VARUINVENTERING MILLUM PROCUREMENT. Datum: Version: 9.11 Av: Bjørn Ravnestad

ANVÄNDARMANUAL VARUINVENTERING MILLUM PROCUREMENT Datum: 2010.02.01 Version: 9.11 Av: Bjørn Ravnestad

Innehållsförteckning 1 Inledning 4 1.1 Varför bör jag använda varuinventering i Millum Procurement? 4 2 Varuinventering 5 2.1 Så här fungerar det 5 2.2 Upprätta en inventeringslista 6 2.2.1 Upprätta en inventeringslista med inköpslistan som källa 6 2.2.2 Upprätta en inventeringslista med kundvagnen som källa 11 2.2.3 Upprätta en inventeringslista med en fil som källa 12 2.2.4 Upprätta en inventeringslista med textfält som källa 14 2.2.5 Upprätta en inventeringslista med en inventeringsimport (Datalogic) som källa 16 2.3 Rapport över inventeringslistor 18 2.4 Genomföra en inventering 19 2.4.1 Inventering utan handterminal 19 2.4.2 Inventering med handterminal 23 2.4.3 Flera inventeringsrundor med handterminal 29 2.5 Rapport från inventering 30 3 Tips 31 3.1.1 Märkning av lager med streckkoder 31 3.1.2 Lägga in egna varor i listor och inventeringar 31 3.1.3 Inventering med annan enhet än beställningsenhet med handterminal 31 3.1.4 Tvätt av inventeringslista 32 3.1.5 Bara en inventeringslista, eller flera? 32 3.1.6 Organisering av inventering på platsen 32 M I L L U M A S S I D E 2 A V 3 3

Figur- och skärmbildsförteckning FIGUR 1 KONCEPTUELL MODELL AV VARUINVENTERING... 5 FIGUR 2 UPPRÄTTA INVENTERINGSLISTA... 6 FIGUR 3 NY INVENTERINGSLISTA: GE NAMN... 7 FIGUR 4 NY INVENTERINGSLISTA: VÄLJ KÄLLA FÖR INKÖPSLISTA... 7 FIGUR 5 NY INVENTERINGSLISTA: HÄMTA VARURADER... 8 FIGUR 6 NY INVENTERINGSLISTA: VÄLJ VARURADER... 8 FIGUR 7 NY INVENTERINGSLISTA: UPPRÄTTA INVENTERINGSLISTA... 8 FIGUR 8 NY INVENTERINGSLISTA: SE PÅ GRUPPERADE VAROR... 9 FIGUR 9 - NY INVENTERINGSLISTA: GRUPPERA VAROR... 10 FIGUR 10 - NY INVENTERINGSLISTA: GRUPPERA VAROR... 11 FIGUR 10 NY INVENTERINGSLISTA: VÄLJ KUNDVAGN SOM KÄLLA... 12 FIGUR 11 NY INVENTERINGSLISTA: VÄLJ FIL SOM KÄLLA... 13 FIGUR 12 NY INVENTERINGSLISTA: HÄMTA VARURADER FRÅN EN FIL... 13 FIGUR 13 FILFORMAT FÖR IMPORT AV VAROR TILL INKÖPSLISTA... 14 FIGUR 14 NY INVENTERINGSLISTA: VÄLJ TEXTFÄLT SOM KÄLLA... 15 FIGUR 15 NY INVENTERINGSLISTA: HÄMTA VARURADER FRÅN TEXTFÄLT... 16 FIGUR 16 NY INVENTERINGSLISTA: HÄMTA VARURADER FRÅN INVENTERINGSIMPORT... 17. FIGUR 17 NY INVENTERINGSLISTA: VÄLJ INVENTERINGSIMPORT... 17 FIGUR 18 URVALSKRITERIER FÖR RAPPORTER ÖVER INVENTERINGSLISTOR... 18 FIGUR 19 NY INVENTERING UTAN HANDTERMINAL: GE INVENTERINGEN ETT NAMN... 20 FIGUR 20 NY INVENTERING UTAN HANDTERMINAL: VÄLJ DEN INVENTERINGSLISTA SOM SKA ANVÄNDAS20 FIGUR 21 NY INVENTERING UTAN HANDTERMINAL: VÄLJ DEN PERIOD SOM INVENTERINGEN AVSER... 21 FIGUR 22 NY INVENTERING UTAN HANDTERMINAL: UPPRÄTTA INVENTERINGEN... 21 FIGUR 23 NY INVENTERING UTAN HANDTERMINAL: UPPDATERA VAROR... 22 FIGUR 24 NY INVENTERING UTAN HANDTERMINAL: REDIGERA INVENTERING... 23 FIGUR 25 - NY INVENTERING MED HANDTERMINAL: HÄMTA VARURADER FRÅN FIL... 24 FIGUR 26 NY INVENTERING: HÄMTA VARURADER FRÅN MILLLUM MOBILE (DATALOGIC MEMOR) INVENTERINGSIMPORT... 24 FIGUR 27 NY INVENTERING MED HANDTERMINAL: VÄLJ VARURADER... 25 FIGUR 29 NY INVENTERING MED HANDTERMINAL: IMPORTERA DATA TILL INVENTERINGSLISTAN... 26 FIGUR 29 - NY INVENTERING MED HANDTERMINAL: SE PÅ ANTALET RÄKNADE VAROR I INVENTERINGSLISTA... 27 FIGUR 30 NY INVENTERING MED HANDTERMINAL: UPPDATERA INVENTERING MED RÄKNAT ANTAL FRÅN INVENTERINGSLISTA... 28 FIGUR 31 NY INVENTERING MED HANDTERMINAL: SE PÅ RÄKNAT ANTAL I INVENTERINGEN... 29 FIGUR 32 UTDRAG AV PDF-RAPPORT FRÅN INVENTERING... 30 FIGUR 33 STRECKKODSETIKETT MED INFORMATION OM ANTAL I ENHET... 31 FIGUR 34 SYSTEMMEDDELANDE NÄR VARA IMPORTERAS SOM RÄKNATS I EN BRUTEN FÖRPACKNING... 32 M I L L U M A S S I D E 3 A V 3 3

