1(15) DOKUMENTHANTERINGSPLAN kommunstyrelsen/tekniska förvaltningen Antagen av kommunstyrelsen 2017--, (Ersätter dokumenthanteringsplan 1996-11-26, 211) INLEDNING Dokumenthanteringsplanen beskriver hur kommunstyrelsens tekniska förvaltning (inklusive räddningstjänsten) ska förvara och gallra förvaltningens dokument/handlingar. Dokumenthanteringsplanen regleras i enlighet med arkivlagen, arkivreglemente för Älmhults kommun (fastställt av kommunfullmäktige 2009-06-22, 94) samt gallringsråd utgivna av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Riksarkivet. Inför att en akt överlämnas för arkivering ska den rensas. Det vill säga akten städas från utkast, post-it-lappar, kopior, broschyrer och övriga handlingar som saknar aktualitet eller bedöms inte vara allmän handling. Gallring innebär att hela akten, oavsett form, förstörs efter det att gallringstid inträtt. Dokumenthanteringen av tekniska förvaltningens fritidsavdelning tillhör kultur- och fritidsnämnden. Detta innebär att fritidsavdelningens dokumenthantering inte ingår i denna plan utan behandlas av kultur- och fritidsnämnden. Handlingar i form av kopia, förkännedom etcetera, bedöms från fall till fall om det utgör arbetsmaterial eller dokument/handling som ska bevaras som en inkommen/utgående handling.
ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET, DIARIEFÖRDA HANDLINGAR 2(15) Beslut från domstolar eller Papper Diarieplan/ länsstyrelse nr Bygglovshandlingar Digitalt Diarieplan/ nr Ärendeakt Tidsfrist före arkivering till kommunarkiv Avslutat byggprojekt Originalhandlingar hanteras av byggoch miljönämnden Delegeringsbeslut Papper Löpnr Pärm Efter anmälan i kommunstyrelsen alternativ hos förvaltningschef enligt delegeringsordning Kontrakt/överenskommelse Papper Diarieplan/ nr Skrivelser, upprättade utgående Papper, Diarieplan/ och inkommande nr Tjänsteanteckning och underlag digi Diarieplan/ talt nr Yttranden digi Diarieplan/ till andra myndigheter (från andra talt nr nämnder, Länsstyrelsen, Regionen, Landstinget, andra kommuner m.fl.) Ärendeakt 2 år efter avslut Ärendeakt 2 år efter avslut Som tillför sakuppgift Ärendeakt Följer ärendet/projektet Som tillför sakuppgift Efter det att ärendet avslutas Ärendeakt Överklagande Papper Diarieplan/ nr Ärendeakt ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET, EJ DIARIEFÖRDA HANDLINGAR Bidragsansökningar inklusive beslut Fotografier digi talt Tidsfrist före leverans till Fastighet Pärm 5 år efter avslut/slutbesiktning Objekt/projekt Egna datorn, USB-minne, CD_ROM Kronologisk Pärm/ Vid inaktualitet Vid inaktualitet Korrespondens rutinmässig Körjournal Papper Kronologisk Böcker Vid inaktualitet
Protokoll Samverkan Arbetsmiljömöten/skyddsrond digi talt Digitalt/pap per Kronologiskt Kronologiskt Pärm Pärm Tidsfrist före leverans till 5 år 5 år 3(15) Arbetsplatsträffar (APT) Digitalt/pap per Kronologiskt Vid inaktualitet Byggmöte Digitalt/pap per Fastighet Pärm 5 år Efter slutbevis Tillbudsrapporter Papper Kronologiskt Pärm 5 år Tjänsteanteckning och underlag digi talt Vid inaktualitet Resultatsamtal Papper Person Pärm Vid inaktualitet Som inte tillför sakuppgift TEKNISK CHEF för gallring Avtal Papper Fastighet Pärm Uppsagda/ej gällande avtal lev. nyttjanderätt och arrende årligen till kommunarkivet Eploateringsavtal Papper Fastighet Ärendeakt ½ år efter avslutat ärende Fastighetsköp/försäljning Papper Fastighet Ärendeakt ½ år efter avslutat ärende Avtal Köpebrev Marktilldelningsavtal Papper Fastighet Ärendeakt ½ år efter avslutat ärende
