Introduktion till Mamut Business Software Kompletta CRM-, säljstöd och Internetlösningar Version: 11.1 Partnr.: MBS.MAN.CRM.111.SE I
KOMPLETTA CRM-, SÄLJSTÖD OCH INTERNETLÖSNINGAR Producent och distributör: Postadress Mamut AB Mamut AB Kungsgatan 24, 2 tr Box 7654 111 35 Stockholm 103 94 Stockholm Tel.: 08-411 61 90, Fax: 08-566 991 01 Internet: www.mamut.se E-post: mail@mamut.se Mamut Supportcenter: Mamut AB Kungsgatan 24, 2 tr 111 35 Stockholm Tel: 08-566 991 70, Mamut Lön Support Tel: 08-566 991 72 Fax: 08-566 991 71 Hemsida: www.mamut.se/support E-post: support@mamut.se Försäljning: Mamut AB Kungsgatan 24, 2 tr 111 35 Stockholm Tel: 08-566 991 10, Fax: 08-566 991 11 Hemsida: www.mamut.se E-post: sales@mamut.se 2006 Mamut AB. Alla rättigheter. Med reservation för ändringar. Mamut och Mamut logon är registrerade varumärken av Mamut. Alla andra varumärken är registrerade varumärken för respektive företag. II
KOMPLETTA CRM-, SÄLJSTÖD OCH INTERNETLÖSNINGAR Välkommen till Mamut Gratulerar till ditt nya system: Mamut. Introduktionsböckerna ger dig en kort introduktion i de möjligheter som Mamut ger dig. Alla kunder erhåller boken Installation, inställningar, rapporter och urval. Beroende av vilket Mamut system du har, erhåller du också en eller två av dessa introduktionsböcker: Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar och Ekonomistyrning, logistik och personal. Snabbt och lätt får du en översikt över hur du ska navigera i systemet, hur du ska installera det samt de villkor som gäller mellan dig som kund och oss som leverantör enligt kontrakt. Det är viktigt att du läser igenom både licens- och serviceavtalet innan du installerar ditt system. Mamut består av en rad programgrupper med olika moduler, anpassat till olika språk. Vilka program/moduler som är tillgängliga beror på i vilket land ditt företag befinner sig. Vi vill också påminna dig om vår webbsida www.mamut.se/support där du hittar frågeställningar med svar om Mamut systemen. Här kan du enkelt söka dig fram till svaret på den fråga du har, 24 timmar om dygnet. Vi är övertygade om att din verksamhet kommer att få stor nytta av ditt nya program. En sak är säker; detta är det mest innovativa ekonomi- och informationssystemet på marknaden idag. Lycka till med Mamut! III
KOMPLETTA CRM-, SÄLJSTÖD OCH INTERNETLÖSNINGAR IV
KOMPLETTA CRM-, SÄLJSTÖD OCH INTERNETLÖSNINGAR Innehåll 1 KONTAKTUPPFÖLJNING 1 Kontaktregistret... 2 Om organisering och underhåll av kontakter... 4 Ändra värden på ett urval kontakter... 6 Huvudkontor/Underkontor... 9 Anteckning... 11 Standarddokument... 11 Användarinställningar: Kontakt... 12 Flikarna i kontaktregistret... 14 Kontaktperson... 25 Användarinställningar: Kontaktperson... 26 Hur kopieras en kontaktperson?... 28 E-post... 29 Kom i gång med e-post... 30 E-post i programmet... 31 E-posteditorn i programmet... 31 E-postmallar... 32 Skicka ett dokument via e-post... 33 Skriva ut som e-postbilaga... 33 Integration med Outlook... 34 Om integration med Outlook... 34 Menyraden i Outlook... 36 Användarinställningar för Outlook... 36 Aktiviteter... 39 Aktivitetslista... 40 Skapa en ny aktivitet... 41 Flikar i aktivitetsregistret... 43 Koppla Kontakter/Anställda/Resurser... 45 Duplicera/kopiera en aktivitet... 46 Ändra värden för ett aktivitetsurval... 47 Skapa gruppaktiviteter... 49 Fördela aktiviteter... 52 Skapa uppföljningsaktiviteter... 53 Inställningar för Aktivitetstypen... 54 Aktivitetsinställningar... 56 Aktivitetsmallar...57 Analys av aktiviteter... 59 Systemdefinierade aktiviteter... 60 Användarinställningar: Aktivitet... 60 Kalender... 63 Gemensam kalender... 64 Kalender för annan anställd/resurs... 65 Dokument... 67 Dokumentlista... 67 Skapa ett nytt dokument... 68 Dokumentmallar... 70 Skapa ny dokumentmall... 71 Redigera dokumentmall... 73 Dokumenttyper... 74 V
