Handledning för Coop NonFood Terminal/Direkt

Handledning för Coop NonFood Terminal/Direkt Expert Systems 2010 Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 2 av 33 Innehållsförteckning 1. ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR COOP ESAP 20.1 V1.5 NONFOOD TERMINAL/DIREKT 4 2. FLÖDEN 5 2.1 COOP ESAP 20.1 V1.5 NONFOOD TERMINAL/DIREKT... 5 3. AFFÄRSPROCESSBESKRIVNING 5 3.1 AFFÄRSPROCESSBESKRIVNING COOP ESAP 20.1 V1.5 NONFOOD TERMINAL/DIREKT... 5 3.1.1 Coop introduktion... 5 3.1.2 Skiss över flödet/processbeskrivning... 5 3.1.3 Artiklar... 6 3.1.4 Adresser... 6 3.1.5 Priser... 7 3.1.6 Order... 7 3.1.6.1 Delleverans... 7 3.1.6.2 Avvikelser... 7 3.1.6.3 Ersätta artiklar... 7 3.1.6.4 Leveransdag... 7 3.1.6.5 Transport... 7 3.1.6.6 Pallar... 8 3.1.7 Faktura... 8 3.1.8 Kreditfaktura... 8 3.1.9 Returer/Reklamationer/Återtag av varor... 8 3.2 LEVERANTÖRSUPPSTART... 9 4. HANDLEDNING 11 4.1 ARTIKLAR... 11 4.1.1 Uppdatera artiklar... 11 4.1.1.1 Pantartiklar... 13 4.1.2 Lista artiklar... 14 4.1.3 Tänk på att... 14 4.2 PARTNERS... 15 4.2.1 Lägg till köpare... 15 4.2.2 Uppdatera partners... 16 4.2.3 Lista partners... 18 4.3 ADRESSER... 18 4.3.1 Uppdatera adresser... 18 4.4 PRISER OCH RAMAVTAL... 19 4.4.1 Uppdatera ramavtal... 19 4.4.2 Kopiera ramavtal... 20 4.4.3 Tänk på a... 20 4.5 ORDER... 20 4.5.1 Notifiering... 20 4.5.2 Uppdatera order... 21 4.5.2.1 Avvikelser... 23 4.5.3 Lista order... 23 4.5.4 Tänk på att... 23 4.6 PLOCKLISTA... 23 4.7 UTLEVERANS... 23 4.7.1 Uppdatera utleverans... 24 4.7.1.1 Pantartikel... 24 4.7.1.2 Avvikelser... 25 4.7.2 Skriva ut följesedel... 25 4.7.3 Lista utleverans/följesedel... 25 4.7.4 Tänk på att... 26 4.8 FAKTURA... 26 4.8.1 Uppdatera fakturor... 26 4.8.2 Kreditfaktura... 29 4.8.3 Lista faktura... 31 4.8.4 Tänk på att... 32 4.9 ÖVRIGT... 32

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 3 av 33 4.9.1 Statuslistan... 32

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 4 av 33 1. Användarhandledning för Coop ESAP 20.1 v1.5 NonFood Terminal/Direkt I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder för att hantera Coops ESAP flöde för NonFood Terminal/Direkt.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 5 av 33 2. Flöden Nedan visas schematiskt hur varje enskilt flöde fungerar. Detta kan dock variera ifrån hur just du kommer att handla med din köpare. Din köpare ger dig information om hur du ska handla. 2.1 Coop ESAP 20.1 v1.5 NonFood Terminal/Direkt Coops flöde NonFood Terminal/Direkt omfattar alla de leverantörer som levererar produkter kategoriserade som NonFood till Coops terminaler. 3. Affärsprocessbeskrivning 3.1 Affärsprocessbeskrivning Coop ESAP 20.1 v1.5 NonFood Terminal/Direkt 3.1.1 Coop introduktion Coop använder ESAP 20.1 ramverket för att hantera NonFood Terminal/Direkt-flödet. För dig som leverantör har Coop även beskrivningar för hur du skall hantera samarbetet med Coop i dokumenten Hanteringsbilagan, Logistikbilagan och EDI-bilagan. 3.1.2 Skiss över flödet/processbeskrivning Följande meddelanden utväxlas mellan Coop och leverantörerna.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 6 av 33 Flödet mellan leverantöreren och Coop terminal eller butik är enligt följande: 1 BAS EDI 2 3 EDI 4 6 Butik/ Terminal 7 5 Leverantör 1. Order 2. Överföringskvittens 3. Faktura 4. Överföringskvittens 5. Leverans med följesedel enl Coop 6. VM-rapport 7. Avräkningsbesked = EDI = Papper 3.1.3 Artiklar På de artiklar Coop beslutar att ta upp i sortimentet skall artikelinformation (PI-schema) vara CIKAB tillhanda 30 veckor före introduktion i sortiment, kampanj eller säsongssortiment. Detta för att kontroll och artikelvård ska hinna ske i tid för orderläggning. (för mer info, se hanteringsbilagan 2.2 och 2.3). Under hösten kommer kravet att all artikelinformation även skall levereras till Validoo Q-lab. (Se http://www.gs1.se/sv/validoo/validoo-q-lab/) Varje beställningsbar enhet (detaljistförpackning) skall ha ett unikt GTIN (DUN kod). (Mer info gällande GTIN hittar du på http://www.gs1.se/sv/streckkoder/ytterforpackningar/) Observera att i enlighet med gällande avtal har detta ej tidigare varit ett krav, men i och med ESAP20 ställs detta krav. 3.1.4 Adresser Coop använder GLN för att på ett korrekt sätt kunna styra adresseringen av leveranser och juridiska köpare samt fakturamottagare. Alla leverantörer får GLN och dess klartextbeskrivning via etableringsbilagan från Coop. Det är viktigt att ni som leverantör lägger in och underhåller dessa adresser i Exder. Observera att vid tester skall andra adresser användas.