SERVICENÄMNDENS VERKSAMHETSBERÄTTELSE för perioden jan-aug 2017

Transkript

1 SERVICENÄMNDENS VERKSAMHETSBERÄTTELSE för perioden jan-aug 2017

2 Innehållsförteckning Förord... 3 Inledning... 4 Servicenämndens ansvarsområde och uppdrag - servicetjänster... 4 Året som gått viktiga händelser... 4 Servicenämndens ansvarsområde och uppdrag fastighetsförvaltning... 5 Redovisning av mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet... 7 Redovisning av mål: En drivande utvecklingsaktör... 8 Redovisning av mål: Attraktiv arbetsgivare... 9 Redovisning av mål: En långsiktigt stark ekonomi Miljöredovisning Uppföljning av arbetet med intern kontroll Uppföljning av arbetet med krishantering och SRSA Uppföljning av insyn i verksamhet som utförs av privata utförare Sida 2 av 33

3 Förord Under sommaren tillträde jag som ordförande för Servicenämnden och har brådskande satts in i de utmaningar som nämnden står inför detta år. Nämndens förmåga att skapa en god service har stor betydelse för att hela sjukvårdskedjan skall kunna fungera. Ett betydelsefullt mål är att verksamheten bedrivs så kostnadseffektivt som möjligt på samtliga enheter för att frigöra resurser till vården, samtidigt som kvaliteten ska hålla hög nivå. Nämndens kontinuerliga förbättrings- och uppföljningsarbete skapar förutsättningar för att verksamheterna levererar det tjänster som behövs för att Region Skåne ska kunna ge de skånska medborgarna en god välfärd. God kvalitet, uppfyllande av högt ställda miljömål och kostnadseffektivitet är prioritet nummer ett. Nämnden har kommit en god bit på väg för att nå budgetmålen och det pågår ett aktivt arbete med åtgärdsplaner för att nå en budget i balans. Viktiga miljömål är att minska avfallsmängd i vårdverksamheten och användningen av miljöfarliga ämnen. Miljökraven är en naturlig del av de stora beställningar som nämnden gör inom områdena material- och livsmedelsförsörjning. Under 2017 har också andelen elbilar ökat i verksamheten. De har hittills i år ökat från 16 till 23 bilar. Servicenämnden har en central betydelse för förvaltning av drift och underhåll av Region Skånes fastigheter och lokalförsörjning. Höga miljö- och energikrav ställs på fastigheterna, inte minst för de stora ny- och ombyggnationer som pågår i Malmö, Lund och Helsingborg. Nämnden har också ansvar för ett stort antal viktiga serviceområden och administrativa funktioner inom personal och ekonomi. Utveckling av servicetjänster pågår för att bli en del i morgondagens välfärdstjänster. Servicenämnden i Region Skåne fortsätter sin spännande utveckling! Margareta Dovsjö Ordförande i Servicenämnden Sida 3 av 33

4 Inledning Servicenämndens ansvarsområde och uppdrag - servicetjänster Servicenämnden förser, genom sin utförare Regionservice, den skånska hälso- och sjukvården med servicelösningar. Man arbetar i en komplex miljö, där vikten av rätt flöden och fungerande logistik påverkar hur väl vården lyckas med sitt uppdrag att ge patienter god och säker vård. Siktet är inställt på att nå ett ömsesidigt partnerskap med vården för att nå vårt gemensamma mål att göra skillnad varje dag. Förvaltningen levererar dagligen tjänster inom flera serviceområden, såsom måltider, lokalvård, textiltjänster, tjänster inom ramen för fastighetsdrift, verksamhetsstödjande tjänster - såsom bevakning, parkering, reception och konferenser samt administrativa tjänster inom ekonomioch HR-tjänster. Vidare utförs transporter patienter, post, gods, material, avfall etcetera - såväl inom sjukhusområdena som på landsväg inom hela Region Skåne. Året som gått viktiga händelser Under perioden har Regionservice både utvecklat nuvarande tjänster samt utifrån uppdrag även tagit på sig nya uppdrag. Kundcenter firar ett år ytterligare uppdrag utanför Regionservice har tillkommit. Upphandling av Modernt IT-stöd Upphandlingen av ett modernt IT-stöd är genomfört och avtal är skrivet med leverantör. Investeringsmedel är beviljat i Regionstyrelsen. Materialförsörjning ny leverantör Ett nytt materialförsörjningsavtal har implementerats. Beslut har tagits om byte av e-handelssystem. Måltider Affärsområde Måltider har medverkat i evenemanget Årets Kock. Vilket innebar att Årets Kock 2016, Jimmie Eriksson, planerade meny för dagen och hade en utbildningsdag med kockarna. Detta uppmärksammades positivt i dagspressen och Regionala nyheter. Andelen ekologiska livsmedel uppgick till 51 % vid halvårsskiftet. Servicevärdar Servicevärd i vården har etablerats vid sjukhusområdet i Malmö. Under sommaren har arbete med förberedelser för införande av servicevärdar vid Helsingborgs sjukhusområde med start från hösten Projekt - Säker leverans Krishanteringsplan för Region Skåne anger vilka verksamheter som är definierad samhällsviktig verksamhet. Projektets syftar till att påbörja ett gemensamt arbete vilket ska kartlägga de kritiska beroendena och vilka avbrottstider som är acceptabla avbrottstider. Service i beredskap SiB Regionservice har utvecklat tjänsten Service i Beredskap SiB. Tjänsten ska vara tillgänglig för att kunna bistå i extraordinära situationer där FM-leveransen är helt nödvändig. Sida 4 av 33

