Mall för slutrapport förprojektering

Transkript

1 1(9) Mall för slutrapport förprojektering Syftet med enhetliga mallar för slutrapportering är att underlätta spridningen av resultat och metoder från Socialfondsprojekten i Sverige. I slutrapporten för förprojektering ska ni redogöra för hur ni följde er tid- och aktivitetsplan samt beskriva era resultat (analys, kartläggning etc.). Slutrapporten ska göras i bifogad mall. Vänligen bifoga också analyser, kartläggningar eller andra produkter som ni anser vara relevanta. Slutrapporten bör omfatta minst 5 A4-sidor och högst 10 A4-sidor. Mallens rubriker är blåfärgade. Under varje rubrik finns en kort text om vad avsnittet ska innehålla. Det är viktigt att slutrapporten bygger på en diskuterande redogörelse. Om du har frågor eller om något är oklart hör av dig till din samordnare på ESFrådet.

2 2(9) Projektnamn: Bibliotekskompaniet bibliotek och företag i samverkan Diarienummer (fylls i av ESF-rådet): Sammanfattning (max 2 A4-sidor) Beskriv kortfattat projektidén och de framsteg som gjordes i förprojekteringen (från början till slut). Beskriv vilka som varit involverade (organisationer, företag myndigheter etc.) och hur ni har arbetat, vilka metoder ni valt (till exempel intervjuer, studier etc.): Projektidé Att starta och utveckla ett företag är en komplicerad process och en majoritet av dem som startar ett företag lägger ner sina startförsök inom sex år. Övre norrland har behov av fler företag och för att underlätta för nystartare och etablerade företag behöver kommunerna stå bättre rustade för att möta de informationsbehov som företag har. I dagsläget finns många aktörer på marknaden som arbetar med att ge stöd och råd till personer som står i begrepp att starta eget och till redan etablerade företag. Dock saknas en samordning mellan dessa aktörer. En person som ska starta eget blir lätt hänvisad mellan de olika aktörerna utan att få hjälp att finna svaren på sina frågor. Vår tanke är att kommunbiblioteken ska kunna fungera som en resurs för företagen där man samordnar information från olika aktörer och erbjuder en mängd databaser som kan vara till hjälp för att utveckla sitt företag och stärka dess konkurrenskraft. Bibliotekspersonalen kan dessutom bistå med hjälp i informationssökningsprocessen. Att kommunbiblioteken kan vara en resurs för företagen ser man på de bibliotek som idag arbetar med tjänsten och där företagare använder sig av biblioteket för att få hjälp med sin informationssökning. I Sverige började man med företagsservice på bibliotek i slutet av 1990-talet efter exempel från Danmark. Där gjorde man ett försök med företagsservice på bibliotek i början av 1980-talet. Försöket föll väl ut och idag har kommunbiblioteken i Danmark ett statligt uppdrag att tillhandahålla denna service. Tanken om att starta upp företagsservice på kommunbiblioteken och börja samarbeta närmare näringslivet i sin kommun finns även i Norrbotten och Västerbotten. Några av kommunbiblioteken i Norrbotten och Västerbotten har inskrivet i sina biblioteksplaner att biblioteket ska främja samarbete med näringslivet bland annat genom att kartlägga näringslivets informationsbehov. För att biblioteken ska kunna svara upp mot företagares informationsbehov behövs kompetensutveckling för bibliotekspersonalen när det gäller företagande och användande av affärsdatabaser. Vi tänker oss också att personal vid kommunernas näringslivsservice samt vid små och medelstora företag är i behov av utbildning i databaser samt informationssökning på Internet och källkritik.

