PROJEKTSTYRNING I ENTRÉ... - 8 - SKAPA NYTT PROJEKT...

Entré Innehållsförteckning PROJEKTSTYRNING I ENTRÉ... - 8 - SKAPA NYTT PROJEKT... - 9 - Projektnummer - Nästa lediga projektnummer... - 9 - Projekttyp... - 10 - Mall... - 10 - Kund... - 10 - Benämning... - 10 - Ny kund... - 10 - Ta bort projekt... - 10 - Byta projektnummer på befintligt projekt... - 11 - FÄLT I PROJEKTREGISTRET... - 13 - Projektuppgifter... - 13 - Arbetsplats... - 14 - Anbud... - 14 - Status... - 14 - Konteringar... - 14 - Prissättning... - 14 - Projektunika priser... - 17 - Kontakter... - 17 - Medlemmar... - 17 - Projektbeskrivning... - 17 - Attestansvar för tid... - 17 - SKAPA/ÄNDRA PROJEKT... - 18 - Urval... - 18 - Visning av resultat... - 18 - Resultat... - 18 - Ordervärde... - 18 - Inga resultat... - 19 - Projekt enligt urval... - 19 - Underobjekt... - 19 - Projektunderlag... - 19 - Resultat... - 20 - Ändra... - 20 - Skapa Nytt/Ta bort... - 20 - Genomfört... - 20 - Lyftplan... - 20 - Utskrift... - 20 - Bearbeta... - 20 - Dokument... - 20 - Vidaredebitera... - 20 - Tidplanera... - 20 - Knapp för projektets registreringsmall... - 20 - RESULTATSAMMANSTÄLLNING PROJEKT... - 21 - Sammanställning... - 21 - Aktuellt saldo... - 21 - Kalkyl/Prognos... - 22-2011-10-28 www.hantverksdata.se - 1 -

Avvikelse... - 22 - Resultat... - 22 - Arbetade timmar... - 22 - Omkostnadstal... - 22 - Omkostnader... - 22 - Internränta... - 23 - Resultat 2... - 23 - Resultat per timme... - 23 - Vinstmarginal... - 23 - Resultatavräkning... - 23 - Resultat 3... - 23 - Underlag... - 23 - Leverantörsfakturor... - 23 - Fakturor... - 23 - Order... - 23 - Registrerad Tid... - 23 - Konterad omslutning... - 23 - Övriga funktioner... - 23 - Spar kalkyl/prognos... - 23 - Utskrift... - 24 - Avancerad Prognos... - 24 - Uppdatera... - 24 - KALKYL OCH PROGNOS PROJEKT... - 25 - Kalkyl... - 25 - Prognos... - 25 - Kolumner... - 25 - Period... - 25 - Grundinställningar... - 25 - Ange kalkyl och prognos... - 25 - Kalkyl i Projektsammanställning... - 25 - Prognos i projektsammanställning... - 26 - Prognosdatum... - 28 - Avancerad prognos... - 28 - Kopiera... - 28 - Ta bort... - 29 - Byt period... - 29 - Visa alla... - 29 - Hämta... - 29 - Extern import... - 29 - Från kalkyl... - 29 - Periodjämförelse... - 29 - Skriv ut... - 29 - Ändra... - 29 - Skapa ny... - 29 - Rapporter med kalkyl och prognos... - 29 - GENOMFÖRT... - 31 - Fakturera... - 31 - Övriga funktioner... - 32 - Ändra... - 32 - Kontrakt... - 32 - Anbud... - 33 - Konteringar... - 33-2011-10-28 www.hantverksdata.se - 2 -

Lyftplan... - 33 - Uppdatera... - 33 - Se faktura... - 33 - Spara... - 33 - LYFTPLAN... - 34 - Anbud... - 34 - Kontraktssumma... - 35 - Beskrivning... - 35 - Datum... - 35 - Typ av kontrakt... - 35 - Fakturatext... - 37 - Inställningar... - 37 - Acontofakturering... - 37 - Slutfaktura... - 38 - Garanti... - 39 - Index... - 40 - Lyftplansrutinen... - 41 - Urval... - 42 - Summeringar... - 42 - Skapa nytt lyft... - 43 - Projekt, Kund... - 43 - Order... - 43 - Typ av faktura (lyft)... - 43 - Aconto... - 43 - Avvikande konteringsinställningar... - 46 - Index... - 46 - Garanti... - 46 - Slutfaktura... - 46 - Vidaredebitering... - 47 - Övriga funktioner i Skapa nytt Lyft... - 47 - Fakturatext... - 47 - Garanti/Index... - 47 - ROT-avdrag... - 47 - Inställningar... - 48 - Övriga funktioner i Lyftplansbilden... - 48 - Ändra... - 48 - Ta bort... - 48 - Bearbeta... - 48 - Fakturera... - 48 - Indexfaktura... - 48 - Kreditera... - 48 - Utskrift... - 48 - Projekt... - 48 - Se faktura... - 48 - Anbud... - 48 - Fakturera lyft... - 48 - Kreditering av lyft... - 50 - Kreditering via Kreditera... - 50 - Kreditering/delkreditering med nytt lyft... - 51 - Indexfakturering... - 51 - Skapa indexfakturor... - 51 - På varje faktura... - 51 - På slutfakturan... - 52-2011-10-28 www.hantverksdata.se - 3 -

Separat... - 52 - Indexuppräkna varje lyft för sig... - 52 - Indexuppräkna hela lyftplanen... - 53 - Indexberäkning exempel... - 53 - Spärr/begränsning av användarens rätt att kreditera lyft... - 55 - SKRIV UT ACONTOFAKTUROR... - 56 - UNDEROBJEKT... - 57 - Att skapa objekt... - 57 - Automatiskt som underobjekt... - 57 - Manuellt... - 59 - Resultatuppföljning av underobjekt... - 60 - Kalkyl och prognos på underobjekt... - 62 - RESULTATAVRÄKNING/BALANSERING I PROJEKTSTYRNING... - 63 - Avräkningsmodeller i Entré... - 63 - Löpande... - 63 - Färdigställandemetoden, enligt kontraktets vinstmarginal... - 63 - Allt balanseras alt. Successiv vinstavräkning... - 63 - Manuell successiv vinstavräkning... - 63 - Manuell vinstavräkning via automatkontering... - 63 - Manuell successiv vinstavräkning... - 64 - Grundinställningar... - 64 - Inställning på projekten... - 65 - Prognos på projekten... - 66 - Projektavräkning... - 67 - Urval... - 67 - Summeringar... - 67 - Övriga funktioner... - 68 - Genomföra avräkning... - 68 - Återföring av avräknat när projektet är klart... - 69 - Manuell successiv vinstavräkning via automatkontering... - 70 - Automatkonteringar... - 71 - Villkor för automatkonteringen... - 72 - Ytterligare automatkonteringar... - 72 - Projektavräkning... - 73 - Resulterande konteringar... - 73 - Balansering med Manuell vinstavräkning via automatkontering... - 74 - Automatkontering... - 74 - Projektavräkning... - 75 - Resulterande konteringar... - 75 - Beräkningsexempel vid Justering av vinst i Projektavräkning... - 76 - Ytterligare inställningar för Resultatavräkning... - 77 - Begränsa uppbokning av SVA-intäkt till prognostiserad intäkt 3157... - 77 - Boka bort prognostiserad förlust direkt 3280... - 77 - Räkna inte med internränta i SVA 3387... - 77 - Bilaga Äldre avräkningsmodeller... - 78 - Färdigställande, enligt kontraktets vinstmarginal... - 78 - Grundinställningar... - 78 - Inställningar på projekten... - 78 - Automatkonteringar... - 80 - Projektavräkning och återföring av konteringar... - 81 - Allt balanseras alt successiv vinstavräkning... - 81-2011-10-28 www.hantverksdata.se - 4 -

Inställningar på projekten... - 81 - Prognos på projekten... - 82 - Automatkonteringar... - 82 - Automatkontering vid balansering... - 82 - Automatkontering vid successiv vinstavräkning... - 83 - Projektavräkning och återföring av konteringar... - 84 - Konteringar granska gjorda avräkningskonteringar... - 85 - FÖRLUSTRÄNTA... - 87 - Inställningar... - 87 - Ränteberäkning... - 87 - Urval av projekt... - 87 - Räntedatum... - 88 - Genomföra förlustränta... - 88 - Övriga funktioner i rutinen... - 90 - PROJEKTLISTOR... - 91 - Underlag... - 92 - T.o.m. period... - 92 - Resultatenhet... - 92 - Objekt... - 92 - Ordertyp för underobjekt... - 92 - Välj aktuell status, inte periodens... - 93 - Plocka... - 93 - Urval... - 93 - Standardrapporter Projekt... - 93 - PROJEKTTYPER... - 95 - Inställning... - 95 - Inställningar... - 96 - Data till nya order... - 96 - Registreringsmallar... - 97 - Förbjudna ordertyper... - 97 - PROJEKTKATEGORIER... - 98 - Utskrift projektlistor... - 98 - Kolumner i Projektstyrning... - 99 - KONTERINGSKODER... - 100 - Användning... - 100 - Uppläggning... - 100 - ENTREPRENADINDEX... - 101 - GRUNDINSTÄLLNINGAR PROJEKTSTYRNING... - 102 - Garanti och Index... - 102 - Garanti faktureras med slutfakturan - 951... - 102 - Indexfakturering sker - 1013... - 102 - Indextabell för indexberäkning - 947... - 102 - Procentuell andel av anbud som underlag för index - 948... - 102 - Procentuell del av anbudssumma som garanti - 950... - 102 - Procentuell del av fakturerat belopp som innehålls som garanti - 949... - 102 - Typ av indexberäkning - 1863... - 103 - Inställningar... - 103 - Aktivera byte av projektnummer för systemadministratör - 1795... - 103-2011-10-28 www.hantverksdata.se - 5 -

Automatisk koppling av resultatenhet till projekt 3270... - 103 - Fråga om urval ska göras före presentation av projekt - 1816... - 103 - Omkostnadstal sparas på projekt 3008... - 103 - Projektets filial sätts före kundens vid ny order 2026... - 103 - Projektledare måste kunna attestera fakturor 3406... - 104 - Rättighetsnivå för att ange projektledare 2681... - 104 - Standard projekttyp för nya projekt 3397... - 104 - Standardmall för nya projekt 936... - 104 - Inställningar Projektstatus... - 104 - Ange datum då projektet avslutades - 3146... - 104 - Avsluta inte projekt med aktiva order 3385... - 104 - Avsluta inte projekt med ej attesterade leverantörsfakturor 3264... - 104 - Avsluta inte projekt med obetalda kundfakturor 3263... - 104 - Rättighetsnivå för att få återföra projekt 2971... - 105 - Spärra användning av projekt 2969... - 105 - Status för automatisk återföring av balanserade konteringar - 2972... - 105 - Status för nya projekt 2915... - 105 - Status för spärr av återföring 3112... - 105 - Status för sökning/varning/spärr vid registrering på projekt 1829... - 105 - Inställningar Räntor... - 105 - Förlustränta konto för kostnad 3462... - 105 - Förlustränta procentsats - 3460... - 106 - Förlustränta resultatenhet för motkontering 3491... - 106 - Internränta - konto bokförd internränta vid kundinbetalning - 2121... - 106 - Internränta procentsats förfallna kundfakturor - 2120... - 106 - Inställningar Underobjekt... - 106 - Beskrivande text på nya underobjekt 2359... - 106 - Inkludera resultatenhet från order 2361... - 107 - Prefix för underobjekt till order 2358... - 107 - Underobjekt skapas automatiskt till nya order 2357... - 107 - Underobjekt skapas med orderns nummer 3072... - 107 - Prognos... - 107 - Antal timmar måste anges för att spara kalkyl/prognos - 3073... - 107 - Faktor som uppdaterar prognostiserad lönekostnad 3074... - 107 - Fast period för prognoser - 3166... - 107 - Importfiler kalkyl filändelse - 2093... - 108 - Importfiler kalkyl fältavskiljare - 2094... - 108 - Importfiler kalkyl sökväg - 2091... - 108 - Kontorubrik som innehåller arbetad tid - 2321... - 108 - Skapa alltid prognos av första kalkyl 3396... - 108 - Projektfakturering... - 108 - Artikelnummer för aconto 958... - 108 - Artikelnummer för garanti 960... - 108 - Artikelnummer för index 959... - 109 - Artikelnummer för slutfaktura 961... - 109 - Kontanthantering av moms - 1673... - 109 - Redovisa alla kontraktssummor separat på slutfakturan - 1844... - 109 - Specificera alla tidigare fakturor - 965... - 109 - Stoppa lyftplan för projekt som inte är Anbud - 3450... - 109 - Utan moms på aconto, garanti, index - 963... - 109 - Utan moms på slutfakturan 964... - 109 - Projektfakturering - Text på fakturor... - 110 - Projektlistor... - 110 - Aktivera val av från och med period - 2001... - 110-2011-10-28 www.hantverksdata.se - 6 -

