Handledning för Åhléns

Handledning för Åhléns Grossist Expert Systems 2012 Expert Systems kundtjänst:

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 2 av 24 Innehållsförteckning 1. Användarhandledning... 3 2. Affärsprocessbeskrivning... 3 2.1 Processbeskrivning... 3 3. Handledning... 4 3.1 Artiklar... 4 3.1.1 Uppdatera artiklar... 4 3.1.2 Lista artiklar... 5 3.2 Partners... 5 3.2.1 Uppdatera partners... 5 3.2.2 Lista partners... 6 3.3 Adresser... 6 3.3.1 Uppdatera adresser... 6 3.3.2 Lista adresser... 7 3.4 Kontakter... 7 3.5 Order... 7 3.5.1 Uppdatera order... 7 3.5.1.1 Avvikelser... 10 3.5.1.2 Manuell order... 11 3.5.2 Lista order... 11 3.6 Plocklista... 12 3.6.1 Plocklista... 12 3.7 Skapa palletiketter... 12 3.7.1 Skapa palletiketter per artikel... 15 3.7.2 Lista palletiketter... 17 3.7.3 Eget SSCC nummer... 18 3.8 Utleverans... 18 3.8.1 Lista utleverans... 20 3.9 Faktura... 20 3.9.1 Uppdatera fakturor... 21 3.9.2 Kreditfaktura... 24 3.9.3 Returer... 24 3.9.4 Lista Fakturor... 24 3.9.5 Lista Faktureringsstatistik... 24

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 3 av 24 1. Användarhandledning I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder för handel i Åhléns grossistflöde 2. Affärsprocessbeskrivning 2.1 Processbeskrivning Åhléns grossistflöde är baserat på d96 standard. I processen ingår meddelanden i följande ordning. EDI med Åhléns Grossist Order Leverantör Säljare Leveransavisering Etiketter med SSCC-koder på godset Åhléns Faktura 1. Order skickas till leverantör. 2. Leveransavisering skickas till Åhléns. 3. Faktura skickas till Åhléns.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 4 av 24 3. Handledning 3.1 Artiklar Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder. 3.1.1 Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. För att lägga upp era artiklar går ni till Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer AGG-6 och artikelbeskrivning Ägg 6-pack. Artikelnivån är mellannivån, d.v.s. detaljistförpackningen. De fält ni vanligast behöver fylla i för att handla är följande: Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer, max 10 tecken. Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning. Artikeltyp: Vilken typ av artikel det är t.ex. fakturaavgift, fraktavgift. Fältet lämnas normalt blankt när ni lägger upp era vanliga artiklar. Enhet: Den enhet artikeln levereras och faktureras i. I detta flöde används endast styck som enhet på artiklar. Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i. Pris: Artikelns pris är exklusive moms. Valuta är SEK. Moms: Artikelns momskod anges här. Ordermultipel: Anges för att validera att jämna multiplar beställs av aktuell artikel. Grundvärdet sätts alltid till 1. Ordermultipeln kan även användas för att automatiskt föreslå rätt antal palletiketter per orderrad. Standardartikel: Under fliken standardartikel fyller ni i ert GTIN, detta är ett krav på samtliga artiklar ni vill använda i handel med Åhléns.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 5 av 24 Notera att returartiklar inte används i handel med Åhléns. 3.1.2 Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. 3.2 Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder. 3.2.1 Uppdatera partners Under Partners Uppdatera partners kan ni redigera befintliga eller lägga upp nya partner. Vid uppstart kommer Åhléns att vara förinlagt som en partner.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 6 av 24 Exempel på hur er partner kan se ut. 3.2.2 Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners ni har upplagda i Exder. Här ser ni att Åhlens finns upplagt som partner. 3.3 Adresser 3.3.1 Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser. Här ska alla adresser som ni använder finnas. Leveransadress skickas dock som klartext i ordern och behöver därför inte läggas upp. Exempel på en upplagd adress.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 7 av 24 3.3.2 Lista adresser För att skriva ut en lista över era adresser går ni till menyn Partners Lista adresser. Här ser ni vilka adresser som ni har upplagda i Exder. 3.4 Kontakter Kontakter är ett sätt för er att spara kontaktinformation till olika personer i Exder. Det är inte något som specifikt används i detta flöde men om ni vill veta mer om det kan ni läsa om dem i Introduktion till Exder. 3.5 Order Vi börjar med att titta på hur ni tar emot order i Exder. 