KOMPLETTA CRM-, SÄLJSTÖD OCH INTERNETLÖSNINGAR Guide för att skapa dokument som ska kopplas till kontakter... 75 Guide för att skapa dokument som ska kopplas till anställda... 76 Import av dokument... 77 Skapa en dubblett i PDF-format... 79 Användarinställningar: Dokument... 79 Om integration med Skype... 81 Vad är Skype?... 81 Kom i gång med Skype... 82 Hur ringer du med Skype?... 83 Aktiviteter från Skype... 84 Projektmodulen... 85 Projektregistret... 85 Användarinställningar: Projekt... 87 Flikarna i projektregistret... 88 Projektfakturering... 94 2 PRODUKT 99 Produktmodulen... 100 Produktregister... 102 Produktlista... 103 Flikarna i produktregistret... 105 Användarinställningar för produkt... 116 Om organisering och underhåll av produkter... 118 Ändring av ett urval produkter... 120 Duplicera en produkt... 122 Ändra produktnummer... 122 Inaktivera en produkt... 122 Språk på produkter... 123 Skapa produktnamn på flera språk... 123 Fakturautskrift på ett annat språk... 124 Pris... 125 Hur ändras/redigeras produktens pris?... 126 Ändra pris på utvalda produkter - Prisjustering... 127 Prislista extern anpassning av prislista... 128 Produktvarianter... 130 Kom igång med varianter... 130 Skapa varianter/variantlänkar av en produkt... 132 Överföra behållning mellan olika varianter av en produkt... 132 Variantinställningar... 135 3 FÖRSÄLJNING OCH FAKTURERING 137 Offert... 138 Flikarna i Offertmodulen... 140 Användarinställningar: Offert... 143 Verkställa en offert / Skapa en order... 145 Utskrift av offert... 145 Återskapa orderrader... 147 Skapa en repeterande offert... 148 Skapa en offertmall... 149 Skapa en gruppoffert... 149 Skapa enskilda offerter från en gruppoffert... 150 VI
KOMPLETTA CRM-, SÄLJSTÖD OCH INTERNETLÖSNINGAR Försäljning och fakturering... 152 Skärmbilderna i Försäljning och fakturering... 153 Flikarna i Försäljning och fakturering... 154 Användarinställningar: Försäljning och fakturering... 159 Fakturering av order... 163 Frakthandlingar... 169 Valutaregister... 171 Inköp till order... 172 Kreditgräns och kreditspärr... 175 Avtalsfakturering... 176 Avtalsregister... 177 Flikarna i Avtalsfakturering... 178 Hur skapar jag ett nytt avtal?... 179 Kundavtal... 180 Hur skapas ett nytt kundavtal?... 181 Guide för att skapa försäljningsorder med kundavtal som underlag... 182 Fakturering av order som skapats med avtal som underlag... 184 Försäljningsbudget... 185 Betalningsöversikt, fakturor... 187 Registrera betalning... 188 Vidare uppföljning... 189 Betalningspåminnelse... 190 Factoring... 192 Inkassovarsel... 192 Inkasso... 193 4 E-HANDEL 199 Om E-handel... 200 Hur skapas en webbplats - översikt... 202 Utforma webbplats... 203 Verktyg för webbplatsen... 204 Utforma webbplats Information om företaget... 207 Utforma webbplats - Innehåll... 208 Utforma webbplats - Webbutik... 215 Utforma webbplats - Utforma... 220 Överför sidor/uppdateringar... 225 Hämta webbplatsdata... 226 Webbplatsinställningar... 230 Aktiv webbplats... 230 Inställningar webbutik... 233 Betalningstjänster... 234 Admin... 236 Lösenordsinställningar... 236 Kontaktinställningar för E-handel... 238 Visa lagernivå på produkterna i webbutiken... 239 Om Kundstatusfiler/eKund... 241 Skicka kundstatusfiler... 242 Administrera flera webbplatser... 244 Koppling till andra webbplatser... 245 VII
KOMPLETTA CRM-, SÄLJSTÖD OCH INTERNETLÖSNINGAR 5 POCKET PC 247 Installera Pocket PC-programmet... 248 Synkronisering... 249 Synkroniseringsinställningar... 250 Inställningar för VIP-kontakter... 250 Inställningar för vanliga kontakter... 251 Inställningar för aktiviteter... 252 Inställningar för dokumentinformation... 253 Inställningar för produkt... 254 6 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM 255 Koppla från central databas... 256 Synkronisering av data... 258 Koppla till central databas... 259 Synkroniseringsinställningar... 260 SUMMERING 261 MAMUT SERVICEAVTAL SÄKRAR DIG EN ENKLARE VARDAG! 263 Vidare utbildning... 264 Index... 265 VIII
