LibNet beskrivning vår onlinetjänst för administration av mediaförvärv

LibNet beskrivning vår onlinetjänst för administration av mediaförvärv

Innehållsförteckning Generell information om webbtjänsten LibNet... 2 Utbudet och menyerna... 3 Titeldatabasen och information om titlar... 4 Titelinformation... 5 Utgivningsscheman... 6 Sökning baserat på dagstidning/frekvens... 7 Beställning... 8 Prenumerationsöversikt och sökfunktioner... 9 Prenumerationsdetaljer... 10 Ändra mottagare eller adress... 11 Reklamationer och historik... 13 Rapportfunktioner... 14 Förnyelser... 16 LibRenewal Tool... 17 Användarroller... 18 Nya LibNet vårt utvecklingsprojekt... 19 1

Generell information om webbtjänsten LibNet LibNet är vår webbtjänst för administration av prenumerationer. Grundfunktionaliteterna består av beställning, sökning, reklamation, förnyelse övrig administration av prenumerationer. Utöver dessa vanliga funktioner finns det olika rapporter och statistik tillgängliga i PDF och Excel-format för att kunna analysera och jämföra prenumerationsinnehaven på ett övergripande sätt. Användarna läggs upp av LM s kundservice och användarrättigheterna styr vilka funktionaliteter och konton man har tillgång till. LibNet bygger på SSL-säkerhet och fungerar bäst med Internet Explorer 7.0 eller Mozilla Firefox 2.0 webbläsarna, eller nya versioner av dessa två. Man måste acceptera cookies och JavaScript. För att kunna nyttja rapportfunktionerna måste man ha Adobe Acrobat och/eller MS Excel-programvaran installerad på sin dator. Vår onlinetjänst LibNet uppdateras i realtid. Då vårt interna system och vår LibNet är integrerade och kommunicerar i realtid med varandra sker ingen fördröjning eller s.k. synkronisering under en viss tidpunkt per dygn, utan systemen talar med varandra ständigt. Alla förändringar som görs i vårt interna system syns direkt i onlinetjänsten, tillika om en kund gör en adressändring eller beställning i onlinetjänsten så syns den direkt i vårt interna system. Allt som finns tillgängligt i LibNet går givetvis även att få via vår personliga service. Vi informerar alltid våra kunder om bibliografiska förändringar, samt flytt av titlar mellan förlag, vilka villkor som gäller framöver m.m. Vi informerar även kunden aktivt om alla prisjusteringar och erbjuder alternativ, ifall det går att prenumerera på en grupptitel, om det utges en e-version av den tidigare endast i tryckt format utgivna titels samt om en tidigare gratis e-version övergår till en avgiftsbelagd e-version. Vi tillhandahåller även sammanställningar över dessa nyheter/meddelanden och i onlinetjänsten finns en separat meny för denna funktion. Vi producerar även en rapport som heter Prisprojektion, som berör prisförändringar och bygger på statistik samt uppdateras med reell prisinformation, finns att tillgå varje år innan förnyelsesäsongen startar. 2

Utbudet och menyerna Startsidan visar viktiga meddelanden och översikt av menyerna. Varje enskild användare har en användarprofil. Dessa användare skapas efter kundens önskemål och behov, som styr kontots utseende och användarrättigheterna. Vi har obegränsat antal roller med olika åtkomst och kombinationsfunktioner. Läs mer om detta i avsnittet om användarroller. Användarmanualer finns även att tillgå på denna startsida, men ligger alltid överst på varje meny-sida. Våra hjälpsidor finns som PDF-dokument men även som interaktiva videoklipp med tydlig vägledning av olika moment. 3

Titeldatabasen och information om titlar Man kan söka efter en tidning eller tidskrift direkt på startsidan eller som i menyn nedan Titeldatabas Enkel sökning. I den enkla sökningen anger man titelns namn, eller delar av namnet och trunkerar *. Det finns även en autocomplete-funktion. Träffen redovisar för samtliga varianter av titeln, exemplet nedan visar hur det ser ut för Affärsvärlden, där e- tidskriften lyfts fram först: Om man vill begränsa sin sökning eller söka med hjälp av andra kriterier än namn använder man Utökad sökning. I den utökade sökningen kan man ange ISSN, förlag, utgivningsland eller vilket format man letar efter m.m. Man kan också välja att se LCC/SAB/Dewey, ämnessök (med direkta ämnen eller ex. Qdfja. Bilden nedan illustrerar träfflista över ämnesordssökningen redovisning : 4

