1. ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET 3. JÄRFÄLLA RESURSCENTRUM

Transkript

1 Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum samt Barn- och elevhälsa Version 1 1. ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET 1.1 Planera och leda verksamheten Besluta om verksamheten Strukturera verksamheten Informera om verksamheten Ansöka om medel och sluta avtal Arbeta i projekt Samarbeta med andra enheter, myndigheter och organisationer Anordna utbildningar och kurser Hantera ekonomi och löpande bokföring Hantera frågor rörande enhetens personal 1.2 Följa upp verksamheten och hantera synpunkter Undersöka och kvalitetssäkra verksamheten Utarbeta och följa upp enhetens budget Hantera klagomål och synpunkter om verksamheten Hantera inkomna handlingar och korrespondens 2. KONSULT OCH STÖD 2.1 Stödja och utveckla verksamheten Administrera övergripande information Genomföra utredningar Hantera statistik Underhålla lokaler Hantera IT 2.2 Hantera Förskola och s gemensamma ekonomi Utarbeta och följa upp Förskola och s budget Utreda ekonomiärenden Hantera interkommunal ersättning 2.3 Ge stöd och råd i personalfrågor Rekrytera Ge råd om löner Ge råd i enskilda personalärenden Ge stöd i arbetsmiljöfrågor Administrera timvikarier 2.4 Hantera kostfrågor Upphandla livsmedel Planera skolmat Ge stöd gällande kost och livsmedelshantering 3. JÄRFÄLLA RESURSCENTRUM 3.1. Ge övergripande stöd och administrera elever Ta emot beställning från nämnden och utforma verksamheten Hantera dokumentation kring elever Hantera olycksfall 3.2 Ge stöd och råd i elevärenden Ge stöd till personal på (för)skolorna Fånga upp elever med svårigheter genom tester Utreda om insatser och/eller specialplaceringar Följa upp elevernas placeringar 3.3 Bedriva särskilda undervisningsgrupper Anta elever till grupperna Planera undervisning Undervisa Hantera ledighetsansökan Introducera arbetsliv 4. SPRÅKCENTRUM 4.1 Administrera modersmålsundervisning Informera om modersmålsundervisning Hantera anmälan till modersmålsstöd, modersmålsundervisning och studiehandledning Hantera uppsägningar av modersmålsundervisning 4.2. Bedriva modersmålsundervisning Undervisa Följa upp elevernas lärande och utveckling 5. BARN- OCH ELEVHÄLSA 5.1 Ge stöd och hantera dokumentation Hantera dokumentation kring eleverna Flytta över journaler till andra skolor Ge stöd till personal på (för)skolan 5.2 Bedriva skolhälsovård Inhämta information angående hälsotillstånd vid skolstart Följa upp alla elevers hälsotillstånd och förebygga sjukdom Hantera särskilda önskemål och behov 5.3 Genomföra specialutredningar Genomföra psykologiska utredningar Remittera till sjukvårdsinrättningar Barn- och ungdomsförvaltningen Barn- och ungdomsnämndens kansli Ulrika Nilsson, projektanställd arkivarie Besöksadress: Vasaplatsen 11 Postadress: JÄRFÄLLA Telefon växel: E-post: barn.ungdomsnamnden@jarfalla.se Webbplats:

2 Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum samt Barn- och elevhälsa Version 1 FOG 1. ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET, 1.1 PLANERA OCH LEDA VERKSAMHETEN Besluta om verksamheten Protokoll/anteckningar från: Ledningsgrupper Arbetsplatsträffar (APT) Samverkansprotokoll, Skyddskommitténs protokoll Förhandlingsprotokoll, MBL-protokoll Anteckningar från övriga arbetsgrupper inom enheten Delegeringsbeslut * Årsvis i mapp på G-katalogen tills vidare och arkivbox i närarkiv/ dokumentskåp Årsvis i mapp på G-katalogen tills vidare och arkivbox i närarkiv/ dokumentskåp Efter mötestyp Vid inaktualitet, se anmärkning * När enheten har en egen fungerande diarieföring ska dessa handlingar diarieföras. Kopia på expeditionen Bevaras Ja, efter 1 år Varje sekreterare ansvarar för att protokollet skrivs ut och lämnas till närarkivet. Bevaras Ja, efter 1 år För Konsult och stöds protokoll se Administrera övergripande information Vid inaktualitet, se anmärkning Får gallras om de inte innehåller beslut eller unik information av betydelse för verksamheten Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Beslut fattas efter fastställd delegeringsordning, beslutet ska hänvisa till aktuell numrering i delegeringsordningen. Besluten kan ej sekretessbeläggas. 1

3 Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum samt Barn- och elevhälsa Version Strukturera verksamheten Övergripande riktlinjer och rutinbeskrivningar för det egna arbetet inom enheten Uppdragsbeskrivningar, överenskommelser och policies Arbets- och verksamhetsplaner Handlingsplaner och genomförandeplaner * * * Kronologiskt i arkivbox i närarkiv/ dokumentskåp Kronologiskt i arkivbox i närarkiv/ dokumentskåp Kronologiskt i arkivbox i närarkiv/ dokumentskåp Kronologiskt i arkivbox i närarkiv/ dokumentskåp Beredskapsplaner och krisplaner * I pärm på expeditionen Metodhandböcker I pärm/ G-katalog * När enheten har en egen fungerande diarieföring ska dessa handlingar diarieföras. Bevaras Ja, efter 1 år Bevaras Ja, efter 1 år Bevaras Ja, efter 1 år För uppföljning av planer se Undersöka och kvalitetssäkra verksamheten. Bevaras Ja, efter 1 år Exempelvis för god arbetsmiljö och likabehandlingsplan. Gäller enhetens egna planer. Kommunstyrelsen ansvarar för arkivering av kommunens övergripande planer. Skolornas planer arkiveras på respektive (för)skola. Bevaras Ja, efter 1 år Uppdateras årligen. Bevaras Ja, se anmärkning Egenproducerade handböcker som uppdateras regelbundet ska versionshanteras digitalt. Vid större förändringar bör handboken skrivas ut på papper och levereras till kommunarkivet. 2

4 Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum samt Barn- och elevhälsa Version 1 Dokumenthanteringsplan, med ansvarigkolumnen ifylld Expedition Papper Bevaras, se anmärkning Ja, efter 1 år Arkivexemplar av dokumenthanteringsplan med kolumnen ansvarig ifylld arkiveras av enheten. Nämndkansliet bevarar fastställt original. Arkivbeskrivning Kopia Vid inaktualitet Fastställt original hos nämndkansliet som ansvarar för arkivering. Kommunarkivet ansvarar i dagsläget för arkivförteckning. Informationsbrev Kronologiskt i pärm efter brevtyp Informera om verksamheten Broschyrer och informationsblad om den egna verksamheten Kronologiskt i arkivbox i närarkiv/ dokumentskåp Enheternas egna hemsidor Kronologiskt i arkivbox i närarkiv/ dokumentskåp Internportalen Kronologiskt i G-katalog Notiser skrivna för kommunens externa webbplats och till tidningar Kronologiskt i G-katalog Bevaras Ja, efter 1 år Exempelvis Konsult och stöds nyhetsbrev och JRC:s veckobrev. BUN:s månadsbrev arkiveras av nämndkansliet. Bevaras Ja, efter 1 år Ett exemplar av allt egenproducerat material bevaras. Digitalt/papper Bevaras i urval Ja, efter 1 år. Ett urval skrivs ut på papper och levereras till kommunarkivet minst 1 gång/ år samt vid större förändringar. Digitalt Digitalt Bevaras tills vidare i G- katalogen Bevaras tills vidare i G- katalogen, bevaras i verksamheten tills vidare, bevaras i verksamheten tills vidare Notiser som skrivs för hemsidan ska sparas av informatören. Notiser som skrivs för hemsidan och till tidningar ska sparas av informatören. 3