1 Kontaktuppföljning Kontaktuppföljning är den del av programmet där du administrerar all information om dina kontakter: Kontaktpersoner, Aktiviteter, Projekt och Dokument. Information mellan kontaktregistret och andra moduler utväxlas automatiskt, så var noga med vad du registrerar här. Lägg märke till möjligheten att kategorisera kontakter, vilket hjälper dig att hämta ett önskat urval för utskrift av till exempel rapporter, erbjudanden och adressetiketter. Innehåll Kontaktregistret 2 Om organisering och underhåll av kontakter...4 Ändra värden på ett urval kontakter...6 Huvudkontor/Underkontor...9 Anteckning...11 Standarddokument...11 Användarinställningar: Kontakt...12 Flikarna i kontaktregistret...14 Kontaktperson...25 Användarinställningar: Kontaktperson...26 Hur kopieras en kontaktperson?...28 E-post 29 Kom i gång med e-post...30 E-post i programmet...31 E-posteditorn i programmet...31 E-postmallar...32 Skicka ett dokument via e-post...33 Skriva ut som e-postbilaga...33 Integration med Outlook...34 Om integration med Outlook...34 Menyraden i Outlook...36 Användarinställningar för Outlook...36 Aktiviteter 39 Aktivitetslista...40 Skapa en ny aktivitet...41 Flikar i aktivitetsregistret...43 Koppla Kontakter/Anställda/Resurser...45 Duplicera/kopiera en aktivitet...46 Ändra värden för ett aktivitetsurval...47 Skapa gruppaktiviteter...49 Fördela aktiviteter...52 Skapa uppföljningsaktiviteter...53 Inställningar för Aktivitetstypen...54 Aktivitetsinställningar...56 Aktivitetsmallar...57 Analys av aktiviteter...59 Systemdefinierade aktiviteter...60 Användarinställningar: Aktivitet...60 Kalender 63 Gemensam kalender...64 Kalender för annan anställd/resurs...65 Dokument 67 Dokumentlista...67 Skapa ett nytt dokument...68 Dokumentmallar...70 Skapa ny dokumentmall...71 Redigera dokumentmall...73 Dokumenttyper...73 Guide för att skapa dokument som ska kopplas till kontakter...75 Guide för att skapa dokument som ska kopplas till anställda...76 Import av dokument...77 Skapa en dubblett i PDF-format...79 Användarinställningar: Dokument...79 Om integration med Skype 81 Vad är Skype?...81 Kom i gång med Skype...82 Hur ringer du med Skype?...83 Aktiviteter från Skype...84 Projektmodulen 85 Projektregistret...85 Användarinställningar: Projekt...87 Flikarna i projektregistret...88 Projektfakturering...94 1
KONTAKTUPPFÖLJNING KONTAKTREGISTRET I modulen Kontaktuppföljning uppdaterar du information om dina kontakter. Observera att kontaktuppföljningen består av både kunder, leverantörer och eventuellt även partners och privata kontakter. En kund kan vara både kund och leverantör. Du kryssar för i kontaktkortet vilken roll de olika kontakterna har. Kontaktkortet är uppdelat i två delar. I den övre halvan skriver du allmänna uppgifter om kontakten och bestämmer vilka kategorier kontakterna ska tillhöra. Med hjälp av kategorierna kan du skilja kontakterna från varandra, till exempel när du ska skicka skräddarsytt material till dem senare. Den nedre delen av kontaktkortet består av olika flikar där du registrerar annan relevant information om kontakten, till exempel kontaktpersoner, aktiviteter, dokument, försäljning & fakturering, offert, reskontra, inköp, produkt och projekt. Det finns flera sätt att hitta en önskad kontakt i kontaktregistret. Du kan bläddra fram och tillbaka med hjälp av piltangenterna i knappraden överst i kontaktkortet. Alternativt kan du använda sök- eller sorteringsfunktionen. Med hjälp av knappen Sorterar kan du sortera dina kontakter på många olika sätt, efter Kontaktnamn, Kontaktnummer. Välj önskat sorteringkriterium med hjälp av pilknappen till höger om sorteringsknappen. Kontaktlistefönstret Du kan välja om listan över kontakter ska visas automatiskt eller inte när du öppnar kontaktmodulen. Det här är en praktisk funktion om du ofta letar efter olika kontakter. Om du ofta registrerar nya kontakter kan det emellertid vara bättre att inaktivera funktionen. Klicka på knappen Användarinställningar i verktygsfältet och välj fliken Kontaktkort. Under Annat väljer du om kontaktlistan ska öppnas automatiskt när kontaktkortet öppnas. 2