3.5.1 Uppdatera order När en order kommit in kan ni enkelt se och behandla den genom att använda er av statuslistan. Välj menyn Försäljning Statuslista eller klicka på ikonen i snabbmenyn för att ta emot era beställningar. Här kan ni via urval snabbt få fram de order som behöver behandlas och se hur långt i behandlingen ni kommit. För att behandla en order klickar ni helt enkelt på ordernumret (i vårt fall 130) i kolumnen till vänster. Alternativt kan ni gå in via Försäljning Uppdatera order, ikonen i snabbmenyn. I rutinen Uppdatera order kan ni då klicka på sök-knappen till höger om fältet som bilden ovan visar.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 8 av 24 I söklistan ovan ser vi att det har kommit in en order i Exder. Vi väljer order genom att klicka på ordernumret. I listan kan vi även se lite annan information som vem beställningen är från och orderdatum. Observera att den här söklistan endast visar de order som är öppna och som ska behandlas. Genom att fylla i sökfältet kan ni exempelvis söka på öppna order från en specifik partner. Oavsett hur ni tar fram er order kommer ni till skärmen ovan där orderinformationen visas. Under fliken Huvudinformation kan ni se bl.a. orderdatum, orderstatus och ordertyp. Ni kan här också se Kunds ordernummer. Det fältet innehåller köparens referensnummer på ordern och som ni kan använda ifall ni behöver kontakta köparen. Under fliken Adresser ser ni de adresser som beställningen innehåller. Till exempel orderns leveransadress.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 9 av 24 Vi går sedan vidare till fliken Radinformation. Under fliken Radinformation ser ni de beställda artiklarna, hur mycket som är beställt och priset för artiklarna. Här bekräftar ni leveransdatumet för ordern med hjälp av datumfältet nedtill på sidan, alla rader får då samma leveransdatum då en order endast kan levereras vid ett tillfälle.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 10 av 24 Som ni ser flyttas det datum ni fyller i där upp till samtliga rader automatiskt. När ni sedan vill slutföra er order klickar ni på. Vill ni skriva ut en orderbekräftelse på papper/pdf klickar ni på länken Skriv ut. 3.5.1.1 Avvikelser En order ska levereras vid ett och samma tillfälle. Skulle ni som leverantör inte ha möjlighet att leverera en orderrad fullt ut accepteras normalt underleverans. De artiklar som då inte kan levereras skall dock inte restnoteras, då Åhléns automatiskt kommer justera antalet på en senare order.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 11 av 24 Här ser ni ett exempel på en order där vi underlevererar rad ett och inte levererar rad två alls. 3.5.1.2 Manuell order Manuell order används inte. 3.5.2 Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att lista era order. Det finns olika listtyper och format att välja på att väja på. Exempel på en enkel lista.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 12 av 24 3.6 Plocklista 3.6.1 Plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. 3.7 Skapa palletiketter Gå till menyvalet Försäljning Godsetiketter Skapa palletiketter för enstaka order för att skriva ut palletiketter. Fördelen med denna rutin är att palletiketterna kopplas direkt till rätt utleverans. Till varje utleveransrad kopplas en eller flera palletiketter. En palletikett har alltid ett unik SSCC nummer. Ni gör enligt nedan för att skapa en palletikett från en enstaka order. Börja med att fylla i önskade defaultvärden. Dessa kommer att kopieras ner på alla palletiketter så att ni slipper ange dessa igen. Fyll i: Förpackningsdatum: Här anger ni förpackningsdatumet för varorna. Bäst-före-datum: Här anger ni om varorna har något bäst före datum. Har varorna inget Bäst-före-datum anger ni ett godtyckligt datum. Batchnummer: Här anger ni varornas batchnummer om sådant används. Lastbärare: Här anger ni lastbärare helpall eller halvpall. Etikett-kopior: Här anger ni hur många kopior av etiketterna ni vill ska skrivas ut. När ni har fyllt i dessa defaultvärden så anger ni ordernumret. Defaultvärdena kommer att kopieras ut till alla era palletiketter.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 13 av 24 I exemplet ovan anger vi ordernummer 5. Den innehåller artikelrader och till dessa rader vill vi skapa utleveransrader. Det gör vi genom att klicka på knappen Ny rad. Genom att klicka på knappen Ny rad så talar ni om att ni vill ha en palletikett med eget SSCC nummer. Defaultvärdena kopieras ner och ni kan per palletikett lägga till eller ta bort information efter behov. Om ni önskar skapa flera palletiketter på någon utleveransrad så klickar ni på Ny rad igen, såsom vi gjort på första raden i exemplet ovan. Om totalt antal i förpackning skiljer sig ifrån bekräftat antal kommer Exder att varna. Vi klickar sedan på OK.