1 (6) Instruktion för Kundunikt talsvarsbesked i Innehållsförteckning Avsnitt Sida 1 Syfte med detta dokument 2 2 Hjälp 2 3 Inledning 2 3.1 Inspelningsansvarig vid nybeställning 2 3.2 Inspelningsansvarig för befintlig kund 2 4 Kortfattad instruktion 3 5 Detaljerad instruktion 4 5.1 Inspelning av talsvarsbesked via kortnummer 4415 (eller 070-596 04 15) 4 5.2 Administration av talsvarsbesked via Webbverktyget Företagsadministratör 6
2 (6) 1 Syfte med detta dokument Detta dokument innehåller instruktion om hur man använder funktionen Kundunikt talsvarsbesked i. Information om detta finns även i handboken för Företagsadministratör. 2 Hjälp Om du behöver hjälp, kontakta Telias kundtjänst för Jobbmobil Växel på 020-55 40 10, måndag fredag 08.00 17.00. 3 Inledning Funktionen Kundunikt talsvarsbesked ingår utan extra kostnad i tjänsten Telia Jobbmobil Växel. Med denna funktion kan du spela in era egna skräddarsydda talsvarsbesked till Svarsgrupp, Huvudnummer och Menystyrning efter ditt önskemål. Därmed kan ni ge mer personlig service, samtidigt som ni effektiviserar er hantering av telefonin. Du kan spela in egna talsvarsbesked på två olika sätt: Ring ett särskilt telefonnummer och följ instruktionerna som du får där. Spela in en ljudfil på din dator och ladda upp den till tjänsten. (Kräver tillvalstjänsten Webbverktyg Företagsadministratör.) Den/de som ska sköta Kundunikt talsvarsbesked på företaget måste ha rollen "Inspelningsansvarig" (kallas även "Administratör av talsvarsbesked") för att komma åt funktionen. 3.1 Inspelningsansvarig vid nybeställning Vid nybeställning av Jobbmobil Växel anger man vilken/vilka som ska ha rollen Inspelningsansvarig. 3.2 Inspelningsansvarig för befintlig kund Vid lansering av denna funktion den 20 januari 2010 kommer befintliga Jobbmobil Växelkunder att få Inspelningsansvariga enligt följande: Alla som är aviseringsmottagare för mobilsvar som hör till svarsgrupp eller huvudnummer kommer att få rollen Inspelningsansvarig. Om kunden har funktionen Webverktyg Telefonist kommer alla som har rollen Telefonist att även få rollen Inspelningsansvarig. Om kunden har funktionen Webverktyg Företagsadministratör kommer alla som har rollen Företagsadministratör att även få rollen Inspelningsansvarig.
3 (6) 4 Kortfattad instruktion Funktionen Kundunikt talsvarsbesked ingår utan extra kostnad i tjänsten Telia Jobbmobil Växel och gör det möjligt att ersätta produktens generella talsvarsbesked. En (eller flera) användare måste ha rollen "Inspelningsansvarig" (kallas även "Administratör av talsvarsbesked") för att Kundunikt talsvarsbesked ska kunna användas. Se avsnittet "Inledning" ovan för beskrivning av vem som är Inspelningsansvarig. Den som är Inspelningsansvarig kan från den mobiltelefon som hör till honom/henne ringa till kortnumret 4415 (eller 070-596 04 15) och följa anvisningarna som spelas upp för att spela in ett kundunikt talsvarsbesked. OBSERVERA att i de anvisningar som Inspelningsansvarig får höra läses kortnumret för huvudnummer respektive svarsgrupper upp för att identifiera dessa. Om du har fler än ett huvudnummer och/eller fler än en svarsgrupp måste du alltså veta dessa kortnummer för att kunna särskilja dem vid inspelningen. Kortnumren finns angivna i den bekräftelse som du fått för. Om ni har tillvalet Webbverktyg Företagsadministratör kan Inspelningsansvarig även själv ladda upp inspelade ljudfiler för att sedan knyta dem till valfri händelse i Menystyrning, Svarsgrupper och Huvudnummer.