KONTAKTREGISTRET Knappen Kontaktstatus ger dig översikt över alla affärstransaktioner som har gjorts mellan kontakten och ditt företag, utöver andra viktiga siffror. Den här översikten ger dig snabb tillgång till kontaktens försäljningshistorik och kan till exempel vara bra att ha när du talar i telefon. TAPI-knappen: (Tilläggsprodukt) När du klickar på TAPI-knappen ringer programmet automatiskt upp telefonnumret i motsvarande fält. Obs! Knappen är bara synlig om du har installerat nödvändig utrustning. (TAPI 3.0 eller senare.) Det krävs att drivern stödjer TAPI 3.0 eller högre, samt att en telefon är kopplad till den aktuella PC'n via en seriell port. Med Skype kan du ringa till kontakter från kontakt- eller kontaktpersonkortet. Du kan också ta emot samtal. Om kontakten är registrerad med Skype-namn eller Skype-nummer i ditt kontakt- eller kontaktpersonregister, visas detta på kontakten. Samtal med existerande kontakter loggas som aktiviteter så att du enkelt kan få tillgång till kontaktens historik vid ett senare tillfälle Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skräddarsy aktivitetslistan. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. Hur registreras en ny kontakt? 1. Klicka på Ny. 2. Skriv in kontaktens namn i det översta fältet. 3. Registrera kontaktens adress i adressfältet. -eller- Klicka på knappen Adress och skriv in de olika delarna av adressen i fönstret som öppnas. Om du vill registrera fler än en adress på samma kontakt, kan du göra det genom att klicka på pilknappen. Från fönstret som då öppnas kan du skapa nya adresser, redigera/ta bort befintliga och välja önskat alternativ. 4. Skriv in kontaktens Telefon- och Faxnummer Använd pilknappen om du vill registrera mer än ett nummer. 5. Registrera E-post adress. 6. Välj en anställd från ditt företag under Vår ref. Denna person kommer att vara ansvarig för uppföljning av denna kontakt. För att få upp en anställd i rullgardinsmenyn, måste du först registrera denna i Personalregistret. 7. Markera rätt kontakttyp; Kund, Leverantör, Partner eller Privat. Programmet kommer att tilldela kontakten ett kundnummer (även om det inte är en kund). Om kontakten också är leverantör, kommer kontakten dessutom att tilldelas ett leverantörsnummer. Valfritt: 8. Klassificera din kontakt genom att välja relevant Status, Bransch och Kategori. Varför registrera kund- och leverantörsnummer? Under registreringen av en ny kontakt identifierar du vilken typ av kontakt det är. På detta sätt kan en kontakt vara både kund och leverantör utan att du behöver registrera den två gånger. För att få översikt över bara kunder eller leverantörer, kan du använda filtret för att skilja mellan dessa. Då kan du till exempel skriva ut en kontaktlista från rapportmodulen, vilken ger dig en översikt över antingen kunder eller leverantörer (eller båda delar) beroende på kriterierna i filtret. 3
KONTAKTUPPFÖLJNING Om organisering och underhåll av kontakter Den mest centrala uppdelningen av kontakter är förhandsdefinierad i programmet och utförs på kontaktkortet i kryssrutorna för kund, leverantör, partner och privat. Om till exempel en kontakt är både kund och leverantör kryssar du för båda alternativen. På så sätt kan du redigera kontaktinformationen för de båda rollerna i en sådan kontakt. Med hjälp av Grupper kan du klassificera kontakterna vilket gör det enklare att filtrera kontakterna. Här kan du använda vilka grupper du vill för att bättre kategorisera kontakterna, så att du vid ett senare tillfälle kan filtrera ut kontakter som du vill kunna skicka skräddarsydd information. Du kan välja kontakter placerade i grupper med hjälp av funktionen Urval som du hittar i verktygsfältet längst upp på kontaktkortet och i Rapportmodulen. Du kan dela in kontakterna i Status, Bransch och Kategori för funktionerna rapport, sök och urval. Gemensamt för dessa är att de finns i grundinställningarna. Du kan själv skapa nya genom att högerklicka i rullgardinsmenyn och välja Ändra i grundinställningarna. På kontaktkortet kan du knyta kontakter till ett huvudkontor