1(17) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2009-2010 Dokumenthanteringsplanen är en organisations sätt att beskriva en god ordning i syfte att skapa överblick över organisationens allmänna handlingar. Planen talar om vilka handlingskategorier som förekommer, om de ska bevaras (sparas för alltid) eller gallras (förstöras) samt var handlingarna förvaras. Dokumenthanteringsplanen avser att förbättra museets och allmänhetens möjligheter att söka och återfinna information. Dokumenthanteringsplanen ska alltid överensstämma med verkligheten och ses över årligen på respektive avdelning/funktion tillsammans med arkivarie/arkivansvarig. LEDNING Styrelseprotokoll Diarieförs årsvis Arkivet Bevaras Bilagor bilägges Minnesanteckningar, ledningsgrupp Pärm, kronologiskt Kontor Bevaras MBL-protokoll Diarieförs årsvis Arkivet Bevaras Handlingar från museets engagerande i externa föreningar/organisationer Pärm Kontor/Arkiv Bevaras
KANSLIET 2(17) BOKSLUT Huvudbok Arkivkartong Arkivet Bevaras Revisionsberättelse Arkivkartong Arkivet Bevaras Del av bokslutet Resultaträkning Arkivkartong Arkivet Bevaras Del av bokslutet Förvaltningsberättelse Arkivkartong Arkivet Bevaras Del av bokslutet Finansieringsanalys Arkivkartong Arkivet Bevaras Del av bokslutet Attestförteckning Arkivkartong Kansliet/Arkivet Bevaras Kontotabell Arkivkartong Kansliet/Arkivet Bevaras Leverantörsfakturajournal Pärm Arkivet 10 år Utbetalningsjournal Pärm Arkivet 10 år Fakturajournal Pärm Arkivet 10 år Inbetalningsjournal Pärm Arkivet 10 år Kontoutdrag, bank-, +-giro Pärm Arkivet 10 år VÄRDEHANDLINGAR Avtal Pärm Kansliet 2 år Efter inaktualitet Hyreskontrakt Diarieföres Arkivet minst 2 år enl. lag Efter inaktualitet Aktier, andelar Kassaskåp/närarkiv Vid försäljning Förvaras inlåst VERIFIKATIONER Kassaverifikat Arkivkartong Arkivet 10 år Arkivlägges efter slutrevision Leverantörsfakturor Arkivkartong Arkivet 10 år (varje 10:e år Arkivlägges efter bevaras) slutrevision DEBITERING Debiteringslistor Arkivkartong Arkivet 10 år Lägges tillsammans med fakturakopian
KANSLIET forts. 3(17) ÖVRIGA RÄKENSKAPER Deklarationer Arkivkartong/pärm Kansliet 10 år Statistik Pärm Kansliet Vid inaktualitet Anläggningsregister Pärm Kansliet 10 år Stiftelsen Björkå AB, Minnesfond Pärm, årsvis Arkivet Bevaras Arkivläggs efter Slutrevision Rekvision ang lönebidragsanställda Pärm Kansliet/Arkivet 10 år PERSONALHANDLINGAR Anmälan om arbetsskada/tillbud Personalakten Personalansvarig/Arkiv Bevaras Original till Försäkringskassan Arbetsbetyg Personalakten Personalansvarig/Arkiv Bevaras Original till den anställde Beslut från försäkringskassan Personalakten Personalansvarig/Arkiv Bevaras Ang sjukersättning Lönebeslut Personalakten Personalansvarig/Arkiv Bevaras Beslut om lönebidragsanställda Personalakten Personalansvarig/Arkiv Bevaras Personalakter Namnordning A-Ö Personalansvarig/Arkiv Bevaras Avställda till arkivet Lönerevisioner Diarieförs Arkivet Bevaras Tjänsteansökningar Diarieförs Arkivet Bevaras Även annonsunderlag mm. Ersättn/avdrag för utlagda kostnader Arkivkartong Arkivet 10 år P-nr. ordning Ledighetsansökningar Arkivkartong Arkivet 10 år A-Ö Sjukfrånvaro Arkivkartong Arkivet 5 år Tjänstgöringsrapport Arkivkartong Arkivet Bevaras Underlagsmaterial Lönespecifikationer Arkivkartong Arkivet 10 år Registreringsunderlag Arkivkartong Arkivet 5 år Slutlig lönelista Arkivkartong Arkivet 10 år Nettolönelista Arkivkartong Arkivet 10 år