5 Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum samt Barn- och elevhälsa Version 1 Pressmeddelanden Kronologiskt i H-katalog hos informatör Enhetens svar på externa enkäter och förfrågningar (av ej rutinmässig * karaktär) Ansöka om medel och sluta avtal Ansökan och redovisning, statliga medel Ansökan om EU-medel Kronologiskt i arkivbox i närarkiv/ dokumentskåp Digitalt Vid inaktualitet Sänds till Informationsenheten för utskick, original sparas där. Bevaras Ja, efter 1 år För rutinmässig rapportering till SBC, se Hantera statistik. Kopia Vid inaktualitet Exempelvis medel från skolverket. Original till nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Kopia Vid inaktualitet Original till nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Handlingar från upphandlingar: kravspecifikationer anbud avtal Till Upphandlingsavdelningen Kopior i pärm hos ansvarig upphandlare på enheten Licenser Kronologiskt i pärm hos ansvarig. * När enheten har en egen fungerande diarieföring ska dessa handlingar diarieföras. Papper Vid inaktualitet, (2006:1) 10 år efter att licensen gått ut Sker i samråd med Upphandlingsavdelningen, vilka har diarieförings- och arkivansvaret. Till gallringsbeslut 2006:1 finns en förteckning över de handlingar som ska bevaras vid upphandlingar. Gäller för dataprogram och system. Leverantörer gör revisioner och enheten riskerar då att få betala skadestånd om licensen ej kan uppvisas. 4

6 Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum samt Barn- och elevhälsa Version 1 Avtal Av dignitet Kopia hos berörda. Vid inaktualitet Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Av lägre dignitet Interna överenskommelser mellan kommunens enheter Arbeta i projekt Handlingar från projektarbeten * Kronologiskt i pärm hos ekonomiassistent Kronologiskt i pärm hos ansvarig. Papper 2 år efter avtalstidens utgång Bevaras Efter avtalstidens utgång. Avtal som saknar långsiktigt värde, såsom leasingavtal, kontorsmateriel, konferens och tryckeritjänster. Gäller exempelvis mellan kök som köper mat av varandra, också Konsult och stöds överenskommelse med ITavdelningen. Projektledaren är arkivansvarig, se Järfälla kommuns projektmodell, Dnr Kst 2007/111. Gäller även projekt som ej drivs enligt projektmodellen. Se dokumenthanteringsplan för projekt. Viktiga handlingar som direktiv, avtal, projektplan och rapporter Kopia hos projektledare/- deltagare Vid inaktualitet, se anmärkning Original till nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Övriga handlingar, hänvisning ska göras i nämndens diarium (Platina) till var de finns * När enheten har en egen fungerande diarieföring ska dessa handlingar diarieföras. Pärm hos projektansvarig medarbetare/ mapp i G-katalog Bevaras, se anmärkning Ja, när projektet avslutats Rutinmässig korrespondens och minnesanteckningar får gallras vid inaktualitet. 5

7 Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum samt Barn- och elevhälsa Version 1 Handlingar från EU-projekt Viktiga handlingar som direktiv, avtal, projektplan och rapporter Övriga handlingar Samarbeta med andra enheter, myndigheter och organisationer Avtal gällande och annan dokumentation om samarbete med externa myndigheter eller organisationer, hänvisning ska göras i nämndens diarium (Platina) till var de finns Kopia hos projektledare/- deltagare Pärm hos projektansvarig medarbetare/ mapp i G-katalog Vid inaktualitet, se anmärkning Bevaras Ja, när projektet avslutats Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Allt som bevisar att projektet har ägt rum, såsom exempelvis visitkort, rutinmässig korrespondens och närvarolistor, ska sparas under viss tid (se manualen för mer information om handlingar från EUprojekt). Av dignitet Kopia hos ansvarig medarbetare Vid inaktualitet, se anmärkning Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Av lägre dignitet I pärm hos ansvarig medarbetare 2 år efter avtalstidens utgång 6

8 Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum samt Barn- och elevhälsa Version 1 Rapporter i samarbete med externa myndigheter och organisationer Av dignitet Kopia hos ansvarig medarbetare Vid inaktualitet, se anmärkning Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Av lägre dignitet Protokoll/anteckningar från arbetsgrupper där personen från FOG ansvarar för att föra protokoll/anteckningar Kopia på protokoll/anteckningar från arbetsgrupp där person från FOG I pärm hos ansvarig medarbetare Kronologiskt hos ansvarig protokollförare Kronologiskt i pärm hos handläggare medverkar Anordna utbildningar och kurser Program/kursinbjudan Kronologisk ordning i pärm. Bevaras Ja, efter 1 år Bevaras Ja, 1 år Vid inaktualitet Fås för kännedom. Bevaras Ja, efter 1 år Den enhet som anordnar utbildningen ansvarar för arkivering. Anmälningar Hos anordnare Vid inaktualitet Kan gallras efter kursen. Deltagarlista I pärm tillsammans med övrigt kursmaterial. Planeringsunderlag I pärm tillsammans med övrigt kursmaterial. Bevaras Vid inaktualitet 7

9 Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum samt Barn- och elevhälsa Version 1 Studiematerial I pärm tillsammans med övrigt kursmaterial. Avtal med externa föreläsare I pärm tillsammans med övrigt kursmaterial Hantera ekonomi och löpande bokföring Leverantörsfakturor (kopia) Verifikationsnummerordning Kundfakturor (kopia) Verifikationsnummerordning Bevaras, se anmärkning Vid inaktualitet Digitalt/papper Digitalt/papper 2 år (2009:2) 2 år (2009:2) Ja, efter 1 år Ett exemplar av egenproducerat studiematerial arkiveras, övrigt material kan gallras vid inaktualitet. Finns i Raindance. Ekonomiavdelningen ansvarar för arkivering, vilken regleras i gallringsbeslut 2007:1 Fakturan skapas i Raindance. Ekonomiavdelningen skickar ut och ansvarar för arkivering. Underlag till bokföringsorder Verifikationsnummerordning Digitalt/papper 10 år (2009:2) Följesedlar Papper Vid inaktualitet Kan gallras när kontroll mot beställning är gjord. Bevis på attesträtt (kopia) Digitalt/papper Vid inaktualitet Originalet skickas till ekonomiavdelningen och läggs in i Raindance. Kvitton från handkassa Till ekonomiavdelningen Papper 10 år, se anmärkning (2009:2) Skickas till ekonomiavdelningen i december varje år. Om originalen bevaras i verksamheten kan de gallras efter 10 år. 8