genom att klicka på sökknappen bredvid huvudkontor. För att knyta en kontakt till ett huvudkontor måste den kontakt som är huvudkontor vara markerad som detta. Det är ändamålsenligt att använda denna funktionalitet för huvudkontor om du vill att varuleveranser och fakturering ska kopplas till olika kunder. Via Egendefinierade fält kan du klassificera kontakterna efter eget önskemål. Du kan dela in kontakterna i grupper som du själv har definierat. För att skapa nya grupper i rullgardinsmenyn, går du till Inställningar Företag Grundinställningar där du väljer Egendefinierade fält. Underhåll av registret Många hittar nya sätt att dela in kontakterna på när de har arbetat med kontaktregistret en stund, eller när de fått nya behov. Guiden för att ändra värden på ett urval kontakter är idealisk för att uppdatera och underhålla kontaktregistret. Du kan i den ändra värden för ett urval kontakter samtidigt. Till exempel kan du ta bort eller lägga till gruppfält och egendefinierade fält, ändra på gemensamma värden (som Vår referens eller Bransch), eller ändra inställningarna för kunder och leverantörer, som betalningsvillkor, leveransvillkor, valuta och språk. Med hjälp av Integration med Outlook kan du uppdatera ditt kontaktregister både i Outlook och i programmet. Du kan knyta kontakternas e-postadresser i Outlook till kontakter och kontaktpersoner i programmet. Du kan även se till att kontakterna som du upprättar synkroniseras i båda "riktningar". Inaktiv Du kan inte ta bort en kontakt som är aktiv på andra ställen i programmet. Om du inte vill att kontakten ska vara tillgänglig, kan du markera den som inaktiv. Välj Ja i rullgardinsmenyn Inaktiv under fliken Övrig info. Inga utskick Några av dina kontakter kanske inte önskar att motta massutskick, som till exempel information om erbjudanden, på e-post. Under fliken Övrig info kan du kryssa av för Inga utskick. Detta sörjer för att kontakten utelämnas från denna typ av utskick. 4
KONTAKTREGISTRET Grupper Med hjälp av Grupper kan du klassificera kontakterna så att det blir enklare att filtrera dem Du väljer själv hur du ska kategorisera dina kontakter, så att du vid ett senare tillfälle kan filtrera fram dem du vill skicka skräddarsydd information till. Du kan välja ut kontakter i enstaka grupper med hjälp av funktionen Urval som finns i verktygsfältet överst på kontaktkortet och i Rapportmodulen. 1. Klicka på ikonen till vänster om ordet Grupp om du vill registrera kontakten i en grupp. -eller- Klicka på de tre punkterna längst ned till höger under fältet. 2. Du hittar en översikt över alla Disponibla grupper till vänster i fönstret Grupp. Klicka på önskad grupp och flytta den till fältet Vald med hjälp av den enkla pilknappen mellan de två fälten. Tips Nya grupper skapas i Grundinställningarna som du hittar genom att välja Visa Inställningar Företag Grundinställningar. Egendefinierat fält I Egendefinierat fält kan du klassificera och gruppera kontakterna efter egna önskemål 1. Klicka på knappen till vänster om Egendefinierat fält -eller- Klicka på knappen med tre punkter nederst till höger under fältet. 2. Välj den Fälttyp du vill ha i rullgardinsmenyn och skriv dess Värde i fältet nedanför. Fälttyp kan till exempel vara Distrikt med värdet Nord eller Antal anställda med värdet 15. 3. Klicka på OK. 5
KONTAKTUPPFÖLJNING Tips Du skapar nya Egendefinierade fält skapas i Grundinställningarna som du hittar genom att välja Visa Inställningar Företag Grundinställningar. Här kan du även anpassa alternativen i rullgardinsmenyn Typ av värde. Ändra värden på ett urval kontakter Du kan ändra värden för ett urval kontakter samtidigt. Till exempel kan du lägga till eller ta bort gruppfält och egendefinierade fält, ändra gemensamma värden (exempelvis vår referens eller bransch) eller ändra inställningar för kunder och leverantörer (exempelvis betalnings- och leveransvillkor, valuta och språk). Med hjälp av guiden kan du spara mycket tid genom att ändra värden på flera kontakter samtidigt, i