Kolumner som summeras för omsättning 2870... - 110 - Kolumner som summeras för TB 2181... - 110 - Kolumner som summeras för TG 2183... - 111 - Kontointervall för beräkning av omkostnadstal 2313... - 111 - Kontointervall för konteringsunderlag - 2133... - 111 - Kontointervall för lönekonton med internt arbetade timmar 2929... - 111 - Kontointervall för lönekonton med totalt antal arbetade timmar - 1465... - 112 - Kontointervall för upparbetat - 1042... - 112 - Nyckeltalskod för omkostnad 2319... - 112 - Omkostnadstal - 1466... - 112 - Rapportunderlag för budget till prognoser - 1361... - 112 - Utseende på summor 2674... - 112 - Välj aktuell status, inte periodens alltid ikryssad 3550... - 113 - Årsarbetstid för en anställd 2312... - 113 - Projektlistor Kolumn 1 till Kolumn 8... - 113 - Kontorubrik 1 till Kontorubrik 8... - 113 - Namn på kolumn... - 113 - Normal kontering... - 113 - Rapporter... - 114 - Resultatavräkning... - 114 - Resultatavräknat saldo bokförs utanför projektresultat 3083... - 114 - Rubrik för manuell resultatavräkning - 2180... - 114 - Rubrik för återföring av balanserade kostnader 2182... - 114 - Kolumner för summering av kostnader (Prognos) 3293... - 114 - Kolumner för summering av kostnader (Resultat) 3292... - 114 - Typ av resultatavräkning 2157... - 115 - Typ av resultatavräkning slutfaktura -2184... - 115 - Vinstmarginal för ÄTA-order 2952... - 116 - Resultatavräkning Begränsa SVA uppbokning... - 116 - Begränsa uppbokning av intäkt till prognostiserad intäkt 3157... - 116 - Boka bort prognostiserad förlust direkt 3280... - 116 - Räkna inte med internränta i SVA 3387... - 116 - Kontoinställningar... - 117 - Aconto med moms 295... - 117 - Aconto utan moms 1743... - 117 - Ej resultatavräknade intäkter 2159... - 117 - Ej resultatavräknade intäkter utan moms 2979... - 117 - Ej resultatavräknade intäkter motkonto - 2978... - 117 - Garantikonto 2515... - 117 - Garantikonto utan moms 2765... - 117 - Justeringskonto vinstavräkning 3070... - 118 - Justeringskonto vinstavräkning motkonto 3071... - 118-2011-10-28 www.hantverksdata.se - 7 -

Projektstyrning i Entré Projektstyrningen i Entré innehåller kraftfull funktionalitet för resultatuppföljning, fakturering, dokumenthantering, successiv vinstavräkning med mera av projekt. Entré levereras med en standarduppsättning av projekthanteringen, vilket gör att det är smidigt att komma igång med registrering och resultatuppföljning av projekt. Beroende på vilka delar i projektstyrningen som utöver detta ska användas så kommer ytterligare inställningar att krävas. Detta gäller speciellt Lyftplansfakturering och Successiv vinstavräkning. Några punkter som är lämpliga att tänka igenom och ställa in innan projektstyrningen sätts igång är: Projektnummer som ska användas, eventuellt ställa in nästa lediga projektnummer och projektnummerintervall, se manualen under Skapa nytt projekt. Rättigheter för projektledare som ska arbeta i systemet. Inställning av omkostnadstal (om detta ska användas), grundinställningarna 1466 och 3008. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 8 -

Skapa nytt projekt Projektnummer i Entré kan vara från ett till åtta tecken, siffror eller bokstäver eller en kombination av. En allmän rekommendation är att alla projektnummer har samma antal tecken, det underlättar vid urval och sorteringar i bilder och vid utskrifter. I Entré finns många möjliga fält att göra urval på när uppföljning av projekt skall ske. Förutom de mer uppenbara som projekttyp, projektledare, projektstatus, kund och start- och slutdatum finns möjligheter till ytterligare indelning via projektkategorier och konteringskoder. Detta innebär att det oftast inte finns behov av att projektnumret i sig ska innehålla någon information om vad det är för projekt. Med andra ord blir projektnummerserien då en löpande nummerserie. Projekt kan skapas från många ställen i programmet, dialogen är dock alltid densamma. Projektnummer - Nästa lediga projektnummer I rutin Inställningar av löpnummer kan anges nästa lediga projektnummer som föreslås när ett nytt projekt läggs upp. Detta kan bara användas om projektnumret enbart består av siffror. Dessutom kan anges tillåtet intervall för projektnummer. När nytt projekt skapas, föreslås nästa nummer. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 9 -

Om ett projektnummer anges som inte ligger inom det tillåtna intervallet ges en varning. Det går dock att fortsätta om så önskas att lägga upp projektet med detta nummer. Om inte funktionen med nästa lediga projektnummer används får projektnummer anges manuellt. Projekttyp Projekttyp bör alltid anges. Projekttypen fungerar dels som en indelning (kategorisering) av projekt och dels styr den vad som ska anges på ett projekt och vad som ska gälla vid ny order till projektet (se mer i manualen under Projekttyper ). I grundinställning 3397 kan standard projekttyp anges som ska föreslås. Detta innebär då också att projekttyp är obligatoriskt att ange. Mall Registreringsmallen hämtas från Projekttypen. Den innehåller de uppgifter som ska anges på projektet och kan alltså variera beroende på typ av projekt. På ett anbudsprojekt behövs i regel mer uppgifter anges än på mindre, löpande projekt. Kund Kund är valfritt att ange, på vissa typer av projekt finns ingen fast kund. Benämning Visas i projektlistor och används ofta som Märke på order och fakturor för projektet. Ny kund Knapp för att lägga upp ny kund om kunden saknas i kundregistret. Ta bort projekt Projekt kan tas bort, ett och ett, med knappen Ta bort. För att kunna ta bort ett projekt måste det ha status Avslutat. Projekt i Entré tas normalt aldrig bort. Genom att avsluta projekt och använda ett bra urval i projektstyrning (till exempel pågående projekt) så kommer det inte ta längre tid att visa projekten. Projekt skall aldrig tas bort i syftet att återanvända projektnumret för ett nytt projekt. Projektnumret finns kvar i Entrés övriga register (huvudbok, fakturor, tid och lön mm) så om numret tas bort och sedan läggs upp igen kommer all historik för projektet att finnas kvar. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 10 -

Byta projektnummer på befintligt projekt Om det finns behov av att byta projektnummer på ett befintligt projekt som det finns registrerade transaktioner på (fakturor, tid, mm) så finns en funktion för detta. Detta kräver att: Grundinställning 1795 är aktiverad Användaren är inloggad som systemadministratör Då tillkommer en knapp Byt projektid där ett nytt nummer kan anges. Detta innebär att projektnumret byts i alla register i Entré. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 11 -

2011-10-28 www.hantverksdata.se - 12 -

Fält i Projektregistret En mängd uppgifter kan anges på ett projekt. Vilka som bör anges avgörs av hur företaget arbetar och vilka funktioner i projektstyrningen som används. Projektuppgifter Dessa fält är de vanligaste som används vid urval och utskrifter. Projektnummer Se mer i manual under Skapa nytt projekt Status Visningsfält för projektets status. Status ändras via knapp Status på enstaka projekt eller via Bearbeta för flera projekt samtidigt. Benämning Visas i projektlistor och används ofta som Märke på order och fakturor till projektet. Projekttyp Se mer i manual under Projekttyp. Projektledare Vår referens. En person måste vara upplagd i Entrés användarregister för att kunna anges som vår referens. Hämtas som vår referens till nya order på projektet. Kund 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 13 -

Kund är valfritt att ange, vissa projekt har ingen fast kund. Startdatum När projektet startades. Slutdatum Beräknat eller faktiskt slutdatum för projektet. När ett projekt avslutas fylls detta fält i med dagens datum. Är grundinställning 3146 aktiverad ges möjlighet att ange annat slutdatum. Används även för att räkna ut slutdatum för garantitid (kolumn garantislut ). Anläggningsavtal Eventuellt anläggningsavtal med grossist. Ingen speciell funktionalitet är kopplad till detta fält. Arbetsplats Adressuppgifter till projektets arbetsplats. Med hjälp av knappen Leveransadresser kan en befintlig leveransadress för projektets kund hämtas in som arbetsplats. Kan hämtas in som leveransadress för nya order till projektet. Anbud Under denna flik läggs upp och underhålls kontrakt och inställningar för lyftplansfakturering. Se mer i manualen under Lyftplan Status Här sker byte av status på projektet. Entré har fem status för projekt: Ej startat Pågående Vilande Garantitid Avslutat Byte av status sker alltid av användaren, programmet byter inte status på projekt automatiskt. I grundinställningarna under Projektstatus finns ett antal inställningar för status, till exempel vilka status som är spärrade för registrering (se mer i manual under Grundinställningar Projekt ). Status används oftast som urval vid visning av projekt i bilder och vid utskrifter. För byte av status på flera projekt samtidigt används funktionen Bearbeta. Konteringar Bild som visar konteringar mot projektet som har balanserats. Endast relevant när någon modell för balansering/resultatavräkning används. Se mer i manualen under Vinstavräkning. Prissättning De flesta fält under denna flik behöver normalt inte fyllas i. Det innebär att när fakturering av projektet sker (i lyftplan eller i order) används villkor från projektets kund eller villkor från grundinställningar. Generellt för dessa fält är att för de ska hämtas in till nya order för projektet så måste projektets projekttyp vara inställt för detta. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 14 -

Ordertyp Den ordertyp som ska föreslås vid nya order till projektet. Om ordertyp är angiven på projekttypen för projektet ärver nya projekt detta. Ordertyp avgående Endast relevant om Entré Kalkyl används och en avgående ÄTA-order skapas. Betalningsvillkor Anges endast om projektets betalningsvillkor avviker från betalningsvillkor för projektets kund. Huvudorder När flera order på projektet ska ha samma arbetsflöde kan de kopplas med detta fält. Med hjälp av Entré Statushantering skapas status och prioriteringar som kopplar samman dessa order. Se mer i manualen för statushantering i order. Valuta Anges endast om projektets valuta avviker från valuta på projektets kund. Moms Anges endast om momstyp avviker från momstyp på projektets kund. Observera att när fakturering med omvänd skattskyldighet gäller ska detta fält inte ändras. Ränta Anges endast om denna avviker från kundens eller enligt grundinställning. Kundens ordernummer Detta fält kan hämtas in till nya order för projektet (om projektets projekttyp har inställningen att referensuppgifter ska hämtas till ny order) Filial Endast relevant om Entré Filialhantering används, lämnas annars blankt. Vilken filial projektet då tillhör. Omvänd skattskyldighet 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 15 -

Om projektet ska faktureras med omvänd skattskyldighet. Är inställningen Ej satt gäller villkor från projektets kund för omvänd skattskyldighet. Vinstmarginal för ÄTA-order Endast relevant om avräkningsmodell Färdigställandemetoden, enligt kontraktets vinstmarginal. Innebär då att intäkter på tillkommande order för projektet kommer att balanseras enligt denna vinstmarginal. Detta förutsätter att projektets projekttyp hämtar in prisuppgifter till ny order. Se även grundinställning 2952 där denna vinstmarginal kan anges generellt. Hämta rabatter och tabeller även om prislista inte är ifylld Om projektets projekttyp är inställt att hämta prisuppgifter till nya order så hämtas rabatter, påslag och tabeller som är ifyllda här normalt endast om även prislista är ifylld här. Markeras detta alternativ så kommer rabatter, påslag och tabeller hämtas till ny order även om prislista inte är ifylld här. Med andra ord kommer då prislistan från kunden och rabatt, påslag och tabeller från projektet. Prislista Utprislista. Hämtas från projektets kund eller grundinställning om den inte ifylls här. Prislista avgående Endast relevant om Entré Kalkyl används och en avgående ÄTA-order skapas. Inköpsprislista Nettoprislista. Hämtas från projektets kund eller grundinställning om den inte ifylls här. Kundtab. Faktor Kundrabattabell med faktor per rabattgrupp. Hämtas från projektets kund om den inte ifylls här. Kundrabattabell Kundrabattabell per artikelgrupp. Hämtas från projektets kund om den inte ifylls här. Kundpåslagstabell Kundpåslagstabell per artikelgrupp. Hämtas från projektets kund om den inte ifylls här. Rabatt Rabatt i procent. Hämtas från projektets kund om den inte ifylls här. Dolt påslag Dolt påslag i procent. Hämtas från projektets kund om den inte ifylls här. Resultatenhet Resultatenhet för nya order till projektet. Detta fält är också detsamma som används när urval görs på resultatenhet i bilder och vid utskrifter. Se även inställningen Välj enhet automatiskt till projektet. Objekt Objekt för nya order till projektet. Anges normalt ej. Se mer i manualen under Underobjekt. Konto Försäljningskonto för nya order till projektet. Anges normalt ej, istället används konto från artikelgrupp eller grundinställningar. Fordringskonto Anges detta kommer detta fordringskonto att användas för projektets fakturor istället för ordinarie fordringskonto. Anges normalt ej. Kostnad material Konto för materialkostnad vid materialkonteringsjournal. Anges normalt inte utan hämtas från artikelgrupp eller grundinställning. Motkonto material Motkonto materialkostnad vid materialkonteringsjournal. Används istället för ordinarie motkonto om det anges. Attestansvarig Den som ska föreslås i leverantörsfakturaregistrering som attestant av projektets leverantörsfakturor. Om detta inte anges här men grundinställning 1931 är aktiverad så föreslås projektets projektledare som attestant. Vinstmarginal för successiv vinstkontering 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 16 -

Detta fält uppdateras automatiskt med ny vinstmarginal när en ny prognos registreras på projektet i bilden Projektsammanställning. Används vid avräkningsmodell Allt balanseras alt successiv vinstavräkning för att justera vinstavräkningen. Se mer i manual under Vinstavräkning. Välj enhet automatiskt till projekt För att projektets resultatenhet (den som är angiven i fältet Resultatenhet) ska hämtas in vid all registrering i Entré (t.ex. leverantörsfaktura, tid- och lön) ska detta alternativ markeras. Företag som önskar detta anger med fördel detta som standard i registreringsmallen för nya projekt. Se även grundinställning 3270. Koppla objekt till nya order Om grundinställning 2357 är aktiverad kommer automatiskt ett nytt underobjekt till projektet att skapas när ny order skapas till projektet. Om denna inställning ej är aktiverad kommer ändå nytt underobjekt skapas till de projekt som markeras i denna ruta. Projektunika priser Genväg till rutinen för att lägga upp och underhålla kund- och projektunika artikelpriser. Se mer i manualen för Order/Fakturering. Kontakter Genväg till kontakter för projektets kund. Medlemmar Ingen funktionalitet är kopplad till denna rutin för närvarande. Projektbeskrivning Fritext för beskrivning av projektet. Kan hämtas in till ny order för projektet, se grundinställning 1860. Attestansvar för tid Den eller de personer som är attestansvariga för tid till projektet. Relevant om attestering av tid görs i Entré eller i Entré Webbtid. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 17 -

