Plan för intern kontroll Nämnd/Förvaltning/Bolag. Medborgarperspektivet 1. Nöjda medborgare

Transkript

1 Plan för intern kontroll Nämnd/Förvaltning/Bolag Medborgarperspektivet 1. Nöjda medborgare Verksamhetsperspektivet 2. En effektiv verksamhet med hög kvalitet Verksamhetsperspektivet 3. En drivande utvecklingsaktör Medarbetarperspektivet 4. Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare Medarbetarperspektivet 5. Verksamhet och resultat i fokus Ekonomiperspektivet 6. Långsiktigt stark ekonomi Attesthantering inkl. behörigheter Skattelagstiftning Fakturering Uppföljning av fastställd budget/plan Bisysslor Kompetensförsörjning Upphandling Verkställighet beslut P 13-16: Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna. 9-12: Reducera riskerna! as, bör tas med i internkontrollplan. 4-8: Håll under uppsikt! Uppmärksamhet krävs. 1-3: Inget agerande krävs! Vi accepterar riskerna.

2 Medborgarperspektivet 1. Nöjda medborgare 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Mål Region Skåne Förtroendet ska öka Den upplevda tillgängligheten ska öka Den jämlika och jämställda hälsan ska öka Medborganas makt ska öka Medborgarnas kännedom om Region Skåne och dess politiska ledning ska öka Medborgarnas kunskap om/deltagande i kulturlivet i Skåne ska öka Förtroendet ska öka Den upplevda tillgängligheten ska öka Den jämlika och jämställda hälsan ska öka. Medborganas makt ska öka Medborgarnas kännedom om Region Skåne och dess politiska ledning ska öka Medborgarnas kunskap om/deltagande i kulturlivet i Skåne ska öka NöjdSamarbetsIndexundersökning (NSI-2016) genomförd inklusive åtgärdsplan framtagna Trafikförsörjningsprogram beslutat med mål för ökad tillgänglighet Uppföljning enkät till samarbetspartner Årligen genomförd + handlingsplan Uppföljning: Program klart och beslutat Årligen Enheten för samhällsanalys Kollektivtrafikmyndigheten Utvecklingsdirektör Utvecklingsdirektör DR, ÅRR ÅRR gransking Inga åtgärder Inga åtgärder

3 Mål Verksamhet Uppföljning

4 Verksamhetsperspektivet 2. En effektiv verksamhet med hög kvalitet Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Mål Region Skåne Människor ska bemötas med respekt Patienternas makt ska öka Kunskapsstyrningen ska öka Produktiviteten ska öka Tillgängligheten ska öka Patientsäkerheten ska öka Bedriva en jämlik hälso- och sjukvård Människor ska bemötas med respekt Patienternas makt ska öka Mäts genom delfråga i NöjdSamarbetsInde x-undersökning (NSI-2016). Uppföljning enkät till samarbetspartners + handlingsplan Årligen Enheten för samhällsanalys Utvecklingsdirektör DR, ÅRR Samarbetspartnerna s helhetsbetyg för år 2015 blev 69 på en skala mellan 0 till 100. Det är en ökning med fyra betygsenheter jämfört med undersökningen Kunskapsstyrningen ska öka Produktiviteten ska öka Löpande och systematiskt utvecklingsarbete av rapporter och underlag Uppföljning utvecklingsarbete pågår Årligen Ledningsstab Utvecklingsdirektör DR, ÅRR I ny organisation är arbetet med internt utvecklingsarbete en prioriterad fråga.

5 Tillgängligheten ska öka Patientsäkerheten ska öka Bedriva en jämlik hälso- och sjukvård Mäts genom delfråga i NöjdSamarbetsInde x-undersökning (NSI-2016). Uppföljning enkät till samarbetspartners + handlingsplan Årligen Enheten för samhällsanalys Utvecklingsdirektör DR, ÅRR Positivt är att den upplevda tillgängligheten har fått betyget 73, vilket är en ökning med tre betygsenheter. Trots detta finns delar av tillgängligheten som kan förbättras. Av de fyra områdena som bygger upp helhetsvärdet var detta det område samarbetspartnerna gav oss bäst betyg. Mål Verksamhet Uppföljning

