Nämndsbudget och intern kontrollplan 2015 för Finansförvaltning -ekonomisk redogörelse

Transkript

1 Malmö stad Stadskontoret 1 (1) Datum Vår referens Mats Hansson Budgetchef mats.r.hansson@malmo.se Tjänsteskrivelse Nämndsbudget och intern kontrollplan 2015 för Finansförvaltning -ekonomisk redogörelse STK Sammanfattning Förslag till nämndsbudget och intern kontrollplan för finansförvaltning Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att godkänna nämndsbudget och intern kontrollplan 2015 för finansförvaltning Beslutsunderlag G-Tj skriv Nämndsbudget Intern kontroll Finansförv 2015 Beslutsplanering KS Arbetsutskott Kommunstyrelsen Ärendet Finansförvaltning är en förvaltningskod inom kommunstyrelsens ansvarsområde. Finansförvaltningen bedriver ingen egen verksamhet. Förvaltningen är ett samlingsbegrepp för ett antal kommungemensamma kostnader och intäkter. I vissa fall används förvaltningen för att budgetera kommungemensamma anslag varifrån interna ersättningar eller kommunbidrag överförstill verksamheterna i andra förvaltningar, bolag och motsvarande. Ansvariga Jan Åke Troedsson Ekonomidirektör Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör SIGNERAD

2 INTERN KONTROLLPLAN 2015 Finansförvaltning

3 2

4 För att ytterligare förbättra den interna kontrollen bör dokumentationen av vissa väsentliga rutiner förbättras. Detta får också till följd att sårbarheten vid frånvaro och vakanser minskar samt att risken för att fel ska uppstå vid handläggning ytterligare kan minimeras. Det finns också en del åtgärder som bör vidtas för att förbättra efterlevnaden av regelverken kring attest och verifikationer. Åtgärdsplan 2015 Åtgärd Ansvarig Åtgärdas senast Återrapportering till Internbanken - rutinbeskrivningar Upprätta rutinbeskrivning som säkerställer att posterna i finansrapporten också överensstämmer med redovisningen Upprätta rutinbeskrivning över hur den totala likviditetsprognosen skapas Stefan Bille DR 2, 2015 Finanschef Stefan Bille DR 2, 2015 Finanschef Upprätta rutinbeskrivningar i kassafunktionen Utses av redovisningschef DR 2, 2015 Redovisningschef Internbanken - behörigheter Se över attestförteckning m.a.a. några fall där attestering av utbetalning avseende förfall och ränteswap attesterats endast av finansekonom Internbanken - organisation Förtydliga i avsnittet "Operativa risker och intern kontroll" i finanspolicyn vilka affärstransaktioner som ska kontrolleras av medarbetare som inte är underställda finanschefen Internbanken - avstämning Utred uppmärksammade differenser mellan finansrapport och Raindance Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef

5 Internkontrollplan fv99 Finansförvaltningens granskningsplan 2015 Kontroll nr Granskningsområde Kontrollmoment och syfte 1 Granskning huruvida betalning via internetbank kan göras av en (1) person. Syftet är att granska om det finns risk för felaktiga utbetalningar. 2 Granskning huruvida utbetalningsrutin följs och om det finns brister i utbetalningsrutinen. Syftet är att se om det finns risk att vi betalar med felaktigt underlag och/eller till fel mottagare. 3 Granskning av borgensförteckning, rutin för hantering av borgensåtaganden och huruvida hantering av underlag och beslut följer rutinen. Syftet är att undersöka om det finns risk att det finns eller uppstår fel i borgensförteckningen och om det finns risk för oavsiktliga borgensåtaganden. Omfattning Metod/frekvens Resultat rapporteras till Uppföljning rapporteras till Kassan Kassan Internbanken Genomgång av rutiner/en gång under året Genomgång av rutiner och stickprov/en gång under året Genomgång av borgensförtecking och rutin/en gång under året Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen 4 Granskning av rutiner och ansvarsförhållanden kring utbetalningar av personalförsäkringar och pensioner. Syftet är att skapa underlag för framtida riskbedömning då det i nuläget inte finns någon samlad bild av de moment som ingår i processen, vem som gör vad etc. 5 Granskning av rutiner avseende hantering av social investeringsfond och hur dessa följs. Syftet är att undersöka huruvida det finns brister som kräver åtgärder. Personalförsäkringar och pensioner Sociala investeringar Intervjuer med berörda Förvaltningschef handlläggare inom /en gång under året Genomgång av rutiner/en gång under året Förvaltningschef Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen

6 NÄMNDSBUDGET 2015 Finansförvaltning -ekonomisk redogörelse

7 2

8 HELA FÖRVALTNINGEN, tkr Totala intäkter Övriga kostnader Totala kostnader Nettokostnad Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster Resultat efter KB & fin poster Resultat Förvaltning 99 Finansförvaltning bedriver ingen egen verksamhet. Förvaltningen är ett samlingsbegrepp för ett antal kommungemensamma kostnader och intäkter. I vissa fall används förvaltningen för att budgetera kommungemensamma anslag varifrån interna ersättningar eller kommunbidrag överförs till verksamheterna i andra förvaltningar, bolag och motsvarande. Nämndsbudgeten är uppställd per kostnadsställe vilka också är uppföljningsobjekt i den löpande uppföljningen i utfallsprognoser och delårsrapporter. I följande avsnitt redovisas resultaträkning per kostnadsställe per den 31 mars 2015:

9 1325 Räntor och utdelningar Övriga kostnader Totala kostnader Nettokostnad Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster Resultat efter KB & fin poster Resultat Kostnadsstället innefattar kommunens externa in och utlåning från finansmarknaden. Utdelningar från kommunens bolag ingår. Här ingår också räntekostnader för den pensionsskuld som intjänats från och med Internräntor som debiteras förvaltningarna intäktsredovisas här och generella statsbidrag Övriga kostnader Totala kostnader 0 0 Nettokostnad Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster Resultat efter KB & fin poster Resultat Kommunens intäker från skatter o generella statsbidrag redovisas här. na har budgeterats utifrån SKL:s prognos från oktober 2014.