5 Projekt - LIV - Lokalvård i världsklass Arbete sker med att ta fram en ny riktlinje, baserad på kommande SIS-standard, för lokalvård vilken ska möta de krav som ställs från vårdförvaltningarna och vårdhygien samt vara likvärdig inom hela Region Skåne. Projektet fokuserar nu på att beräkna ekonomiska konsekvenser och tydliggöra vem som lämpligast utför stödinsatser i regionen. Projekt FM-leveranser till Hälsostaden Ett nytt sjukhusområde håller på att ta form i Ängelholm. En vårdbyggnad på kvm byggs och planeras stå klar Under våren har arbetet startat upp i form av planeringsmöten som leds av representant från FM-divisionen tillsammans med representant från kunddivisionen. Materialförsörjning Centrallager Projekt pågår, som belyser Region Skånes interna godshantering samt möjligheter till samordning med de olika sjukhusområdena. Projektet arbetar just nu med att lösa lokalfrågan. Projektets mål är att klarlägga samt föreslå åtgärder samt underlag för beslut rörande lokal på rätt plats för ett kostnadseffektivt godsflöde genom regionen, modern lagerutrustning för effektiv hantering, nya ITsystem som sömlöst hanterar flödet från beställning till leverans av gods samt kompetent organisation som tar ett helhetsperspektiv på materialförsörjningen FM-Benchmarking Inom ramen för Best service nationellt nätverk med deltagande från samtliga landsting har FMverksamheten, Region Skåne, tagit beslut om att medverka i nytt omarbetat benchmarkingarbete. Resultatet av benchmarkingen kommer att redovisas under hösten. Servicenämndens ansvarsområde och uppdrag fastighetsförvaltning Servicenämnden ansvarar, genom sin utförare Regionfastigheter, för ägande och utveckling av Region Skånes fastighetsbestånd, samt för de externa förhyrningar där Region Skåne är hyresgäst. Regionfastigheter har ett tydligt verksamhetsfokus utifrån de strukturella och verksamhetsmässiga förutsättningar som definieras av hälso- och sjukvården. Uppdraget innebär att ansvara för fastighetsförvaltning, fastighetsdrift, fastighetsunderhåll och lokalförsörjning (inklusive externa hyresavtal). Vidare ingår ansvar för ekonomisk, teknisk och juridisk förvaltning av Region Skånes fastighetsbestånd samt att företräda Region Skåne som hyresvärd gentemot externa hyresgäster och som hyresgäst i förhållande till externa hyresvärdar. Regionfastigheter ansvarar för den samlade planerings- och byggprocessen från behovsanalys till idrifttagande vid ny- och ombyggnationer i Region Skånes fastigheter vilket skapar goda förutsättningar för framtidens sjukvård. Arbetet med behovsanalys och planering ska ske i nära samverkan med berörd verksamhet. Regionfastigheter har en samordnande och stödjande roll. I uppdraget ingår ansvar för genomförandet av regionfullmäktiges och regionstyrelsens policys och riktlinjer för energieffektiviseringar och miljöförbättrande åtgärder i fastigheterna. Förvaltningen ansvarar för upphandlingar inom servicenämndens ansvarsområde och inom ramen för Region Skånes övergripande riktlinjer för upphandlingar. Hög driftsäkerhet är en viktig förutsättning för god hälso- och sjukvård i Region Skåne. Regionfastigheter måste ha en hög drift- och leveranssäkerhet och en kontinuitetsplanering för att motverka avbrott i organisationens verksamhet vid oförutsedda allvarligare avbrott eller katastrofer. Sida 5 av 33

6 Året som gått viktiga händelser Regionfastigheter har stort fokus på den pågående förnyelsen av sjukhusområdena i Helsingborg, Malmö och Lund. Framtagning av utvecklingsplaner för Malmö Lund som speglar möjlighet för framtidens sjukvård Framtagning av kostnads- och nyttoanalyser som bidrar till utvecklingen av behovsanalysen. Målet är att underlätta för verksamheterna genom att tydligare synliggöra alla effekter av en förändring. Regionfastigheter arbetar ständigt för att upprätthålla en hög driftsäkerhet som en förutsättning för god hälso- och sjukvård i Region Skåne. Dock går det inte att undvika avbrott eller störningar av leveranser. Följande allvarligare händelser, med inverkan på verksamheter i fastigheterna, har inträffat under årets första åtta månader. Förorenat dricksvatten i Lund Driftstörning på elleveransen i Trelleborg Ventilationsstörningar OP-ventilationen i Lund Sida 6 av 33

7 Redovisning av mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Regiongemensamt mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Generell uppföljning Beskriv uppnådda respektive förväntade effekter/resultat av vidtagna åtgärder i syfte att uppnå målet serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet. Vilka områden bedömer nämnden behöver utvecklas/förbättras? Lyft fram några exempel med goda resultat. Regionservice har som professionell serviceleverantör och som en Bättre Partner för vården säkerställt ett standardiserat tjänsteutbud baserat på tilldelat uppdrag med en tydlig servicenivå i form av uttalade kvalitetsnivåer. Tjänstekatalogen har successivt utvecklats och uppdaterats under våren. En serviceöverenskommelse med kostnad och volym till varje tjänsteområde finns på övergripande nivå. Utgångspunkten i modellens ambition är att den ska vara enkel, transparent och beakta koncernnyttan. Den 1 januari 2017 genomfördes en organisationsförändring innebärande en delning mellan fastigheter (Regionfastigheter) och service (Regionservice). Syftet med att skapa en fastighetsförvaltning, Regionfastigheter, är att skapa rätt förutsättningar för Framtidens sjukvård och säkerställa att investeringarna i Region Skånes vårdbyggnader görs på ett så resurseffektivt och hållbart sätt som möjligt. Division Affärsutveckling består av funktioner som före Regionfastigheter bildades tillhörde Strategisk fastighetsutveckling och olika delar inom Regionservice fastighetsverksamhet och har under året arbetat med att upprätta struktur för ständiga förbättringar inom divisionen och att skapa en tydlighet i roller och gränssnitt inom divisionen. Division Byggprojekt har arbetat med att skapa förståelse för byggprocessen där samverkan dels med olika förvaltningar och dels inom egen förvaltning har prioriterats. Divisionen har tagit initiativ till, och varit drivande i arbetsgrupper för att främja samarbeten. Det har bland annat startats arbetsgrupper inom ekonomi, projektens väg in till divisionen och gränsdragningar inom den egna divisionen och gentemot andra divisioner. Organistationen har skapat olika forum för att möta verksamhetens behov av dialog/stöd kring de framtida vårdlokalerna. Division Förvaltning arbetar med att tillhandahålla ändamålsenliga lokaler åt våra kunder dels genom inhyrning via externa fastighetsägare och dels genom att tillse att Regionens egenägda fastigheter utvecklas och lokaler anpassas efter verksamheternas behov. Divisionen arbetar med implementering av serviceavtal för ventilationstekniska installationer till operationssalar i syfte att säkerställa förutsättningar för hygienisk operationsmiljö enligt nationell standard. Divisionen inventerar lokaler där Region Skåne bedriver verksamhet avseende tillgänglighet. Inventeringen dokumenteras i en tillgänglighetsdatabas där medborgaren och regionens egna verksamheter kan ta del av informationen till exempel inför ett besök. Inventeringen ger också information till fastighetsförvaltningen om åtgärder för att förbättra tillgängligheten antingen omgående eller i samband med ombyggnads- och underhållsarbete. Sida 7 av 33

