Dokumenthanteringsplan Kommunledningskontoret

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Kommunledningskontoret Allmän administration A. Politisk verksamhet Handling Kallelser/dagordningar Klk på Rudolf Kungörelse om kommunfullmäktiges sammanträde Klk på Rudolf Införs i protokoll samt redovisas till Närvarolistor 1 år löneavdelningen. Voteringslistor 1 år Införs i protokoll. Kf- och ks-protokoll ska Protokoll 5 år bindas in. Förvaras främst bland Register till protokoll 5 år årets protokoll. Justeringsanslag Kommunens anslagstavla Är en del av protokollet. Förtroendemannaregister till och med år 2010 Häfte 15 år Förtroendemannaregister Papperskopia skrivs ut en från och med år 2011 Troman 1 år gång per år. Inkallelseordning för ersättare Häfte Fr o m 2009 i digitalt Gratifikationer Kassaskåp/ Anteckningsbok/digitalt 20 år format. B. PuL Handling Anmälan av behandling av personuppgifter till När behandlingen av personuppgiftsombudet Vid inaktualitet. personuppgiften upphör. Anmälan av personuppgiftsombud (Pu0) till Vid byte av Datainspektionen Vid inaktualitet. personuppgiftsombud. 1 (20)

2 Handling Förordnande av personuppgiftsombud Närarkiv 3083 Arkivskåp 3 år Ingår i ks protokoll. Informationsmaterial till Pu0 från När ersättningsmaterial Datainspektionen Vid inaktualitet. inkommer. När uppgiften enligt Medgivande medgivandet gallras. Personuppgiftsbiträde, avtal och instruktioner Närarkiv 3083 Arkivskåp 3 år Registerförteckningar Klk på Rudolf när registret upphört Registerutdrag, begäran samt svar 1 år C. Arkiverin Handling Arkivbeskrivning Närarkiv 3083 Arkivskåp 3 år Dokumenthanteringsplan Närarkiv 3083 Arkivskåp 3 år Förvaras bland diarieförda Gallringsbeslut Närarkiv 3083 Arkivskåp 3 år handlingar. D. Diarieföring Handling Skrivs ut vid överlämning Diarier Platina 3 år till kommunarkivet. Diarieförda handlingar Närarkiv 3083 Arkivskåp 3 år Diarieförda handlingar av trivial art (ej tillför uppgifter till ärendet) Närarkiv 3083 Arkivskåp 3 år Diarieplan Klk på Rudolf 3 år E. Regler och Rutiner Handling Policies Närarkiv 3083 Arkivskåp 3 år Rutiner Närarkiv 3083 Arkivskåp 3 år Riktlinjer Närarkiv 3083 Arkivskåp 3 år Planer Närarkiv 3083 Arkivskåp Beva ras 3 år Program Närarkiv 3083 Arkivskåp Beva ras 3 år 2 (20)

3 F. Delegering Handling Delegeringsordning Närarkiv 3083 Arkivskåp 3år Delegeringsbeslut Närarkiv 3083 Arkivskåp 3 år Delegeringsbeslut, förteckningar Närarkiv 3083 Arkivskåp 3 år G. Säkerhet Handling Kan innehålla sekretess- Riskanalys Närarkiv år uppgifter OSkrL 18:8. Krisledningsplan Närarkiv år Mallar för krisledning Säkerhetsansvarig Vid inaktualitet. Då nya mallar upprättas. Rapportering till Länsstyrelsen Närarkiv 3083 Arkivskåp 3 år Lägesbild Säkerhetsansvarig Vid avslutad kris. Kan innehålla sekretessuppgifter OSkrL Dokumentation inträffade krishändelser Närarkiv 3083 Arkivskåp 3 år 18:8. Projektplaner Säkerhetsansvarig Vid inaktualitet. Efter avslut. Verksamhetsplan Säkerhetsansvarig Vid inaktualitet. När ersättning kommer. Utredningar Säkerhetsansvarig 3 år Då övningen har blivit Övningsdokumentation Säkerhetsansvarig Arkivskåp Vid inaktualitet. utvärderad. H. Upphandling Handling 3 (20)