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 7 av 33 3.1.5 Priser Coop tillämpar nettopriser. Dessa skall läggas upp i Exder för att få korrekta faktureringsbelopp. I dagsläget kontrolleras priser och artiklar manuellt via Excel-ark innan EDI-etableras. Coop inköpspris = Avtalat inköpspris inklusive alla rabatter och påslag, utom överenskomna efterfakturerade rabatter. Då Coop i dagsläget inte tar emot prislistor behöver priser ej anges i separat ramavtal, utan kan anges i artikelregistret, vilket innehåller pris för alla kunder utan avtal, eller i en prisprofil. Rekommendationen är ändå att skapa ett ramavtal för att hantera Coops priser separat. Priserna i detta ramavtal sätts då till kontraktspris. 3.1.6 Order Order till leverantör skickas av Coop via HP, som genererar en EDI-order. Ordinarie butiks- och terminalordrar skickas måndag-fredag två gånger per dag, ca 11.15 och ca 20.30. Söndag skickas order ca 15.30. Coop förser varje order med ett unikt ordernummer vilket skall användas av leverantören som referens vid faktureringen. Det är oerhört viktigt att rätt radnummer från ordern sparas, och returneras i samma ordning på fakturan, då Coop tillämpar direktfakturering som styrs utifrån radnummer. Avhämtning av gods görs normalt av Coop eller av Coop utsedd transportör. I order kan därför avhämtningsdatum skickas. Detta visas i Exders fält Önskat avsändningsdatum från leverantören på orderraden. Order läggs alltid elektroniskt. Manuella order skall ej användas. 3.1.6.1 Delleverans Delleverans accepteras ej. Dock kan det accepteras i undantagsfall och endast om det i förväg godkänts av varustyraren/beställaren hos Coop, som då lägger en ny order på den avvikande icke levererade kvantiteten. För mer utförlig information om vem som är din varustyrare kontakta din affärskontakt på Coop. 3.1.6.2 Avvikelser Över- och underleveranser accepteras men här skall en nivå förhandlas separat. Ifall leverantören inte har möjlighet att leverera en order d.v.s. noll-leverans skall detta rapporteras till varustyraren/beställaren hos Coop. För mer information gällande avvikelser, se hanteringsbilagan 4.10-4.11. 3.1.6.3 Ersätta artiklar Att ersätta en artikel med en annan är inte tillåtet på redan lagd order. 3.1.6.4 Leveransdag Den på ordern begärda leverans-/avsändningsdagen skall uppfyllas. Om leveranstiden ej hålls kan detta medföra att bötesvillkor utlöses. För mer info gällande leveransdag, se hanteringsbilagan 3.3 och 4.3. 3.1.6.5 Transport Varuleveranser till terminal/butik sker normalt måndag-fredag. Coop eller av Coop utsedd transportör ansvarar för hämtning av leveransen enligt logistikbilagan. Leveransen skall åtföljas av frakthandlingar och en lättläst, avprickbar följesedel där följande ska framgå: -CIKAB:s ordernummer (BAS-order nummer) -Orderns radnummer -Artikelbeskrivning -CIKABS varunummer, bnr, GTIN (EAN-nummer) och leverantörens artikelnummer. För mer info beträffande följesedel, se hanteringsbilagan punkt 3 och 4.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 8 av 33 3.1.6.6 Pallar Godset ska levereras på godkänd EUR-pall, Chep-pall eller plastpallar från Svenska Retur System, SRS. Engångspall är inte godkänd vid leverans. Vid EUR-pall ska pallbyte eller insättning i Pallöverföringssystemet (PÖS) praktiseras. Endast helpall (800x1200 mm) eller halvpall (800x600 mm) kan hanteras. I de fall pallen inte är sortren ska dessa märkas tydligt Blandad pall. För mer info, se hanteringsbilagan punkt 5. 