8 Redovisning av mål: En drivande utvecklingsaktör Regiongemensamt mål: En drivande utvecklingsaktör Generell uppföljning Beskriv uppnådda respektive förväntade effekter/resultat av vidtagna åtgärder i syfte att uppnå målet en drivande utvecklingsaktör. Vilka områden bedömer nämnden behöver utvecklas/förbättras? Lyft fram några exempel med goda resultat. Gemensam IT-lösning En gemensam IT-lösning har upphandlats, med syfte att sammanhålla processen från ny- och ombyggnationer till leverans av servicetjänster i vårdmiljöer. Robotteknik Robotar med syftet att effektivisera administrativa arbetsuppgifter införs. I dagsläget är det fyra processer inom GSF ekonomi som påbörjats. Regionfastigheter har påbörjat ett arbete med en ny projektmodell anpassad till investeringsprocessen. Målet är att modellen skall kunna vara tillämplig på samtliga projekt oavsett storlek. Arbetet är omfattande och kommer inte att färdigställas förrän tidigast i slutet av Regionfastigheter arbetar kontinuerligt med målet hög driftsäkerhet som en viktig förutsättning för god hälso- och sjukvård i Region Skåne. Regionfastigheter, som ansvarig för ägande och utveckling av Region Skånes ägda och förhyrda fastigheter, är en viktig aktör som måste ha en hög drift- och leveranssäkerhet samt en kontinuitetsplanering för att motverka avbrott i organisationens verksamhet vid oförutsedda allvarligare avbrott eller katastrofer. Division Affärsutveckling arbetar med att utveckla metodik för idé- och behovsanalysen genom att säkerställa att alla behovsanalyser innehåller driftkostnadskalkyl och effektmål samt att bedömning av Region Skånes planeringsprinciper 1 är en del av behovsanalysen. Vi arbetar också för en högre standardisering i Program Teknisk Standard (PTS) till exempel genom att ta fram typavdelningar för vården. Division Byggprojekt genomför många energiprojekt och för att möta kraven från division Förvaltning har det anställts flera medarbetare med energikompetens. Internt har vi även arbetat med kompetenshöjning av redan anställda medarbetare. Alla nybyggnationer utvecklas för att klara miljöbyggnad Silver, med utökade energikrav som ska klara miljöbyggnad Guld. Division Förvaltning arbetar under året med att öka driftsäkerheten och minska energiförbrukningen genom att kvalitetssäkra installationsdatabasen och i denna skapa förebyggande underhållsrutiner och energioptimeringsrutiner. Vi arbetar också med att ta fram förslag till energiinvesteringar och planera för genomförande av dessa. Nyckeltalet för energiförbrukningen i Region Skånes fastighetsbestånd går sedan årsskiftet ner men vi har vid andra tertialets utgång ännu inte nått målet. För att nå målet behöver genomförande av energiinvesteringar och övriga energibesparingsåtgärder ske i en högre takt. 1 Region Skånes planerings principer patientsäkerhetsprincipen, hållbarhetsprincipen, flödesprincipen, kunskaps- och utvecklingsprincipen. Sida 8 av 33

9 Riktad uppföljning till verksamhetsstöd och övrig verksamhet Servicenämnden ska särskilt redovisa resultat och effekter av arbete och utveckling av service och IT-stöd till hälso- och sjukvården. I perioden har Kundcenter erhållit i uppdrag att hantera frågor som tidigare hanterades av 1177, cirka 500 samtal per månad, det vill säga cirka 10 % av inflödet till Uppdraget innebär även att hantera samtal gällande patientupplysning, cirka 3500 samtal per månad. Dessa totalt 4000 samtal som tidigare hanterades i vården, motsvarar drygt 300 timmar per månad. Redovisning av mål: Attraktiv arbetsgivare Regiongemensamt mål: Attraktiv arbetsgivare Generell uppföljning Beskriv uppnådda respektive förväntade effekter/resultat av vidtagna åtgärder i syfte att uppnå målet attraktiv arbetsgivare. Vilka områden bedömer nämnden behöver utvecklas/förbättras? Lyft fram några exempel med goda resultat. Regionfastigheter deltar på arbetsmarknadsdagar och mässor för att marknadsföra våra olika verksamheter och attrahera framtida medarbetare. Exempel på aktiviteter som vi har deltagit i är: Branschdagen LTH Bo korridor på Malmö högskola Division Affärsutveckling arbetar kontinuerligt med att leva Region Skånes värderingar på alla nivåer. Våra värderingar är ett naturligt stöd i hur man möter våra kunder och leverantörer och hur man är mot varandra. Vi arbetar med kompetenskartläggning, att tydliggöra roller och uppdrag, och strävar efter att ha ett närvarande ledarskap. Division Byggprojekt arbetar kontinuerligt med värderingar ut på enhetsnivå. Man strävar efter att leva våra värderingar. På agendan för både divisions- och enhetsmöten finns punkter där man arbetar med och diskuterar våra värderingar. Detta för att öka delaktigheten i organisationen samtidigt som vi säkerställer kunskapen och medvetandet om vilka värderingar Region Skåne står för. För att kunna ha ett närvarande ledarskap i en division där många av medarbetarna är placerade på olika orter och själv är uppbokade i många möten med externa parter har vi bland annat ökat användandet av digitala tjänster vid mötesforum. Detta har fallit väl ut och kommer att utvecklas mer inom divisionen. Kompetenskartläggning är ett pågående arbete i samarbete med HR och övriga divisioner. Division Förvaltning arbetar kontinuerligt med att leva Region Skånes värderingar på alla nivåer. Våra värderingar är ett naturligt stöd i hur vi möter våra kunder och leverantörer och hur vi är mot varandra. Vi har tagit fram uppdragsbeskrivningar och rollbeskrivningar inom divisionens enheter och arbetar ständigt med att utveckla arbetssätt och teamkänsla. Under året ska en kompetenskartläggning för division Förvaltnings samtliga medarbetare genomföras. Sida 9 av 33

10 Hälsofrämjande arbetsplatser En god och hälsofrämjande arbetsmiljö är en förutsättning för Region Skånes attraktivitet som arbetsgivare, och då även för en väl fungerande kompetensförsörjning. Sjukfrånvaron ska minska i Region Skåne. Kommentera utvecklingen av sjukfrånvaron och eventuella åtgärder, utöver SAM. Regionservice har minskat sjukfrånvaron under perioden jan-juni. Totalt har antalet kalenderdagar per anställd minskat med 1,14 dagar. Minskningen syns i samtliga intervall över 14 dagar. Dock ser man små ökningar vad gäller korttidssjukfrånvaro. Intervallet 1-7 har ökat med 0,23 samt intervall 8-14 har ökat med 0,06. Sjukfrånvarotimmar har minskat totalt med 0,52 %, sjukfrånvaro över 60 dagar har minskat med hela 5,58 % Följande hälsofrämjande aktiviteter, utöver SAM, arbetar Regionservice med under år; Fokus på rehabiliteringsärenden där HR arbetat nära chefer Utbildat samtliga medarbetare i Region Skånes värderingar Genomfört förändringar som innebär att medarbetarna får mer varierande arbetsuppgifter Utbildat 17 nya hälsoinspiratörer. Utbildningen är genomförd tillsammans med SUS och omfattar stress, rörelse, arbetsglädje och återhämtning Frukostföreläsningar - under våren genomfördes Getting things done ökad struktur och minskad stress Regionfastigheter arbetar kontinuerligt med hälsofrämjande insatser, såväl med avseende på den fysiska och psykiska som den organisatoriska arbetsmiljön, för att förebygga och begränsa sjukfrånvaron. En viktig del i Regionfastigheters arbete med en hälsofrämjande arbetsplats är den årliga medarbetarenkäten som kan medverka till tidig upptäckt av risker för ohälsa. Kontinuerlig verksamhet för att stödja en hälsosam arbetsplats är exempelvis: Riskbedömning av arbetsplatsen Utsedda hälsoinspiratörer på respektive arbetsplats Frukostföreläsningar med fokus på hälsa/arbetsmiljö för chefer och hälsoinspiratörer Vi ser även vikten av att arbeta med ett värderingsstyrt ledarskap som en viktig del för att uppnå en hälsosam arbetsplats. I QVP (QlikView Personal) Årsbokslutsfliken återfinns finns tre tabeller med detta tema: Redovisning av sjukfrånvaro i timmar Sjukfrånvaro kalenderdagar per medarbetare Hälsa (frisknärvaro) I delårsrapport skall utvecklingen vad gäller Redovisning av sjukfrånvaro i timmar samt Sjukfrånvaro kalenderdagar per medarbetare redovisas. I helårsredovisning ska utöver dessa även Hälsa (frisknärvaro) redovisas. Tabellerna ska användas för analys, men publicering av tabellerna är frivillig. Sida 10 av 33