1 Inledning I det här dokumentet beskriver vi hur du använder Millum Procurement för inventering av varor. Vi förutsätter att du känner till hur man använder Millum Procurement för beställning och användning av inköpslistor. Om du har tänkt använda Millum Procurements streckkodslösning så behöver du viss erfarenhet av det systemet också. Med hjälp av den här manualen bör du kunna komma igång snabbt och få glädje av inventeringsprogrammet. Vi hoppas att det kommer att göra din vardag betydligt enklare. 1.1 Varför bör jag använda varuinventering i Millum Procurement? Om du redan använder Millum Procurement för att göra beställningar, så är det enkelt att använda inventeringsfunktionen. Du slipper att uppdatera priser på de produkter du räknar. Du sparar tid vid inventeringen. Du får bättre kontroll på varubehållningen per produktnivå. Du ökar kvaliteten på inventeringen när den standardiseras och du sparar tid genom att den ger färdiga rapporter som du kan skriva ut och lämna till ekonomiavdelningen. M I L L U M A S S I D E 4 A V 3 3

2 Varuinventering För att använda varuinventeringsfunktionen i Procurement, måste du ha tillgång till inventeringsmodulen. Ta kontakt med er systemadministratör eller support@millum.no för att få sådan tillgång. 2.1 Så här fungerar det I figuren nedan illustreras övergripande hur inventeringen av varor fungerar i Millum Procurement: Figur 1 Konceptuell modell av varuinventering Först bygger du upp din (a) varuinventeringslista (-or) med hjälp av de varor som du kan importera från olika källor: Inköpslista, kundvagn, fil (streckkodläsare) eller textfält. Sen använder du inventeringslistan som en mall för att göra inventeringarna. Både inventeringslistor och inventeringar kan exporteras som kommaseparerade filer (kan öppnas i Excel) och som PDF-filer (kan öppnas i Adobe Acrobat Reader). M I L L U M A S S I D E 5 A V 3 3

2.2 Upprätta en inventeringslista Det första man måste göra för att använda varuinventeringsmodulen är att bygga upp en inventeringslista som kan användas som underlag för inventeringen. Du kan välja hur du vill bygga upp inventeringslistan med hjälp av följande källor: Inköpslista Om du har upprättat inköpslistor som innehåller de varor du ska räkna så kan du använda dessa inköpslistor som källa för inventeringen. Kundvagn Om du vill räkna varor som du inte har i dina inköpslistor, kan du lägga varorna i kundvagnen och använda kundvagnen som källa. Fil Om du ska använda en handterminal, t.ex. Butram, för att bygga upp inventeringslistan så väljer du fil som källa. Textfält Om du har varuinformation (varunummer och eventuellt antal räknade varor) sparade i t.ex. Microsoft Excel eller i ett annat format/system, så kan du kopiera dessa data och använda textfält som källa. Det förutsätter emellertid att du har skiljetecken (mellanrum, tabulator, semikolon) mellan varunummer och antalet räknade varor. Inventeringsimport Om du ska använda Millum Mobile med handterminalen Datalogic Memor från Millum så väljer du inventeringsimport som källa. Nedan följer en beskrivning av hur du använder respektive källa för att upprätta inventeringslistor. Figur 2 Upprätta inventeringslista 2.2.1 Upprätta en inventeringslista med inköpslistan som källa Välj [Lager] på huvudmenyn. Välj sen [Inventering av varor] och därefter [Inventeringslistor]. Klicka på [Skapa ny inventeringslista]. Du kommer nu till en vägvisare som berättar hur du ska fortsätta. Vi beskriver de olika stegen nedan. Först måste du ge inventeringslistan ett namn. Därefter klickar du på [Nästa]. M I L L U M A S S I D E 6 A V 3 3

