Användarmeddelande (maj 2015) Ny programversion FLEX Reseräkning Bäste kund! Version 15.2a På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX Reseräkning i version 15.2a. Bland nyheterna kan nämnas möjlighet att importera elektronisk körjournal från Automile och en behörighetsinställning för att kunna byta anställningsnummer. Med vänlig hälsning Flex Datasystem
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2015) 2 Innehåll Nyheter FLEX Reseräkning... 3 Import av elektronisk körjournal från Automile... 3 Kontokort Tillåt ändring av utläggskod i reseräkningen... 8 Importmallar Exportera/Importera inställningar... 9 Behörighet till funktionen för byte av anställningsnummer... 9
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2015) 3 Nyheter FLEX Reseräkning Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Reseräkning, flik Menyer, så att nya funktioner blir tillgängliga. Import av elektronisk körjournal från Automile Från och med version 15.2 av FLEX Reseräkning finns möjlighet att importera bilresor från Automile. Importen kan göras schemalagt med Flex Service, alternativt manuellt i FLEX Reseräkning. Elektronisk körjournal och Flex Service är en tilläggsmoduler till FLEX Reseräkning. För att komma igång med den elektroniska körjournalen behöver några inställningar göras i FLEX Reseräkning. Observera att inställningarna behöver göras för samtliga företag som ska använda importen. Det första som behöver göras är att aktivera modulen och samtidigt välja om resorna ska summeras. Detta görs under Inställningar Styruppgifter flik Registrering. Se bilden nedan. Det finns här tre alternativ för modulen. Den första, används inte, betyder att modulen är inaktiverad. Den andra, ingen summering, innebär att modulen är aktiverad och att resorna hanteras utan att summering. Den tredje, summera per dag, betyder att modulen är aktiverad och att summering används. Summering innebär att bilresor registrerade på samma dag slås ihop till en enda bilresa. Syftet med detta är minska antalet registrerade resor på körjournalen. Summeringen sker datumvis och eventuella privat- och tjänsteresor summeras separat. När modulen har aktiverats behöver du starta om systemet för att få tillgång till de olika menyingångarna som tillhör modulen. Efter omstarten öppnar du Inställningar Styruppgifter flik Kommunikation - knapp Anslutningar.
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2015) 4 Under fliken Elektr körj, välj Automile under Leverantör och fyll i uppgifter om URL till Automiles webbservice samt Användarnamn och Lösenord till Automile. Dessa uppgifter får du från Automile. När dessa inställningar är klara behöver själva importen konfigureras. Detta görs genom att schemalägga importen med hjälp av Flex Service och fungerar på liknande sätt som till exempel import av kontokortstransaktioner. Öppna konfigurationsprogrammet för Flex Service och lägg en ny importhändelse. Se bilden på nästa sida.
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2015) 5 Välj typ 36 Import av elektronisk körjournal. De övriga inställningarna i Flex Service fungerar som för övriga importer. När inställningarna, beskrivna ovan, är gjorda är modulen klar att användas både i FLEX Reseräkning och FLEX Portal. För att hämta in resor till en reseräkning öppnar du först körjournalen. Klicka sedan på knappen hämta körj.
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2015) 6 Detta öppnar avstämningsdialogen. Se bilden nedan. Här visas de resor som har hämtats från Automile och som tillhör aktuell anställd. För att stämma av alla resorna på körjournalen klickar du på knappen Hämta alla. Det går även att stämma av resorna en i taget genom att först markera en av resorna och sedan klicka på knappen Hämta. När du har stämt av resorna klickar du på Stäng för att återgå till körjournalen. Du kan även ta bort resor. Detta gör du genom att markera den resa som ska tas bort och därefter klicka på Ta bort. Om du behöver få tillgång till befintlig reseinformation som inte hämtats av Flex Service ännu finns det möjlighet att manuellt importera nya resor från Automile. För att göra detta öppnar du Servicerutiner Import av elektronisk körjournal (i FLEX Reseräkning). Se bilden nedan.
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2015) 7 Mata in ett datum i fältet fr.o.m. datum och klicka därefter på knappen Importera. Reseinformation kommer att hämtas för samtliga anställda i det aktuella företaget med resedatum från och med det datum du har angett till och med dagens datum. Observera att importen kan ta relativt lång tid beroende på hur stort datumspann som angetts. Detaljerad information om importen finns i bearbetningsloggen under Servicerutiner Bearbetningslogg. Här kan du se om det uppstod några problem i samband med hämtningen, hur många resor som sparades osv. När resor hämtas in för första gången för en specifik anställd kommer ett så kallat Contract-ID att kopplas till den anställda. Kontraktet sparas med automatik i personregistret i samband med importen. För att se detta går du in under Register Personuppgifter flik Reseräkning flik Biluppgifter. Se bilden nedan. Den automatiska kopplingen möjliggörs genom att Automile skickar med anställningsnummer tillsammans med den övriga reseinformationen. När Contractid har kopplats till den anställda kommer framtida importer att använda detta id istället för anställningsnummer. Fördelen med denna hantering är att resorna kan fortsätta att importeras till den anställda även om denna byter anställningsnummer.
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2015) 8 Kontokort Tillåt ändring av utläggskod i reseräkningen Från och med version 15.2 av FLEX Reseräkning har du möjlighet att ändra utläggskod i reseräkningen för avstämda kontokortstransaktioner. Funktionen måste aktiveras under Inställningar Styruppgifter flik Registrering där det finns en ny inställning Kontokort Tillåt ändring av utläggskod i reseräkningen. Genom att aktivera denna inställning kommer fältet Utl-kod under fliken Utlägg och fältet Rep-kod under Representation att vara upplåsta för avstämda kontokortstransaktioner så att de kan ändras direkt i reseräkningen. Du kan endast ändra mellan utläggskoder och mellan representationskoder. Skulle avstämningen vara felaktigt registrerad så att ett utlägg stämts av som en representation eller en representation som ett utlägg måste utlägget eller representationen tas bort och stämmas av i kontokortsavstämningen med rätt kod.
FLEX Reseräkning Användarmeddelande (maj 2015) 9 Importmallar Exportera/Importera inställningar När du arbetar med importmallar kan det ibland finnas behov av att spara flera olika mallar för en och samma typ av import. Ett exempel är om du har en befintlig mall för import av personuppgifter som du kanske kör schemalagt varje natt, och tillfälligt vill importera en annan fil med andra fält. För att lösa detta kan du nu exportera inställningarna för en sparad mall till fil, för att senare importera den igen. På så sätt kan du skapa flera mallar och relativt enkelt byta mellan dem. Knappen Töm alla rader används för att enkelt tömma alla rader i listan om du vill göra en ny mall. Behörighet till funktionen för byte av anställningsnummer Du kan i personregistret (Register Personuppgifter) ändra en anställds anställningsnummer. Om du inte vill att alla användare med behörighet att ändra uppgifter i personregistret ska kunna byta anställningsnummer kan du nu förhindra detta med en separat behörighet för denna funktion. Behörigheten kan sättas både på en enskild användare (Arkiv Användare, fliken Behörigheter) eller på en behörighetsgrupp (Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Lön/Tid/Res, fliken Övrigt). Inställningen heter Behörig till funktionen byte av anställningsnummer i personregistret.