3.1.7 Faktura I detta flöde motsvarar en faktura en order. Fakturering får ske tidigast i samband med leverans. Samtliga priser på artikelnivå skall vara Coop inköpspris dvs nettopriser. Öresavrundning kan användas. Betalning sker mot avtalad betalningstid, utifrån aviserad kvantitet på angivet radnummer, pris per artikel vårdat i Coops system, och aviserat leveransdatum. Vid terminal-leverans krävs även att terminal gjort varumottagningsrapportering. Ett avräkningsbesked skrivs ut baserat på dessa uppgifter, och gäller som faktura. För mer info se hanteringsbilagan 3.6. Om leverans sker fritt butik/terminal, inkluderas frakten i inköpspriset. Om frakten debiteras separat ska den redovisas som en separat fraktkostnad för hela fakturan. En förändring i hanteringen av fakturor kommer att ske om ca 1 år. Prismatchningen sker då på hela fakturabeloppet, och inga avräkningsbesked kommer att skickas ut. 3.1.8 Kreditfaktura Kreditfaktura omfattas i dagsläget ej av detta flöde. En förstudie är dock planerad och kommer att genomföras inom kort. Detta innebär att kreditfaktura kommer att innefattas inom en snar framtid. Obs! Fram till dess att Coop kan hantera elektroniska kreditfakturor måste dessa skrivas ut som PDF-dokument och skickas med posten. 3.1.9 Returer/Reklamationer/Återtag av varor Dessa delar omfattas inte i dagsläget inom Coops flöde NonFood Terminal/Direkt utan hanteras enligt tidigare processer. Se Inköpsavtal och Hanteringsbilagor.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 9 av 33 3.2 Leverantörsuppstart I detta avsnitt beskrivs vad som krävs av leverantören för att starta upp flödet. För att uppstarten av flödet ska gå igång så smidigt som möjligt krävs att ni som leverantör går igenom dessa moment och stämmer av punkterna. Teckna avtal med Coop samt komma överens om att EDI-uppstart enligt Coop NonFood Terminal/Direkt skall ske. Teckna avtal om EDI med Expert Systems om inte avtal redan finns. Coop kallar till uppstartsmöte inför EDI-etableringen. Att göra inför uppstartsmöte Följande punkter måste kontrolleras: o Kontrollera Sortimentslistan så att samtliga uppgifter stämmer. Kontrollera att ni och Coop har samma artiklar upplagda och att priser, GTIN, artikelnummer, o.s.v. är korrekta. Finns ej GTIN måste ni beställa GTIN samt märka era varor med GTIN. Mer information om GTIN hittar ni under punkt 2 ovan. o Beställ GLN-lokaliseringskod om ni inte redan har en. GLN är ett identifieringsnummer för e- handel. Mer information om detta finns på www.gs1.se. o o När artikellistan är korrekt verifiera att artikelinformation är skickad till Coop. Detta görs elektroniskt enligt den överenskommelse ni har med Coop. Ta reda på när ni är klara med uppdateringen av Exder EDI och när ni kan driftsättas. Följande dokument skall fyllas i och skickas åter till Coop innan uppstartsmötet: o o Etableringsdokument, här stäms GLN av Sortimentslista, med korrekta GTIN Genomföra uppstartsmöte: Coop kommer att hålla ett uppstartsmöte tillsammans med er. Detta möte är det enda möte ni kommer att ha och där kommer EDI-uppstarten för er att koordineras. Mötet hålls per telefon. Där bestäms när driftsättning skall ske. Det är viktigt att närvara så att ni tillsammans kan kontrollera att alla uppgifter stämmer, att ni kan tidssätta projektet och för att kunna gå igenom eventuella frågor. Det är viktigt att det finns kompetens närvarande på mötet, både gällande order, faktura och EDI-specifika frågor. Notera att detta är ett möte som skall handla om den tekniska implementation av ESAP20 och därmed inte ett forum för rena affärs- eller sortimentsfrågor. Meddela Expert Systems kundtjänst när driftsättning skall ske. Lägg upp de GLN/adresser som ska användas i Exder. Dessa får ni direkt av Coop inför uppstartsmötet. Glöm inte att boka utbildning hos Expert Systems för de personer som skall hantera flödet innan driftsättning (valfri). Efter driftsättningsdatum förväntas ni hantera elektronisk handel för order och faktura. Finns frågor finns vår kundtjänst till hands. Tester kommer att genomföras enligt följande scenario: ORDER Arbetsmoment Kontrollera att allt är klart för test Konfiguration av XIB och kommunikation EDI Välj befintlig order och meddela leverantören vilken order som används som testorder Skapa order i LCD Kontrollera i XIB att order skickats iväg Kontrollera med leverantören att de mottagit ordern Verifiera att ordern ser korrekt ut Ansvarig / Utförare Coop Coop Coop + Leverantör Coop Coop Coop + Leverantör Leverantören

