Handledning För handel med Nacka Kommun EDI

Handledning För handel med Nacka Kommun EDI Expert Systems 2010 Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00

Innehållsförteckning 1. ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR NACKA KOMMUN...3 2. FLÖDEN...3 3. PROCESSBESKRIVNING...4 3.1.2 Orderflödet/processbeskrivning... 4 3.1.3 Artiklar... 4 3.1.4 Adresser... 4 3.1.5 Prislista... 4 3.1.6 Priser... 4 3.1.7 Avrop... 4 3.1.8 Avropsbekräftelse... 5 3.1.9 Avgifter... 5 3.1.10 Faktura... 5 3.1.11 Kreditnota... 5 3.1.12 Returer... 5 3.1.13 Valuta... 5 3.1.14 Stopptider... 5 4 HANDLEDNING...6 4.1 ARTIKLAR... 6 4.1.1 Uppdatera artiklar... 6 4.1.2 Uppdatera Pricatgrupper... 7 4.1.3 Importera Artikelregister... 7 4.1.4 Tänk på att... 12 4.2 PARTNERS... 12 4.2.1 Uppdatera partners... 12 4.3 ADRESSER... 14 4.4 PRISER OCH RAMAVTAL... 15 4.4.1 Uppdatera ramavtal... 15 4.4.1.1 Rabatt på huvudnivå kvantitetsrabatt... 15 4.4.2 Skicka prislista... 22 4.4.3 Lista prislista... 22 4.4.4 Skicka bild/länkar på artiklar i prislista... 23 4.4.5 Tänk på följande... 24 4.5 ORDER... 24 4.5.1 Notifiering... 24 4.5.2 Uppdatera order... 24 4.5.2.1 Avvikelser i ordern... 27 4.5.2.2 Ersättningsartikel... 27 4.5.2.3 Manuell order... 28 4.5.3 Lista order... 28 4.5.4 Tänk på att... 28 4.6 PLOCKLISTA... 28 4.6.1 Plocklista... 28 4.7 UTLEVERANS... 29 4.7.1 Uppdatera utleverans... 29 4.7.2 Lista utleverans... 30 4.7.3 Tänk på att... 30 4.8 FAKTURA... 30 4.8.1 Uppdatera fakturor... 30 4.8.2 Kreditfaktura... 33 4.8.3 Lista fakturor... 34 4.8.4 Lista faktureringsstatistik... 34 4.8.5 Tänk på att... 34

1. Användarhandledning för Nacka Kommun I den här handledningen beskriver vi hur ni använder Exder för att hantera SFTI emot Nacka Kommun enligt scenariot 6.1. 2. Flöden Nedan visas schematiskt hur varje enskilt flöde fungerar. Detta kan dock variera lite ifrån hur just ni kommer att handla med era köpare. Era köpare ger er information om hur ni ska handla. Följande meddelande används emot Nacka Kommun i följande ordning. Prislista (PRICAT), utgående, verision 2.3 Avrop, Order (ORDERS), inkommande, version 2.2 Avropsbekräftelse, Orderbekräftelse (ORDRSP), Orderbekräftelse används, version 2.2 Faktura (INVOIC), utgående, Fulltextfaktura version 2.2 Kreditfaktura (INVOIC), utgående, Fulltextfaktura version 2.2 Inga övriga EDI-meddelanden används tillsvidare (10-01-04).

