Tjänsteskrivelse Vår referens. Magnus Fjällström Sekreterare. STK

Transkript

1

2

3 SIGNERAD Malmö stad Stadskontoret 1 (5) Datum Vår referens Magnus Fjällström Sekreterare Tjänsteskrivelse Magnus.Fjallstrom@malmo.se Förslag till införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter STK Sammanfattning Ärendet avser förslag till införande av ett kommungemensamt ledningssystem för tillbud och skador inom arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom samtliga verksamheter i Malmö stad. Ett kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd innebär en strukturerad och systematisk avvikelsehantering vilket ger goda förutsättningar för kvalitetssäkrad statistik, effektiv uppföljning, korrekta riskbedömningar och underlag för förebyggande arbete. Utifrån jämförbar statistik ges stadens centrala funktioner också möjlighet att ta fram underlag för förslag till samordnade strategier och investeringar. Förslag till beslut Det förordas att trygghets- och säkerhetsberedningen föreslår kommunstyrelsen besluta att översända i ärendet redovisat förslag till införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter på remiss till samtliga nämnder för inhämtande av synpunkter med svar senast den 14 april Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse Beslutsplanering Trygghets- och säkerhetsberedningen KS Arbetsutskott II Trygghets- och säkerhetsberedningen KS Arbetsutskott Kommunstyrelsen Ärendet

4 Ärendet avser införande av ett ledningssystem för avvikelsehantering inklusive IT-stöd för arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom samtliga verksamheter i Malmö stad. En avvikelse definieras här som en inträffad negativ händelse. Exempel på typer av händelser: 2 (5) Arbetsskada Tillbud Egendomsskada Olycka (gäller endast barn/elev) Ett ledningssystem innebär en strukturerad och systematisk avvikelsehantering. IT-stöd säkerställer denna process med inbyggd systematik och underlättar/förbättrar rapportering och hantering av ovan nämnda händelser. Systematiken säkerställer bland annat att standardiserad statistik kan genereras på såväl verksamhets-, som förvaltnings- och kommunnivå, vilket ger beslutsunderlag för kommunens förebyggande arbete. Ett välfungerande preventivt arbete ger i sin tur goda förutsättningar för minskade kostnader för händelser och skador och främjar samtidigt en god arbetsmiljö. Rapportering av avvikelser i kommunens verksamheter sker idag på olika sätt, genom t.ex. papperblanketter eller i vissa fall muntligt. Stadskontorets uppföljning påvisar att bristen på systematiska och effektiva rapporteringsmöjligheter inte sällan leder till att rapportering/hantering av avvikelser i enlighet med verksamhetsansvaret åsidosätts. Förutom att avvikelser riskerar att inte hanteras och följas upp på ett korrekt sätt enligt säkerhets- och arbetsmiljöansvar, innebär det dessutom att verksamhetsansvariga inte får tillfredsställande underlag för åtgärder och förebyggande arbete. Med en gemensam process/arbetssätt och tillhörande IT-stöd kan kommunens verksamheter enklare identifiera risker och hantera inträffade händelser samt ges möjlighet att förebygga att de inträffar. Detta innebär i förlängningen minskade kostnader och störningar i verksamheten. Vidare kan denna systematik även ge goda förutsättningar för kommunens centrala funktioner att utifrån jämförbar statistik ta fram underlag till förslag till samordnade strategier och investeringar. Ärendet har tagits fram i samverkan mellan Förvaltningsavdelningen och HR strategiska avdelningen. Bakgrund Avvikelsehantering ur ett preventionsperspektiv Systematisk avvikelsehantering är ett viktigt och effektivt verktyg vad avser stadens förebyggande arbete. Ur preventionssynpunkt bör man, då man avser förhindra normbrott konsekvent arbeta för att öka skyddsfaktorerna samt minska de riskfaktorer som finns. En verksamhet där medarbetare och brukare känner trivsel och trygghet och där miljön präglas av god ordning och goda relationer är en verksamhet där förutsättningarna för måluppfyllelse är god. Genom ett standardiserat och strukturerat arbetssätt kan man tidigt identifiera förekomst av normbrott och tidigt förebygga att problemet eskalerar. Genom att arbeta med systematisk avvikelsehantering kan verksamheter som behöver utveckla sina insatser på dessa områden identifieras. Med ett ledningssystem för avvikelsehantering kan man exempelvis upptäcka normförskjutningar hos medarbetare. Tidigt förebyggande av normbrott är dessutom kostnadseffektivt. Ett ledningssy-