10 Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum samt Barn- och elevhälsa Version Hantera frågor rörande enhetens personal Anmälan om tillbud/arbetsskada Individuell utvecklingsplan och anteckningar från medarbetarsamtal och löneförhandlingar Avtal gällande tjänster och produkter till anställda Försäkran om sjukdom eller vård av sjukt barn Handlingar rörande personalutbildning Till Lön- och förhandlingsenheten / eget register om sekretess sekretess enligt OSL (2009:400) kap. 39, 1-2. Gäller i högst 50 år. Personec P (Respons) Kopia alfabetiskt på efternamn i pärm hos chefen. Skyddsombud och den skadade ska också spara kopia på anmälan. Alfabetiskt på efternamn i pärm hos chef Kronologiskt i pärm hos ekonomiassistent Eventuell utskriven kopia i pärm på expeditionen Alfabetiskt på efternamn i pärm på expeditionen. Digitalt/papper Papper Digitalt Papper Vid inaktualitet, se anmärkning. Då personen avslutat sin anställning (2009: 2) 2 år efter avtalstidens slut 2 år (2009: 2) Då personen avslutat sin anställning, se anmärkning Anmälan av arbetsskador och tillbud görs från och med i systemet LISA. Blankett skrivs ut för underskrift och originalet skickas till Lön- och förhandlingsenheten. De lägger en kopia i personalakten, samt skickar originalet till Försäkringskassan. Gäller till exempel parkering för anställda. Gäller enhetens personal. Kursbevis i original skickas till Personalavdelningen som arkiverar i personalakten. 9

11 Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum samt Barn- och elevhälsa Version 1 Kontaktuppgifter till anställda I personalpärm på expeditionen Kostavdrag Personec P (Respons) och Eventuell Självservice utskriven kopia i pärm på Ledighetsansökan Personec P (Respons) och Självservice expeditionen Eventuell utskriven kopia i pärm på expeditionen Läkarintyg I pärm i närarkiv/ dokumentskåp Lärarscheman Personec P (Respons) Alfabetiskt på efternamn i pärm på expeditionen Rehabiliteringsutredningar Reseräkningar Diarieförs i Platina och registreras i Adato sekretess enligt OSL (2009:400) kap. 39, 1. Gäller i högst 50 år. Personec P (Respons) Till Lön- och förhandlingsenheten I låst dokumentskåp hos respektive chef. Handlingar ska skannas in i Adato. Eventuella kopior i pärm på expeditionen Vid inaktualitet Digitalt/papper Digitalt/papper Papper i Adato Digitalt/papper 2 år (2009: 2) 2 år (2009: 2) 2 år (2009: 2) Vid inaktualitet (2009: 2) Bevaras i urval, (2006:2, reviderat 2009) Vid inaktualitet, se anmärkning Se anmärkning Gäller semester och tjänstledighet Se Kommunledningskontorets Rehabguide för vanligt förekommande handlingar och gallringsfrister (reviderad ). Ärendet rensas innan avslut och skickas sedan till Lön- och förhandlingsenheten för arkivering. Original till löneavdelningen som ansvarar för eventuell arkivering. 10

12 Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum samt Barn- och elevhälsa Version 1 Sjukanmälan Timrapporter Tjänstgöringsrapport T2 Tystnadsplikt rutin 25 Uppsägning av tjänst och anställningsunderlag vid avslut Personec P (Respons) och Självservice Personec P (Respons) Till Lön- och förhandlingsenheten Personec P (Respons) och Självservice Personec P (Respons) Till Lön- och förhandlingsenheten Personec P (Respons) Eventuell utskriven kopia i personalpärm på expeditionen Eventuell kopia, alfabetiskt i personalpärm Eventuell utskriven kopia i personalpärm på expeditionen Eventuell kopia, alfabetiskt i personalpärm Eventuell kopia, alfabetiskt i personalpärm Till Lön- och förhandlingsenheten Utdrag ur belastningsregistret Alfabetiskt på efternamn hos chef. Digitalt/papper 2 år (2009: 2) 2 år Original till löneavdelningen som ansvarar för eventuell arkivering. Digitalt/papper Papper Papper 2 år (2009: 2) Då personen avslutar sin anställning (2009: 2) Vid inaktualitet (2009: 2) 1 år, se anmärkning Används av månadsanställda för att bl.a. redovisa övertid. Sorteras in i personalakten hos Personalavdelningen, som ansvarar för arkivering. Förutsatt att anteckning gjorts att arbetsgivaren tagit del av utdraget. 11

13 Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum samt Barn- och elevhälsa Version 1 FOG 1. ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET, 1.2 FÖLJA UPP VERKSAMHETEN OCH HANTERA SYNPUNKTER Undersöka och kvalitetssäkra verksamheten Enkätundersökningar, (för)skolornas elever, föräldrar och personal Enkätsvar Papper/Digitalt När sammanställningen är klar Enkätsammanställning och frågorna Handlingar för egenkontroll Handlingar rörande personalenkäten * * * När enheten har en egen fungerande diarieföring ska dessa handlingar diarieföras. Bevaras Ja, efter 1 år I pärm Papper Bevaras Ja, efter 1 år Ska kunna uppvisas för miljö- och hälsoskyddsavdelningen vid inspektion. Se Information om egenkontroll enligt miljöbalken för skolor på Portalen. Kopia Vid inaktualitet Görs vartannat år av Personalenheten i syfte att kartlägga medarbetarnas arbetssituation. Enkätsammanställning, och åtgärdsrapport. Original hos nämndkansliet som ansvarar för arkivering. 12

14 Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum samt Barn- och elevhälsa Version 1 Handlingar rörande psykosocial skyddsrond Protokoll och eventuell handlingsplan från fysisk skyddsrond på enheten (SAM) * Kronologiskt i pärm. Kronologiskt i pärm. Bevaras Ja, efter 1 år Enkätsammanställning och åtgärdsprogram Bevaras Ja, efter 1 år Handlingsplanen ska behandlas i samverkansgruppen/skyddskommittén Se Ge stöd i arbetsmiljöfrågor för inkomna protokoll från (för)skolorna. Uppföljningar och utvärderingar av det egna arbetet Utarbeta och följa upp enhetens budget Enhetens budget (arkivexemplar) Budget- och verksamhetsuppföljning (arkivexemplar) Delårsrapport (delårsbokslut) (arkivexemplar) Verksamhetsberättelse (inklusive årsbokslut) (arkivexemplar) * * Till Konsult och stöd * Till Konsult och stöd * Till Konsult och stöd * Till Konsult och stöd * När enheten har en egen fungerande diarieföring ska dessa handlingar diarieföras. Kronologiskt i pärm. Kronologiskt hos ekonomiansvarig Hos ekonomiansvarig på respektive enhet Hos ekonomiansvarig på respektive enhet Hos ekonomiansvarig på respektive enhet Bevaras Ja, efter 1 år För FoG:s gemensamma budget, se 2. Konsult och stöd, process Utarbeta och följa upp Förskola och s gemensamma budget Bevaras Ja, efter 1 år Respektive enhet ansvarar för arkivering. Bevaras Ja, efter 1 år Respektive enhet ansvarar för arkivering. Bevaras Ja, efter 1 år Respektive enhet ansvarar för arkivering. Bevaras Ja, efter 1 år Respektive enhet ansvarar för arkivering. 13

