ANBUDSFÖRFRÅGAN UPPHANDLING AV HALVVÄGSHUS

Transkript

1 1(12) ANBUDSFÖRFRÅGAN UPPHANDLING AV HALVVÄGSHUS 1 Allmänt Kriminalvården avser att teckna avtal med en leverantör för drivande av ett halvvägshus i Stockholm med platser. I halvvägshuset får inga andra än Kriminalvårdens klienter vara inskrivna. Ett halvvägshus jämlikt 11 kap. 4 fängelselagen (2010:610), är ett av Kriminalvården kontrollerat hem som är anpassat för att ge intagna under utslussning från anstalt särskilt stöd och tillsyn. Detta innebär ett boende där en klient under eget ansvar (självhushållning) vistas i en miljö som är öppnare än den som finns i en öppen anstalt. Samtidigt får han del av det stöd och den hjälp som Kriminalvården, andra myndigheter och halvvägshusets personal kan erbjuda. Är klient i behov av öppenvårdsbehandling eller eftervård ska detta ske enligt normaliseringsprincipen. Vistelse i halvvägshus innebär verkställighet av fängelsestraff. Utslussningsåtgärden måste därför omgärdas av ett system med noggrann planering och kontroll så att verkställigheten inte urholkas. Kriminalvården har det övergripande ansvaret för klientens verkställighet. Utegångsförbud gäller generellt och klienten är skyldig att vistas på halvvägshuset kvällar, nätter och helger. Vistelse utanför halvvägshuset ska vara beslutad av Kriminalvården. Vistelsen upphör per automatik vid villkorlig frigivning och bör då ha lett till en egen bostad eller annat acceptabelt boendealternativ. Före villkorlig frigivning kan Kriminalvården besluta om att övergång ska ske från halvvägshus till utslussningsåtgärd i eget boende, så kallad utökad frigång. Målgrupp är klienter som i slutet av sin verkställighet är föremål för utslussning från anstalt och som inte har tillgång till bostad, eller som av olika anledningar inte är redo att vistas i sin bostad under längre perioder utan stöd. Under vistelse i halvvägshus ska en klient ägna sig åt arbete eller annan form av sysselsättning, vilket som regel ska omfatta minst halvtid och inte överstiga 40 timmar per vecka. Sysselsättningen, som ska vara ordnad innan placeringen, kan bestå av arbete, utbildning, behandling eller deltagande i särskilt anordnad verksamhet och ska inte bedrivas av halvvägshuset. Klient placerad i halvvägshus kan som villkor för vistelsen bära elektronisk fotboja.

2 2(12) 2 Administrativa villkor Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en Förenklad upphandling enligt 15:e kapitlet Lagen om Offentlig Upphandling. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Skriftligt anbud Anbud ska lämnas skriftligt på bifogad blankett Anbudsformulär halvvägshus i förslutet kuvert märkt ANBUD halvvägshus dnr Anbud ska lämnas i ett (1) skriftligt original och en (1) skriftlig kopia samt en (1) elektroniskt läsbar kopia (USB-minne). Om det finns olikheter mellan original och kopior gäller de uppgifter som finns i det skriftliga originalet. Anbudsinlämning Anbudet ska sändas till Kriminalvården Huvudkontoret Att.: Registraturen Norrköping. Anbud kan också skickas med bud eller lämnas personligen i receptionen på Kriminalvården, Slottsgatan 78 i Norrköping. Öppettider: Receptionen är öppen på vardagar mellan klockan Det finns en brevlåda vid entrén som har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Kriminalvården ansvarar inte för att anbud får plats. OBS! Anbud per telefax eller e-post godkänns inte då myndigheten inte kan svara för anbudssekretessen. Anbudstidens utgång Anbudet ska vara inkommet senast För sent inkommet anbud får inte tas upp till prövning. Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med vilket skriftligen ska bekräftas i anbudsformuläret.