KANSLIET forts 4(17) Kontrolluppgifter Arkivkartong Arkivet 10 år Tidredovisning, uppdrag Pärm Kansliet Vid inaktualitet Reseräkningar, traktamente Arkivkartong Arkivet 10 år Styrelsearvoden Arkivkartong Arkivet 10 år Kronologisk ordning POLICYDOKUMENT Personalhandbok Pärm/digital Kansliet/mfl Bevaras Aktuell version hos personaladm Säkerhetsplan Pärm Kansliet/mfl Bevaras Aktuell version hos Säkerhetsansvarig. Systematiskt arbetsmiljöarbete Pärm Kansliet/mfl Bevaras Aktuell version hos personaladm DIARIUM Diariet Digitalt Server med backup Bevaras Utskrifter i nr och dossiéordning Diarieförda handlingar Diarienummerordning Arkivet Bevaras Till arkivet vid avslut Diarielistor dossié- och nummerordn. Kansliet/Arkivet Bevaras Skrivs ut årsvis Diarieplan Pärm Kansliet/Arkivet Bevaras Förnyas på båda ställen Vid uppdatering Postlistor, inkommande Pärm Kansliet 2 år
STAB 5(17) FORSKNINGSSTRATEGI Projekthandlingar Diarieföres Arkivet Bevaras Rapporter/utredningar Diarieföres Arkivet Bevaras Även ett ex i bibliotek Manuskript Diarieföres Arkivet Bevaras Bilder Biläggs ärende/rapport Ärendet Bevaras Digitalt ex gallras efter utskrift Minnesanteckningar, möten Kronologisk ordning Pärm på kontor/arkivet Bevaras Handlingar från museets engagemang i Pärm Kontor/Arkiv Bevaras externa föreningar/organisationer ABM RESURS Projekthandlingar Ordnas inbördes Diariet/Arkivet Bevaras Manuskript Diarieförs Arkivet Bevaras Rapporter/utredningar Diarieföres Arkivet Bevaras Även ett ex i bibliotek Minnesanteckningar, möten Kronologisk ordning Pärm på kontor/arkiv Bevaras Texter på hemsida/or Skrivs ut Pärm på kontor Bevaras Digitala foton nummerordning/ärende Arkivet Bevaras Lagras på CD Databaser -- Server/Backup Bevaras INFO/TRYCK/HEMSIDA Bokprojekt Diarieföres Arkivet Bevaras
6(17) STAB forts Manuskript Diarieföres Arkivet Bevaras Hemsida (aktuellt) Diarieföres Arkivet Bevaras I utskriven form Fråga Museet Diarieförs Arkivet Bevaras Sparas årsvis Hemsida -- Digitalt/Backup Bevaras Uppdateras ständigt Trycksaker Kronologiskt Arkivet Bevaras 3 arkivex bevaras Annonstexter Pärm Kontor/handläggare Vid inaktualitet
ARKIV, BIBLIOTEK OCH SAMLINGAR, UTSTÄLLNINGAR, SLÖJD 7(17) AVDELNINGSÖVERGRIPANDE Avdelningsmötesprotokoll Pärm Avdelningschef/Arkiv Bevaras Ex sändes till arkivarie för arkivläggning Insamlingsmötesprotokoll Pärm Avdelningschef/Arkiv Bevaras Handlingar från museets engagerande i Pärm Kontor/Arkiv Bevaras externa föreningar/organisationer Manuskript Diarieföres Diariet Bevaras Digitala foton nummerordning/ärende Arkivet Bevaras Lagras på CD Databaser -- Server/Backup Bevaras FÖREMÅL DIARIEFÖRDA HANDLINGAR Diarieföres Arkivet Bevaras Nummer-/årsvis Insamlingsärenden Diarieföres Arkivet Bevaras Utsorteras i egen serie Depositions och externa- Diarieföres Arkivet Bevaras låneärenden Interna låneärenden I utställningsakten Arkivet Bevaras Handläggs av I & U Kassaktionsärenden Diarieföres Arkivet Bevaras Ett ärende som går till museichefen Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Föremålsärenden Arkivkartong Arkivet Bevaras I samma serie som insamlingsärendena Föremålsliggare Liggare Föremålsvården/kontor Bevaras Till arkivet vid Avställning Arbetsrutiner Pärm Föremålsvården/kontor Bevaras Uppdateras ständigt