4 Handling Anbudsförteckningar, sammanställningar, protokoll och liknande Anbudsutvärderingar Annons Anskaffningsbeslut, inköpsanmodan el andra inköpsgrundande handlingar Avrop mot ramavtal i de fall parterna inte ska inbjudas att lämna nya anbud Avtal; leveransavtal, uppdragsavtal, avropsavtal el liknande Avtalsdatabas: ev i urval utifrån denna sammanställning över data som ska bevaras Beslut om antagande/förkastande av anbud (tilldelande av kontrakt, slutande av ramavtal) eller beslut om att avbryta resp göra om en upphandling Besiktningsprotokoll * Vid byte av leverantör har kommunen full förfoganderätt över sitt material i de olika databaserna i upphandlingsstödet. På begäran översänds materialet till kommunen på fil för konvertering till nytt system. Beskrivning (tillhörande anbud) 4 (20)

5 Handling Beställningar, beställningsbekräftelser Bevis om avsändningsdatum för annonsunderlag i EGT Branschvillkor/- bestämmelser Broschyrer Cirkulärskrivelser, inköp/upphandling Följesedlar Förfrågningsunderlag (inkl t ex tekniska specifikationer Förhandlingsprotokoll Förrådssystem/förrådsoch inköpssystem (ev i urval) Inbjudan att komma in med anbud eller att förhandla, tävlingsinbjudan Garanti/-avtalshandlingar Information från leverantörer Närarkiv 3062 Visma upphandlingssystem* Närarkiv 3062 Tjänsterum 3085 Klk på Rudolf (0:) Närarkiv 3083 Visma upphandlingssystem* Närarkiv 3083 Visma upphandlingssystem* Närarkiv 3062 Klk på Rudolf (0:) Avtalspärm Arkivskåp Arkivskåp Avtalspärm Vid inaktualitet. Vid inaktualitet. Vid inaktualitet. Så länge garanti/avtal gäller. Vid inaktualitet. 3 år Då garanti/avtal upphör. *Vid byte av leverantör har kommunen full förfoganderätt över sitt material i de olika databaserna i upphandlingsstödet. På begäran översänds materialet till kommunen på fil för konvertering till nytt system. 5 (20)

6 Handling Intresseanmälningar, ej infordrade (och ej antagna) Intyg från erkända organ Kompletterande handlingar (till annons, förfrågningsunderlag) Kompletterande upplysningar (om annons, förfrågningsunderlag) Kommunikation, informationsutbyte rörande ett upphandlingsärende Konstruktionshandlingar, byggentreprenader Kontrakt (byggentreprenadkontrakt, tjänstekontrakt, varukontrakt) Kontroll av leverantörers lämplighet, dokumentation kring Kundregister Leveransgodkännande Fönraring Närarkiv 3083 Närarkiv 3083 i mån av plats i arkivskåp/närarkiv 3062 i pärmar tillsammans med anbudshandlingar Visma upphandlingssystem* Visma upphandlingssystem* Visma upphandlingssystem* Närarkiv 3083 i mån av plats i arkivskåp/närarkiv 3062 i pärmar Närarkiv 3062 Närarkiv 3083 i mån av plats i arkivskåp/närarkiv 3062 i pärmar tillsammans med anbudshandlingar Klk på Rudolf (0:) Närarkiv 3083 Arkivskåp Arkivskåp/ Arkivskåp/ Avtalspärm Arkivskåp/ Arkivskåp Vid inaktualitet. 3 år 25 år 3 år *Vid byte av leverantör har kommunen full förfoganderätt över sitt material i de olika databaserna i upphandlingsstödet. På begäran översänds materialet till kommunen på fil för konvertering till nytt system. 6 (20)

7 Handling Lokala bestämmelser för för upphandling och leveranser Meddelanden till EG:s kommission Modell (tillhörande anbud) Orderbekräftelse, ordererkännande Prisblad, prisändringsmeddelanden Protokoll enl 9 kap 12 LOU Protokoll med beslut från inköpsnämnd/-delegation eller motsvarande Projektbeskrivning (vinnande bidrag i projekttävling) Ramavtal Ramavtal, skriftligt samråd med leverantör som är part Ramavtal, komplettering av anbud Reklamationer Ritningar (tillhörande anbud, vinnande bidrag i projekttävling) Ritningar, byggentreprenader * Vid byte av leverantör har kommunen full förfoganderätt över sitt material i de olika databaserna upphandlingsstödet. På begäran översänds materialet till kommunen på fil för konvertering till nytt system. 7 (20)

