Stadsarkivet Arkivmyndighetens beslut 2018:20 DNR 5.1.2-13379/2018 Sida 1 (14) 2018-09-28 Nämnd/Bolag/Stiftelse Fastighetsnämnden Beslutets omfattning Enligt 6 kap. 5 Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) ska Stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av myndigheten. Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för Fastighetskontoret. Denna klassificeringsstruktur ersätter tidigare beslutad klassificeringsstruktur för Fastighetskontoret, SSA 2009:29. Datum för beslut Stockholm den 28 september 2018 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie
Sida 2 (14) 1 Styra, planera och följa upp verksamheten Nr Namn Kommentar 1.1 Styra och leda verksamheten 1.1.1 Utföra politisk styrning Den politiska beslutsprocessen. Nämnd- och styrelsehandlingar, protokoll, ägardirektiv, bolagsordning 1.1.2 Samarbeta med utskott och råd Utskott och råd kopplade till den politiska styrningen, t.ex. avseende tillgänglighetsfrågor. Tillgänglighetsplan 1.1.3 Utföra internt ledningsarbete Det ledande arbetet inom verksamheten, exempelvis ledningsgruppens eller arbetsmiljökommitténs arbete. Processen omfattar även övergripande strategiska frågor inom personalområdet och hantering av den årliga löneöversynen. I processen ingår att arbeta fram policyer och riktlinjer för verksamheten, inklusive fördelning av arbete och ansvar. 1.1.4 Samverka med personal och fackliga organisationer Policyer, strategier, riktlinjer, delegationsordning, jämställdhetsplan, kompetensförsörjningsplan, anteckningar från ledningsgrupp. Facklig samverkan och förhandlingar. Protokoll/anteckningar från förvaltningsgrupp, APT, MBL etc.
Sida 3 (14) 1.2 Planera och följa upp verksamheten 1.2.1 Planera verksamheten Planering avseende ekonomi, bl.a. budget och verksamhetsplan. 1.2.2 Följa upp verksamheten Verksamhetsberättelse med bokslut (årsredovisning) och tertialrapporter. Avser även statistik och genomförande av medarbetar- och marknadsundersökningar (NKI). 1.2.3 Utföra internkontroll Väsentlighets- och riskanalys samt internkontroll. 1.2.4 Hantera interna medel och bidrag Medel och bidrag till GFKveteranerna (Gatu- och Fastighetskontoret) och Konst- och kulturföreningen (Tekniska nämndhuset). 1.3 Utveckla verksamheten I processen hanteras såväl externa och interna förslag och synpunkter som projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, till exempel rörande organisationsförändringar, nya verksamhetssystem eller nya arbetsformer. Övergripande kvalitetsarbeten och organisations-frågor. Omvärldsbevakning. Processen omfattar även samverkan med intressenter av olika slag, t ex andra myndigheter, organisationer, näringsliv etc. 1.4 Hantera extern revision och granskning Dokumentation från kvalitets- och förbättringsarbete, utvärderingar, egna enkäter och marknadsundersökningar. Granskning som utförs av extern part både inom och utanför staden, exempelvis revisorer och olika tillsynsmyndigheter, med tillhörande uppföljning. Revisionsrapport, inspektionsrapport, åtgärdsrapport.
Sida 4 (14) 1.5 Hantera extern dialog 1.5.1 Hantera synpunkter och klagomål Inkomna synpunkter, klagomål och liknande som rör verksamheten. 1.5.2 Hantera medborgarförslag Används ej. Hanteras av stadsdelsnämnderna. 1.6 Hantera remisser Remisshantering mellan instanser inom och utanför staden. Både egna och andras. (En egeninitierad remiss kan registreras under den process eller ärende som den rör, vanligen inom kärnverksamheten.) Inkomna remisser med tillhörande svar/yttrande. Även utgående remisser med tillhörande inkomna svar och sammanställning av svar.
