Medicinsk service Intern kontroll. 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma!

Transkript

1 Plan för intern kontroll P U Nämnd/Förvaltni/Bolag Medicinsk service För rapporteri i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömni* göras för det obligatoriska kontrollområde 13-16: Direkt åtgärd krävs - minimera! 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklisaktör 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Låsiktigt stark ekonomi 1-3: Iet agerande krävs - acceptera! a) Attesthanteri inkl. behörigheter b) Skattelagstiftni Avser representationsfakturor. c) Faktureri d) av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjni g) Upphandli b) Verkställighet beslut Som underlag för den samlade bedömnien enligt ovan ska riskbedömni göras för vart och ett av de av fullmäktige aivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. Målet är till största del uppnått men delvis kvarstår förbättriar att göra inom svarstiderna till cancerprocesserna inom hälso- och sjukvården. Sida 1 av 5

2 Nämnd/Förvaltni/Bolag: Medicinsk service För rapporteri i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömni göras för det obligatoriska kontollområde Som underlag för den samlade bedömnien enligt ovan ska riskbedömni göras för vart och ett av de av fullmäktige aivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägnien av de olika iående komponenterna.) Område (För rapporteri i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömni göras för vart Risk (beskrivni) och ett av de av fullmäktige aivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Konsekvens (beskrivni) Konsekvens Sannolikhet Risk Identifierade förbättrisområde enligt granskni eller annat Åtgärd (beskrivni) Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare Riskägare (roll) Rapporteri/ (status) 2017 Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet I varje möte ska alla välkomnas med omtanke och respek Resursbrist orsakar att ytterligare förbättriar Försämrad effektivitet i vårdprocesserna (dvs. i kundernas processer) Leveransen är säker och tillgälig Fem identifierade kritiska svarstider/ tillgälighet är förbättrade. Mätni av resp. svarstid/tillgälighet Målet är till största del uppnått men delvis kvarstår förbättriar att göra inom svarstiderna till cancerprocesserna inom hälso- och sjukvården. En god servicenivå ska genomsyra alla Region Skånes verksamheter. Bemanni av de olika grupperna blir inte komplett Oklarhet kri ansvar och brist på beslut om prioriteriar, m.m MT-systemen är användarvänliga och effektiva 2/3 av befintliga MTsystem ska vara införda i Styr- och förvaltnis- modellen. 2/3 av befintliga MT-system är införda i Styr- och förvaltnismodellen. Fokus ska vara på ständiga förbättriar som skapar högre kvalitet, bättre tillgälighet och ökad effektivite Utvecklispotential identifieras inte Möjliga förbättriar eller försenas Ständigt förbättrisarbete präglar arbetet Minst en process per verksamhetsområde är genomlyst och utvecklad, där hänsyn är tagen till miljö, kvalitet och arbetsmiljö. Dokumentation av process som visar att den är genomlyst och utvecklad, ja eller nej Genomlysniar utförda, bl.a. har inbrotten i Malmö lett till förbättriari form av regional information och nya rutiner och gamla HLR-skyltar ledde till nya uppdaterade skyltar på alla orter. Sida 2 av 5