11 Den framtida kompetensförsörjningen ska säkras Kompetensförsörjningen är en av vårdens stora utmaningar, i såväl Region Skåne som övriga landet. Bara genom att vara en attraktiv arbetsgivare kan Region Skåne möta upp till invånarnas behov, erbjuda den bästa vården och servicen, och locka till sig och behålla den kompetens som är nödvändig för att klara den framtida verksamheten. Redogör kortfattat för förekommande arbeten med kompetensmixplanering/uppgiftsväxling och värdera hur många av förvaltningens verksamheter som arbetar aktivt med kompetensmixplanering (spridningen av arbetet). Regionservice fortsätter det aktiva arbetet med att identifiera arbetsuppgifter som skulle kunna utföras av Regionservice istället för av vården. Detta främst för att underlätta för vårdens kompetensmixarbete. Samarbete sker med vården för att ta fram nya lösningar, men även för att utveckla medarbetarnas uppdrag och åstadkomma en tydlig gränsdragning. Exempel på detta är Servicevärdar som på en organisatorisk nivå har införts inom Regionservice, i ett försök att skapa ett bättre arbetsförhållande för både Regionservice personal men även vårdpersonalen och där personalen kan frigöra tid för direkta vårdinsatser och ett bättre kompetensutnyttjande. I sin tur medför detta en kompetensmix för personal inom Regionservice. Utöver servicevärdarna har även Regionservice sin Servicepool som fungerar som ett internt bemanningsföretag inom Regionservice. Här arbetar vi också med kompetensmix för att bredda medarbetarnas kompetens. Regionfastigheter är en relativt liten organisation med en specialisttät verksamhet som omfattar flera specialistområden varför uppgiftsväxling och kompetensmix inte är lika genomförbar som den kan vara inom andra verksamheter. Regionfastigheter avser att arbeta med kompetensförsörjning genom att anställa juniora kompetenser inom olika specialistområden för att under anställningen bygga på deras kompetens och medverka till medarbetarnas utveckling. Exempel på aktiviteter för att stödja kompetensförsörjningen: Chefer utbildas i ett värderingsstyrt ledarskap En Kompetensförsörjningsgrupp (med representanter för chefer, HR och kommunikation) arbetar med frågorna hur vi ska attrahera och rekrytera nya medarbetare. Beskriv i förekommande fall användandet av bemanningsföretag, analys av förändring, orsaker och bedömd utveckling framöver. Kommentera även åtgärder med hänsyn till Region Skånes strategi för minskat beroende av bemanningsföretag och förvaltningens handlingsplan. Regionservice använder bemanningsföretag i mycket begränsad omfattning. De affärsområden som vid behov använder bemanningsföretag är GSF Ekonomi och Affärsområde Skåneteknik. Orsaken är oftast nya tillfälliga uppdrag som efterfrågas under begränsad tid. Konsulter, i form av specialister, används företrädesvis i projekten. Målet är att även i projekten i ökad utsträckning nyttja egen personal. Kommentera antalet anställda och arbetad tid (utfall och större förändringar). Beskrivning och analys inom respektive huvudgrupp (AID). Kommentera även orsaker/beslut som lett till förändring som exempelvis verksamhetsförändringar. Kommentera även utfall i relation till fastställt personalvolymtak. Sida 11 av 33

12 Använda AOH för Regionservice och Regionfastigheter AID Huvudgrupp Diff. % Ledning / Administration 439, ,6 10,83% Övrig personal 1032,3 1344,7 312,4 30,26% Övrig Vård / Rehab / Social 0,3 0,8 0,5 166,67% Undersköterska / Skötare 4,9 0,6-4,3-87,76% Sjuksköterska 0,6 0,7 0,1-87,76% Totalt 1477,3 1833,4 356,1 24,10% Sjukfrånvaro/anställd för Regionservice och Regionfastigheter AID Huvudgrupp Diff. % Ledning / Administration 8,80 9,61 0,81 9,22% Övrig personal 17,49 15,25-2,24-12,80% Övrig Vård / Rehab / Social n/a 2,00 n/a n/a Undersköterska / Skötare 16,00 n/a n/a n/a Totalt 15 13,70-1,30-8,68% Använda AOH för Regionservice, perioden jan-juli AID Huvudgrupp Diff. % Ledning / Administration 400,3 423,9 23,6 5,90% Övrig personal 1047,9 1270,1 222,2 21,20% Övrig Vård / Rehab / Social 0,3 0,7 0,4 133,33% Undersköterska / Skötare 4,9 0,6-4,3-87,76% Totalt 1453, ,7 16,63% Regionservice har gjort en större förändring i antalet anställda per den siste juli jämfört mellan åren (+77) ökningen beror på följande större förändringar; - Övergång från Sodexo i Lund rörande måltidsvärdar och lokalvård (+192) - Breddinförande av servicevärdar i Malmö (+27) - Bildandet av Regionfastigheter (-132) Förändringarna ovan hör till huvudgruppen övrigt och förklarar därmed även ökningen i använda AOH för gruppen övrigt. Gällande anställda AOH så håller Regionservice sitt anställningstak (av Regionen tilldelat och baserat på januaris siffror), vid senaste avstämningen såg utfall och prognos ut att landa 23 anställda AOH under anställningstaket. Även utfall för AOH mertid och timlön håller sig inom ramarna. Antal anställda (uttryckt i använda AOH) inom Regionfastigheter har ökat med 8,5 jämfört med motsvarande period föregående år. Ökningen beror dels på förändringar i samband med bildandet av ny förvaltning, Regionfastigheter, då tre controllers överfördes från Regionservice och förvaltningschef samt chefsstöd har tillkommit. Därutöver har projektledare och lokalplanerare anställts till framförallt NSX-projekten. Sida 12 av 33

13 Använda AOH inom Regionfastigheter AID_Huvudgrupp Diff % Ledning / Administration 54,6 63,1 8,5 15,57% Övrig personal 74,8 74,6-0,2-0,27% Övrig Vård / Rehab / Social n/a 0,1 n/a n/a Sjuksköterska 0,6 0,7 0,1 16,67% Totalt 129,9 138,4 8,5 6,54% Sjukfrånvaron är låg och ligger i genomsnitt på 5,99 dagar per anställd, vilket är en minskning jämfört med förra året. Sjukdagar/anställd inom Regionfastigheter AID_Huvudgrupp Diff % Ledning / Administration 3,83 5,74 1,91 49,87% Övrig personal 8,52 6,21-2,31-27,11% Totalt 6,6 5,99-0,61-9,24% Enligt RD-beslut är fastställd anställningsvolym 2017 för Regionfastigheter 160 anställda AOH. Denna utgår från antal anställda AOH i januari (156) med tillägg för beviljad övergång från konsulter till anställd personal (10 medarbetare som med periodisering ger 4 heltidsanställda 2017). Antal anställda AOH efter juli är 153,4. Två projektledare har anställts till Malmö och det pågår rekrytering av ytterligare projektledare. Det har även varit en del uppsägningar, till exempel en projektledare i Malmö, en förvaltare för externa inhyrningar samt två lokalplanerare (Helsingborg och Kristianstad), som inte har blivit ersatta ännu. I QVP (QlikView Personal) Årsbokslutsfliken återfinns finns två tabeller med detta tema: Antal anställda Huvudgrupp personal Arbetad tid och frånvaro - AOH Tabellerna ska användas för analys, men publicering av tabellerna är frivillig. Utöver detta ska även utvecklingen av antalet anställda i relation till fastställda personalvolymer år 2017 kommenteras. Sida 13 av 33

