God ekonomisk hushållning och intern kontroll

Transkript

1 God ekonomisk hushållning och intern kontroll Enligt kommunallagen ska mål och riktlinjer av betydelse för god ekonomisk hushållning anges. För Region att de övergripande målen som fullmäktige beslutar om i verksamhetsplan och budget ska leda till god eko hushållning. Det interna kontrollarbetet är integrerat med de ordinarie processerna för planering, genomförande och u obligatoriska verksamhetsmässiga kontrollområdena är desamma som de övergripande målen i verksamh budget. Därtill kommer ett antal obligatoriska administrativa kontrollområden som beskrivs inom ramen f och budgetprocessen och annan verksamhetsstyrning. Intern kontroll ingår som en del i regionstyrelsens uppsiktplikt och ska säkerställa: Ändamålsenlig och effektiv verksamhet Tillförlitlig ekonomisk rapportering Efterlevnad av gällande lagar och förordningar Intern kontroll påverkar alla delar av organisationen. Den är inte begränsad till uppföljning av ekonomi utan i av systemet för styrning och ledning. Process för intern kontroll Regionstyrelsen har utifrån sin uppsiktsplikt ett övergripande ansvar att säkerställa att en intern kontrollorga upprättas och utvecklas utifrån behov samt besluta om anvisningar. I planeringsdirektivet, som innehåller förutsättningar som vision, strategiska mål och preliminära ekonomiska förutsättningarna inklusive riskbedömning, integreras också de obligatoriska kontrollområdena. Nämnd/styr direktivet inkomma med yttranden till styrelsen. Processen för (och arbetet med) den interna kontrollen i Region Skåne är integrerad med processerna för pla och uppföljning. Logiken i det utvecklade systemet för intern kontroll är att para ihop mål med risker och risk kontroller baserat på en kartläggning och bedömning av riskerna. Mål och måluppfyllnad utgör viktiga kriteri innefattas i intern kontroll och styrning. De obligatoriska kontrollområdena är desamma som de övergripande målen i Region Skånes verksamhetspla Det ankommer på styrelse, nämnd, förvaltning och bolag att utifrån dessa mål utarbeta egna interna kontrol mål och aktiviteter som är anpassade till genomförda riskanalyser. Nöjda medborgare Effektiv verksamhet Drivande utvecklingsaktör Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare Verksamhet och resultat i fokus Långsiktigt stark ekonomi De administrativa kontrollområdena är främst rutinorienterade med tydlig koppling mellan den faktiska kont arbetsmoment eller åtgärder som ska genomföras. De säkerställer att olika system och rutiner fungerar på et och ändamålsenligt sätt. Urval av områdena bygger på en analys av var det erfarenhetsmässigt föreligger stö del av dessa områden är återkommande beroende på exempelvis hög inneboende risk till följd av komplexa r enskilda kan misstänkas gynna sig själva (skattelagstiftning, bisysslor, upphandling). Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar b behörigheter) Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Uppföljning av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Kompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns

2 Upphandling följsamhet mot regler och riktlinjer Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Planen för intern kontroll förutsätter också att respektive verksamhet fattar beslut om specifika kontrollområ sina förvaltningsuppdrag eller verksamhetsplaner och riskanalyser. Om det finns behov kan regiondirektören om kompletteringar av planen efter samråd med berörd verksamhet. Plan för intern kontroll De obligatoriska kontrollområdena avseende Region Skånes interna kontroll beslutas av regionstyrelsen i sam planeringsdirektivet och fastställs i samband med verksamhetsplan och budget. Plan för uppföljning av den in kontrollen beslutas av styrelse, nämnd, förvaltning och bolag i samband med respektives verksamhetsplan oc grund för styrningen ska en riskbedömning göras för verksamheten. Förslag till beslut: Nämnd/styrelse fastställer verksamhetsplan, uppdrag och internbudget inklusive plan för intern kontro med av regionfullmäktige fastställd verksamhetsplan och budget. Regionstyrelsen godkänner planer för intern kontroll för för Region Skånes nämnder och dess förvaltnin lägger informationen om Region Skånes majoritetsägda bolags planer för intern kontroll till handlingarna. Uppföljning av intern kontroll Styrelse, nämnd, förvaltning och bolag ska försäkra sig om att den interna kontrollplanen genomförs och vid åtgärder som säkerställer att den interna kontrollen är tillräcklig. Uppföljning ska ske i den omfattning och vi som fastställts i planen, dock vid minst två tillfällen per år, i samband med delårsrapport samt årsredovisning Förslag till beslut:

3 INTERN KONTROLL I REGION SKÅNE Alla nämnder, förvaltningar och bolag skall lämna in internkontrollrapport för aktuellt år i samband med årsredovisning/verksamhetsberättelse. Förvaltningarnas/bolagens rapporter beslutas av respektive nämnd/styrelse och översändes till regionstyrelsen för godkännande/kännedom. Mall för plan och uppföljning avseende intern kontroll (excel-mall [IK MALL ÅR 2016 bilaga IK_EX] med flik för respektive målområde inklusive flik för administrativa kontrollområde fastställd av nämnd/styrelse). De obligatoriska kontrollmomenten sammanställs i särskild mall och redovisas till regionstyrelsen utifrån uppsiktsplikten enligt kommunallag och reglemente. Denna rapportering sker i samband med upprättande av Region Skånes årsredovisning. Mall för sammanställning av plan och uppföljning avseende intern kontroll inkl. frågor (excel-mall [IK MALL ÅR 2016 bilaga VB] med samanställning av respektive målområde inklusive administrativa kontrollområde fastställd av nämnd/styrelse). Nämnd/styrelse ska lämna sina rapporter i enlighet med vad som föreskrivs i anvisningar och instruktioner inför årsredovisning för aktuellt år. Tidplan, anvisningar och instruktioner för årsredovisning/verksamhetsberättelse. (god hushållning och intern kontroll) 1. IK Information (0. Anvisning och 1. Instruktion) 2. IK Sammanställning (underlag för RS uppsiktsplikt) i årsredovisning/verksamhetsberättelse) (sammanställning av rapportering till nämnd avseende uppföljningen av fastställd plan, som del (riskvärde är sannolikheten för att den oönskade händelsen inträffar, i kombination med konsekvenserna av denna 2a. IK Riskmatris inkl vägledning händelse) (kontrollområdenas riskvärden visas i en riskkarta som hjälp vid prioritering) 2b. IK Riskkarta (prioritering) 3. IK Riskbedömning - lista (plan) årsredovisning/årsberättelse - se exempel mall) (uppföljning av fastställda planer för verksamheterna med rapportering till respektive ansvarig nämnd - särskild bilaga till (sammanställd matris för Regio Skåne av respektive nämnds sammanställning att re) 4. IK RS uppsiktsplikt Allmänt om intern kontroll Kortfattat kan sägas att det primära syftet med den interna kontrollen i Region Skåne är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen, samt andra för organisationen relevanta mål, uppfylls. En väl fungerande intern kontroll är en viktig förutsättning för efterlevnad till lagens krav på god ekonomisk hushållning. Nämnders och styrelsens planer för intern kontroll är fastställda i samband med budget/verksamhetsplan och ska följas upp enligt angiven intern kontrollplan (IK-plan) samt efter behov. Redovisning (IK-uppföljning) utifrån styrelsens uppsiktsplikt görs i delårs-/årsrapporter och i nämndernas verksamhetsberättelser. Nämnderna ska beskriva hur arbetet med intern kontroll bedrivits för aktuell period och rapportera detta i form av såväl text som färgmarkering i bifogad mall för de områden som har varit föremål för mätning under perioden. COSO-modellen Kontrollmiljö regelverk, attityder, värderingar (integritet/etiska värden kompetenskrav styrelse/nämnder organisationsstruktur ansvar/befogenheter personalpolicy/regelverk) Riskbedömning kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/konsekvenser och sannolikhet/ risk avseende måluppfyllelse, processer, rutiner och system. I riskbedömningen ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. Kontrollaktiviteter identifieras genom systematiskt arbete med processer och rutiner som behövs för att uppnå målen (förebyggande manuella/automatiska upptäckande manuella/automatiska). Med beaktande av rekommendationer från externa/interna granskningar. Information/Kommunikation alla delar av organisationen är delaktiga då den interna kontrollen är en integrerad del i ordinarie processer Uppföljning/övervakning rapportering ska göras i enlighet med plan eller vid behov och inkluderar en övervakning av vidtagna åtgärder, vid behov kompletteras planen Information Mål måste finnas innan ledningen kan identifiera potentiella händelser som påverkar att målen uppnås. Integrering i planering/uppföljning innebär identifiering av risker och behov av förbättringsåtgärder i relation till verksamhetens mål. Förbättrad struktur och dokumentation avseende riskbedömning och avvikelsehantering samt aktivare uppsiktsplikt och ökad integration gällande den interna kontrollen som styrmedel. Övergripande riskanalys I syfte att tydligare integrera intern kontroll i de ordinarie styr- och ledningsprocesserna utgår de verksamhetsmässiga kontrollområdena från Region Skånes övergripande strategiska mål. Definitionsmässigt blir bristande måluppfyllelse inom dessa områden en risk som måste hanteras av ansvariga på olika organisatoriska nivåer. Det ankommer på styrelse, nämnd, förvaltning och bolag att utifrån dessa, som är övergripande och generellt inriktade med direkt budgetkoppling, utarbeta specifika interna kontrollplaner med tillhörande mål och aktiviteter som är anpassade utifrån de riskanalyser som genomförs av respektive verksamhet.

