IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) IT-enheten förvaltning redovisar dokumentation till IT-enheten där IT-enheten inte är applikationsägare Anonyma brev Registrator Diarieförs och bevaras Anslag/Tillkännagivande av sammanträdesprotokolsekreteraren Nämnd- Anteckning om när sammanträde varit anslaget Ansvarig 1 Arbetsordningar, reglementen, instruktioner, handböcker Arkivbeskrivning Bilaga till dokumenthanteringsplaner - Avtal/kontrakt Avtal/kontrakt av rutinartad eller kortvarig karaktär (t.ex. kopieringsavtal, leasingavtal) 2 år upphörd giltighet Avtal/licenser med Datainspektionen rörande Personuppgiftsombud förvaltningens register Besked till enskilda om att deras brev har mottagits eller överlämnats till annan instans Borgerliga vigslar, protokoll från. Handläggare Cirkulär, kurs- och konferensinbjudningar,
Diarieförda. (Undantag: Diarieförda med rutinmässigt återkommande bagatellartade ärenden kan gallras) Dokumenthanteringsplaner med arkivbeskrivning E-post (Offentlighetslagstiftningen gäller även för privat post i ns dator) Enligt plan för respektive handling reklam, meddelanden av kortvarig betydelse, inkomna för kännedom och allmän information, interna meddelanden samt frågor av ringa betydelse. Delegationsbeslut Ingår i protokoll Delegationsordning Delgivningar Nämnd- 1 sekreterare Diarienummerordning med aktomslag i Då ny plan antagits E-post, sekretess E-post som innehåller känsliga uppgifter men ej är sekretess. Pappershandlingen i arkivutrymme omedelbart som e- post. som pappershandling Utskrift på papper som Sekretesshandlingen registreras omedelbart
hanteras enligt respektive handling. omedelbart som e-post. Egenproducerat informationsmaterial, (program, pressklipp, foton, hemsidor, videofilmer, ljudband, kartor, ritningar, Cdskivor m.m.) som rör förvaltningens verksamhet. Om människor finns med på bilder, film m.m. biläggs som redogör för hur bilderna, filmerna m.m. får hanteras (med eventuellt tillstånd enligt PUL (Personuppgiftslagen) Se även: Fotografier Enkäter / IT Ett exemplar bevaras Hemsidan bevaras en gång om året av IT-enheten Årligen Arkivkartong. Digitalt framställd information bevaras om möjligt på arkivbeständigt papper. Fotografier kompletteras med bildbeskrivning. Digitala bilder bevaras på lämpligt sätt (enligt IT-enhetens direktiv) Enkätresultat och sammanställning bevaras.
Fotografier Om människor finns med på bilder, film m.m. biläggs som redogör för hur bilderna, filmerna m.m. får hanteras (med eventuella tillstånd enligt PUL= Personuppgiftslagen) / IT Bildbeskrivning på arkivbeständigt papper i med syrafritt aktomslag. Digitala bilder (med ev. ljud, text och tal) bevaras på lämpligt sätt (enligt IT-enhetens direktiv) Försäkrings 2 år upphörd giltighet Förtroendevalda, förteckning över Ingår i protokoll Handböcker, instruktioner, arbetsordningar, reglementen Handlingar av tillfällig eller ringa art Inkommen handling i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande och som tillfört ärendet sakuppgifter / IT Årligen, det att innehållet
Instruktioner, handböcker, reglementen, arbetsordningar Interna meddelanden, intern information och intern korrespondens som tillkommit uteslutande för att underlätta myndighetens/ förvaltningens arbete och som inte har ett egenvärde Inventarieförteckningar Kallelser, föredragningslistor, expeditionslistor och dagordningar till sammanträden Kommunfullmäktiges Kopior av som i original förvaras på annat håll inom kommunen Kopior, avskrifter, utdrag, dubbletter och överexemplar som inkommit endast som information och som inte föranlett någon åtgärd Kopior utsända inför styrelsemöten/ sammanträden, kopior av inkomna som för kännedom anmälts på styrelsemöten/sammanträden / IT dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts ärendet 2 år inaktualitet 2 Kronologiskt i
Korrespondens, rutinmässig eller av tillfällig betydelse, förfrågningar från allmänhet och som behandlas vedertagen mall Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt Kurser, utbildningar och konferenser anordnade i egen regi Kvalitetsredovisning (Innehåller en bedömning av om målen uppnåtts samt om eventuella åtgärder) Licenser rörande system/applikationer IT-enheten / IT-samordnare Loggar för t.ex. fax, e-post och Internet samt elektroniska spår från t.ex. cookie- och / globalfiler IT-enheten Lokal ordningsstadga 2 Årligen Årligen Vid inaktualitet. Sekretessbelagt material: 2 år Minnesanteckningar från arbetsträffar; avdelnings-, personal-, informationsmöten; lednings-, referens-, arbetsgrupper eller enhet 5 Under förutsättning att de inte innehåller beslut
liknande Organisationsplaner och organisationsscheman Postlista Registrator Pressmeddelanden, egna Projekt, protokoll/mötesanteckningar och från projekt som bedrivs i form av lednings- och projektgrupper Protokoll samt bilagor och andra som ligger till grund för de olika besluten från sammanträden med styrelse/nämnd, arbetsutskott, kommittéer m.m. där förtroendevalda ledamöter ingår respektive eller information av direkt betydelse för verksamheten. Inkomna gallras vid inaktualitet Kopieras på arkivbeständigt papper. Datum och tidning antecknas Kronologiskt i När projektet upphör Protokoll och bilagor av långsiktigt värde Protokoll och bilagor från sammanträden i planerings- eller administrativa frågor Protokoll med bilagor/ från samverkansgrupper, original respektive enhet ansvarig Kronologiskt i Kronologiskt i Kronologiskt i
Protokoll och, kopior av, som i original finns på annan Redogörelser och uppgifter som endast finns i kopia och där samma redogörelser och uppgifter införts i officiella publikationer, utgivits som egna rapporter eller införts i egna register eller databaser Registerförteckning Registerutdrag, begäran om Reglementen, arbetsordningar, instruktioner, handböcker Statistik, egenproducerad (av väsentlig betydelse, t.ex. framtagen i samband med bokslut Statistik, besöksrapporter och liknande, underlag för Statistiska uppgifter som lämnats till Statistiska centralbyrån Statistiskt underlag till årsberättelse Tidningsurklipp och fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Tryckoriginal (material för att kunna mångfaldiga en handling) Utrymningsplan Personuppgiftsombud Alla versioner skall bevaras Personuppgiftsombud 2 Årligen 2 2 Se: Fotografier Verksamhetsansvarig Då ny plan utkommer
Verksamhetsplaner Voteringslistor Sekreterare Efter kontroll och uppgifterna skrivits in i protokollet Yttranden (t.ex. remissyttranden) Års- eller verksamhetsberättelser, verksamhetsuppföljningar Års- eller verksamhetsberättelser, som utgör underlag till Skrivs om möjligt på arkivbeständigt papper