Koncernkontoret Koncernstab ekonomistyrning

Transkript

1 Koncernkontoret Koncernstab ekonomistyrning Chatarina Blohmé Verksamhetscontroller Tfn Sms Bilaga IK delårsrapport 2018 Datum Version 1.0 Dnr 1 (14) Intern kontroll 2018 rapportering av uppföljning DR Nämnders och styrelsers planer för intern kontroll fastställs i samband med verksamhetsplan och budget och ska följas upp i samband med delårsrapport och årsredovisning. Regionstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera Region Skånes samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, föreslå sådana. Regionstyrelsens övergripande ansvar avseende intern kontroll Intern kontroll ingår som en del i regionstyrelsens uppsiktsplikt och ska säkerställa ändamålsenlig och effektiv verksamhet tillförlitlig rapportering efterlevnad av gällande lagar och förordningar Intern kontroll påverkar alla delar av organisationen. Den är inte begränsad till uppföljning av ekonomi utan ingår som en del av systemet för styrning och ledning. Nämnder och styrelser genomför kontroller i enlighet med de av nämnderna beslutade och av regionstyrelsen godkända interna kontrollplanerna för 2018 och har lämnat rapporter utifrån det hittillsvarande arbetet. När regionstyrelsen, med utgångspunkt från nämndernas rapportering, utvärderar det samlade systemet för intern kontroll framgår att själva infrastrukturen med formaliadelar som framtagande, fastställande, uppföljning och rapportering av planer mm, i allt väsentligt, fungerar på ett acceptabelt sätt. Rapporterna från respektive nämnd och styrelse hittills under 2018 visar inte några så allvarliga avvikelser att det skulle föranleda korrigerande eller andra åtgärder från regionstyrelsens sida annat än vad som löpande görs inom ramen för det ordinarie styr- och ledningssystemet. Dock krävs fortsatta åtgärder inom de aktuella kontrollområdena för att förbättra måluppfyllelsen rörande både verksamhet och ekonomi. Postadress: Kristianstad Organisationsnummer: Telefon (växel): Fax: Internet: skane.se

2 2 (14) Nämndernas interna kontroll I enlighet med reglementet för god hushållning och intern kontroll ska nämnderna rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till regionstyrelsen och detta ska ske i samband med delårs- och årsredovisning. I föreliggande uppföljning rapporteras från det hittillsvarande arbetet under Inom vissa områden är kontrollaktiviteter inte aktuella vid rapporteringen per delår utan kommer att rapporteras i samband med årsredovisningen. Inom de verksamhetsmässiga kontrollområdena är målen desamma som regionfullmäktiges övergripande mål, och för de administrativa kontrollområdena är målen att hanteringen ska vara ändamålsenlig. Det bör också noteras att de övergripande målen avseende verksamheten bryts ner till ett eller flera mer konkreta mål för respektive nämnd, varför bedömningarna inte är direkt jämförbara dem emellan. I föreliggande sammanställning redovisas nämndernas samlade bedömning per område. Syftet är att ge en översiktlig och förenklad blid, och för mera detaljer och jämförelser hänvisas till respektive nämnds och styrelses uppföljning. Med avvikelse avses diskrepans mot antingen övergripande mål (verksamhetsmässiga kontrollområden) eller ändamålsenlig hantering (administrativa kontrollområden). I planerna har risken för att aktuella mål inte ska uppnås sedan tidigare bedömts på färgskalan grön (obetydlig risk för avvikelse), gul (risk för mindre avvikelse), orange (risk för avvikelse) och röd (risk för större avvikelse). I rapporteringen har händelseutvecklingen under året inom respektive område beaktats. Nämnderna har därvid bedömt utfall i relation till mål samt effekten av internkontrollarbetet inom de olika områdena på en färgskala från grön (acceptabel nivå) till gul (mindre brister) till orange (brister) till röd (större brister). Bedömningen (färgsättningen) är alltså en kombination av utfall i relation till mål och den effekt som internkontrollarbetet har haft. Obligatoriska verksamhetsrelaterade kontrollområde De obligatoriska verksamhetsrelaterade kontrollområdena är desamma som de övergripande målen i s verksamhetsplan och budget. Det ankommer på nämnder och styrelser att utifrån dessa mål utarbeta egna interna kontrollplaner med mål och aktiviteter som är anpassade till genomförda riskanalyser. Inom de verksamhetsrelaterade kontrollområdena är målen desamma som fullmäktiges övergripande mål. Inom de verksamhetsmässiga kontrollområdena ligger de tydligaste avvikelserna inom serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet, långsiktigt stark ekonomi och attraktiv arbetsgivare, vilket ligger i linje med vad som framgår av månadsoch tertialrapporteringen, och visar att det återstår en del arbete för att den interna kontrollen ännu bättre ska kunna bidra till måluppfyllelsen i dessa delar.