3 3(12) Avtalsperiod Från avtals ingående, dock tidigast , till och med med möjlighet till förlängning med ytterligare högst två år om parterna skriftligen så överenskommer. Anbudsgivares begäran om sekretess Efter avslutad upphandling är såväl beslut som samtliga handlingar i upphandlingsärendet normalt offentliga. Offentlighets- och Sekretesslagen kan dock ge skydd åt enskild som ingått avtal med myndighet, 31 kap Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra ekonomisk skada för anbudsgivaren. För att Kriminalvården ska kunna sekretessbelägga anbud eller del av anbud måste anbudsgivaren skriftligen: Begära att uppgift ska hållas hemlig Ange vilken/vilka uppgift/er som ska gälla som skyddsvärt (normalt hålls inte ett helt anbud hemligt) Ange vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs Begäran prövas av Kriminalvården om någon begär att få ta del av handlingarna efter att tilldelningsbeslut skickats ut. Sekretessprövningen kan inte göras i förväg. Prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgiften/erna. Om Kriminalvården gör en bedömning att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol. OBS! Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges. De rättsliga möjligheterna att sekretessbelägga anbud och/eller andra handlingar är mycket begränsade när upphandlingen avslutats. Frågor angående upphandlingen Frågor gällande innehållet i förfrågningsunderlaget sänds skriftligen via registraturen på fax eller via e-post hk@kriminalvarden.se Frågor ska vara inkomna senast och kommer att besvaras skriftligt senast OBS! Att samtliga frågor och svar kommer senast finnas tillgängliga att hämta via under rubriken Aktuella upphandlingar All korrespondens i denna upphandling ska ske på svenska.

4 4(12) Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget med bilagor och eventuella kompletteringar, frågor och svar annonseras på och kan där hämtas i digital form utan kostnad. Länk till förfrågningsunderlaget finns på under rubriken Aktuella Upphandlingar. Det är varje anbudsgivares eget ansvar att via ovannämnda hemsida kontrollera/bevaka att han får kännedom om eventuella kompletteringar/frågor och svar. 3 Prövning av anbud Prövning av inkomna anbud kommer att ske i två steg: Kvalificeringsfas Utvärderingsfas Kvalificeringsfas Prövning av anbud föregås av kvalificering varvid uppfyllande av de krav på leverantör samt krav på tjänsten som angivits kommer att prövas. Enbart anbud som uppfyller samtliga ska krav gällande vårdgivare och tjänst går vidare till utvärderingsfasen. Utvärderingsfas Utvärderingen kommer att göras där det anbud som ger den lägsta kostnaden utifrån följande beräkningsprincip kommer att antas. Kostnad per månad dividerat med 30,5 = x kr som sedan divideras med 14 platser. Meddelande om tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut i detta upphandlingsärende kommer skriftligen att meddelas samtliga anbudsgivare innan avtal tecknas med antagen leverantör. 4 Ersättning/vårdavgift I anbudet ska fast pris per månad för 14 platser anges. I anbudet ska ingå möjlighet att vid behov belägga upp till 6 extraplatser. Om Kriminalvården beslutat att utnyttja rätten till beläggning av extraplats får varje sådan belagd plats faktureras till 50 % av framräknat utvärderingspris enligt beräkningsformeln angiven ovan i kap 3 utvärderingsfasen för varje dygn som den är belagd.