Skapa/Ändra Projekt Denna rutin är Entrés projektledarvy för projekt. I rutinen kan följande göras: Granska aktuella intäkter, kostnader och resultat för projekten och eventuella underobjekt Granska detaljerade underlag (fakturor, tid, materialuttag mm) Fakturera anbudsprojekt i lyftplan Koppla dokument Skapa nya projekt och ändra uppgifter på projekt Skapa och underhålla kalkyl och prognos Urval Lämpligen görs ett urval för att visa önskade projekt, t.ex. pågående projekt för aktuell projektledare. Detta görs via Entrés generella funktion för urval Lägg till och ändra urval. Detta urval kan sedan sparas så att det inte behöver anges varje gång. Urval är också viktigt då listan med projekt växer med tiden och ska alla projekt visas jämte resultat kommer det att ta längre tid. Visning av resultat Resultatkolumnerna i bilden räknas om automatiskt varje gång rutinen startas eller om knappen Uppdatera används. Det finns 3 alternativ för visning av resultat: Resultat Visar resultat i alla kolumner. Tar längre tid då fler beräkningar skall göras. Ordervärde Visar resultat i kolumnerna Ordervärde och Resultatavräknat. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 18 -

Inga resultat Visar inga resultat i kolumnerna och är därför det snabbaste alternativet. Observera att även när detta alternativ är markerat så fungerar knappen Resultat, d.v.s. resultatet för det enskilda projektet räknas fram när man använder knappen Resultat. Projekt enligt urval Ett antal kolumner kan läggas till, vissa visar information från projektet som kund, projektledare, projekttyp etc. Kolumner med (R) är kolumner som visar bokförda värden från redovisning. För att de ska komma med måste journal vara genomförd i respektive försystem men verifikaten behöver inte vara inhämtade eller aktiverade. Underobjekt Här visas information och resultat för eventuellt kopplade underobjekt för det projekt markören står på. Läs mer om underobjekt i separat avsnitt i manualen. Projektunderlag Under denna knapp finns genvägar för att granska detaljerade underlag för det projekt markören står på. Leverantörsfakturor Genväg till Sök i leverantörsfakturaregistret för att granska projektets leverantörsfakturor Fakturor Genväg till Sök i fakturaregistret för att granska projektets kundfakturor inklusive fakturarader och möjlighet att granska/ skriva ut fakturorna. Order 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 19 -

Genväg till Sök i orderregistret för att granska projektets order och orderrader Registrerad tid Genväg till Sök i tidregistret för att granska registrerad tid på projektet. Lönerader som inte är registrerade i Tidregistrering utan direkt i Lönebearbetning syns inte här. Konteringar Visar alla konteringar mot projektet i redovisning (huvudbok) Uttaget material Visar materialrader som är uttagna på projektets order. Observera att materialkonteringsjournal måste vara genomförd för att materialet ska visas här. Resultat Detaljerat resultat och kalkyl/prognos för det projekt markören står på. Se separat avsnitt i manualen. Ändra För att underhålla information på projektet, se separat avsnitt i manualen. Skapa Nytt/Ta bort Skapa nytt projekt respektive ta bort projekt, se separat avsnitt i manualen. Genomfört Fakturering av anbudsprojekt via färdigställandegrad, se separat avsnitt i manualen. Lyftplan Fakturering av anbudsprojekt, se separat avsnitt i manualen. Utskrift Utskrift av lista med de viktigaste grunduppgifterna för de projekt som visas i aktuell lista. Bearbeta Generell funktion i Entré för att ändra uppgifter på flera projekt samtidigt. Dokument Generell funktion i Entré för att koppla olika typer av dokument till projekt, kund, leverantör, order eller anställd. Se separat avsnitt om Dokumenthantering. Vidaredebitera Genväg till Entrés rutin för Vidaredebitering av leverantörsfakturor till order, se manualen under Leverantörsreskontra. Tidplanera Genväg till Entrés rutin för tidplanering av order, se manualen under Order. Knapp för projektets registreringsmall I det fall projektet är kopplat till projekttyp med angiven registreringsmall så visas en knapp för denna registreringsmall. Syftet är att snabbt kunna ändra uppgifter på projektet. Knappen heter detsamma som mallen, i exemplet nedan LOPANDE. Beroende på projekttyp kan alltså olika mallar visas. Knappen visas inte om projektet saknar projekttyp eller om projekttypen saknar registreringsmall. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 20 -

Resultatsammanställning Projekt Denna bild visar projektets nuvarande saldon, kalkyl, prognos och underlag från försystem. För att intäkter och kostnader på projektet skall visas måste journal vara genomförd i försystemen (fakturering, leverantörsreskontra, tid- och lön mm). Objekt Eventuellt urval på objekt för att visa sammanställning på kombinationen projekt plus objekt. Resultatenhet Eventuellt urval på resultatenhet för att visa sammanställning på kombinationen projekt plus resultatenhet. Prognosdatum Visningsfält som visar datum när senaste kalkylen/prognosen registrerades på projektet. Sammanställning Aktuellt saldo Alla saldon hämtas från bokförda intäkter/kostnader i huvudboken. Journal måste vara genomförd i försystem men verifikaten behöver ej vara hämtade eller aktiverade för att tas med i sammanställningen. Saldon hämtas enligt grundinställningarna Projekt-Projektlistor-Kolumn1 tom Kolumn8. Bilden visar så många kolumner (maximalt 8 st) som har definierats i 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 21 -

grundinställningarna. Med hjälp av förstoringsglasen till höger om respektive kolumn kan konteringarna granskas. Kalkyl/Prognos Här visas aktuell kalkyl eller prognos beroende på om rutan Prognos är markerad eller ej. Ny kalkyl kan matas in direkt i fälten och sparas med knappen Spar kalkyl/prognos. Om kalkylen därefter behöver ändras görs detta via knappen Avancerad prognos. Ny prognos kan alltid matas in och sparas direkt i fälten. Den ersätter då den befintliga om prognosen är i samma period, annars skapas en ny prognos för den nya perioden. Avvikelse Här visas avvikelse mellan aktuellt saldo och aktuell kalkyl eller prognos, i kronor eller i procent om rutan Procent är markerad. Resultat Summering av alla kolumner i bilden (Resultat före omkostnad) Arbetade timmar Aktuellt antal bokförda timmar från konton i huvudboken för konton definierade i grundinställning 1465. Antal angivna timmar i kalkyl/prognos. Kräver att grundinställning 2321 är korrekt inställd. Omkostnadstal Påslag i kronor/timme för overheadkostnader (samkostnader) som ska belasta projektet. Anges i grundinställning 1466. Se även grundinställning 3008 där det kan anges att det omkostnadstal som gällde när projektet skapades ska gälla för projektets hela livslängd. Det går att på enstaka projekt ange ett avvikande omkostnadstal genom att skriva direkt i fältet och svara Ja på nedan fråga när bilden avslutas: Omkostnader Total omkostnad (Omkostnadstal gånger Arbetade timmar) 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 22 -

Internränta Kostnad som belastar projektet för ej betalda, förfallna kundfakturor. För att aktivera detta ska grundinställningarna 2120 och 2121 anges. Resultat 2 Resultat inklusive Omkostnader och Internränta. Resultat per timme Resultat 2 dividerat med Arbetade timmar. Vinstmarginal Resultat dividerat med Intäkter. Denna marginal är densamma som används vid successiv vinstavräkning och bestämmer projektets avräkning. Observera att om andra kolumner än Kolumn 1 är intäkter så måste detta anges i grundinställning 2870. Resultatavräkning Summering av bokförd resultatavräkning på projektet, endast relevant om någon avräkningsmodell för balansering/successiv vinstavräkning används. Resultat 3 Resultat inklusive Omkostnader, Internränta och Resultatavräkning. Underlag Summering av underlag från reskontror, orderregistret och tid/lön som är registrerade på aktuellt projekt. Med hjälp av förstoringsglasen till höger om respektive kolumn kan underlagen granskas. Leverantörsfakturor Summering av konteringsrader på leverantörsfakturor på aktuellt projekt Fakturor Summering av kundfakturor på aktuellt projekt. Order Summering av order i orderregistret på aktuellt projekt Registrerad Tid Summan av tids- och lönerader på aktuellt projekt. Notera att: Summeringen inkluderar inte påslag i form av sociala avgifter, semester mm. Den blir därför alltid lägre än summan i kolumnen för Löner. Om tidregistrering inte används måste lönen vara avräknad för att summor skall visas här. Konterad omslutning Summering av alla bokförda intäkter och kostnader på projektet i huvudboken. Om denna avviker från summan i Resultat finns det intäkter och/eller kostnader på projektet som inte tas med i Sammanställning. Grundinställningarna för Projekt-Projektlistor-Kolumn1 till Kolumn8 kan då behöva ses över. Övriga funktioner Spar kalkyl/prognos Sparar kalkyl/prognos som matats in i bilden. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 23 -

Utskrift Utskrift av Sammanställning, Kalkyl och Prognos för aktuellt projekt Avancerad Prognos Genväg till rutin för avancerad Prognos, se mer i manualen under Kalkyl/Prognos. Uppdatera Läser om informationen i bilden. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 24 -

Kalkyl och Prognos Projekt I Entré projektstyrning kan kalkyl och prognos anges på projekten, belopp och timmar. Kalkyl Kalkyl är den ursprungliga kalkylen på projektet och anges normalt bara en gång. Prognos Prognos är den uppdatering (förändring) av projektets kalkyl som görs under projektets gång. Den kan uppdateras hur många gånger som helst. Kolumner Både kalkyl och prognos anges enligt samma indelning (kolumner) som används för projektets resultat och arbetade timmar. Period Kalkyl och prognoser sparas per period (månad). Programmet visar den senaste kalkylen och den senaste prognosen på projektet. Vanligast är att ange kalkyl och prognoser som avser projektets hela livslängd. Det finns även möjlighet att ange kalkyl och prognoser till och med varje period och därmed få jämförelse mellan utfallet, kalkylen och prognos till och med varje period. Detta sker i rutinen Avancerad prognos. Med period avses alltså ackumulerad kalkyl och prognos till och med perioden. Grundinställningar Under Projekt-Prognos finns grundinställningar som bör gås igenom innan kalkyl och prognos börjar användas. Speciellt viktig att kontrollera är grundinställning 2321 för att arbetade timmar ska hanteras korrekt. Ange kalkyl och prognos Kalkyl och prognos anges i första hand i bilden Projektsammanställning. Kalkyl i Projektsammanställning Kalkyl måste anges första gången på projektet, därefter är det prognoser som anges. Ange direkt i fälten, belopp och Arbetade timmar och klicka därefter på Spar kalkyl/prognos. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 25 -

Intäkter anges positivt (utan tecken), kostnader negativt (minustecken). För varje kolumn kan i grundinställningar (Projekt-Projektlistor-Kolumn1 till Kolumn8) anges det normala tecknet för att hjälpa användaren att fylla i korrekt. Anges då fel tecken ges en varning: Kalkyl kan endast anges och sparas en gång i denna rutin, därefter är det prognoser. I det fall en felaktig kalkyl har sparats, kan den ändras i rutinen Avancerad prognos. Prognos i projektsammanställning När det är dags att ange första prognos på projektet skall rutan för Prognos markeras. Då ges en fråga om man vill använda kalkylen som förslag på första prognos. Svarar man Nej så föreslås inga värden för första prognos: 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 26 -

Ange direkt i fälten, belopp och Arbetade timmar och klicka därefter på Spar kalkyl/prognos. Om grundinställning 3396 aktiveras sparas automatiskt första kalkylen som prognos och ovanstående fråga ställs inte. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 27 -

Prognosdatum I fältet Prognosdatum visas datum för senaste kalkyl/prognos. När ny prognos sparas får denna dagens datum om inte annat datum anges. Det går dock inte att ange ett datum som är före datum för senaste prognos. Avancerad prognos I denna rutin som nås via knapp Avancerad prognos i Projektsammanställning kan alla kalkyler och prognoser på projektet granskas och ändringar göras. Den rymmer dock inte de kontroller för användaren som beskrivits ovan, så den kräver något mer kunskap för att använda. Det är samma kalkyler och prognoser som visas och underhålls här som visas och underhålls i Projektsammanställning. Bilden visar till vänster alla perioder det finns kalkyl/prognos i och till höger kalkylen/prognosen för den period markören står på. Genom att lägga till kolumner för aktuellt saldo erhålls en jämförelse för respektive period på resultat, kalkyl och prognos. Kopiera Kopierar en periods kalkyl/prognoser till annan period. Om perioden man vill kopiera till redan finns måste Ersätt befintliga markeras för att befintliga värden ska uppdateras. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 28 -

Ta bort Tar bort kalkyler/prognoser för perioden. Obs! Går ej att ångra. Byt period Byter period för den period markören står på. Visa alla Visar alla kalkyler och prognoser i bilden oavsett period. Med fördel kan kolumnen Period då läggas till för att enkelt skilja dem åt. Hämta Använda (kopiera) en prognos för ett annat projekt till detta projekt. Extern import Funktion för att importera kalkyl/prognos från externt program till Entré. Denna knapp är endast aktiv om grundinställningarna 2091, 2093 och 2094 är aktiverade och det finns någon fil att importera. Observera att filen måste vara enligt viss layout, se grundinställningarna. För kunder som använder Hantverksdata Målerikalkyl fungerar filen som skapas i Målerikalkyl. Från kalkyl Funktion för att importera kalkyl från modulen Entré Kalkyl. Periodjämförelse Utskrift av rapport med utfall, kalkyl och prognos till och med respektive period. Skriv ut Utskrift av rapport med utfall, kalkyl och prognos för den period markören står på. Ändra Ger möjlighet att ändra värdena för det kontointervall markören står på. Visa antal skall endast markeras för kontointervallet som avser Arbetade Timmar (d.v.s. Löner). Skapa ny Ger möjlighet att skapa ny rad i prognosen för visst kontointervall. Se ovan angående Visa antal. Rapporter med kalkyl och prognos Ett antal standardrapporter i Entré Projektstyrning innehåller kalkyl och prognos: Projektsammanställning Utskrift Avancerad prognos Skriv ut Avancerad prognos - Periodjämförelse Utskrift projektlistor Projektrapport kalkyl/prognos Utskrift projektlistor Projektunderlag Utskrift projektlistor Projektlista prognos 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 29 -