3 3 (14) Rapportering av uppföljning intern kontroll - DR 2018 För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet. *Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena : Direkt åtgärd krävs - minimera // Större avvikelse 9-12: Reducera riskerna - åtgärda // Avvikelse 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma // Mindre avvikelse 1-3: Inget agerande krävs - acceptera // Ingen avvikelse Processer mm för område: 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsaktör 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi Kollektivtrafiknämnd Kulturnämnd Regional utvecklingsnämnd Hälso- och sjukvårdsnämnd Sjukvårdsnämnd Sus Sjukvårdsnämnd Sund Sjukvårdsnämnd Kryh Habilitering och hjälpmedelsnämnd Regionstyrelse Personalnämnd Servicenämnd Patientnämnd Obligatoriska administrativa kontrollområde De administrativa kontrollområdena är främst rutinorienterade med tydlig koppling mellan den faktiska kontrollen och de arbetsmoment eller åtgärder som ska genomföras. De säkerställer att olika system och rutiner fungerar på ett tillförlitligt och ändamålsenligt sätt. Urval av områdena bygger på en analys av var det erfarenhetsmässigt föreligger störst risker. En del av dessa områden är återkommande beroende på exempelvis hög inneboende risk till följd av komplexa regler. För de administrativa kontrollområdena är målen att hanteringen ska vara ändamålsenlig. Vad avser de administrativa kontrollområdena noteras flest avvikelser rörande skattelagstiftningen.

4 4 (14) Rapportering av uppföljning intern kontroll - DR 2018 För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet. *Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena : Direkt åtgärd krävs - minimera // Större avvikelse 9-12: Reducera riskerna - åtgärda // Avvikelse 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma // Mindre avvikelse 1-3: Inget agerande krävs - acceptera // Ingen avvikelse Processer mm för område: a) Attesthantering inkl. behörigheter b) Skattelagstiftning c) Fakturahantering d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning g) Upphandling och inköp h) Verkställighet beslut Kollektivtrafiknämnd Kulturnämnd Regional utvecklingsnämnd Hälso- och sjukvårdsnämnd Sjukvårdsnämnd Sus Sjukvårdsnämnd Sund Sjukvårdsnämnd Kryh Habilitering och hjälpmedelsnämnd Regionstyrelse Personalnämnd Servicenämnd Patientnämnd De majoritetsägda bolagens interna kontroll Regionstyrelsen ska också informera sig om arbetet med den interna kontrollen för de majoritetsägda bolagen. De majoritetsägda bolagen har bedrivit sitt arbete med intern kontroll enligt beslutade planer, vilka också varit föremål för information till regionstyrelsen. Regionstyrelsens övergripande ansvar avseende intern kontroll Regionstyrelsen godkänner rapporteringen för intern kontroll för nämnderna per augusti 2018 samt lägger informationen om s majoritetsägda bolags uppföljning av intern kontroll 2018 till handlingarna.