3. Processbeskrivning 3.1.2 Orderflödet/processbeskrivning I flera punkter nedan hänvisas till gällande affärsavtal mellan köpare och leverantör eftersom det kan variera mellan branscher och leverantörer. Efter att köpare och leverantör har kommit överens i affärsavtal och EDI-avtal skickas en prislista. Prislistan innehåller information om artiklarna. Nacka kommun avropar därefter mot denna prislista när de vill göra beställningar. Leverantör bekräftar avropet i Exder, levererar och skickar sedan fakturan. Leveranser görs endast på vardagar. 3.1.3 Artiklar GTIN används som artikelidentifikation, när det saknas används istället leverantörens artikelnummer. Alla artikelenheter som är tillåtna i scenariot kan användas. Tex st och kg. Artikelnumret kan vara max 20 tecken långt. Artikelns egenskaper, antal ingående fpk, pris etc. regleras i affärsavtalet. 3.1.4 Adresser Aktuella adressuppgifter för leverans skickas i klartext i ordern, vilket gör att leverantören inte behöver underhålla ett adressregister. 3.1.5 Prislista Leverantören skapar och skickar prislistan. En leverantör kan ha flera giltiga ramavtal samtidigt. Prislistan skickas kontinuerligt till kommunen enligt gällande avtal mellan köparen och leverantören. En prislista hanteras när den kommer till köparen. Man delar in artiklarna i produktgrupper för att underlätta för köparen vid beställning. Prislistan måste innehålla sk pricatgrupper. Ny, ersättnings och ändringsprislistor används. Alla pristyper stöds (kontraktspris, rabatterat listpris och aktuellt pris rabatterat). I prislistan används url till varuinformationen. Det är tillåtet att skicka med artiklar som inte finns med i det avtalade ramavtalet med kommunen. Avtalade artiklar ska vara märkta. Stafflingar används ej för artikelpriser i prislistan endast för rabatter. 3.1.6 Priser Priserna presenteras i prislistan efter att eventuella rabatter är avdragna. Priset beräknas per orderdatum i avropet. 3.1.7 Avrop Kommunen avropar mot gällande prislista. Köparen kan behöva referera till både avtal och prislista i ordern. Ordern kan både vara av typen en-leverans och fler-leverans. Det regleras enligt gällande avtal mellan köparen och leverantören.

Beställningsmultiplar hanteras som olika artikelnummer. Minsta beställningskvantitet används. Det är inte tillåtet att lägga upp en manuell order och sedan fakturera den via EDI. 3.1.8 Avropsbekräftelse Det är tillåtet att delleverera. En artikel kan få avvikande leveransdatum jmf de övriga artiklarna i beställningen. Leveransdatum kan ändras beroende på hur det är reglerat enligt gällande avtal mellan köparen och leverantören. Det är även tillåtet att öka eller minska antalet på ordern, beroende på hur det är reglerat i affärsavtalet mellan köparen och leverantören. Om beställd artikel ej kan levereras kan ersättningsartikel anges så denna artikel levereras istället. Följesedel ska bifogas godset. I fakturan används sedan följesedelsnumret för att hänvisa till rätt leverans. 3.1.9 Avgifter Grundprincipen är att frakter eller avgifter inte tillåts. 3.1.10 Faktura Leverantören skapar och skickar fakturan. En utleverans motsvarar en faktura. Avrundning används inte. Rabatter specificeras inte, se vidare punkt 3.1.6 Priser. Vid eventuell dröjsmålsränta, påminnelseavgift eller kravavgifter så blir det en manuell faktura (pappersfaktura) med nytt fakturanummer. 3.1.11 Kreditnota Leverantören skapar och skickar kreditnotan. Referens i kreditnotan är alltid till ursprungligt fakturanummer. Både fakturor och kreditfakturor kan skickas till Nacka kommun i formatet SFTI scenario 6.1 Fulltextfaktura version 2.2. Skillnaden mot det tidigare formatet SFTI scenario 6.1 version 2.4 är just Fulltextfaktura som i nnebär att alla texter på adresser och artiklar skickas med i klartext och inte bara som koder. 3.1.12 Returer Kan eventuellt bli aktuellt för livsmedel men förmodligen inte då transporter kommer ske via tredjepartslogistik. 3.1.13 Valuta Valuta presenteras alltid i SEK. 3.1.14 Stopptider Tidpunkter för olika återkopplingar tex avropsbekräftelsen regleras enl avtal mellan köparen och leverantören.