5 5(12) 5 Målgrupp Manliga intagna på kriminalvårdsanstalt föremål för utsluss från anstalt i form av placering på halvvägshus 11 kap. 4 fängelselagen (2010:610). 6 Krav på anbudsgivare För att säkerställa att anbudsgivare är lämplig som leverantör ska nedanstående krav vara uppfyllda. Ekonomisk stabilitet, fri från skatteskulder och med erforderliga tillstånd för verksamheten Leverantören ska ha sådan ekonomisk stabilitet att man inte är registrerad för skulder hos kronofogdemyndigheten eller haft upprepade betalningsanmärkningar under de senaste 3 åren och inte kan ange en godkänd förklaring varför dessa uppstått. (Sådan förklaring kan vara t ex för sent betalda fakturor från uppdragsgivare) Kriminalvården kommer att kontrollera att kravet är uppfyllt. Leverantören ska vara fri från skulder för skatter och avgifter eller om så inte är fallet kunna bevisa att man har och följer en uppgjord avbetalningsplan. Inget bevis behöver bifogas anbudet. Kriminalvården kommer att kontrollera att kravet är uppfyllt. Leverantören ska inneha gällande F-skattebevis eller motsvarande. Inget bevis behöver bifogas anbudet. Kriminalvården kommer att kontrollera att kravet är uppfyllt. Acceptans av avtal Leverantören ska förbinda sig att följa de regler och uppfylla de villkor som framgår av bifogat förslag på avtal Bevis som skall bifogas anbudet: a) Underskrift av bifogat avtalsförslag. Kvalitetssäkring Leverantören ska ha rutiner och metoder för att kvalitetssäkra beskriven verksamhet (internt kvalitetsarbete och kvalitetskontroll) Leverantören ska dokumentera insatser och förvara handlingar enligt Socialstyrelsens gällande föreskrifter Bevis: Beskrivning av hur detta uppfylls lämnas vid anbudsgivningen genom: a) Redovisning av hur beskriven verksamhet kvalitetssäkras ( internt

6 6(12) kvalitetsarbete och kvalitetskontroll) b) Redovisning för hur journaler förs och hur dessa förvaras. Rutin för regelbunden återkoppling/uppföljning och statistik Leverantören ska ha en rutin för regelbunden planering/återkoppling/uppföljning gentemot av Kriminalvården utsedd kontaktperson Leverantören ska senast den 10:e varje månad lämna uppgift om antalet belagda platser, antal fullföljda placeringar samt antal avbrutna placeringar under föregående månad. Denna uppgift ska lämnas till av Kriminalvården utsedd kontaktperson på Kriminalvårdens huvudkontor. Leverantören ska månatligen utan påminnelse insända rapport rörande enskild klient till ansvarig handläggare Kriminalvården ska ha rätt att ta del av den dokumentation som finns av verksamheten vid halvvägshuset. Bevis: Beskrivning av hur detta uppfylls lämnas vid anbudsgivningen genom: a) Redovisning av rutin för regelbunden planering, återkoppling och uppföljning b) Redovisning av rutin för hur sammanställning/statistik tas fram, på antalet belagda platser, fullföljda och avbrutna placeringar, för rapportering till utsedd person på Kriminalvårdens huvudkontor c) Redovisning av rutin för hur sammanställning av månadsrapport för enskild klient skickas till ansvarig handläggare d) Bekräftelse på att Kriminalvården har rätt att ta del av den dokumentation som finns av verksamheten vid halvvägshuset Personal Leverantören ska ansvara för att ledning eller personal inte varit dömd för brott eller verkställt kriminalvårdspåföljd under de senaste fem (5) åren. Det gäller domar till dagsböter, villkorlig dom, skyddstillsyn eller fängelse. I verkställd kriminalvårdspåföljd räknas övervakningstid, ej prövotid. Leverantören ska ha en alkohol- och drogpolicy för all personal Bevis: Beskrivning av hur detta uppfylls lämnas vid anbudsgivningen genom att: a) Undertecknad sanningsförsäkran bifogas anbudet. (bilaga nr 3) b) Personalförteckning över samtliga anställda. Av förteckningen ska framgå namn, födelsedag och funktion c) Utdrag ur belastningsregistret för all personal i oöppnade kuvert d) Alkohol- och drogpolicy för personal bifogas anbudet

