Projekt Medverka, fas 5 - kommunövergripande utveckling av dokument- och ärendehantering

Transkript

1 SIGNERAD Malmö stad Stadskontoret 1 (6) Datum Vår referens Johanna Fransson Projektledare johanna.fransson@malmo.se Tjänsteskrivelse Projekt Medverka, fas 5 - kommunövergripande utveckling av dokument- och ärendehantering STK Sammanfattning Sedan 2010 har ett omfattande projekt för utveckling och effektivisering av Malmö stads ärendeprocesser och systemstöd inom dokument- och ärendehantering drivits av Stadskontoret. Denna rapport redovisar de projektinsatser som genomförts under projektets förlopp samt nuvarande status i respektive förvaltning. Till våren 2014 kommer en komplett leveransrapport att presenteras för kommunstyrelsen där utvärdering och erfarenheter beskrivs närmare. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att godkänna denna rapport och lägga den till handlingarna Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse Statusrapport projekt Medverka Beslutsplanering KS Arbetsutskott Kommunstyrelsen Ärendet På uppdrag av dåvarande IT-rådet i Malmö stad gjordes inom ramen för IT-handlingsplanen under hösten 2009 en analys av nuläget i stadens förvaltningar avseende dokument- och ärendehantering. Är Malmö rustat för de förändringar som kommer med en serviceorienterad e-förvaltning? Håller nuvarande tekniska lösningar och arbetssätt? Rapporten visade på otillräckliga förutsättningar för effektivisering och digital tillgänglighet i nuvarande tekniska miljö. Likaså uttrycktes starka önskemål från stadens förvaltningar om en tydligare samordning, styrning och effektivisering av dokument- och ärendeprocesser. Till sist kunde konstateras att Malmö stad hade brister i sina skyldigheter kopplade till offentlighetsprincipen och hanteringen av allmänna handlingar. Rapporten presenterades till Kommunstyrelsen i ärendet KS-KOM : Utredning om vidareutveckling av kommungemensam dokument- och ärendehantering samt finansierings- och förvaltningsmodell för systemet och resulterade i ett beslut om att fortsätta utredningsarbetet, i syfte att utveckla en digitaliserad och samordnad ärendehantering för staden. För att ta ett helhetsgrepp om de förändringar som krävs för att skapa en serviceorienterad e-förvaltning

2 inrättades under 2010 på Stadskontoret ett förändringsprogram utifrån ärendet KS-KOM Hållbar framtid för en effektivare service till medborgarna. Programmet syftade till att samla och koordinera de insatser och projekt som berör förändring mot en e-förvaltning. Förbättring av stadens dokument- och ärendehantering utgjorde en av dessa insatser och projekt Medverka initierades inom ramen för programmet. Tillsammans med initiativ kring e-tjänster och earkiv skulle projektet bidra till att uppfylla målet att: Stadens anställda skall ha tillgång till information genom hela dokumentkedjan, från en e-tjänst till ärendehantering och beslut till arkivering. Det övergripande projektmålet för projekt Medverka formulerades till: År 2013 är samtliga förvaltningars allmänna handlingar tillgängliga digitalt i ett kommungemensamt dokument- och ärendehanteringssystem. År 2015 ska hela dokumentflödet från initierat till arkiverat ärende kunna ske digitalt. eförvaltningsprogrammet avslutades vid årsskiftet 2012/2013 och projekt Medverka fortsatte i egen regi under en styrgrupp bestående av kanslidirektör, IT-direktör, gatudirektör och gymnasie- och vuxenutbildningsdirektör. Projektet har drivits i etapper, där den nuvarande femte fasen är den sista. Projektet är planerat att avslutas i juni månad 2014 och kommer då ha genomfört ett omfattande antal delprojekt i syfte att effektivisera, digitalisera och standardisera Malmö stads dokument- och ärendehantering. Projektets syfte och mål Projektets övergripande syfte är att åstadkomma en standardisering och digitalisering av Malmö stads ärendeprocess och de IT-verktyg som stöttar den. Effektiviseringar ska kunna göras i ledtiderna i beredningsprocessen och en högre rättsäkerhet ska säkerställas i stadens hantering av allmänna handlingar. De kommunövergripande effektmål som formulerats inom ramen för eförvaltningsprogrammet är följande: Ökad service till medborgarna Minskade handläggningstider genom förbättrade processer och nya IT-verktyg Snabbare, enklare besked om ärendestatus Kallelser, föredragningslistor, bilagor och beslut tillgängliga på malmo.se Direkt bekräftelse på emottaget/registrerat brev/ansökan Möjlighet att själv söka bland offentliga handlingar via webben* * Produktionssättning av en lösning för diariesökning på webben för externa användare levereras inte inom projektet, däremot en säkrad informationsstruktur som ger förutsättningar att skapa en sådan lösning. Ökad kvalitet Alla gör lika standardiserade ärendeprocesser, mallar och rutiner Tjänstemannen får bättre kontroll och överblick i sina ärenden/handlingar All post och alla nämndshandlingar sökbara och digitalt tillgängliga i IT-stödet Korrekt och komplett information i alla ärenden Rättssäker hantering av känslig information Ökad spårbarhet vad har hänt, var befinner sig ärendet just nu? Kvalitetssäkrad gallring och avställning av information 2 (6) Ekonomiska besparingar