I rutin Utskrift Projektlistor gäller att om urval på T.o.m. period anges så kommer kalkylen och prognosen visas som gällde per denna period. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 30 -

Genomfört Denna rutin är ett alternativ metod att fakturera ett projekt. Samma regler och inställningar som för den ordinarie lyftplansfaktureringen används och de fakturor som skapas hamnar i lyftplan. Rutinen tillkom för att enkelt kunna hantera fakturering för projekt med avräkningsmodell Färdigställandemetoden men går utmärkt att använda även om detta inte används. Det finns 2 sätt att bestämma det belopp som ska faktureras: Genom att ange beloppet. Genom att ange färdigställandegrad. Programmet räknar då fram beloppet som ska faktureras med utgångspunkt från kontraktssumman minus avdrag för tidigare fakturerat. I jämförelse med ordinarie lyftplansfakturering finns några begränsningar i denna rutin: Sedvanlig slutfaktura kan ej skapas automatiskt i denna rutin, om sådan önskas måste den skapas i Lyftplan. Om hela anbudssumman faktureras i denna rutin måste eventuellt innehållen garanti faktureras genom att skapa en separat garantifaktura i Lyftplan. Det går inte att lägga upp lyft i förväg eller hämta upp och fakturera ej fakturerade lyft som är skapade i Lyftplan. Det går inte att kreditera en faktura, det görs i Lyftplan. Rutinen visar en rad för varje kontrakt som lagts upp. Fakturering sker mot respektive kontrakt. I undre bilden visas fakturor mot aktuellt kontrakt Fakturera När fakturering skall göras anges antingen belopp i Fakturera eller färdigställandegrad i Färdiggrad % 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 31 -

I ovan exempel har Färdiggrad % angetts till 30,00. Fakturera räknas då fram med hänsyn till tidigare fakturerat (150000*0,3-30000). Det går utmärkt att ange flera kontrakt för fakturering vid samma tillfälle, notera dock att de då kommer att samlingsfaktureras. Med fördel anger man därför på respektive kontrakt Visa hela kontraktssumman på kopplade aconton. Efter detta används knappen Fakturera för att skapa en faktura. Här kan även faktura- och förfallodatum justeras vid behov. Övriga funktioner Ändra Här kan en textrad (beskrivning) för fakturan och en fritext anges. Båda skrivs ut på fakturan. Kontrakt Här kan uppgifter om aktuellt kontrakt ändras. Om projektet har avräkningsmodell Färdigställande, enligt kontraktets vinstmarginal kan även den vinstmarginal som ligger till grund för balansering av intäkten justeras här. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 32 -

Anbud Genväg till bilden för att underhålla projektets kontrakt och inställningar för lyftplansfakturering. Konteringar Genväg till bilden för att granska balanserade konteringar på projektet. Endast relevant om någon avräkningsmodell för balansering används. Lyftplan Genväg till lyftplan. Uppdatera Läser om informationen i bilden. Se faktura Genväg till fakturaregistret för den faktura markören står på (nedre bilden). Spara Om Fakturera eller Färdiggrad % anges men fakturering inte ska ske för stunden, kan angivna värden med denna knapp sparas till nästa gång bilden startas. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 33 -

Lyftplan I Entré lyftplan skapas underlag för projektfakturering. Varje lyft innehåller uppgifter om tid och belopp för en projektfaktura. Lyftplanen visar projektets alla fakturor, planerade och fakturerade. Om lyftplansfakturering ska användas i företaget bör grundinställningar för detta först gås igenom. Detta är inställningar som underlättar då man inte behöver ange inställningar för varje projekt som ska faktureras. I grundinställningarna anges de normala reglerna som ska gälla. Avvikande inställningar anges på det aktuella projektet. Se i manualen under Grundinställningar Projekt Garanti och index, Projektfakturering och Kontoinställningar Anbudsfakturering. Anbud Under Ändra-Anbud på projektet läggs kontrakt och kontraktssummor upp, det finns ingen begränsning på antalet kontrakt på ett projekt. Olika typer av kontrakt kan hanteras för tillkommande och underleverantör. Här återfinns också övriga inställningar för projektets fakturering jämte möjlighet att ange texter till fakturor. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 34 -

Kontraktssumma Överenskommen summa för detta kontrakt. Summan av alla kontrakt av typen Kontraktssumma (och av typen Underleverantör med i kontraktssumma ) kallas Huvudanbud. Beskrivning Denna text visas på fakturor till kontraktet. Datum Datum när kontraktet upprättades. Typ av kontrakt Kontraktssumma Projektets huvudanbud kan bestå av flera kontrakt. Om projektet består av olika moment kan dessa med fördel hanteras med separata kontrakt av denna typ. Tillkommande med i huvudanbudet Förändringar i projektets arbete som leder till tillkommande debitering utanför huvudanbudets ramar bör registreras som Tillkommande. Denna typ av tillkommande kan faktureras separat men redovisas som del av huvudanbudets totalsumma och specificeras på slutfakturan. Underleverantör med i kontraktssumma Underleverantörer som ska faktureras med i huvudanbudet hanteras med egna kontrakt. Dessa kontrakt adderas till huvudanbudets summa och redovisas normalt inte mot beställaren. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 35 -

Underleverantör med eget anbud En underleverantör som redovisas mot beställaren bör ha ett eget kontrakt som faktureras utanför huvudanbudet. Tillkommande utanför huvudanbudet Tillkommande som ska behandlas helt separat ska kopplas till denna typ. Summan redovisas inte som del i huvudanbudet. Kopplade lyft redovisas inte på slutfakturan. Kalkylerad vinstmarginal Denna vinstmarginal används när resultatavräkning med modell Färdigställandemetoden, enligt kontraktets vinstmarginal används. Vid bokföring av fakturerade intäkter balanseras intäkten enligt denna marginal. Den har ingen betydelse för hur beloppen i fakturorna beräknas och visas. Resultatavräknat Visningsfält, visar hur mycket som är resultatavräknat på projekt där resultatavräkning används. Det har ingen betydelse för hur beloppen i fakturorna beräknas och visas Visa hela kontraktssumman på kopplade aconton Markeras med fördel när flera kontrakt förekommer och dessa samlingsfaktureras. I annat fall slås kontraktssummorna ihop på acontofakturorna om flera kontrakt faktureras samtidigt. Räknas inte med i underlag för garanti Undantar detta kontrakt från att innehålla garanti om detta ska innehållas på projektet generellt. Kontrakt av typen Underlev. med eget anbud och Tillkommande utanför huvudanbudet innehåller/ hanterar aldrig garanti. Eventuellt avvikande moms från projektets inställning. Anges normalt ej. Observera att fakturering med omvänd skattskyldighet inte är fakturering utan moms och denna inställning ska ej ändras pga. omvänd skattskyldighet. Basdatum för index Om indexfakturering ska ske på kontraktet måste basdatum anges för att indexberäkning ska kunna ske. Kan även anges på projektet generellt och behöver då ej anges här om det inte avviker från detta datum. Leverantör Relevant för kontrakt av typen Underlev med i kontraktssumma respektive Underlev med eget anbud. När registrering av leverantörsfaktura görs mot leverantören ges då en dialog som visar vilka kontrakt leverantören är kopplad mot. Objekt Objekt som fakturor på detta kontrakt ska faktureras mot. Anges detta ej används objekt som är angivet på projektet. Resultatenhet Resultatenhet som fakturor på detta kontrakt ska faktureras mot. Anges detta ej används resultatenhet som är angivet på projektet. Kundens ordernummer Skrivs på fakturor som är kopplade mot detta kontrakt 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 36 -

Märke till fakturor Skrivs som märke till fakturor kopplade mot detta kontrakt. Information på lyft som kopplas direkt mot detta kontrakt Denna text skrivs på fakturor direkt kopplade mot detta kontrakt. Kopplingen sker genom att ange kontraktet på ett lyft, fältet Kopplat kontrakt, tomt ger huvudanbud. Fakturatext Skrivs på alla fakturor i projektets lyftplan. Texter till fakturor kan förutom här även anges: på respektive kontrakt på inställningar för Aconto-, Index-, Garanti- och Slutfaktura på varje enskild faktura (lyft) Inställningar Här anges regler för projektets lyftplansfakturering. Acontofakturering 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 37 -

Specificera alla aconton på varje faktura Om tidigare aconton i lyftplanen ska specificeras på nya aconton. Hämtas på nya projekt från grundinställning 965 och kan ändras här på enskilt projekt. Fakturera moms på aconto, index och garanti Hämtas på nya projekt från grundinställning 963 och kan ändras här på enskilt projekt. Observera att denna skall vara markerad om omvänd skattskyldighet gäller. Kontanthantering av moms Hämtas på nya projekt från grundinställning 1673 och kan ändras här på enskilt projekt. Resultavräkning Hämtas på nya projekt från grundinställning 2157 och kan ändras här på enskilt projekt. Denna inställning finns även under Slutfaktura men det är denna som avgör projektets hantering av resultatavräkning i programmet. Acontokonto Anges inget konto här används konto i grundinställning 295. Balanserade ej avräknade intäkter och dito utan moms Relevant då resultavräkningsmodeller Allt balanseras eller Färdigställandemetoden används. Anges inga konton här används konton i grundinställningarna 2159 och 2979. Resultatenhet och Objekt Anges inget här används resultatenhet och objekt från projektet. Fakturainformation Skrivs på alla acontofakturor i projektets lyftplan. Slutfaktura 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 38 -

Fakturera moms på slutfakturan Hämtas på nya projekt från grundinställning 964 och kan ändras här på enskilt projekt. Observera att denna skall vara markerad om omvänd skattskyldighet gäller. Kontanthantering av moms Hämtas på nya projekt från grundinställning 1673 och kan ändras här på enskilt projekt. Redovisa varje kontrakt på slutfakturan Hämtas på nya projekt från grundinställning 1844 och kan ändras här på enskilt projekt. Markeras med fördel om flera kontrakt förekommer på projektet. I annat fall kommer kontraktssummorna att summeras till en rad på slutfakturan. Resultavräkning Hämtas på nya projekt från grundinställning 2184 och kan ändras här på enskilt projekt. Avgör om intäkten på slutfakturan skall balanseras eller ej när resultavräkningsmodeller Allt balanseras eller Färdigställandemetoden används. Slutfakturakonto Anges inget konto här används konto i grundinställning 295. Balanserade ej avräknade intäkter och dito utan moms Relevant då resultavräkningsmodeller Allt balanseras eller Färdigställandemetoden används. Anges inga konton här används konton i grundinställningarna 2159 och 2979. Resultatenhet och Objekt Anges inget här används resultatenhet och objekt från projektet. Fakturainformation Skrivs på slutfakturan i projektets lyftplan. Garanti 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 39 -

Total garanti att innehålla Total garanti i % av anbudssumman som skall innehållas på varje acontofaktura. Skall inte garanti innehållas på projektet anges 0 %. Hämtas på nya projekt från grundinställning 950 och kan ändras här på enskilt projekt. Belopp per acontofaktura att innehålla % av acontofakturans belopp som ska innehållas. Skall inte garanti innehållas på projektet anges 0 %. Hämtas på nya projekt från grundinställning 949 och kan ändras här på enskilt projekt. Garantitid i antal månader Valfritt att ange. Anges detta kommer kolumnen Garantislut i projektstyrningen att visa datum för garantislut räknat från projektets slutdatum och det antal månader som anges här. Garantin faktureras Om innehållen garanti skall faktureras på slutfakturan (automatiskt) eller om en manuell garantifaktura ska skapas i lyftplanen vid senare tillfälle. Hämtas på nya projekt från grundinställning 951 och kan ändras här på enskilt projekt. Garantikonto Om inget konto anges här används konto i grundinställning 2515. Resultatenhet och Objekt Anges inget här används resultatenhet och objekt från projektet. Fakturainformation Skrivs på en separat garantifaktura i projektets lyftplan. Index 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 40 -

Indextabell Vilken indextabell index ska beräknas efter. Indextabeller läggs upp och underhålls i rutin Entreprenadindex (se eget avsnitt i manualen). Hämtas på nya projekt från grundinställning 947 och kan ändras här på enskilt projekt. Indexfakturering sker Om indexfakturering ska se på varje faktura (automatiskt), på slutfakturan (automatiskt) eller på separat indexfaktura som skapas i lyftplanen manuellt vid senare tillfälle. Hämtas på nya projekt från grundinställning 1013 och kan ändras här på enskilt projekt Procentuell del av anbud som underlag till index Hämtas på nya projekt från grundinställning 948 och kan ändras här på enskilt projekt Basdatum och Sista Indexdatum Måste anges för att fakturering med index ska kunna ske. Används för att räkna fram indexbeloppet. Försäljningskonto Om inget konto anges här används konto i grundinställning 2515. Resultatenhet och Objekt Anges inget här används resultatenhet och objekt från projektet. Fakturainformation Skrivs på separata indexfakturor i projektets lyftplan. Lyftplansrutinen Huvudbilden ger en översikt över lyft (både fakturerade och ej fakturerade) enligt det urval som gjorts i bilden, oftast det aktuella projektet. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 41 -

Urval Aktuella Med detta alternativ markerat visas endast sådana lyft som har ett tidigaste datum för fakturering (fältet Datum ) som är dagens datum eller lägre. Se fakturerade Med detta alternativ markerat visas även fakturerade lyft, annars endast ej fakturerade lyft. Från datum Urval på fältet Datum (tidigaste datum för fakturering av lyftet) Projekt Urval på lyft för angivet projekt. Ordernummer Urval på lyft kopplade till angivet ordernummer. Kund Urval på lyft kopplade till angiven kund. Projektledare Urval på lyft på projekt med angiven projektledare. Summeringar Alla summeringar avser de lyft som visas i bilden enligt det urval som gjorts. Garanti Fakturerad garanti. Index Fakturerad index. UE med Lyft med kontraktstyp UE med i kontraktssumma. UE utan Lyft med kontraktstyp UE med eget anbud. Totalt Summan av alla lyft. Fakturerat Summan av alla fakturerade lyft. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 42 -