3 Drivande utvecklisaktör Region Skåne ska arbeta för låsiktigt hållbar utveckli inom alla områden Krav på hållbar resursanvändni uppmärksammas inte Risk för negativ miljöpåverkan Resursanvändnien är hållbar Handlisplan på förvaltnisnivå för att nå giftfri miljö (3 årig plan) Utför Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare Skåne ska bli ledande i Europa på forskni, innovation och utbildni. Effektiv användni av teknik och digital kommunikation ska öka tillgäligheten, effektivisera verksamheten och förenkla medarbetarnas arbete. Attraktiv arbetsgivare Resursbrist minskar antalet vetenskapliga publikationer Risk att processarbetet inom MT-verksamheten inte håller hög kvalite Förvaltniens delaktighet i FoUU minskar Processarbetet inom MT-verksamheten är dokumentera FOUU sker i samverkan med olika vårdaktörer, lärosäten och närisliv Lednissystemet är effektivt Antalet genomförda presentationer av utvecklis- eller vetenskapliga arbeten, vetenskapliga publikationer samt abstrakts är minst 200. Processarbetet inom MT-verksamheten är dokumentera Antal utvecklis- och vetenskapliga arbeten, vetenskapliga publikationer samt abstrakts Dokumentation av process, ja eller nej Utfallet är 208 s MT MT Utför Tre MT-processer (Anskaffni, Utveckli, Avveckli) är fastställda. Med ett lyssnande, närvarande ledarskap skapas delaktighet och mod att påverka verksamhetens utveckli och resulta Resursbrist gör att handlisplaner inte tas fram och/eller efterlevs Medarbetarna är eagerade och motiverade av handlisplaner som följer av medarbetarundersökni en Sprilife Handlisplaner skall finnas. Arbete med handlisplaner utför Region Skåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättniar att göra skillnad varje dag. Resursbrist gör att processer inte standardiseras Processerna är standardiserade Minst tre dokumenterade avvikelser per verksamhetsområde har lett till utveckli/förbättri. Antal avvikelser i AViC med dokumenterad utveckli/förbättri av avvikelser hanteras enligt lednisystemen och uppföljni av exempel sker vid årsskifte En genomtänkt strategisk kompetensförsörjni är en förutsättni för att klara framtidens uppdrag. Låsiktigt stark ekonomi Resursbrist medför att studenter inte tas emot tillräckligt bra Svårare att rekrytera kompetens i framtiden Framtida kompetensförsörjni är säkrad Minst 1 aktivitet per VO som syftar till att Minst 1 aktivitet per VO säkra som syftar till att säkra kompetensförsörjnie kompetensförsörjnien. n. och Ien avikelse. Målet uppnåt Region Skåne ska planera med framförhållni och handlisberedskap. Opåverkbara och oförutsedda kostnader uppstår Högre kostnader och/eller lägre intäkter än budgeterat av fastställd budget/plan Utfallet är minst enligt överenskommen budge Månadsrapport Månadsu ppföljnin g Målet uppnåt Resultat följer budget för Region Skånes alla beslut ska vara finansierade. Risk att verksamheten inte lever upp till kraven i ackrediteriarna Lägre effektivitet i lednissystemen om ackrediterisarbete måste göras om Lednissystemet är effektivt ackrediteriar är godkända vid samtliga revisioner Dokumentation av att befintliga kvarstår, ja eller nej och Samtliga genomförda granskniar är godkända. Sambandet mellan resursåtgå, prestation, resultat och effekter ska vara tydlig Krav på hållbar resursanvändni uppmärksammas inte Risk för negativ miljöpåverkan Resursanvändnien är hållbar Handlisplan på förvaltnisnivå för att nå giftfri miljö (3 årig plan) Utför Sida 3 av 5