15 Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum samt Barn- och elevhälsa Version 1 Underlag till bokslut Kronologiskt i pärm hos ekonom 10 år Innehåller exempelvis specifikationer till balansräkning och underlag till icke självklara bokföringsordrar. Listor på uppbokningar Se anmärkning Se anmärkning Papper Se anmärkning Inför delårsbokslut. Sätts i pärm som skickas till ekonomiavdelningen Hantera klagomål och synpunkter om verksamheten Klagomål och synpunkter Hantera inkomna handlingar och korrespondens Diarium/eget register Registreras i Hjälp oss att bli bättre och diarieförs i nämndens diarium Platina (automatregistrering) Pappersrutin i dagsläget, på sikt Platina Server Digitalt i Platina Bevaras tills vidare, se kommande rutiner, behålls i verksamheten tills vidare Se även kvalitetsundersöka verksamheten Alla klagomål/synpunkter från e-post, brev, telefonsamtal och personliga möten ska dokumenteras i kommunens e-tjänst för ändamålet. Expedition Bevaras Ja, efter 1 år Observera att handlingar innehållande sekretess måste registreras enligt OSL (2009:400) 5 kap. 14

16 Konsult och stöd, Järfälla resurscentrum, Språkcentrum samt Barn- och elevhälsa Version 1 Inkomna handlingar och korrespondens av betydelse Inkomna handlingar och korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse Inkomna förfrågningar om verksamheten som kräver rutinmässig åtgärd Inkomna skrivelser för kännedom från kommunens förvaltningar Eget register * Diarieförs eventuellt i nämndens diarium * När enheten har en egen fungerande diarieföring ska dessa handlingar diarieföras. Expedition/ server All personal samt server Alfabetiskt efter avsändare/ mottagare i pärm hos handläggare Alfabetiskt efter avsändare/ mottagare i pärm hos registrator Bevaras Ja, efter 1 år Handlingar/ärenden som kräver åtgärd ska registreras i nämndens diarium. Handlingar som omfattas av sekretess kan registreras i eget register. Övriga inkomna handlingar/korrespondens hålls ordnade i en systematisk ordning; i pärm i alfabetisk ordning efter avsändare/mottagare och inbördes i kronologisk ordning. E-post av vikt skrivs ut på papper. Vid inaktualitet (2002:1) Vid inaktualitet (2002:1) Vid inaktualitet (2002:1) T.ex. reklam, kursinbjudningar, cirkulär och allmän information. 15

17 Konsult och stöd Version 1 FOG 2. KONSULT OCH STÖD, 2.1. STÖDJA OCH UTVECKLA VERKSAMHETEN Administrera övergripande information Protokoll/anteckningar från: Chefsmöten, Skolchefens stabsmöten, Koncernrådet, Samverkansgruppen Samverkansprotokoll, Skyddskommitténs protokoll Förhandlingsprotokoll, MBL-protokoll Direktiv och riktlinjer till (för)skolorna Efter mötestyp, i arkivbox i närarkiv, samt årsvis i g-katalog Efter mötestyp, årsvis i g-katalog Kopia på expeditionen Pressklipp Kronologiskt på expedition Sammanfattande ärendebeskrivning Kronologiskt i G-katalog Varningsmeddelanden Kopia kronologiskt i pärm på expedition Bevaras Ja, efter 1 år Sekreteraren ansvarar för att protokollet skrivs ut och lämnas till närarkivet. Vid inaktualitet, se anmärkning Vid inaktualitet, se anmärkning Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Original hos nämndkansliet som ansvarar för arkivering. Papper Bevaras Ja Om skolorna i Järfälla, ej politiska diskussioner. Vid inaktualitet, se anmärkning Vid inaktualitet, se anmärkning Gemensam med BUNkansliet, vilket ansvarar för arkivering av slutgiltig version. Går ut till föräldrar, enheter och registrator. Nämndkansliet ansvarar för diarieföring och arkivering. 16

18 Konsult och stöd Version Genomföra utredningar Riktade undersökningar enligt särskilda beslut (nämndärenden) Undersökningar, uppföljningar och rapporter Hantera statistik Statistikunderlag till verksamhetsberättelsen * Kopia kronologiskt i g- katalog I arkivbox i närarkiv ( ) Vid inaktualitet, se anmärkning Olika undersökningar, kartläggningar med mera som initierats av nämnden, kansliet eller Konsult och stöd. Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Bevaras Ja, efter 1 år Gäller rapporter som ej blir nämndärenden. Vid inaktualitet När verksamhetsberättelsen är antagen av nämnden. Statistik till SCB Digitalt 2 år (2009: 2) Underhålla lokaler Riskanalyser- och handlingsplaner Alfabetisk efter Bevaras tills skola vidare Förändringsförslag Till chefen för aktuell (för)skola * När enheten har en egen fungerande diarieföring ska dessa handlingar diarieföras. Kopia Vid inaktualitet, bevaras i verksamheten tills vidare Görs av skolorna en gång per år och skickas till Skolchefen. Lyfter upp brister som måste åtgärdas, men som ej ryms i budgeten. 17

19 Konsult och stöd Version 1 Handlingar rörande reparationer och förändringar av lokaler: förfrågningar prisuppgifter beställningar faktura (kopia) Hos lokalsamordnare Ritningar över skolor Kopior för aktuella projekt hos lokalsamordnare Skisser på förändringar Till Fastighetsavdelningen Kopia hos lokalsamordnare ( ) 2 år Vid inaktualitet, se anmärkning Original finns på Fastighetsavdelningen som ansvarar för arkivering. Vid inaktualitet Vid förändring i lokaler skickas ritning med förändringen till Fastighetsavdelningen Hantera IT Skolportalen Server Digitalt Se anmärkning, bevaras i verksamheten tills vidare. Hemsidor Se också Informera om verksamheten Bevarande- och gallringsutredning måste göras. Server Digitalt/Papper Bevaras i urval Ja, efter 1 år Exempelvis jfog.net. Ett urval skrivs ut på papper och levereras till kommunarkivet minst 1 gång/år samt vid större förändringar. Detta enligt rådande praxis, se Bevara eller gallra? nr 1 Gallringsråd för ledningsoch stödprocesser, s 33f. 18