8(17) ARKIV, BIBLIOTEK OCH SAMLINGAR forts Föremålsdatabaser Server Bevaras FOTO DIARIEFÖRDA HANDLINGAR Diarieföres Arkivet Bevaras Nummer-/årsvis Fotobeställningar, externt Pärm Foto/ kontor Vid inaktualitet Fakturahanteringen sköts av kansliet Fotobeställningar, internt Pärm Foto/ kontor Vid inaktualitet Förfrågningar om bilder Pärm Foto/ kontor Bör Bevaras Bör diarieföras Större beställningar Diarieföres Arkivet Bevaras Fotografigåvor Diarieföres Arkivet Bevaras Gåvoärende av fotoutrustning Diarieföres Arkivet Bevaras Sköts av föremålsansvarig Avtal, upphovsrätt Diarieföres Arkivet Bevaras Fotodatabas/server Server Bevaras ARKIV DIARIEFÖRDA HANDLINGAR Diarieföres Arkivet Bevaras Nummer-/årsvis Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Gåvo-/depositionsärenden Diarieföres Arkivet Bevaras Arkivlån, intern Pärm Kontor Vid inaktualitet Arkivlån, extern Diarieföres Arkivet Bevaras Fakturor, inköp Sköts av kansliet Fakturering, externt Sköts av kansliet Arkivförteckningar Arkivbox Arkivet Bevaras
9(17) ARKIV, BIBLIOTEK OCH SAMLINGAR forts Klara, arkivregister Server Bevaras BIBLIOTEK DIARIEFÖRDA HANDLINGAR Diarieföres Arkivet Bevaras Nummer-/årsvis Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Gåvo-/bytesärenden Diarieföres Arkivet Bevaras Donationshandlingar Diarieföres Arkivet Sparas Kravlistor Diarieföres Arkivet Sparas Pliktexemplar Diarieföres Arkivet Sparas Fakturor, inköp Kansliet Arkivet 10 år Sköts av kansliet Följesedlar Pärm Kontor Vid inaktualitet Statistik, Libris Pärm Kontor Vid inaktualitet Fjärrlån Pärm Kontor Vid inaktualitet I Libris Interna/externa lån Pärm Kontor Vid inaktualitet I Libris Lista på ISBN/ISSN Pärm Kontor Bevaras Besöksbok Biblioteket Arkiv Sparas Gäller även arkivbesök Tidskriftregister Kortlåda Kontor Sparas Serieregister Kortlåda Kontor Sparas Årsboksregister Kortlåda Kontor Sparas Museets bibliotek Kortregister Bibliotek Sparas Avslutat, till Libris Norrlänska hembygdsbibl. Kortregister Bibliotek Sparas Avslutat, till Libris Rara samlingen Kortregister Bibliotek Sparas Avslutat, till Libris Libris, databas Hemsida Server KB Bevaras Adm. av KB Rapportregister Webb Hemsida Server Bevaras Adm. av Info-enh
10(17) ARKIV, BIBLIOTEK OCH SAMLINGAR forts MUSIK DIARIEFÖRDA HANDLINGAR Diarieföres Arkivet Bevaras Nummer-/årsvis (övrigt, se ARKIV) Musikdatabaser Server Bevaras UTSTÄLLNINGAR Utställningsförslag Diarieföres Arkivet Bevaras Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Enklare diarieföres ej Utställningar interna Diarieföres Arkivet Bevaras Lyfts ur till egen serie Utställningar externa Diarieföres Arkivet Bevaras Lyfts ur till egen serie Fotografier Biläggs ärendet Arkivet Bevaras Protokoll utställningsgrupp Pärm Avdelningschef/Arkiv Bevaras ex. sändes till arkivarie för arkivläggning Foto, digitala Biläggs ärendet Arkivet Bevaras Lagras på CD Digitala produktioner Biläggs ärendet Arkivet Bevaras CD/DVD/Server HEMSLÖJDSKONSULENTER Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Enklare diarieföres ej Projekt Diarieföres Arkivet Bevaras Program/tryck Arkivkartong Arkivet Bevaras 3 arkivex bevaras Fotografier Nummer-/fotodagbok Fotoarkivet Bevaras Sköts av ABS-avd/foto
11(17) ARKIV, BIBLIOTEK OCH SAMLINGAR forts HEMSÖ FÄSTNING Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Enklare diarieföres ej Projekt Diarieföres Arkivet Bevaras Program/tryck Arkivkartong Arkivet Bevaras 3 arkivex bevaras Föremålsliggare Liggare Kontor Bevaras Till arkivet vid Arbetsrutiner Pärm Kontor Bevaras Uppdateras ständigt Avställning Primus, föremålsregister Server Bevaras Adm. av SMM.