5 5 (14) Nämnderna och dess förvaltningars interna kontroll För de nämnder som omfattar mer än en förvaltning/verksamhet/område har nämnd också beslutat om uppföljningen för respektive förvaltning alternativt verksamhet/område. Rapportering av uppföljning intern kontroll - DR 2018 För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet. *Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena : Direkt åtgärd krävs - minimera // Större avvikelse 9-12: Reducera riskerna - åtgärda // Avvikelse 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma // Mindre avvikelse 1-3: Inget agerande krävs - acceptera // Ingen avvikelse Kollektivtrafiknämnd 43 Skånetrafiken Kulturnämnd 40 s kulturförvaltning Regional utvecklingsnämnd 79 Regionala utvecklingsnämnden Hälso- och sjukvårdsnämnd 78 Hälso- och sjukvårdsnämnden 15 Medicinsk service 38 Hälsostaden Ängelholm Sjukvårdsnämnd Sus 16 Skånes universitetssjukvård Sjukvårdsnämnd Sund 14 Skånevård Sund Sjukvårdsnämnd Kryh 12 Skånevård Kryh Habilitering och hjälpmedelsnämnd 76 Habilitering och Hjälpmedel Regionstyrelse inkl. beredningar 71 Regionstyrelsen 90 Finansförvaltningen XX GSF - kundplan Personalnämnd 77 Personalnämnden Servicenämnd 68 Regionfastigheter 63 Regionservice Patientnämnd 81 Patientnämndens kansli Processer mm för område: 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsaktör 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi Rapportering av uppföljning intern kontroll - DR 2018 För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet. *Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena : Direkt åtgärd krävs - minimera // Större avvikelse 9-12: Reducera riskerna - åtgärda // Avvikelse 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma // Mindre avvikelse 1-3: Inget agerande krävs - acceptera // Ingen avvikelse Kollektivtrafiknämnd 43 Skånetrafiken Kulturnämnd 40 s kulturförvaltning Regional utvecklingsnämnd 79 Regionala utvecklingsnämnden Hälso- och sjukvårdsnämnd 78 Hälso- och sjukvårdsnämnden 15 Medicinsk service 38 Hälsostaden Ängelholm Sjukvårdsnämnd Sus 16 Skånes universitetssjukvård Sjukvårdsnämnd Sund 14 Skånevård Sund Sjukvårdsnämnd Kryh 12 Skånevård Kryh Habilitering och hjälpmedelsnämnd 76 Habilitering och Hjälpmedel Regionstyrelse inkl. beredningar 71 Regionstyrelsen 90 Finansförvaltningen XX GSF - kundplan Personalnämnd 77 Personalnämnden Servicenämnd 68 Regionfastigheter 63 Regionservice Patientnämnd 81 Patientnämndens kansli Processer mm för område: a) Attesthantering inkl. behörigheter b) Skattelagstiftning c) Fakturahantering d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning g) Upphandling och inköp h) Verkställighet beslut