3 3(9) Syftet med förprojekteringen var dels att undersöka intresset på bibliotek, kommunens näringslivsservice samt små- och medelstora företag för företagsservice på kommunbiblioteken, dels att ta reda på vilket kompetensutvecklingsbehov som finns hos våra målgrupper. För bibliotekspersonalens del ville vi undersöka intresset för att börja arbeta med företagare som målgrupp. Hos kommunernas näringslivsservice ville vi ta reda på hur de ser på att samarbeta med biblioteket. Vår tanke är att de båda skulle kunna komplettera varandra när det gäller att hjälpa till med företagares informationsbehov. Till sist ville vi också ta reda på hur små och medelstora företag ser på att vända sig till sitt kommunbibliotek för att få information inför nystart och företagsutveckling. Vad gäller kartläggningen av kompetensutvecklingsbehoven så var meningen att vi utifrån våra resultat skulle utforma en handlingsplan att använda oss av i ett genomförandeprojekt. Metoder En metod som vi använde för att ta reda på intresset för företagsservice och vilka kompetensutvecklingsbehov man ansåg sig vara i behov av var en enkätundersökning. Via E-post skickades enkäter ut till alla 29 kommunbibliotek i Norrbotten och Västerbotten, samt till kommunernas Näringslivsservice. Via Handelskammaren och företagarföreningen Företagarna skickades enkäter ut till ett antal små och medelstora företag. Bibliotekspersonalen i de båda länen fick även göra en SWOT analys och titta på jämställdheten i sitt bibliotekssystem och de har även skickat sin kommuns jämställdhetsplan till oss i projektet. Vidare har Projektledaren besökt alla 15 kommunbibliotek i Västerbotten och informerat om våra tankar kring förprojekteringen samt enkätundersökningen och SWOT analysen. I samband med det gavs också tillfälle att diskutera frågor kring att starta företagsservice på biblioteket. På grund av de stora avstånden som råder i norra Sverige räckte inte tiden till för att besöka även alla kommunbibliotek i Norrbotten, men ett kommunbibliotek fått besök och övriga 13 har fått information och möjlighet att diskutera dessa frågor via telefon. Tre workshops varav ett i Norrbotten och två i Västerbotten har vi anordnat under projekttiden. Vid samtliga workshops har chefer från kommunbiblioteken i de båda länen deltagit. Vi har informerat om förstudien och hur vi tänkt oss ett eventuellt genomförandeprojekt samt redovisat enkätsvar och resultatet av SWOT analysen. Deltagarna har även vid dessa möten fått möjlighet att diskutera vad det skulle innebära att börja arbeta med företagsservice på sitt bibliotek. Det är en hel del frågor och funderingar som dyker upp allteftersom man diskuterar detta. Diskussionerna tar vi med oss och har i åtanke vid ett eventuellt genomförandeprojekt.

4 4(9) Ett tvådagars seminarium anordnades i Piteå där vi bjöd in bibliotekspersonal från Norrbotten och Västerbotten. Totalt deltog 16 personer från de båda länen. Föreläsarna på seminariet har alla erfarenhet av företagande och att arbeta med företagsservice på bibliotek. Det var mycket lärorikt för oss att ta del av erfarenheter från bibliotek som arbetat med företagsservice: Malmö stadsbibliotek och Tornedalens bibliotek. Det var också intressant och informativt att ta del av föreläsningen om hur man startar och driver företag. Deltagarna var mycket nöjda med seminariet och överlag var de positiva till att börja arbeta med företagsservice (Se vidare bilaga: Rapport från seminarium i Piteå 4-5 november). För att vi skulle få en bättre bild av hur en avdelning för företagsservice kan se ut på ett bibliotek ansökte vi om att få göra en omfördelning i vår budget för att få en möjlighet att göra en studieresa. Ansökan godkändes av vår handläggare och den 8-10 december åkte vi till Malmö och Köpenhamn för att titta på hur de arbetar med företagsservice. Vi fick också visningar av några affärsdatabaser som är mycket användbara för att hjälpa företagare att söka information. (Se vidare bilaga: Rapport från studieresa till Malmö och Köpenhamn 8-10 december 2008). Framsteg Under förprojekteringen har vi gjort en hel del framsteg. Att introducera en ny idé, en ny tjänst på biblioteken, emottogs inte enbart positivt av bibliotekspersonalen till en början. Man kände sig osäker på om man skulle ha resurser i form av tid och ekonomi för att börja arbeta med detta. Men efterhand som förprojekteringen fortskred och vi informerade om vad företagsservice på biblioteket innebär, samt att personalen fått möjlighet att diskutera frågan med oss i projektet och sinsemellan, har övervägande delen av bibliotekspersonalen fått en positiv syn på det hela. Seminariet i Piteå och studieresan till Malmö och Köpenhamn gav också mycket värdefull information och inspiration. I januari 2009 kontaktades projektledaren av en person från Start i Skellefteå (Skellefteå kommuns motsvarighet till näringslivsservice, där man framförallt arbetar med nystartare). Efter att ha fått ta del av vår information och enkät via E-post ansåg han att ett samarbete med biblioteket skulle vara mycket värdefullt. På eget initiativ kommer han att ta kontakt med stadsbiblioteket i Skellefteå för att diskutera formerna för ett samarbete dem emellan. Detta visar att nya idéer av det här slaget måste få tid på sig att sjunka in innan man tar dem till sig. Vi ser detta som ett gott exempel inför ett eventuellt genomförandeprojekt. Att anordna workshops, seminarier och studieresan var ett mycket bra sätt att ge vår målgrupp möjlighet att träffas över länsgränsen. Mötena gav rum för många intressanta och givande diskussioner där man fick chans att diskutera eventuella problem man såg med att införa en ny tjänst på biblioteket samt få idéer till lösningar på dessa.