KULTURMILJÖ, KONSERVERING, TEXTILARKIVET 12(17) AVDELNINGSÖVERGRIPANDE Avdelningsmötesprotokoll Pärm Avdelningschef/Arkiv Bevaras ex. sändes till arkivarie för arkivläggning Länsstyrelsens beslut Register/pärm Kontor Vid inaktualitet Övergår till museets diarium vid eventuell handläggning Handlingar från museets engagerande Pärm Kontor/Arkiv Bevaras i externa föreningar/organisationer Manuskript Diarieföres Arkivet Bevaras BEBYGGELSE DIARIEFÖRDA HANDLINGAR Diariet Arkivet Bevaras Nummer-/Årsvis Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Enklare diarieföres ej Bebyggelseärenden Diarieföres Arkivet Bevaras Fotografier Nummerordning Fotoarkivet Bevaras Sköts av foto-enh. Utställningshandlingar Diarieföres Utställningsmappen Bevaras Inkomna digitala handlingar -- -- -- Skrivs ut Digitala foton nummerordning/ärende Arkivet Bevaras Lagras på CD Databaser -- Server/Backup Bevara Digitala foton nummerordning/ärende Arkivet Bevaras Lagras på CD Databaser -- Server/Backup Bevaras ARKEOLOGI
13(17) KULTURMILJÖ forts. Arkeologiska ärenden Diarieföres Arkivet Bevaras Kopior av relevanta handlingar kan tillföras det topografiska arkivet Rapporter Diarieföres Arkivet Bevaras Även i digital form på hemsidan, även bevaras på KMA Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Enklare diarieföres ej Fotografier enl. fotodagbok Fotoarkivet Bevaras Sköts av ABS Digitala foton Enl. fotodagbok Ärende Bevaras Lagras på CD Kart-/ritningsmaterial digitalt Efter diarienummer Server/Backup Bevaras Databaser -- Server/Backup Bevaras KONSERVERING Enhetsmötesprotokoll Pärm Avdelningschef/Arkiv Bevaras KONSERVERINGSÄRENDEN Diarieföres Arkivet Bevaras Konserveringsrapport Diarieföres Ärendet Bevaras Vårdprogram Diarieföres Ärendet Bevaras Dagbok Diarieföres Ärendet Bevaras Korrespondens Diarieföres Ärendet Bevaras Mottags- och återlämningskvitto Pärm, kronologisk Konserveringen/ kontor Vid inaktualitet Förfrågningar m.m. Diarieföres Arkivet Bevaras Avsyningslista temp/luftfuktighet Pärm Konserveringen/ kontor Vid inaktualitet Avsyningslista skadedjur Pärm Konserveringen/ kontor Vid inaktualitet Vårdrapporter, egna föremål Pärm Konserveringen/ kontor Bevaras
14(17) KULTURMILJÖ forts. Vårdregister Server Bevaras Del av Theodor TEXTILARKIVET DIARIEFÖRDA HANDLINGAR Diariet Arkivet Bevaras Nummer-/Årsvis Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Enklare diarieföres ej Gåvohandlingar Diarieföres Arkivet Bevaras Förvaras i Sollefteå Utställningshandlingar Diarieföres Utställningsmappen Bevaras Förvaras i Sollefteå Manuskript Diarieföres Arkivet Bevaras Digitala foton nummerordning/ärende Arkivet Bevaras Lagras på CD Databaser -- Server/Backup Bevaras
KAPA 15(17) AVDELNINGSÖVERGRIPANDE Avdelningsmötesprotokoll Pärm Avdelningschef/Arkiv Bevaras ex. sändes till arkivarie för arkivläggning Handlingar från engagerande i Pärm Kontor/Arkiv Bevaras externa föreningar/organisationer Manuskript Diarieföres Arkivet Bevaras PEDAGOGER Ärenden Diarieföres Arkivet Bevaras Enklare diarieföres ej Projekt Diarieföres Arkivet Bevaras Program/tryck Arkivkartong Arkivet Bevaras 3 arkivex bevaras Fotografier Nummer-/fotodagbok Fotoarkivet Bevaras Sköts av foto-enh FRILUFTSMUSEET Mötesprotokoll Pärm Handläggare Bevaras Ex. sändes till arkivarie för arkivläggning Om djuren på museet Diarieföres Arkivet Bevaras Info om varje miljö på Murberget Pärm Handläggare Vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt HEMBYGD/TURISM Projekt Diarieföres Arkivet Bevaras Förfrågningar Diarieföres Arkivet Bevaras Enklare diarieföres ej
16(17) TEKNISKA Avdelningsmötesprotokoll -- -- -- Protokollförs ej Fastighetsärenden Diarieförs Arkivet Bevaras Bidragsärenden Diarieförs Arkivet Bevaras Tekniska ärenden Diarieförs Arkivet Bevaras Reparationsärenden Diarieförs Arkivet Bevaras Utställningsbyggnation Diarieförs Arkivet Bevaras Handläggs av utställningsansvarig Ritningar, ej diarieärenden -- Arkivet Bevaras
PERSONALKLUBBEN 17(17) Sortering Årsberättelser Arkivkartong Arkivet Bevaras Protokoll Arkivkartong Arkivet Bevaras Verifikationer Arkivkartong Arkivet 10 år