8 Handling Statistik: inköps- och artikelstatistik (motsvarande) i sammanställd form Fötvaring Klk på Rudolf (0:) Anmätkning Statistik, inköps-, löpande Statistik, leverantörs-, löpande Sändlistor Tjänsteanteckningar, kontakter med leverantörer, entreprenörer, konsulter Underlag för ADBbearbetning Underrättelse om beslut till anbudssökande/ anbudsgivare Upphandlarprofil (sammanställning av uppgifter tillgänglig på Internet med information om den upphandlande myndigheten och dess upphandlingar) Upplysningar på begäran av leverantör (då ansökan avslagits eller anbud förkastats) Klk på Rudolf (0:) Klk på Rudolf (0:) Klk på Rudolf (0:) Klk på Rudolf (0:) Klk på Rudolf (0:) Visma upphandlingssystem* Hemsidan, Visma upphandlingssystem* *Vid byte av leverantör har kommunen full förfoganderätt över sitt material i de olika databaserna i upphandlingsstödet. På begäran översänds materialet till kommunen på fil för konvertering till nytt system. Uteslutning av leverantör, dokumentation kring Varukataloger Visma upphandlingssystem* Tjänsterum 3085 Vid inaktualitet. 8 (20)

9 I. Övrigt Handling Informationsmaterial, ett ex av allt som framställts Tjänsterum papper 1 år Korrespondens som inte är av rutinkaraktär Närarkiv/arbetsrum 3 år Ansökan om extern finansiering Närarkiv 3083 Arkivskåp 3 år Beslut om extern finansiering Närarkiv 3083 Arkivskåp 3 år Protokoll, ledningsgrupp Ekis 3 år Protokoll, personalmöten o dl Ekis När mottagandet har Faxkvitton Vid inaktualitet. kontrollerats. Korrespondens, rutinmässig, ej diarieförd /server / Vid inaktualitet. När åtgärd gjorts. Uttag görs en gång om Hemsidan 1år året, se särskilda riktlinjer. Uttag görs en gång om Ekis-intranät 1 år året, se särskilda riktlinjer. Fotografier, filmer, video, ljudband och CD-skivor som dokumenterar den egna verksamheten Då servern blir avställd. Fotografier, filmer, video, ljudband och CD-skivor är av tillfälling betydelse Vid inaktualitet. Annonser 1 år Pressmeddelande Närarkiv/server /server 1 år Pressklipp Närarkiv 1 år Telefonkataloger, interna CMG 1 år Cirkulär och information När ersättningsav annat slag Vid inaktualitet. information har kommit. 9 (20)

10 Handling Svensk författningssamling Yttrande över ansökan till allmänna hemvärnet Närarkiv 3083 Arkivskåp 1 år 3 år När inbundet ex kommit. 2. Ekonomi A. Budget Handling Budgetunderlag Budgethendlingar, beslut B. Underlag Handling Delårsrapportunderlag Intemkontrollunderlag Statistik, skickad Statistik, underlag Rapporter från kapitalförvaltare Transaktionsrapporter Påminnelsejournal Bankgirolistor Justitia ärenden inkasso Statsbidragsunderlag /närarkiv 3262 EU-Projekt C. Förteckningar/anvisningar Handling Systemdokumentation Kodplan med anvisningar Inventarieförteckning Attestförteckning Borgensförbindelser Aktier/Pantbrev /närarkiv 3262 /närarkiv 3262 Kassaskåp Kassaskåp 5 år 5 år 3 år 1 år Vid inaktuallitet. När ny uppdatering kommer Finns i protokoll, KS, KF. Kontrollpunkter/ sammanställning. Inbet filer/manuella inbet. Enligt varje fonds regler. Varje ny uppdatering bevaras. 10 (20)

11 Handling Försäkringsanmälan/ ansvar Kvitton återlämnade värdehandlingar Utkvittering kvittoblocklunchkuponger Lunchkuponger Kvittoblock Avtal Avtal leasingbilar Deklarationer Slutskattsedel Slutskattsedel Försäkringsbrev Anläggningsrutin, ARblanketter D. Verifikationer Handling rsjournaler Dagrapporter Interna periodiseringar, beslutsattester Interna periodiseringar, bokslutsattest Momsunderlag Frivillig skattskyldighet för fastigheter Skattekontounderlag Leverantörsfakturor, manuella med journal Interna fördelningar med beslutsattest Bokföringsorder, EBFORD, memorial Kassaskåp/arbetsrum Kassaskåp/arbetsrum Kassaskåp/arbetsrum Kassaskåp/arbetsrum /närarkiv år 5 år 5 år 16 år 1verifikatform/dagjournal. EU-projekt 14 år. 11(20)