FASTIGHETSAVDELNINGEN Förslag 2017-04-13 4(15) Förhandsanmälan av byggarbetsplats Besiktningsprotokoll Garantibesiktning Byggmötesprotokoll Digitalt/ Projekt Pärm Efter godkänd papper slutbesiktning Papper Fastighet Projektmapp Efter garantitidens slut Digitalt/ papper Hyreskontrakt Papper Fastighet Pärm Gallras 2 år efter kontraktstiden upphört förutsatt att hyresskuld ej föreligger Fastighet Projektmapp 5 år efter godkänd besiktning Intyg: Obligatorisk ventilationskontroll, OVK Elrevision Tryckkärl Portar Hissar Köldmedia Dörrautomatik Storkökutrustning, fast egendom Gymnastikutrustning, fast egendom Inventeringar Enkelt avhjälpta hinder Larm och polisrapporter Skyddsrond fastigheter i egenskap av fastighetsägare Skötselplaner för Grönytor Papper Objekt Pärm Vid inaktualitet När ny besiktning har utförts Papper Objekt Pärm Efter 5 år Objekt Pärm Efter 2 år Objekt Pärm Efter 5 år Objekt Pärm Vitech 2 år efter upphörande Lekplatser Städavtal Papper Objekt Pärm Vid inaktualitet Städinstruktioner Papper Objekt Pärm Vid inaktualitet
GATUAVDELNINGEN Förslag 2017-04-13 5(15) Anläggningsarbeten Belysning, gator, gcvägar och parkeringar Ansökningar marknads-och torghandel Objekt Projektmapp 5 år Papper Kronologisk Pärm Avslutat ärende Besiktningsprotokoll Fastighet Pärm Efter garantitidens slut Checklistor snöröjning (på Vägverkets mark och kommunens mark) Enskilda vägar statsbidragsberättigade Papper Objekt 2 år Papper Kronologisk 10 år Inventeringar Enkelt avhjälpta hinder Digitalt Objekt 5 år Kontrakt av Projekt/objekt Pärm 2 år efter rutinkaraktär kontraktstiden Lekplatsbesiktningar Papper Fastighet/ Pärm 10 år Objekt Lokala trafikföreskrifter Papper Kronologisk Delegeringspärm 10 år Beslutas enligt ks delegering Originalritningar, digitala: gator, gc-vägar, parkeringsplatser Objekt/projekt My Carta/vabanken, CD Levande dokument Originalritningar, ej digitala Parkeringstillstånd för rörelsehindrade Papper, translar Projekt Arkivet 10 år Diarieplan/ nr Namn Personakt 1 år efter utgången giltighetstid Sekretess Privata utfartsvägar Papper Fastighet Mappskåp
6(15) KOSTENHETEN Handlingsplan för åtgärder i samband med kontrollbesiktning Papper Objekt Pärm 10 år RENHÅLLNINGSAVDELNINGEN Fakturering av vatten Digitalt Anläggningsnum WebbDEB 10 år och renhållning mer Faktureringsunderlag Fakturanummer Raindance 10 år Digitalt Färdskrivardata Digitalt Kronologisk Digitalt Ritningar över rabatter Papper Fastighet Pärm Gäller planteringar och parker Skötselplaner för Objekt Pärm 2 år efter Parker upphörande Lekplatser Snöröjningskontrakt Område Intranät, 2 år Avslutat projekt Tätorterna inköpsavtal Snöröjningskontrakt Papper Kronologisk Mapp 2 år Enskilda vägar Ansökan och tillstånd, Papper Kronologisk Delegeringspärm 5 år efter beslut generell trafikanordningsplan Vägsamfälligheter Papper VSF, område Mappskåp Åtgärdade vattenläckor Digitalt My Carta 5 år avslutat ärende Fotografier Slambrunnar Digitalt Fastighetsbeteckning Interndebitering Digitalt Anläggningsnum mer Mapp/pärm Efter 5 år (om pappersform) WebbDEB Efter 5 år Bevaras (om digital form)
Kvittens, uttag av Papper Kronologisk Mapp 5 år kuponghäfte Rapporter, vattenprovtagning på Äskya avfallsanläggning Statistik Digitalt Kronologisk WebbDEB Scanwegt Tillståndsansökningar Papper Dnr Ärendeakt Efter beslut Vattenmätarbyten Anläggningsnum WebbDEB 10 år Digitalt mer Papper Kronologisk Pärm 5 år 7(15) SKOGSFÖRVALTNINGEN Tidsfrist för leverans till Skogsbruksplan Papper Dnr Ärendeakt Efter beslut i kommunfullmäktige Upphandlingsunderlag Papper Årsvis Arial Efter beslut VA-AVDELNINGEN VA-ABONNENTÄRENDE Scannade dokument i abonnentakter Digitalt Dokumenthanteri ngsprogram Abonnentregister/kundregister Digitalt WebbDEB Vid inaktualitet Digitalt Svar och underlag gällande förfrågningar om VAanslutning från icke VAabonnent Fastighetsbeteckning Server Vid inaktualitet Gäller dokument äldre än från år 2017.