5 stem för avvikelsehantering blir ett verktyg för SSP- organisationen (skola, socialtjänst och polis) och säkerhetssamordnare i alla förvaltningar i arbetet med sammanställning av lokal problembild för förebyggande insatser. 3 (5) Kopplingar mellan säkerhet och arbetsmiljö Säkerhet: Lag (2003:778) om skydd mot olyckor syftar till att i hela landet bereda människors liv och hälsa samt egendom och miljö ett med hänsyn till de lokala förhållandena tillfredsställande och likvärdigt skydd mot olyckor. För att skydda människors liv och hälsa samt egendom och miljön skall kommunen se till att åtgärder vidtas för att förebygga bränder och skador till följd av bränder samt, utan att andras ansvar inskränks, verka för att åstadkomma skydd mot andra olyckor än bränder. Kommunfullmäktige beslutade i april 1998 att anta en säkerhetspolicy för Malmö stads samtliga verksamheter. Policyn syftar till att skapa och säkerställa en hög säkerhet mot skador och störningar i kommunens verksamheter. En god riskekonomi ska optimeras genom den sammanlagda kostnaden för skador och skydd. I enlighet med policyn ska varje förvaltning registrera alla skador samt redovisa skadekostnader och sammanställa skadestatistik. Malmö stad är skyldig att redovisa risker och skadekostnader till det försäkringbolag som försäkrar staden. Det statistiska underlaget från avvikelsesystemet utgör även en grund för Malmö stads självförsäkringssystem när det gäller riskbild och premieberäkning. I av kommunstyrelsens antagna riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet i Malmö stad (STK ) ska även avvikelser och skador inom informationssäkerhetsområdet rapporters i ett övergripande avvikelsesystem. Enligt kommunöverenskommelsen (stat/kommun) ska kommunen genomföra risk- och sårbarhetsanalyser. Resultatet av en systematisk avvikelsehantering ligger till grund för dessa. Arbetsmiljö: Arbetsgivarutskottet i Malmö stad beslutade om en kommungemensam process för arbetsmiljö för att kvalitetssäkra arbetssättet för systematiskt arbetsmiljöarbete och minska risken för ohälsa och olyckor i arbetslivet. Bland arbetsmiljöprocessens identifierade utvecklingsområden fanns bland annat att till arbetsmiljöprocessen koppla på ett IT-stöd för tillbuds- och arbetsskadehantering (KS-PER ). Enligt arbetsmiljölagen 3 kap 2 ska arbetsgivaren vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. För att leva upp till sitt ansvar enligt arbetsmiljölagen måste alla arbetsgivare gå systematiskt till väga vilket regleras i föreskriften om Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) Om någon medarbetare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall

6 kan förebyggas i fortsättningen. Enligt 9 AFS 2001:1 4 (5) Alla arbetsolyckor och arbetsskador ska anmälas till Försäkringskassan. Anmälan är obligatorisk (Socialförsäkringsbalkens 42:a kapitel 10 ). Allvarliga olyckor, svårare personskada och allvarliga tillbud ska dessutom anmälas utan dröjsmål till Arbetsmiljöverket (2 Arbetsmiljöförordningen, AMF). Ett gemensamt ledningssystem för säkerhets- och arbetsmiljörelaterade ärenden Intentionen i lagstiftningen är bland annat vikten av ett systematiskt arbete i syfte att hantera och förhindra avvikelser. Systematiken för hantering av säkerhetsrelaterade avvikelser har identifierats som densamma som för arbetsmiljörelaterade avvikelser, varför ett ledningssystem för avvikelsehantering och processen inom ramen för detta kan omfatta båda dessa typer av ärenden. Arbetsmiljöprocessen kan därför inom ramen för ett ledningssystem integreras med processen för systematiskt säkerhetsarbete. Exempel på integrering utifrån tillgängligt system har gjorts i samverkan med HR-strategiska avdelningen och representanter från HR-funktionerna i dåvarande stadsdelsförvaltning Rosengård och Fosie samt från den partsammansatta arbetsmiljöprocessgruppen. Användare idag och anpassning till stadens övriga verksamheter Stadskontoret påbörjade i samverkan med dåvarande SDF Rosengård och Fosie under 2010 ett arbete med att kartlägga, tydliggöra och utveckla standardiserade processer för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade händelser inom Malmö stads barnoch ungdomsverksamhet. Arbetet syftade till att systematisera avvikelsehantering för att kvalitetssäkra och effektivisera processer/arbetssätt. Behovet uppstod på grund av brist på systematik vad gäller såväl rapportering som hantering av olika typer av händelser/avvikelser som kan påverka verksamheterna negativt. Vidare fanns en avsaknad av samlat underlag för skadefrekvens och skadekostnader. Arbetet resulterade i en vidareutveckling av Malmö stads befintliga IT-stöd för egendomsskador som anpassades till hantering av samtliga säkerhets- och arbetsmiljörelaterade avvikelser inom barnoch ungdomsverksamheten. Detta ledningssystem och IT-stöd har därefter kontinuerligt utvecklats vid behov. Under har pilotprojekt bedrivits i syfte att testa systematiken som bedrivits i barnoch ungdomsverksamheter i tidigare stadsdelarna Fosie, Rosengård, Limhamn/Bunkeflo samt inom Fritidsförvaltningen. Samtliga av de verksamheter som ingick in pilotprojekten har valt att implementera alternativt planerar för att implementera ledningssystem för avvikelsehantering. Vid utvärdering och uppföljning av pilotprojekten har gott resultat uppvisats. Användarna upplever att ett IT-stöd uppfyller det behov som krävs för att bedriva en framgångsrik avvikelsehantering samt att det ger gott statistiskt underlag för förebyggande insatser. Under våren 2014 avser Stadsområde Väster att införa ett ledningssystem med tillhörande ITstöd. Systemförvaltningsmodell, kostnader och finansiering Förvaltning av system sker i enlighet med Malmö stads förvaltningsmodell för IT/Infrastruktur

7 (PM3) samt följer riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet för Malmö stad. 5 (5) Ett kommungemensamt ledningssystem för avvikelsehantering med tillhörande IT-stöd förutsätter en gemensam systemförvaltningsmodell och finansiering. Stadskontoret föreslås bli systemägare och systemdrift hanteras internt i Malmö stad enligt gängse rutiner. HR-Service föreslås ansvara för systemförvaltning av IT-stödet. Nämndernas kostnader baseras på ett förslag till finansieringsmodell som innebär att 50 procent av systemets kostnader kopplas till den beräkningsmodell som används för försäkringskostnader avseende verksamhetens totala fastighetsyta och 50 procent till antalet medarbetare i verksamheten. Ett kommungemensamt ledningssystem för avvikelsehantering med tillhörande IT-stöd kan innebära att en upphandling blir aktuell. Mot bakgrund av detta kan endast en preliminär uppskattning göras avseende kostnaden. Denna baseras på nuvarande kostnad för drift av nuvarande skaderapporteringssystem, kostnad för licens- och nyttjanderätt, support och underhåll samt systemförvaltning, sammantaget ca 0,6 mkr. De kostnader som är komplexa att uppskatta är för teknisk implementering, systemanpassning till Malmö stads processer och arbetssätt och förvaltningsavtal. Preliminärt uppskattas denna kostnad för kommunen ligga på under 2 mkr. Härtill kommer introduktionskostnader för användarna. Förankring Information om förslag till införande av ett ledningssystem för avvikelsehantering har presenterats i förvaltningschefsgruppen, kommuncentral samverkan och i flertalet ledningsgrupper i Malmö stad. Anpassning av nuvarande IT-stöd till arbetsmiljöprocessen har skett i dialog med en referensgrupp bestående av representanter från pilotförvaltningarna samt den partsammansatta arbetsmiljöprocessgruppen. Inställningen till systemet har varit mycket positiv och det finns såväl behov som efterfrågan. Ansvariga Per-Erik Ebbeståhl Avdelningschef Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör

8 SIGNERAD Malmö stad Grundskoleförvaltningen 1 (3) Datum Handläggare Jonas Törnebladh Utredningssekreterare jonas.tornebladh@malmo.se Susanne Lindberg HR-konsult susanne.lindberg@malmo.se Tjänsteskrivelse Remiss: Införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive ITstöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter GRF Sammanfattning Grundskolenämnden har för yttrande fått förslag till Införandet av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter. Bakgrunden till ärendet är enligt skrivelsen att Malmö stads förvaltningar i vissa fall saknar systematisk och effektiv avvikelsehantering. Detta medför brister i det förebyggande arbetet då heltäckande underlag saknas. För att åtgärda detta föreslås ett gemensamt arbetssätt med tillhörande IT-stöd för att enklare kunna identifiera och bedöma risker för att stärka det förebyggande arbetet. Stadskontoret föreslås bli systemägare och HR-service ansvara för ITstödet. Grundskoleförvaltningen är positiv till förslaget, men ser att upphandlingsprocessen kräver en bred referensgrupp som inkluderar företrädare för berörda verksamheter så att olika perspektiv såsom ekonomiska, juridiska och funktionella, kan beaktas och förankras. Förslag till beslut Grundskolenämnden föreslås besluta att avge yttrande till kommunstyrelsen i enlighet med föreliggande förslag upprättat av förvaltningen Beslutsunderlag Remiss Införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden om Malmö stads samtliga verksamheter G-Tjänsteskrivelse Förslag till yttrande

9 2 (3) Beslutsplanering Grundskolenämnden Ärendet Ärendet avser ett införande av ett ledningssystem för avvikelsehantering inklusive IT-stöd för arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stad. En avvikelse definieras som en inträffad negativ händelse, exempel som ges är arbetsskada, tillbud, egendomsskada och olycka där såväl medarbetare som elever kan vara inblandade. Grundskoleförvaltningen är positiv till att ge avvikelsehanteringen ett mer enhetligt förfaringssätt. Detta underlättar också det viktiga förebyggande arbetet. Systemet måste därför ha en enkel struktur och följas av enhetliga riktlinjer så att alla medarbetare och chefer registrerar alla avvikelser på likartat sätt. Inom grundskolenheterna finns i nuläget olika system och rutiner beroende på incident och vem som är berörd, ett olycksfall för en elev registreras exempelvis på blanketter eller i IT-system som skiljer sig mot anmälan för upplevd kränkning. En anställds arbetsskada hanteras på ytterligare ett sätt där andra myndigheter ska kontaktas. Gemensamt för dessa avvikelser är att de ska kunna sammanställas för att presenteras för skolenhetens samverkansorganisation. Eftersom detta både innebär merarbete och oklarheter för personalen efterfrågas ett enda system som ska kunna hantera alla incidenter, från inrapportering till uppföljning. Systemet ska därmed kunna hantera de olika rapporteringskrav som finns inom skolenheten. Beroende på avvikelse ska rektor kunna rapportera vidare till huvudman (nämnd), annan myndighet och för intern samverkan. Systemet måste också kunna behandla de inrapporterade avvikelserna på olika sätt. Det kan exempelvis vid uppföljning av en anmälan enligt skollagen framkomma att en upplevd kränkning inte kan konstateras, medan en skada på egendom är mer definitiv. Förslaget att låta stadskontoret bli systemägare, HR-service ansvara för systemförvaltning och att systemdriften hanteras internt i Malmö stad ses logiskt i förhållande till andra närliggande systems uppbyggnad. Kommunikationen med andra IT-stöd, exempelvis HR, ska här betonas, där uppgifter såsom personalstruktur kan behöva kunna utbytas. Den finansieringsmodell som föreslås i ärendet bedöms som relevant. Nämndernas finansiering utgår utifrån en modell som innebär att 50 procent av systemets kostnader kopplas till den beräkningsmodell som används för försäkringskostnader avseende verksamhetens totala fastighetsyta och 50 procent till antalet medarbetare i verksamheten. Utifrån alla de specifika krav som Malmö stads verksamheter har ser grundskoleförvaltningen att upphandlingen görs med stöd och förankring av en bred referensgrupp som inkluderar företrädare för berörda verksamheter såsom ekonomi, juridik och funktion. Grundskoleförvaltningen har under handläggningen av ärendet stämt av förslag till yttrande med förskoleförvaltningen. Förvaltningarna har en gemensam positiv grundtanke till förslaget men har kompletterat med specifika områden. Ansvariga Lisbeth Centlow Avdelningschef Anders Malmquist Förvaltningschef