6 Verksamhetsperspektivet 3. En drivande utvecklingsaktör 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Mål Region Skåne Skåne ska vara Europas mest innovativa region 2020 Den kliniska forskningen ska öka Samspelet mellan olika samhällsaktörer, nationellt och internationellt, ska öka Kultur ska synliggöras för medborgarna inom Region Skånes samtliga verksamhetsområden Fritt från fossila bränslen 2020 Skåne ska vara Europas mest innovativa region 2020 Kontroll resurser finns för genomförande av beslutade aktiviteter Uppföljning internbudget Årligen Näringliv Utvecklingsdirektör DR, ÅRR Inga åtgärder. Den kliniska forskningen ska öka Samspelet mellan olika samhällsaktörer, nationellt och internationellt, ska öka Kultur ska synliggöras för medborgarna inom Region Skånes samtliga verksamhets områden

7 Fritt från fossila bränslen 2020 Kontroll att Region Skåne har ett långsiktigt engagemang i frågan: resurser för att arbeta med frågan Uppföljning internbudget Årligen Samhällsplanering Utvecklingsdirektör DR, ÅRR Inga åtgärder. Mål Verksamhet Uppföljning Ökade finansieringsmöjlig heter Kontroll att arbetet med intern samordning av EUprogram och projekt implementeras Avstämning med internt nätverk för projektledare Årligen Administrativ enhet Utvecklingsdirektör DR, ÅRR DR, ÅRR

8 Medarbetarperspektivet Kompetent 4. a, stolta 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Mål Region Skåne Region Skåne ska vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare Region Skåne ska vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare Mål Verksamhet Värdet på attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare i medarbetarundersök 2x2 Medarbetarenkät Årligen HR koncernkontoret Utvecklingsdirektör ÅRR ningen ska behållas (tidigare det dynamiska fokustalet). Resulat av Avvikelse, det dynamiska fokustalet har sjunkit något Handlingsplan tas fram för avdelningen samt för varje enhet.

9 Kompetenta medarbetare Kontroll att medarbetare med rätt kompetens för genomförande av uppdragen finns på plats 4x4 Uppföljning av behov personella resurser finns tillgängliga i förhållande till uppdragen Uppföljning chefer 3 tillfällen samt löpande Adminstrativa enheten Utvecklingsdirektör april, DR, ÅRR samt löpande vid behov Avvikelser identifierade Svårigheter att rekrytera samt behålla personal har fortsatt under året. Stora risker identifierade, t ex arbetsmiljö, kompetensbortfall, minskad effektiviter. Arbetet fortsätter under 2017 (se intern kontrollplan 2017)

10 Medarbetarperspektivet 5. Verksamhet och resultat i fokus Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Mål Region Skåne Ledarskapet ska vara gott och chefer ska utveckla verksamheten i dialog med medarbetarna Region Skåne ska vara en hälsofrämjande arbetsplats Samtliga verksamheter ska arbeta strukturerat med kompetensförsörjningsplaner Ledarskapet ska vara gott och chefer ska utveckla verksamheten i dialog med medarbetarna Ledarskapsprogram 2016 genomförs enligt plan (ingår 2x2=4 engagemang från medarbetarna) Uppföljning att ledarskapsprogram genomförs enligt plan 2016 Ledningsstab Utvecklingsdirektör ÅRR funna Inga åtgärder Region Skåne ska vara en hälsofrämjande arbetsplats Samtliga verksamheter ska arbeta strukturerat med kompetensförsörjningsplaner Skyddsronderna följs upp samt att handlingsplaner finns framtagna för relevanta områden se obligatorisk punkt kring administrativa kontroller Uppföljning handlingsplaner framtagna och åtgärder följs upp Årligen Administrativ enhet Utvecklingsdirektör DR, ÅRR funna Inga åtgärder

11 Mål Verksamhet Uppföljning

12 Ekonomiperspektivet 6. Långsiktigt stark ekonomi Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Mål Region Skåne Region Skånes resultat ska över en femårsperiod uppgå till minst två procent av de samlade intäkterna från skatt, kommunalekonomisk utjämning och generella statliga bidrag. Resultatet ska också årligen uppfylla det lagstadgade balanskravet. Investeringar i utrustning ska självfinansieras till 100 procent. Investeringar i fastigheter ska självfinansieras till minst 50 procent. Investeringar i tåg och bussar ska självfinansieras till minst 40 procent. Resultatmål enligt ovan Finansieringsmål enligt ovan Mål Verksamhet Följa upp projektportföljen med utökad frekvens 3x3=9 Öka frekvensen projektuppföljningar och efterföljande uppföljning med enhetschefer 4-5 uppföljningstillfällen GSF (Gemensam Service Funktion) GSF ÅRR Ingen ökad frekvens av de interna projektuppföljninga rna. 2 uppföljningar genomförda. Arbetet med projekt och interna projektuppföljninga r och behov av förbättringar kommer att diskuteras efter årsbokslut 2016 är avslutat. Uppföljning