7 7(12) Kompetens personal Huvuddelen av personalen i direkta klientarbetet ska ha en utbildningsnivå som minst behandlingsassistent eller motsvarande kompetens förvärvad på annat sätt All personal på halvvägshuset ska genomgå en av Kriminalvården tillhandahållen utbildning på tre veckor i Stockholm. All personal på halvvägshuset ska genomgå den 3-dagars introduktionsutbildning i ROS (sexualbrottsprogrammet) och IDAP (relationsvåldsprogrammet) som Kriminalvården erbjuder behandlingspersonal på behandlingshem som tar emot klienter dömda för sexualbrott och/eller relationsbrott. Utbildningen är gemensam för de båda programmen och förlagd till Göteborg två gånger per år. En plan för kontinuerlig kompetensutveckling ska finnas Handledning av personal (metodhandledning) ska finnas och ska ske av minst socionom eller psykolog med handledarutbildning och ska genomföras minst 1 gång per månad Bevis: Beskrivning av hur detta uppfylls lämnas vid anbudsgivningen genom: a) Redovisning av all personals utbildningsnivå, vidareutbildad personal särredovisas. b) Bekräftelse på att personal kommer att genomgå Kriminalvårdens 3 veckors utbildning. c) Bekräftelse på att personal kommer att genomgå kriminalvårdens introduktionsutbildning i ROS/IDAP på sammanlagt 3 dagar i Göteborg. d) Redovisning av kompetensutvecklingsplan. e) Redovisning av personalens handledning. Personalbemanning Halvvägshuset ska vara bemannat dygnet runt när klienter vistas där. Halvvägshuset kan vara obemannat vid tider då inga klienter vistas där under förutsättning att det finns någon form av jourfunktion. Med jour menas i detta avseende att personal finns lätt tillgänglig och i nära anslutning till inrättningen så att halvvägshuset, så snart klienter oplanerat vistas där, kan bemannas med kort varsel (ca 15 min) Under minst en kväll i veckan ska halvvägshuset vara bemannat med ytterligare en personal för stormöte med placerade och annan gemensam aktivitet (t.ex. gemensam matlagning) Natt Vid nattbemanning ska personal finnas i nära anslutning till de placerade. Personalen ska vara så placerad att klienter inte kan komma och gå som de vill utan att upptäckas eller att onormala händelser kan inträffa utan att personalen kan lägga märke

8 8(12) till detta. Om någon form av larm är installerat så att personal omedelbart uppmärksammas på om någon försöker lämna inrättningen får system med sovande nattpersonal tillämpas under den tid som tystnad ska råda. Nattpersonal ska kunna ta emot skift- eller kvällsarbetande klienter samt medverka till tidig avgång om så är nödvändigt. Bevis: Beskrivning av hur detta uppfylls lämnas vid anbudsgivningen genom: a) Att bifoga bemanningsschema. b) Redovisning av rutin för nattbemanning. c) Redovisning av var nattbemanningen finns i förhållande till placerade med hjälp av ritning. Kontroll av drogfrihet hos placerade Halvvägshuset ska ha metoder för kontroll av drogfrihet hos placerad. Dessa metoder ska säkerställa att proverna lämnas utan möjlighet till manipulation. Utandningsprov ska genomföras vid varje återkomst till halvvägshuset. För klienter med narkotikaerfarenhet ska urinprov lämnas slumpmässigt minst 2 ggr/vecka samt alltid efter ledighet över natt. För övriga placerade ska urinprov lämnas slumpmässigt minst fyra gånger per månad. Verifiering av positivt provresultat ska ske på externt laboratorium kopplat till sjukvård eller Rättsmedicinalverket Positivt provresultat ska omedelbart anmälas till ansvarig frivårdsenhet. Bevis: Beskrivning av hur detta uppfylls lämnas vid anbudsgivningen genom: a) Redovisning av vilken metod som används och hur kontrollen genomförs. b) Redovisning av frekvens. c) Redovisning av vilket laboratorium som verifierar positiva prov. d) Bekräftelse på att positivt provresultat omedelbart anmäles till ansvarig frivårdsenhet 7 Krav på halvvägshus Allmänt Halvvägshuset ska endast ta emot Kriminalvårdens manliga klienter Halvvägshuset ska vara beläget i anslutning till allmänna kommunikationer så att det finns goda möjligheter att resa till arbete och utbildning samt behandling. Resa till T-Centralen får sammanlagt inte ta längre tid än 50 minuter. Promenadtid till närmsta hållplats från halvvägshuset får inte överskrida 10 minuter.