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 10 av 33 Kontrollera att CONTRL har inkommit Coop FAKTURA Arbetsmoment Leverantören kontrolleras sin faktura i GEFEG Leverantör meddelar att de är klara att påbörja test och skickar en kvittens från GEFEG Leverantören skickar en faktura till testmottagaren Kontrollera att fakturan inkommit i XIB samt att CONTRL har sänts Gränssnittsgruppen gör en SAP-kontroll av fakturan Leverantören meddelas att allt är OK Produktionssättning Ansvarig / Utförare Leverantören Leverantören Leverantören Coop Coop Leverantören Coop + leverantören

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 11 av 33 4. Handledning Handledningen är uppdelad efter de olika moment som krävs i affärsflödet. 4.1 Artiklar Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder. 4.1.1 Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. För att lägga upp era artiklar går ni till Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer 0001-M och beskrivning Testartikel 10-pack. Artikelnivån är mellannivå, d.v.s. detaljistförpackning. De fält ni vanligast behöver fylla i för att handla är följande: Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer. Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning. Artikelnivå: Beskriver artikelns hierarkiska nivå, d.v.s. bas-, mellan- eller toppnivå. Basnivå = Konsumentförpackning, Mellannivå = Grossistförpackning, Toppnivå = Transportförpackning (pall). Artikeltyp: Vilken typ av artikel det är tex fakturaavgift, fraktavgift. Fältet lämnas normalt blankt när ni lägger upp era vanliga artiklar. Enhet: Den enhet artikeln levereras och faktureras i. Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 12 av 33 Ordermultipel: Anges för att validera att jämna multiplar beställs av aktuell artikel. Grundvärdet sätts alltid till 1. Pris: Artikelns pris är exklusive moms. Moms: Artikelns momskod anges här.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 13 av 33 Standardartiklar: Under fliken standardartiklar fyller ni i ert GTIN. För instruktioner gällande artiklar för varucertifikat se Handledning EPC 1.9. 4.1.1.1 Pantartiklar Om ni använder pantartiklar behöver ni lägga upp även dessa i artikelregistret. Ni gör precis som med vanliga artiklar förutom att ni i fältet Artikeltyp anger att artikeln är en pantavgift och i fältet Pantkod vilken pant som avses. Det kan exempelvis vara en returhelpall SRS. Exemplet ovan visar en SRS-back. Artikeltypen är Pantavgift.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 14 av 33 Pantkoden är satt till 7350000481105 SRS hellåda. Det är viktigt att ni anger pantkod för att Exder ska kunna lägga på pantavgift vid utleveranserna. Oftast ska momskoden sättas till 0 när det gäller pantartiklar men ibland ska moms anges. Är ni osäkra kan ni fråga er köpare. 4.1.2 Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. 4.1.3 Tänk på att I detta flöde gäller följande:

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 15 av 33 Att det är obligatoriskt att lägga upp ett unikt standardartikelnummer (GTIN) för varje artikel. Beställningsbar enhet är detaljistförpackningen (mellannivån). AI krävs oftast att leverantören skickar in. Endast nettopriser. Coop inköpspris = avtalat inköpspris inklusive alla rabatter och påslag, utom överenskomna efterfakturerade rabatter. 4.2 Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder. 4.2.1 Lägg till köpare Om ni redan har tillgång till Exder så är det enklaste och snabbaste sättet att lägga till Coop som köpare att använda rutinen Partners Lägg till köpare. Eftersom ni vill handla elektroniskt med Coop i detta flöde klickar ni på Elektronisk handelspart», en lista visas då med möjliga köpare.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 16 av 33 Klicka på COOP ESAP 20.1 v1.5. Därefter får ni möjlighet till att själva ange ett ID på er partner, lämna fältet blankt om ni önskar tilldela partnern nästa nummer i er nummerserie. Klicka sedan på OK-knappen så skapas en partner. 