5 5(9) Samarbete Under förprojekteringen har länsbiblioteket i Västerbotten haft ett nära samarbete med Norrbottens länsbibliotek. Kommunbiblioteken i de båda länen, kommunernas näringslivsservice samt små- och medelstora företag var involverade som projektets målgrupp. Vi har också tagit hjälp av Handelskammaren och Företagarna bland annat för att nå ut till företagen med vår information om förprojekteringen. Ulf Larsson på Nutek har bidragit med sina kunskaper om företagande och företagsutveckling bland annat på seminariet i Piteå. Projektledaren har haft en hel del kontakt med Svensk biblioteksförenings nätverk för företagsservice på bibliotek. Därigenom kom projektet i kontakt med Katarina Forsström vid Malmö stadsbibliotek som deltog i seminariet i Piteå samt tog emot oss vid studiebesöket på Malmö stadsbibliotek. Genom Katarina Forsström fick vi tips om lämpliga bibliotek att besöka i Danmark. Förprojekteringens resultat Redogör kortfattat för det arbete som förprojekteringen avsåg att fokusera kring. Besvara frågan om och/eller hur ni bidragit till att förbättra möjligheterna för ett eventuellt genomförandeprojekt? Beskriv också vilka nya kunskaper ni bidragit med: Förprojekteringens fokus Förprojekteringen avsåg att fokusera på intresset hos våra målgrupper för företagsservice på bibliotek samt kartlägga deras kompetensutvecklingsbehov när det gäller företagsservice. Målet var att ta fram en handlingsplan inför ett genomförandeprojekt. Vi har förbättrat möjligheterna för ett eventuellt genomförande projekt genom att vi sammanställt kompetensutvecklingsbehoven vilket är nödvändigt för att kunna planera aktiviteter i projektet. Genom att vi informerat våra målgrupper om företagsservice är de väl insatta i vad ett genomförandeprojekt kommer att innebära. Resultatet av förprojekteringen är att vi sett att det finns ett intresse ute på biblioteken för att börja arbeta med företagare, nystartare, som målgrupp. Vi såg även följande kompetensutvecklingsbehov hos våra målgrupper: Utbildning i affärsdatabaser för bibliotekspersonal samt personal vid kommunernas Näringslivsservice. Utbildning i företagande, företagsutveckling och starta eget för bibliotekspersonal. Utbildning i informationssökning och källkritik på Internet för bibliotekspersonal, personal på näringslivsservice och företagare. Bibliotekspersonalen behöver öka sina kunskaper i marknadsföring för att på ett bättre sätt nå ut och marknadsföra tjänsten gentemot företagare. Nya kunskaper Vi bidragit med nya kunskaper genom att vi informerat personal på bibliotek i Norrbotten och Västerbotten om vad företagsservice på biblioteket innebär och vad