Tillkommande Lyft med kontraktstyp Tillkommande. Kvar att fakturera Totalt minus Fakturerat. Skapa nytt lyft Projekt, Kund Om urval är gjort på ett projekt föreslås detta projekt och projektets kund, kan ändras. Order Vanligen görs ingen koppling till ordernummer. Om detta görs kommer följande att ske: Vid fakturering av lyftet kommer en avdragsrad med fakturabeloppet att skapas på ordern. Kolumnen Upparbetat kommer att visa orderns summa istället för projektets upparbetade summa. Koppling till order innebär inte att artikelrader från ordern kommer att hämtas in till lyftplanen. Typ av faktura (lyft) Aconto Normal faktura (lyft) i projektets lyftplan. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 43 -

Beskrivning Textrad till lyftet, skrivs på fakturan. Kontaktperson Er referens på fakturan, om fältet inte anges så används projektets kontaktperson som Er referens. Tidigaste datum Det tidigaste datum som lyftet kan faktureras. Före detta datum är lyftet inte tillgängligt för fakturering i lyftplanen. Automatiskt upparbetat Anges endast om man vill skapa ett lyft som kan faktureras när projektets upparbetade summa uppnår lyftbeloppet. Innan dess kan lyftet inte faktureras (visas då med lyftbeloppet 0 i lyftplanen). När den upparbetade summan når upp till lyftbeloppet blir lyftet möjligt att fakturera. Den upparbetade summan kan vara antingen projektets (grundinställning 1042) eller orderns om lyftet är kopplat till ett ordernummer. Lägg till kolumnen Upparbetat i lyftplanen för att se den aktuella summan. Samlingsfakturera automatiskt 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 44 -

Lyft i lyftplanen som faktureras vid samma tillfälle slås alltid ihop till en faktura (samlingsfaktureras) om det är samma projekt, kund, ordernummer och datum. Markeras detta alternativ samlingsfaktureras även lyft med olika datum (om de faktureras vid samma tillfälle). Inkludera index Markeras detta alternativ kommer lyftet även att innehålla indexuppräkning. Detta förutsätter att inställningarna på projektet tillåter index och att indextabell finns upplagd. Index kan även faktureras separat, se längre fram i manualen angående index. Kopplat kontrakt, tomt ger huvudanbud Om flera kontrakt finns på projektet ska här anges det kontrakt som aktuellt lyft avser. Lämnas detta ej ifyllt sker fakturering mot huvudanbudet. Huvudanbudet är summan av alla kontrakt. Fast belopp att fakturera Här anges det belopp som ska faktureras på detta lyft (exklusive moms, inklusive garanti). Detta är det vanligaste sättet att ange lyftbeloppet. Belopp som andel av anbud/upparbetat Som alternativ till att ange fast belopp att fakturera kan anges procentuell del av anbudet att fakturera t.ex. 20 %. Även en kombination kan anges, t.ex. 20 % av anbudet plus 10000. Fakturabelopp visas med röda siffror och varning ges om man anger ett lyftbelopp som innebär att den totala faktureringen kommer att överstiga den totala kontraktssumman. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 45 -

Avvikande konteringsinställningar Dessa inställningar behöver endast anges om man på detta lyft önskar avvikande konteringar mm mot projektets ordinarie inställningar. Objekt, Resultatenhet Är dessa angivna på ett kontrakt och lyftet kopplas mot detta kontrakt föreslår objektet och resultatenheten från detta kontrakt. Endast underobjekt Om sökning av objekt ska ske endast mot underobjekt kopplade till projektet eller mot alla objekt. Moms Ändras normalt aldrig på ett enskilt lyft. Observera att fakturering med omvänd skattskyldighet inte är fakturering utan moms, denna inställning ska alltså ej ändras vid omvänd skattskyldighet. Kontanthantering moms Ändras normalt aldrig på ett enskilt lyft. Betalningsvillkor Om detta lyft ska ha avvikande betalningsvillkor mot projektets (eller projektets kund). Omvänd skattskyldighet Ändras normalt aldrig på ett enskilt lyft. Ej satt innebär att projektets inställning för omvänd skattskyldighet gäller, är även detta Ej satt gäller projektets kund inställning för omvänd skattskyldighet. Observera att programmet alltid visar Ej satt på nytt lyft. Index Skapar separat indexfaktura. Programmet räknar fram indexbeloppet, beloppet går inte att ändra. Se mer om index längre fram i manualen. Garanti Skapar separat garantifaktura. Programmet hämtar innehållen garanti, beloppet går inte att ändra. Slutfaktura Skapar slutfaktura. Programmet hämtar eventuellt kvarstående belopp att fakturera, beloppet går inte att ändra. Om inställningen på projektet är att innehållen garanti ska faktureras på slutfakturan sker detta. Endast en slutfaktura kan skapas på projektet, den avser alla kontrakt i projektets lyftplan. Konteringsmässigt så vänds tidigare fakturerade aconton och garanti på slutfakturan och anbudssumman konteras. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 46 -

Vidaredebitering Ett lyft av typen Vidaredebitering hanteras utanför lyftplanen på så vis att det: ingår inte i någon kontraktssumma och påverkar därmed inte kvar att fakturera innehåller ingen garanti visas inte på andra fakturor i lyftplanen och inte på slutfakturan Syftet är att vidaredebitera kostnader till annan part. Övriga funktioner i Skapa nytt Lyft Fakturatext Text som skrivs på fakturan till detta lyft Garanti/Index Avvikande inställningar för garanti och index för detta lyft mot lyftplanens hantering. ROT-avdrag Om ROT-avdrag ska hanteras på detta lyft anges det här. Förutom de sedvanliga uppgifterna om kunden ska anges den andel av lyftbeloppet som är underlag för ROT-avdrag, d.v.s. som utgör arbetskostnaden. Andel av summan som är arbete. Exempel: Om lyftbeloppet är på 100 000 kr och arbetskostnaden är 50 000 kr blir underlaget för ROT-avdrag 50 %. ROT-avdraget är sedan 50 % av detta, vilket resulterar i ett ROT-avdrag på detta lyft med 25 000 kr. Andel av totala ROT avdrag Om fler personer ska hanteras med ROT-avdrag så anges här andelen för respektive person och lyft. Finns flera personer med ROT-avdrag måste ett lyft för varje person skapas och sålunda lyftbeloppet delas upp. Genom att markera dessa lyft för Samlingsfakturera automatiskt skapas endast en faktura om lyften sedan faktureras samtidigt. Text på ROT ansökan Den textrad som skrivs på fakturan till aktuellt lyft. Texter inom {} innebär att denna kommer att ersättas med summa arbetskostnad {lcarbtotal}, summa rotavdrag {lcrotsumma} och aktuell valuta {lcvaluta} när lyftet faktureras. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 47 -

Inställningar Genväg till aktuellt projekts inställningar för lyftplansfakturering. Övriga funktioner i Lyftplansbilden Ändra För att göra ändringar på ett lyft. Endast ej fakturerade lyft kan ändras. Ta bort Tar bort aktuellt lyft. Endast ej fakturerade lyft kan tas bort. Bearbeta Möjlighet att ändra kund och/eller datum på flera lyft. Fakturera Fakturerar valda lyft, se separat avsnitt. Indexfaktura Skapar indexfaktura till aktuellt lyft, se separat avsnitt om index. Kreditera Krediterar aktuellt lyft, se separat avsnitt. Utskrift Utskrift av sammanställning av lyftplanen. Projekt Genväg till aktuellt projekt Se faktura Genväg till Sök i fakturaregistret för den faktura markören står på för att granska eller skriva ut denna. Anbud Genväg till rutinen för att underhålla projektets anbud (kontrakt). Fakturera lyft 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 48 -

Fakturera lyft och gör med hjälp av knappen Fakturera i Lyftplan. Det går att fakturera flera lyft samtidigt, även för olika projekt, genom att de markeras i kolumnen Vald. Lämpligen markeras alternativet Aktuella för att granska vilka lyft som är möjliga att fakturera. Om knappen Fakturera är släckt innebär det att det lyft markören står på inte går att fakturera. Detta kan bero på flera saker, vanligen: Datum (tidigaste datum för fakturering) är högre än dagens datum Lyftbeloppet är 0 kr. Lyftet är redan fakturerat. Om annat fakturadatum önskas än dagens datum anges det här. Därefter visas rutinen för utskrift lyftplansfakturor, som även kan nås via menyträdet. Fakturorna visas i denna bild fram till dess att de skrivits ut (Skriv alla eller Skriv valda). Vill man alltså inte skriva ut fakturorna direkt efter fakturering kan man återkomma till bilden senare. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 49 -

Kreditering av lyft Kreditering av lyft måste göras i Lyftplan, d.v.s. kan ej göras från Sök i fakturaregistret. Det finns 2 olika sätt att kreditera, beroende på hur man vill att kreditfakturan ska visas på kommande fakturor i Lyftplanen. Det blir givetvis samma effekt på lyftplanens belopp med båda metoderna. Kreditering via Kreditera Med knappen Kreditera i Lyftplan skapas automatiskt en helkreditering av fakturan. Krediten och den krediterade fakturan kommer inte att visas på kommande fakturor i lyftplanen eller på slutfakturan. Används med fördel om man av misstag fakturerat ett lyft som inte skulle ha fakturerats och denna faktura ej skickats till kund. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 50 -

Kreditering/delkreditering med nytt lyft Genom att skapa ett nytt lyft (aconto) på projektet och ange fakturabeloppet negativt (med minustecken) skapas en kreditfaktura som kommer att visas på kommande fakturor och på slutfakturan. På detta sätt kan även en delkreditering i lyftplanen åstadkommas. Indexfakturering Index faktureras för att kompensera kostnadsförändringar under tiden från anbudets beräkning till dess att arbetet utförs och kostnaderna uppstår. Index beräknas för perioden från basdatum till och med slutdatum. Basdatum kan vara samma som projektets startdatum men oftast finns basdatum angivet i anbudets underlag och anges unikt för projektet eller för det individuella kontrakt som faktureras. Index kan beräknas enligt 2 olika metoder, vilket anges i grundinställning 1863. I slutet av detta dokument visas exempel på de 2 metoderna. För att indexfakturering ska kunna ska i Entré måste följande vara uppfyllt: Grundinställningarna 948, 1013 och 1863 ska anges (se avsnitt om grundinställningar) Entreprenadindextabell vara upplagd och underhållas (se Skapa/Ändra Entreprenadindex). Projekten måste anges med ett basdatum (startdatum) för indexberäkningen. Skapa indexfakturor I grundinställning 1013 anges hur indexfakturor ska skapas, 3 varianter finns: På varje faktura (automatiskt) På slutfakturan (automatiskt) Separat ("manuellt" genom att separat indexfaktura skapas och faktureras i lyftplanen) Denna inställning ärvs på nya projekt som skapas men kan ändras på det enskilda projektet vid behov. På varje faktura 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 51 -

Programmet räknar ut index för varje lyft och adderar det till fakturabeloppet jämte en textrad på fakturan som specificerar hur index har beräknats. På slutfakturan Som ovan med skillnaden att indexberäkningen görs först på slutfakturan. Index kommer att beräknas på alla aconton (med undantag för sådana aconton som eventuellt redan indexreglerats) och på slutfakturans belopp. Separat Om index faktureras separat måste man själv skapa indexfakturorna, programmet räknar givetvis ut beloppen. Här finns 2 varianter: Indexuppräkna varje lyft för sig Detta sker genom att välja Indexfaktura för det fakturerade lyft markören står på. Programmet skapar en separat faktura som innehåller index. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 52 -

Lyftet innehåller då 2 fakturor, acontofakturan och indexfakturan. När man väljer att granska lyftets faktura (Se faktura) får man därför frågan om man vill se acontofakturan eller indexfakturan. Indexuppräkna hela lyftplanen Sker genom att skapa ett nytt lyft av typen Index. Programmet räknar ut index för alla fakturor i lyftplanen och skapar en separat faktura. Indexberäkning exempel Index faktureras för att kompensera kostnadsförändringar under tiden från anbudets beräkning till dess att arbetet utförs och kostnaderna uppstår. Index beräknas för perioden från basdatum till och med slutdatum. Basdatum kan vara samma som projektets startdatum men oftast finns basdatum angivet i anbudets underlag och anges unikt för projektet eller för det individuella kontrakt som faktureras. Index beräknas från hela beloppet utan avdrag för garanti. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 53 -

