Saab EDS Jönköping 8 november 2013 COACHING OCH KONSTRUKTIV FEEDBACK Ladda ner bilderna här: www.planb.se/samtal 1
PlanB teamet Kasper Arentoft Tue Juelsbo Team kompetenser: bl. a danske, processledning, coaching, organisationsutveckling, organisationsförändringar. Plan B har arbetat med Saab i mer än 10 år Syfte och mål med dagen Syfte Syfte med utbildningen är att stärka oss att lättare och med bättre självförtroende genomföra våra samtal på ett bra sätt för alla. Mål träning i konstruktiv feedback - att respektfullt ge tydlig och exemplifierad återkoppling såväl uppskattande som kritisk inblick i reaktioner kopplat till kritisk feedback träning i coaching erfarenhetsutbyte 2
Agenda 08.30 Start Introduktion, varför är vi här Syfte, mål och agenda Om konstruktiv feedback, reaktioner och bemötande i samtal kopplat till kritisk feedback Träning och erfarenhetsutbyte i mindre grupper 12.00 Lunch 13.00 Fortsättning Coachande förhållningssätt och coachande samtal i praktiken Frågeställningar och erfarenhetsutbyte Individuell reflektion kring egna kommande samtal Avrundning 15.30 Tack för nu 3
Ramar och roller Konfidentiell information Alla bidrar PlanB processleder, coachar och tränar Träning i mindre grupper Tänk efter Dina förväntningar på dagen Vad du vill lära dig/ utveckla? 4
Utvecklingszoner lärande pågår! Komfortzon Tryggt, det som är välkänt, fungerar bra, ingen större utveckling Lärzon Utmanande, kanske upplevt tidigare men övervägande nytt, kan väcka motstånd Varningszon Stressande, för stor utmaning, okänt, svårt att hantera, inlärnings-potentialen försämras KONSTRUKTIV FEEDBACK 5
Varför konstruktiv feedback? Bidra till någons utveckling genom att öka den andres medvetenhet Som ledare återkoppla med medarbetarna på ett respektfullt och kraftfullt sätt Möjliggöra effektivare lärande i organisationen Förbättra verksamheten genom ökad samsyn om måluppfyllelsen Stimulera till en god arbetsmiljö genom kommunikation Feedback på olika nivåer Vi jobbar med Ospecificerad feedback Feedback på yrkesrollen Indirekt feedback Specificerad Jag & Du feedback 6
Feedback = Återkoppling Feedback olika områden och syften Feedback på uppgifter Fokus på UPPGIFTER, mål och resultat, på val som har tagits, alternativa vägval eller möjligheter. Syftar till att kvalitetssäkra leveranser. Bidrar till att höja medvetenhet och lärandet hos den enskilde eller hos gruppen. Feedback på beteende Fokus på BETEENDE och förhållningssätt som man antingen vill uppmuntra eller önskar ändra. Stödjer utvecklingen av en önskad kultur som i sin tur är med att stötta uppdraget. 7
Att ta emot feedback Förändra Förstå Förkasta Försvara Förklara Dialog Argumentation Källa: Ledtrådar till ett moget ledarskap av Agnete Nilsson och Helen Carlson Missförstånd? Vad du säger Hur det uppfattas Det är inte ditt fel, om du missuppfattas Hur du kommunicerar är ditt ansvar 8
Reaktioner och bemötande i samtal kopplat till kritisk feedback Konstruktiv feedback några punkter att tänka på Rak och tydlig, konkret, ärlig Underbygg med fakta Jag-budskap - tala om varför du tycker som du tycker Frågar efter synpunkter/åsikter från den som du ger feedback till/känner/idéer om vad som kan göras Avsluta med någon form av sammanfattning så att du är säker på att han/hon har förstått (och helst tycker OK) Se personen i ögonen, ta samtalet enskilt Lyssna aktivt, acceptera avvikande åsikt Empati, feedbacken ska uppfattas som hjälp, ska vara konstruktiv 9
Närvaro, Fokus och Timing N. Om det uppstår spänd stämning så är det bäst att konstatera det öppet. Säg att du upplever spänningen och fråga vad den kan bero på. Genom att uttala det som känns men inte sägs gör du det till en medveten del av situationen. Om du låter bli kan du istället bli styrd av det. F. För inte in ovidkommande samtalsämnen eller kommentarer i samtalet. Släpp allt annat som inte har direkt saklig koppling till vad ni är där för att diskutera. T. När i tid ger du din feedback? En tumregel är att inte vänta för länge efter en händelse med att ge feedback Ditt bemötande Var tydlig. Linda inte in det som ska sägas. Låt inte den andra gissa vad samtalet handlar om. Lyssna och var öppen. Vilka reaktioner du än möter, visa alla medarbetare respekt. Var närvarande. Visa att du är tillgänglig för uppföljande samtal. Runda av samtalet. Var tydlig med när det är dags att gå vidare och var beredd att följa upp. 10
Var beredd på olika typer av reaktioner Någon reagerar med ilska En annan blir ledsen En tredje blir tyst och sluten En fjärde visar i första hand förståelse för din situation En femte reagerar med förvirring.. Vad ser vi för utmaningar som chefer i det? Feedback När du (beteende) i.. (situation), upplever/känner/blir jag.. (reaktion), vilket medför att jag.. (konsekvens). Nästa gång vill jag be dig om att. (önskat beteende). 11