20 Konsult och stöd Version 1 FOG 2. KONSULT OCH STÖD, 2.2. HANTERA FÖRSKOLA OCH GRUNDSKOLAS GEMENSAMMA EKONOMI Utarbeta och följa upp Förskola och s budget Se även Utarbeta och följa upp enhetens budget Direktiv angående budget- och uppföljningsarbete Förskola och s budget Budgeter, budget- och verksamhetsuppföljningar, delårsrapporter och verksamhetsberättelser från (för)skolorna och övriga enheter Förskola och s budgetoch verksamhetsuppföljning Pärm hos ekonom Kopia hos ekonom Årsvis i G- katalogen Kopia hos ekonom Bevaras Ja, efter 1 år Gäller Konsult och stöds egna direktiv. Vid inaktualitet Fastställs av nämnden i december. Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Digitalt Vid inaktualitet Enheterna själva ansvarar för arkivering. Konsult och stöd använder handlingarna som underlag för koncerngemensamma rapporter. Kan gallras när rapporter tagits av nämnden. Vid inaktualitet Görs i april. Koncentrerad på ekonomin. Redovisas för BUN och Kommunstyrelsen. Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. 19

21 Konsult och stöd Version 1 Förskola och s delårsrapport (delårsbokslut) Förskola och s verksamhetsberättelse (inklusive årsbokslut) Månadsrapporter, månatlig uppföljning av enheternas resultat Kopia hos ekonom Kopia hos ekonom Hos ekonomiansvarig Inventarieförteckningar I pärm hos skolchefens assistent Vid inaktualitet Görs i augusti. Följer upp ekonomi, mål och verksamhet. Innehåller också prognos för resten av året. Redovisas för BUN, Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige. Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Vid inaktualitet Viktig del av kommunens ekonomiska planeringsoch uppföljningssystem. Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Papper/Digitalt Vid inaktualitet Kan gallras när årets bokslut godkänts av nämnden. Papper Bevaras, se anmärkning Ja, efter 1 år Gäller den egna. Kopior på (för)skolornas förteckningar kan gallras när ny inkommer. Enheterna ansvarar för arkivering. 20

22 Konsult och stöd Version Utreda ekonomiärenden Ekonomistyrregler Övriga nämndärenden Hantera interkommunal ersättning Avtal gällande interkommunal ersättning för elever som är bosatta i andra kommuner men som går i skola i Järfälla Kopia hos ekonom Kopia hos ekonom Kopia hos ekonom Vid inaktualitet Görs i dagsläget en gång per år. Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Vid inaktualitet Gäller exempelvis åtgärdsplaner och avbetalningsplaner för (för)skolor. Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Vid inaktualitet Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. 21

23 Konsult och stöd Version 1 FOG 2. KONSULT OCH STÖD, 2.3 GE STÖD OCH RÅD I PERSONALFRÅGOR Rekrytera Annons, delegeringsbeslut och sammanställning över anställningsansökningar Anställningsbevis för rektor eller förskolechef (kopia) Förordnande av vikarierande rektorer och förskolechefer, delegeringsbeslut Offentligajobb.se I Offentliga jobb Se Annonsera, rekrytera och tillsätta tjänst, Bilaga till Gallringsbeslut 2007:3 ( , dnr Kst 2007/440) Kopia i pärm hos skolchefens assistent Kopia i pärm hos skolchefens assistent Ge råd om löner Lönekriterier Kronologiskt i arkivbox i närarkiv Kompetensprofiler Kronologiskt i arkivbox i närarkiv Underlag för löneöversyn Hos personalkonsult Utdrag ur Offentliga jobb. Nämndkansliet ansvarar för arkivering. Ansökan från den som fått jobbet skickas till Personalavdelningen. Övriga ansökningar kan gallras efter 2 år. Papper Vid inaktualitet Original till Personalavdelningen. Vid inaktualitet Skolchefens delegeringsbeslut. Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Bevaras Ja, efter 1 år Bevaras Ja, efter 1 år Gäller för tillfället måltidspersonal. Vid inaktualitet Resulterar i förhandlingsprotokoll 22

24 Konsult och stöd Version Ge råd i enskilda personalärenden Uppsägningar, överenskommelser om avslut och varningar Förhandlingsprotokoll samt MBL 11 och 19 Se också Leda verksamheten Överklaganden Ge stöd i arbetsmiljöfrågor Rehabiliteringsutredningar Till personalavdelningen Diarieförs i Platina och registreras i Adato sekretess enligt OSL (2009:400) kap. 39, 1. Gäller i högst 50 år. Kopia hos personalkonsult Vid inaktualitet, se anmärkning För insortering i personalakten. Kopia Vid inaktualitet Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Skickas också till personalavdelningen för insortering personalakten. Kopia hos Vid inaktualitet Original till nämndkansliet, personalkonsult som ansvarar för diarieföring och arkivering. I låst dokumentskåp hos respektive chef. Handlingar ska skannas in i Adato. i Adato Bevaras i urval (2006:2 reviderat 2009) Se anmärkning Se Kommunledningskontorets Rehabguide för vanligt förekommande handlingar och gallringsfrister (ny revidering kommer 2010). Ärendet rensas innan avslut och skickas sedan till Lönoch förhandlingsenheten. 23

25 Konsult och stöd Version 1 Handlingar rörande utbildningar hållna av personalkonsult eller arbetsmiljösamordnare Se Anordna utbildningar och kurser Tillsynsrapport Efter skola i pärm hos arbetsmiljösamordnare, samt i H-katalog. Kopior på skolornas skyddsrondsprotokoll Underlag till rektorer gällande arbetsmiljöärenden Sammanställning av incidentrapporter Alfabetiskt på skola i mappsystem hos arbetsmiljösamordnare Alfabetiskt efter skola i närarkiv och i H-katalog. Kopia i pärm på expeditionen Bevaras, se anmärkning Ja, efter 1 år Gäller utbildningar i rehabilitering och arbetsmiljö, men även utbildningar i exempelvis avtal, ADATO och Offentliga jobb. Görs sammanställning kan rapporterna gallras. Gäller inspektion av träslöjds-, kemi-, teknikoch NO-salar. Inspektion görs på samtliga skolor 1 gång/år. Rapport skickas till berörd skola. Papper 10 år Enheterna ansvarar själva för arkivering. 10 år Gäller exempelvis förslag på svar till myndigheter. Skolorna ansvarar för att nämndkansliet får arbetsmiljöärendena för diarieföring och arkivering. 10 år Original till nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. 24