4 Handledning Handledningen är uppdelad efter de moment som krävs i affärsflödet. 4.1 Artiklar Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder. 4.1.1 Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. Det gör ni genom att gå till rutinen Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer 024515 och artikelbeskrivning Pennor 12-pack. Artikelnivån är mellannivån, d.v.s. detaljistförpackningen. De fält ni vanligast behöver fylla i för att handla är följande: Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer. Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning. Artikeltyp: Vilken typ av artikel det är tex fakturaavgift, fraktavgift. Fältet lämnas normalt blankt när ni lägger upp era vanliga artiklar. Enhet: Den enhet artikeln levereras och faktureras i. Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i. Pris: Artikelns pris är exklusive moms. Moms: Artikelns momskod anges här. Ordermultipel: Anges för att validera att jämna multiplar beställs av aktuell artikel. Grundvärdet sätts alltid till 1.

Url: Här anger ni er kompletta url. Pricatgrupp: Här lägger ni upp artikelns valda pricatgrupp. Den används sedan när ni skickar prislistan. Standardartikel: Under fliken standardartikel fyller ni i ert GTIN för artikeln. GTIN kan både vara 13 och 14 siffror långt. Förpackningsstruktur: Under fliken förpackningsstruktur kan man koppla ihop artiklar dvs ex hur många primärer ingår i min mellannivå, detta visas sen i prislistan som information. Klicka på knappen Spara för att spara artikeln. 4.1.2 Uppdatera Pricatgrupper Under Artiklar Pris Uppdatera pricatgrupper uppdaterar ni era pricatgrupper. En pricatgrupp består oftast av tre tecken och ger er möjlighet att gruppindela era artiklar. I exemplet har vi lagt upp en pricatgrupp 500 och med beskrivningen Pennor. Pricatgruppen kopplas sedan till artikeln så att prislistan kan sorteras per pricatgrupp. Köparen kan på så sätt hitta era artiklar lättare i prislistan. Klicka på knappen Spara för att spara pricatgruppen. 4.1.3 Importera Artikelregister Möjlighet finns även att importera/uppdatera artikelregister från Excel-fil. Detta görs under menyvalet Artiklar -> Importera artiklar. Här får ni först och främst välja den Excel-fil från vilken ni önskar importera. Ni har även möjlighet att välja förvalda värden för vissa egenskaper/fält på artiklar, som används ifall denna information ej finns i filen.

När detta är klart, klicka på Nästa >>. Om det finns flera blad i Excel-filen får ni välja vilket blad som innehåller er artikeldata. Klicka här på namnet för det blad som ni vill importera artikeldata ifrån. Därefter får ni välja vilka kolumner som innehåller vilken data ( mappa ).

Till vänster står namnet på fältet/egenskapen i Exder, till höger finns en lista med kolumnrubrikerna från ert Excel-ark. För varje fält ni önskar importera/uppdatera, ange till höger vilken kolumn värden skall hämtas ifrån. Egenskaper som ej mappas kommer inte importeras ifrån Excel-filen. Nya artiklar kommer däremot få de förvalda värden som angavs på första sidan, ifall egenskapen inte mappats eller kolumnen inte innehåller korrekt data. Notera att om ni väljer att importera s k PRICAT-grupper, så måste själva grupperna registreras i Exder före importen. När ni har mappat färdigt, klicka på Nästa >>. Om ni valt att läsa in Artikelnivå ifrån Excel-arket får ni därefter tala om för Exder hur er data ska tolkas. I vänsterkolumnen finns alla olika värden för artikelnivå som hittats i filen. I högerkolumnen anger ni vilken Artikelnivå i Exder detta motsvarar. Om ni väljer att inte mappa ett värde dvs ni väljer blankt i den högra kolumnen så kommer artikelnivå inte importeras för dessa artiklar. Nya artiklar och befintliga artiklar utan artikelnivå får då den förvalda artikelnivån vald i första steget, övriga behåller sin artikelnivå.