Sida 5 (14) 2 Ge verksamhetsstöd Nr Namn Kommentar 2.1 Hantera personal 2.1.1 Rekrytera Processen avser arbete med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst. Rekryteringsärenden (t ex kravprofil, annons, lista över sökande, urvalslista, meddelande om vem som fått tjänst, ansökningshandlingar). 2.1.2 Hantera anställning Frågor knutna till individ och dess pågående anställning. Omfattar anställningsförhållanden, individuell kompetensutveckling och medarbetarsamtal. 2.1.3 Beräkna och betala ut löner och arvoden Handlingar rörande anställningsförhållanden, t ex arbetsbeskrivningar, instruktioner, ansökan om- och individuella kompetensutvecklings-planer, handlingsplaner, olika typer av beslut, handlingar från lönegrundande samtal eller rörande lönebidrag, betyg och intyg, uppsägning och entledigande. Administration av löner och arvoden och annan ersättning. Även tjänstepension och avtalsförsäkringar. 2.1.4 Hantera personalsociala frågor 2.1.5 Hantera rehabilitering och arbetsskada Löneunderlag, lönelistor, närvarounderlag, ansökan och beslut om pension. Avser omplacering och andra liknande arbetsrättsliga frågor. Handlingar rörande entledigande hanteras i process 2.1.2 Hantera anställning. Även individknutna ärenden rörande diskriminering. Omplaceringsärenden, disciplinärenden. Frågor rörande arbetsskador, arbetsanpassning och rehabilitering. Arbetsskadeanmälan, läkarutlåtande, utredningar, beslut.
Sida 6 (14) 2.1.6 Hantera arbetsmiljö och gemensamma personalfrågor Exempelvis friskvård, arbetsmiljöarbete, skyddsronder, personalutbildningar och andra gemensamma insatser för kompetensutveckling och en god arbetsmiljö. 2.2 Hantera ekonomi 2.2.1 Hantera intäkter Pengar in. Kundfakturor och kundreskontra. 2.2.2 Hantera kostnader Pengar ut. Leverantörsfakturor och leverantörsreskontra. 2.2.3 Hantera löpande Huvudbok, kontoplaner, beställningar/rekvisitioner, uppgifter ekonomiredovisning attestanter, resultatrapporter, attestoch utanordningsbehörigheter, tillfälliga ersättare i Agresso. Handlingar som ingår i bokslut hanteras i process 1.2.2 Följa upp verksamheten. 2.2.4 Hantera skatteredovisning Momsrapporter, deklarationer. 2.2.5 Hantera fastigheter och anläggningar utifrån ekonomiskt hänseende 2.3 Köpa in och upphandla Olika underlag för: aktivering, avskrivning, nedskrivning, uppskrivning m.m. Omfattar även anläggningsregister. 2.3.1 Köpa in och beställa Används ej. 2.3.2 Hantera 2.3.3 Hantera försörjningsupphandling verksamhetsupphandling Används ej. Används ej. 2.3.4 Förvalta avtal Avser ingångna avtal som ligger inom ramavtalet (ej avrop) 2.3.5 Avropa från ramavtal 2.3.6 Genomföra annonserad upphandling 2.3.7 Genomföra direktupphandling 2.4 Informera och kommunicera 2.4.1 Informera och marknadsföra Processen handlar i huvudsak om envägskommunikation. Kommunikationsmaterial via olika kanaler och medier (t ex webbplats, trycksaker, nyhetsbrev, sociala medier, pressmeddelanden)
Sida 7 (14) 2.4.2 Kommunicera Kommunikation med extern part som inte rör kärnverksamhet. Korrespondens, inkomna enkäter, skrivelser osv. Korrespondens/dialog via sociala medier kan även ingå. 2.4.3 Dokumentera Dokumentation av den egna verksamheten. 2.5 Hantera digitala stöd och funktioner 2.6 Hantera lokaler och utrustning Fotografier, presentationer, dokumenterad historik. I processen ingår hantering och administrering av telefoni och ITdrift. Förvaltning och utveckling av digitala nätverk, plattformar, applikationer och e-tjänster kopplade till den egna verksamheten. Processen innefattar kontorsservice, hantering av inventarier och transportmedel, drift och underhåll och lokalförsörjning som inte är en del av kärnverksamheter. 2.7 Hantera säkerhetsfrågor Processen omfattar endast interna 2.8 Redovisa och förvalta information säkerhetsfrågor. Säkerhetsfrågor som rör kärnverksamheten hanteras i process 5.2 Processen omfattar redovisning av verksamhetens allmänna handlingar samt styrning av informationshanteringen och arkivbildningen. Processen omfattar även frågor rörande informationsförvaltning, oavsett om informationen är analog eller digital. Hantering av personuppgifter och dataskydd för den enskilde, informationsklassning, utlämnande av allmän handling. Arkivbeskrivningar, hanteringsanvisningar, bevarandeförteckningar, gallringsärenden, avslagsärenden, rutinbeskrivningar, register över personuppgifter. 2.9 Hantera juridiska frågor Används ej. Hanteras i kärnprocesserna.