3 Minskade utskrifter/färre kopior i handläggningsprocessen Minskade utskrifter till politiska sammanträden (till följd av en digitaliserad ärendeprocess) Minskat tryck, porto och transport av sammanträdeshandlingar Minskad risk för systemhaveri och minskade driftskostnader Minskad filyta genom mindre ostrukturerad lagring av handlingar 3 (6) Miljöbesparingar/Grön IT Minskad klimatpåverkan genom IT som arbetsverktyg Minskad pappersförbrukning i ärendeprocessen och i nämndssammanträden Minskad transport av papper Beskrivning av projektet Projekt Medverka fokuserar på ärendeprocesser med nämndsprocessen i centrum. Varje förvaltning har länge arbetat efter egna rutiner och begrepp och använder tillgängliga verktyg på varierande nivåer. I projektuppdraget ryms att skapa förutsättningar för en effektiv e-förvaltning och det första ledet på vägen till ökad effektivitet är att samordna verksamheternas hantering av diarieföring och ärendeberedning. I arbetsgrupper bestående av representanter från stadens olika förvaltningar och verksamhetsområden kartlades behoven hos de roller som arbetar med ärendeberedning vad behöver de för att bli mer effektiva i sitt arbete? Det slutgiltiga resultatet vid projektavslut blir en styrmodell för fältet ärendeberedning i Malmö och hur arbetet med ett kommungemensamt arbetssätt kan fortskrida och underhållas. Här ingår en ny modell för förvaltning och finansiering. Det nya IT-stödet (Platina) blir att betrakta som kommungemensamt, i betydelsen obligatoriskt för förvaltningarna att använda för lagring av generella handlingar. I det nya systemet ska allmänna handlingar registreras i form av in- och utgående post samt handlingar som ingår i ett ärende till nämnd eller leder fram till ett myndighetsbeslut. I syfte att göra miljövinster skall helt digital hantering av ärendeprocessen möjliggöras genom systembytet. Handlingar och metadata ska registreras på ett sådant sätt att medborgaren ska kunna följa sitt ärende från initiering till beslut och åtgärd på ett tydligt sätt. Vidare ska handlingar och metadata kunna registreras på ett sådant sätt att stadens behov av statistikuttag och ledningsinformation tillfredsställs samt att digital återsökbarhet och arkivläggning blir fullt möjlig. För att effektivisera ärendeberedningen och möjliggöra rättssäker hantering av stadens allmänna handlingar i det nya IT-stödet har projektet vidare arbetat med att kartlägga användargruppernas behov av information och erfarenhetsutbyte i relation till arbetsfältet och genomfört åtgärder för att öka kunskaperna kring diarieföring och ärendeberedning i Malmö stad. Projektförloppet I projektets inledningsskede konstaterades att det fanns stora risker förknippade med det befintliga ITstödet som är föråldrat, instabilt ut driftsperspektiv och utan utvecklingsmöjligheter. Kompetensen inom området bedömdes som låg och på många ställen i organisationen saknades funktioner med ett tydligt ansvar för ärendehanteringen. Ett snabbt systemutbyte prioriterades och därmed startades upphandlingen efter en relativt kort förstudieperiod. Detta utan föregående processkartläggningar eller etablerande av ett kommungemensamt arbetssätt i ärendeprocesserna. Projektet har i sin helhet genomförts med en snäv tidplan och resurssättning. Genomförandet har av dessa skäl varit uppdelat i faser och präglats av ett ständigt lärande och värderande av planer och strategier.