14 Redovisning av mål: En långsiktigt stark ekonomi Regiongemensamt mål: En långsiktigt stark ekonomi Generell uppföljning Beskriv uppnådda respektive förväntade effekter/resultat av vidtagna åtgärder i syfte att uppnå målet långsiktigt stark ekonomi. Vilka områden bedömer nämnden behöver utvecklas/förbättras? Lyft fram några exempel med goda resultat. Ekonomiskt ingångsläge Uppräkningsfaktorer, beräknat ingångsläge, väsentliga faktorer som påverkar årets förutsättningar inkl. omvärldsfaktorer och demografi. Utifrån resultatet 2016, finns som ingångsvärde en stor obalans 2017 för Regionservice. Ingångsläget är ett underskott på ca -80 Mkr jämfört med budget. Det största underskottet är i huvudsak allokerat till affärsområde Lokalvård, som hade ett underskott på motsvarande 48 Mkr. Arbete med att nå en ekonomi i balans pågår och beskrivs utförligare under rubriken Åtgärder för att sänka kostnadsutveckling samt för ekonomi i balans. Regionfastigheter prognosticerar ett resultat på 30,0 Mkr vilket är 5,2 Mkr bättre än resultatkravet på 24,8 Mkr. Divisionerna arbetar standardiserat med ekonomisk uppföljning och prognoser med stöd av controllers från ekonomienheten Vid tertialets utgång är resultatet för division Affärsutveckling under resultatkrav men prognosen är att resultatkravet uppnås på helår Division Byggprojekt utvecklar och implementerar en process för kostnadsbedömning av ej uppstartade projekt, kontinuerlig och likvärdig prognosuppföljning av respektive enhet och en enhetlig metodik för ekonomistyrning i projekt. Delar av arbetet pågår och planeras vara färdigt till januari All verksamhet inom divisionen ska vara effektiv och uppnå satta resultatkrav. Fokusområde är tid, kvalitet och ekonomi. Månatliga ekonomimöten med ekonomicontroller och respektive enhet är infört. Detta ökar medvetandet om hur man ligger till mot budget och prognos när det gäller tid, kvalitet och pengar. Division Förvaltning arbetar aktivt med prognoser för att hantera oönskad utveckling eller oförutsedda händelser i syfte att uppnå divisionens resultatkrav. Vid tertialets utgång når vi divisionens resultatkrav och vår prognos är att vi också ska nå resultatkravet på helåret. Regionfullmäktiges beslut om resultatkrav för Servicenämnden är 71,8 miljoner kronor, varav 24,8 miljoner kronor är fördelat till Regionfastigheter och 47 miljoner kronor till Regionservice. I det totala resultatkravet ingår ett generellt effektiviseringskrav på 35,7 miljoner kronor, fördelat med hälften till Regionfastigheter och hälften till Regionservice. Sida 14 av 33

15 Resultat Analys av resultatutveckling, intäkter och kostnader. Beskrivning av stora förändringar samt utveckling över tid med graf. Beskrivning och analys inom respektive område. Resultaträkning, Regionservice Resultaträkning motpart 1-3 (Mkr) Utfall Budget Diff Utfall- Budget # Diff Utfall- Budget % Budget Prognos Diff Bud-Prog # Resultatet uppgår till 12,8 Mkr vilket är 20,5 lägre än budgeterat. Affärsområdena Lokalvård och Måltider visar de största underskotten. Prognosen är beräknad till -1,6 Mkr vilket är 48,6 Mkr lägre än budget. Det är en förbättring med 30,9 Mkr jämfört med den ursprungliga prognosen som lades i januari. Prognosförbättringen är resultatet av såväl kostnadsreducering som intäktsförstärkning. Åtgärdsplaner, för att nå en ekonomi i balans, är framtagna under året och finns beskrivna längre fram i rapporten. Verksamhetens intäkter är 27,2 Mkr högre än budget. Under perioden januari augusti ligger uppdrag inom investeringar och planerat underhåll 23,8 Mkr högre än budget. Över budget ligger även löpande verksamhetstekniska tjänster, parkeringsintäkter samt ersättning från HSN avseende NSX-omkostnader. Intäkter som ligger lägre än budget är bl a fastighetsdrift, rekrytering samt externa måltidsintäkter. Lönekostnader inklusive arbetsgivaravgifter är 17,7 Mkr lägre än budget och beror på vakanta tjänster, effektiviseringar i verksamheten samt att budget inte exakt speglar fördelningen av semesteruttaget över året. Fördelningen av avvikelsen mellan lönekostnader och arbetsgivaravgifter beror på en flytt av budgetmedel mellan två kontoklasser, vilket kommer att justeras. 12,6 Mkr av utfallet kostnader för inhyrda tjänster består av kostnader för centrallager. Budgetavvikelsen beror främst på att budget för centrallagret är lagd i jämna 12-delar men verksamheten startades först upp i maj. Diff Bud-Prog % Patient/trafikantavgifter 1,9 1,7 0,3 15,8% 2,5 2,5 0,0 0,0% Försäljning av varor och tjäns 1 250, ,6 21,5 1,8% 1 843, ,6-14,6-0,8% Bidrag och övriga intäkter 12,7 7,3 5,4 74,5% 10,9 16,1-5,2-47,8% Verksamhetens intäkter 1 264, ,5 27,2 2,2% 1 856, ,2-19,8-1,1% Lönekostnader -427,5-432,1 4,6-1,1% -649,9-635,8-14,1 2,2% Arbetsgivaravgifter och pensio -190,3-203,0 12,7-6,2% -307,6-302,7-4,9 1,6% Övriga personalkostnader -1,8-2,2 0,4-19,1% -3,3-3,1-0,2 6,3% Kostnader för inhyrd personal -14,8-18,9 4,2-22,0% -28,4-28,4 0,0 0,0% Material och tjänster -120,9-125,8 4,9-3,9% -188,7-186,6-2,1 1,1% Läkemedel 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Fastighetskostnader -314,8-289,9-24,9 8,6% -433,2-443,3 10,1-2,3% Övriga omkostnader -167,1-117,0-50,1 42,9% -175,2-255,3 80,1-45,7% Verksamhetens kostnader , ,8-48,3 4,1% , ,1 68,8-3,9% Avskrivningar -13,0-12,8-0,2 1,2% -19,2-19,2 0,0 0,0% Verksamhetens nettokostnader 14,6 35,8-21,3-59,3% 50,8 1,8 48,8 96,0% Resultat före finansiella poster 14,6 35,8-21,3-59,3% 50,8 1,8 48,8 96,0% Finansiella intäkter 0,6 0,1 0,5 369,3% 0,2 0,6-0,4-201,8% Finansiella kostnader -2,4-2,7 0,3-11,6% -4,0-4,0 0,0 0,0% Finansnetto -1,8-2,6 0,8-31,3% -3,8-3,4-0,4 10,4% Resultat efter finansiella poster 12,8 33,3-20,5-61,5% 47,0-1,6 48,6 103,4% Resultat 12,8 33,3-20,5-61,5% 47,0-1,6 48,6 103,4% I utfallet för material och tjänster är 90,2 Mkr inköp av varor och material för affärsområde Måltider. Även här ligger budget i jämna 12-delar men sommaren innebär lägre inköpskostnader. Avvikelsen per augusti visar +3,7 Mkr för affärsområde Måltider. Fram till juni har utfallet för materialinköp för affärsområdet legat i nivå med budget. Sida 15 av 33