Klicka på Nästa >> när ni är färdiga med att definiera artikelnivåer. Om ni valt att importera Enhet och/eller Orderenhet får ni nu på samma sätt tala om för Exder hur datan i dessa kolumner skall tolkas. Klicka på Nästa >> för att påbörja själva inläsningen av data. Medan inläsningen pågår får ni fortlöpande information om hur långt processen kommit. Sidan laddar automatiskt om och uppdaterar antalet processade rader, vilket visas vid sidan om totalt antal rader. Notera att ni i detta läge kan lämna sidan och göra annat i Exder, medan inläsningen fortsätter i bakgrunden. Gå sedan tillbaka via menyn för att se förloppet.

När importen är klar får ni meddelande om detta (om ni är kvar i eller återvänder till importen via menyn), tillsammans med eventuella fel som uppstått under importen. Om ni valt att importera avtalade priser finns nu en länk Nästa >> för att forsätta med importen av dessa priser till ramavtal. Ni måste då först ange vilken typ av priser som finns i Excel-filen. Möjlighet finns att använda olika pristyper (för olika artiklar, eller flera för samma artikel) genom att ange en kolumn som mappas till pristyp. Ange hur de olika pristyperna skall tolkas av Exder I nästa steg har ni möjlighet att förhandsgranska de priser som lästs in från filen.

Om filen innehåller många artiklar och priser är förhandsgranskningen uppdelad på flera sidor som ni kan bläddra mellan. När ni har granskat priserna anger ni vilket ramavtal de skall importeras till. Ramavtalet måste finnas i Exder sedan tidigare, så se till att skapa det före du importerar första gången. Tryck därefter OK. Precis som tidigare informeras ni om förloppet och kan utföra annat arbete i Exder under tiden. Notera följande gällande import av avtalade priser Ni kan importera flera avtalade priser per artikel, genom att ange samma artikel på flera rader, med olika pris och pristyp. Om ramavtalet innehåller fler priser än de som importeras ifrån Excel-fil (exempelvis att artiklarna har Tillfälligt rabattpris/kampanjpris i ramavtalet medan filen enbart innehåller Kontraktspriser), så kommer de priser som saknas i filen att tas bort ifrån ramavtalet. Om avtalade priser importeras men en artikel i filen saknar avtalat pris, så kommer artikeln tas bort ur ramavtalet till vilket priser importeras. Har ni frågor om importen kontakta då vår kundtjänst via telefon eller e-brev support@expertsystems.se. 4.1.4 Tänk på att Undersök om Nacka kommun vill att ni skickar GTIN. Ni måste på artikeln tala om vilket förpackningsnivå artikeln avser. Max antal tecken i artikelnumret är 20 st Artiklarna ska ha pricatgrupper. Max tre tecken får användas tex 001 4.2 Partners Här nedan beskrivs hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder. 4.2.1 Uppdatera partners För att komma igång med handel mot Nacka Kommun måste de läggas upp som partner till er i Exder. Detta gör ni enklast på följande vis. Gå till Partners Lägg till köpare och klicka sedan på Elektronisk handelspart >>. Ni får då upp en lista enligt nedan.

Klicka på Nacka Kommun i listan. Ni får då upp ett fält där ni får ange ett namn för partnern, vi har i exemplet valt att kalla den 20. Klicka sedan OK.

Partnern är nu registrerad och ni kan om ni så önskar fylla i övrig information ni vill ska vara kopplad till partnern. 4.3 Adresser Leveransadresser skickas med i klartext från ordern och därför behöver dessa inte underhållas i Exder.

