakgrund Under år 2014 har projektet Medverka avslutats och systemet Platina och dess nya arbetsrutiner för ärende- och dokumenthantering införts på samtliga förvaltningar i Malmö stad. Projektet har varit indelat i dels ett utvecklings-/införande-projekt och dels i en förvaltningsfas vid införandet av alla förvaltningar utom Miljöförvaltningen. Driftsättningen har pågått i tre år. Förvaltningsfas utan driftsättningsdel för hela staden började 2014-07-01. Förvaltningsorganisationen består av systemförvaltare, processförvaltare och systemadministratör. Förvaltningsobjektet omfattar följande system: 1. Platina (ärende- och dokumenthantering) 2. DocuLive (gammalt ärende- och dokumenthantering) 3. Netpublicator (digitala sammanträden) 4. Förtroendemannaregister (Ej Mandat) 5. Anslag för anslagsbevis 6. Mandat (gammalt förtroendemannaregister) 7. Voteringssystem för kommunfullmäktige Förvaltningsobjektet syftar till att stödja objektverksamheten ärendeprocessen - för att den ska kunna hantera dokument och ärenden. Objektet består bl a av följande aktiviteter: - Dokument- och ärendehantering - Processer/verksamhetsaktiviteter - Handlägga ärenden till nämnd - Producera kallelse och protokoll - Registrera allmänna handlingar - Hantering av handlingar som inte hanteras i andra verksamhetssystem - Planering av politiska möten - Sökning av allmänna handlingar - Producera beslutsunderlag - Tillhandahålla handlingar till de förtroendevalda - Tillhandahålla handlingar till prenumeranter Under 2014 har finansiering av verksamheten skett delvis genom kommunbidrag från olika kostnadsställen inom stadskontoret, projektanslag och solidariskt fördelade kostnader för
samtliga förvaltningar. Den totala kostnadsbilden för förvaltningsorganisationen har vuxit fram under hösten 2014. Under 2014 har supportfunktionen utökats eftersom antalet användare och supportfrågor ökat. Nu finns det mer än 2000 st användare i systemet. Inför budgetarbetet 2015 analyserades samtliga kostnader som tillhör objektet och det framkom då att en del kostnader var ofinansierade. Totalt saknades 1 milj kronor. I stadskontorets budget för 2015 finns reserverat 1 milj kronor för att täcka detta behov och som ska växlas ut i finansieringsmodellen. Beräkningsunderlag för kostnaderna av objektet dokument & ärende, 2015 Specifikation Platina underhåll 292 194 Platina - teknisk support och användarsupport 222 663 Platina förvaltningsledning 308 427 Platina Ärendesök 100 000 PDF converter under håll 45 000 Marval-ärendehantering för supportfrågor 36 290 IT-drift Platina 331 569 Utvecklingsmedel Platina 1 254 270 Platina Netpublicator underhåll fast kostnad i 12 mån (3999 kr/mån) 47 988 Netpublicator rörlig kostnad antal användare baserat på 1500 anv 175 000 Netpublicator AppCenter 1000 kr/mån 12 000 Netpublicator Sekretess fast kostnad + rörlig kostnad 9 000 Netpublicator - Platina integration 100 000 Netpublicator Platina Förtroendemannaregister 100 000 HR Förtroendemannaregister 100 000 Förtroendemannaregister Mandat drift o e-arkiv 100 000 Doculive drift 38 000 Doculive e-arkiv 100 000 Doculive Hantering av anslag av protokoll 70 000 Voteringssystem Förvaltningsorganisation, 3,5 förvaltare 2 037 919 Summa, årskostnad 2015 5 480 320
Kostnaderna för förvaltningsorganisationen har under 2014 varit oklara då kostnaderna fördelat sig på ett flertal kostnadsställen och finansiering har varit både kommunbidrag och projektmedel. För 2015 har budgetarbetet utgått från att tydliggöra samtliga kostnader för 2015 och att solidariskt dela dem mellan samtliga förvaltningar. Kostnaderna har identifierats och tydliggjorts och modellen för fördelning av dessa har reviderats. Förutom tydliggörande av kostnaderna har en del förändringar av kostnaderna skett. Under 2014 har ett nytt förtroendemannaregister utvecklats, nya rutiner för anslag av protokoll samt ärendesök för samtliga anställda skapats och driftkostnaden för dessa har inte tidigare varit budgeterat. Under 2015 kommer det gamla dokument- och ärendehanteringen Doculive att E- arkiveras liksom det gamla förtroendemannaregistret vilket är nya och engångskostnader för 2015. Indexuppräkning av konsultkostnader och köpta tjänster har också bidragit till kostnadsökningar. För 2015 beräknas kostnaderna öka för förvaltningsorganisationen med ca 1 milj kronor till följd av ovanstående orsaker. Dessa kostnadsökningar finansieras av stadskontoret för 2015. Förvaltningsobjektets aktiviteter - verksamhet I tabellen nedan preciseras förvaltningsobjektets övergripande aktiviteter. Aktivitet Förvaltningsstyrning Definition/Exempel Avser åtgärder för att styra och förbättra