Sida 8 (14) 3 Initiera, utreda, planera, genomföra och avsluta bygg- och anläggningsprojekt (omfattar även underhållsprojekt och ombyggnationer) 3.1 Initiera bygg- och anläggningsprojekt 3.2 Utreda bygg- och anläggningsprojekt 3.3 Planera bygg- och anläggningsprojekt 3.4 Genomföra bygg- och anläggningsprojekt Beslut om att utreda om projekt är genomförbart. Projektet inleds med att fastighetsavdelningen initierar att utvecklingsavdelningen tar fram ett beslutsunderlag. Utredningar, förstudier och analyser för att fastställa inriktning för projekt. Fatta inriktningsbeslut avseende en investerings innehåll och beräknande av ekonomiska konsekvenser. Syftet med utredningsskedet är att pröva olika alternativa lösningar. Analyser och utredningar som genomförs i planeringsfasen för att ytterligare säkerställa projektunderlaget. I planeringsskedet utreds närmare de tekniska förutsättningarna för projektet. Framtagande av systemhandlingar. Förberedelser inför projektstart. Häri ingår även förgävesprojekteringsavtal. Genomförandeskedets syfte är att säkerställa att projektets målsättningar uppnås avseende tid, ekonomi och kvalitet. Genomförandet delas normalt upp i tre huvudstadier: Projektering Entreprenadupphandling Produktion I arbetet ingår att söka och hantera tillstånd, bl.a. bygglov, marklov och upplåtelser. Hantera ledningssamordningar, miljöfrågor, uppsägning av hyresgäster etc. Framtagande av granskningshandlingar, kompletta bygghandlingar etc. Genomföra entreprenader, riva, bygga,
Sida 9 (14) 3.5 Avsluta bygg- och anläggningsprojekt 3.6 Hantera juridiska ärenden i bygg- och anläggningsprojekt genomföra markmiljöåtgärder och inviga byggnader/anläggningar. Slut- och garantibesiktningar, överlämnande av relationshandlingar och projektdokumentation, uppföljning och slutredovisning av projektet. Överlämnande av byggnad/anläggning till förvaltare. Hantering av skadestånd, förlikningsärenden, tvister, försäkringsärenden, laglighetsprövningar och skaderegleringar av olika slag. Domar, överprövningsärenden, ersättningsärenden, försäkrings- /skadeståndsärenden (t ex försäkringsbrev, försäkringshandlingar, kostnadsunderlag till försäkringsbolag, rekvisitioner, skaderapporter, skadevärderingar).
Sida 10 (14) 4 Upplåta lägenhet, nyttjanderätt och upplåtelser över tid Nr Namn Kommentar 4.1 Administrera hyresavtal, nyttjanderätter och upplåtelser 4.2 Kommunicera med hyresgäster 4.2.1 Kommunicera med hyresgäster i allmänna frågor Avser administration av: Hyres-, arrende- och nyttjanderättsavtal Avtal rörande bergrum Upplåtelser torgplatser Avtal rörande saluhallar Inklusive bilagor som hör till avtalen. Inkomna intresseanmälningar, korrespondens med hyresgäster, klagomål och synpunkter från hyresgäster samt protokoll och mötesanteckningar från kundmöten. 4.2.2 Hantera hyres- och upplåtelseärenden Hantering av nyttjanderätter och servitutsavtal, ledningsrättsärenden, upplåtelseärenden samt hantering av ärenden med hyresgäster. Processen omfattar även hanteringen av upplåtelser av torgplatser. 4.3 Erbjuda förvaltningsuppdrag Omfattar hanteringen av avtal om 4.4 Hantera juridiska ärenden i upplåtelser förvaltningsuppdrag samt ekonomisk sammanställning och avräkning för förvaltningsuppdraget. Handlingar som uppstår när vi avtalar om förvaltningsuppdrag med andra fastighetsägare. Hantering av skadestånd, förlikningsärenden, tvister, försäkringsärenden, laglighetsprövningar och skaderegleringar av olika slag. Domar, överprövningsärenden, ersättningsärenden, försäkrings- /skadeståndsärenden (t ex försäkringsbrev, försäkringshandlingar,
Sida 11 (14) kostnadsunderlag till försäkringsbolag, rekvisitioner, skaderapporter, skadevärderingar).