4 Intern kontroll - plan P, uppföljning U och rapportering P U Nämnd/Förvaltning/Bolag Skånevård Sund Medborgarperspektivet 1. Nöjda medborgare Verksamhetsperspektivet 2. En effektiv verksamhet med hög kvalitet Verksamhetsperspektivet 3. En drivande utvecklingsaktör Medarbetarperspektivet 4. Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare Medarbetarperspektivet 5. Verksamhet och resultat i fokus Ekonomiperspektivet 6. Långsiktigt stark ekonomi Attesthantering inkl. behörigheter Skattelagstiftning Fakturering Uppföljning av fastställd budget/plan Bisysslor Kompetensförsörjning Upphandling Verkställighet beslut För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet : Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna. 9-12: Reducera riskerna! Åtgärdas, bör tas med i internkontrollplan. 4-8: Håll under uppsikt! Uppmärksamhet krävs. 1-3: Inget agerande krävs! Vi accepterar riskerna. Förtroendet till vården har följts upp avseende somatisk vård. NPE undersökning avseende primärvård och psykiatri kommer att genomföras under Uppföljningen av jämlik vård uppdelat i geografi har skett månatligen. Inom division psykiatrin har patientsäkerhetsarbete fått ett särskilt fokus som en följd av genom lysningen av vuxenpsykiatrin. Måluppfyllelsen inom tillgängligheten har inte nåtts inom samtliga inriktingar däremot har mätningar genomförts månatligen, både på förvaltningsnivå och verksamhetsnivå. En insats för att nå ökad tillgänglighet är kvalitessäkring av väntelistor. Antalet vårdplaster följs kontinuerligt. Skånevård Sunds verksamheter genomför dagligen ett mycket stort utbildningsuppdrag. VO FoU har under en tid fått flera signaler om att utbildningsklimatet ute i verksamehten är ansträngt. Trots stora ansträgningar under flera år utbildas färre handledare. Omfördelning av resurser ökar inte antalet handledare då problemet är individer att tillgå. I planen för Intern kontroll 2016 ska det särskilt följas upp att samtliga medarbetare erbjuds utvecklingssamtal samt att följa upp "lärande i arbetet". Förvaltningen kommer att upprätta handlingsplaner utifrån genomförd Springlifeundersökning. Medarbetarundersökning genomfördes hösten 2016 och arbete med att ta fram handlingsplaner som planerat. Beslutad satsning avseende begränsad inhyrning av läkare har ökat fokus på att nå ökat oberoende. Riskbedömningen ligger kvar och kostnadsutvecklingen har ökat med 4,1 %. Rutinerna kring upplägg av attester har stramats åt under Genomgång av behöriga attestanter sker även löpande under året inte bara i samband med den årliga inventeringen. Regelverket för avdragsgill representation har ändrats under 2016 vilket leder till färre avvikelser för momskorrigeringar vid representation. Rutinen kring dokumentation av kreditfakturor har skärpts upp vilket minskat antalet avvikelser. Fastställd budget har följts upp månatligen enligt plan Bisysslor har kartlagts och hanterats enligt framtagna riktlinjer och rutiner. Kompetensförsörjningsplan för förvaltningen kommer att vara framtagen i januri Arbete med kompetensmix och kompetensstegar framskrider enligt plan. En grupp har arbetat under året med att förbättra avtalsföljsamheten och olika informationsförbättringar, utbildningsinsatser m m har diskuterats och i vissa fall verkställts. Riskbedömning har inte ändrats över året. Beslut från nämnden har verkställts. Nämndernas, förvaltningarnas och bolagens rapporter ska kompletteras med en skriftlig sammanfattning och innehålla en kort beskrivning av den interna kontrollen och eventuella avvikelser och åtgärder utifrån följande frågor: Kontrollmiljö Ansvar och befogenheter tydliggjorda - Vilka är aktörerna och deras respektive roller och ansvar beträffande vem/vilka som genomför det interna kontrollarbetet på olika nivåer? Intern kontroll ingår som en naturlig del av det dagliga arbetet för våra chefer, ekonomer, HR-specialisterär m fl. Vid arbete med processbeskrivningar, rutin-översyn, förbättringsarbete görs ständigt kontrollbedoömningar. Diskussioner och information kring kontrollmoment gör att kontrollmiljön förbättras, våra medarbetare blir medvetna om att kontroll görs och att de har möjlighet att förbättra resultatet. Riskbedömning Risker bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens och dokumenteras - Hur ser processen för framtagande av planen för intern kontroll, inkluderande riskanalysen, ut? Arbetet med planen sker på olika nivåer (nämnden, förvaltningsledningen, divisionsnivå). Förvaltningsledningen står för samordningen och staberna samlar på sig erfarenheter löpande för att lyfta olika punkter till den slutliga planen. Kontrollaktiviteter Info/Kommunikation Granskningar och åtgärder är anpassade och utvärderade i förhållande till riskanalys - Har arbetet med intern kontroll bidragit till måluppfyllelsen - ge exempel? Riskanalysen kommuniceras med nämnden/styrelsen - Hur hanteras information/kommunikation inom organisationen och hur sker återrapportering på olika nivåer? Avtalsföljsamhet har haft stort fokus och olika återgärder har vidtagits, ex inom området kontorsmaterial och resor. Koncerninköp har utlyst en tävling inom området kontorsmaterial och Skv Sund har lett denna tävling hela året, mycket med anledning av att detta är ett område som vi gjort intern kontroll på i flera år. På området resor har identifierats att HR-fönstrets reseersättningar är en svag länk och här har samarbete börjat över förvaltningsgränserna (Sund, Kryh och GSF) för att förbättra avtalsföljsamheten. Information, utbildning och återrapportering situationsanpassas för att vara effektiv. Ex personliga mail, ändringar på VGI för att bli lättillgängligare, besök på enheter. GSF kontrollrapport gås igenom på ekonommöten, åtgärder diskuteras och verkställs.