9 9(12) Leverantören ska fortlöpande hålla Kriminalvården underrättad om hur verksamheten fortskrider samt samråda med Kriminalvården i frågor av större vikt Klienterna ska vara delaktiga i all form av hushållsskötsel och själva stå för egen matlagning, städning av eget rum samt vara delaktig i städning av gemensamma utrymmen. Kriminalvården bekostar eventuell behandling som sker utanför halvvägshuset. Denna ska i förekommande fall vara beslutad av Kriminalvården Bevis som bifogas anbudet: a) Bekräftelse att dessa krav accepteras b) Beskrivning av halvvägshusets placering i förhållande i allmänna kommunikationer Egenkontroll Kriminalvården ansvarar genom tillsyn för att egenkontroll beträffande brandskydd, livsmedelshantering, miljö- och hälsoskydd och arbetsmiljö genomförs på halvvägshuset. Leverantören ska ansvara för att erforderlig egenkontroll avseende brandskydd, hälsoskydd, livsmedelshantering, arbetsmiljö och liknande genomförs. Utfall av genomförd egenkontroll ska en gång per halvår delges Kriminalvården Lokaler Bevis som bifogas anbudet: a) Bekräftelse att detta krav accepteras b) Rutin för egenkontroll bifogas anbudet Varje klient ska ha eget rum om minst 8 kvm, exklusive WC/badrum. Det är inte nödvändigt med WC/badrum i varje rum, men tillfredsställande möjligheter till delad WC/badrum måste finnas (en WC och dusch/bad per fyra klienter) Rummen ska vara låsbara och ska minst vara utrustade med garderob, säng, spegel, bord och stolar. Klienter ska själva kunna reglera inflöde av dagsljus samt ljus från lampa. Sänglinne och handdukar ska tillhandahållas av halvvägshuset Följande gemensamhetsutrymmen ska finnas i tillräcklig omfattning för det antal personer som anbudet avser: Kök och matplats utrustade så att självhushållning kan ske Uppehållsrum med möjlighet att se på TV, läsa, ta en kopp kaffe, spela spel och umgås med andra klienter samt ta emot besök Tvättstuga med tvätt- och torkmöjligheter samt tvättmedel Städskåp med utrustning och rengöringsmedel Förrådsutrymme

10 10(12) Tillgång till telefon för klienterna ska finnas. Klienterna ska själva betala sina telefonsamtal Det ska finnas utrymme för personal, med möjlighet till nattvila, administrativt arbete, klientsamtal och liknande Halvvägshuset ska vara rökfritt Halvvägshuset ska vara handikappanpassat på så sätt att minst en rörelsehandikappad klient kan vara placerad vid samma tillfälle Halvvägshuset ska vara anpassat för att kunna ta emot besök av barn Halvvägshuset ska drivas så miljöanpassat som möjligt utifrån tillgänglig kommunal service Lokalen ska vara disponerad så att avståndet mellan klienters rum och gemensamma utrymmen inte är så stort att det inte går att genomföra elektronisk övervakning Halvvägshuset ska vara utrustat med larm så att sovande personal får en signal om placerad klient lämnar lokalerna under den tid som personal är tillåten att sova. Sådant larm behöver endast placeras på sådana platser där det är rimligt att kunna ta sig ut obemärkt. Kriminalvården kommer att besiktiga lokalerna innan avtal tecknas. Bevis som bifogas anbudet: a) Bekräftelse att dessa krav accepteras b) Beskrivning av lokaler och utrustning, inklusive ritning och i förekommande fall fotografier Ordningsregler Halvvägshuset ska ha tydliga lokala ordningsregler som gäller för vistelsen, exempelvis gällande hushållsskötsel, besök, telefoni och när det ska vara tyst. Dessa ordningsregler ska godkännas av Kriminalvården. Leverantören ska omgående informera Kriminalvården om en klient bryter mot vad som gäller för vistelsen i halvvägshuset Leverantören ska utse en kontaktperson för Kriminalvårdens kontakter, såväl för specifika klientfrågor som för organisatoriska frågor Leverantören ska medge att elektroniska hjälpmedel får användas för kontroll bland annat av var klienten vistas Bevis som bifogas anbudet: a) Bekräftelse att dessa krav accepteras b) Förslag till ordningsregler Arbetsuppgifter Personalens uppgift är att utöva kontroll över klienterna samt att fungera som ett stöd för klienterna i vardagen.