Figur 3 Ny inventeringslista: Ge namn I nästa steg måste du välja vilken källa som ska användas. Välj Inköpslista och klicka på [Nästa]. Figur 4 Ny inventeringslista: Välj källa för inköpslista Välj den inköpslista du vill att varorna ska hämtas ifrån och klicka sen på [Nästa]. M I L L U M A S S I D E 7 A V 3 3

Figur 5 Ny inventeringslista: Hämta varurader I nästa steg ser du en översikt över de varor som kommer att läggas i inventeringslistan. Ta bort haken i kolumnen till höger för de varor som du inte vill ha med i inventeringslistan och tryck på [Nästa]. Figur 6 Ny inventeringslista: Välj varurader I det sista steget klickar du på [Upprätta inventeringslistan] för att skapa en inventeringslista med de val du har gjort. Figur 7 Ny inventeringslista: Upprätta inventeringslista Nu ser du att inventeringslistan har upprättats med de varor från inköpslistan som du valde att ta med. De nya varorna i inventeringslistan har placerats under Ogrupperade varor. Innan du kan använda inventeringslistan till en inventering måste du välja vilken varugrupp (mat, vin, brännvin M I L L U M A S S I D E 8 A V 3 3

osv) varje produkt ska tillhöra. Varor som inte tillhör någon varugrupp registreras inte vid inventeringen. Välj varugrupp för varorna genom att sätta en hake i kolumnen [Välj] längst till höger. Därefter använder du rullgardinsmenyn [Välj kommando] för att lägga in alla varor som du bockat i varugruppen. I exemplet nedan har åtta varor knutits till varugruppen Vin och då återstår att knyta resterande fyra varor till varugruppen Starköl. Figur 8 Ny inventeringslista: Se på grupperade varor M I L L U M A S S I D E 9 A V 3 3

Om du av misstag grupperar en vara fel i inventeringslistan kan du bocka av denna eller dessa varor i [Välj] -kolumnen och ändra grupptillhörighet med hjälp av [Välj kommando], se figuren nedan. Varorna flyttas då till angiven varugrupp. I exemplet nedan har bockat av kvarvarande artiklar, och väljer at placera dom i varugruppen Stärköl med hjälp av Välj kommando menyen. Figur 9 - Ny inventeringslista: Gruppera varor Exemplet nedan viser den färdigt grupperade inventeringslistan. M I L L U M A S S I D E 1 0 A V 3 3

Figur 10 - Ny inventeringslista: Gruppera varor TIPS: Du kan nollställa kolumnen Räknad i inventeringslistan genom att klicka på [Radera räknad]. 2.2.2 Upprätta en inventeringslista med kundvagnen som källa Varor som ligger i kundvagnen kan också användas som källa till inventeringslistan. För att kunna använda kundvagnen som källa måste du se till att alla varor som ska vara med ligger i kundvagnen. I figuren nedan visas bilden där du väljer vilken källa som ska användas. Välj Kundvagn och klicka på [Nästa]. M I L L U M A S S I D E 1 1 A V 3 3