16 Avvikelsen för fastighetskostnader beror på ökad efterfrågan i investeringsuppdrag, planerat underhåll samt ökade beställningar av verksamhetstekniska tjänster. Denna kostnadsökning motsvaras av ökade intäkter. I budget 2017 ingår 53,8 Mkr ej godkända kostnadsökningar samt 14,2 Mkr kostnader som uppstod under senare delen av 2016 och inte finns med i budgetunderlaget. Budgetmässigt ligger dessa under rubriken Övriga omkostnader. Detta förklarar de mesta av avvikelsen. Resultatutveckling Regionservice Diagrammet visar ackumulerat utfall för 2016 och 2017 samt budget 2017 Utfall jämfört med motsvarande period föregående år Ackumulerat utfall per augusti 2017 är 25,1 Mkr bättre än föregående år. Bidragande orsaker är ökade parkeringsintäkter, besparingar och effektiviseringar, vakanta ej tillsatta tjänster, att koncernen ersätter en del av resultatkravet 2017 samt att ersättning för NSX-omkostnader bokats upp löpande under Verksamhetens kostnader inklusive avskrivningar (bruttokostnaden) är per augusti 1 250,2 Mkr. Det är en ökning med 102,6 Mkr (8,9 %) jämfört med samma period förra året. 35 Mkr av ökningen består av ökad efterfrågan inom investeringsuppdrag, planerat underhåll och verksamhetstekniska tjänster, 24 Mkr beror på Servicevärdarna som successivt startade upp verksamhet under 2016 och 20 Mkr på att centrallagret flyttats över till Regionservice under Andra bidragande faktorer är succesivt införande av logistikkoncept, ökade kostnader inom affärsområde Måltider samt ökade kostnader för bevakning i Malmö, Helsingborg samt inom rättspsykiatrin. Resultat per division inom Regionservice REGIONSERVICE (Mkr) Ack aug 2017 Helår 2017 Utfall Budget Avvikelse Budget Prognos Avvikelse Division FM 0,0 26,4-26,4 37,9-14,2-52,1 Division Kundansvar 4,2 0,2 4,0 0,0 3,0 3,0 Huvudkontor 8,6 6,7 1,9 9,1 9,6 0,5 Totalt Resultat 12,8 33,3-20,5 47,0-1,6-48,6 Sida 16 av 33

17 Personalkostnad och kostnad för inhyrd personal Analys av utveckling, beskrivning av stora förändringar. Beskrivning och analys inom respektive område. Analysera även utveckling per yrkeskategori. (Se även avsnitt under attraktiv arbetsgivare) Detta är förvaltningens största enskilda kostnad. Kostnaderna, uppgår till 619,6 Mkr och utgör 49,5% procent av totalkostnaderna. Avvikelsen mot budget uppgår till +17,7 Mkr. Avvikelsen beror på vakanta ej tillsatta tjänster, effektiviseringar i verksamheten, restriktiv inställning till nyanställningar samt att budget inte exakt speglar fördelningen av uttag av semester under året. Jämfört med 2016 har personalkostnaderna ökat med 95,2 Mkr. Den stora ökningen beror på att lokalvården i Lund och Trelleborg togs över i egen regi samt att Servicevärdarna succesivt infördes under Övriga kostnader Analys av utveckling, beskrivning av stora förändringar (även en beskrivning i tabellform) Skånetekniks ökade kostnader innebär också ökade intäkter (investeringsuppdrag, planerat underhåll samt verksamhetstekniska tjänster). För Lokalvård och Måltider speglar de stora avvikelserna ej godkända kostnader i budget För Servicevärdarna är avvikelsen för övriga kostnader stor men har en motpost i ett överskott mot budget för personalkostnader (+ 4,9 Mkr). Verksamhetens kostnader (Mkr) mtp 1-3 exkl personal- och finansiella kostnader Ack Utfall Ack Budget Avvikelse Utfall/ Budget Skåneteknik -150,0-123,2-26,7 Skånetransport -118,2-120,1 1,9 Måltider -108,3-95,9-12,4 Verksamhetsstöd -84,9-84,1-0,8 Lokalvård -83,6-60,3-23,3 Skånetvätt -36,7-37,2 0,5 GSF Område Ekonomi -17,3-15,5-1,8 GSF Område HR -9,4-9,5 0,1 Huvudkontoret -9,1-8,1-1,0 Servicevärdar -7,1 0,5-7,6 Stab & Övergripande -2,9-4,7 0,6 Kundansvar -2,8-5,0 2,3 Servicepool -0,5-0,7 0,2 Totalt Regionservice -630,6-564,4-66,2 Tabell- Regionservice kostnader för perioden fördelade per verksamhetsområde Sida 17 av 33