Sida 12 (14) 5 Tillhandahålla lägenhet, nyttjanderätt och upplåtelser över tid anskaffa, bibehålla och avveckla Nr Namn Kommentar 5.1 Analysera behov tidiga skeden (anskaffa) Behovsanalys med förslag till åtgärd och beslut. Minnesanteckningar från startmöten, fastighetsutvecklingsplan, prioriterad fastighetslista, inhämtad omvärldsinformation och upprättad affärsplan. 5.2 Tillhandahålla och underhålla fastighet/byggnad/anläggning (bibehålla) Underhållsplaner och uppdragsbeställningar som initierar ett projekt. Arbetet med löpande besiktningar och synförrättningar samt arbetet med miljöfrågor i samband med bibehållande av fastigheter. Tekniska riktlinjer och krav. Säkerhet som avser frågor rörande bevakning, larm och tillsyn (brand). Häri ingår risk- och sårbarhetsanalyser, dokumentation rörande systematiskt brandskyddsarbete, tillstånd för kameraövervakning, nyckelkvittenser samt övriga säkerhetsfrågor. Försäkra och skydda häri ingår försäkringshandlingar, intyg och försäkringsärenden, vårdprogram och bebyggelsehistoriska inventeringar samt depositionsavtal rörande kulturhistoriska föremål och inventarier. 5.3 Utveckla fastighet/byggnad/anläggning (bibehålla) Processen är under utveckling med att fastställa och kartlägga dokumentation och arbetsflödet.
Sida 13 (14) 5.4 Genomföra transaktioner (avveckla, anskaffa) 5.4.1 Avyttra fastighet, bostadsrätt Beslutsunderlag till avyttring av fastighet/ bostadsrätt. Lantmäterihandlingar, bygglovshandlingar och detaljplaner som rör fastigheten i transaktionsärenden. Beställning av mäklartjänst, lagakraftsbevis, köpebrev, kvittens på överförda hyreskontrakt, nyttjanderätts- och servitutsavtal knutna till fastigheten, m.fl. handlingar. 5.4.2 Förvärva fastighet, bostadsrätt Ritningar över fastigheten. 5.5 Hantera juridiska ärenden för Hantering av skadestånd, förlikningsärenden, tvister, lägenhet, nyttjanderätt och försäkringsärenden, upplåtelser laglighetsprövningar och skaderegleringar av olika slag. Domar, överprövningsärenden, ersättningsärenden, försäkrings- /skadeståndsärenden (t ex försäkringsbrev, försäkringshandlingar, kostnadsunderlag till försäkringsbolag, rekvisitioner, skaderapporter, skadevärderingar).
Sida 14 (14) 6 Tillhandahålla skötsel av byggnad, anläggning, mark och naturreservat Nr Namn Kommentar 6.1 Hantera drift och skötsel av byggnad och anläggning 6.2 Hantera skötsel av mark och naturreservat 6.3 Hantera juridiska ärenden inom skötsel Avser arbetet med ronderingar och drift av fastighetskontorets fastigheter. Häri ingår även lokalservice, städning, skötsel av inredning och inventarier. Ärenden rörande fastighetskontorets förvaltning av skog, mark och naturreservat. Hantering av skadestånd, förlikningsärenden, tvister, försäkringsärenden, laglighetsprövningar och skaderegleringar av olika slag. Domar, överprövningsärenden, ersättningsärenden, försäkrings- /skadeståndsärenden (t ex försäkringsbrev, försäkringshandlingar, kostnadsunderlag till försäkringsbolag, rekvisitioner, skaderapporter, skadevärderingar).