Index beräknas enligt formel: I K V * 0,9 * K = Indexbelopp V= Kontraktssumman eller under månaden utfört arbete som ska regleras I = basmånadens indextal b I = indextal för utförandemånad u Två Alternativa beräkningar u I Det finns två alternativa beräkningssätt för index i Entré: I b 1/ Index beräknas för varje faktura i den period som den faktureras. Tanken med denna beräkning är att fakturering sker löpande då arbetet utförs. Därmed uppstår alla kostnader i samma period som de faktureras och index kan beräknas på hela beloppet. Detta är det vanligaste sättet att beräkna index. Exempel En anbudssumma på 100,000 SEK har basdatum 2002-01-01 och slutfaktureras 2002-06-30. Ett aconto på 20,000 SEK lyfts den 2002-04-30. Entreprenadindex för period 200201 är 100 och det ökar med 10 varje månad (lätt att räkna med). Det ger följande beräkning. b Index faktureras för de två fakturor som faktureras, 20,000 SEK i april och resterande 80 % i juni. Med 90 % som underlag för indexberäkning ger det följande tabell: Period Belopp Beräkning Indexsumma Indexberäkning 200204 20,000 20,000*0.9 0,3*18,000=5,400 (130-100/100) 200206 80,000 80,000*0.9 0,5*72,000=36,000 (150-100/100) Det ger ett totalt index på 41 400 SEK. 2/ Totala anbudet eller det specifikt valda lyftet jämt fördelad över hela perioden. Om indexberäkningen avser hela anbudssumman kommer varje lyft som utförts under index perioden att dras av från och med perioden efter att den fakturerats. Exempel En anbudssumma på 100,000 SEK har basdatum 2002-01-01 och slutfaktureras 2002-06-30. Ett aconto på 20,000 SEK lyfts den 2002-04-30. Entreprenadindex för period 200201 är 100 och det ökar med 10 varje månad (lätt att räkna med). Det ger följande beräkning. Med 90 % som underlag för indexberäkning ger det följande tabell: Period Belopp Beräkning Indexsumma Indexberäkning 200201 0 0 (100-100/100) 200202 0 (90,000/5) 0 (110-100/100) 200203 20,000 (90,000/5) 0,2*18,000=3600 (120-100/100) 200204 20,000 (90,000/5) 0,3*18,000=5400 (130-100/100) 200205 20,000 (90,000/5) 0,4*18,000=7200 (140-100/100) 200206 20,000 (90,000/5) 0,5*18,000=9000 (150-100/100) Det ger ett totalt index på 25 200 SEK. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 54 -

Spärr/begränsning av användarens rätt att kreditera lyft För kreditering av fakturerade lyft gäller Entrés funktionalitet för Attestnivåer. Här kan anges om användaren får kreditera kundfakturor och till vilket maximalt belopp. Användaren kopplas sedan till denna attestnivå i användarregistret. I det fall användaren får kreditera faktura men endast till visst fakturabelopp och detta fakturabelopp överskrids ges istället möjlighet att skapa underlaget för kreditering. Detta underlag får då status Ska krediteras. Krediteringen får sedan utföras av användare som har tillräckliga rättigheter för detta. Detta sker om man svarar Ja på frågan nedan. Svarar man Nej sker ingenting. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 55 -

Skriv ut acontofakturor I denna rutin sker utskrift av fakturor skapade i Entré Lyftplan. Det är samma bild man kommer till när fakturering sker i Lyftplan. Bilden visar alla ej utskrivna fakturor från Lyftplan. För att fakturorna ska markeras som utskrivna (och därmed ej visas här längre) måste de skrivas ut till skrivare. Att granska fakturorna på bildskärm och skriva ut från bildskärmen ger inte den effekten. Uppdatera Uppdaterar bilden med eventuellt nya fakturor som tillkommit sedan rutinen startades. Journal Genväg till rutinen för fakturajournal. Skriv valda Skriver ut den faktura markören står på. Skriv ut alla Skriver ut alla fakturor i bilden. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 56 -

Underobjekt Underobjekt är en funktionalitet i Projektstyrning för att följa upp projektet resultatmässigt fördelat per underobjekt. Underobjekt kan vara etapper, moment, ÄTA etc. i projektet. Ett projekt kan ha obegränsat antal underobjekt. Ett vanligt arbetssätt i Entré är att varje order som skapas på projektet blir ett underobjekt. Intäkter och kostnader som registreras mot ordern hamnar automatiskt på underobjektet som därmed kan följas upp resultatmässigt. Objekt (underobjekt) är ett så kallat konteringsbegrepp i Entré, vilket innebär att det är en del av huvudboken. Övriga konteringsbegrepp är konto, resultatenhet, projekt. Det innebär att resultatoch huvudboksrapporter kan tas ut på objekt och att det går att kontera på i alla Entrés rutiner. Objekt behöver inte användas till uppföljning av underobjekt i Projektstyrning, det kan användas helt fritt till annan uppföljning. Det går dock inte att kombinera olika användningar för objekt, ni måste alltså bestämma ett användningsområde för objekt. Att skapa objekt Objekt kan skapas på 2 sätt, antingen manuellt av användaren eller automatiskt av systemet. Objekt består av ett nummer (siffror och eller bokstäver, ett till tio tecken) och en benämning. Automatiskt som underobjekt Det vanligaste scenariot när underobjekt används är att låta Entré skapas underobjekten automatiskt när ny order till projektet skapas. Detta ger också den bästa kopplingen mellan order, projekt och underobjekt. För att detta ska ske måste ett antal grundinställningar anges, dessa återfinns under Projekt- Inställningar-Underobjekt i grundinställningar. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 57 -

De viktigaste är dessa: Underobjekt skapas automatiskt till nya order 2357 Om denna inställning är aktiverad (På) skapas automatiskt ett nytt underobjekt till projektet när ny order skapas på projektet. Även om denna inställning inte är aktiverad går det att på enstaka projekt skapa underobjekt automatiskt genom att på projektet markera Koppla objekt till order (Ändra-Prissättning). Se även grundinställningarna 2358 och 3072. Underobjekt skapas med orderns nummer 3072 Om denna grundinställning är aktiverad (På) så skapas nya underobjekt med orderns nummer. Detta förutsätter att grundinställning 2357 också är aktiverad (På). Vår grundrekommendation är att båda dessa ska aktiveras. Detta innebär följande i ett exempel där en ny order 10003 skapas på projekt 2006: Entré skapar automatiskt ett underobjekt med samma nummer som orderns och kopplar ihop det med projektet i Projektstyrningen. Vid registrering i Entré mot detta ordernummer, t.ex. i leverantörsfaktura, kompletterar Entré med orderns objekt (och projekt och resultatenhet). Kostnaden kan därmed följas upp på detta underobjekt men ingår givetvis också i projektets total. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 58 -

Manuellt Objekt kan skapas i hela systemet vid registrering eller i rutinen Skapa/Ändra Objekt som återfinns under System-Allmänna sidoregister-sidoregister. I detta fall sker ingen automatisk koppling mellan projekt och underobjekt. Observera att det i detta scenario är fullt möjligt att registrera intäkter och kostnader på olika projekt men med samma objekt. Om objekt t ex representerar anställningsnummer så kommer de anställda (objekten) att jobba mot ett antal projekt. Hämta underobjekt För att sedan kunna följa upp objekt som läggs upp manuellt finns en funktion i Projektstyrning för att hämta de objekt som är använda mot ett projekt och koppla dessa som underobjekt. Klicka på Skapa och därefter Hämta. Skall fördelning även ske per resultatenhet så markeras detta. Det innebär att samma underobjekt kan visas på flera rader, en rad per resultatenhet. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 59 -

Resultatuppföljning av underobjekt Resultatuppföljning sker i Projektstyrningsrutinen. Den undre delen av denna bild visar underobjekt mot aktuellt projekt och intäkter och kostnader (enligt samma uppdelning som för huvudprojektet). Alla intäkter och kostnader på underobjekten ingår i projektets total (huvudprojektet). Observera dock att om det finns intäkter och kostnader som inte är registrerade mot underobjekt utan endast mot huvudprojektet så kommer huvudprojektets total bli större än summan av underobjekten. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 60 -

Genom att dubbelklicka på objektet (eller knappen Resultat ) visas resultatsammanställning och underlag för aktuellt objekt. Genom att klicka på Underlag (nedre bilden) visas genvägar för att granska detaljerade underlag för material, tid, order, fakturor och leverantörsfakturor för aktuellt objekt. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 61 -

I rutinen för Utskrift projektlistor finns en speciell rapport som visar resultat per underobjekt och för projektet totalt. Kalkyl och prognos på underobjekt Det är möjligt att skapa kalkyl och prognoser på de enskilda underobjekten. Detta tillgår på samma sätt som för att skapa kalkyl och prognoser på huvudprojektet, det vill säga i bilden Projektsammanställning för det aktuella objektet. Dock, om företaget använder successiv vinstavräkning så måste för närvarande prognosen anges på huvudprojektet för att vinstavräkningen ska fungera. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 62 -

Resultatavräkning/Balansering i Projektstyrning I Entré projektstyrning finns funktionalitet för successiv resultatavräkning (SVA) eller balansering av projekt. Med successiv resultatavräkning menas löpande justering av projektets förväntade intäkt (vinst) med utgångspunkt i den prognos som har angivits på projektet. Syftet är att matcha intäkter och kostnader på projektet i takt med att kostnader nedläggs. Med balansering menas flytt av projektets intäkter och kostnader till balansräkningen till dess att projektet är avslutat. Syftet är att således att tillgångsföra/skuldföra hela projektet under tiden projektet pågår och därmed inte påverka resultaträkningen alls. Vår rekommendation är att ta hjälp av konsult från Hantverksdata om företaget vill använda resultatavräkning/balansering i Entré. Det är ett ganska stort antal inställningar som ska göras och det är mycket viktigt att alla görs korrekt för att det hela ska fungera som tänkt. Avräkningsmodeller i Entré Nedan avräkningsmodeller finns i Entré. De 2 sistnämnda modellerna, Manuell successiv vinstavräkning och Manuell successiv vinstavräkning via automatkontering, är de senast tillkomna i Entré och de som i huvudsak kommer att beskrivas här. Vi rekommenderar att någon av dessa modeller används, då de är enklare att använda och stämma av. Övriga modeller beskrivs som bilagor sist i denna manual. Löpande Innebär att intäkter och kostnader bokförs löpande på sina ordinarie konton utan några justeringar, det vill säga ingen resultatavräkning/balansering. Färdigställandemetoden, enligt kontraktets vinstmarginal Innebär att intäkter fakturerade från Lyftplan resultatavräknas enligt den vinstmarginal som är angivet på respektive kontrakt (kalkylerad vinstmarginal). Kostnader balanseras med hjälp av automatkonteringar, resultatavräkning sker löpande i journaler. Allt balanseras alt. Successiv vinstavräkning Fullständig balansering (flytt av intäkter och kostnader till balansräkning) eller successiv vinstavräkning med utgångspunkt från projektets vinstmarginal (prognos). Kostnader balanseras med hjälp av automatkonteringar, resultatavräkning sker löpande i journaler. Manuell successiv vinstavräkning Successiv vinstavräkning med utgångspunkt från projektets vinstmarginal (prognos). Vinstavräkningen görs i rutin "Projektavräkning". Inga automatkonteringar används i denna modell. Ingen löpande resultatavräkning i journaler. Manuell vinstavräkning via automatkontering Successiv vinstavräkning med utgångspunkt från projektets vinstmarginal (prognos) i kombination med automatkonteringar. Vinstavräkningen görs i rutin "Projektavräkning". Ingen löpande resultatavräkning i journaler. Liknar modellen "Manuell successiv vinstavräkning" men möjliggör mer komplexa konteringar. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 63 -

Manuell successiv vinstavräkning Med manuell menas att avräkningen (justeringen) av intäkten startas i en egen rutin på användarens initiativ. Uträkningen och konteringen av justeringen är givetvis helt automatisk. Grundinställningar Följande grundinställningar ska anges: Justeringskonto vinstavräkning 3070 Vid en höjning av intäkten för den successiva vinstavräkningen är detta konto kredit-sidan, det är alltså ett resultatkonto som skall anges här. Justeringskonto vinstavräkning motkonto 3071 Vid en höjning av intäkten för den successiva vinstavräkningen är detta konto debet-sidan, det är alltså ett balanskonto som skall anges här. Resultavräknat saldo bokförs utan projektresultat 3083 Denna inställning skall normalt vara aktiverad (På). Bokförda justeringar för resultatavräkning tas normalt inte med i projektstyrningens bilder och listor, de visar med andra ord intäkter och kostnader för projekten utan justeringar för resultatavräkning. Resultatavräkning är av intresse på företags- och avdelningsnivå. Därför utesluts konton för resultatavräkning i de kontointervall som ingår i projektstyrningen (Projekt-Projektlistor) och då måste denna inställning vara aktiverad för att programmet ska kunna exkludera tidigare avräkningar vid ny avräkning. I det fall företaget önskar ha med resultatavräkning i projektresultaten (motsatt förhållande mot ovan) skall denna inställning vara "Av". Kolumner som summeras för omsättning 2870 I denna inställning anges vilka projektkolumnner som innehåller intäkter. Behöver inte anges om intäkter endast finns i Kolumn 1. Om t ex intäkter finns i Kolumn1 och Kolumn2 anges 1+2. Projekt Projektlistor Kolumn1 till Kolumn8 De konton som är angivna som justeringskonton (se 3070 och 3071 ovan) skall inte räknas med i projektets resultat och får därför inte vara med i de kontointervall som räknar fram projektets resultat. Detta gäller i normalfallet när inställning 3083 (se ovan) är aktiverad. Status för automatisk återföring av balanserade konteringar - 2972 Här anges den status (normalt Avslutat ) där resultatavräkningar automatiskt återförs när projektet är klart. Om inget anges i denna inställning måste detta göras projekt för projekt i rutinen Konteringar i Projektstyrningen. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 64 -

Inställning på projekten Projekt som avräknas enligt denna modell skall vara angivna med Manuell successiv vinstavräkning under projektets inställningar för Anbudsfakturering. Detta kan åstadkommas automatiskt när projekten skapas på 2 sätt: Ange detta som standardvärde i grundinställning 2157. Det kommer då gälla för alla projekt. Koppla in fältet i registreringsmall för nya projekt och ange Manuell successiv vinstavräkning som Grundvärde. På detta sätt kan man välja på det enskilda projektet hur resultatavräkning ska hanteras. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 65 -

Prognos på projekten Prognos anges på projekten i Projektsammanställning, vilket beskrivs i separat avsnitt i manualen. Prognosen resulterar i den vinstmarginal som kommer att användas vid justeringen av resultatet. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 66 -