18 Resultaträkning Regionfastigheter Resultaträkning motpart 1-3 (Mkr) Utfall Budget Diff Utfall-Budget Diff Utfall-Budget % Prognos Budget Diff Prog-Bud Diff Prog-Bud % Försäljning av varor och tjäns 1 305, ,8-41,1-3,0% 2 026, ,6 3,8 0,2% Bidrag och övriga intäkter 28,8 0,1 28, ,2% 13,5 0,1 13, ,2% Verksamhetens intäkter 1 334, ,9-12,4-0,9% 2 039, ,7 17,2 0,8% Lönekostnader -59,0-57,1-1,9 3,3% -89,1-89,6 0,6-0,6% Arbetsgivaravgifter och pensio -26,5-26,3-0,3 1,0% -40,4-41,3 0,9-2,2% Övriga personalkostnader -2,1-2,7 0,6-21,9% -4,3-4,1-0,2 4,1% Kostnader för inhyrd personal -3,4-2,0-1,4 70,0% -3,0-3,0 0,0 0,0% Köp av verksamhet 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Material och tjänster -0,2-0,1 0,0 23,5% -0,2-0,2 0,0 0,0% Fastighetskostnader -692,9-738,5 45,5-6,2% , ,6-8,8 0,8% Lämnade bidrag -2,8-0,1-2, ,3% -0,2-0,2 0,0 0,0% Övriga omkostnader -46,8-38,0-8,7 23,0% -69,7-57,0-12,7 22,2% Verksamhetens kostnader -833,8-864,9 31,1-3,6% , ,0-20,2 1,5% Avskrivningar -316,3-325,8 9,5-2,9% -484,0-488,6 4,6-0,9% Verksamhetens nettokostnader 184,5 156,3 28,2 18,1% 197,6 196,0 1,6 0,8% Resultat före finansiella poster 184,5 156,3 28,2 18,1% 197,6 196,0 1,6 0,8% Finansiella intäkter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Finansiella kostnader -108,9-114,1 5,3-4,6% -167,6-171,2 3,6-2,1% Finansnetto -108,9-114,1 5,3-4,6% -167,6-171,2 3,6-2,1% Resultat efter finansiella poster 75,7 42,1 33,5 79,6% 30,0 24,8 5,2 21,0% Resultat 75,7 42,1 33,5 79,6% 30,0 24,8 5,2 21,0% Regionfastigheters resultat per augusti uppgår till 75,7 Mkr, vilket är 33,5 Mkr bättre än budget. Prognos för helåret beräknas till 30,0 Mkr, vilket överstiger förvaltningens årsbudget och resultatkrav med 5,2 Mkr. Prognosförändringen beror på att kapitalkostnaderna bedöms understiga budget på grund av försenade projektavslut. Resultatutveckling Regionfastigheter De största avvikelserna mellan ackumulerat utfall och budget är: Kapitalkostnaderna är 14,8 Mkr bättre än budget. Avvikelsen beror dels på försenade projektavslut och dels på att budget är periodiserad i tolftedelar medan utfallet för projekt som avslutas under året belastar resultatet under senare delen av året. Kostnader för fastighetsdrift är 6,7 mkr lägre än budget, vilket framförallt beror på lägre utfall för kostnader för snö- och halkbekämpning samt felavhjälpande underhåll. Lägre inhyrningskostnader än budget förbättrar resultatet med 5,4 Mkr, vilket beror på att en del hyreskontrakt har kontraktsstart under mitten av året medan budget är periodiserad i tolftedelar. Sida 18 av 33

19 Planerat underhåll ligger under budget med 5,3 Mkr, detta kommer att arbetas upp under året. Mediakostnader överstiger budget med 0,8 Mkr. I utfallet ingår en kreditering från Eon på 1,3 Mkr avseende feldebitering från 2016 fram till början av detta år, vilket innebär att bruttoavvikelsen avseende mediaförbrukning är -2,1 Mkr. Budget motsvarar måltalet för 2017 som är 208 kwh/kvm. Trots minskad förbrukning under början av året finns det ett gap mellan verklig förbrukning, som i juli var 218 kwh/kvm, och måltal. Kostnader i samband med problem med otjänligt vatten i Lund belastar hittills Regionfastigheters resultat med 3,7 Mkr. En händelseanalys är genomförd, som visar att ett underhållsarbete på VA Syds ledningssystem orsakade kontamineringen av dricksvattnet. Regionfastigheter kommer att ställa ett skadeståndsanspråk till VA Syd. Division mkr Ack Utfall Ack Budget Avvikelse Utfall/ Budget Budget 2017 Prognos 2017 Avvikelse Prognos/ Budget 1 Ledning och Stab -32,3-25,0-7,4-40,0-51,8-11,8 2 Division Förvaltning 98,0 60,0 38,0 55,1 70,9 15,8 3 Division Byggprojekt 8,5 5,0 3,5 7,3 9,5 2,2 4 Division Affärsutveckling 1,9 2,1-0,2 2,4 1,4-1,0 8 Projekt -0,3 0,0-0,3 0,0 0,0 0,0 Totalt Regionfastigheter 75,7 42,1 33,5 24,8 30,0 5,2 Tabell - Resultat per division inom Regionfastigheter Personalkostnad och kostnad för inhyrd personal Analys av utveckling, beskrivning av stora förändringar. Beskrivning och analys inom respektive område. Analysera även utveckling per yrkeskategori. (Se även avsnitt under attraktiv arbetsgivare) Personalkostnaderna inom Regionfastigheter uppgår till 87,6 Mkr, vilket är 1,6 Mkr högre kostnader än budgeterat. Personalkostnaderna motsvarar 7 procent av de totala kostnaderna inom förvaltningen. De största orsakerna till budgetavvikelsen är: Lönekostnader avseende resurskontrakt i NSX-projekten kostnadsfördelas till Regionfastigheter innan de bokförs över till bygginvesteringar eller återsöks från HSN (pott för allmänna omkostnader). Hanteringen har ingen resultateffekt för Regionfastigheter och är inte budgeterad (ökade personalkostnader). Övergång från konsulter till anställd personal i de stora byggprojekten tar längre tid än planerat på grund av svårigheter att rekrytera framförallt projektledare men även lokalplanerare (minskade personalkostnader). Enhet/Division Ack utfall Ack budget Avvikelse Ledning och Stab 17,1 16,7 0,4 Division Förvaltning 17,3 17,5-0,2 Division Byggprojekt 26,4 30,4-3,9 Divison Affärsutveckling 20,1 21,4-1,4 Resurskontrakt 6,7 0 6,7 Total 87,6 86,0 1,6 Tabell: Personalkostnad per enhet/division inom Regionfastigheter Sida 19 av 33

20 Övriga kostnader Analys av utveckling, beskrivning av stora förändringar (även en beskrivning i tabellform) Regionfastigheters bruttokostnadsutveckling efter augusti är 2,9%, budget är 2,8% och prognos 3,9%. Anledningen till den ökade kostnadsutvecklingen i prognosen är att resurskontrakt i NSX-projekten kostnadsfördelas till Regionfastigheter (se ovan under Personalkostnad), detta utgör en procentenhet av utvecklingen. Hanteringen av resurskontrakt är inte budgeterat men ingår i prognos och utfall. Utfall aug 2017 Utfall jul 2017 Utfall jun 2017 Utfall maj 2017 Utfall apr 2017 Budget 2017 Prognos ,9% 2,7% 2,0% 2,0% 2,3% 2,8% 3,9% Tabell - Bruttokostnadsutvecklingen inom Regionfastigheter De totala kostnaderna inom Regionfastigheter uppgår till Mkr. Den största kostnadsposten är kapitalkostnader (avskrivningar och ränta), vilken utgör 33%. Andra stora poster är kostnader för externa lokaler (inhyrningskostnader) som utgör 28%, kostnader för fastighetsdrift och -underhåll 13% samt media 12%. Personalkostnader 7% Övriga kostnader 7% Media 12% Kapitalkostnader 33% Fastighetsdrift och - underhåll 13% Inhyrningskostnader 28% Bild: Kostnader, Regionfastigheter Kapitalkostnaderna kommer att öka de närmaste åren, vilket hänger ihop med de stora bygginvesteringar som Region Skåne genomför. Kapitalkostnaderna 2017 beräknas bli 9,6% högre jämfört med förra året. Mediakostnaderna för 2017 beräknas bli 2,8% lägre än Regionfastigheter genomför energieffektiviserande åtgärder och investeringar som börjar ge utdelning. Under året har energiförbrukningen minskat varje månad. Rullande 12-månaders förbrukning för juli är 218 kwh/kvm, i december var motsvarande förbrukning 230 kwh/kvm. Måltalet för 2017 är 208 kwh/kvm. Sida 20 av 33