6 6(9) företagare kan förvänta sig för hjälp av bibliotekspersonalen. Personal på kommunbiblioteken och näringslivsservice samt företagare har fått en förkunskap om vad biblioteket kan erbjuda företagare efter att personalen fått utbildning i företagande och databaser. Seminariet i Piteå och studieresan till Malmö och Köpenhamn gav deltagarna mycket nya kunskaper och praktiska exempel på hur man kan arbeta med företagsservice. Genom att vi kartlagt kompetensutvecklingsbehovet hos våra målgrupper har vi en bra grund utifrån vilken vi kan planera utbildningsinsatser i ett eventuellt genomförandeprojekt. Vi har informerat genom personliga besök på biblioteken, via telefon och genom seminarier och en studieresa. På seminariet i Piteå fick vi ta del av erfarenheter från personer som jobbar med företagsservice på bibliotek samt på NUTEK. Bibliotekspersonalen fick då möjlighet att ställa frågor och alla var mycket inspirerade efter seminariet och intresserade av att lära sig mer om företagsservice, databaser, företagande etc. Även studieresan vi gjorde till biblioteken i Köpenhamn och Malmö inspirerade och väckte ytterligare intresse hos deltagarna för att arbeta vidare med detta i ett genomförandeprojekt. Under förprojekteringen har vi knutit värdefulla kontakter med aktörer som arbetar med företagsservice både på bibliotek och i andra sammanhang. Exempel på sådana aktörer är Nutek, företagarföreningar som Företagarna och Handelskammaren, nätverket för företagsservice på bibliotek. Dessa kontakter kommer att vara mycket värdefulla för oss i ett genomförandeprojekt. Vi kommer att kunna få många tips och hjälp med lösningar på olika problem från dessa personer som redan arbetat med företagsservice en tid. Jämställdhetsintegrering Hur genomförde ni er jämställdhets-swot eller liknande kartläggning? Har ni viktiga slutsatser inför genomförandeprojektet? Har ni genomfört utbildningar i jämställdhetsintegrering? Jämställdhet Vi skickade, via e-post, ett antal frågor till kommunbiblioteken bl.a. om könsfördelningen på arbetsplatsen och deras syn på jämställdhet. De flesta kommuner har skickat sin jämställdhetsplan till oss. Slutsatserna är att könsfördelningen är ojämn på kommunbiblioteken i Norrbotten och Västerbotten. Övervägande delen anställda är kvinnor. Detta gäller såväl chefspositioner som anställda. Vi har inte genomfört utbildningar i jämställdhetsintegrering.

7 7(9) Vi ser även ekonomiska skillnader och geografiska avstånd som en jämställdhetsfråga. I bibliotekens SWOT analys framkom att det största hoten de ser mot sin verksamhet är ekonomiska nedskärningar och därmed också brist på personal. Det gör att bibliotekspersonalen ofta inte har råd att delta i utbildningar, seminarier etc. I den här förprojekteringen har vi därför ansett det viktigt att erbjuda bibliotekspersonalen gratis seminarier, studieresa och workshops, så att alla oavsett kommunens ekonomi ska få möjlighet att delta. Vi har motverkat diskriminering i arbetslivet genom att erbjuda bibliotekspersonalen samma utbildning oavsett om man är man eller kvinna, bibliotekets storlek och placering i länet. Alla har fått samma möjligheter att delta i förprojekteringens aktiviteter. Tillgänglighet för personer med funktionshinder Vilka åtgärder har ni vidtagit för att säkra tillgänglighetsarbetet i ett eventuellt genomförandeprojekt? Vid de seminarier och workshops som vi anordnat under förstudien har vi sett till att använda oss av lokaler som är tillgänglighetsanpassade. Projektet har även tillgång till en bärbar hörslinga som vi tagit med och använt vid behov. Vi kommer att arbeta på liknande sätt i ett eventuellt genomförandeprojekt. Programkriterier (samverkan, strategisk påverkan, lärande miljöer och innovation) Hur har ni arbetat med relevanta programkriterier för ert projekt? Hur har det hjälpt er att förbereda er inför ett eventuellt genomförandeprojekt? Samverkan Under förstudien har projektledaren haft ett nära samarbete med Norrbottens länsbibliotek. Samverkan har även skett med Handelskammaren i Västerbotten och Företagarna i Norrbotten och Västerbotten samt Mål 2 projektet Krenova. Samarbetet med Norrbottens länsbibliotek har varit viktigt eftersom det underlättat projektets kontakter med kommunbiblioteken i Norrbotten. Detta samarbete kommer att fortsätta under genomförandeprojektet. Via Handelskammaren och Företagarna har vi under förstudien fått möjlighet att nå ut till små och medelstora företag med vår enkätundersökning. I genomförandeprojektet kommer vi att ha stor nytta av våra kontakter med dessa företagarföreningar när det gäller att knyta kontakter mellan näringslivet och kommunbiblioteken. Vi kommer även att samarbeta med företagarföreningarna när det gäller att nå ut till företagen med information, kompetensutvecklande insatser etc.

