Skapa kundfaktura Raindance Classic version 2012 vårokumentets underrubrik] Manualen innehåller steg för steg hur man skapar kundfakturor, skickar elektroniska fakturor och krediterar fakturor.et är vanligtvis en kort sammanfattning av innehållet i dokumentet. Skriv sammanfattningen av dokumentet här. Det är vanligtvis en kort sammanfattning av innehållet i dokumentet.] Ekonomiavdelningen 2013-11-19
Innehållsförteckning SKAPA KUNDFAKTURA... 2 OLIKA MOMSKODER... 5 ÄNDRA RAD... 5 DEF-SÄTT OCH KONTERA... 6 EJ DEF-SATT FAKTURA... 8 SKRIV UT FAKTURA... 9 SKICKA E-FAKTURA... 10 UTLÄNDSKA FAKTUROR... 11 ÄR FAKTURAN BETALD?... 12 KOPIERA FAKTURA/KREDITERA FAKTURA... 13 DELKREDITERA FAKTURA... 14 BETALNINGSMARKERA FAKTURA... 14 MAKULERA FAKTURA... 15 1
Skapa kundfaktura När man loggar in i Raindance Classic och ska skapa en kundfaktura måste man byta till institutionens företag genom att skriva.bfö i kommandofältet, tryck Enter och välj sedan din institution. Efter att du har valt företag kommer du tillbaka till EK. I kommandofältet skriver du RK och sedan KFR (kundfaktura registrering) för att komma direkt till registrering av faktura. Vill du hellre få fram alla kommandon skriver du RK och KFM. När du kommer till sida där det står Faktura tycker du Enter för att börja registrera din faktura. Fyll i kundens ID, dagens datum, ver.datum och din reskontratyp. Varje institution har tre reskontrakoder en för svensk, en för myndighet och en för utländsk. Se separat fil Reskontratyper. 2
När allt är ifyllt trycker du Enter och en ruta kommer upp. Du får då möjlighet att kontrollera uppgifterna du har fyllt i. Klicka på Ja om allt stämmer. Nu kan du börja registrera fakturan. I första fönstret kommer referenser upp. Fyll i din referens och motpartens referens. Här går det också att byta momskod i rutan som heter Mm om man t.ex. ska göra en helt momsfri faktura. Se momskoder på sidan 5. OBS! Alla myndigheter har specifika referenser som måste anges vid fakturering. Tryck Enter för att komma till nästa ruta. 3
Här skriver du in det du ska fakturera. Tryck Enter så kommer raden fram. För att ändra rad, t.ex. lägga till antal eller á-pris, klickar du på de gula pilarna uppe i vänstra hörnet eller Ctrl+B. Ändra rad 4
Olika momskoder Varje rad måste ha en momskod oavsett om det ska vara moms eller inte. Ska man fakturera moms fyller man i beloppet exkl. moms, så lägger Raindance Classic automatiskt på momsen på beloppet. Ändra rad Momskoder för svenska kunder (ej myndighet) M1 25% moms M3 12% moms M6 6% moms N momsfritt Momskoder för utländska kunder inom EU E1 25% moms E3 12% moms E6 6% moms EN momsfritt Momskod för utländska kunder utanför EU UT momsfritt Myndigheter M momsfritt (det ska aldrig vara moms när man fakturerar andra myndigheter) Om du vill ändra på någon rad skriver du i det radnummer du vill ändra i rutan Rad och trycker Enter. För att ta bort en rad helt skriver du i radnumret i rutan Rad, trycker Enter och klickar på det rosa krysset i vänstra hörnet. Ta bort rad 5
DEF-sätt och kontera När du har fyllt i den text och belopp du ska fakturara och är klar med fakturan trycker du Escape. En ruta med texten DEFsätt + kontera? kommer då upp och med tre alternativ: Välj det alternativ som du vill ha. Att DEF-sätta fakturan på en gång är att föredra eftersom man oftast skickar fakturan samtidigt som man skapar den. Fakturor med status PREL får aldrig skickas. Klicka Enter för att komma till kontering. Automatiskt konterad moms Om det är moms på fakturan konteras det automatiskt. 6
Vill du ta bort någon konterad rad markerar du den och klickar på det rosa krysset i vänstra hörnet. Ta bort rad När du har konterat klart ska det stå 0,00 på Diff. Om fakturan är helt klar trycker du på Escape och godkänner. När fakturan har status DEF går det inte att ändra något. 7