6 6 (14) Gemensamma stöd- och servicefunktioner Styrelsen ska utfärda riktlinjer för s gemensamma stöd- och servicefunktioner. De administrativa kontrollerna kopplade till funktionsdirektörernas uppdrag till GSF utgår från en koncerngemensam bedömning och beslutas av och rapporteras till styrelsen ( kundplan ) (samt för kännedom även till nämnderna). För de nämnder/styrelser som i sin IK-plan har med kontrollåtgärder enligt "kundplan" rapporteras dessa också till aktuell nämnd/styrelse. INTERN KONTROLL RAPPORT 2018 DR per augusti Attesthantering Behörighetsbeställare läkemedel Skattelagstiftning Representation skattelagstiftning Reseräkningar Fakturahantering Kundfakturering utomlän Fakturahantering Fakturahantering Fakturahantering Fakturahantering Verkställighet av Verkställighet av Verkställighet av Kund fakturering Asyl Avstämning kassa Centralkassor patientavgift beslut Aktivering av anläggningar beslut Levfaktura periodisering beslut Användare rutiner läkemedel Skånetrafiken Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Region skånes kulturförvaltning Finns ej orange Orange Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Grön Grön Finns ej Regionala utvecklingsnämnden Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Hälso- och sjukvårdsnämden Grön Finns ej Finns ej Orange Finns ej Pågår Finns ej Finns ej Finns ej Grön Orange Medicinsk service Grön Gul Orange Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Grön Gul Orange Hälsostaden Grön Orange Gul Grön Gul Gul Finns ej Grön Grön Gul Orange Sjukvårdsnämnd SUS Grön Orange Orange Gul Orange Orange Finns ej Gul Grön Grön Orange Sjukvårdsnämnd Sund Grön Orange Orange Gul Gul Orange Finns ej Gul Grön Gul Orange Sjukvårdsnämnd Kryh Grön Orange Orange Gul Gul Orange Finns ej Grön Grön Gul Orange Habilitering och hjälpmedel Grön Gul Gul Gul Gul Orange Finns ej Finns ej Orange Gul Finns ej Regionstyrelsen Grön Orange Orange Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Grön Gul Orange Finans Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Grön Finns ej Södra Regionvårdsnämnden Finns ej Grön Grön Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Grön Finns ej Regionfastigheter Finns ej Gul Gul Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Grön Gul Finns ej Regionservice Finns ej Orange Orange Finns ej Finns ej Finns ej Röd Finns ej Grön Grön Finns ej Patientnämnden Finns ej Orange Grön Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Grön Finns ej Folktandvården Skåne AB Grön Orange Orange Finns ej Finns ej Pågår Grön Finns ej Grön Gul Orange BRS AB Grön Grön Gul Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Finns ej Grön Finns ej Attesthantering: Skattelagstiftning representation: Behörighet beställare läkemedel Med två undantag (BRS AB och Södra Regionvårdsnämnden) så efterlevs inte reglerna för representation samt s interna anvisningar gällande gåvor. Det innebär i förlängningen att det ofta lyfts felaktig moms. Åtgärd: Diverse utbildningar och informationsträffar gällande skatteverkets regelverk har hållits under året. Reseräkningar: Granskningen visar på att hantering av reseräkningar fortfarande är bristfällig. Det saknas ofta kvitton och många gånger hela underlag för reseräkningar. Det är attestantens ansvar att se till att reseräkningen uppfyller kraven och att kvitton i original är bifogade. Då reseräkningen saknas i arkivet eller kvitton inte bifogats reseräkning har vi kontaktat förvaltningen/bolaget. Vid några tillfällen har detta genererat en komplett reseräkning. Det går inte att utesluta att reseräkningar försvinner under postgången från enheten till GSF. Vidare kan det förekomma att insortering av reseräkningar på GSF inte fungerar. Vi kan inte med säkerhet uttala oss om hur vanligt detta är men med tanke på att några förvaltningar har få avvikelser eller inga alls så torde det i huvudsakligen bero på bristande hantering på enheten. Åtgärd: Förslag till åtgärder är pågående. Fakturahantering kund utomlän: Granskningen visar att det har skett systematiska fel i utomlänsfaktureringen på framför allt vårdvalen på SUS, där några enheter överhuvudtaget inte har fakturerats fram till och med denna granskning slutfördes i år. Vidare har granskningen sett att utomlänspatienter på kvälls-och helgmottagningarna inom primärvården heller inte har fakturerats. Granskningen pekar också på att vissa kontakttyper inom öppenvården medvetet har utelämnats i utomlänsfakturering trots att kontakttyperna är definierade i prislistan för Södra Regionvårdsnämnden även på sjukhus andra än SUS. Det handlar om kvalificerad telefonrådgivning och brev. Åtgärd: Förslag till åtgärder är pågående.