11 11(12) Personalen ska: Kontrollera att klienterna följer generella och individuella villkor, schema och ordningsregler Ta urin- och/eller utandningsprov Se till att besökstider och andra regler för besök följs och i förekommande fall avvisa obehöriga besökare Fungera som stöd i frågor som gäller klientens privatekonomi och självhushållning Kunna hänvisa till och bistå klienterna i kontakter med relevant myndighet eller organisation för att få ett behov som till exempel arbete och bostad efter frigivningen tillgodosett. Vara samtalsstöd I samarbete med klienten, ansvarig tjänsteman på frivården, övervakare och socialtjänsten under vistelsen aktivt arbeta för en stabilare tillvaro efter den villkorliga frigivningen Fungera som kontaktperson mot Kriminalvården Kontrollera klienters närvaro på sysselsättningsplatsen genom telefonsamtal eller i vissa fall besök. Telefonsamtal minst en gång i veckan och besök på arbetsplatsen minst en gång var fjärde vecka. Inför frigivningen redovisa dokumentation med slutanteckning avseende åtgärder under vistelsen samt aktuell frigivningssituation. Bevis som bifogas anbudet: a) Bekräftelse att dessa krav accepteras Besök Besöksverksamheten utgör ett inslag i återanpassningen i samhället, men får inte inverka menligt på vistelsen. Personer under 18 år får inte utan vårdnadshavares skriftliga medgivande vistas i halvvägshuset. Klienter ska kunna ta emot besök i halvvägshuset Leverantören ska i ordningsregler bestämma vilka tider besök får ske på halvvägshuset och hur många besökare som samtidigt kan vistas i halvvägshuset. Besök får inte ske över natt Leverantören ska tillse att ordningsreglerna för halvvägshuset följs och på förekommen anledning avvisa besökare Bevis som bifogas anbudet: a) Bekräftelse att dessa krav accepteras

12 12(12) 8 Villkor för klients vistelse i halvvägshus Klienter i halvvägshus ska följa villkor om allmän skötsamhet som framgår av 11 kap. 4 fängelselagen (2010:610), Fängelseförordningen (2010:2010) samt Kriminalvårdens föreskrifter och allmänna råd för fängelse (FARK Fängelse, KVVFS 2011:1) Ovanstående lagar, förordningar och föreskrifter innebär att intagen placerad i halvvägshus endast får vistas på anvisat område inte utan medgivande får bruka eller ta annan befattning med sådant som inte får tas emot och innehas i halvvägshuset inte tillåts ändra eller medvetet förstöra halvvägshusets egendom inte tillåts hantera personliga tillhörigheter eller halvvägshusets egendom på ett sätt som kan äventyra ordningen eller säkerheten är skyldig att bära utrustning för elektronisk kontroll (om så beslutas) är skyldig att hålla god ordning i bostadsrummet och medverka till att hålla god ordning i gemensamma utrymmen ska rätta sig efter de föreskrifter och villkor som gäller för vistelsen på halvvägshuset har förbud mot att lämna halvvägshuset annat än på särskilt bestämda tider har skyldighet att vistas endast inom ett geografiskt område kan meddelas förbud mot att vistas inom ett visst geografiskt område eller att ta kontakt med en viss person Bilagor: Bilaga nr 1 Bilaga nr 2 Bilaga nr 3 Anbudsformulär - halvvägshus Avtalsförslag Sanningsförsäkran