Figur 11 Ny inventeringslista: Välj kundvagn som källa Alla varor som låg i kundvagnen visas nu i varulistan och du kan välja ut vilka varor som du vill ta med i inventeringslistan. Nästa steg är att ange varugrupp för alla varor som du har importerat till inventeringslistan. I skärmbilden visas en översikt över de varor som kommer att läggas in i inventeringslistan (se Figur 6 Ny inventeringslista: Välj varurader). Ta bort haken för de varor som du inte vill ta med i inventeringslistan och klicka sen på [Nästa]. Klicka på [Skapa ny inventeringslista]. Nu ser du att varorna i inköpslistan har lagts in i din inventeringslista. Välj då vilken varugrupp respektive produkt ska tillhöra. (Varor som inte tillhör någon varugrupp registreras inte vid inventeringen.) Välj varugrupp för varorna genom att sätta en hake i kolumnen [Välj] längst till höger. Därefter använder du rullgardinsmenyn [Välj kommando] för att ange varugrupp för de varor som du bockat för. 2.2.3 Upprätta en inventeringslista med en fil som källa Du kan också använda en fil från en handterminal som källa till inventeringslistan. Då kan du också använda handterminalen som räkneverktyg. För att kunna använda den här funktionen krävs att du har en handterminal som du redan använder för beställningar i Millum Procurement. Registrera en inventering i inventeringsrutinen på din handterminal och skicka sen inventeringen till din dator på samma sätt som du gör vid beställningar. Sen gör du enligt följande: Klicka på [Lager] på huvudmenyn. Välj sen [Inventering av varor] och därefter [Inventeringslistor]. och därefter [Inventeringslistor]. Klicka på [Skapa ny inventeringslista]. Ge inventeringslistan ett namn och klicka på [Nästa]. I nästa steg väljer du källan Fil enligt figuren nedan, och klickar sen på [Nästa]. M I L L U M A S S I D E 1 2 A V 3 3

Figur 12 Ny inventeringslista: Välj fil som källa Bläddra fram till den fil som innehåller inventeringen från handterminalen (se figuren nedan). Den heter VT eller Inventering och ligger sparad på samma ställe där du har beställningsfilen VB eller Varubeställning från din handterminal. Klicka sen på [Nästa]. Figur 13 Ny inventeringslista: Hämta varurader från en fil Nu visas en översikt över de varor (se Figur 6 Ny inventeringslista: Välj varurader) som ska läggas in i inventeringslistan. Ta bort haken för varor som du inte vill ta med i inventeringslistan och klicka på [Nästa]. Klicka på [Skapa ny inventeringslista]. Du kommer nu att se att varorna i inköpslistan har lagts in i din inventeringslista. Välj då vilken varugrupp varje produkt ska tillhöra. (Varor som inte tillhör någon varugrupp registreras inte vid inventeringen) Välj varugrupp för varorna genom att sätta en hake i kolumnen [Välj] längst till höger. Därefter använder du rullgardinsmenyn [Välj kommando] för att ange varugrupp för de varor som du bockat för. M I L L U M A S S I D E 1 3 A V 3 3

2.2.3.1 Upprätta en importfil manuellt (utan handterminal) När det gäller [Fil] så måste en sådan ha ett visst format. Bilden nedan visar hur den ska se ut: Figur 14 Filformat för import av varor till inköpslista Observera att alla fält måste ingå för att importen ska fungera. Varje rad i figuren ovan representerar en vara. I kolumnen där det står 1234, 1232 och 1230 lägger man in varunummer. De övriga fälten behöver inte fyllas i, men: Kontraktsnummer kan anges i fältet till höger om varunummer om man vill att varan ska hämtas från en viss varukatalog. Antalet räknade varor kan läggas in i kolumnen till höger om kontraktsnummer. Kod för bruten förpackning kan läggas in i kolumnen till höger om antalet (J=bruten förpackning, N=inte bruten förpackning). Måste ses i samband med antalet räknade varor och om du har räknat antalet standardförpackningar eller brutna förpackningsvarianter. (Förutsätter att det bara finns en typ av bruten förpackning). Du kan upprätta en fil som den här med t.ex. MS Excel genom att spara Excelfilen som en kommaseparerad fil, men öppna den gärna i Windows Notepad för att kontrollera att den ser ut som i exemplet ovan. 2.2.4 Upprätta en inventeringslista med textfält som källa Förutom ovannämnda tre källor kan du också använda textfält som källa. Den metoden finns att tillgå när man ska använda varuupplysningar i externa system och/eller i andra format än det som stöds av ovannämnda källor och metoder. Information från externa system kan då kopieras och limmas in i textfält som sen stäms av mot varor som finns i Millum Procurement. Gör så här: Klicka på [Lager] på huvudmenyn. Välj sen [Inventering av varor] och därefter [Inventeringslistor]. Klicka på [Skapa ny inventeringslista]. Ge inventeringslistan ett namn och klicka på [Nästa]. I nästa steg väljer du källa Textfält enligt figuren nedan och klickar sen på [Nästa]. M I L L U M A S S I D E 1 4 A V 3 3