7 7 (14) Fakturerahantering kund patientavgift: Granskningen visar att komplexiteten i patientavgiftsregelverket emellanåt resulterar i att felaktiga patientavgifter faktureras. Däremot är antalet ofakturerade patientavgifter få till antalet, d.v.s. låg risk. Den absolut största risken och konsekvensen med fakturerade patientavgifter är utebliven betalning. Det är höga belopp som förs över till inkasso och särskilt då från patienter med adress i utlandet samt från Skåne patienter som fakturerats avgift för uteblivet besök (sent återbud). Åtgärd: Förslag till åtgärder är pågående. Fakturahantering kund asyl: Granskning av fakturerade vårdtillfällen är utförd för perioden juni 2017 genom stickprov jämfört fakturerade vårdtillfällen med faktisk vårdproduktion registrerad i Pasis. Granskning visar att flera patienter saknas i fakturering, uteblivna DRG registreringar tillsammans med att vissa kontakttyper inom öppenvården utelämnats helt i faktureringen, vilket motiverar den samlade orange färgen. Vid beräkning av ersättning tillämpas det beslut som s samverkansgrupp för Södra Regionvårdsnämnden tidigare tagit vad gäller olika kontakttyper avseende Asyl. Åtgärd: Förslag till åtgärder är pågående. Fakturahantering dagskassor: För Regionservice har granskningen avsett tre olika restaurangkassor. I ett fall har alla intäkter inte bokförts senast påföljande arbetsdag. Detta tillsammans med oklar redovisning av intäkter gör att oredovisade intäkter inte helt kan uteslutas. Kassabehållningen förvaras inte enligt s anvisningar på enheten. Kassaapparaterna är olika och uttag av dagböcker sker ej. Avstämning mellan dagbok och redovisad försäljning har ej skett. Analys av dagboken saknas. Tekniken för uttag av dagbok är oprövad. Leverantörerna har hjälpt till eftersom personalen endast kan hantera den löpande kassahanteringen. Den framtida granskningen bör inriktas på korrekt hantering av kassaapparater i avvaktan på att Regionservice skaffar nya och enhetliga kassaapparater. Hantering av kontanta medel ger alltid en hög riskbedömning därför ska alltid detta kontrollmoment ligga fast i IK-planen. Folktandvården AB: Stickprovsgranskningen av Folktandvårdens dagskassor visar att förvaring och hantering sker enligt centrala anvisningar. Överskott och kassabrister förekommer men rättas upp genom att kliniker skickar in kassarapportavvikelser till huvudkontoret för rättning enligt rutiner för kassadifferenser. Centralkassor: Fyra centralkassor har granskats. Resultatet visar inte på några allvarliga avvikelser avseende personalens hantering av kontanta medel. Hela kedjan från centralkassorna till Patientservice ser ut att fungera bra utan några synbara risker. Faran för oegentligheter från personalens sida förefaller låg. Vid något tillfälle saknas dagsavslut och räkenskapsmaterial har inte sorterats i kronologisk ordning. En av enheterna har inte redovisat via serviceportalen. Åtgärd: Förslag till åtgärder är pågående. Verkställighet av beslut användare rutiner läkemedel: Det saknas beslutade processbeskrivningar. Risk finns att fakturor betalas utan dubbelattest, dubbelfakturering vid reservrutin, attesträtter som borde vara avslutade ligger kvar och attesterar abonnemang. Sak- och beslutsattestant på GSF sakar utan kunskap om leverans. Hänvisning till granskningsprogram för ytterligare information. Åtgärd: Förslag till åtgärder är pågående.

8 8 (14) COSO:s ramverk för Internal Control Ramverket utgör en norm för att utforma och upprätthålla effektiv intern styrning och kontroll. De 17 principerna är fördelade över fem komponenter: kontrollmiljö (egentligen styr- och kontrollmiljö), riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation och övervakning/uppföljning. Dessa komponenter är ömsesidiga och måste alltså utformas och fungera ihop, både inom organisationens olika delar och inom organisationen som helhet. Rapporteringen av den interna kontrollen ska kompletteras med en skriftlig sammanfattning och innehålla en kort beskrivning av den interna kontrollen och eventuella avvikelser och åtgärder utifrån följande frågor: Kontrollmiljö Ansvar och befogenheter tydliggjorda - Vilka är aktörerna och deras respektive roller och ansvar beträffande vem/vilka som genomför det interna kontrollarbetet på olika nivåer? Aktörer är bland annat regionfullmäktige, regionstyrelse, nämnder och förvaltningar respektive styrelser och bolag och dess roller kan beskrivas enligt följande: Riskbedömning Regionfullmäktige beslutar om reglementen för regionstyrelse och nämnder, intern kontroll och fastställer verksamhetsplan och budget samt delårsrapport och årsredovisning. Regionstyrelsen beslutar om förvaltningsövergripande anvisningar, mallar och kontrollområden (inkl. riskbedömning). Vidare beslutar styrelsen om relevanta åtgärder avseende förbättringar och avvikelser. Styrelsen har uppsikt över nämndernas arbete med intern kontroll och rapporterar vidare till fullmäktige i samband med delårsrapport och årsredovisning samt vid behov. Nämnder/styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde och med riskbedömningar som grund beslutar nämnd/styrelse om plan och uppföljning. Nämnd/styrelse rapporterar den interna kontrollen till styrelsen i samband med delårsrapport och årsredovisning samt fastställer planen i samband med beslut om verksamhetsplan och budget. Förvaltning/bolag omsätter beslut och regelverk och integrerar det interna kontrollarbetet i styrning och linjearbete bland annat genom att kommunicera med chefer och medarbetare. Risker bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens och dokumenteras - Hur ser processen för framtagande av planen för intern kontroll, inkluderande riskanalysen, ut? Koncernkontoret har i uppdrag att ta fram anvisningar och mallar för arbetet med den interna kontrollen samt underlag för bedömning av risker som grund för styrelsens beslut om kontrollområden.

