GULDLINKEN- BANKFÖRBINDELSEPROGRAMMET OCH ANDELSBANKENS E-FAKTURATJÄNST

Transkript

1 ANDELSBANKEN KUNDANVISNING 1 (10) GULDLINKEN- BANKFÖRBINDELSEPROGRAMMET OCH ANDELSBANKENS E-FAKTURATJÄNST BRUKSANVISNING April 2009

2 ANDELSBANKEN KUNDANVISNING 2 (10) INNEHÅLL 1 Att börja e-fakturera med Guldlinken Att upprätta och sända e-fakturor med Guldlinken Att hämta ankomna e-fakturor och felreturer i e-fakturor med Guldlinken Att börja fakturera privatkunder Att skicka fakturerarmeddelandet...virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 4.2 Hur behandla mottagningsmeddelanden som privatkunder sänt med Guldlinken...10

3 ANDELSBANKEN KUNDANVISNING 3 (10) 1 Att börja e-fakturera med Guldlinken 1. Då du slutit avtal om e-fakturatjänsten och fått en e-fakturaadress från banken, skall du uppdatera adressen Faktureringstjänsternas basuppgifter i Guldlinken. 2. Då du uppdaterat dina uppgifter kan du gå till fliken Fakturor, där du kan ange vilket språk och vilken leveransmetod som skall vara utgångsvärde för fakturorna samt e-fakturaadressen för mottagaren av kopior av försäljningsfakturorna. Kopiorna av inköpsfakturorna kan förmedlas automatiskt, om mottagarens adress läggs till direkt till e-fakturatjänstens mottagningsavtal.

4 ANDELSBANKEN KUNDANVISNING 4 (10) 3. Då du har fått reda på en kunds e-fakturaadress, kan du uppdatera den bland kunduppgifterna i punkten Fakturabetalare, välj Redigera registret. 4. Om ditt företag har till exempel bilder eller produktinformation på internetsidorna, kan du vid behov lägga till produktvisa internetadresser till produktregistret. De internetadresser du gett bildar en länk som syns i e-fakturan vid produkten i fråga.

5 ANDELSBANKEN KUNDANVISNING 5 (10) 2 Att upprätta och sända e-fakturor med Guldlinken 1. Du kan upprätta en ny e-faktura från Faktureringstjänster genom att välja Redigera betalningsregistret. Uppgifterna om fakturamottagare kommer automatiskt till fakturaunderlaget ur kundregistret då du söker mottagaruppgifterna för en faktura. Med Fakturarad lägger du till produkter i en faktura. 2. Välj fakturan för sändning, spara och stäng. Efter det syns op-logon framför fakturan som ett tecken på att fakturan är klar att sändas till banken. Du kan upprätta flera fakturor på en gång och sända dem till banken på en gång. Du sänder fakturorna genom att klicka på op-logon på valraden i Guldlinken. Du kan välja att sända fakturakopior på följande sätt: (OBS! Fastställ uppgifterna för fakturamottagaren i punkten Faktureringstjänsternas basuppgifter) Klicka på fakturaraden!

6 ANDELSBANKEN KUNDANVISNING 6 (10) 3 Att hämta ankomna e-fakturor och felreturer i e-fakturor med Guldlinken 1. Du kan hämta ankomna e-fakturor och felreturer i avsända e-fakturor med fliken Fakturering i punkten Välj rapporter och andra material som skall hämtas. 2. Du kan öppna de fakturor som du hämtat genom att välja inköpsfakturor på ingångssidan. Du kan öppna fakturan genom att "dubbelklicka" på fakturaraden. Du får fram fakturan genom att välja Betala. 3. Du kan öppna eventuella felreturer genom att på ingångssidan välja E-fakturornas felreturer. Felreturer uppkommer då banken av någon anledning inte kan behandla eller dela ut det e- fakturamaterial som du sänt till mottagaren. Du får felreturer till exempel då fakturamottagarens e- postadress är fel.

7 ANDELSBANKEN KUNDANVISNING 7 (10) Reskontrakontakter från Guldlinken 1. Då du med Guldlinken vill sända e-fakturor i Finvoice-form som upprättats i en separat försäljningsreskontra, välj Sändning av material som skapats i andra program och hämta materialet från säljreskontra. Säljreskontra Gemensamt register och filnamn 2. Då du vill överföra e-fakturor som du hämtat med Guldlinken till en separat inköpsreskontra, välj Distribution av material som hämtas och ange en fördelningsanvisning. Ange var inköpsreskontra finns

8 ANDELSBANKEN KUNDANVISNING 8 (10) 4 Att börja fakturera privatkunder 4.1 Att skicka fakturerarmeddelandet Då ditt företag börjar fakturera konsumenter med e-fakturor, sänder ditt företag varje bank ett Fakturerarmeddelande via filöverföringstjänsten. Då fakturerarmeddelandet når banken, läggs ditt företag till på listan med företag som erbjuder e-fakturor i nätbanken. Fakturerarmeddelandet är ett meddelande i xml-format, och det kan bildas på sidan Blanketten för att bilda ett fakturerarmeddelande (Laskuttajailmoituksen tekeminen) finns under Nätfaktura för företag-> Tekniska beskrivningar-> E-faktura för konsument. Spara det meddelande som du bildat och sänd det med Guldlinken till filöverföringen. Hur sända fakturerarmeddelandet till bankens filöverföring När du har bildat fakturerarmeddelandena (i xml-format) på sidan ska du spara dem i mappen C:\KLDATA antingen med namnet (Laskuttajailmoitukset_uusi_vvvvkkpp.txt) som är ett utgångsvärde eller med namnet SIkkpp.nnn (S=Siguard, I=Ivar) t.ex. SI Öppna Guldlinken och välj Sänd material som andra program skapat i Guldlinkens meny Tjänster 2. Välj Övriga material i rullgardinsmenyn i slutet av fältet Materialslag som sänds. 3. Klicka på knappen C:\KLDATA efter fältet Katalog för material som sänds. 4. Programmet visar namnen på de material som hittats med sökvillkoren på listan Material som hittades i katalogen C:\KLDATA. 5. Välj det material som du sparat och klicka på knappen OK.

9 ANDELSBANKEN KUNDANVISNING 9 (10) 6. Skriv SI i visningen Identifikation för materialet som satsöverföringen behöver. 7. Spara med knappen OK. 8. Du har upprättat en sändningsbegäran och du kan stänga visningen med knappen Stäng. 9. Då du klickat på Stäng kan du sända materialet till banken genom att klicka på OP-Pohjola-logon.

10 ANDELSBANKEN KUNDANVISNING 10 (10) 4.2 Hur behandla mottagningsmeddelanden som privatkunder sänt med Guldlinken Med Guldlinken kan du öppna meddelanden om mottagning av e-fakturor som privatkunderna sänder. 1. Välj Mottagningsmeddelanden av e-fakturor 2. Välj från listan det mottagningsmeddelande som du vill granska. 3. Uppdatera uppgifterna i meddelandet i kunddata.