4 (6) 5 Detaljerad instruktion Funktionen Kundunikt talsvarsbesked ingår i s basfunktioner utan extra kostnad. Den innebär att Inspelningsansvarig (kallas även "Administratör av talsvarsbesked", se avsnittet "Inledning" ovan för förklaring) själv kan spela in egna talsvarsbesked för användning i er lösning för Svarsgrupper, för Huvudnummer samt för Menystyrning. Ett kundunikt talsvarsbesked ersätter produktens standarduppsättning av talsvarsbesked, t.ex. kan Inspelningsansvarig ersätta välkomstbeskedet (standard) för en svarsgrupp med ett kundunikt välkomstbesked, som anpassats helt efter företagets verksamhet. För att tala in ett kundunikt talsvarsbesked ringer Inspelningsansvarig kortnumret 4415 (eller 070-596 04 15) i det mobila nätet från sin mobiltelefon, och följer anvisningarna som spelas upp. Användaren väljer vilket talsvarsbesked han/hon vill tala in och när han/hon godkänt inspelningen ersätts det generella talsvarsbeskedet med det kundunika talsvarsbeskedet. Funktionen Kundunikt talsvarsbesked ger i kombination med tillvalstjänsten Webbverktyg Företagsadministratör utökade möjligheter att spela in egna talsvarsbesked. I webbverktyget finns det möjlighet för företagsadministratören att ladda upp ljudfiler som ersättare för de standardiserade talsvarsbeskeden. Då en ljudfil är uppladdad kan administratören sedan knyta den till önskad händelse i funktionerna (t.ex. svarsgruppens välkomstbesked). För information om tillåtna format på ljudfilen, se tekniska fakta längre fram i detta dokument. 5.1 Inspelning av talsvarsbesked via kortnummer 4415 (eller 070-596 04 15) Inspelningsansvarig kan ringa ett kortnummer i det mobila nätet från sin mobiltelefon för att spela in kundunika talsvarsbesked (ingen kod behöver anges). Via detta kortnummer kan följande talsvarsbesked spelas in, aktiveras och därigenom ersätta de generella talsvarsbeskeden i funktionen: Svarsgrupp Välkomstbesked Talsvarsbeskedet då svarsgruppen är stängd Talsvarsbesked då kön full/inga agenter är tillgänglig Köbesked Huvudnummer Välkomstbesked Talsvarsbeskedet då huvudnumret är stängt Talsvarsbesked då kön full/inga agenter är tillgängliga Köbesked (Observera att den inställning av talsvarsbesked som görs i Förenklad administration eller av Telias Support för köbeskedet kommer fortfarande att gälla för ett parkerat samtal.)
5 (6) Menystyrning Menystyrningens meny Talsvarsbesked då menystyrningen är stängt Så här ser trädstrukturen ut för att tala in egna talsvarsbesked via kortnumret. OBSERVERA att i menyträdet nedan läses kortnumret för huvudnummer respektive svarsgrupper upp för att identifiera dessa. Om du har fler än ett huvudnummer och/eller fler än en svarsgrupp måste du alltså veta dessa kortnummer för att kunna särskilja dem i menyn. Kortnumren finns angivna i den bekräftelse som du fått för Telia jobbmobil växel. Om endast ett Huvudnr, svarsgruppsnr eller Menystyrning, läses inte detta steg upp Huvudmeny Tryck 1 för Huvudnummer Tryck 2 för Svarsgrupper Tryck 3 för Menystyrning Tryck 4 för Generella talsvarsbesked Alltid # för att återgå till föregående steg 1: Huvudnummer Tryck 1 för huvudnummer 301 Tryck 2 för huvudnummer 303 2: Svarsgrupp Tryck 1 för svarsgrupp 302 Tryck 2 för svarsgrupp 305 3: Menystyrning Tryck 1 för Menystyrning 304 Tryck 2 för Menystyrning 306 4: Generiskt besked Tryck 1 för att spela in nytt besked Huvudnummer Tryck 1 för Välkomstfras Tryck 2 för Stängd besked Tryck 3 för Köbesked Tryck 4 för Besked om full kö Svarsgrupp Tryck 1 för Välkomstfras Tryck 2 för Stängd besked Tryck 3 för Köbesked Tryck 4 för Besked om full kö Menystyrning Tryck 1 för att spela in Menystyrning Tryck 2 för att spela in Stängd besked Inspelning Befintligt besked spelas upp Tryck 1 för att spela in nytt besked Spara och aktivera inspelningen Tryck 1 för att acceptera o återgå Tryck 2 för att spela upp inspelat besked Tryck 3 för att spela in igen Tryck 4 för att spara befintligt besked och återgå i menyn Via kortnumret 4415 kan en ljudfil talas in och göras tillgängliga i Webbverktyget Företagsadministratör, för vidare administration av kundunika talsvarsbesked ( Generiskt besked, se bilden ovan). Det intalade ljudfilen får en tidsstämpel som ingår i filnamnet. Företagsadministratören kan sedan döpa om filen och koppla det mot valfri händelse i funktionerna.
6 (6) 5.2 Administration av talsvarsbesked via Webbverktyget Företagsadministratör I webbverktyget finns möjlighet för företagsadministratören att ladda upp ljudfiler som ersättare för de generella talsvarsbesked. Då en ljudfil är uppladdad kan administratören sedan knyta den till önskad händelse i funktionerna (t.ex. svarsgruppens välkomstbesked). En ljudfil laddas även upp då ett talsvarsbesked spelas in via kortnumret 4415. Kunden måste själv spela in ljudfilen (enligt de krav som finns på formatet, se nedan) med hjälp av lämplig programvara på datorn. Om kunden vill byta ut produktens köbesked mot en egen ljudfil, med upphovsrättsskyddad musik, så är det kundens ansvar att skaffa nödvändiga tillstånd. Kraven på format för ljudfiler som används i funktionen Kundunikt talsvarsbesked är (kraven finns även beskrivna i Handbok för Företagsadministratör): Tänk på att inte ha störande ljud i bakgrunden. Var noga med inspelningsnivån så att beskedet blir tydligt utan för mycket brus. Inspelningen får inte vara längre än 120 sekunder. Spela in i.wav format och använd PCM 8000 Hz, 8 bit, mono, A-law [PCM] single channel, Media Type = audio/x-wav (vilket är det det format som stöds i tjänsten). Se till att ljudfilen inte blir större än 1 MB.