Träning feedback 1. Fördela er i trios 2. Förbered dig individuellt (ca 10 minuter): Tänk igenom 3 samtal med medarbetare där feedback skall ges. Skriv ner vad du vill säga. Följ feedbackformeln. 3. Öva (ca 50 minuter): Turas om i rollerna: Givare, Mottagare & Observatör (9 omgångar) Inled respektive omgång med att ge Mottagaren lite karaktäristika Ge feedback Observatören lyssnar och observerar och gör sig redo att ge återkoppling till Givaren efter feedback. Avsluta respektive omgång med gemensam reflektion: Vad såg/hörde du? Hur upplevdes feedbacken? Förstod du vilket beteende det handlade om? Några goda råd som du vill ge din kollega? Pröva eventuellt omgången igen med förbättringar. Öva på att ge feedback (ca 60 minuter): 4. Summera vad ni lärt (ca 10 minuter) Observera att information som här delas är konfidentiell COACHING 12
Coaching är.. Coaching är att skapa ett rum för reflexion och nya perspektiv som i sin tur kan leda till nya handlingar Coaching handlar om att höja effektiviteten och utvecklingstakten genom att aktivera fler resurser i människor och grupper Coaching är ett förhållningssätt som innebär att medarbetaren tar egna beslut och att du som chef utgår från att dina medarbetare är vuxna, kapabla och ansvarstagande Som coach har man ingen given utgång och ingen egen agenda men ett coaching-möte är ändå ett möte med ett mål Essentiellt i coachingen Fokus på vad den andra vill uppnå Bästa, djupaste lyssnande Generös uppmärksamhet Nyfikna frågor/respons 13
Samtalens bredd Lyssna för att förstå Vägleda Perspektivera Reflektera Summera Ställa frågor som skapar förståelse Komma med förslag Ge feedback Erbjuda hjälp Ge råd Instruera Berätta Ge direktiv Samtalens bredd Lyssna för att förstå Vägleda Perspektivera Reflektera Summera Ställa frågor som skapar förståelse Komma med förslag Ge feedback Erbjuda hjälp Ge råd Instruera Berätta Ge direktiv 14
Potentiella utmaningar Chefa ç è Coacha Närvaro ç è Distans--- Tid!!! Most questions asked are rethorical. Practice asking questions that you truly don t know the answer to that slowly builds trust. Edgar Schein 15
Ställ frågor som Visar intresse Klargör Ger nya perspektiv Börjar med Vad innebär det Vad skulle hända om Vad mer kan du Hur tänker du Hur menar du Hur påverkar det Vem är.vem bliver Vem påverkas om När är det möjlighet När skulle det På vilket sätt. Olika slag av frågor Öppna frågor Vad? Hur? Berätta mer om? På vilket sätt? Börja gärna samtalet med öppna frågor, ge möjlighet för den andra att berätta med egna ord. Öppna frågor är oftast bra för att vidga perspektiven, få fram fler möjligheter och alternativ. Ledande/specifika frågor Vill du? Så du menar att..? Kan du tänka dig att? Specifika frågor är bra längre in i samtalet för att skapa fokus, säkerställa att du har förstått och för att konkretisera specifika åtgärder. 16
Lösningsfokuserad coaching Fyra föreställningar/antaganden: 1. Problemet är inte problemet men försök till lösning 2. Om vi talar om problem blir vi experter på problem. Om vi talar om lösningar blir vi experter på lösningar 3. Tala om det som vi vill uppnå istället för vad vi önskar att undvika 4. Människor har behov av hjälp kring det som de säger att de har behov av hjälp till. Inte till det som de inte säger. Olika slag av frågor Kraftfulla frågor Vad får dig att ta dig an din utmaning? När trivs du som bäst på jobbet? Beskriv en sån dag... Hur ser din önskade framtid ut när det gäller din utmaning? Skala På en skala 1-10 Vad ska till för att förflytta dig ett steg? 17
GROW modell Välj tema / ämne Etablera samtalets syfte och riktning Utforska temat Vidga förståelsen Utmana antaganden Planera Gör avtal om uppföljning Utforska möjligheter Välj riktning 18
Träning coaching 1. Fördela er i duos Observera att information som här delas är konfidentiell 2. Förbered dig individuellt (ca 10 minuter): En utmaning du vill bli coachad på. Välj en äkta utmaning. Ta tillfället i akt! 3. Öva (ca 50 minuter): Genomför två coachingsamtal på vardera 20 minuter med efterföljande reflektion på 5 minuter. Följ GROW modellen. Använd gärna följande frågor under reflektionen: När upplevde du som coach att det fungerade bra och mindre bra? Vad var det som gjorde att det fungerade bra/mindre bra? Vad vill du vara uppmärksam på i dina samtal? Individuell reflektion kring kommande samtal Fundera över dagens tema och övningar: Vad tar du med dig in i dina kommande samtal? Vad vill du utveckla dig vidare gällande feedback och coaching? Hur kan ni chefer hjälpa varandra? 19