Lathund för attestanter Sammanfattning Instruktioner om hur du attesterar i Marknadsplatsen 2.0 Charlotte Dahlqvist Charlotte.dahlqvist@vgregion.se
Innehåll Introduktion... 2 Attestantens ansvar... 2 Inloggning i Marknadsplatsen 2.0... 2 Fakturaflödet för en orderlös faktura... 3 Översiktsbild över startsidan... 4 Så här attesterar du en beställning... 5 Så här attesterar du en faktura... 7 Så här söker du efter fakturor... 9 Så här korrigerar du en felaktig faktura eller beställning... 10 Så här skickar du tillbaka en felaktig faktura... 12 Så här gör du om du inte får attestera själv... 14 Så här attesterar du via din mobiltelefon/surfplatta... 15 Så här eskaleras en beställning eller faktura... 17 Sekretessmarkerad ruta... 17 Akutbeställning... 17 Delegering... 18 1
Introduktion Attestantens ansvar Den som attesterar kommer vanligtvis in sist i beställnings- och fakturaflödet och du som attestant har det ekonomiska ansvaret för det du godkänner. Varje attestant ansvarar också för sitt ansvarsnummer. Attestanten är ansvarig för att det är rätt kontering. Vem som attesterar styrs via konteringen på beställningen eller fakturan och hanteras automatiskt i Marknadsplatsen 2.0. Inloggning i Marknadsplatsen 2.0 Marknadsplatsen 2.0 är ett molnbaserat system för beställningar och elektronisk fakturahantering. Inloggningen sker med så kallad Single sign-on, vilket betyder att du loggar in via ditt personliga AD-konto. Är du inloggad på datorn är du även inloggad i systemet. Därför är det viktigt att logga ut när du är klar, om du är inloggad på en gemensam dator. Gå in på Marknadsplatsen 2.0:s webbplats på samma plats som på Marknadsplatsen 1.0. Har du en sparad länk till 1.0-versionen gäller inte den längre utan den måste ersättas med en ny. Nytt för Marknadsplatsen 2.0 är att alla anställda inom Västra Götalandsregionen har behörighet att titta, vilket betyder att alla kan se vilka produkter som finns i systemet. Nytt är också att de flesta fakturorna kommer att hanteras via Marknadsplatsen 2.0. Obs! Du loggas ut automatiskt efter 59 minuters inaktivitet, vilket innebär att du måste logga in igen. Varukorgen sparas löpande och går inte förlorad. Vid inloggning kommer du tillbaka till startsidan. 2
Fakturaflödet för en orderlös faktura 3
Översiktsbild över startsidan Här kan man se och beställa varor. I rutan Att hantera får man en överblick vad som ska hanteras. I mitten finns information och uppdateringar för Marknadsplatsen 2.0. Under genvägar finns länkar bland annat till utbildning, manualer och support. 4
Så här attesterar du en beställning Du får en avisering via e-post när det finns en beställning att attestera. 1) Gå in på startsidan för Marknadsplatsen 2.0. 2) Klicka på Beställningar att godkänna i Att hantera-menyn. 2 3) Till vänster finns de beställningar som finns att hantera. 4) Du ser status på två ställen på beställningen på höger sida (A) och uppe i höger hörn (B). 3 B A 5 5) Ändra i beställningen innan den är attesterad genom att klicka på Ändra beställningen (se bild ovan). A. Ta bort en produkt som inte ska beställas genom att klicka på krysset längst till höger i raden (bild nedan). 5
A. Minska antalet produkter som ska beställas genom att skriva in ett korrekt antal i rutan Önskad kvantitet. Du kan inte öka antalet produkter bara minska. B A 6) Öppna beställningen genom att dubbelklicka på beställningen. Här ser du information om beställningen: Vem som har gjort beställningen (A), A beställarens eventuella kommentar till dig (B), vad som är beställt (C) och hur det är konterat (D). (bild nedan). C D B 7) Välj om beställningen ska godkännas eller nekas antingen direkt eller efter ändrad beställning. A. För att godkänna beställningen: Klicka på Godkänn. B. För att neka beställningen: Klickar på Neka. Innan du kan klicka på Neka måste du skriva en kommentar till beställaren. Kommentaren skickas som e-post till den som skapat beställningen och syns på beställningen när användaren loggar in i Marknadsplatsen 2.0. B A 6
Så här attesterar du en faktura Du får en avisering via e-post när en faktura ska attesteras. 1) Gå in på startsidan för Marknadsplatsen 2.0. 2) Klicka på Fakturor i Att hantera-menyn. 2 3) Här finns en lista på alla fakturor som ska hanteras. 4) Varje faktura har en enskild rad. 5) Klicka på raden för mer information. A. Till höger finns fakturan i PDF-format. Klicka på Öppna bilden i nytt fönster en större version av fakturan kommer upp. 5 A 7