Ej DEF-satt faktura Om du valde att endast kontera fakturan, utan DEF-sättning, får du istället meddelandet: "Verifikationen kan ej godkännas. När du svarar OK här får fakturan status PREL. För att DEF-sätta fakturan går du in på RK och sedan KFD (kundfaktura: defsättning) eller KFR och gör klart fakturan där. Går du in på KFR är fakturan redan konterad och du behöver bara godkänna den. Väljer du KFD skriver du i fakturanumret och trycker Enter, en ruta kommer då upp med texten Bekräfta definitivsättning. Välj Ja för att DEF-sätta. Det går inte att ändra något i fakturan när den har fått status DEF. 8
Skriv ut faktura Först när fakturan har status DEF får den skickas till kunden. Fakturor som har status PREL får aldrig skickas! Gå till RK och skriv sedan KFU, eller KFM U. Kryssa i rutan som heter Urval Definitiva och skriv i fakturanumret i rutan Nummer. Har du fler fakturor än en kan du skriva första fakturanumret i första rutan och sista fakturanumret i andra rutan. 9
Skicka e-faktura Elektroniska fakturor skickas till alla myndigheter. De elektroniska fakturorna skapas på institutionens företag, men måste sändas från företag 97. Backa till RK och skriv.bfö, välj företag 97. När det är klart går du in på RK och KFV, eller KFM V. Skriv i fakturanumret och tryck Enter. Se till att fakturan har status DEF innan den skickas. Klicka på knappen Utskrift så kommer en ny ruta upp. Ändra inte det som redan är ifyllt, utan tryck bara Enter så skickas fakturan elektronsikt. 10
Utländska fakturor På de utländska kundfakturorna kan man ändra valutakoden. I exemplet är det en tysk kund men man har valt att fakturera i SEK istället för EUR som är valutakoden i Tyskland. 11
Är fakturan betald? Vill man se om en faktura är betald går man till RK och sedan KFV. Skriv in fakturanumret och tryck Enter. Ej betald faktura: Kunden har inte betalat Fakturan är betald: Ändrat status Kunden har betalat Det går också att ta ut en journal på fakturor med stuts DEF. Se sida 16. 12
Kopiera faktura/kreditera faktura För att kreditera en faktura skriver man RK och sedan KFR. Tryck Enter för att komma till registreringen. Fyll i kundens ID, datum, ver.datum och reskontratyp. I rutan för tillval fyller du i fakturanumret på fakturan du vill kreditera och kryssar i rutan som heter Teckenbyte. Tryck Enter när du är klar. Rutan Ev. fel reskontraposttyp, bekräfta med <SÄND> kommer upp och du får då möjlighet att kontrollera uppgifterna du har fyllt i. Klicka på Ja om allt stämmer. Ett nytt fält kommer upp och du väljer Kontering ska kopieras. 13
All text från ursprungsfakturan är nu kopierad till kreditfakturan och beloppet är i kredit. Skapa en ny rad i fakturan och skriv vilket fakturanummer ni krediterar. Tryck Escape för att komma till kontering. Välj Kontera och defsätt. Den ursprungliga konteringen är hämtad och du behöver bara godkänna fakturan. Delkreditera faktura Om man bara ska kreditera en del i fakturan stannar man på sidan med rader och ändrar/tar bort det som är fel och skriver in det rätta. Tänk på att beloppet ska ha ett minustecken framför sig. Glöm inte att skriva fakturanumret på den faktura du delkrediterar. Betalningsmarkera faktura För att en faktura ska bli betalningsmarkerad (borttagen från systemet) får den inte vara skickad till kunden och hela fakturan måste vara krediterad. Meddela Harriet Ginman på Ekonomiavdelningen debet- och kreditfakturanumret. 14
Makulera faktura Det går bara att makulera fakturor som har status PREL. Gå till RK och sedan KFX, eller RK KFM X. Skriv i fakturanumret och klicka på knappen Makulering. Det går inte att makulera fakturor som har status DEF, de måste krediteras. 15
Skriva ut kundfakturajournal Vill man se alla kundfakturor på institutionen skriver man ut en journal. Gå till RK och KFJ (Kundfakturajournal) eller RK KFM J. Fyll i institutionsnummer och ev. datumintervall. Under tillval väljer du de fakturor du vill få fram, t.ex. alla med status PREL. Kryssa i lämpligt tillval 16