10 3 (3)

11 Malmö stad Grundskolenämnden 1 (2) Datum Adress Rönnbladsgatan 1b Diarienummer GRF Yttrande Till Kommunstyrelsen Remiss: Införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive ITstöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter STK Grundskolenämnden föreslås besluta att lämna följande yttrande: Sammanfattning Grundskolenämnden har för yttrande fått förslag till Införandet av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter. Grundskolenämnden är positiv till förslaget, men ser att upphandlingsprocessen kräver en bred referensgrupp som inkluderar företrädare för berörda verksamheter så att olika perspektiv såsom ekonomiska, juridiska och funktionella, kan beaktas och förankras. Yttrande Grundskoleförvaltningen är positiv till att ge avvikelsehanteringen ett mer enhetligt förfaringssätt. Detta underlättar också det viktiga förebyggande arbetet. Systemet måste därför ha en enkel struktur och följas av enhetliga riktlinjer så att alla medarbetare och chefer registrerar alla avvikelser på likartat sätt. Inom grundskolenheterna finns i nuläget olika system och rutiner beroende på incident och vem som är berörd, ett olycksfall för en elev registreras exempelvis på blanketter eller i IT-system som skiljer sig mot anmälan för upplevd kränkning. En anställds arbetsskada hanteras på ytterligare ett sätt där andra myndigheter ska kontaktas. Gemensamt för dessa avvikelser är att de ska kunna sammanställas för att presenteras för skolenhetens samverkansorganisation. Eftersom detta både innebär merarbete och oklarheter för personalen efterfrågas ett enda system som ska kunna hantera alla incidenter, från inrapportering till uppföljning. Systemet ska därmed kunna hantera de olika rapporteringskrav som finns inom skolan. Beroende på avvikelse ska rektor kunna rapportera vidare till huvudman (nämnd), annan myndighet och för intern samverkan. Systemet måste också

12 kunna behandla de inrapporterade avvikelserna på olika sätt. Det kan exempelvis vid uppföljning av en anmälan enligt skollagen framkomma att en upplevd kränkning inte kan konstateras, medan en skada på egendom är mer definitiv. 2 (2) Förslaget att låta stadskontoret bli systemägare, HR-service ansvara för systemförvaltning och att systemdriften hanteras internt i Malmö stad ses logiskt i förhållande till andra närliggande systems uppbyggnad. Kommunikationen med andra IT-stöd, exempelvis HR, ska här betonas, där uppgifter såsom personalstruktur kan behöva kunna utbytas. Även den föreslagna ekonomiska modellen till finansiering ses relevant. Utifrån alla de specifika krav som Malmö stads verksamheter har ser grundskolenämnden att upphandlingen görs med stöd och förankring av en bred referensgrupp som inkluderar företrädare för berörda verksamheter såsom ekonomi, juridik och funktion. Ordförande Anders Rubin Grundskoledirektör Anders Malmquist