26 Konsult och stöd Version Administrera timvikarier Spontanansökningar I Groupwise hos vikarieförmed- Anställningsbeslut Handlingar från anställd vikarie förbindelse om tystnadsplikt CV betygshandlingar hälsodeklaration utdrag ur belastningsregistret Till Personalavdelningen Till Personalavdelningen sekretess enligt OSL Kap 21 1 och Kap lingen Kopia i pärm hos vikarieförmedlingen Eventuella kopior alfabetiskt på efternamn i pärm hos vikarieförmedlingen Informationsmaterial till nyanställd Hos vikarieförmedlingen Digitalt Vid inaktualitet Kommer oftast via e-post. Vid inaktualitet, se anmärkning Vid inaktualitet, se anmärkning Original hos personalavdelningen som ansvarar för arkivering. Original hos personalavdelningen som ansvarar för arkivering. Bevaras Ja, efter 1 år Exempelvis Förhållningssätt för vikarier. Ett nytt exemplar arkiveras vid stora förändringar i materialet. Lista på aktuella timvikarier I G-katalogen Vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt. Kommer under hösten 2010 ske i systemet TimePool. Referensblanketter från förskolorna/ köken gällande vikarierna I pärm hos vikarieförmedlingen, inlåst Papper Vid inaktualitet 25

27 Konsult och stöd Version 1 FOG 2. KONSULT OCH STÖD, 2.4 HANTERA KOSTFRÅGOR Upphandla livsmedel Handlingar från upphandling Kopior i pärm hos kostkonsulenterna Se Ansöka om medel och sluta avtal Till Upphandlingsavdelningen Tillägg och ändringar av avtal I pärm hos kostkonsulent Planera skolmat Matsedlar Terminsvis i pärm hos kostkonsulent Vid inaktualitet, se anmärkning 10 år efter avtalstidens utgång Sker i samråd med Upphandlingsavdelningen, vilka har arkivansvaret. Kan ske flera gånger per år under avtalsperioden. Bevaras Ja, efter 1 år Finns också i AIVO. OBS! Gallringsutredning av AIVO måste göras. Recept I AIVO Digitalt/papper Vid inaktualitet Närings- och kostberäkningar I AIVO Digitalt/papper Vid inaktualitet Priser och statistik Kronologiskt i G- katalog Ge stöd gällande kost och livsmedelshantering Kommunens kostpolicy (kopia) Hos kostkonsulent Egenproducerat material och rekommendationer Kronologiskt i pärm hos kostkonsulent Digitalt/papper Bevaras Ja, efter 1 år Statistik kommer 1 gång/månad från (för)skolorna. Kan gallras om sammanställning görs. Vid inaktualitet, se anmärkning Kostkonsulenterna medverkar som rådgivare. Kommunstyrelsen ansvarar för arkivering. Bevaras Ja, efter 1 år Exempelvis Matsalsmiljö i förskola och skola 26

28 Konsult och stöd Version 1 Rutin för egentillsyn I pärm hos kostkonsulent Anteckningar från köksträffar Hos kostkonsulent Handlingar rörande utbildning hållna av kostkonsulenter Se Anordna utbildningar och kurser Transportscheman och ritningar (kopior) Hos kostkonsulent Papper Bevaras Ja, vid större uppdateringar Mall som används av varje kök för egentillsyn enligt livsmedelslagen. Vid inaktualitet Träffar med kökspersonal på (för)skolorna. Protokoll skickas till respektive (för)skola. Gäller utbildning såsom exempelvis i hygien. Hålls för olika yrkesgrupper. Vid inaktualitet Enbart underlag vid granskning. 27

29 Järfälla resurscentrum Version 1 FOG 3. JÄRFÄLLA RESURSCENTRUM, 3.1 GE ÖVERGRIPANDE STÖD OCH ADMINISTRERA ELEVER Ta emot beställning från nämnden och följa upp verksamheten Mottagna beställningar från Barnoch ungdomsnämnden och Socialnämnden Kvalitetsredovisning Kopia Vid inaktualitet Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering Hantera dokumentation kring elever Elevdossiéer I personnummerordning i låst dokumentskåp Dagboksblad vid sekretess Kronologiskt i pärm Kopia Vid inaktualitet Original hos nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. Bevaras Ja, 1 läsår efter avslutad När ett ärende kring en elev avslutas lämnas alla handlingar till elevdossién i närarkivet på JRC. Papper Bevaras Ja Förs i syfte att efterleva Offentlighets- och sekretesslagen. Enheten måste utarbeta rutin för dagboksbladen, jämför med pedagogkonsulterna på nämndkansliet. 28

30 Järfälla resurscentrum Version 1 Elevkort I elevakt/-pärm Vid inaktualitet, se anmärkning Grupplistor Gruppscheman Underlag till placering eller omplacering i fritidshem/fritidsklubb Ifyllda blanketter gällande arbetet med enskild elev Korrespondens gällande elever Procapita BoU Procapita BoU Till barnomsorgsadministrationen Läsårsvis i pärm i låst dokumentskåp Läsårsvis i pärm i låst dokumentskåp Eventuell kopia på expeditionen I elevakt/-pärm Till elevdossién Bevaras Ja, efter 5 läsår Bevaras Ja, efter 5 läsår Papper Vid inaktualitet Bevaras Ja, 1 läsår efter avslutad Används som arbetsmaterial på JRC. Arkivexemplar skrivs ut av ansvarig på hemskolan från Procapita BoU då eleven slutar n. Utskrifter ur Procapita BoU Utskrifter ur Procapita BoU Av betydelse Dagboksblad om sekretess I elevakt/-pärm Till elevdossién Bevaras Ja, 1 läsår efter avslutad Rutinmässig I elevakt/-pärm Vid inaktualitet 29

31 Järfälla resurscentrum Version 1 Anteckningar om elever från möten med elever, hemskolan, lärare och vårdnadshavare, se anmärkning (2009:400) kap 23, 2. Se anmärkning. I elevakt/-pärm Till elevdossién Bevaras, se anmärkning Ja, 1 läsår efter avslutad För att anteckningarna ska räknas som minnesanteckningar (enligt TF) måste de röra ett pågående ärende kring eleven. Strukturerade anteckningar är allmänna handlingar och får endast gallras enligt beslut eller författning. Får gallras, om de inte bedöms ha bevisvärde i ett skadeståndsärende enligt Lag om förbud mot diskriminering och annan kränkande behandling av barn och elever (2006:67). Vid tillämpning av Skadeståndslagen (1972:207) är preskriptionstiden 2 eller 10 år beroende på grad av kränkning. Samråd med kommunjuristen. 30

32 Järfälla resurscentrum Version 1 Bildupptagningar i form av fotografier/film Lärarkalendrar/ gruppböcker Expedition, samt hemsida Bevaras, se anmärkning Ansvarig lärare Papper 1 läsår efter avslutad, bevaras i verksamheten tills vidare, se anmärkning Gäller urval av bilder som sparas. Bilderna ska förses med årtal och övrig information som kan vara av intresse. Bör sparas i formaten JPEG eller TIFF. Avser böcker/kalendrar som läraren har för löpande noteringar Hantera olycksfall Incidentrapporter Gruppvis i pärm på expeditionen Sammanställning av incidentrapporter Till Konsult och stöd Diarieförs i nämndens diarium Kopia i pärm på expeditionen Papper Bevaras Ja, efter 5 läsår Bevaras Ja, efter 5 läsår Får lämnas till kommunarkivet om de är kontinuerligt förda och ger en ögonblicksbild av verksamheten. Enligt förvaltningens rutin för incidentrapportering, se kommunens mall i Word. Konsult och stöd skickar sammanställningen till nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. 31