Projektavräkning Projektavräkning är den rutin där den successiva avräkningen genomförs. Det bör göras minst en gång i månaden men det är givetvis inga hinder att göra den oftare än så. Rutinen visar projekt med alla avräkningsmodeller förutom Löpande. Urval Period Till och med period som resultat och prognossiffror ska baseras på och därmed avräkningen. Detta innebär att det är möjligt genom att ange en period bakåt i tiden göra en retroaktiv avräkning av den perioden. Projektledare, Projekttyp, Projekt, Objekt, Resultatenhet Urval på vilka projekt som ska visas i listan. Summeringar Avräknat, Beräknad avräkning Summering av kolumnerna Avräknat och Beräknad avräkning för de projekt som visas i listan. Kostnader (R) Summering av nedlagda kostnader för de projekt som visas i listan. Kräver att grundinställning 3292 är angiven. Kostnader (P) Summering av prognostiserade kostnader för de projekt som visas i listan. Kräver att grundinställning 3293 är angiven. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 67 -

Övriga funktioner Uppdatera Läser om informationen i bilden (F5) Ändra prognos Genväg till en förenklad bild för underhåll av prognos för det projekt markören står på. Prognos kan även underhållas via knappen Resultat. Resultat Genväg till bilden Projektsammanställning för det projekt markören står på. Här kan resultat och prognos granskas och prognosen underhållas. Ändra Genväg till projektets grunduppgifter för det projekt markören står på. Konteringar Genväg till översikt av genomförda avräkningskonteringar för det projekt markören står på. Genomför Genomför ny avräkning, se mer nedan. Genomföra avräkning Ny avräkning inleds med att markera de projekt som ska avräknas. Ska alla projekt i listan avräknas används med fördel Markera- Markera alla. Det går utmärkt att markera alla projekt även om vissa projekt inte har något att avräkna, programmet kommer att ignorera dessa projekt i avräkningen. Därefter används knappen Genomför och nedan ruta visas. I normalfallet behöver inget anges/ändras utan bilden godkänns med OK. Serie för projektavräkning hämtas från grundinställning 2178, är den inte angiven används serien för manuella verifikat. Ett verifikat har nu skapats i bokföringen för de projekt som avräknats: 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 68 -

Vid nästa avräkning tas hänsyn till tidigare avräkningar ( Avräknat ) och nya intäkter och kostnader på projektet och en ny summa att resultatavräkna räknas fram. Återföring av avräknat när projektet är klart När ett projekt är klart ska de avräkningskonteringar som skapats återföras så att det verkliga resultatet återstår i resultaträkningen. Detta gör Entré med automatik när projektets status sätts till en viss status (normalt Avslutat ). Detta kräver att denna status anges i grundinställning 2972. Systemet skapar då ett verifikat som återför (vänder) genomförda avräkningskonteringar. Detta fungerar oavsett hur status ändras, d.v.s. på enstaka projekt eller på många projekt med hjälp av funktionen Bearbeta Ändra vald uppgift för alla markerade. I samband med detta så ändras också avräkningsmodellen för återförda projekt till Löpande, det vill säga ingen resultatavräkning/balansering. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 69 -

Manuell successiv vinstavräkning via automatkontering Samma grundinställningar och samma beräkningar gäller för denna modell som för Manuell successiv vinstavräkning. Tillägget till denna modell är att förutom resultatavräkningen kan kopplas automatkonteringar i syfte att skapa ytterligare omföringar av projektets intäkter och kostnader. Denna modell är också den som kan användas om en ren balansering ska åstadkommas. Ett obegränsat antal automatkonteringar kan läggas upp och utföras i denna modell. Ett tänkbart scenario är att man önskar olika omföringar per intäkts-/kostnadsklass såsom intäkter, material, övriga kostnader och löner. Observera att dessa automatkonteringar inte ersätter konteringarna för SVA enligt grundinställningar 3070 och 3071. Både automatkonteringar och SVA-konteringar utförs. Projekt som ska avräknas med denna modell ska ha nedan inställning under projektets Anbudsinställningar. Se ovan angående grundinställning 2157 och registreringsmallar för projekt. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 70 -

Automatkonteringar Ange först att automatkontering ska avse Manuell vinstavräkning i projekt. I nästa steg anges Från konto och Till konto som automatkontering ska gälla för, lämplig beskrivning och de fördelningskonton som ska belastas. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 71 -

Automatkontering kompletteras sedan med fördelningsrader för balanskonton, exempelvis: Villkor för automatkonteringen Följande villkor gäller för automatkontering och de konton som är kopplade till den: Ta med baskonto skall inte vara markerat. Det måste finnas en fördelningsrad som ingår i kontointervallet och som drar bort hela summan, d.v.s. där andelen är minus 100 %. I vårt exempel ingår konto 4001 i kontointervallet 4000-4997 med andelen minus 100 %. Övriga konton i fördelningsraderna ska inte ingå i kontointervallet (1471,2992, 4998) Inga av dessa konton ska ingå i någon av de kolumner som beräknar projektets resultat (Projekt-Projektlistor-Kolumn1 till Kolumn8). Ytterligare automatkonteringar Enligt samma principer som ovan kan nu ytterligare automatkonteringar läggas upp för resterande kostnadsslag och för intäkter. Man kan givetvis tänka sig andra uppdelningar än kostnadsslag alternativt en enda automatkontering. Det är den effekt som önskas i resultat- och balansräkning som bestämmer detta. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 72 -

Projektavräkning Projektavräkning tillgår på samma sätt som för modellen Manuell successiv vinstavräkning. Resulterande konteringar Kontoraderna 3998 och 1470 är den justerade vinsten, resterande rader är enligt automatkontering. I vårt exempel har vi endast lagt upp en automatkontering, för materialet och det är summan av materialet som nu förts om. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 73 -

Balansering med Manuell vinstavräkning via automatkontering Metoden Manuell vinstavräkning via automatkontering går även att använda om en ren balansering av projektet önskas, d.v.s. en flytt av intäkter och kostnader till balansräkning under tiden projektet pågår. Det är inte nödvändigt att skapa några prognoser på projekten för att detta ska fungera. I huvudsak är inställningarna desamma som för Manuell vinstavräkning via automatkontering med följande avvikelser: Grundinställningarna för justering vinstavräkning, 3070 och 3071, måste vara angivna med samma konto för att den justerade vinsten inte ska påverka balans- och resultaträkning. Vilket konto som anges är mindre viktigt eftersom det blir plus minus noll. Automatkonteringar som läggs upp ska flytta intäkter och kostnader till balansräkning, d.v.s. tömma resultatkontona. Det är viktigt att lägga upp automatkonteringar för både intäkter och alla kostnader, så att hela projektets konteringar flyttas. Automatkontering I jämförelse med föregående exempel på automatkontering så kan en automatkontering vid balansering se ut enligt nedanstående. Övriga villkor för automatkontering är desamma. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 74 -

Projektavräkning Projektavräkning tillgår på samma sätt som för övriga modeller: Resulterande konteringar Kontoraderna för 3998 tar ut varandra och påverkar inte resultaträkningen. Automatkontering har flyttat materialkostnaderna för projektet till balansräkningen. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 75 -

Beräkningsexempel vid Justering av vinst i Projektavräkning När Entré räknar ut vinstjustering används följande parametrar: Projektets omsättning Projektets aktuella saldo (exklusive beräknad omkostnad via omkostnadstal) Projektets vinstmarginal från prognos (exklusive beräknad omkostnad via omkostnadstal) Beräkningen sker enligt: ((Omsättning-Saldo)/(1-Vinstmarginal))-Omsättning Exempel Projekt X Prognos Intäkter 9000 Prognos Kostnader 8050 Prognos Resultat 950 Vinstmarginal 0,1056 (950/9000) Omsättning (fakturerat) 2700 Aktuellt saldo 607 Detta ger följande beräkning: ((2700-607) / (1-0,1056)) 2700 Som ger resultatet 360 och följande konteringar (kontonumren är exempel): Konto Belopp SVA 1470-360 SVA 3998 360 Vinst i resultaträkning 247 (607-360) Skuld i balansräkning 360 I detta exempel visar alltså projektet ett för högt resultat i resultaträkningen (607). Detta justeras ned med 360 och kvar som resultat blir därmed 607-360=247. Detta kan även beskrivas med färdigställandegrad: Hittills nedlagda kostnader/totalt beräknade kostnader 2093/8050=0,26 Att resultatavräkna: 950*0,26=247 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 76 -

Ytterligare inställningar för Resultatavräkning Det finns några ytterligare inställningar för resultatavräkning som är bra att känna till. Begränsa uppbokning av SVA-intäkt till prognostiserad intäkt 3157 Med denna inställning kan uppbokning av successiv vinstavräkning i rutin "Projektavräkning" begränsas. Observera att detta också kan innebära en "kreditering" av avräkning om förutsättningarna ändras på projektet. Följande alternativ finns: Nej, ingen begränsning Inställningen är ej aktiv, uppbokning sker utan begränsning Ja, boka max prognosens intäkt Intäkt begränsas till prognostiserad intäkt på projektet. Det vill säga, summan av verklig intäkt och uppbokning av SVA-intäkt på projektet kan inte bli större än prognostiserad intäkt. Ja, boka inget om ingen prognos finns Samma begränsning som enligt "Ja, boka max prognosens intäkt" plus villkoret att ingen avräkning sker om prognos ej är angiven på projektet. Denna inställning gäller för avräkningsmodellerna "Manuell successiv vinstavräkning" och "Manuell vinstavräkning via automatkontering". Boka bort prognostiserad förlust direkt 3280 Med denna inställning aktiverad (På) bokas hela den prognostiserade förlusten bort direkt vid avräkning av SVA (inklusive eventuell tidigare avräknad vinst). Vid ytterligare avräkningar bokas prognostiseras förlust med hänsyn till projektets aktuella saldo och tidigare avräkningar. Denna inställning gäller för avräkningsmodellerna "Manuell successiv vinstavräkning" och "Manuell vinstavräkning via automatkontering". Räkna inte med internränta i SVA 3387 Internränta används för att belasta projekt med kostnad för förfallna kundfakturor. Inställningar för detta görs i grundinställningarna 2120 och 2121. Vill man att denna kostnad ska exkluderas vid justering av successiv vinst ska denna inställning aktiveras. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 77 -

Bilaga Äldre avräkningsmodeller Avräkningsmodellerna Färdigställandemetoden, enligt kontraktets vinstmarginal och Allt balanseras alt successiv vinstavräkning är Entrés äldre modeller för avräkning i projektstyrningen. De beskrivs i korthet här. Hantverksdata rekommenderar någon av de nya avräkningsmodellerna då de är lättare att hantera och stämma av. De skapar dessutom väsentligen mycket mindre transaktioner i huvudboken än de äldre modellerna. Kunder som önskar byta från äldre modell till någon av de nya bör ta kontakt med Hantverksdata support/konsult för hjälp med detta. Färdigställande, enligt kontraktets vinstmarginal Denna metod balanserar intäkter fakturerade i lyftplan enligt den vinstmarginal som anges på kontrakten i projektets lyftplan. Den del av intäkten som inte balanseras resultatavräknas (bokförs på resultatkonto). Kostnader balanseras via automatkonteringar. För intäkter fakturerade från order finns en inställning på projektet för Vinstmarginal ÄTA-order alternativt grundinställning 2952. Grundinställningar Ej resultatavräknade intäkter 2159 Här anges det konto som fakturerade intäkter ska balanseras mot. Inställningar på projekten Projekt som ska avräknas med denna modell ska ha nedan inställning under projektets Anbudsinställningar. Se ovan angående grundinställning 2157 och registreringsmallar för projekt. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 78 -

På projektets kontrakt skall ange kalkylerad vinstmarginal för kontraktet. Detta innebär att fakturering i lyftplan kommer att balansera den del av vinstmarginalen som återstår när vinsten har dragits av: Exempel: 50 000 faktureras med vinstmarginal 35 %. 50 000 * 0,35 = 17 500 resultatavräknas, resterande balanseras. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 79 -

Automatkonteringar För kostnader ska automatkontering (ar) läggas upp som balanserar kostnaderna. De går att lägga upp per kostnadsslag eller som i vårt exempel nedan en automatkontering för alla kostnader. Villkor för automatkonteringen: Endast på projekt som balanseras ska markeras Ta med baskonto ska ej markeras Resulterande kontering vid en kostnadskontering leverantörsfaktura på 10 000 på konto 4010. Hela beloppet flyttas till balansräkningen: 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 80 -

Projektavräkning och återföring av konteringar Ingen speciell projektavräkning görs med denna modell, alla balanseringar sker i ordinarie journaler i systemet. Återföring av konteringar vid projektets färdigställande sker som för övriga modeller, det vill säga automatiskt om grundinställning 2972 är angiven. Allt balanseras alt successiv vinstavräkning Denna modell har 2 varianter, balansering och successiv vinstavräkning med hjälp av vinstmarginal från prognos. Grundinställningar Ej resultatavräknade intäkter 2159 Här anges det konto som fakturerade intäkter ska balanseras mot. Gäller både för lyftplan och fakturering i order. Inställningar på projekten Projekt som ska avräknas med denna modell ska ha nedan inställning under projektets Anbudsinställningar. Se ovan angående grundinställning 2157 och registreringsmallar för projekt. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 81 -

Prognos på projekten Prognos underhålls på projekten i rutin Projektsammanställning vilket resulterar i en vinstmarginal som används om denna modell används som successiv vinstavräkning. Observera att prognosen måste underhållas i denna rutin för att vinstmarginalen ska uppdateras. Med andra ord kan rutinen för Avancerad prognos inte användas i denna modell. Automatkonteringar I denna modell skall inga automatkonteringar för intäkter finnas, detta sker automatiskt i fakturajournal (både för fakturering från lyftplan och i order.) Automatkontering vid balansering Denna läggs upp på samma sätt som automatkontering för modellen Färdigställande enligt kontraktets vinstmarginal (se ovan). 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 82 -

Automatkontering vid successiv vinstavräkning Denna skiljer sig på det vis att de kommer att kontera en vinst utifrån projektets prognos. Följande villkor gäller: Endast på projekt som balanseras skall vara markerat Ta med baskonto skall vara markerat Det resultatkonto som intäkten (vinsten) ska konteras mot måste läggas upp som första fördelningsrad i automatkonteringen (3998 i vårt exempel). Båda fördelningsraderna ska markeras med Addera faktor från projekt. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 83 -