Titelinformation Vi har utförlig titelinformation i LibNet. Varje titelbild innehåller information såsom ISSN-nummer, förlag, pris, utgivningsschema, format, frekvens, ämnesklassificering, samt länkar till externa källor för vidare validering eller sökning. Bilden nedan illustrerar hur tydligt man kan se titelinformation, utgivningsschema, eventuell elektroniskt format och direktlänk till förlaget. I själva titelkortet finns även förlagsspecifik länk till förlagsinformationen: 5

Utgivningsscheman När man söker efter träffresultatet kan man gå vidare med djupinformation såsom utgivningsschema. Dessa kan även printas ut. 6

Sökning baserat på dagstidning/frekvens Vi har implementerat funktionen begränsning i rapporter, så att man kan sortera på frekvens. Vid val av frekvens som är lägre än 150 utgivningstillfällen (frekvens) per år får man med tidskrifter. Vid val av frekvens som är högre än 150 utgivningstillfällen (frekvens) per år får man resultat med enbart dagstidningar (branschdefinition på dagstidning). Denna rapport finns i rapportmenyn, under prenumerationsrapporter. 7

Beställning När man ska göra en ny beställning börjar man med att leta rätt på den tidning eller tidskrift man vill beställa och får se vilket format den finns i enligt sökmetoderna beskrivna ovan. Sedan får man sin sökträff, exempelvis Affärsvärlden som på bilden nedan: När man funnit den titel man velat beställa och läst igenom produktbeskrivning, pris etc. trycker man på Beställ-knappen och flyttar titeln till varukorgen. Varukorgen är förinställd med användarens specifika uppgifter, såsom leveransadress, kostnadsställe och man kan även ändra på dessa fält i realtid under beställning. Önskat startdatum och eventuella övriga kommentarer till kundservice kan även skickas via beställningsformuläret. 8

Prenumerationsöversikt och sökfunktioner Prenumerationsöversikten ger full överblick över alla prenumerationer, inklusive status, leveransadresser, kostnadsställen och avdelningar. Man kan snabbt sortera och söka i sitt hela prenumerationsbestånd med hjälp av flera uppgifter. Allt kan ögonblickligen exporteras i pdf- och excel-format. Alla sökningsresultat kan därmed fås on-the-fly. Sökning i snabbfunktionen kan göras via sökning av titel, issn, förlag och kostnadsställe. Alla rader i träfflistan kan sorteras i menyn och exporteras till pdf/excel. Samma typ av utökad sökning finns att gå via vägen leveransadress- med en enkel meny vari man kan skriva in del av adress och få resultat som matchar, exempelvis Eriksson eller Nygatan. Fält som går att korssökas/delsökas: Prenumerant, Beställare, Kostnadsställe, Leveransadress, Status (förnyad/avbeställd) 9

Prenumerationsdetaljer Öppnar man upp en enskild prenumerationsvy från prenumerationslistan, redovisas följande detaljuppgifter: -Bibliografisk info -Prenumerationsinfo -Fakturainfo -Elektronisk info Dessa fält ger information om bl.a. period, senaste faktura inkl. belopp, detaljer om e-access, frekvens m.m. Direktbeställda prenumerationer (inte via agent) I sin prenumerationsöversikt kan man även lägga till prenumerationer som inte beställs via oss, såsom udda medlemstidningar man mottar utan prenumeration/medlemskap. Man kan därmed få en översikt över dessa, tillgång till flertalet administrationsfunktioner till funktionerna adressändringar, ändra mottagare, reklamera och ankomstbevaka. 10

Ändra mottagare eller adress Man kan ändra både leveransadress och kostnadsställen själv som kund. Man börjar med att leta rätt på den prenumeration ändringen avser i prenumerationsöversikten. Man fyller i den nya adressen, samt anger fr.o.m. när ändringen ska träda i kraft. Man kan även skriva en kommentar som läses av vår kundservice, om det är något speciellt man vill underrätta oss om. Man kan även administrera tillfälliga adressändringar samt tillfälliga uppehåll via LibNet Bilden illustrerar adressändring Vill man ändra på ett kostnadsställe kan man också, precis som med adressändring välja att gå via snabbfunktionen direkt i översiktsmenyn: 11

12

Reklamationer och historik Reklamationen görs med hjälp av en rullgardinsmeny, vari de vanliga reklamationsorsakerna återfinns. Man kan också skriva ett meddelande, om man har något man vill tydliggöra. Den senaste funktionen kopplar till utgivningsschemat vid val av nummer dessutom. Alla reklamationer inklusive åtgärd går att spåra i LibNet under menyn reklamationer. 13