Svar och underlag gällande förfrågningar om VAanslutning från VA-abonnent Förrättning karta, beslut Ansökan om VA-anslutning, Papper Abonnentnummer Abonnentakt Vid inaktualitet Abonnentakt Vid inaktualitet Abonnentakt Abonnentakt Vid inaktualitet 8(15) VA-ritning: situationsplan, bygghandling, relationshandling Papper Papper Abonnentnummer Papper Abonnentnummer servisanmälan Övriga avtal och beställningar Papper Abonnentnummer Abonnentnummer Mötesanteckningar Papper Abonnentnummer Debiteringsunderlag VAavgifter (fakturerat) nummer Papper Abonnent- Övriga uträkningar VA-avgifter Papper Abonnentnummer Underlag för att styrka Papper Abonnentnummer betalning av VA Skadeanmälningar, Papper Fastighetsbeteckning ersättningar Begäran om prövning eller Papper Abonnentnummer klargörande Övriga kundreklamationer Papper Abonnentnummer Vattenmätarprotokoll Digitalt/ Fastighet/ papper abonnent- Abonnentakt Abonnentakt Abonnentakt Abonnentakt Vid inaktualitet Abonnentakt Pärm Abonnentakt Abonnentakt *) Vid inaktualitet *) Omfattande ärenden ska bevaras. Abonnentakt Vid inaktualitet nummer Foto Fastighetsbeteckning Pärm/server Vid inaktualitet vattenmätare, vattenmätarplats Mätarbyteslapp Papper Abonnentnummer Pärm Vid inaktualitet Mätaravläsningar Abonnentnummer Lådor/pärmar Vid inaktualitet Avläsningskort WebbDEB Protokoll Papper Kronologisk Pärm 10 år Slutförandet Vattenmätarprovning
Informationsmaterial /brev egenproducerat - Abonnentakt/ pärm/hemsida Vid inaktualitet 9(15) Verksamhetsområde för allmän vatten- och avloppsanläggning Verksamhetsområde för allmän vatten- och avloppsanläggning Rapport från utredningar Papper Abonnentnummer VA-VERK OCH LEDNINGSNÄT Tillstånd, föreläggande och andra beslut (som gäller den egna verksamheten) Digitalt Kartprogram Vid inaktualitet P.g.a. kontinuerlig uppdateringar Papper Område Kartskåp Abonnentakt Papper Anläggning Pärm Sparas på Tillståndsansökan, anmälan Papper Anläggning Pärm Sparas på Vattenmål Avgjorda domar som rör de egna vattentäkterna Skyddsbestämmelser för vattentäkt Vattenskyddsområde, information rörande Papper Anläggning Pärm Sparas på Anläggning Pärm/server Sparas på Papper Anläggning Pärm Sparas på
Miljökonsekvensbeskrivning Analyser av dricksvatten Analysrapport för avlopp 10(15) Anläggning Pärm/server Sparas på Anläggning Pärm/server Efter 1, senast 2 år Anläggning Pärm/server Efter 1, senast 2 år Besiktningsprotokoll Papper Anläggning Pärm T.e. sprängningar, brunnsborrningar m.m. Sparas på Inventeringsmaterial Papper Anläggning Pärm T.e. brunnsinventering Sparas på Anläggningsdokumentation gällande drift och underhåll Digitalt/ papper Anläggning Pärm/server Vid inaktualitet Driftjournaler för reningsverk och vattenverk Digitalt/ papper Anläggning Pärm/server Efter 1, senast 2 år Larmrapporter, SOS Digitalt/ Anläggning Pärm/server Vid inaktualitet papper Ledningsregister Digitalt Anläggning Kartprogram Vid inaktualitet Uppdateras Ledningsavtal tillstånd att korsa med VAledningar, servitut Papper Fastighetsbeteckning Pärm Då original är upprättat kontinuerligt
VA-ritningar Ledningskartor 11(15) Digitalt Kartprogram Vid inaktualitet P.g.a. kontinuerlig uppdateringar VA-ritningar Ledningskartor Papper Område Kartskåp Sparas på ledningarna a Vatten-och avloppsutredningar Kvartalsrapport för reningsverk till Länsstyrelse Miljörapporter Årsrapporter över vatten- och avloppsanläggningar Protokoll/minnesanteckningar driftsmöten Protokoll/minnesanteckningar övriga möten VA-PROJEKT Utlåtanden som inhämtas från utomstående, berörda Utredningar och förstudier till grund för projekt Antagna anbud/offerter med tillhörande handlingar: anbudsförfrågan, anbudsunderlag anbudssammanställning m.m. Digitalt/ papper Digitalt/ papper Anläggning Pärm/server Sparas på de är aktuella Anläggning Pärm/server Vid inaktualitet Anläggning Pärm/SMP Efter 10 år Papper Anläggning Pärm Efter 10 år Anläggning Pärm/server Efter 5 år Som tillför sakuppgift Anläggning Pärm/server 2 år Om de inte tillför sakuppgift Papper Projekt Pärm Vid projektets avslut Projekt Pärm/server Vid projektets avslut Projekt Pärm/server Vid projektets avslut