4.2.2 Uppdatera partners Under Partners Uppdatera partners kan ni se hur er partner för Coop har skapats.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 17 av 33 De fält som behöver vara ifyllda för att kunna handla i detta flöde är följande: Partner: Här anger ni vilket nummer partnern ska ha. Exempelvis 1. Partnertyp: Ska alltid sättas till kund. Partnernamn: Ange namnet på partnern. Lokaliseringskod (UNB): Ange GLN och lokaliseringskoden för partnern (13 siffror). Skall för detta flöde alltid vara 7300120000007. Adresser: Ni måste ange minst en köpareadress, se bilden ovan för exempel. Valuta: Här anger ni den valuta ni handlar med t.ex. SEK. Antal förfallodagar: Skall vara satt till 30 dagar i detta flöde. Elektronisk faktura måste baseras på elektronisk order: Skall alltid vara ibockad. Förvald ordertyp: En-leverans då delleveranser normalt ej tillåts i detta flöde. Lägg till pantartikel på utleverans: Kryssa i rutan om ni vill att Exder ska föreslå rätt antal pantartiklar på utleveransen.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 18 av 33 4.2.3 Lista partners Under Partners Lista partners kan ni skriva ut olika listor över era partners. Ni kan lista alla era partners eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. 4.3 Adresser 4.3.1 Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser eller direkt under Uppdatera partners och här lägger ni upp alla adresser som ni använder, t.ex. gods- och leveransadresser. De aktuella adresserna får ni direkt från Coop inför uppstart.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 19 av 33 Här ser ni ett exempel på hur det ser ut när en adress är upplagd i adressregistret. De fält som är viktigast att känna till är: Lokaliseringskod: Lokaliseringskoden som adressen har (GLN). Partner: Till vilken partner adressen är kopplad. Detta har stor betydelse när ni sedan söker efter köparens adresser. Skall kopplas till er partner för Coop. Adress: Här anger ni den fysiska adressen. 4.4 Priser och ramavtal 4.4.1 Uppdatera ramavtal I rutinen Uppdatera ramavtal så hanterar ni era ramavtal. Ett ramavtal innehåller priser för en specifik partner. Ramavtalet består av tre flikar. Huvudinformation, avgifter och rabatter samt radinformation. Under huvudinformation fyller ni bl.a. i ramavtalets giltighetsdatum. Fliken avgifter och rabatter används inte i detta flöde. Under fliken radinformation lägger ni upp era artiklar med tillhörande priser. Coop använder enbart en pristyp och det är kontraktspris. Ni sätter ert nettopris medräknat avdrag och rabatter (såvida inga rabatter efterfaktureras). Detta är sedan det pris som gäller när en order kommer in.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 20 av 33 I exemplet ovan kan vi se att priset är satt till 60 kronor. 4.4.2 Kopiera ramavtal Genom att klicka på länken Kopiera ramavtal >> så kan ett ramavtal kopieras. 4.4.3 Tänk på a I ramavtalet ska giltighetsdatum alltid anges. Pris gäller vid önskat leveransdatum om ej annat överenskommit (ställs in under Uppdatera partner). Prislista på ramavtalet ska ej skickas iväg till Coop. 4.5 Order Vi börjar med att titta på hur ni tar emot era ordrar i Exder. Ordrar kommer alltid in elektroniskt i detta flöde. 4.5.1 Notifiering När en order har skickats från Coop och kommit till Exder får ni ett e-mail om att ni har fått en ny order. E-mailet kan skickas till max tre olika adresser. Ni lägger upp e-mailadresserna under Diverse Företagsinställningar och fliken EDI.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 21 av 33 I exemplet ovan har vi lagt upp så att Niklas får ett e-mail när en order har kommit in i Exder. Notera att Niklas även får ett e-mail när något går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar saknas i artikelregistret. 4.5.2 Uppdatera order Vi börjar med att ta emot en order från Coop. Välj menyn Försäljning Uppdatera order för att ta emot era ordrar. Antingen så klickar ni på direktlänken i notifieringsmailet eller så letar ni upp er order via förstoringsglaset.