Fastighets- och servicenämnden

Transkript

1 Fastighets- och servicenämnden Regionservice Anders Forsell FM-chef BESLUTSFÖRSLAG Datum (5) Investeringsmedel för anpassning mottagningskök/ avdelningskök Ordförandens förslag föreslår regionstyrelsen följande 1. Regionstyrelsen beslutar om medelstilldelning med 5,5 miljoner kronor för planering för införande av måltidsstandard på sjukhusområdena i Malmö, Lund, Landskrona, Orup och Trelleborg, för pilotprojekt måltidsstandard samt planering av mottagningskök/avdelningskök. Sammanfattning Utifrån Matvisionen Matlandet Skåne arbetades regiongemensam standard för patientmåltider fram. beslutade att den regiongemensamma standarden för patientmåltider införs. Nästa steg av införandet av ny måltidsstandard består av: Planering för att införa måltidsstandard på sjukhusområden Malmö, Lund, Landskrona, Orup och Trelleborg. Pilotprojekt måltidsstandard. Planering av mottagningskök/avdelningskök. Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Måltidsfrågorna har under senare år varit en viktig politisk fråga i Region Skåne. Sedan 2010 har följande beslut fattats av Regionstyrelsen som rör måltidsfrågor i : , 113, beslut att genomföra en förstudie för en hållbar kostprocess i. Postadress: S Malmö Organisationsnummer: Besöksadress: Dockplatsen 26, Malmö Telefon (växel): Internet:

2 Datum (5) , 31, Regionstyrelsens beslut att anta Matlandet Skåne - en vision för s verksamheter. Dokumentet är ett regionövergripande styrdokument , Regionstyrelsens beslut att ett av s egna produktionskök ska drivas som ett pilotprojekt för att komma närmare matvisionen , Regionstyrelsens beslut om medelstilldelning för nybyggnation av produktionskök på sjukhusområdet i Trelleborg , Regionstyrelsens arbetsutskott uppdrag till avseende Regiongemensam standard för patientmåltider i. Fastighets och servicenämnden: beslut om att föreslå Regionstyrelsen om medelstilldelning för nybyggnation av produktionskök på sjukhusområdet i Trelleborg beslut om Regiongemensam standard för patientmåltider. Den av fastighets- och servicenämnden beslutade måltidsstandarden anger nyckelfaktorer såsom utrustat produktionskök, lokalt lager, vårdavdelningens utrustning och informationssystem för att nå målen kopplade till matvisionen. Nu måste planeringen fördjupas för att kunna svara på investeringsbehov och genomförandeplan. Förväntad beslutsgång Maj 2013 Beslut i om medel för planering av mottagningskök/avdelningskök och pilotprojekt. Juni 2013 Beslut i Regionstyrelsen om medel för planering av mottagningskök/avdelningskök och pilotprojekt. Okt 2013 Beslut om medel för projektering av mottagningskök/avdelningskök och upphandling. Jan/Feb 2014 Beslut om medelstilldelning/igångsättning. I arbetet med att införa regiongemensam måltidsstandard för patientmåltider behöver organisationen kring måltiden utvecklas och vara en del i arbetet med framtagning av vårdnära tjänster för att frigöra vårdkompetens från servicearbete. Samordning mellan pilotprojektet måltidsstandard och projektet vårdnära tjänster måste ske i samarbete med vården.

3 Datum (5) Exempel på gränsdragningar mellan vård och service rörande måltider är förberedelse inför måltider, portionering av mat och diskhantering. Det är viktigt att frågorna hanteras i ett helhetsgrepp med andra servicetjänster. För att nå en optimal driftskostnad måste måltidsarbetet koordineras med exempelvis uppackning och leverans av varor, lokalvård, hantering returflöden och miljöstationer, beställning och administration av olika system för att uppfylla vårdens behov av servicetjänster. Rätt bemanning vid rätt tidpunkter måste klargöras. En utvecklad IT-lösning för måltidsbeställning och hantering av information kring måltiden är en nyckelfaktor som måste finnas framme innan start av nytt måltidssystem. En förändring av leveranskedjan, som beskrivs mer i detalj i regiongemensam standard för patientmåltider, är att avdelningspackningen sker på sjukhusområdet. Det effektiviserar transportarbetet genom att höja fyllnadsgraden i yttre vägtransport såväl som i inre trucktransport. Genom ett lokalt lager på sjukhusområdet kan flera fördelar uppnås; kortare tid från beställning till leverans, samlad leverans med övriga flöden, bättre utnyttjande av lokaler och hisskapacitet samt möjlighet till minskat svinn. Genom att skapa ett förbrukningsstyrt system med patientnära portionering från i huvudsak flerportionsförpackningar kan matsvinnet minskas vilket har en stor påverkan på kostnadsbilden samt resursanvändningen. Pilotprojekt Måltidsstandard Pilotprojektet måltidsstandard är planerat att ske i två delar. Den ena delen sker i ett av s kök för att kunna utveckla måltidskonceptet med olika typer av tester av utrustning och arbetssätt för att servera. Den andra delen genomförs på vårdavdelning med den utrustning som har visats sig lämplig från. Även studier av vilka behov av inredning och ytor som behövs behöver också göras. Parallellt med pilotprojektet måste en IT-lösning för måltidsbeställning och hur utbud och menyer ska presenteras definieras då det är långa ledtider på IT-utveckling. Planering för att införa måltidsstandard och mottagningskök/avdelningskök på sjukhusområden i Malmö, Lund, Landskrona, Orup och Trelleborg Beskrivning är gjord över vilka funktioner och moduler ett mottagningskök/avdelningskök med servering av måltider enligt måltidsstandarden behöver ha. Inom Malmö, Lund, Trelleborg, Landskrona och Orup rör det sig om cirka 120 avdelningar. Både fysisk utformning och standard skiljer sig mycket åt bland dessa kök. Många kök är små och har svårt att klara av rationell hantering av livsmedel och måltider. Eftersom förutsättningar att kunna anpassa mottagningskök/avdelningskök efter standarden ser olika ut är en kategorisering av köken gjord och en kostnadsberäkning genom en kalkylworkshop finns framtagen.