stället för att manuellt ändra för varje kontakt. Du kan även upprätta och spara fasta urval som du använder regelbundet. Guidens sista steg låter dig dessutom välja mellan flera rutiner för urvalet, t.ex. upprättning av dokument, e- postutskick, etc. Start guiden från menyn Visa Kontakt Ändra värden på ett urval kontakter. Steg 1 - Enkelt eller avancerat urval Först väljer du om du vill göra ett enkelt eller avancerat urval: Om du väljer Enkelt urval kommer du direkt till ett urvalsfönster där du definierar ett filter. Om du väljer Avancerat urval får du möjlighet att justera ett urval, öppna tidigare urval eller spara ett urval. Läs mer om Urval i eget kapitel i Introduktionsboken Installation, inställningar, rapporter och urval. 6
KONTAKTREGISTRET Steg 2 - Gäller endast om du har valt Avancerat urval Du kan välja mellan två typer av urval: dynamiskt som hämtar alla kontakter som uppfyller urvalskriterierna och statiskt där resultatet av urvalet lagras och kan användas senare. Dynamiskt hämtar alla kontakter/kontaktpersoner som uppfyller urvalskriterierna. Statiskt urval ger dig möjlighet att justera träfflistan genom att ta bort eller lägga till kontakter/kontaktpersoner. Detta görs i guidens steg 4, och är bara tillgängligt vid statiskt urval. Öppna det sparade urvalet: I guidens steg 5 kan du spara dina urval. De här urvalen kan väljas i listan nedanför och köras igen. Lägg märke till att du ska gå igenom guiden som om du skapade ett nytt urval och då justera de ifyllda fälten. När du väljer ett urval får du översikt över: Antal träffar senaste gången urvalet användes: När du markerar urvalen i listan kan du se hur många kontakter som ingick i urvalet. Dynamiskt/Statiskt: Du får också veta om det valda urvalet är dynamiskt eller statiskt. Klicka på Nästa. Steg 3 - Definiera urval Under fliken Standard, i rullgardinsmenyn Urvalsformulär kan du välja mellan flera kriterieuppsättningar. Det går bra att ange samma kriterier i flera urvalsformulär. Alla kriterier du anger tas med. Beroende på vilket urvalsformulär du väljer kan du också styra urvalet i förhållande till kontaktpersoner: Du kan ange hur många Kontaktpersoner från varje kontakt som ska tas med. Om du väljer flera kontaktpersoner på varje kontakt, kommer urvalet att spara två instanser av kontakten som det gäller. Anger du urvalskriterier för kontaktpersoner, kan du välja Endast en kontaktperson baserad på urvalskriterierna. Kontakter utan kontaktpersoner som uppfyller kriterierna utesluts från urvalet, även om kontakten uppfyller alla andra kriterier. Ange kriterierna för urvalet du ska jobba med på vanligt sätt. Läs mer om Urval i eget kapitel i introduktionsboken 'Installation, inställningar, rapporter och urval. Tips! För att undgå att kunder som är märkta med Inga utskick får några utskick kan du använda dig av det avancerade urvalsfiltret för att hålla dessa kontakter borta från urvalet. Avancerat urval ställer du in under fliken Avancerat. Klicka på Nästa. Steg 4 Lägg till kontakter/kontaktpersoner Det här steget visas bara vid körning av statiska urval och här visas en lista över alla kontakter och kontaktpersoner som ingår i urvalet. Listan kan justeras på följande sätt: 7
KONTAKTUPPFÖLJNING Lägg till kontakt: Klicka på den här knappen och välj en ny kontakt från listan. Lägg märke till att kontaktpersoner inte tas med i urvalet, även om du har valt detta i steg 4. Om du vill ta med kontaktpersoner för varje kontakt måste du välja Lägg till kontaktperson. Lägg till kontaktperson: Klicka på den här knappen och välj en ny kontaktperson från listan. Kontaktpersonen med tillhörande kontakt kommer nu att ingå i urvalet. Ta bort från urvalet: Markera kryssrutan till höger om kontakterna som du vill ta bort och klicka sedan på Radera. Klicka på Nästa. Steg 5 - Spara urval Detta steg visas endast om du har valt Avancerat urval i steg 1. Om du kommer att köra det här urvalet regelbundet lönar det sig att spara det. Om du har justerat ett tidigare sparat urval