9 9 (14) Bland annat görs en riskbedömning av respektive nämnd/styrelse i yttrandet avseende planeringsdirektivet. Bedömning av aktuella områden utgår också från granskningsrapporter, uppföljningar och omvärldsanalys. Förvaltningschef eller motsvarande har i uppdrag att säkerställa att förslag till intern kontrollplan, inklusive risk- och konsekvensbedömning, tas fram till nämnd/styrelse. Ett regionalt nätverk med representanter från förvaltningar och bolag syftar till att utveckla den interna kontrollen utifrån organisationens behov. Kontrollaktiviteter Granskningar och åtgärder är anpassade och utvärderade i förhållande till riskanalys - Har arbetet med intern kontroll bidragit till måluppfyllelsen - ge exempel? Det interna kontrollarbetet bidrar genom sin årliga plan, kontinuerlig uppföljning och rapportering under året med beslutsunderlag och åtgärder/aktiviteter som ska bidra till måluppfyllelse. Arbetet med planen och rapporteringar av det interna kontrollarbetet utgör en återkommande del i styrningen och påtalar vikten av att hålla ordning och reda och åtgärda avvikelser. Fokus på avvikelser och åtgärder i den månadsvisa uppföljningen är en del i den interna kontrollen. Info/Kommunikation Riskanalysen kommuniceras med nämnden/styrelsen - Hur hanteras information/kommunikation inom organisationen och hur sker återrapportering på olika nivåer? Planer, uppföljningar och rapporteringen av den interna kontrollen bereds och publiceras som övriga handlingar och protokoll för respektive politiskt organ på skane.se. Publicering av regelverk, anvisningar och malla sker också på Region Skånes intranät. Vidare ingår den interna kontrollen i den löpande uppföljningen samt rapporteringen avseende regionstyrelsens uppsikt som görs på SharePoint. Uppföljning/utvärdering Åtgärder vidtas vid konstaterade avvikelser och återkopplas till nämnden/styrelsen - Beskriv vilka åtgärder har vidtagits med hänsyn till resultatet av det interna kontrollarbetet? Den kontinuerliga uppföljningen och rapporteringen inkluderar avvikelser och åtgärder, som har till syfte att bidra till måluppfyllelse och efterlevnad av regelverk. Övergripande riskanalys Av texten nedan framgår, för vart och ett av kontrollområdena, vilken riskbedömning som har gjorts. Den förtjänas att påpeka det faktum att vårt upplägg med att integrera den interna kontrollen med övriga styr- och ledningsprocesser gör att de verksamhetsmässiga kontrollområdena är givna utifrån fullmäktiges övergripande mål i budgeten. Vidare är de administrativa kontrollområdena så pass generella att det sannolikt inte kommer att bli så stora variationer i val av dessa år från år. Däremot kan delområdena, som i olika verksamheter placeras in under respektive huvudrubrik, komma att skifta desto mer.

