Servicenämndens yttrande Utifrån regionstyrelsens planeringsdirektiv med preliminär budgetram inför beslut om verksamhetsplan och budget

Transkript

1 Datum Servicenämndens yttrande Utifrån regionstyrelsens planeringsdirektiv med preliminär budgetram inför beslut om verksamhetsplan och budget

2 Region Skånes gemensamma målkarta Region Skånes löfte till medborgarna Region Skåne finns till för dig som bor och verkar i Skåne. Vår verksamhet bygger på hög service och hållbar utveckling. Vi arbetar för en välfungerande sjukvård och kollektivtrafik, en innovativ regional utveckling och ett rikt kulturliv. Alla nämnder har i uppdrag, enligt reglementet, att arbeta med att utveckla medborgarkontakterna genom olika former av medborgardialog. Hur ska nämnden utveckla detta arbete under ? Servicenämnden har ingen angiven uppgift i reglementet. Nedbrytning av Region Skånes strategiska mål Nämnden ska nedan, och med beaktande av de ekonomiska förutsättningar och föreslagna regionbidrag som beskrivs i direktivets Ekonomiska avsnitt, riskbedöma (enligt given riskbedömningsmodell, se längst bak i mallen) och beskriva det egna arbetet utifrån Region Skånes övergripande mål. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Inom ramen för nämndens ansvarsområde innebär ovan strategiska mål en nedbrytning i följande delmål: Servicenämnden tolkar målet genom att fortsätta arbetet med att skapa en serviceorganisation som succesivt utvecklas till att bli en bättre partner för vården. Delmål för 2018 är att fortsätta digitaliseringen. Detta görs genom införande av en gemensam IT-lösning som stöd för Regionservice tjänster och arbetssätt. Införandet bidrar till att uppnå de övergripande målen: Bättre översikt och kontroll på utrustning Tydligare återkoppling och uppföljning Större transparens och effektivitet. Den fortsatta utmaningen blir att driva utvecklingsprojekt samt att implementera ny arbetsmetodik. Fokus krävs också på etablering av en långsiktig tjänsteplanering med tillhörande leveransuppföljning utifrån överenskomna volymer och kvalitetsnivåer. Detta förutsätter ett etablerat SLA - serviceöverenskommelse med Regionservice kunder/förvaltningar/bolag. Nämndens möjligheter att utifrån ekonomisk ram med föreslagna regionbidrag , uppnå det strategiska målet (genomför en riskbedömning med beskrivning av sannolikhet för att inte uppnå målet och konsekvensen av att inte göra det) Servicenämnden har i beslut fastställt verksamhetsplan och budget för Regionservice för Den verksamhetsidé som planen utgår ifrån är En bättre partner för vården. Verksamhetsidén ska fortsätta Med väl genomtänkta och genomförda tjänster ska Regionservice bidra till att skapa en god vård och ett mervärde för främst vården. Respektive tjänsteområde kommer att fortsätta att standardiseras för att få en mer enhetlig leverans oavsett var inom Region Skåne leveransen sker. Arbetet sker tillsammans med vårdförvaltningarna för att fortsätta identifiera och hitta lösningar på vilket sätt Regionservice kan bidra till att skapa mer tid för vård för vårdpersonalen. Syftet är att fortsätta utvecklingen under Regionservice har behov av digitala lösningar- och informationssystem för att kunna vara en bättre partner för vården. Befintliga system stödjer inte processinriktad organisation och leverans, och är byggda för en betydligt mindre verksamhetsvolym, där varje uppskalning blir mycket kostsam och tidskrävande. Svårigheter att i befintliga system få fram aktuell data för rätt plats i rätt tid, skapar onödiga fördröjningar på möjliga åtgärder och svårigheter 2

3 att koppla åtgärd till effekt. Under 2018 avser Regionservice fortsätta arbetet med att införa ett systemstöd som tillgodoser hela verksamheten, tillhandhåller rätt uppföljning och rapporter och kommunicerar väl med övriga system inom Region Skåne. Inom de administrativa tjänsterna sker en utveckling mot ökad automatisering. Initialt handlar det om att bygga upp kunskap för detta, vilket kommer att fortsätta Därigenom kan fortsatt tillvaratagande av kreativitet och innovationskraft ske. Riskbedömning: 6, kännbar, mindre sannolik. Servicenivån måste balanseras med tillgängliga ekonomiska resurser. Det beskrivna behovet av digitalisering är en utveckling som gynnar Region Skånes ekonomi på sikt i form av betydligt förbättrade informationsflöden. Härigenom bedöms effektiviseringar uppstå. 3