33 Järfälla resurscentrum Version 1 FOG 3. JÄRFÄLLA RESURSCENTRUM, 3.2 GE STÖD OCH RÅD I ELEVÄRENDEN Ge stöd till personal på (för)skolorna Handlingar rörande utbildningar hållna av Järfälla resurscentrum Se Anordna utbildningar och kurser Uppdragsblanketter gällande handledning Kronologiskt i arkivbox i närarkivet Informationsmaterial Kronologiskt i arkivbox i närarkivet Fånga upp elever med svårigheter genom tester Provhäften för kommungemensam screening, ifyllda Resultatblankett från kommungemensam screening Sammanställning av kommungemensam screening I elevakt hos specialpedagog Alfabetiskt efter skola hos specialpedagog Årsvis i arkivbox i närarkiv Bevaras, se anmärkning Ja, efter 5 läsår Bevaras Ja, efter 5 läsår Kan även gälla kurser hållna för vårdnadshavare. Görs sammanställningar eller statistik över uppdragen kan blanketterna gallras vid inaktualitet. Gäller egenproducerat. Papper Vid inaktualitet Ett tomt exemplar arkiveras av Järfälla Resurscentrum. Vid inaktualitet Kan gallras när sammanställning gjorts. Bevaras Ja, efter 5 läsår 32

34 Järfälla resurscentrum Version Utreda om insatser och/eller specialplaceringar Ansökan om insats/beställningsblankett från skolan eller socialförvaltningen Dagboksblad om sekretess I elevakt/-pärm Till elevdossién Bevaras Ja, 1 läsår efter avslutad Till de olika yrkesgrupperna gällande önskad insats för elev. Uppdragsblanketter och kontrakt (2009:400) 23 kap 2. Sekretessen gäller i Dagboksblad om sekretess I elevakt/-pärm Till elevdossién Bevaras Ja, 1 läsår efter avslutad Beskriver vad som ska göras och hur länge uppdraget ska pågå. (2009:400) 23 kap 2. Sekretessen gäller i Anteckningar från elevvårdsgrupp Personnummerordning inlåst hos rektor 1 läsår efter avslutad, se anmärkning Diskussionsmöte. Kan gallras förutsatt att diskuterade åtgärder dokumenteras på annat håll. Obs, se också Anteckningar om elever, Hantera dokumentation kring elever 33

35 Järfälla resurscentrum Version 1 Protokoll från elevvårdskonferens Dagboksblad om sekretess I elevakt/-pärm Till elevdossién Bevaras Ja, 1 läsår efter avslutad Föräldrar deltar. Kallelsen kan gallras vid inaktualitet. Beslut om anpassad studiegång, delegeringsbeslut Åtgärdsprogram - egna, upprättade av JRC - inkomna från kommunal skola - inkomna från enskild skola Anmälan till socialförvaltningen enligt socialtjänstlagen 14 kap, Anmälningsplikt (arkivexemplar) (2009:400) 23 kap 2. Sekretessen gäller i Dagboksblad om sekretess (2009:400) 23 kap 2. Sekretessen gäller i Eget register (2009:400) kap Sekretessen gäller i Kopia i elevakt/- pärm I elevakt/-pärm Till elevdossién Vid inaktualitet Original hos nämndkansliet som ansvarar för arkivering. Kopior kan gallras vid inaktualitet. Bevaras Ja, 1 läsår efter avslutad Till elevdossién Papper Bevaras Ja, 1 läsår efter avslutad Om åtgärdsprogrammet behövs som underlag för att den egna arbetsuppgiften ska kunna utföras ska handlingen bevaras. Inkomna åtgärdsprogram som ej tillför sakuppgift kan gallras 1 år efter avslutad Rektorn ansvarar för arkivering. Övriga kopior kan gallras vid inaktualitet. 34

36 Järfälla resurscentrum Version 1 Egna tester, utlåtanden, utredningar och kartläggningar Dagboksblad om sekretess (2009:400) 23 kap 2. Sekretessen gäller i I elevakt/-pärm Till elevdossién Bevaras Ja, 1 läsår efter avslutad Exempelvis pedagogiska kartläggningar och språkkartläggningar, gjorda av Stöd- och utvecklingsteamet eller skolverksamheterna. Inkomna tester, utlåtanden, utredningar och kartläggningar Dagboksblad om sekretess (2009:400) 23 kap 2. Sekretessen gäller i I elevakt/-pärm Till elevdossién Bevaras, se anmärkning Ja, 1 läsår efter avslutad Exempelvis från BUP, läkarutlåtanden från sjukhus, och pedagogiska kartläggningar från skolor. Om testet etc. behövs som underlag för att den egna arbetsuppgiften ska kunna utföras ska handlingen bevaras. Tester etc. som ej tillför sakuppgift kan gallras 1 år efter avslutad 35

37 Järfälla resurscentrum Version 1 Audiogram Rapport om riktad insats Register över insatser Följa upp elevernas placeringar Uppföljning av åtgärdsprogram Till skolsköterska (2009:400) 25 kap 1. Sekretessen gäller i Dagboksblad om sekretess (2009:400) 23 kap 2. Sekretessen gäller i (2009:400) 23 kap 2. Sekretessen gäller i Dagboksblad om sekretess Alfabetiskt efter efternamn hos hörselpedagog I elevakt/-pärm Till elevdossién Papper 1 läsår efter avslutad Bevaras Ja, 1 läsår efter avslutad Fås från sjukhusen via vårdnadshavare. Arkiveras i skolhälsovårdsjournalen., se Hantera särskilda önskemål och behov Handlingsplan, PM, utlåtande eller utvärdering. Sammanställning som beskriver vad som gjorts i ett ärende. Hos handläggare Digitalt Vid inaktualitet Avidentifieras vid avslutat ärende på grund av sekretess och personuppgiftslagen. I elevakt/-pärm Till elevdossién Bevaras Ja, 1 läsår efter avslutad För åtgärdsprogram se Utreda om insats och/eller specialplacering 36

38 Järfälla resurscentrum Version 1 Handlingar från utvecklingssamtal Dagboksblad om sekretess I elevakt/-pärm Till elevdossién Papper Bevaras Ja, 1 läsår efter avslutad (2009:400) kap Sekretessen gäller i Individuell utvecklingsplan (IUP) I elevakt/-pärm Till elevdossién Skriftliga omdömen/ terminsomdömen I elevakt/-pärm Till elevdossién Bevaras Ja, 1 läsår efter avslutad Bevaras Ja, 1 läsår efter avslutad Gäller elever i särskilda undervisningsgrupper. Kopior på övriga kan gallras då original bevaras hos respektive skola. Ges för elev som ej får betyg. Betyg (kopia) Ansvarig lärare Papper Vid inaktualitet Hemskolorna ansvarar för arkivering. Utslussningsplan I elevakt/-pärm Till elevdossién Papper 1 läsår efter avslutad Ansökan till gymnasieskola (kopia) I elevakt/-pärm Papper Vid inaktualitet 37