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 22 av 33 När ni fått fram er order visas i fliken Huvudinformation att det är en order från Coop enligt affärsflödet ESAP 20.1. Här visas också en referens till Coops eget ordernummer i fältet Kunds ordernummer.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 23 av 33 Under fliken Radinformation visas beställda artiklar. Eftersom att Coop normalt hämtar godset själva visas här önskat avhämtningsdatum i fältet Avs. datum och tid (avsändning från leverantör). Klicka sedan på Slutför-knappen för att slutföra ordern. 4.5.2.1 Avvikelser Möjlighet finns att i ordern ändra bekräftat antal, helt refusera order eller ändra bekräftat leveransdatum, men tänk på att detta måste meddelas Coop manuellt då ingen elektronisk orderbekräftelse skickas. 4.5.3 Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era ordrar. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. 4.5.4 Tänk på att I detta flödet gäller följande: Ingen orderbekräftelse skickas så avvikelser måste meddelas Coop manuellt. 4.6 Plocklista För att enkelt lista era ordrar som ska plockas kan ni titta i menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis så kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. Ordern måste vara slutförd för att ni ska kunna ta ut en plocklista. Det får heller inte finnas någon utleverans skapad på ordern. 4.7 Utleverans I den här rutinen talar ni om hur mycket ni har levererat.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 24 av 33 4.7.1 Uppdatera utleverans För att skapa en utleverans gå till Försäljning Uppdatera utleverans. Skapa en ny genom att välja Skapa ny utleverans ifrån order. När ni har fått fram er utleverans klickar ni på Slutför-knappen om inga ändringar vad gäller levererat antal krävs. Tänk på att avvikelser måste rapporteras till Coop då ingen elektronisk leveransavisering skickas. 4.7.1.1 Pantartikel Ni kan även på utleveransen lägga på pantartiklar. Detta gör ni genom att klicka på knappen för ny rad kan det att se ut enligt nedan:. Då Vi lägger på artikeln RETURLÅDA på utleveransen. För att få in pantartiklar automatiskt på utleverans, kontakta kundtjänst för hjälp.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 25 av 33 4.7.1.2 Avvikelser Avvikelser måste rapporteras manuellt då ingen leveransavisering skickas i detta flöde. 4.7.2 Skriva ut följesedel Coop önskar att följesedel skrivs ut på papper och skickas med godset. Enklast görs detta direkt efter det att utleveansen slutförts genom att ni klickar på Skriv ut. 4.7.3 Lista utleverans/följesedel Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut listor med era utleveranser. Möjlighet finns också här att skriva ut följesedlar som PDF-dokument för flera utleveranser på en gång.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 26 av 33 Detta görs genom att ni väljer Listtyp PDF och sedan gör ett urval av de utleveranser ni vill ha följesedlar utskrivna för. 4.7.4 Tänk på att I detta flödet gäller följande: Ingen elektronisk leveransavisering skickas, så avvikelser måste rapporteras manuellt. Coop vill att ni skriver ut följesedeln på papper och skickar med godset. 4.8 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan sätta egna fakturanummer, vid behov vänligen kontakta vår kundtjänst. 4.8.1 Uppdatera fakturor För att göra en faktura går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. Ni gör en faktura per order/utleverans.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 27 av 33 Faktura är valt som fakturatyp då vi nu skall fakturera. Ni kan välja att göra fakturan utifrån en order eller en utleverans. Ni kan antingen välja att söka fram numret genom att klicka på sökfunktionen eller skriva in det direkt i rutan. Det spelar ingen roll om fakturan skapas utifrån order eller utleverans.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 28 av 33 Vi får in alla värden och en faktura skapas. Under fliken Huvudinformation sätter ni bl.a. fakturadatum. Normalt föreslår Exder fakturadatum till dagens datum. Observera att utleveransnummer skickas med i fakturan till Coop som referens till följesedeln. Ni kan även se totalbeloppet på fakturan längst ner till höger.