men längre fram vill köra det gamla urvalet, kan du Spara som nytt. Välj Spara eller Spara som nytt om du har justerat ett tidigare sparat urval. Ge urvalet ett Namn och en Beskrivning så att du lätt kan hitta det när du sen vill köra det från steg 2. Urvalet får endast användas av mig är relevant om det finns fler användare av programmet. Det sparade urvalet kommer då inte att visas i listan för några andra användare än dig själv. Klicka på Nästa. Steg 6 - Vad vill du göra med urvalet Gör ett val och klicka Slutför för att genomföra det. Du kan ändra statusfält/annan kontaktinformation, lägga till eller ta bort gruppfält eller egendefinierade fält. Ändra statusfält/annan kontaktinformation: Här kan du ändra på gemensamma värden eller inställningar för ditt urval av kunder och leverantörer. 8
KONTAKTREGISTRET Under ämnesfliken Gemensamma värden kan du ändra vår referens, status, bransch, kategori, avdelning, sätta kontakten inaktiv eller välja att kontakten inte längre ska få utskick (ta bort krysset i kryssrutan Inga utskick på ämnesfliken Annat på kontaktkortet). I Inställningar för kund kan du ändra inköpsvillkor för kunden, som till exempel betalningsvillkor, leveringsvillkor, leveransform, påminnelser, kreditspärrar mm. Inställningarna ändras på kontaktkortet under ämnesfliken inställningar. Motsvarande kan du i Inställningar för leverantör ändra handelsvillkoren för leverantören. Inställningen ändras på kontaktkortet under ämnesfliken Inställningar. Lägg till/ta bort gruppfält Du får här upp ett fönster där du kan se alla tillgängliga grupper. Du lägger till eller tar bort gruppfält genom att markera aktuella grupper i rutan Disponibla och klicka på pilknappen. Då kommer gruppen över till rutan Valda. Lägg till/ändra eller ta bort egendefinierade fält Välj först om du vill lägga till/ändra eller ta bort. För att underhålla egendefinierade fält väljer du fälttyp i rullgardinsmenyn som kommer upp och därefter vilket värde du vill ändra/lägga till. Du kan bara underhålla ett egendefinierat fält åt gången med hjälp av denna guide. Vill du ta bort ett egendefinierat fält helt väljer du aktuellt fält från fälttyp i rullgardinsmenyn. Klicka på Nästa. Obs! Klickar du Avbryt här kommer inte urvalet att bli sparat även om du har valt detta under steg 5. Steg 7 - Skriv ut rapport Skriv eventuellt ut en rapport över kontakterna med de nya värdena, antingen till skärm eller till skrivare. Klicka på Nästa för att köra ut rapporten. Klicka på Slutför för att genomföra ändringarna. Huvudkontor/Underkontor I kontaktkortet kan du knyta kontakter till ett huvudkontor genom att klicka på sökknappen vid sidan av huvudkontor. För att kunna knyta en kontakt till ett huvudkontor måste kontakten som är huvudkontor vara markerat som detta. Det kan vara nyttigt att använda funktionen för huvudkontor då du önskar att varuleveranser och fakturering ska ske till olika kunder. Så skapar du ett huvudkontor 1. Välj Visa, peka på Kontakt och klicka på Kontaktuppföljning. 2. Hitta kunden som ska vara huvudkontor. 3. Välj fliken Inställningar. 4. Klicka på Kund. 5. Välj Ja i rullgardinsmenyn för Huvudkontor. 9
KONTAKTUPPFÖLJNING Så knyter du en kund till ett huvudkontor 1. Välj Visa, peka på Kontakt och klicka på Kontaktuppföljning. 2. Hitta kunden du önskar och knyt till ett huvudkontor. 3. Klicka på Sök och markera huvudkontoret du önskar att anknyta till och klicka OK. 4. Svara Ja om du önskar att huvudkontaktens betalningsvillkor, leveransvillkor, leveransform och orderrabatt i procent ska gälla för denna kontakt. Svara Nej om du vill att underkontoret ska ha egna villkor. För kunder som är definierade som huvudkontor eller underkontor kommer du att få upp en översikt över sammanhanget när du klickar på ikonen för antingen underkontor eller huvudkontor i kontaktkortet. I översikten Huvud-/Underkontor kan du markera ett Huvud-/ Underkontor och klicka Gå till för att gå direkt till kontakten du önskar mer information om. Inställningar för Underkontor På fliken Inställningar under knappen Kund kan du bestämma om underkontoret ska faktureras till kontaktens fakturaadress eller huvudkontorets fakturaadress. Reskontraposter kommer att föras mot kontakten eller huvudkontoret, beroende på vem du väljer att fakturera. Det är möjligt att överföra fakturaadress manuellt vid upprättelse av en order, men var uppmärksam på att reskontraposter fortfarande kommer att föras mot huvudkontoret om du valt detta i inställningarna. Leverans av varor kan sättas till kontaktens eller huvudkontorets leveransadress. 10