Figur 15 Ny inventeringslista: Välj textfält som källa Nu visas den skärmbild du ser i figuren nedan. Där kan du limma in eller manuellt skriva in de varunummer och eventuellt antal som du vill ta med i inventeringslistan. Det är en fördel om de varunummer som läggs in är varor som finns och är giltiga i Millum Procurement. Om du lägger in både varunummer och antal så måste du använda skiljetecken mellan dessa två uppgifter. Du kan då välja mellan: Mellanrum t.ex. 123780 3, där 123780 är varunumret och 3 är antalet Tabulator t.ex. 123780 3, där 123780 är varunumret och 3 är antalet Semikolon t.ex. 123780;3, där 123780 är varunumret och 3 är antalet När du har registrerat varunummer och eventuellt antal i textfältet klickar du på [Nästa]. M I L L U M A S S I D E 1 5 A V 3 3

Figur 16 Ny inventeringslista: Hämta varurader från textfält Du ser nu en översikt över de varor (se Figur 6 Ny inventeringslista: Välj varurader) som kommer att läggas in i inventeringslistan. Du får samtidigt veta om det är något varunummer som inte hittades. Ta bort haken vid varor som du inte vill ta med i inventeringslistan och klicka på [Nästa]. Klicka på [Skapa ny inventeringslista]. Du kommer nu att se att varorna i inköpslistan har lagts in i din inventeringslista. Välj då vilken varugrupp varje produkt ska tillhöra. (Varor som inte tillhör någon varugrupp registreras inte vid inventeringen). Välj varugrupp för varorna genom att sätta en hake i kolumnen [Välj] längst till höger. Därefter använder du rullgardinsmenyn [Välj kommando] för att ange varugrupp för de varor som du bockat för. 2.2.5 Upprätta en inventeringslista med en inventeringsimport (Datalogic) som källa Om du använder Millum Mobile och handterminalen Datalogic Memor, så finner du de inventeringar du har skickat till inköpssystemet under [Inventeringsimport]. M I L L U M A S S I D E 1 6 A V 3 3

Figur 17 Ny inventeringslista: Hämta varurader från inventeringsimport Gör så här: Klicka på [Lager] på huvudmenyn. Välj sen [Inventering av varor] och därefter [Inventeringslistor]. Klicka på [Skapa ny inventeringslista]. Ge inventeringslistan ett namn och klicka på [Nästa]. I nästa steg väljer du källan Inventeringsimporter enligt figuren nedan, och klickar sen på [Nästa].. Figur 18 Ny inventeringslista: Välj inventeringsimport Du ser nu en översikt över tillgängliga inventeringsimporter, se figuren ovan. Välj då den inventeringsimporten du vill importera och klicka på [Nästa]. Nu visas en översikt över de varor (se Figur 6 Ny inventeringslista: Välj varurader) som kan läggas in i inventeringslistan. Ta bort haken för varor som du inte vill ta med i inventeringslistan och klicka på [Nästa]. Klicka på [Skapa ny inventeringslista]. M I L L U M A S S I D E 1 7 A V 3 3

Du kommer nu att se att varorna i inköpslistan har lagts in i din inventeringslista. Välj då vilken varugrupp varje produkt ska tillhöra. (Varor som inte tillhör någon varugrupp registreras inte vid inventeringen). Välj varugrupp för varorna genom att sätta en hake i kolumnen [Välj] längst till höger. Därefter använder du rullgardinsmenyn [Välj kommando] för att ange varugrupp för de varor som du bockat för. 2.2.5.1 Delad inventering med Millum Mobile Lägg märke till split -funktionen i Millum Mobile. Om du ska inventera olika lager med olika inventeringslistor under en och samma inventeringsrunda är den här funktionen praktisk. Detta förutsätter att du har använt referenser på varorna när de registrerades med handterminalen. 2.3 Rapport över inventeringslistor Du kan ta fram rapporter över de inventeringslistor som du har upprättat. Rapporterna kan fungera som ett hjälpmedel när du går runt och genomför inventeringen i lagerlokalerna. Prova dig fram med de olika utskriftstyperna som finns tillgängliga och använd den som passar dig bäst. Figuren nedan visar den skärmbild du ser när du klickar på [Rapporter]. Figur 19 Urvalskriterier för rapporter över inventeringslistor När du ska göra ett urval för din inventeringsrapport måste du ta ställning till följande: Rapportgrund - Vilken inventeringslista ska rapporten gälla? Här kan du också välja att avgränsa till en eller flera varugrupper från en enskild inventeringslista. Använd Ctrltangenten för att välja varugrupper. M I L L U M A S S I D E 1 8 A V 3 3