10 10 (14) Rent praktiskt har riskanalysen tagit sin början med att medarbetare från koncernstaben för ekonomistyrning tagit fram ett utkast med utgångspunkt från bland annat tidigare års kontrollområden och erfarenheter från uppföljning och rapportering av detta. I den vidare beredningen har chefscontroller, finanschef och ekonomidirektör deltagit. Vid avser administrativa kontrollområden har diskussioner även förts med GSF. Därefter har materialet sammanställts och skickats till stabens ekonomiutskott för godkännande. Slutligen har materialet infogats som en del av verksamhetsplan och budget och därmed underställts formellt beslut. Riskanalys inför 2019 Allmänt I syfte att tydligare integrera intern kontroll i de ordinarie styr- och ledningsprocesserna utgår de verksamhetsmässiga kontrollområdena från Region Skånes övergripande strategiska mål Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet, En drivande utvecklingsaktör, Attraktiv arbetsgivare samt Långsiktigt stark ekonomi. Definitionsmässigt blir bristande måluppfyllelse inom dessa områden en risk som måste hanteras av ansvariga på olika organisatoriska nivåer. Det ankommer på nämnd/styrelse (inklusive förvaltning/bolag, verksamhet/område) att utifrån dessa, som är övergripande och generellt inriktade med direkt budgetkoppling, utarbeta specifika interna kontrollplaner med tillhörande mål och aktiviteter som är anpassade utifrån de riskanalyser som genomförs av respektive verksamhet. Riskbedömningen inbegriper uppföljning av intern kontroll för föregående år samt riskbedömningen i planerna för innevarande år. De administrativa kontrollområdena bygger på en analys av var det erfarenhetsmässigt föreligger störst risker. Flera av dessa områden är av återkommande karaktär bland annat beroende på hög inneboende risk till följd av komplexitet rörande regler och liknande och att enskilda kan misstänkas gynna sig själva (skattelagstiftning, bisysslor, upphandling mm). Verksamhetsmässiga områden Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Både tillgänglighet och effektivitet uppvisar brister i uppföljningar och revisionsrapporter. Fortsatta problem kan befaras inom området. Av regionfullmäktige beslutade övergripande mål uppnås inte. Uppföljning av intern kontroll för 2017 samt riskbedömningen i planerna för 2018 indikerar att nämnderna delar detta synsätt. Konsekvens: allvarlig (4) 16 Direkt åtgärd krävs - minimera // Större avvikelse En drivande utvecklingsaktör Målen inom området är ambitiöst satta med att Skåne ska vara ledande i Europa inom forskning, innovation och utbildning. Användandet av IT och digital kommunikation

11 11 (14) på ett effektivt sätt är en fortsatt stor utmaning. Fortsatta problem kan befaras inom området. Av regionfullmäktige beslutade övergripande mål uppnås inte. Uppföljning av intern kontroll för 2017 samt riskbedömningen i planerna för 2018 indikerar att nämnderna delar detta synsätt. Sannolikhet: möjlig (3) Konsekvens: kännbar (3) 9 Reducera riskerna - åtgärda // Avvikelse Attraktiv arbetsgivare Kostnaderna för bemanningsföretag är, trots minskningar, fortsatt höga inom specifika områden, och kompetensförsörjningen är en stor utmaning på både kort och lång sikt. Av regionfullmäktige beslutade övergripande mål uppnås inte. Uppföljning av intern kontroll för 2017 samt riskbedömningen i planerna för 2018 indikerar att nämnderna delar detta synsätt. Konsekvens: kännbar (3) 12 Reducera riskerna - åtgärda // Avvikelse Långsiktigt stark ekonomi s ekonomiska ställning är sedan många år mycket svag. Därtill har resultatutvecklingen, i synnerhet inom hälsooch sjukvården, varit ogynnsam under en följd av år med stora underskott och bristande budgetföljsamhet. Dessutom är målet stark ekonomi klart mer ambitiöst än att få ekonomin i balans., då det tar sikte på det lagfästa begreppet god ekonomisk hushållning. Av regionfullmäktige beslutade övergripande mål uppnås inte. Uppföljning av intern kontroll för 2017 samt riskbedömningen i planerna för 2018 indikerar att nämnderna delar detta synsätt Konsekvens: allvarlig (4) 16 Direkt åtgärd krävs - minimera // Större avvikelse Administrativa områden Behörigheter inklusive attesthantering Området är av central betydelse och har en viktig koppling till delegation. Felaktigheter kan medföra betydande konsekvenser inte minst vad avser förtroendeskada. Nya flöden med tanke på vissa strategiska upphandlingar och förändrade arbetssätt inom olika områden kommer att göra attest och behörighet ännu viktigare.