12 Handling Debiteringsunderlag, externfakt Kontoutdrag bankgirolplusgiro Verifikationer/ delårsrapporter EIFO, utbet.underlag, försystem EIFO, utbet.underlag, försystem EIFO, utbet.underlag, försystem E. Bokslutsunderlag Handling /närarkiv 3262 lnärarkiv 3262 Vård och omsorg. Arbete och försörjning. Barn och familj. Specifikationer till bokslut Specifikationer till delårsrapport Arsredovisning med specifikation Koncernred, bokslutsunderlag Bokslutsunderlag Bokslutprognosunderlag /närarkiv 3262 /närarkiv år 5 år Delårsrapporter, bokslutsprognos, underlag /närarkiv år Finns som ärende KS, KF. 3. Personalfrågor A. Arbetsmiljö Handling Arbetsskadeanmälan samt bilagor Tillbudsanmälan Arbetsmiljöutredningar Personakt Se personakt 5 år 5 år 12 (20)

13 Handling Skyddsrondsprotokoll 5 år Arbetsmiljöuppgifts- Vid anställningens fördelning Vid inaktualitet. upphörande. B. Avveckling Handling Arbetsgivarintyg Lönesystem Vid inaktualitet. När intyg har skickats. Avgångsanmälan Personakt Se personakt Avgångsbelopp Personakt Se personakt Dödsfall Personakt Se personakt Varsel om uppsägning Personakt Se personakt LAS-företrädesrätt Personakt Se personakt Tjänstgöringsbetyg Personakt Se personakt Tjänstgöringsintyg Vid inaktualitet. När intyg har skickats. C. Bemanning och personaluppföljning Handling Personakt för aktiv När person gått i anställd Personakt Vid inaktualitet pension/avlidit. Personakt för avslutade Inklusive SAP, när person men arbetsföra Närarkiv 3268 Personakt Vid inaktualitet gått i pension/avlidit. Matrikelkort Närarkiv Personakt Se personakt Semesterlistor Klk på Rudolf (0:) Vid inaktualitet. När semestern är slut. Övertidsjournalkapport Projekt på Rudolf (Kg 3 år När kortets giltighetstid löper ut eller vid anställningens Tjänstekort Vid inaktualitet. upphörande. D. Facklig samverkan, förhandling Handling 13 (20)

14 Handling Förhandlingsprotokoll med bilagor 5 år När avtal Lokala kollektivavtal Vid inaktualitet ersätts med nytt. Samverkansprotokoll förvaltningsnivå 5 år Samverkansprotokoll central nivå 5 år E. Kompetensutveckling Handling Bevis på behörighetsgivande utbildning Personakt Se personakt Utbildningsintyg Vid inaktualitet. När anställning upphör. Utvecklingsplaner, individuella Vid inaktualitet. När anställning upphör. F. Lönebildning Handling Anmäriming Arbetsvärderingssystem Lönevågen G. Löneadministration Handling Tjänstgöringsrapporter för anställda, uppdragstagare och förtroendevalda 3 år Ersättningar 3 år Flextidssamman- Då sammanställningen är ställningar Personec Time Vid inaktualitet. kontrollerad. Förskottsanmälan 3 år Lönelistor Projekt på Rudolf (K:) Vid inaktualitet Vid byte av lönesystem. Löneartsförteckning Projekt på Rudolf (Kg 5 år Endast vart 5:e år sparas. Beredsskapsrapport 3 år --- Kontrolluppgifter Projekt på Rudolf (K:) Vid inaktualitet Vid byte av lönesystem. 14 (20)