Resulterande kontering vid leverantörsfakturajournal konto 4010 på 10 000 kr och en vinstmarginal på projektet på 0,35 (35 %). Intäkten beräknas på följande sätt: Kostnaden / (1-Vinstmarginal) 10 000/ (1-0,35) = 15384 (Med andra ord, en kostnad på 10 000 ska generera en intäkt på 15 384 när vinstmarginalen är 35 %). Projektavräkning och återföring av konteringar Ingen speciell projektavräkning behöver göras med denna modell, avräkningskonteringar sker i ordinarie journaler i systemet. Dock kan rutinen Projektavräkning användas för projekt enligt denna modell i det fall som prognosen har ändrats på projekt och därmed vinstmarginalen. Projektavräkning kommer då att justera projekten så att vinstavräkningen svarar mot den nya prognosen. Återföring av konteringar vid projektets färdigställande sker som för övriga modeller, det vill säga automatiskt om grundinställning 2972 är angiven. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 84 -

Konteringar granska gjorda avräkningskonteringar Denna rutin, som nås via Projekt- Ändra, visar de avräkningskonteringar som är utförda mot projektet. I normalfallet ska inga ändringar/korrigeringar göras i denna bild (knapparna Skapa Ny och Återförs ). Kolumn Borttaget En rad som tillhör ett verifikat som raderats i bokföringen markeras i denna kolumn. Det innebär att raden inte kommer att återföras (vändas) när projektet avslutas. Kolumn Återförd En rad som är återförd (vänd) markeras i denna kolumn. Det är detta som programmet gör med automatik när projektet avslutas om grundinställning 2972 är aktiverad (se ovan). Skapa Ny Med denna knapp kan en manuell avräkningskontering skapas till projektet. Ett verifikat skapas i bokföringen och en rad i denna rutin, som sedan återförs när projektet avslutas. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 85 -

Belopp att resultatavräkna Beloppet anges utan tecken om resultatkontot skall krediteras och med minustecken om resultatkontot ska debiteras. Återför Med denna knapp återförs (vänds) markerade konteringar genom att ett nytt verifikat skapas i bokföringen. Detta sker med automatik när projektet avslutas om grundinställning 2972 är aktiverad. I annat fall måste det göras manuellt, projekt för projekt, i denna rutin. Boka projektets resultat på Det konto som anges här används för att återföra fakturerade intäkter om avräkningsmodellerna Färdigställandemetoden eller Allt balanseras alt successiv vinstavräkning används. Kontot som föreslås (kan ändras) kommer från projektets anbudsinställningar för slutfaktura eller från grundinställning 295. Avräkningskonteringar enligt dessa modeller som avser kostnader återförs mot sina respektive konton. Om någon av de manuella modellerna används så återförs de mot sina respektive konton och denna inställning används då inte. Ett konto måste dock vara angivet och det går bra att låta det konto som föreslås stå kvar. När återföringen är genomförd markeras raderna som återförda och projektets avräkningsmodell ändras till Löpande. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 86 -

Förlustränta I denna rutin belastas projekt som går med förlust med en räntekostnad för detta. Med förlust menas att resultat före omkostnad är negativt och räntekostnaden beräknas på detta negativa resultat. Räntekostnaden är en intern kostnad och belastar enbart projektet och projektets resultatenhet och således inte den externa redovisningen. Inställningar Grundinställning 3460 måste vara angiven med önskad procentsats för räntan. Grundinställning 3462 måste vara angiven med konto som räntan skall bokföras på. Konteringen sker med konto, projekt och resultatenhet i debet och enbart med konto i kredit. Om resultatenhet önskas på motkonteringen skall denna anges i grundinställning 3491. Kontrollera även att ovan konto ingår i något kontointervall för projektkostnader (Grundinställningar-Projektlistor-Kolumn1-Kolumn8). Projekt måste vara angivna med Startdatum i projektregistret. Detta för att första ränteberäkningen sker från detta datum. Ränteberäkning Beräkningen sker enligt formeln: Förlusten * (antal räntedagar/360) * räntesatsen. Urval av projekt Beräkningen sker på alla projekt (som har ett startdatum, se ovan). För att beräkningen ska bli så snabb som möjligt är det lämpligt att ange och spara ett urval i rutinen, vilket innebär att beräkningen enbart sker på dessa projekt. Till exempel Pågående projekt. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 87 -

Räntedatum Räntedatum är det datum räntan beräknas från (antal räntedagar). Första gången för ett projekt är räntedatum=startdatum. I samband med att förlustränta konteras i denna rutin uppdateras räntedatum för projekten till dagens datum. Detta innebär alltså nästa beräkning av förlustränta utgår från när föregående förlustränta konterades. Genomföra förlustränta Om vissa projekt markeras ( Vald ) kommer dessa att genomföras, markeras inga projekt så kommer alla att genomföras. Normalt behöver inga uppgifter ändras i den bild som visas. Kontot kommer från grundinställning 3462 och kan inte ändras här. Serien hämtas från grundinställning 2178. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 88 -

Konteringen genomförs med projekt och resultatenhet i debet. Motkonteringen salderas till en rad. Om alla projekt valts för förlustränta är bilden nu tom, eftersom räntedatum uppdaterats till dagens datum och antal räntedagar är alltså noll. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 89 -

Övriga funktioner i rutinen Ändra projekt Genväg till projektet i projektregistret Resultat Genväg till granskning av projektresultat Period Den period som förlusten beräknas per, aktuell period föreslås. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 90 -

Projektlistor Entré levereras med ett antal projektrapporter. I slutet av denna del beskrivs dessa kortfattat. Välj önskad rapport och klicka sedan på Välj för att göra relevanta urval innan rapporten skrivs ut. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 91 -

Underlag Dessa fält avser urval på transaktionsrader (konteringar) och övriga underlag såsom leverantörsfakturor, kundfakturor, registrerad tid, uttaget material. T.o.m. period Transaktionsrader till och med angiven bokföringsperiod. Om grundinställning 2001 aktiveras så går det även att göra urval på Från och med period. Detta innebär att listor som tas ut kanske inte visar hela projektets resultat. Företag som aktiverar denna inställning måste vara medvetna om att detta kan bli en felkälla. Resultatenhet Transaktionsrader som innehåller valda resultatenheter. Objekt Transaktionsrader som innehåller valda objekt. Ordertyp för underobjekt Om underobjekt används i projektstyrningen som är kopplade till order, så kan ett urval anges här om rapporten endast ska ta med underlag för objekt med denna ordertyp. Till exempel om det finns 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 92 -

en ordertyp för Tillkommande arbeten (ÄTA) så kan den anges här för att få fram det som registrerats mot sådana order. Används inte underobjekt skall detta urval inte anges. Välj aktuell status, inte periodens När status på projekt ändras sparas datumet för ändringen i ett eget register. Syftet är att kunna ta ut projektlistor retroaktivt. Det vill säga, att vid en senare tidpunkt kunna ta ut en lista med de status projekten hade i en viss period. Detta sker automatiskt när urval görs på både Status och T.o.m. period. Exempel: Resultat för projekt t.o.m. period 200912 för projekt som hade status Pågående per 200912. Om alternativet Välj aktuell status, inte periodens markeras kommer ovanstående inte att gälla, d.v.s. urvalet är alltid på den status projekten har i den stund listan skrivs ut. Om grundinställning 3350 aktiveras kommer denna ruta alltid att vara markerad för alla användare (den går dock manuellt att avmarkera om behov finns). Plocka Plocka är en generell funktion i Entré för att välja enstaka Projekt, Resultatenheter och Objekt som inte går att välja med ett intervall. Se mer i den allmänna manualen kring denna funktion. Urval Dessa fält avser urval från det som angetts på projekten i projektregistret, givetvis går det bra att kombinera urval. Standardrapporter Projekt Projektrapport Projektresultat, en rad per projekt med intäkter, kostnad, timmar, resultat, resultat per timme och täckningsgrad (vinstmarginal). Projektrapport kalkyl prognos 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 93 -

Dito som Projektrapport plus rader med projektens kalkyl och prognos. ProjektObjektrapport Resultat för respektive underobjekt till projekten, en rad per objekt, samma kolumner som i Projektunderlag Rapport som både innehåller resultat och underlag som order, fakturor, registrerad tid och uttaget material. Rapporten innehåller s.k. drilldown funktioner, vilket innebär att när den tas ut på bildskärm går det att klicka sig ned till detaljerad information om underlagen. Lyftplan per projekt Rapport med upplagd lyftplan. Kan skrivas ut som underlag till kunden att skriva under. Projektrapport Balanseringar Rapport som visar konteringar för projekt med balansering/successiv vinstavräkning. Kan användas vid spårning/felsökning, urval går att göra på alla konteringar/endast ej återförda/endast återförda. Projektlista prognos En sida per projekt, innehåller resultat, kalkyl, prognos och nyckeltal. Uthyrt material per projekt Rapport som visar material (artiklar) som belastat projektet med kostnader från modulen Artikeluthyrning och från Materialkontering i order. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 94 -

Projekttyper Projekttyper används i flera syften: Som urval vid granskning av projekt och vid utskrift av projektlistor. För att bestämma vilka uppgifter som ska registreras på ett nytt projekt. För att bestämma vilken information som ska användas från projektet när en ny order till projektet skapas. Entré levereras med några projekttyper, det går att lägga upp obegränsat antal ytterligare. En grundrekommendation är att alla typer har samma antal siffror, det underlättar vid urval. Inställning 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 95 -

Inställningar Anbud Fastpris, enligt anbud. Om grundinställning 3450 aktiveras kan endast projekt som är markerade som Anbud använda Lyftplansrutinen i projektstyrningen. Tillkommande Ändrings och tilläggsarbeten Rullande Samlingsprojekt för t.ex. serviceorder, där man vill följa upp utfallet för alla serviceorder. Ingen information hämtas till nya order knutna till ett rullande projekt. Se även grundinställning 2309 (Visa inte tid från orderns projekt). Data till nya order Här anges vilken information som ska hämtas in från projektet när ny order skapas (undantag för Rullande ). Observera att på ett projekt som saknar projekttyp hämtas inga uppgifter in till ny order. Utgångspunkten är att informationen hämtas in om rutorna inte markeras. Inga kontakter Kontaktinformation som vår referens, er referens. Inga referensuppgifter Ert ordernummer, Märke 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 96 -

Inga konteringsuppgifter Konto, resultatenhet, objekt och kostnadskonto för material Inga prisuppgifter Prislistor och rabatter/påslag Fråga inte om projektuppgifter ska kopieras till order Normalt ges nedan fråga när ny order skapas och projekttypen säger att uppgifter ska hämtas in: Genom att svara Nej på denna hämtas inga uppgifter in till ordern. Om denna inställning är markerad ges inte denna fråga utan uppgifter hämtas alltid enligt projekttypens inställning. Registreringsmallar Registreringsmall Denna mall är den som föreslås när nytt projekt skapas med denna projekttyp. Med registreringsmallar styrs vilken information som skall läggas upp på projektet. Olika mallar kan alltså användas för olika typer av projekt, där det kan skilja vilken information som skall anges. Ordertyp för nya order När ny order skapas på ett projekt med denna projekttyp kommer programmet föreslå att denna ordertyp skall användas. Kan ändras manuellt vid ny order om annan ordertyp önskas på den aktuella ordern. Information Valfri informationstext till projekttypen, ingen specifik funktionalitet är kopplad till detta fält. Förbjudna ordertyper Här kan anges en eller flera ordertyper som inte får användas på projekt med denna projekttyp. Det innebär att systemet spärrar att nya order med dessa ordertyper skapas på projekt (för aktuell projekttyp) och att byte sker till dessa ordertyper på befintliga order. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 97 -

Projektkategorier Projektkategorier är en funktionalitet för att indela projekt som sedan kan användas som urval vid utskrift av projektlistor. Maximalt 5 st kategorityper kan användas, inom varje kategorityp går det att lägga upp obegränsat antal kategorier. Observera att kategorinumret måste vara unikt, det kan alltså bara finnas en kategori med exempelvis nummer 10, oavsett kategorityp. En grundrekommendation är att kategorierna läggs upp med samma antal siffror, då det underlättar urval. För att kunna ange kategorier på projekten måste dessa fält läggas till i en registreringsmall för projekt, se den allmänna manualen under Registreringsmallar. Utskrift projektlistor Vid utskrift av projektlistor kan urval göras på kategorier, som standard typ 1 till 3. Resterande kategorier går att lägga till som urval vid behov. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 98 -

Kolumner i Projektstyrning Kolumner för kategorierna går att lägga till i Projektstyrningen. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 99 -

Konteringskoder Användning Konteringskoder är en funktionalitet som går att använda i projektstyrningen för att kategorisera projekt. Detta kan sedan användas som urval vid utskrift av projektlistor. Konteringskoderna skall kopplas i en registreringsmall för projekt för att kunna anges vid nyupplägg/ändring av projekt. Vid utskrift av projektlistor måste det finnas urval för konteringskoder. Uppläggning Projektstyrningen hanterar maximalt 20 kategorityper. Typerna måste vara upplagda med nummer 1 till och med 20 Inom varje kategorityp går det att ange obegränsat antal koder. Max 20 typer, nummer 1 till 20 Obegränsat antal koder inom respektive typ För att lägga till konteringskoder i registreringsmall för projekt, läs i manualen under Registreringsmallar. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 100 -

Entreprenadindex Entreprenadindex används när projekt i Entré lyftplansfakturering ska faktureras med indexuppräkning. Syftet är att kompensera för kostnadsförändringar som uppstår mellan anbudets beräkning till dess att arbetet utförs. Ett vanligt index är E84, Entreprenadindex för husbyggnad och anläggning, som i sin tur är indelad i ett antal huvudgrupper. Företag som vill använda index vid fakturering måste själva underhålla indextabellerna i Entré. Använd Skapa Ny för att skapa en ny period i indextabellen. Därefter används knapparna Ändra, Öka eller Minska för att förändra indextalet för perioden. 2011-10-28 www.hantverksdata.se - 101 -