4 Datum (5) Kategorierna sattes till 1-3 där kök med kategori 1 har de utrymme som krävs för ny utrustning och mindre anpassningar i inredning och ytskikt behöver göras. Kök med kategori 2 kräver ombyggnationer för att få plats med ny utrustning och kök med kategori 3 kräver ny planlösning och eventuell utökning av ytor för att skapa utrymme för ny utrustning. Av de 120 avdelningsköken hamnade 45 stycken i kategori 3 och kostnaderna för ombyggnationer beräknades genom en kalkylworkshop till cirka 160 Mkr. Ombyggnationer behöver ske under löpande verksamhet och det bedöms inte realistigt att kunna göra det i denna omfattning ur praktiskt synvinkel. Frågan behöver utredas vidare. Genom pilotstudie ska frågor kunna besvaras om exakt vilken utrustning och hur utformning av de olika identifierade modulerna ska se ut. En prioritering av vad som är viktigast för att uppnå ett resultat så nära standarden behöver också göras och avvägas om accepterade avvikelser från standard för att minska byggåtgärder där det är motiverat. Ett viktigt test under pilotstudien som avgör mycket av de kommande byggåtgärderna är om dagens uppvärmning i kantinvagn och/eller brickdukad vagn kan användas med gott resultat även med ny form av matförpackning. Ja eller nej på denna fråga avgör takten för utbyte av ugnar och därmed byggprojektens omfattning. Via det prioriteringsresultat från pilotstudien kan varje fastighet analyseras utifrån vilka flöden som är prioriterade att uppnå. Varje avdelning blir ett unikt fall att studera, men så långt som möjligt införs en standard som framtidssäkrar fastigheten för flytt av avdelningar. Merkostnader i form av evakuering kan uppstå. Efter denna genomgång görs en prioritering där inte kompatibla avdelningar prioriteras. Fastighetsutvecklingsplanerna för de berörda sjukhusområdena behöver också studeras i detalj. Beroende på i vilket skick olika fastigheter är i och hur planen för huset ser ut kan också bedömning och handlingsplaner göras för hur måltidsstandarden kan införas. Det kan exempelvis innebära att i fastigheter som ska avvecklas eller på sikt helt byggas får tillfälliga lösningar för att klara nya måltidsstandarden göras. Det kan leda till sämre flöden med ökad driftskostnad som följd. I fastigheter som är strategiskt viktiga ska standarden införas så mycket det går. Måltidsstandarden har en viktig skillnad mot dagens centralkök i Lund och det som fattas är portionering på en färdigdukad bricka, retur av smutsig disk, central disk och vagnsdisk, samt rangeringsytor för vagnslösning. Eftersom vissa aktiviteter som idag sker centralt nu måste ske lokalt är vissa avdelningar ej kompatibla med den nya måltidsstandarden och kräver därmed ombyggnad i varierande omfattning. Om alla inte kompatibla avdelningar inte är färdiga vid tidpunkten för ny leveransmodell måste en back-up lösning för dessa avdelningar finnas på sjukhusområdena.

5 Datum (5) Ett projekt för att utrusta en lokal för central disk och central portionering måste pågå så länge det inte med säkerhet kan sägas att de ej kompatibla avdelningarna hinner bli färdiga i tid. Detta arbete måste omgående startas. Strategi för måltider till personal, anhöriga och besökare på sjukhusområdena behöver arbetas fram för att kunna planera vidare vilka lokalbehov och leveranskedjor som behövs. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Planeringsskedet ska klargöra investeringsbehovet. Resultatet från pilotprojektet för måltidsstandard kommer visa mer exakt om befintlig utrustning kan nyttjas och därmed minska behovet av ombyggnad på sjukhusområdena. Ambitionen i pilotprojektet är att hitta de prioriterade lösningarna för låg driftskostnad via rätt investeringsnivå i ändamålsenliga lokaler. Juridisk bedömning Samråd har skett med avdelningen för juridik som inte har några invändningar mot förslaget. Miljökonsekvenser Detta ärende leder den regiongemensamma standarden för patientmåltider framåt i en första del av Skåne. Standarden leder mot en mer hållbar resursanvändning. Effektiv produktion, effektiva transporter och verktyg för att minimera svinn är huvuddelar i standarden. Samverkan med berörda fackliga organisationer Samverkan har genomförts i Regionservice gemensamma samverkansgrupp. Uppföljning Uppföljning kommer att ske i samband med löpande verksamhetsbeskrivningar. Monica Ekström Ordförande Ingemar Nilsson Servicedirektör