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 29 av 33 Vi klickar på fliken Radinformation. Här visas de fakturarader som ingår i fakturan. När ni har granskat fakturan och är nöjda klickar ni på Vill ni spara fakturan för att skicka vid senare tillfälle klickar ni istället på. för att skicka iväg fakturan till köparen. Det finns en länk som heter Skriv ut som ni kan klicka på för att skriva ut fakturan på papper. Fakturan öppas då som en PDF. Det betyder att ni även kan spara fakturan på er dator. 4.8.2 Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. En kreditfaktura baseras alltid på tidigare gjord faktura. Ni väljer fakturatyp kreditfaktura, anledning till krediteringen samt vilket fakturanummer som ni önskar att kreditera. I exemplet ovan vill vi kreditera en faktura. I fältet Kreditera fakturanummer fyller ni i det fakturanummer som skall krediteras.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 30 av 33 Fakturan skapas och längst ner till höger kan ni se det krediterade beloppet. Under fliken Radinformation kan ni se vilka rader som kreditfakturan innehåller. Här kan ni ändra antalet och priset om ni önskar. Klicka sedan på knappen Slutför för att skicka iväg fakturan.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 31 av 33 Obs! Eftersom att Coop för närvarande ej kan hantera elektroniska kreditfakturor behöver ni skriva ut dessa och skicka på vanligt sätt med post. 4.8.3 Lista faktura Under menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor kan ni skriva ut era fakturor. I Exders fakturajournal blir alla typer av fakturor färgmarkerade så att ni enkelt kan se hur långt era fakturor har kommit i sin väg mot er köpare. Om mottagaren skickar bekräftelser på att fakturan har tagits emot och systemmässigt är rätt eller fel vilket Coop gör så markeras detta i kolumnen Kvitto. Kolumnen innehåller ett X om en kvittens skickats med påpekande om att fakturan tagits emot men med systemmässiga fel och ett V om kvittens har skickats och fakturan har tagits emot utan fel. Har ingen kvittens skickats på fakturan så är kolumnen blank. Svart Gul Grön Röd V X Grå EDI faktura Inte slutförd - Skickad och ok Skickad inte ok* Kvitto ok Kvitto inte ok Makulerad *EDI-fakturor som markeras med rött kan innehålla olika typer av fel. Användarfel där du får ett e-mail om vad som är felaktigt och som du kan åtgärda eller systemmässiga fel där e-mail skickas till vår kundtjänst som tar hand om detta. Summerat kan sägas att gröna fakturor är helt klara medan övriga färger inte är klara. Röda indikerar att fakturan är felaktig och om felet kan åtgärdas av er själva så har ni fått meddelande om detta, annars har vår kundtjänst meddelats och kommer att återkomma till er. Nedan visas ett exempel på hur detta ser ut i Exders fakturajournal.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 32 av 33 Oavsett vilken av listtyperna Fakturajournal eller Enkel ni väljer framgår det nu tydligt vilka fakturor som behöver åtgärdas för att nå sina mottagare. Observera kolumnen Kvitto som tydligt visar om fakturan mottagits samt om mottagaren tycker den är rätt eller fel. 4.8.4 Tänk på att I detta flödet gäller följande: Kreditfakturor skickas elektroniskt till Coop men kan för nävarande inte hanteras, så därför måste de tills vidare skrivas ut som PDF-dokument och skickas per post. Antal förfallodagar skall vara 30 dagar i detta flöde. Står det annat på fakturan behövs en inställning och denna görs per partner under Uppdatera partners och flik Betalning. 4.9 Övrigt 4.9.1 Statuslistan Det lättaste sättet att ta reda på statusen för en order, utleverans eller faktura är att titta i statuslistan som ni hittar i verktygsfältet till vänster genom att klicka på knappen. Ni kan även gå direkt till nyinkomna ordrar härifrån. I den här listan kan ni exempelvis se om en order har blivit utlevererad eller ej. Ni kan även i listan välja att skapa en ny utleverans från en slutförd order. Listan hjälper er att få en överblick över er orderhantering i Exder.

Senast uppdaterat: 10-06-14 Exder Coop ESAP 20.1 v1.5 Sida 33 av 33 Om ni klickar på så får ni upp er statuslista. Ovan ser ni ett exempel på hur statuslistan kan se ut.