21 Åtgärder för att sänka kostnadsutveckling samt för ekonomi i balans Redovisa under året vidtagna åtgärder för att sänka kostnadsutvecklingen i Region Skåne samt åtgärder för en ekonomi i balans. Ge konkreta exempel. Beskriv även orsak till eventuell avvikelse i åtgärder. Redovisning av åtgärder ska göras för respektive område. Beskriv även vad man tror framöver. Regionservice Handlingsplaner, för att minska det ekonomiska underskottet, finns framtagna och omfattar 4 fokusområden. Förvaltningen jobbar med målsättningen att dessa ska kunna ge en effekt motsvarande cirka 55 Mkr, Mycket av handlingsplanerna tar sin utgångspunkt i kostnadsreducerande åtgärder. I kombination med ökade intäkter har förvaltningen förbättrat det prognostiserade resultatet med 25,9 Mkr. Åtgärdsplan 1 Det pågår ett arbete med åtgärdsplaner för att nå en ekonomi i balans, genomförs en genomlysning av Regionservice följsamhet till beslutade krav, volymer och servicenivåer samt till faktiskt resursutnyttjande och kostnadseffektivitet avseende främst bastjänster inom följande prioriterade verksamhetsområden: Lokalvård Transporter Måltider Genomlysningen syftar även till att skapa förutsättningar för att hämta hem de verksamhetsmässiga effekterna av kommande CAFM-lösning samt till att tydliggöra signifikanta skillnader mellan Regionservice uppfattning och verksamheternas förväntningar avseende tjänsternas innehåll, omfattning och utförande. Lokalvård - Genomlysningen genomfördes under våren, perioden mars-juni Resultatet dokumenterades i en slutrapport som överlämnades till Regionservice ledningsgrupp under juni 2017, för fortsatt hantering. Slutrapporten innehåller bland annat rekommendationer som syftar till en förbättrad följsamhet till beslutade krav samt till ett förbättrat resursutnyttjande och i förlängningen till en förbättrad kostnadseffektivitet avseende främst personalkostnader. Transporter - Genomlysningen startades under juni 2017 och beräknas vara slutförd under oktober Måltider - Genomlysningen kommer att starta under september 2017 och beräknas vara slutförd under november Åtgärdsplan 2 Målsättningen med åtgärdsplan 2 var att: göra en tydlig uppföljning av externa avtal kunna ge en tydlig bild av vilka extra tjänster respektive kundförvaltning beställt samt hanteringen av dessa beställningar Man har arbetat med hela lokalvårdens område med allt från bemanning/ schema optimering och hur materialförsörjningen ska se ut på kort och på lång sikt. En uppdateringar av ytor och vilka tjänstenivåer som ska utföras på dessa är genomförd på samtliga sjukhusområde. Schemaläggning och optimering pågår och beräknas vara klar 1 oktober. Sida 21 av 33

22 En uppföljning av externa avtal är genomförd. Åtgärdsplan 3 Regionservice målsättning är att genomföra en kostnadseffektiv måltidsförsörjning inom Region Skåne utan att kompromissa med patientens näringsbehov eller med måltidsupplevelsen. Insatser är påbörjad för att nå ett mer likriktat sortiment av beställningsbart livsmedel och därigenom nå ökad kostnadseffektivitet. Inom ramen för måltidsförsörjningen är ett koncernövergripande matsvinnprojekt påbörjad. Utvärdering och förändringar i befintligt utbud gällande café- och restaurangverksamhet är påbörjad under perioden. Åtgärdsplan 4 Målet med åtgärdsplanen är att reducera personalkostnader genom att följa upp och säkerställa att valda aktiviteter följs och ger den effekt som krävs. Under våren införde Region Skåne ett anställningstak, som baserades på januari månads antal anställda AOH 2. För att säkerställa detta anställningstak och för att komma tillrätta med ekonomi i balans infördes HR-direktiv med bland annat anställningsprövning. Anställningstaket är fördelat ner på affärområdesnivå och följs upp varje månad av ansvarig affärsområdeschef. Per 31/8 är antalet anställda AOH 19 färre i förhållande till det anställningstak som har tilldelats. Enligt direktiv fick inte AOH timlön samt AOH mertid öka som följd av att Anställda AOH minskade under 2017, d.v.s. sammanslaget skulle det vara en minskning. Vid kontroll av de första sex månaderna så ser man att jämfört med januaris siffror så har AOH för timlön och AOH mertid från jan-juni minskat med 0,6 respektive 2,9. Detta innebär att Regionservice håller sig inom angiven ram även om man tittar enskild på AOH timlön samt AOH mertid. Hittills har utfallet för maj respektive juni blivit lägre än lagd prognos, vilket bådar gott för att resultatet ska bli bättre på sikt. I juni månad blev resultatet 100 anställda AOH lägre än lagd prognos. Ledningsgruppen har fått en tydlig bild av läget när det gäller Regionservice ledarskap. Flera individuella handlingsplaner är skapade för uppföljning av respektive chefs chef. Åtgärdsplaner Åtgärdsplan 1 - interna jämförelser / generella besparingar Prognos effekt helår 2017 Beräknad kostnadsreduktion och intäktsförstärkningar enligt beslutade åtgärdsplaner 2017 Intäkts- Kostnadsreduktioförstärkning Totalt Kostnadsreduktion Intäktsförstärkning Totalt Åtgärdsplan 2 - Lokalvård Åtgärdsplan 3 - Måltider Åtgärdsplan 4 - HR direktiv SUMMA AOH = Anställda omvandlade till heltid Sida 22 av 33

23 Regionfastigheter Regionfastigheters ekonomi är i balans. Prognosticerat resultat för helåret är 30,0 Mkr, vilket är 5,2 Mkr bättre än årsbudget och resultatkrav för Kapitalkostnaderna beräknas understiga budget beroende på försenade projektavslut. Generell återhållsamhet avseende rekryteringar, konsulttjänster och övriga köpta tjänster gäller för förvaltningen. Nyckeltal Beskriv och analysera orsaker till utveckling av relevanta nyckeltal. (Om möjligt) Verksamhet Ack Utfall Ack Utfall Bokslut 2016 Prognos 2017 Mål 2017 Andel miljödrivmedel 51,8% 73,8% 73,8% 78,0% 78,0% Andel miljöfordon 96,6% 97,4% 97,2% 98,0% 98,0% Leveransgrad tvätt 98,3% 95,2% 98,3% 99,0% Kostnad per ton tvätt 17,9 tkr/ton 18,1 tkr/ton 17,3 tkr/ton - - Verksamhetsnyckeltal Regionfastigheter Ack utfall Ack utfall Bokslut 2016 Prognos 2017 Mål 2017 Planerat underhåll, kr/kvm Drift, tillsyn och skötsel samt felavhjälpande underhåll, kr/kvm Energiförbrukning kwh/kvm (ack utfall ) Sida 23 av 33