39 Järfälla resurscentrum Version 1 FOG 3. JÄRFÄLLA RESURSCENTRUM, 3.3 BEDRIVA SÄRSKILDA UNDERVISNINGSGRUPPER Anta elever till grupperna Ansökan till särskild undervisningsgrupp med tillhörande underlag Delegeringsbeslut om placering i särskild undervisningsgrupp, kopia Dagboksblad om sekretess I elevakt hos specialpedagog, se anmärkning Kopia hos specialpedagog Papper Bevaras, se anmärkning Se anmärkning Efter beslut tagits skickas handlingarna till pedagogkonsult på nämndkansliet, som ansvarar för arkivering. Kopior kan gallras vid inaktualitet. Papper Vid inaktualitet Original finns hos nämndkansliet, som ansvarar för arkivering. Inskrivnings-/anhörigblankett I elevakt/-pärm Papper Vid inaktualitet Planera undervisning Individuella studieplaner I elevakt/-pärm Till elevdossién Papper Bevaras Ja, 1 läsår efter avslutad Undervisningsmaterial, egenproducerat Ämnesvis i arkivbox i närarkiv på JRC. Bevaras Ja, efter 5 läsår Undervisa Sammanställning närvaro/frånvaro Ansvarig lärare 1 läsår efter avslutad Skriftliga tester och prov I elevpärm hos läraren Papper Svar på tester och prov återlämnas till elever efter att betyg har satts, se anmärkning. (2009:2) Närvarolistor kan gallras när sammanställningen gjorts. Ett arkivexemplar av egenproducerat prov bevaras. Då återlämning innebär avhändande av allmän handling måste beslut från KF finnas. 38

40 Järfälla resurscentrum Version 1 Sammanställning av provresultat Ansvarig lärare Vid inaktualitet, tidigast efter att slutbetygen satts. (2009:2) Nationella ämnesprov i svenska Nationella ämnesprov i övriga ämnen Resultatsammanställning (nationella prov) Procapita BoU (2009:400) kap Procapita BoU (2009:400) kap I arkivboxar i närarkiv på JRC. Sorteras efter år och elev. I arkivbox i närarkiv på JRC. Sorteras efter år och elev. Expedition. Sorteras efter ämne och år Tillstånd från vårdnadshavare att eleven får åka på lägerskola Handlingar rörande lägerskolor I arkivbox i närarkiv på JRC Hantera ledighetsansökan Ledighetsansökan Papper Bevaras Ja, efter 5 läsår Papper 5 läsår, se anmärkning (2009:2) Papper Bevaras Ja, efter 5 läsår I elevakt/-pärm Papper Vid inaktualitet Procapita BoU Kopia i elevakt/- pärm Bevaras Ja, efter 5 läsår Papper 1 läsår efter avslutad Utdelade texter och handlingar som inte innehåller svar kan gallras under förutsättningen att ett arkivexemplar bevaras. Proven får inte lämnas tillbaka till elev då provsekretess gäller. Kan gallras 5 år efter provtillfället förutsatt att resultatsammanställning bevaras. Proven får inte lämnas tillbaka till elev då provsekretess gäller. Ansvarig lärare ser till att handlingarna lämnas till närarkivet. 39

41 Järfälla resurscentrum Version 1 Delegeringsbeslut från rektor angående ledighetsansökan (kopia) Introducera arbetsliv Förteckning rörande elevers placering under PRAO Procapita BoU Eget register Kopia i elevakt/- pärm Papper 1 läsår efter avslutad Ansvarig lärare Papper Bevaras Ja, efter 5 läsår Kostutlägg under PRAO-period Expedition Papper 1 år (2009:2) Övriga handlingar rörande PRAO I elevakt/-pärm Papper Vid inaktualitet (2009:2) Original till nämndkansliet som ansvarar för diarieföring och arkivering. När elevens totala ledighet per läsår överstiger 10 dagar. Lärarna får en kopia av denna för att kunna hälsa på eleverna under PRAOtiden. Kopian kan gallras vid inaktualitet. Ersättning ansöks av vårdnadshavare. Elevblankett med omdöme från arbetsplatsen. 40

42 Språkcentrum Version 1 FOG 4. SPRÅKCENTRUM, 4.1 ADMINISTRERA MODERSMÅLSUNDERVISNING Informera om modersmålsundervisning Arbetsplaner Kronologiskt Bevaras Ja, efter 1 läsår Listor över erbjudna språk Kronologiskt Bevaras Ja, efter 1 läsår Listor och statistik från Procapita BoU angående modersmål Förteckning över undervisande lärare Hantera anmälan till modersmålsstöd, modersmålsundervisning och studiehandledning Anmälan modersmål Beställning studiehandledning för nyanlända elever till Sverige Grupplistor eller förteckning över barn/elever som undervisats i respektive språk Läsårsvis Digitalt/Papper Bevaras Ja, efter 1 läsår Kronologiskt Bevaras Ja, efter 1 läsår Procapita BoU Procapita BoU Procapita BoU Efter språk, läsårsvis i pärm på expeditionen Läsårsvis i pärm på expeditionen Efter språk, läsårsvis i pärm på expeditionen Papper När eleven slutat n (2009:2) Papper När eleven slutat n (2009:2) Digitalt/papper Bevaras Ja, efter 1 läsår Skrivs ut läsårsvis för att se vilka språk som erbjudits. Utdrag från Procapita BoU. Skickas till programchef 2 ggr/år. För rutinmässig rapportering till SBC, se Hantera statistik. Registreras i Procapita BoU av skolan och Språkcentrum. Innehåller även beslut. Uppgifter skrivs in i Procapita BoU. Sammanställning skrivs ut ur Procapita efter varje läsår. 41

43 Språkcentrum Version Hantera uppsägningar av modersmålsundervisning Uppsägningsblankett Procapita BoU Läsårsvis i pärm på expeditionen Papper När eleven slutat n (2009:2) 42

44 Språkcentrum Version 1 FOG 4. SPRÅKCENTRUM, 4.2 BEDRIVA MODERSMÅLSUNDERVISNING Undervisa Anteckningar om elever, se anmärkning Dagboksblad om sekretess Ansvarig lärare 1 läsår efter avslutad (2009:400) kap 23, 1 och 2. Se anmärkning. Sammanställning närvaro/frånvaro Ansvarig lärare 1 läsår efter avslutad Skriftliga tester och prov I elevpärm hos läraren Papper Svar på tester och prov återlämnas till elever efter att betyg har satts. (2009:2) För att anteckningarna ska räknas som minnesanteckningar (enligt TF) måste det finnas ett pågående ärende kring eleven. Rör anteckningarna undervisningen, såsom frånvaro och studieresultat gäller oftast inte sekretessen. Däremot gäller den ofta för den elevvårdande verksamheten. Närvarolistor kan gallras om sammanställning görs. Ett arkivexemplar av egenproducerat prov bevaras. Då återlämning innebär avhändande av allmän handling måste beslut finnas från KF. 43