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 14 av 24 Vanligast är att skriva ut etiketterna i PDF format och då kommer normalt en filhämtningsruta upp när ni klickar. Fördelen med PDF etiketter är att ni kan skriva ut dessa på en vanlig laserskrivare. I äldre webbläsare kommer oftast den här typen av dialogruta. I nyare webläsare visas oftast bara ett notifieringsfält som ovan.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 15 av 24 Så här ser etiketterna ut när ni skrivit ut dem. Pallarna märks med en etikettkopia på varje kortsida, minst fem centimeter från sidorna och toppen. Om ni har fler än en sorts artikel på pallen, märker ni med samtliga etiketter. 3.7.1 Skapa palletiketter per artikel Om ni packar pallarna för utleverans och lagerför dessa innan ni fått in en order på varan, så kan ni skapa palletiketter i förväg för dessa pallar. Det gör ni på följande sätt. Gå till menyn Försäljning Godsetiketter Skapa palletiketter.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 16 av 24 Listtyp: Här väljer ni Palletikett för dagligvaror. Artikel: Ange den artikel ni vill skapa etiketten för. Antal i förpackning: Antal förpackningar ni har på pallen. Nettovikt: Här anger ni om ni önskar nettovikten för pallen. Bruttovikt: Här anger ni om ni önskar bruttovikten för varan inkl. emballage och ev. lastbärare. Avses endast för expopall samt för toppartikel. Förpackningsdatum: Här anger ni ert förpackningsdatum Total hållbarhet: Detta fält följer med när du anger vilken artikel pallen innehåller. Hållbarheten anger ni under Uppdatera artiklar under fliken Allmänt, detta används givetvis endast för artiklar med begränsad hållbarhet. Bäst-före-datum: Här kan ni ange bäst-före-datum för artikeln om den har ett sådant. Annars anger ni bara ett godtyckligt datum. Batchnummer: Här anger ni ert batchnummer, om det finns. Lastbärare: Här kan ni välja vilken typ av lastbärare etiketten ska sitta på, helpall eller halvpall kan användas. Antal nya etiketter: Antal etiketter som ska skapas. Etikett-kopior: Antal kopior ni behöver av varje etikett. Vanligtvis två stycken då ni fäster en etikett på varje kortsida. När ni har fyllt i alla värden och vill skriva ut etiketterna klickar ni på. Vanligast är att skriva ut etiketterna i PDF format och då kommer denna ruta upp när ni klickar med PDF etiketter är att ni kan skriva ut dessa på en vanlig laserskrivare.. Fördelen För att skriva ut etiketterna klickar ni på Öppna och sedan väljer ni skriv ut.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 17 av 24 Så här ser etiketterna ut när ni skrivit ut dem. Kom ihåg att när ni sedan skapar utleveransen så behöver ni koppla palletiketterna till utleveransraderna. Pallarna märks sedan med en etikettkopia på varje kortsida, minst fem centimeter från sidorna och toppen. Om ni har fler än en sorts artikel på pallen, märker ni med samtliga etiketter. 3.7.2 Lista palletiketter Gå till menyn Försäljning Godsetiketter Lista palletiketter när ni vill göra en lista på de etiketter ni har skapat i Exder.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 18 av 24 Ni kan göra urval på listtyp, kolliidentitet, artikel, batchnummer, förpackningsdatum och lastbärare. När ni fyllt i de urval ni vill göra listan baserad på klickar ni på. Genom att klicka på kolliidentiteten (SSCC) så kan ni skriva ut den. Klickar ni på radera så kan ni radera en palletikett. Observera att när utleveransen är slutförd så kommer tillhörande etiketter att försvinna ifrån den här listan. 3.7.3 Eget SSCC nummer För er som inte gör palletiketter i Exder måste ni i leveransaviseringen skicka med ert SSCC nummer så att Åhléns får det, tillsammans med övrig information som finns på etiketten. Klicka på knappen. Nu öppnar sig fältet för kolliidentitet. Ställ markören i Kolliidentitetsfältet och använd er streckkodsläsare för att läsa in SSCC koden, eller skriv in den manuellt. Eftersom övriga uppgifter inte finns lagrat som exempelvis lastbärare eller nettovikt behöver ni även mata in dessa manuellt. 3.8 Utleverans Utleveransen skapas från ordern i samband med att ni skapar palletiketter. Enklaste sättet att komma till utleveransen är att åter igen gå till statuslistan via ikonen.