4.4 Priser och ramavtal 4.4.1 Uppdatera ramavtal I rutinen Uppdatera ramavtal så hanterar ni era ramavtal. Ett ramavtal innehåller artikelinformation och priser för en specifik partner. Alla artiklar som kommunen kan beställa ska läggas upp här. I ett ramavtal kan ni ange följande typer av priser: Kontraktspris, Rabatterat listpris, Aktuellt pris, avtalat. Alla priser i ramavtalet visas som nettopriser. Ramavtalet består av tre flikar, huvudinformation, avgifter och rabatter samt radinformation. Under fliken Huvudinformation fyller ni i ramavtalets giltighetsdatum samt avtalsreferens. Under fliken radinformation lägger ni upp era artiklar i ramavtalet. Artikeln ska kopplas till en pricatgrupp. Har ni lagt upp pricatgruppen i artikelregistret så hämtas den därifrån. På artikeln kan ni ange olika pristyper som listpris, kontraktspris och aktuellt rabattpris. Ni kan även fylla i giltighetsdatum för varje pristyp. Giltighetsdatumet behöver inte stämma överrens med huvuddatumet för ramavtalet. En artikel får endast höra till en (1) pristyp. Avtalade artiklar markeras för kunden genom att ni väljer Kontraktspris. För att spara en ramavtalsrad så klicka på knappen Spara. 4.4.1.1 Rabatt på huvudnivå kvantitetsrabatt Möjlighet finns att i prislistan ange rabatt som gäller för hela ordern kvantitetsrabatt. Möjlighet finns också att ange vilka artiklar som är rabattgrundande och rabattberättigade. I nedanstående exempel visas hur ni skapar prislistor med rabatt för hela ordern samt hur dessa automatiskt beräknas fram på order som skickas elektroniskt från er kund. För att kunna ange rabatt krävs att det finns artiklar i Exder med rätt Artikeltyp (Fakturarabatt). Börjar med att lägga upp artiklar för de artikeltyper du behöver. I Exemplet nedan visas hur artikel med artikeltyp Fakturarabatt läggs upp i rutinen Uppdatera artiklar.

Skapa en artikel med Fakturarabatt i fältet Artikeltyp. Under menyvalet Artiklar, Pris, Uppdatera ramavtal skapar ni sedan ett ramavtal från vilket ni kan skicka prislistor. Ange först Partner, samt uppgifter för Ramavtalsreferens och Giltighetsdatum fr.o.m./t.o.m. Klicka därefter på SPARA-knappen. En ny flik Avgifter och rabatter visas då i vilken rabattartiklarna kan anges.

I exemplet ovan har vi angivit artikeln FKTRAB som Rabattartikel. Möjlighet finns att välja om rabatten skall anges som Rabattprocent eller Belopp genom att kryssa i aktuellt fält. Rabattprocent innebär att aktuell rabattsats sätts på de orderrader vars artikel är rabattberättigad, belopp innebär att en ny orderrad skapas där rabattbeloppet dras av genom att det är negativt. Obs! Rabatter kan anges beroende på stafflingsingtervall. Vilket innebär att summan av orderns rabattgrundande artiklars antal måste vara minst lika med Stafflingsingervall from för att rabatt skall utgå.

Artiklarnas priser anges som vanligt under fliken Radinformation. Dessutom kan ni nu kan ange om artikeln är rabattgrundande och/eller rabattberättigad. Rabattgrundande kryssas i om artikelns antal i ordern skall tas med i beräkning av ev. rabatt. Rabattberättigad kryssas i om ev. rabattsats skall ges på aktuell artikel. I vårt exempel ovan har vi satt artikel 024515 till att vara både rabattgrundande och rabattberättigad.

Artikel 002 är däremot bara rabattgrundande, vilket innebär att den påverkar om rabattbelopp eller rabattsatser skall sättas på rabattberättigade rader. Däremot kan en orderrad med denna artikel aldrig få rabattsats då den ej är rabattberättigad. Notera att den skickade prislistan ej innehåller information om orderrabatten.

Vi skall nu se vad som händer när en elektronisk order anländer. Vi har fått en EDI-order där summan av beställt antal för rabattgrundande artiklar större än 10 (Stafflingsintervall from för Rabatt i avtalet) vilket ger 10% rabatt på den rabattberättigade orderraden 1. Däremot får orderrad 2 ingen rabattprocent eftersom dess artikel 002 inte är rabattberättigad. För att visa hur ordern blir om ni istället väljer att ge ett rabattbelopp går vi tillbaka till rutin Uppdatera ramavtal och ändrar.