8 8(9) Genom Svensk biblioteksförenings nätverk för företagsservice på bibliotek har projektet fått kontakt med de bibliotek som redan startat denna tjänst på biblioteket, samt med Nutek som även de är med i nätverket och förordar att biblioteken är med och guidar företagare och nystartare i den information som finns tillgänglig. Vi ser samarbete med nätverket och Nutek som viktigt även i ett eventuellt genomförande projekt. Lärande miljöer Förstudien har främjat lärande miljöer bland annat genom att vi tagit hänsyn till individernas behov av utbildning. Genom att svara på enkäten har vi givit möjligheter till våra målgrupper att beskriva sina utbildningsbehov för oss. Flera bibliotek har i sin biblioteksplan inskrivet att man ska utöka samarbetet med näringslivet och kartlägga näringslivets behov av biblioteksservice. Bibliotekspersonalen i stort ser det som ett problem att de inte har tillräckliga kunskaper om företagande, företagsutveckling och att starta eget varför det finns behov av att de får utbildning i detta för att kunna svara upp mot verksamhetens mål. På så sätt utvecklas såväl individen som arbetsplatsen. Resultaten från förstudien ligger till grund för den handlingsplan vi upprättat inför ett eventuellt genomförandeprojekt. Uppföljning under förprojekteringen Beskriv kortfattat hur ni arbetade med uppföljning under förprojekteringen: Vid varje informationstillfälle, workshop, seminarium och studieresan fick deltagarna fylla i en närvarolista som projektledaren överförde till dokumenten för deltagarredovisningar. Vid två tillfällen, 30 september och 31 december, har rapportering till ESF-rådet gjorts i samband med Ansökan om utbetalning. Där har vi granskat måluppfyllelse, arbetsformer och tittat på faktorer som påverkat projektet positivt eller negativt. Efter seminariet i Piteå och studieresan har rapporter sammanställts (se bilagor) Andra erfarenheter som ni vill dela med er av Vad gick bra och varför? Vad gick mindre bra och varför? Vilka tips skulle ni vilja ge till framtida projekt?

9 9(9) Seminariet i Piteå fungerade väldigt bra, mycket på grund av engagerade och kunniga föreläsare. Deltagarna var också aktiva och bidrog till diskussion kring företagsservice på bibliotek. Även studieresan till Malmö och Köpenhamn var intressant och lärorik. Biblioteken i Malmö och Köpenhamn har arbetat under flera års tid med företagsservice och har integrerat tjänsten i den ordinarie biblioteksverksamheten. Vi fick inte så god respons på de enkäter vi skickade ut till Näringslivsservice. Vad det beror på är osäkert, ser de biblioteken som en konkurrent? En student på programmet för biblioteks- och informationsvetenskap vid Umeå universitet skriver sin kandidatuppsats om projektet och fokuserar på hur näringslivsservice ser på samarbete med biblioteken. Kontaktpersoner Vem ska man kontakta om man är intresserad av mer information? Annika Eriksson, Projektledare Tfn: E-post: annika.a.eriksson@vll.se