Rapporttyp Vilket format vill du ha på rapporten? Du kan välja mellan PDF eller CSV/Excel. Om du väljer PDF måste du också välja vilken typ av PDF-rapport du vill ha. Det finns rapporter både med och utan streckkoder. Sortering - Vilken sortering vill du ha i rapporten? Här kan du välja mellan varunamn varunummer pris sortering räknade Du kan också ange om du vill att rapporten ska sorteras i stigande eller sjunkande ordningsföljd. När du har angivit dina val klickar du på [Upprätta en rapport]. TIPS: För att lyckas med en inventering (utan handterminal) är det viktigt att sorteringen är den samma i inventeringslistor, rapporter över listor och i själva inventeringen. Det enklaste sättet att ordna det är att behålla standardsorteringen i samtliga funktioner i systemet. 2.4 Genomföra en inventering När du har upprättat dina investeringslistor är allt klart för att genomföra inventeringen. Två metoder kan användas när du ska registrera inventeringen i Millum Procurement: Varuinventering utan handterminal Registreringen av varorna genomförs manuellt och registreras även manuellt i systemet. Varuinventering med handterminal Registreringen av varorna genomförs med hjälp av en handterminal och importeras till systemet. 2.4.1 Inventering utan handterminal En inventering utan handterminal innebär att man räknar varor manuellt och registrerar räknat antal varor manuellt i inventeringsfunktionen i Millum Procurement. För att förenkla arbetet kan man använda utskrifter av inventeringslistorna från Millum Procurement som underlag för inventeringen. 1. Välj Lager på huvudmenyn. Välj sen Inventering av varor och därefter Inventeringar. 2. Klicka på [Ny inventering]. 3. Ge inventeringen ett namn och klicka på [Nästa]. M I L L U M A S S I D E 1 9 A V 3 3

Figur 20 Ny inventering utan handterminal: Ge inventeringen ett namn 4. Välj inventeringslista som varorna ska hämtas från och klicka på [Nästa]. Figur 21 Ny inventering utan handterminal: Välj den inventeringslista som ska användas 5. Välj den period som inventeringen avser och klicka på [Nästa]. M I L L U M A S S I D E 2 0 A V 3 3

Figur 22 Ny inventering utan handterminal: Välj den period som inventeringen avser 6. Klicka på [Upprätta inventering]. Figur 23 Ny inventering utan handterminal: Upprätta inventeringen Inventeringen visas som i figuren nedan. Lägg märke till att du kan: ändra Namn på inventeringen genom att klicka på knappen till höger om namnet ändra Status från öppen till stängd ändra Period genom att klicka på knappen till höger om perioden ändra datum för inventeringen (Räknad datum) genom att klicka ändra lagertillhörighet (din standard leveransadress väljs automatiskt). M I L L U M A S S I D E 2 1 A V 3 3

hämta varor från flera inventeringslistor genom att först välja en inventeringslista och sen klicka på knappen [Hämta varor]. Du kan sätta hake vid Ta med anpassningar om du vill att antalet räknade produkter eller sorteringen från inventeringslistan ska vara med. ange om inventeringen ska sorteras i varugrupper genom att sätta hake vid Sortera i varugrupper. nollställa data för räknade eller inkuranta varor genom att klicka på [Nollställ räknade och inkurans] nollställa sorteringen genom att klicka på [Nollställ sortering] Ta bort varor genom att sätta hake vid de varor du vill radera i kolumnen till höger och klicka på [Uppdatera varor]. Figur 24 Ny inventering utan handterminal: Uppdatera varor Om du har flera inventeringslistor som ska ingå i en och samma inventering så använder du funktionen för [Hämta varor], se figuren ovan, tills du har fått med alla varor från dina inventeringslistor i inventeringen. M I L L U M A S S I D E 2 2 A V 3 3

När du har upprättat inventeringen kan du börja registreringen av antalet räknade varor vid inventeringen av varor under kolumn [Räknad]. När du har registrerat antalet varor färdigt måste du komma ihåg att klicka på [Uppdatera varor]. Du ser då värden per varugrupp och för inventeringen totalt, enligt figuren nedan. Du kan också välja att registrera Räknad i anbrekk som antal. Du måste då förhålla dig till värdet i Antal i enhet som faktor. Är det t.ex. 24 Mariestads i en normal förpackning och bara 12 kvar i förpackningen vid inventeringen kan man antingen registrera 12 i fältet för Räknade i anbrekk eller 0,5 i fältet Räknad. I figuren nedan har olika värden registrerats i fälten för Räknad i anbrekk och Räknad, och man kan se att värdet per varurad, varugrupp och totalt för inventeringen beräknas därefter. Figur 25 Ny inventering utan handterminal: Redigera inventering När inventeringen är färdig måste den avslutas genom att du väljer [Status] Stängd. 2.4.2 Inventering med handterminal En inventering med handterminal innebär att man använder en handterminal för att genomföra den fysiska räkningen av varor dvs. för insamlingen av data. Observera att du kan använda streckkoder som genererats i Millum Procurement, baserats på GTIN-nummer eller andra streckkoder. Den enda förutsättningen för att det ska fungera är att det varunummer du skannar in finns i leverantörens varukatalog i Millum Procurement. M I L L U M A S S I D E 2 3 A V 3 3