Vi kryssar i fältet Belopp istället för Rabattprocent och ändrar samtidigt rabattbeloppet till 500.00. Istället för rabattprocent på orderrad 1 har vi nu fått en ny orderrad 3, med rabattbelopp på -500.00.

4.4.2 Skicka prislista Ni klickar på länken Skicka prislista >> för att skapa och skicka iväg prislistan. Ni kommer till nedan bild. Ni kan välja mellan att skicka ny prislista, ändringsprislista eller ersättningsprislista. Ny prislista används när partnern är ny och ni aldrig har skickat en prislista dit. Ändringsprislistan används när ni önskar skicka iväg de artiklar som är ändrade och för nytillkommande artiklar som inte ingår i ert avtal med kommunen. Ersättningsprislistan ersätter alla artiklar i föregående skickade godkända prislista. I fältet ersatt/ändrad prislista fyller ni i vilken prislista ni ska ersätta. Den prislistan ni hänvisar till måste vara godkänd av köparen är ni osäkra kontrollera numret med er köpare. 4.4.3 Lista prislista I rutinen Lista prislista kan ni se alla era skickade prislistor. När kommunen skickar en order till er kommer de i hänvisa till prislistan.

I listan ser ni även hur länge prislistan är giltig. 4.4.4 Skicka bild/länkar på artiklar i prislista Ni kan i er prislista skicka med en länk till en bild på artikeln, som antingen finns på webben eller som ni ladda upp i ert Exder. Förutsättningen är att mottagaren har möjlighet att ta emot information om bilder (kallat FTX+ZIU), som inte är en av del den officiella standarden ännu. Exempelvis kan Logicas Raindance-system hantera detta. För att ange länk till en befintlig webbsida, gå till Uppdatera artiklar, fliken Varucertifikat. Där finns en rubrik URL, artikel under Varuegenskaper där ni kan ange länkar till både information och bilder. Notera att bara en informationslänk och/eller en bildlänk skickas i prislista. Ni kan också välja att ladda upp era artikelbilder i Exder under fliken Bilder. I så fall lagras bilden i Exder och mottagaren av prislistan kommer få en länk så att de kan se den uppladdade bilden. Om ni byter bild eller tar bort bilden från Exder efter att prislistan skickats, så kan detta påverka mottagaren beroende på hur dennes system hanterar bildlänkar. Notera att om ni både angivit en extern bildlänk och laddat upp en bild i Exder, så är det den externa bildlänken som kommer skickas i prislistan. Bilden uppladdad i Exder används bara om ingen extern bildlänk finns. Om en artikel i prislistan saknar både bildlänk och uppladdad bild, men en artikel längre ner i förpackningshierarkin har en uppladdad bild, så kommer länken till denna skickas i prislistan. Du kan

alltså ladda upp en bild på din konsumentförpackning och sedan kommer Exder skicka med en länk till den i prislistor som innehåller sekundärförpackningar. Detta gäller bara uppladdade bilder, ej externa bildlänkar. 4.4.5 Tänk på följande 4.5 Order Flera giltiga prislistor kan användas samtidigt. Avtalsreferensen får ni av er kontaktperson i Nacka kommun. Prislistan ska innehålla pricatgrupper. Det är tillåtet att skicka med artiklar i prislistan som inte finns i ramavtalet med kommunen. Då måste en ändringsprislista skickas, pristypen måste vara Rabatterat listpris eller Aktuellt pris rabatterat. Stafflingar används inte. Order kommer elektroniskt från Nacka kommun och ni hanterar de i Exder. Orderflödet följer ni enkelt via Statuslistan. 4.5.1 Notifiering När en order har skickats från köparen och kommit till Exder får ni ett e-postmeddelande om att ni har fått en ny order. Meddelandet kan skickas till tre olika adresser. Ni lägger upp e-postadresserna under Diverse Företagsinställningar och fliken EDI. I exemplet ovan har vi lagt upp så att Niklas får ett meddelande när en order har kommit in i Exder. Notera att Niklas även får ett meddelande när något går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar saknas i artikelregistret. 4.5.2 Uppdatera order Välj menyn Försäljning Uppdatera order för att ta emot era beställningar.