Icke antagna anbud Avtal, beställning Planer t.e. riskanalys, sanerings- och miljöplaner Ansökan om tillstånd för sprängning och för eplosiva varor Övriga ansökningar och tillstånd Ändringsanmälan Sprängjournaler Inventeringar/besiktningar Besiktningsprotokoll slutbesiktning Beslut Tidplan Delrapporter Underhållsprogram, saneringsplan Rörinspektioner protokoll Filmer, bilder rörinspektioner VA-ritningar: situationsplaner bygghandlingar relationsritningar sektionsritningar Projekt Pärm/server 5 år Projekt Pärm/server Vid projektets avslut Projekt Pärm/server Vid projektets avslut Projekt Pärm/server Vid inaktualitet Projekt Pärm/server Vid inaktualitet Projekt Pärm/server Vid projektets avslut 12(15) Projekt Pärm/server 10 år Gallras 10 år efter garantitidens utgång Projekt Pärm/server Vid projektets avslut Projekt Pärm/server Vid projektets avslut Projekt Pärm/server Vid projektets avslut Projekt Pärm/server Vid inaktualitet Projekt Pärm/server Vid projektets avslut Utkast rensas senast vid projektets avslut, oberoende av gallringsregler. - Pärm/server Vid inaktualitet Digitalt - Pärm Vid inaktualitet Digitalt - CD Vid inaktualitet Projekt Pärm/server Vid projektets avslut Sista versionen, övriga kan gallras vid inaktualitet
Dokumentation avseende instruktioner för drift och underhåll Ekonomisk redovisning, budget Fotografier, filmer Protokoll från projektmöten Slutrapporter färdiga utredningar Utvärderingar ÄRENDE FÖR KOMMUNICERING MED VA Begäran om yttrande/kommunicering Utredningar och annat informationsmaterial för kommunicering 13(15) Projekt Pärm/server Vid inaktualitet Bevaras så anläggningen är i drift Projekt Pärm/server Vid inaktualitet - Pärm/server Vid inaktualitet Projekt Pärm/ server Vid projektets avslut Projekt Pärm/ server Vid projektets avslut Projekt Pärm Vid projektets avslut Papper - Pärm Vid ärendets avslut Papper - Pärm Vid inaktualitet Avser inkommande handlingar som ej rör verksamheten Yttrande Papper - Pärm Vid ärendets avslut Tillstånd, beslut Papper - Pärm Vid ärendets avslut ÖVRIGT Undersökning av förorenad mark Papper Abonnent Abonnentakt Vid ärendets avslut Kopia läggs i abonnentakt Inventering av förorenad mark Papper Abonnent Abonnentakt Vid ärendets avslut Kopia läggs i abonnentakt
14(15) RÄDDNINGSTJÄNSTEN Dokument/handling Form Sortering Förvarin Gallras Bevaras Tidsfrist g WINÄSS 4 Efter beslut om fastställelse Handlingsprogram, lagen om skydd mot olycka (2003:778), LSO Insatser Räddningstjänsts avslutande Insatsrapporter Stabsdagböcker Lagen om brandfarliga och eplosiva varor (2010:1011), LBE Ansökan med tillhörande handlingar Tillsynsprotokoll Föreläggande Förbud enl. LBE Tillstånd Ledighetsansökan Sjukanmälan Lagen om skydd mot olycka (2003:778), LSO Tillsynsprotokoll Föreläggande Förbud enl. LSO Yttrande i övrigt Tjänstbarhetsbedömning med tillhörande handlingar Digitalt Papper Diareiplan/ nr Kronologisk ordning om pappersform I respektive ärende om Ärendenummer Personnummer Ärendenummer Personnummer Pärm alt. DAEDALO S beroende av form Bevaras i DEADALOS DAEDALOS 10 år Arkiveras med ärendeakten Personakt/ DAEDALOS DAEDALOS *) *) 2 år efter inaktualitet(i pappersform) Personakt Sickas till personalavdelning ens 2 år efter inaktualitet
Rekvisitioner Massage o.dyl. Arbets-o. terminalglasögon Papper Personnummer Riskanalyser Digitalt Ärendenummer Personakt 2 år efter inaktualitet DAEDALOS 15(15) Sakkunnigutlåtande brand, till: åklagare eller polismyndigheten Skriftlig brandskyddsredogörelse, SBR Anmodan om tjänsteplikt Digitalt di gitalt Ärendenummer Ärendenummer Ärendenummer DAEDALOS Ärendeakt Efter 10 år DAEDALOS