10 3516 Bolag och kommunalförbund Totala intäkter Övriga kostnader Totala kostnader Nettokostnad Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster 0 0 Resultat efter KB & fin poster Resultat Bolag och kommunalförbund innefattar basfinansiering enligt skatteväxlingsavtalet med Region Skåne. Bidragen till Malmös regionala kulturinstitutioner kostnadsförs här. Basfinansieringen och bidragen har räknats upp med 2,75 %. Därtill har bidraget till Malmö Stadsteater ökats med tkr för Unga Teatern. Bidraget till Medeon AB räknas upp med 3,5 % enligt särskilt avtal. Bidraget till Malmö Incubator har räknats upp med 2,8 %. Medlemsavgiften till Räddningstjänsten Syd fastställs av kommuanlförbundet Kommungemensamma kostnader o intäkter Totala intäkter Övriga kostnader Totala kostnader Nettokostnad Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster 0 0 Resultat efter KB & fin poster Resultat Budgeterade kostnader 2015 är avrundning från budgetarbetet År 2014 omfattade kostnadsstället de statsbidrag som kommunen erhöll som kompensation för maxtaxa i förskolan. Från år 2015 budgeteras dessa statsbidrag hos förskolenämnden.

11 4540 Fördelade kommunbidrag Övriga kostnader Totala kostnader 0 0 Nettokostnad Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster Resultat efter KB & fin poster Resultat De kommunbidrag som kommunfullmäktige beslutat om för att finansiera nämndernas nettokostnader utbetalas och kostnadsförs på detta kostnadsställe Anslag till KS förfogande Övriga kostnader Totala kostnader Nettokostnad Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster Resultat efter KB & fin poster Resultat Kommunfullmäktige har på detta kostnadsställe avsatt medel till kommunstyrelsens förfogande där kommunstyrelsen under året kan överföra kommunbidrag till nämnder efter särskilt beslut. Per den 31 mars återstår tkr att fördela till följande ändamål: FN Investeringar Klagshamns sporthall FN Hyllie IP omklädnad FN Ridanläggning Kvarnby (helår tkr) FN Ridanläggning Klagshamn (Helår 4.900) FN Hylliebadet (helår 36000) FN Konstgräsplan Tygelsjö IP 400 FN Konstgräsplan Kroksbäcks IP 600 FN Rosengårds ishall Ombyggnation 300 FN Bäckagårds IP utökning av omkldningsutrymme (helår 640 tkr) 320 KS Driftkostnader Malmö Live (Helår tkr) KS Kostnader för information Malmö Live 411

12 KS Kostnader för invigning Malmö Live KS Kostnader för utvidgat uppdrag Malmö Live KN Konstutsmyckning Malmö Live driftkonsekvenser 488 FskN/GrN/GyVN Permanent skolsatsning SkolFam reserv om anslaget var tänkt att ökas från 2050 till Anslagsökning E-arkiv 650 Ensamkommande flyktingbarn avrop Mötesplatser områdesprogrammen Koncernbildning Resultat av lägre kostnader för ekonomiskt bistånd Reserv för lägre befolkning 1 november Kompensation för höjd arbetsgivaravgift ungdomar SRN LSS-utbyggnad TN Utbyggnadsinvesteringar TN TN Skateevenemang 947 TN Malmö City Horse Show TN Konstutsmyckning Malmö Live driftkonsekvenser Personalförsäkringar och pensioner Övriga kostnader Totala kostnader Nettokostnad Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster 0 0 Resultat efter KB & fin poster Resultat Kostnader för arbetsgivaravgifter och avtalsförsäkringar redovisas här. Kommunens samlade pensionskostnader (exklusive ränta på skulden) ingår också i kostnaderna. Verksamheterna debiteras ett personalomkostnadspålägg för att täcka de kostnader som inte är direkt lön eller arvode. Summan av detta po-pålägg (cirka 2,7 miljarder) minskar kostnaderna på detta kostnadsställe.

13 6406 Lokaler och anläggningar Övriga kostnader Totala kostnader Nettokostnad Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster Resultat efter KB & fin poster Resultat Här redovisas kostnader som servicenämnden har för att förvalta kommunens så kallade utvecklingsfastigheter. Dessa är fastigheter som undantagits från det ordinarie lokalförsörjningsarbetet i avvaktan på ett nytt utvecklingsområde. Fastigheterna är Forskaren 2, Pildammskolan, Lärarhögskolan, Rönnen, Segepark, Heleneholm och ambulansstationen Kostnader för markutfyllnader i hamnen samt några hamnanläggningar redovisas också här. Kostnader för att åtgärda eftersatt underhåll i kommunens lokaler budgeteras här Sociala investeringar Övriga kostnader Totala kostnader Nettokostnad Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster 0 0 Resultat efter KB & fin poster Resultat Kommunstyrelsen har fattat beslut om fem åtgärder för vilka förvaltningarna kan avropa ersättning under året: Barnfamiljer på Almgården SkolFam Gränsöverskridande team Hela familjen Lärande hela dagen