När du är färdig med att räkna varor måste inventeringen från handterminalen först importeras till en inventeringslista (för att säkerställa att alla varor som har registrerats med handterminalen finns i inventeringslistan). Därefter måste du komplettera inventeringen med nya värden lagt in i inventeringslistan som du har importerat till via handterminalen. Då kommer räknat antal från handterminalen in i inventeringen. Gör som följer: 1. Klicka på [Lager] på huvudmenyn. Välj sen [Inventering av varor] och därefter [Inventeringslistor]. 2. Klicka på en befintlig inventeringslista. Klicka sen på [Importera varor]. (Se ovan om du vill upprätta en ny inventeringslista.) (Du kommer nu till en vägvisare.) 3. Välj källa Fil eller Inventeringsimport (Millum Mobile) och klicka på [Nästa]. 4. Välj den fil som innehåller inventeringen från handterminalen och klicka på [Nästa]. Figur 26 - Ny inventering med handterminal: Hämta varurader från fil Figur 27 Ny inventering: Hämta varurader från Milllum Mobile (Datalogic Memor) inventeringsimport M I L L U M A S S I D E 2 4 A V 3 3

5. Du ser nu en översikt över de varor som kommer att läggas in i inventeringslistan. Ta bort hakarna vid de varor du inte vill ta med och klicka på [Nästa]. Figur 28 Ny inventering med handterminal: Välj varurader 6. Klicka på [Importera data till inventeringslistan]. M I L L U M A S S I D E 2 5 A V 3 3

Figur 29 Ny inventering med handterminal: Importera data till inventeringslistan Du kommer nu att se att antalet registrerade varor i terminalen har lagts in i din inventeringslista i kolumnen [Räknade] (se gulmärkta värden i figuren nedan). Om det har kommit nya varor på inventeringslistan måste du ange vilken varugrupp respektive produkt ska tillhöra. M I L L U M A S S I D E 2 6 A V 3 3

Figur 30 - Ny inventering med handterminal: Se på antalet räknade varor i inventeringslista När du har gjort detta, kan du upprätta en ny inventering så här: 7. Klicka på [Lager] på huvudmenyn. Välj sen [Inventering av varor] följt av [Varuinventeringar]. 8. Klicka på [Skapa ny inventering]. (Du kommer nu till en vägvisare). 9. Ge inventeringen ett namn och klicka på [Nästa]. 10. Välj den inventeringslista som varor ska hämtas från och klicka på [Nästa]. a. Välj den inventeringslista som du har uppdaterat med inventeringsfilen från handterminalen. M I L L U M A S S I D E 2 7 A V 3 3

b. Sätt hake vid [Ta med anpassningar]. Figur 31 Ny inventering med handterminal: Uppdatera inventering med räknat antal från inventeringslista 11. Välj period som inventeringen gäller och klicka på [Nästa]. 12. Klicka på [Upprätta varuinventeringen]. Du ska nu kunna se varuinventeringen. Räknat antal ska överensstämma med räknat antal i handterminalen, se figuren nedan. M I L L U M A S S I D E 2 8 A V 3 3

Figur 32 Ny inventering med handterminal: Se på räknat antal i inventeringen 2.4.3 Flera inventeringsrundor med handterminal Om du behöver göra en runda till med handterminalen för att räkna varor, så går det bra. Du följer då steg 1-7 ovan, men öppnar sen inventeringen som du redan har upprättat och gör så här: 1. Välj den inventeringslista som du har uppdaterat med inventeringsimporten från handterminalen. 2. Bocka för att du vill registrera [Ta med anpassningar].. 3. Klicka på [Hämta varor]. Inventeringen ska nu innehålla ackumulerat och räknat antal för de inventeringsrundor som du har gjort med handterminalen. M I L L U M A S S I D E 2 9 A V 3 3