I rutinen Uppdatera order klicka på sökknappen till höger om fältet som bilden ovan visar. I söklistan ovan ser vi att det har kommit in flera orders i Exder. Vi väljer order nummer 8. I listan kan vi även se lite annan information som vem beställningen är från och orderdatum. Observera att den här söklistan endast visar de order som är öppna och som ska behandlas. Genom att fylla i sökfältet kan ni exempelvis söka på öppna order från en specifik partner.

Ordern visas nu i Exder. Under fliken Huvudinformation kan ni se bl.a. orderdatum, orderstatus och ordertyp. Det viktigaste fältet på den här fliken är Kunds ordernummer. Det fältet innehåller köparens referensnummer på ordern och som ni kan använda ifall ni behöver kontakta er köpare. Under fliken Adresser ser ni de adresser som beställningen innehåller. Här ser ni exempelvis orderns köparadress. Under fliken Radinformation ser ni de beställda artiklarna, hur mycket som är beställt och det pris som ni har angett. Priset hämtas från artikelregistret. Ni kan även se momskoden och leveransdatum När ni vill acceptera er order klickar ni på. Vill ni skriva ut en orderbekräftelse på papper/pdf klickar ni på länken Skriv ut.

4.5.2.1 Avvikelser i ordern Det är även tillåtet att öka eller minska antalet på ordern, beroende på hur det är reglerat i affärsavtalet mellan köparen och leverantören. Ni kan inte komplettera med en ny orderrad. Leveransdatum kan ändras beroende på hur det är reglerat enligt gällande avtal mellan köparen och leverantören. 4.5.2.2 Ersättningsartikel Om ert avtal tillåter det, så finns det möjlighet i Exder att ange ersättningsartikel ifall beställd artikel ej kan levereras. Det ni då gör är att ni helt enkelt anger artikelnummer för den artikel ni avser att leverera. I exemplet ovan har en order inkommit med beställd artikel 1012 på rad 1.

Genom att ändra artikel till en annan kommer information om att artikel 1012 ersatts av 1000 skickas i den elektroniska orderbekräftelsen. Två saker att notera: Om orderraden har en rabattsats innan ni ändrar artikel t.ex. för att orderrabatt beräknats ifrån prislistan så kommer rabatten behållas vid byte av artikel. Det är för närvarande endast möjligt att helt ersätta beställd artikel med en annan. Ni kan alltså inte delvis leverera beställd artikel och delvis en ersättningsartikel. 4.5.2.3 Manuell order Manuell order förekommer inte emot Nacka kommun. 4.5.3 Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. 4.5.4 Tänk på att Orderbekräftelse skickas till kommunen när ni slutför ordern. 4.6 Plocklista 4.6.1 Plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Plocklistan innehåller endast slutförda ordrar och kan ni skriva ut tills att ni har skapat en utleverans på ordern.

Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. 4.7 Utleverans I detta steg talar ni om hur mycket ni har levererat. 4.7.1 Uppdatera utleverans Välj menyn Försäljning Uppdatera utleverans. Utleveransen skapas från ordern. Sök fram de order som ska utlevereras genom att ställa markören i fältet Skapa ny utleverans från order och klicka på till höger om fältet. Ni kan även ange ordernumret direkt.

En söklista dyker upp med alla order som kan utlevereras. I exemplet ovan är det en order som är öppen. Vi klickar på ordernumret och låter Exder skapa en utleverans. Observera att det är skillnad mellan ordernummer och utleveransnummer och de behöver inte vara identiska med varandra i Exder. Ordern hämtas och en utleverans skapas som i vårt exempel får nummer 5. Här talar ni om hur mycket ni har levererat till köparen. Ni kan även justera utleveransdatum och ankomstdatum. Om rutan Slutlev är ikryssad så betyder det att utleveransraden är slutförd. Om ni gör delleveranser så ska den rutan inte vara ikryssad och restantalet förs över i nästa utleverans. 4.7.2 Lista utleverans Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista. 4.7.3 Tänk på att Exder skiljer på ordernummer och följesedelsnummer. Inget meddelande skickas till Nacka kommun när ni slutför utleveransen. Använd följesedeln i Exder för att få rätt följesedelsreferens till Nacka kommun. 4.8 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan använda eget fakturanummer om ni önskar. Varje utleverans motsvarar alltid en faktura. 4.8.1 Uppdatera fakturor Under menyn Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor skapar och skickar ni era fakturor.