13 Uppföljning

14 Administrativa kontrollområden Nämnd/Förvaltning/Bolag: 4 Allvarlig För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad 3 Kännbar riskbedömning göras för respektive obligatoriska kontollområde. 2 Lindrig Försumbar Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Kontroll att attester är korrekta och använts korrekt 1x2=2 Stickprovskontroll Årligen GSF GSF ÅRR eller vid avvikelse Inga åtgärder Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Kontroll att representation och =6 Stickprovskontroll Årligen GSF GSF moms utförs korrekt ÅRR eller vid avvikelse Sticksprovskontroll Utbildningsinsatser erna visar att samt framtagande reglerna inte alltid av interna efterlevs, i något fall tillämpning av saknas tillräckligt regionens riktlinjer. med uppgifter för Omfattande att i efterhand dokument inom bedöma kostnadens regionen behöver kontering och förenklas och korrekthet. tydliggöras för chefer medarbetarna vad som förväntas. Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Kontroll att fakturering utförs korrekt 1x2=2 Stickprovskontroll Årligen GSF GSF ÅRR eller vid avvikelse Inga åtgärder

15 Uppföljning av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Kontroller görs av verksamheten att verksamhetsplan =6 följs upp enligt plan och åtgärder vidtas Kontroll rapportering gjord till nämnd Årligen Ledningsstab Utvecklingsdirektör Kontroller görs av HR koncernkontoret 1x2=2 att riktlinjer för Stickprovskontroll Årligen HR koncernkontoret Utvecklingsdirektör bisysslor följs ÅRR eller vid avvikelse ÅRR eller vid avvikelse Inga åtgärder Kompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Kontroller görs av HR koncernkontoret =6 att aktuella planer finns. Kontroll planer för kompetensförsörjni ng finns Årligen HR koncernkontoret Utvecklingsdirektör ÅRR eller vid avvikelse Avvikelse, plan finns ej för avdelningen. Arbete med kompetensförsörjni ngsplaner försenat på grund av omorganisation. Arbetet återupptas under Upphandling följsamhet mot regler och riktlinjer Årlig avstämning av genomförda upphandlingar inom =6 verksamheten att Stickprovskontroll Årligen Adminstrativ enhet Utvecklingsdirektör interna riktlinjer följs ÅRR eller vid avvikelse Avvikelse funnen kring otillåten direktupphandling Utbildningsinsatser samt förtydligande av behörigehet att genomföra direktupphandlingar (färre kan besluta om direktupphandling). Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Uppföljning att tillämpning resepolicy för resor inom Sverige följs =6 Stickprovskontroll Årligen GSF Utvecklingsdirektör ÅRR eller vid avvikelse Inga åtgärder Uppföljning

16

17 Matris risk- och väsentlighetsbedömning 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 1 Försumbar - är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne Konsekvens / 1 Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå : Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna : Reducera riskerna! as. Bör tas med i internkontrollplan : Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs : Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå Kontrollmiljö regelverk, attityder, värderingar (integritet/etiska värden kompetenskrav styrelse/nämnder organisationsstruktur ansvar/befogenheter personalpolicy/regelverk). Riskanalys kartläggningsprocess med uppskattning/prioritering av väsentlighetsgrad/konsekvenser och sannolikhet/risk avseende måluppfyllelse, processer, rutiner och system. I riskanalysen ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. Kontrollaktiviteter identifieras genom systematiskt arbete med processer och rutiner som behövs för att uppnå målen, (förebyggande manuella/automatiska upptäckande manuella/automatiska). Med beaktande av rekommendationer från externa/interna ar. Information/Kommunikation alla delar av organisationen är delaktiga då den interna kontrollen är en integrerad del i ordinarie processer. Uppföljning rapportering ska göras i enlighet med plan eller vid behov och inkluderar en övervakning av vidtagna åtgärder, vid behov kompletteras planen.