6) Klicka på Öppna fakturadetaljer för mer detaljerad information. A. I mitten av fakturan kan du lämna en kommentar. Spara kommentaren genom att klicka på plustecknet. 6 A 7) Klicka på Attestera fakturan längst upp till höger om allt stämmer på fakturan. Fakturan är nu klar för betalning och skickas vidare till ekonomisystemet. 7 8
Så här söker du efter fakturor I Marknadsplatsen 2.0 kan du enkelt söka efter fakturor som du eller din granskare har hanterat. Det finns två sätt att söka efter fakturor antingen via enkel sökning där du anger ett sökvärde eller via avancerad sökning där du kan att söka på ytterligare värden. 1) Enkel sökning A. Klicka på sökfältet. Här kan du söka efter fakturanummer, referenser (beställar-id), leverantörer eller verifikationsnummer som sökord. B. Bocka i flaggan för att se fakturor där förfallodatum är nära. Allt eftersom du skriver kommer det fram olika alternativ. A B 2) Avancerad sökning a. Klicka på Avancerad sökning bredvid sökfältet. b. Välj Att visa fakturor under utredning. c. Visa Eskalerade fakturor. d. Exportera listan till Excel. e. Välj filter: Här kan du välja kontering och då kommer det upp fler sökfält. Välj dimension: Här finns olika val, bland annat ansvar. f. Välj intervall: Här kan du välja mellan fakturadatum, förfallodatum och belopp. Genom att välja Fler sökval kommer fler alternativ upp. A B C D F E 9
Så här korrigerar du en felaktig faktura eller beställning Som attestant kan du korrigera en kontering men det går bara att ändra kontering för det egna ansvarsnumret. 1) Gå in på Att hantera-menyn. 2) Klicka på Fakturor (A) eller Beställningar att godkänna (B) beroende på om det är en faktura eller beställning som ska korrigeras. B A Korrigering av faktura 1) Klicka på ikonen längst till höger på fakturaraden. 2) Välj Öppna fakturadetaljer. Här ser du om ansvarsnummer och konto stämmer. 1 3) Är något fel skriver du in de rätta uppgifterna. 2 4) Genom att klicka på ikonen kan du söka på konto och välja det som är rätt. 5) Välj att markera kontot som: A. Favorit favoriterna hamnar högst upp på listan vilket gör det enklare att hitta nästa gång konto väljs. 10
B. Förvald kontot sparas och finns kvar nästa gång du ska attestera en beställning. Värdet går att ändra. C. Sätt för alla välj detta alternativ om en beställning består av produkter till flera olika leverantörer. Då fylls alla ansvarsrutor i med samma nummer. 6) Du kan även komplettera konteringen med andra koddelar som beställaren/granskaren inte fyllt i, till exempel projektnummer eller aktivitet. 5 6 C B A Korrigering av beställning 1) Klicka på Beställningar att godkänna i vänstermenyn. 1 2) Gå in på Ändra beställningen. 2 3) Klicka på fliken Kontering. Här syns om ansvarsnummer och konto (A) stämmer. 11
3 A 4) Är något fel så hanteras det som vid korrigering av faktura. Så här skickar du tillbaka en felaktig faktura Om en faktura är felaktig ska du skicka tillbaka den till granskaren. Det är dock bara fakturaadministratören som kan makulera en faktura. För att fakturan ska gå tillbaka till fakturaadministratören måste du först skicka den till granskaren. 1) Klicka på den faktura som ska skickas tillbaka. 2) Klicka på ikonen längst till höger på raden under rubriken Åtgärd. 3) Välj Öppna fakturadetaljer. Då ser du en mer detaljerad faktura. 3 4) Skriv in en orsak till att fakturan ska makuleras i kommentarsfältet i mitten av bilden. 5) Tryck på plustecknet för att spara kommentaren. 4 5 6) Klicka på Fler funktioner i högra hörnet. 12
7) Välj Tillbaka till granskare. 6 7 8) På fakturaraden har nu en pratbubbla blivit tillagd. 9) Klicka på pratbubblan och du ser kommentaren. 8 13
Så här gör du om du inte får attestera själv Som attestant måste du ibland skicka vidare en faktura som du inte får attestera själv. Det kan gälla så kallade personliga kostnader, till exempel din egen utbildning, din telefon eller representation som du själv deltagit i. Dessa fakturor måste du skicka vidare till din chef som får attestera den. 1) Välj den faktura som ska skickas vidare. 2) Klicka på ikonen och välj Öppna fakturadetaljer. 3) Kryssa i rutan Mitt eget köp. 4 3 4) Klicka på Attestera fakturan. Fakturan skickas nu vidare till nästa attestant i hierarkin. 14