Välj först vilken fakturatyp ni vill göra, en faktura eller en kreditfaktura. Vi ska nu göra en faktura. Ni kan välja att göra fakturan utifrån en order eller en utleverans. Ni kan antingen välja att söka fram utleverans- eller ordernumret genom att klicka på sökfunktionen eller direkt skriva in utleverans- eller ordernumret. Vi klickar i fältet Skapa ny faktura från utleverans och söker fram de utleveranser som vi kan fakturera. I Exder måste alltid en faktura baseras på en utleverans. I exemplet ovan kan vi se att det finns en utleverans att fakturera. Vi klickar på utleveransnummer 5.

Faktura nummer 5 skapas. Under fliken Huvudinformation sätter ni bl.a. fakturadatum. Normalt föreslår Exder fakturadatum till dagens datum. Ni kan även se totalbeloppet på fakturan längst ner till höger.

Vi klickar på fliken Radinformation. Här visas de fakturarader som ingår i fakturan. I ovanstående exempel kan ni ändra ápriset och antalet. Vi ser bl.a. att av artikel 024515 ska vi fakturera 20 st till ápriset 125 kr. Beloppet på den raden visas i fältet till 2500 kr. När ni har granskat fakturan och är nöjda klickar ni på Vill ni endast spara fakturan för att skicka vid senare tillfälle klickar ni på. för att skicka fakturan till köparen. När ni har slutfört fakturan dyker det upp en länk som heter Skriv ut som ni kan klicka på för att skriva ut fakturan på papper. Fakturan skrivs då ut som en PDF. 4.8.2 Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. En kreditfaktura baseras alltid på en tidigare skickad faktura.

Ni väljer fakturatyp kreditfaktura, anledningen till krediteringen som kan vara Felleverans, Finansiell kompensation, Returer, Volymrabatt, Skadat gods samt vilket fakturanummer som ni önskar att kreditera. I exemplet ovan vill vi kreditera faktura 5. Under fliken Radinformation kan ni se vilka rader som kreditfakturan innehåller. Här kan ni ändra antalet och priset om ni önskar. Tag bort de rader som inte ska krediteras genom att kryssa i radera rutan. Ni kan inte lägga på rader i en kreditfaktura. Klicka sedan på knappen 4.8.3 Lista fakturor för att skicka iväg fakturan. Vill ni ha en översikt över era fakturor kan ni göra detta i rutinen Lista fakturor. Ni kan välja mellan att skapa en detaljerad lista, en fakturajournal eller skriva ut fakturor som PDF-dokument. För att lista era fakturor går ni till menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor. 4.8.4 Lista faktureringsstatistik För att ta fram er statistik går ni till menyn Försäljning Fakturering Lista faktureringsstatistik. 4.8.5 Tänk på att Ni kan låta Exder föreslå fakturanummer eller ange ett eget fakturanummer. En kreditfaktura måste alltid hänvisa till en tidigare faktura. Följande krediteringsorsaker stöds: Felleverans, Finansiell kompensation, Returer, Volymrabatt, Skadat gods. I fakturan används följesedelsnummret för att identifiera leveransen hos köparen. Både fakturor och kreditfakturor skickas nu till Nacka kommun i formatet SFTI scenario 6.1 Fulltextfaktura version 2.2 så att alla texter på adresser och artiklar skickas med i klartext. Det är därför viktigt att adresserna och artikelbeskrivningarna är korrekta.