12 12 (14) Ekonomiska och förtroendemässiga skador kan uppstå. Konsekvens: kännbar (3) 12 Reducera riskerna - åtgärda // Avvikelse Skattelagstiftning Området är till sin natur komplext. Fel och brister har konstaterats exempelvis vad avser momshantering vid representation. Fortsatta problem kan befaras inom området. Ekonomiska och förtroendemässiga skador kan uppstå. Sannolikhet: möjlig (3) Konsekvens: kännbar (3) 9 Reducera riskerna - åtgärda // Avvikelse Fakturering Fel och brister har konstaterats exempelvis vad avser utomlänsfakturering. Fortsatta problem kan befaras inom området. Nya flöden med tanke på vissa strategiska upphandlingar och förändrade arbetssätt kommer att aktualisera området ytterligare. Ekonomiska och förtroendemässiga skador kan uppstå. Sannolikhet: möjlig (3) Konsekvens: kännbar (3) 9 Reducera riskerna - åtgärda // Avvikelse Uppföljning av fastställd budget/plan (personalresurser och investeringar är särskilda fokusområden) Stora avvikelser har noterats vad avser resursanvändning inom t ex personalområdet. Stora investeringsvolymer ställer ökade krav på både planering, genomförande och löpande uppföljning utifrån totalkostnadsperspektiv. Fortsatta problem kan befaras inom området. Hushållningen med personella och ekonomiska resurser äventyras. Konsekvens: allvarlig (4) 16 Direkt åtgärd krävs - minimera // Större avvikelse Bisysslor (särskild kontroll av nyckelbefattningar) Både intern uppföljning/inventering och revisionsrapport visar att fel och brister

13 13 (14) förekommer. Fortsatta problem kan befaras inom området. Förekomst av bisysslor som strider om reglerna om arbetshindrande, konkurrerande och förtroendeskadlig. Konsekvens: kännbar (3) 12 Reducera riskerna - åtgärda // Avvikelse Kompetensförsörjning Kompetensförsörjning är en nyckelfråga med tydlig koppling till fullmäktigemålet om att vara en attraktiv arbetsgivare. Det är en stor utmaning att vara aktiv och framåtsyftande med kompetensförsörjningsplaner. Fortsatta problem kan befaras inom området. Behov/efterfrågan av välfärdstjänster kommer inte att kunna tillgodoses. Konsekvens: kännbar (3) 12 Reducera riskerna - åtgärda // Avvikelse Upphandling/inköp Området är till sin natur komplext. Fel och brister har konstaterats, både vid intern uppföljning och revisionsgranskning. Detta avser t ex följsamhet mot regler och riktlinjer samt avtalsstyrning. Hanteringen har stor betydelse för att ska anses agera affärsmässigt och konkurrensneutralt. Fortsatta problem kan befaras inom området. Vissa strategiska upphandlingar med stort ekonomiskt värde och verksamhetsmässig påverkan med ändrade arbetssätt har kommit att aktualisera området ytterligare. Ekonomiska och förtroendemässiga skador kan uppstå. Konsekvens: allvarlig (4) 16 Direkt åtgärd krävs - minimera // Större avvikelse Verkställighet av beslut Området utgör en viktig hörnpelare i en stor och komplex organisation med långa styrkedjor och ibland betydande avstånd mellan det formella beslutsfattandet och det praktiska genomförandet. Uppföljningar av olika slag har visat att det förekommer brister i verkställighet i form av utebliven eller fördröjd hantering. Fortsatta problem kan befaras inom området. Området har kommit i fokus ytterligare som en följd av olika beslut och förändringar med som,

14 14 (14) på olika sätt, påverkar både organisation och arbetssätt. Beslut som är fattade på olika organisatoriska nivåer blir inte genomförda. Konsekvens: allvarlig (4) 16 Direkt åtgärd krävs - minimera // Större avvikelse