Så här attesterar du via din mobiltelefon/surfplatta I Marknadsplatsen 2.0 kan du attestera beställningar och fakturor via din mobiltelefon/surfplatta. Det gäller både androidtelefoner och Iphone, och det går lika bra att göra det via en privat mobil som via en arbetsmobil. Inloggning via mobilen På Marknadsplatsens webbplats finns en länk som du klickar in dig på. Öppna webbläsaren i din telefon/surfplatta och logga in dig på följande adress: marknadsplatsen.vgregion.se Så här ser inloggningsvyn ut när du kommer in: 1 2 4 1) Logga in med användarnamnet vgrid@vgregion.se 2) Skriv in ditt lösenord, samma som i din dator 3) Viktigt att du sparar länken från denna sida på din telefon/surfplatta. 4) Klicka på Logga in 15
I mobilen finns valet Beställningar och fakturor. Här ser du hur många beställningar och fakturor som finns att hantera. Beställning 1) Klicka på en beställning. Ett antal rader kommer upp med funktionerna: A. Beställningens syfte se kommentar från den som lagt beställningen. B. Kontering se och ändra kontering. C. Beställningsrader se raderna i beställningen. D. Beställningshändelser se de olika stegen i historiken för beställningen. E. Adress se leverans- och fakturaadress. F. Tidigare kommentarer se tidigare kommentarer på beställningen. G. Godkänn eller neka beställning godkänn eller neka beställningen. Om du nekar beställningen måste du skriva en kommentar till beställaren med en motivering till varför du nekar beställningen. Faktura 1) Klicka på Faktura. Här ser du fakturadetaljer: A. Kontering se och ändra kontering. B. Faktura rader se raderna på fakturan. C. Fakturahändelser se de olika stegen i historiken för fakturan. D. Bifogade filer se de filer som är bifogade. E. Tidigare kommentarer se tidigare kommentarer på fakturan. F. Kommentar skriv en kommentar. G. Attestera fakturan eller Skicka tillbaka den till granskaren. 16
Så här eskaleras en beställning eller faktura Eskalering sker automatiskt i Marknadsplatsen 2.0. En beställning som inte har attesterats eskalerar till en högre attestnivå efter 24 timmar. Under historikfliken kan du se vem/vilka beställningen ligger hos. Fakturor hanteras på samma sätt, men de eskalerar efter 8 dagar. Sekretessmarkerad ruta Markerar du en beställning med sekretess kan bara användare som är med i flödet se beställningen. Dessutom blir fakturor som matchar beställningen automatiskt sekretessmarkerade. För att se fakturan måste man ha rättigheten att titta på sekretessfakturor alternativt vara med i fakturaflödet. Dialogrutan nedan kommer upp när beställningen sekretessmarkeras. Ansvarig attestant kan se och godkänna en beställning även om den är markerad med sekretess. Attestanten behöver alltså inte ha några extra roller för att se och godkänna sekretessmarkerade beställningar. Akutbeställning En beställare kan lägga en beställning som akutorder. Den skickas då utan attest och du får i stället attestera den efterföljande fakturan. En akutorder har omgående leverans utanför ordinarie leveranstider. Denna funktion är endast till för beställare med akut behov av vårdkritiskt material som kräver omgående handläggning av order och leverans. Enligt överenskommelse måste leverantören kontaktas och det tillkommer en extra kostnad. Detta noteras i ordern via kommentarsfältet så att attestanten vet att det är en akutbeställning. Obs! Följande förvaltningar har valt möjligheten att göra en akutbeställning: Kungälvs sjukhus, Alingsås lasarett, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Angereds Närsjukhus, Södra Älvsborgs Sjukhus, NUsjukvården, Regionservice, Frölunda specialistsjukhus, Skaraborgs Sjukhus. 17
Definitionen av vårdkritiskt material: Material som är absolut nödvändigt för att hantera akuta oplanerade händelser och bedriva verksamhet som planerat. Om materialet inte finns tillgängligt finns en risk att besök eller operationer inte kan utföras. Delegering Användare som har behörighet att attestera kan inte själva registrera sina delegeringar utan måste vända sig till sin e-handelskoordinator för att lägga en beställning. Hanteringen administreras sedan av en central support. De behörigheter som du som attestant kan beställa delegering för är: - Attestering av order - Attest av fakturor - Skapa leveranskvittenser - Granska fakturor 18