5 Uppföljning/utvärdering Åtgärder vidtas vid konstaterade avvikelser och återkopplas till nämnden/styrelsen - Beskriv vilka åtgärder har vidtagits med hänsyn till resultatet av det interna kontrollarbetet? Möte har genomförts med GSF för samarbete kring riskanalyser, metoder, återrapporteringar avseende de punkter som GSF har ansvar för. En arbetsgrupp har jobbat med avtalsföljsamhet hela året, arbetet fortsätter. Frågan om avtalsföljsamhet har lyfts i ledningsgrupper och olika forum. Genom att belysa frågan får den ökat fokus för alla. Samarbete mellan ekonomi och HR har skett inom området Bisyssla, några fall av anställdas egna företag har hittats och stoppats (gäller enbart försäljning till Reg Sk). Handkassorna inom psykiatrin har avslutats. Kontantflödet har minskats successivt. Rutin kring egenbetalande patienter har utarbetats. Användandet av bemanningsföretag samt avtalsföljsamhet inom detta område har varit i ständigt fokus under 2016.

6 Matris risk- och väsentlighetsbedömning Skånevård Sund 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa : Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna K O N S E K V E N S 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 1 Försumbar - är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne Konsekvens / Sannolikhet 1 Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå : Reducera riskerna! Åtgärda : Håll under uppsikt! Uppmärksamhet krävs : Inget agerande krävs! Vi accepterar riskerna 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå SANNOLIKHET 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå

7 Riskkarta Skånevård Sund 4 Allvarlig K O N S E K V E N S 3 Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik SANNOLIKHET

8 INTERN KONTROLL Nöjda medborgare En effektiv verksamhet med hög kvalitet En drivande utvecklingsaktör Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare Verksamhet och resultat i fokus Långsiktigt stark ekonomi xxxx-xx-xx xxx Kollektivtrafiknämnden (KTN) Kulturnämnden (KN) Regionala utvecklingsnämnden (RUN) Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN) Medicinsk service (MS) Hälsostaden Ängelholm (HSÄ) Sjukvårdsnämnd SUS Sjukvårdsnämnd SUND Sjukvårdsnämnd KRYH Habilitering och hjälpmedelsnämnden (HHN) Regionstyrelsen (RS) inkl. beredningar Personalnämnden (PN) Servicenämnden (SN) Patientnämnden (PN) 13-16: Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna. 9-12: Reducera riskerna! Åtgärdas. 4-8: Håll under uppsikt! Uppmärksamhet krävs. 1-3: Inget agerande krävs! Vi accepterar riskerna. Ingen rapportering INTERN KONTROLL Kollektivtrafiknämnden (KTN) Kulturnämnden (KN) Regionala utvecklingsnämnden (RUN) Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN) Medicinsk service (MS) Hälsostaden Ängelholm (HSÄ) Sjukvårdsnämnd SUS Sjukvårdsnämnd SUND Sjukvårdsnämnd KRYH Habilitering och hjälpmedelsnämnden (HHN) Regionstyrelsen (RS) inkl. beredningar Personalnämnden (PN) Servicenämnden (SN) Patientnämnden (PN) Attesthantering inkl. behörigheter Fakturering Uppföljning av fastställd budget/plan Bisysslor Skattelagstiftning Kompetensförsörjning Upphandling Verkställighet beslut