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 19 av 24 Om ni öppnar statuslistan efter att ni skapat era palletiketter, ser ni att den nu har uppdaterat så att orderstatusen är slutförd och att även en utleverans har skapats. Klicka på uteveransnumret för att komme till den. Ni kan även gå via menyvalet Försäljning Uppdatera utleverans, eller ikonen i snabbmenyn och sedan fylla i utleveransnumret. Observera att det är skillnad mellan ordernummer och utleveransnummer och de behöver inte vara identiska med varandra i Exder. Oavsett metod kommer ni till själva utleveransen. I vårt exempel har den fått nummer 240. Här beskrivs hur mycket ni har levererat till köparen. Det är även möjligt att justera utleveransdatum och ankomstdatum. Ankomsttiden är normalt 16:00 men är ni osäker kontakta Åhléns. Det är viktigt att antalet i utleveransen stämmer överens med det levererade antalet. Om det antalet skiljer sig från ordern (en underleverans) så måste ni även sända ett meddelande via epost om avvikelsen till dc_uc@axstores.se När ni är färdig slutför ni utleveransen. När utleveransen är slutförd skriver ni ut följesedeln via länken Skriv ut som dyker upp när ni slutfört utleveransen. Följesedeln ska bipackas med godset.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 20 av 24 Er följesedel kan då se ut enligt ovan. 3.8.1 Lista utleverans Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista. 3.9 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan använda eget fakturanummer.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 21 av 24 3.9.1 Uppdatera fakturor Ni kan nu återigen använda er av statuslistan för att enkelt komma vidare. Vi kan se att ordern fått status slutlevererad nu när vår utleverans slutförd och att vi istället fått en länk för att skapa en faktura. Klicka på den för att skapa er faktura. Alternativt kan ni använda er av menyvalet Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor, ikonen snabbmenyn. i Vi ska nu göra en faktura. Ni kan välja att göra fakturan utifrån en order eller en utleverans. Ni kan antingen välja att söka fram utleverans- eller ordernumret genom att klicka på sökfunktionen eller direkt skriva in utleverans- eller ordernumret.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 22 av 24 Vi klickar i fältet Skapa ny faktura från order och söker fram de order som vi kan fakturera. I exemplet ovan kan vi se att det finns en order med tillhörande utleverans att fakturera. Klicka på ordernumret för att välja det. Oavsett metod kommer ni sedan till bilden ovan, faktura 192 har skapats. Under fliken Huvudinformation sätter ni bl.a. fakturadatum. Normalt föreslår Exder fakturadatum till dagens datum. Ni kan även se totalbeloppet på fakturan längst ner till höger.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 23 av 24 Vi klickar på fliken Radinformation. Här visas de fakturarader som ingår i fakturan. Notera att ni kan ange eventuella rabatter direkt på radnivå här om ni till exempel har kommit överens om en rabatt vid mängdbeställning av en artikel. När ni har granskat fakturan och är nöjda klickar ni på Vill ni endast spara fakturan för att skicka vid senare tillfälle klickar ni på. för att sända fakturan till köparen. Om ni har ert Exder inställt på att generera en betalningsreferens automatiskt, eller om ni fyllt i en betalningsreferens manuellt får ni information om att den inte sänds med i EDI-meddelandet, då detta inte stöds av meddelandestandarden. Klicka bara på Ja så sänds fakturan iväg utan betalningsreferens. När ni har slutfört fakturan dyker det upp en länk som heter Skriv ut som ni kan klicka på för att skriva ut fakturan på papper. Fakturan öppnas då som en PDF.

Senast Uppdaterad: 12-10-08 Exder Åhléns Grossist Sida 24 av 24 Er faktura kan då se ut så här. Notera att betalningsreferensen syns på utskriften, men altså inte sändes med i EDI-meddelandet. 3.9.2 Kreditfaktura Kreditfakturor sänds inte EDI mässigt i detta flöde. 3.9.3 Returer Returer hanteras utanför EDI flödet. 3.9.4 Lista Fakturor Vill ni ha en översikt över era fakturor kan ni göra detta i rutinen Lista fakturor. Ni kan välja mellan att skapa en detaljerad lista, en fakturajournal eller skriva ut fakturor som PDF-dokument. För att lista era fakturor går ni till menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor. 3.9.5 Lista Faktureringsstatistik För att ta fram er statistik går ni till menyn Försäljning Fakturering Lista faktureringsstatistik.