förvaltningsverksamhet i syfte att uppnå överenskomna mål för förvaltningsobjektet. - ta fram och besluta om förvaltningsplan - följa upp förvaltningsplan och förvaltningsarbetet - teckna och bevaka avtal - prioritera ärenden - planera och fördela arbetsuppgifter i förvaltningsorganisationen - upprätta riktlinjer för systemadministration - upprätta riktlinjer för systematiska kvalitetskontroller för ärendeprocessen (arbetssätt och innehåll) Användarstöd Avser såväl reaktiva som proaktiva åtgärder i syfte att stödja användare och öka deras kunskap om förvaltningsobjekten. - besvara frågor och ta emot felanmälan från användare - uppdatera användardokumentation - utbilda användargrupper - behörighetsadministrera Konfigurations och ändringshantering Avser åtgärder i syfte att hantera förbättringsåtgärder och ändringar som initierats i förvaltningsobjekt och dess omvärld. - systematiskt inhämta ändringsförslag - utreda och förankra - utreda specialanpassningar - genomföra kostnadsanalys för ändringar - genomföra nyttoanalys för ändringar
- genomföra och testa ändringar - releaseplanera - driftsättning IT-drift och underhåll Avser åtgärder för kontinuerlig hantering av teknisk infrastruktur och IT komponenter i syfte att göra dem tillgängliga för användare (ansvarar för att det sker, men utföraren kan vara någon annan) - behörighetshantering - felsöka och problemhantera - dimensionering - ta backup - övervaka - följa upp - kapacitetsplanera Utveckla och förvalta arbetsprocesser inom dokument och ärendehantering (Ärendeprocessen) - Upprätta riktlinjer för den kommungemensamma ärendeprocessen (ärendehandbok) - Systematisera inhämtning av verksamhetskunskap inom dokumentoch ärendehantering - Systematiskt utveckla ärendeprocessen genom utredning och förankring tillsammans med verksamheten Finansieringsmodell - fördelningsnyckel Projektet Medverka har varit finansierat genom kommunbidrag och särskilda projektpengar. För förvaltningsorganisationen gjordes ett förslag till finansieringsmodell som byggde på ett antal kriterier: Nyckeln byggde på en fast kostnad (30 % av totalbeloppet/18), en kostnad per användare (40 % av totalbeloppet) och en kostnad per ärende (30 % av totalbeloppet). Denna modell har använts för år 2014 och utgår bl.a. från antalet anställda 2013. Förvaltningsorganisationen finansieras genom att kostnaderna fördelas på samtliga förvaltningar solidariskt. Från och med 2015 har styrgruppen förordat att samma fördelningsmodell som finns för telefoni och IT-kostnader dvs. antalet anställda per förvaltning året före innevarande år ska utgöra fördelningsnyckeln. Styrgruppen har gjort sitt ställningstagande om fördelningsmodell utifrån att det ska vara enkelt att förstå modellen och att följa en redan fungerande modell för kommungemensamma funktioner. Att övergå till en ny finansieringsmodell för år 2015 innebär en ramjustering av samtliga förvaltningars kostnader. De ökade kostnaderna för 2015 finansieras av stadskontoret. För förvaltningarna innebär det ingen ökad/minskad kostnad utan en justering av ram som efter inbördes justeringar slutar på 0.
Förslag till fördelningsnyckeln för 2015: Förvaltning Budget/ fördelning 2014 Budget/ ny fördelningsmodell för 2015 Diff. 2014/2015, förslag till förändrad kommunbidragsfördelning Ny modell Antal anställda 2014 003 Stadsrevisionen 85 784 2 000-83 000 12 007 Fastighetskontoret 193 125 17 000-176 000 90 008 Stadsbyggnadskontoret 245 272 42 000-203 000 218 012 Serviceförvaltningen 408 611 239 000-170 000 1245 030 Gatukontoret 201 747 50 000-152 000 261 040 Fritidsförvaltningen 212 200 48 000-164 000 250 074 Miljöförvaltningen 339 569 31 000-309 000 160 102 Stadskontoret 234 263 57 000-178 000 296 102 Stadskontorets, finansiering 1 042 000 1 042 000 141 Kulturförvaltningen 326 014 76 000-250 000 399 150 Sociala resursförvaltningen 195 237 503 000 308 000 2624 151 Stadsområde Norr 117 061 187 000 70 000 974 152 Stadsområde Öster 173 724 220 000 47 000 1149 153 Stadsområde Söder 275 992 191 000-85 000 998 154 Stadsområde Väster 232 749 308 000 75 000 1606 155 Stadsområde Innerstaden 143 372 303 000 159 000 1579 170 Gymnasie och Arb. Vux. förv. 289 198 382 000 92 000 1991 171 Grundskoleförvaltningen 382 041 881 000 499 000 4594 172 Förskoleförvaltningen 382 041 902 000 520 000 4705 SUMMA 4 438 000 5 481 000 0 23 151 Fördelningsnyckel per anställd Förvaltningskostnad dokument och ärende 2015 5 481 000 192,00 kr Differensen mellan år 2014 och 2015 på grund av den nya fördelningsnyckeln bör ske genom kommunbidragsväxling dvs justering av kommunbidraget för respektive förvaltning. Malmö 2015-01-30 Karin R Ingvarsson