Rapportfunktioner Man kan ta ut olika rapporter med hjälp av rapportfunktioner i LibNet. Dessa rapporter kan sedan laddas ned i excel-format eller som en PDF. Vi har bland annat följande rapporter tillgängliga, som delas in i olika huvudgrupper: 1. Prenumerationsrapporter Prenumerationsförteckning samtliga prenumerationer inklusive: status (beställd/avbeställd/förnyad), avdelningsnamn, referens (kostnadsställe/bolagsnivå/adressnivå) Man kan skapa sitt eget urval, beroende på vilka kriterier man anger. Förnyelselista i syfte att se alla löpande prenumerationer, uppdaterade med priser inför nästa år Historiska prenumerationer inklusive detaljuppgifter om dessa Rapport över prenumerationer per leveransadress (hemadress/bolagsdress) 2. Finansiella rapporter Fakturarapport som redovisar prenumerationerna med fakturerat belopp per prenumeration för valt år eller samtliga. Budgetrapport ger möjlighet att jämföra prenumerationskostnader med budgeterade medel, uppdelat på kostnadsställe, ämne m.m. Rapport per kostnadsställe- som möjliggör en kort sammanfattad rapport över specifika kostnadsställen (avdelningsnamn exempelvis) och prenumerationer. 14

3. Analytiska rapporter Rapport över tillgängliga e-tidskrifter jämförelse mellan kundens tryckta bestånd och den möjliga tillgången till e-versioner. E-ref. rapport som redovisar snabbt och enkelt vilka användaruppgifter man har till samtliga prenumerationer som har någon slags e-version tillgänglig. All information som behövs för att skapa åtkomst sammanfattas och redovisas på ett överskådligt sätt i denna rapport (URL/e-ref, password/username etc.) Beställda e-tidskrifter -här kan kunden begränsa sin sökning till de prenumerationer där man har beställt. 4. Allmänna rapporter, exempel på några sådana är: Rapport avseende faktureringsadresser leveransadresser, ankomstregistreringsrapport. Exemplet nedan visar vilka kriterier man kan välja mellan när man skapar en rapport avseende kostnadsställen (kostnadsställen kan ersättas av avdelningsnamn exempelvis): 15

Förnyelser Information om förnyelser presenteras på ett överskådligt sätt. Nedan en bild som illustrerar hur man enkelt kan längst ned på sidan välja att förnya en större mängd, eller klicka bort enstaka titlar. Listan är möjlig att sortera efter format, period, kostnadsställe, avdelning m.m. Innan man förnyar kan man ändra adress, referenser eller format. Denna förnyelselista är inte densamma som funktionen LibRenewalTool, som är ett tillval för hantering av massförnyelse. 16

LibRenewal Tool Med hjälp av LibRenewal Tool kan man enkelt ladda ned en lista för att förnya prenumerationer. LibNet kommer att ställa frågan (Gula fältet bilden ovan) om du vill ladda ned en förnyelselista där du får olika valalternativ enligt bilden nedan. Därefter får användaren ut en excellista specificerad med information om de prenumerationer som ska förnyas. Denna lista fylls enkelt i och skickas till LM Informationstjänst för verkställande. Några förnyelser utan ert godkännande utförs aldrig av LM Informationstjänst. Därtill kan man vid förnyelse byta format, genom att använda funktionsknapparna längst till höger. 17

Användarroller I LibNet kan du begränsa användarens möjligheter i LibNet och på så sätt få olika accessnivåer för olika användare. Hur många olika nivåer och hur dessa ska vara utformade bestäms av kunden själv. Dessa nivåer reglerar rapportuttag, behörighet osv. Det kan exempelvis se ut som på bilden nedan; Pilen pekar på användarroll, i detta fall Admin, Beställare och Endast tittfunktion. Dessa olika typer av användare har olika typer av begränsningar som bestäms av kunden. Dessa kan enkelt bokas av i en enkel checklista där man bestämmer hur begränsningarna ska se ut för varje unik användarnivå. Se bilden nedan. 18

Nya LibNet vårt utvecklingsprojekt Vi tänkte ge kortfattad information om vad som är på gång med LibNet. Vi håller på att utveckla ett helt nytt system, med funktioner som är unika med fokus på framtiden. Alla funktionaliteter som finns i nuvarande LibNet kommer givetvis finnas i det nya systemet. Dessa bilder som visas nedan är inte ur nuvarande LibNet och vi har ännu inte bestämt när vi kommer att tillgängliggöra det nya systemet i olika regioner/länder. Denna information är inte att betrakta som svar på förfrågningsunderlaget, utan endast som kompletterande information. Ny layout är det mest iögonfallande vid första anblicken: 19

Sökfunktionerna och filtreringen kommer att vara flexibel och snabb Prisrapporter kommer att ha utförliga funktioner med valutaredovisning 20

Elektroniska tidskriftspaket inklusive licenser och unik information kommer att kunna lagras på kundnivå Systemet kommer att kopplas till externa datakällor, som altmetrisk data 21

Nya LibNet kommer att ge en ny typ av rapportering, översikt och samlad data 22