4 4 (6) Parallellt med upphandling och pilotperiod i två förvaltningar (Stadsdelarna Södra innerstaden och Kirseberg) genomfördes processkartläggningsarbete och metodutveckling för införandeprojekt, i flera etapper, i stadens dåvarande 22 förvaltningar. Metoden byggdes vidare efter de erfarenheter som gjordes och det verkliga införandets första etapp startades under hösten Stadskontoret, Fritidsförvaltningen och stadsdelsförvaltning Rosengård genomförde införandeprojekt med varierande resultat och erfarenheter. Under perioden fattades beslut om omorganisation av stadens stadsdelar, varför projektplaneringen fick göras om. Den andra införandeetappen utgjordes av samtliga stadsområdesförvaltningar och de tre nya skolförvaltningarna. I de förvaltningar som berörts av omorganisationen har projektet i mycket liten utsträckning präglats av processutveckling och i mycket stor utsträckning av införande och utbildning kring de nya ITstöden detta då de nya förvaltningarnas organisation och arbetsflöden kring ärendehantering först i skrivande stund börjar ta verklig form. Projektet har alltså inte inneburit någon samordning av stadsområdenas eller skolförvaltningarnas arbetssätt i de administrativa processerna kring diarium och ärendeberedning. I september 2013 påbörjades den tredje och sista etappen i införandet, som består av de 8 återstående förvaltningarna. Utgångspunkten för ett införandeprojekt är att förvaltningen ska etablera en egen organisation för utveckling och implementation av såväl ärendeprocess som IT-stöd. Detta adresserar problembilden att organisation och arbetsformer för området dokument- och ärendehantering tidigare saknats eller varit bristfälligt resurssatt. I ett införandeprojekt arbetar förvaltningen efter tre huvudmål: En gemensam och användbar informationsstruktur (som är tillförlitlig, tillgänglig och begriplig) En effektivare ärendeprocess (utifrån kostnad, ledtider, organisering/kompetens och miljö) Ett etablerat arbetssätt för en kontinuerlig utveckling (med ett minskat personberoende, metoder och verktyg för utveckling och arenor för samverkan) Utöver upphandling och införandeprojekt har projektet som helhet också inneburit stora informationsinsatser och etablerandet av verktyg för information, dialog och kunskapsöverföring inom dokument- och ärendehantering. I huvudsak har digitala kanaler prioriterats tillsammans med kommunövergripande fysiska möten och arenor för kunskapshöjning och erfarenhetsutbyte. Exempel på detta är nätverksträffar och interna konferenser/föreläsningar, omfattande utbildningsinsatser inom offentlighet och sekretess och

5 etablerade arbetsfält på intranätet. Bland de mer externt uppmärksammade insatserna kan nämnas spelet Med rätt att vara öppen som syftar till att skapa dialog kring frågor som rör offentlighet och sekretess och hanteringen av allmänna handlingar. ( 5 (6) Projektet beräknas vara avslutat till sommaren 2014, då samtliga förvaltningar ska ha genomfört införandeprojekt och ha börjat använda det nya systemstödet för dokument- och ärendehantering. En kommungemensam ärendeprocess har arbetats fram och funktioner för fortsatt utveckling har satts på plats. Detta såväl lokalt i varje förvaltning som centralt i en system- och processförvaltarorganisation placerad på Stadskontoret. Mycket processutveckling och fortsatt utveckling inom området kommer att återstå och behöva drivas kontinuerligt av linjeorganisationen, varför ett fortsatt ansvarstagande i verksamheterna och resurser (i form av såväl ekonomiska medel som funktioner med mandat och rätt kompetens) är kritiskt för att de önskade effekterna ska uppnås. Nuläget i stadens förvaltningar Förvaltning Digitalt Digital Digital Gemensam Avslut diarium handläggning nämnd ärendeprocess Fastighetskontoret Pågår Pågår Pågår Pågår 1/6 Fritidsförvaltningen Ja Ja Ja Ja Ja Förskoleförvaltningen Ja Pågår Ja Pågår 1/2 Gatukontoret Pågår Pågår Pågår Pågår 1/6 Grundskoleförvaltningen Ja Pågår Ja Pågår 1/2 Gymnasie & Ja Pågår Ja Pågår 1/2 Vuxenutbildnings-förvaltningen Kulturförvaltningen Pågår Pågår Ja Pågår 1/6 Miljöförvaltningen Ja Ja Ja Pågår 1/6 Serviceförvaltningen Pågår Pågår Pågår Pågår 1/6 Sociala resursförvaltningen Pågår Pågår Ja Pågår 1/6 Stadsbyggnadskontoret Pågår Pågår Ja Pågår 1/6 Stadskontoret Ja Ja Ja Ja Ja SoF Innerstaden Ja Ja Ja Ja Ja SoF Norr Ja Ja Ja Ja Ja SoF Söder Ja Ja Ja Ja Ja SoF Väster Ja Ja Ja Ja Ja SoF Öster Ja Ja Ja Ja Ja Stadsrevisionen Pågår Pågår Pågår Pågår 1/2 Budget och effekthemtagning Den totala investeringen beräknades från start till cirka 12 MKR där kostnaderna i skrivande stund uppgått till 10 MKR. Utifrån beslutad projektplan för återstoden av projektet kommer budgeten om 12 MKR att hållas. Systemstöd och fortsatt utveckling inom området finansieras fortsatt inom ramen för förvaltningsobjektet dokument- och ärendehantering enligt stadens finansieringsmodell för kommunövergripande system. Minskade kostnader för pappersförbrukning, porto, transport och tryck vid nämndssammanträden beräknas till 4 miljoner kronor per år. Den mer långsiktiga effekthemtagningen av minskad arbetstid och effektivare processer ansvarar varje förvaltning själv för, med tanken att hemtagningen ska kunna användas till vidare förbättring av service och administration. Mätning av effekterna är planerat att ske vid projektavslut samt 4 år efter projektavslut.

6 Ansvariga Tomas Bärring Kanslidirektör Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör 6 (6)