4 En drivande utvecklingsaktör Inom ramen för nämndens ansvarsområde innebär ovan strategiska mål en nedbrytning i följande delmål: Servicenämnden tolkar målet på så sätt att verksamheten inom nämndens ansvarsområde ska fortsätta utvecklingsarbetet med att frigöra mer tid för vården så att denna i högre grad kan sköta vårdrelaterade uppgifter. Inom ramen för nämndens ansvar finns det fortfarande behov av att utveckla IT-stödet under Vidare finns behov av att ytterligare kunna samordna leveranser inom ramen för FM (Facility Management). Kundcenter fortsätter sin utveckling att bli en än tydligare ingång för kunderna inom allt fler områden. De administrativa tjänsterna är ett utvecklingsområde som i än högre utsträckning kan bli en del i att frigöra mer tid för vården. Ökad automatisering är ett sätt att fortsätta denna utveckling. Servicenämnden har ansvar för upphandlingar inom sitt ansvarsområde. Upphandlingarna drivs utifrån att säkra en kvalitativ och robust verksamhet. Sociala krav, miljökrav och möjliggörande för små och mindre företag att lämna anbud ska vara utgångspunkten i upphandlingsarbetet. Nämndens möjligheter att utifrån ekonomisk ram med föreslagna regionbidrag , uppnå det strategiska målet (genomför en riskbedömning med beskrivning av sannolikhet för att inte uppnå målet och konsekvensen av att inte göra det) Riskbedömning 6, kännbart, mindre sannolikt. Servicenivån måste balanseras med tillgängliga ekonomiska resurser. Särskild frågeställning till samtliga nämnder: Hur ska verksamheten arbeta för att nå Region Skånes klimatmål? Att ta hänsyn till miljön, klimatet och naturen är en förutsättning för att Regionservice ska utvecklas i en hållbar riktning. Regionservice stödjer arbetet för att minska miljö- och klimatpåverkan och följer det politiskt beslutade miljöprogrammet som ska stärka och utveckla det interna miljöarbetet. Regionservice, som driver ett flertal miljöpåverkande verksamheter, har ett stort ansvar att ligga i framkant att följa Region Skånes miljöprogram och styrande dokument. Fokusområden för det kommande verksamhetsåret är att bidra till fossilbränslefri verksamhet, hälsosam miljö och hållbar resursanvändning. 4

5 Attraktiv arbetsgivare Inom ramen för nämndens ansvarsområde innebär ovan strategiska mål en nedbrytning i följande delmål: Servicenämnden ser två delmål inom ramen för attraktiv arbetsgivare: Minskade sjuktal Fortsatt förbättrade resultat i medarbetarundersökningen Regionservice arbetar aktivt för att båda delmålen genom fokus på att öka förståelsen både för uppdraget och för genomförande av arbetet. Serviceutbildningen En bättre partner för vården-från ord till handling! är genomförd för alla anställda. Den påbörjade implementeringen av värdegrundsarbetet fortsätter med särskilt fokus på attityder och beteenden. Målet är att alla ska känna till Regionservice breda kompetens, att kunna möta vårdens behov och att varje enskild medarbetare ska vara medveten om sin viktiga del i helheten. Alla ska kunna känna en stolthet i att vara en del av Region Skåne och att tillhöra Regionservice. Bra kommunikation, uttalad servicekänsla och en vilja att göra skillnad varje dag är grundpelare för att nå målen. Målet att öka frisktalen nås bland annat genom förebyggande hälsoarbete i det systematiska ledningsarbetet. Regionservice har ett antal olika aktiviteter för att främja kompetensutveckling och kompetensförsörjning. Detta sker bland annat genom struktur för interna karriärvägar, arbete med multiskilling genom servicevärdar och etablering av servicepool. Därutöver arbetas det aktivt med chefsutveckling i form av ledarforum, förändringsledning, utbildningsinsatser samt arbete med kompetensgrupper inom vissa områden. Nämndens möjligheter att utifrån ekonomisk ram med föreslagna regionbidrag , uppnå det strategiska målet (genomför en riskbedömning med beskrivning av sannolikhet för att inte uppnå målet och konsekvensen av att inte göra det) Servicenämnden anser att Regionservice fortsatt behöver utveckla arbetet med att skapa en gemensam servicekultur för att uppnå målen beträffande sjukfrånvaro och ett NMI värde på över 70 (NMI värde som är >70 = förändringskraft). Nämnden ser det angeläget att resurser är tillgängliga för att skapa en servicekultur där fallande sjuktal och ökad trivsel i forma av ökat NMI värde uppnås. Riskbedömning 6, kännbar, mindre sannolik. 5