KONTAKTREGISTRET Obs! Det ska endast markeras för huvudkontor på kontakten som är huvudkontor, inte underkontor som är knutet till ett huvudkontor. Anteckning Anteckningsfältet är först och främst ett fritextfält Datum, klockslag och användare fylls i automatiskt, medan du själv registrerar eventuell information som du anser kan vara bra att bli påmind om i samband med den aktuella kontakten. Ett exempel kan vara: Kom ihåg att ge respons på hans rapport nästa gång vi ses! 1. Skriv anteckningar direkt i fönstret för noteringar. -eller- Klicka på ikonen över eller under anteckningsfältet om du vill utvidga det. Skriv sedan anteckningarna för kontakten. 2. Klicka på ikonen en gång till när du vill minska fältet till normal storlek. Den övre delen av det aktuella kontaktkortet innehåller nu all viktig information om kontakten. Anteckningsfältet är även sökbart, det vill säga att du kan söka efter kontakter med speciella ord eller meningar i anteckningssfältet. Standarddokument Knappen Standarddokument finns i verktygsfältet överst på kontaktkortet. Med den knappen kan du välja mall för standarddokument på den valda kontakten. Sedan kan du direkt skriva ut ett standardiserat dokument där uppgifterna om kontakten skrivs ut automatiskt. Så här lägger du upp ett Standard dokument för kontakten 1. Klicka på knappen Standarddokument. 2. Välj önskad dokumentmall i listan. 3. Välj vid behov Kontaktperson i rullgardinsmenyn. 11
KONTAKTUPPFÖLJNING 4. Välj Skrivare i rullgardinsmenyn Skicka till när du vill skriva ut till skrivare och klicka på OK. Alla uppgifter om kontakten fylls i automatiskt. Obs! Använder du standarddokument skapas det dokumentkort och dokumenten blir tillgängliga både i dokumentmodulen och via fliken Dokument i kontaktkortet. Läs mer om dokument i kapitlet Dokument. Användarinställningar: Kontakt På knappen Användarinställningar i verktygsfältet har du möjlighet att anpassa fönstret kontaktuppföljning efter dina behov. Om du inte kan se knappen i verktygsfältet kan du välja Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul och klicka på Kontakt. Här kan du se vilka kolumner och flikar du kan välja när du arbetar med kontaktuppföljning. Du kan även ange standardvärden för nya kontakter som skapas för fälten Vår referens, Status, Bransch och Kategori. Vidare kan du välja om en ny kontakt automatiskt ska sättas som Kund, Leverantör, Partner eller Privat. Ett exempel på en annan inställning är att du kan bestämma om programmet automatiskt ska kopiera en ny postadress till tomma adresstyper. Fönstret består av tre flikar: Standardanpassning, Företagsregister och Flikar. Standardanpassning Du kan välja mellan tre förhandsdefinierade inställningar. Enkel: Förenklar skärmbilden så mycket som möjligt och visar bara några av fälten. Normal: Visar de vanligaste fälten och gör standardfunktionerna tillgängliga. Avancerad: Visar de flesta tillgängliga fält och gör alla funktioner tillgängliga. Klicka på aktuell knapp för att välja ett av alternativen. Du kan även anpassa fönstret i kontaktuppföljning på de andra flikarna. Företagsregister Här kan du ange riktlinjer för hur en ny kontakt ska skapas. Standardvärde: Detta är värden som automatiskt fylls i när du upprättar nya kontakter. Du kan spara mycket tid om nya kontakter får standardvärden. Dessa kan ändras på var enskild kontakt, så du är inte bunden till standardvärdena. Du kan välja om kontakten ska sättas som Kund, 12