2.5 Rapport från inventering När du är färdig med en inventering, så är det viktigt att du avslutar den genom att stänga den. OBS! Varor som raderas från inventeringslistan kommer också att tas bort från inventeringen om inventeringen inte har stängts. När du är färdig med inventeringen kan du ta fram en rapport i PDF-format som kan skrivas ut på papper, undertecknas och lämnas till ekonomiansvarig. Rapporten visar totalsumma, summa per produktgrupp och detaljer per rad. Observera att kredit och debet-konton endast visas om din administratör har knutit dessa till de varugrupper som används i inventeringslistorna. Figur 33 Utdrag av PDF-rapport från inventering Du kan också hämta ut resultatrapporten för inventeringen som en kommaseparerad (CSV) fil som du kan öppna i Excel. Du kan då anpassa den filen till verksamhetens behov. M I L L U M A S S I D E 3 0 A V 3 3

3 Tips I det här avsnittet ger vi några tips om inventeringsmodulen. 3.1.1 Märkning av lager med streckkoder Vi rekommenderar att du märker lagerutrymmen och hyllor med streckkodetiketter för den typ av varor som du köper in i ett relativt stabilt sortiment som inte präglas av frekventa ändringar. Exempel på sådana varugrupper är t.ex. torrvaror, vin, brännvin, öl och mineralvatten. För mejeri, frukt & grönt, kött och fisk kan det vara klokt att använda en utskrift av planköp med streckkoder eller anteckningskolumner som underlag för räkningen och som ett alternativ till att märka lagerlokalernas hyllkanter. En förutsättning för att märkningen av lager med streckkodetiketter ska fungera i praktiken är att man är disciplinerad vid varumottagningen och alltid placerar levererade varor på samma hyllor/lagerutrymme. 3.1.2 Lägga in egna varor i listor och inventeringar Det är möjligt att lägga in egna varor i inventeringslistor, och därigenom, också i inventeringar. En vara som du lägger in själv är en vara som inte finns i Millum Procurements varukataloger. 3.1.3 Inventering med annan enhet än beställningsenhet med handterminal I inventeringsfunktionen kan du välja om vill registrera varor enligt standard beställningsenheter eller enligt den uppgift om antal som uppges för respektive vara. I exemplet nedan visas information om en vara som består av 6 påsar. Om du har 3 påsar kvar kan du antingen ange 0,5 när du registrerar antalet räknade enheter med handterminalen, eller också kan du ange 3 det är bara viktigt att du uppger att det handlar om antalet i en bruten förpackning. Den principen gäller alla varor. Det är alltså viktigt att hålla ögonen på fält AIE (antal i enhet) om du ska räkna en annan förpackningsstorlek än beställningsenheten eftersom det är den uppgiften som används för omräkningen (3 / 6 = 0,5). Figur 34 Streckkodsetikett med information om antal i enhet Du får ett meddelande som i figuren nedan om du importerar inventeringen till Millum Procurement och det ingår en vara som räknats i en bruten förpackning (anbrekk) och antalet av det skälet har räknats om. M I L L U M A S S I D E 3 1 A V 3 3

Figur 35 Systemmeddelande när vara importeras som räknats i en bruten förpackning Den här funktionen stöds i Opticon PHL1300 och Millum Mobile (Datalogic Memor). 3.1.4 Tvätt av inventeringslista Innan du påbörjar en ny inventering kan det vara klokt att importera dina inköpslistor i den/de inventeringslista/or som du använder. Då är du säker på att alla varor som köpts in finns i inventeringslistorna innan du börjar inventeringen. Detta är särskilt effektivt om du har tänkt skriva ut och använda inventeringslistorna som underlag vid inventeringen. 3.1.5 Bara en inventeringslista, eller flera? Det kan vara översiktligt att bara ha en inventeringslista per lagerutrymme för att undvika att inventeringslistan blir för omfångsrik. Exempelvis kan varugrupperna: torrlager frys kyl vin brännvin öl och mineralvatten... gärna delas upp i separata inventeringslistor. Om man ska göra detta eller ej beror på hur stort antal varor man har att räkna. 3.1.6 Organisering av inventering på platsen I större verksamheter kan det vara ändamålsenligt att skriva ut inventeringslistor och delegera den faktiska manuella räkningen till medarbetare på plats för att genomföra inventeringen snabbt. M I L L U M A S S I D E 3 2 A V 3 3

När de som har räknat lämnar tillbaka inventeringslistan med antalet räknade varor ifyllt, registrerar man antalet i systemet. Om ni använder handterminaler kan det i sådana fall vara praktiskt att de som räknar använder inventeringslistor med streckkoder som de antecknar på, så att du sen enkelt kan skanna in resultatet av räkningen, för att i nästa steg importera detta i systemet. M I L L U M A S S I D E 3 3 A V 3 3