6 Långsiktigt stark ekonomi Inom ramen för nämndens ansvarsområde innebär ovan strategiska mål en nedbrytning i följande delmål: Servicenämnden anser att kostnadsmedvetenhet föreligger för nämnden. Nämnden bidrar till kostnadsreducerande åtgärder över tid genom bland annat fortsatt utveckling av tjänsteleveranserna. Genom utveckling av IT stödet, arbete med ständiga förbättringar och en antagen handlingsplan för ekonomi i balans bedömer nämnden att kostnadsreduceringar uppstår för Region Skåne. Nämndens möjligheter att utifrån ekonomisk ram med föreslagna regionbidrag , uppnå det strategiska målet (genomför en riskbedömning med beskrivning av sannolikhet för att inte uppnå målet och konsekvensen av att inte göra det) Beräknade behov (gamla och nya) År 2018 Förslag regionbidrag Diff regionbidrag och behov Hur ska detta hanteras och om nödvändigt prioriteras? År 2019 Planeringsdirektivet anger ett resultatkrav för Servicenämnden på 71,8 Mkr. Det är därmed ett oförändrat resultatkrav jämfört med Regionservice del av det totala resultatkravet 2017 motsvarar 47,0 Mkr. Servicenämnden föreslår resultatkrav på 20,0 Mkr för Regionservice inför Riskbedömning: 12, kännbar, sannolik. Resultatkravet påverkar helheten för Servicenämnden RESULTATKRAV Budget 2016 Förslag 2017 Budget 2017 Förslag 2018 Patientavgifter 11,0 11,0 11,0 11,0 Överskott parkeringsavgifter 11,0 14,0 14,0 14,0 Bårhusavgifter 6,6 0,0 0,0 0,0 Del av lägre hyra pga räntesänkning 9,6 0,0 9,6 0,0 Anslag fordon fossilfritt bränsle -2,0-2,0-2,0-2,0 Ekologiska livsmedel -2,0-3,0-3,0-3,0 Övertagande av lokalvård i egen regi -2,2 0,0 0,0 0,0 Regionserviceutbildning -0,5-0,5-0,5 0,0 Effektivisering 5,5 0,0 17,9 0,0 TOTALT 37,0 19,5 47,0 20,0 Del av lägre hyra pga. räntesänkning borde justerats inför budget 2016 vilket gjordes i hyresmodellen. Andelen närproducerade och/eller ekologiska livsmedel ska uppgå till minst 60 procent av den totala livsmedelsbudgeten år 2018 och minst 70 procent år 2020 (utdrag ur miljöprogram ). Servicenämnden gör bedömningen att merkostnaden, för att uppnå mål i miljöprogrammet uppgår till 3,0 Mkr. 6

7 Ekonomiska ramar och regionbidrag Här finns möjlighet att, utöver vad som framkommer i nämndens svar, lämna yttrande på föreslagna ekonomiska ramar. Servicenämnden anser att behovet av ett utvecklat IT-stöd inom nämndens ansvarsområde är påtagligt varför detta behöver prioriteras. Nämnden anser inte att den i planeringsdirektivet föreslagna nivån på Servicenämndens avkastningskrav är ändamålsenlig. Med nuvarande ersättningsmodell för nämndens tjänster bidrar ett högt avkastningskrav varken till en positiv incitamentsstruktur i serviceverksamheten eller till ett effektivt resursutnyttjande totalt sett. Investeringsram Nämndens yttrande om investeringsramar och hur föreslagna ramjusteringar kan hanteras. (Avser berörda nämnder.) Investeringar i utrustning som är knutna till NSX tas upp som investering inom respektive NSX-projekt. I de fall utrustningen kommer att nyttjas av Regionservice är det Regionservice som i framtiden får bära kapitalkostnaderna. Rutinen hanteras inom respektive NSX-projekt Förslag till förändringar Följande lokaler vid vårdavdelning, mottagning och motsvarande, vilka i dagsläget administreras genom vårdförvaltningarna (gäller vid de flesta vårdförvaltningarna) föreslås ansvarsmässigt ekonomiskt och verksamhetsmässigt att överföras till Regionservice FM som hyresgäst. Vårdavdelningskök för patienter Lounge Hämta-Lämna ytor, Planförråd, vad gäller materielleveranser eller motsvarande FM-anknutna förråd direkt i vården Just-in-time skåp (fast monterade) Miljörum såväl lokalt som centralt placerade vid respektive sjukhusområde Utifrån framtagen lista finns ytterligare tydliggörande kring dels ovanstående lokaler, dels lokaler som inom aktuell sfär redan hanteras av Regionservice FM respektive bör stanna kvar inom vårdverksamheten. Kommenterad [BNS1]: Denna text var med i förra årets planeringsdirektiv. Är den fortfarande aktuell? 7

8 Intern kontroll och riskbedömning av måluppfyllelse Den interna kontrollen är en viktig del i att styra och följa upp verksamheten. Intern kontroll handlar om kvalitet, styrning och ytterst om att undvika risker, vilka kan hindra Region Skåne från att uppnå sina mål. Riskbedömning innebär en kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/konsekvenser och sannolikhet/ risk i processer, rutiner och system. I riskbedömning ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten ger en beskrivning av risk och väsentlighet. OBS! I riskbedömningen av att nämnden inte uppfyller Region Skånes strategiska mål är det måluppfyllelsen som helhet, inte för enskilda delmål eller uppföljningsindikatorer, som ska bedömas. Konsekvens 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Sannolikhet Konsekvens: 1 Försumbar är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne 2 Lindrig uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 4 Allvarlig är så stor att fel inte får inträffa Sannolikhet: 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå Risk- och väsentlighetsbedömning: 1-3: Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 4-8: Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs 9-12: Reducera riskerna! Åtgärdas. Bör tas med i internkontrollplan : Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna 8