15 Handling Ledighetsansökningar längre än 6 månader Ledighetsansökningar kortare än 6 månader Löneavdrag Skattejämkningar Lönetillägg Beslut om utmätning i lön/avslutade Påförda skatteuppgifter Bevakning-/Signallista Signallista Skatt o arb.givaravgifter Underlag för löneskulder Lönefördelningsbok H. Omställnin Handling Omplaceringsutredning 1. Pension Handling AFA-beslut Pensionsansökan,-brev och bilagor Pensionsansökan SAP med beslut Pension, förhandsberäkningar Signallista KPA J. Personalvård Handling Subventioner Personalärenden, skriftligt förtydligande Disciplinärenden, skriftlig varning Projekt på Rudolf (K:) Projekt på Rudolf (Kg Personakt Personakt Personakt Personakt Personakt Personakt Personakt 3 år 3 år 3 år 3 år 6år 10år Vid inaktualitet. Gallringsftist 3 år Vid inaktualitet. Se personakt Se personakt Se personakt Se personakt Se personakt Se personakt Se personakt Finns i bokslutet. Vid pensionsavgång. Vid anställningens upphörande. 15 (20)

16 Handling Disciplinärenden, uppsägning och avsked Personakt Se personakt L. Rehabilitering Handling Förvating Gallringsftist Vid byte av Rehabiliteringsjournal Adato Vid inaktualitet rehabiliteringssystem. Arbetsförmågebedömning utförd av konsult Personakt Se personakt Beslut om sjukersättning från Försäkringskassan Personakt Se personakt Beslut om rehabiliteringsersättning från Försäkringskassan Personakt Se personakt Försäkringskassans förfrågan om inkomst och årsarbetstid Vid inaktualitet. Då ärendet är avslutat. Beslut om livränta Personakt Se personakt Läkarintyg Vid inaktualitet. Vid rehabiliteringens slut. M. Rek terin Handling Gallringsftist Annonser Offentliga jobb Förteckning över sökande per tjänst Offentliga jobb Ansökningshandlingar erhållen tjänst Personakt Se personakt Anställningsbeslut Personakt Se personakt Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst Offentliga jobb Gallras två månader efter Spontanansökningar / Vid inaktualitet. svar. Vid anställningens Sekretessförbindelse Vid inaktualitet. upphörande. 16 (20)

17 N. Särskilda anställningsformer Handling Till kommunarkwet Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag Personakt Se personakt 4. Exploatering A. Bostadsanpassnings- och återställningsbidrag Handling Till komrnunarkivet Ansökan Aktmapp Uppdrag Aktmapp Kan innehålla sekretessuppgifter OSkrL Intyg Aktmapp 26:12. Fastighetsägargodkännande Aktmapp Offerter Aktmapp efter att byggnaden Ritningar Aktmapp rivits Övriga beslutsunderlag Aktmapp Diaheförs. Beslut Aktmapp Beställningar Aktmapp Fakturor Aktmapp Slutredovisningar Aktmapp Statistiska sammanställningar Kopia bevaras. Till Boverket B. Bostadslån Handling Gallringsftist 17 (20)

18 Handling Handlingar som dokumenterar kommunala subventioner till enskilda anläggningar (VA-lån, energilån m.m.). Aktmapp Aktertill bostadslån som avslutats 1981 och senare samt lån som ännu löper Handlingar rörande kommunal borgen och andra finansiella åtaganden. Meddelanden om att lån avslutats eller att borgensförbindelse har upphört. Handlingar rörande avslagna låne- och bidragsansökningar. C. Fastighetsförsäljningar (styckehustomter) Handling Fötvaring Tomtansökan Tomtfördelning Köpeavtal/kontrakt Köpebrev Aktmapp Aktmapp Aktmapp, digitalt register, digitalt register Gallringsftist När kommunen nåtts av meddelande om att lånet slutbetalats, inlösts eller avskrivits eller att borgensförbindelse upphört. efter utgången av år för länsbostadsnämndens beslut. Galtringsfrist 3 år efter avslutad försäljning. 3 år efter avslutad försäljning. Inga nya. Geoteknisk undersökning /närarkiv 3264 Nybyggnadskarta Plastmapp, pärm, digital kopia Plastmapp, digital kopia Till köparen vid försäljning, kopia bevaras. Till köparen vid försäljning.

19 D. Fastighetsförsäljningar (industritomter) Vid försäljning av en fastighet ska vissa handlingar som har betydelse för köparen överlämnas till denne, t.ex. kartor, ritningar, lantmäteriförrättningar, servitutsavtal och pantbrev som inte är utnyttjade. Om fastigheten är historiskt värdefull ska originalen behållas och kopior lämnas till köparen. Kopplat till Geosecma. Kopplat till Geosecma. 19 (20)

20 Handling 5 år efter senaste Fastighetstaxering fastighetstaxering. G. Ovrigt Handling Exploateringsavtal Markanvisningsavtal