4 Område (För rapporteri i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömni göras för vart Risk (beskrivni) och ett av de av fullmäktige aivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Faktureri följsamhet Faktureri följsamhet av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Bisysslor följsamhet Kompetensförsörjni tillse att aktuella planer finns Upphandli följsamhet Opåverkbara och oförutsedda kostnader uppstår bisysslor inte uppmärksammas Resursbrist gör att kartläggni inte tas fram Konsekvens (beskrivni) Högre kostnader och/eller lägre intäkter än budgeterat Brister i efterlevnad gör att verksamhetens trovärdighet och oberoende ifrågasätts Konsekvens Sannolikhet Risk Identifierade förbättrisområde enligt granskni eller annat Faktureri följsamhet Faktureri följsamhet av fastställd budget/plan Bisysslor följsamhet mot regler och Kompetensförsörjni Upphandli följsamhet Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, Åtgärd (beskrivni) Attestförteckni Attestförteckni Behörighet i Raindance Kundfaktureri Representation Källskatt och sociala avgifter Leverantörsfakturor Kassahanteri Reseräkniar Utfallet är minst enligt överenskommen budge Inventeri av bisysslor inom förvaltnien. Kompetenskartläggnin g är genomförd inom samtliga 11 verksamheter. Avtalsförteckni och register över avtal för förvaltniens avtal Beloppsgränser enligt attestreglemente och beslut om firmateckni Projektredovisni Verkställighet beslut Gåvor och donationer Kontrollmoment (metod) Att registrerade beslutsattestbehörigheter i ekonomisystemet följer beslutsunderlag Överensstämmelse mellan attesträtt i HR-fönster och Raindance Kontroll av externa användare med attestbehörighet i Raindance Att momskodnien är rätt på manuella kundfakturor Kontroll frekvens Kontrollutförare Riskägare (roll) Utan anmärkni. Utan anmärkni. Matchnin g av attestregis ter Raindanc e mot anställda i HRfönstret / 1 ggr per år Att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas Att källskatt och sociala avgifter redovisas på ett korrekt sätt Att moms redovisas rätt på leverantörsfakturor avseende importmoms, speditionsföretag och externförhyrni. Att Region Skånes anvisniar för kontantkassor och dagskassor efterlevs. Att behörig har attesterat och att reseräkninen är rätt uträknad med relevanta bilagor. Månadsrapport Inventeri av bisysslor Dokumenterad kompetenskartläggni, ja eller nej Avtalsförteckni och - register, bedömni av fullständighet och ev. brister Beloppsgränser för leverantörsfakturor enligt attestreglemente och beslut om firmateckni Att projektanmälan,slutredovis ni och balanseri sker enligt Region Skånes. Att utbetalni av gåvor och donationer sker enligt. Urval utifrån orsaksko der / 1 ggr år Månadsu ppföljnin g Ek chef Genomgå gjord i anslutni till organisationsförändriar GSF är kontrollutförare. Ia avvikelser hittade vid kontroll att det finns ett skriftligt attesterat underlag som styrker kreditfaktureri GSF är kontrollutförare. Delvist brister i redovisni av deltagare, syfte och moms för 26 av 47 kontrollerade verifikationer vid kontroll att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas Utan anmärkni. Utan anmärkni. Utan anmärkni. Utan anmärkni. Målet uppnåt Resultat följer budget för HR-chef HR-chef Inventeri utförd. För Medicinsk service finns ien yrkeskategori där frekvensen av bisysslor överstiger tio anställda. HR-chef HR-chef Kartläggni utförd. Utan anmärkni. Stabschef Stabschef Ien avvikelse. Målet uppnåt t och stickprov / 2 ggr / 2 ggr Genomgå gjord i anslutni till organisationsförändriar Utfört utan anmärkni. Rapporteri/ (status) 2017 Utbetalni av gåvor och donationer förekommer ej inom Medicinsk service. Sida 4 av 5

5 Medicinsk service Intern kontroll 2017 Förbättrisområde Åtgärd Kontrollmoment 2017 Leveransen är säker och tillgälig Fem identifierade kritiska svarstider/ tillgälighet är förbättrade. Mätni av resp. svarstid/tillgälighet Målet är till största del uppnått men delvis kvarstår förbättriar att göra inom svarstiderna till cancerprocesserna inom hälso- och sjukvården. MT-systemen är användarvänliga och effektiva Ständigt förbättrisarbete präglar arbetet 2/3 av befintliga MT-system ska vara införda i Styr- och förvaltnismodellen. Minst en process per verksamhetsområde är genomlyst och utvecklad, där hänsyn är tagen till miljö, kvalitet och arbetsmiljö. Dokumentation, ja eller nej Dokumentation av process som visar att den är genomlyst och utvecklad, ja eller nej Resursanvändnien är hållbar Handlisplan på förvaltnisnivå för att nå giftfri miljö (3 årig plan) Dokumentation, ja eller nej Utför FOUU sker i samverkan Antalet genomförda presentationer av utvecklis- eller vetenskapliga arbeten, vetenskapliga publikationer samt abstrakts är minst 200. Antal utvecklis- och vetenskapliga arbeten, vetenskapliga publikationer samt abstrakts 2/3 av befintliga MT-system är införda i Styr- och förvaltnismodellen. Genomlysniar utförda, bl.a. har inbrotten i Malmö lett till förbättriari form av regional information och nya rutiner och gamla HLR-skyltar ledde till nya uppdaterade skyltar på alla orter. Utfallet är 208 s Lednissystemet är effektivt Processarbetet inom MT-verksamheten är dokumentera Dokumentation av process, ja eller nej Utför Tre MT-processer (Anskaffni, Utveckli, Avveckli) är fastställda. Medarbetarna är eagerade och motiverade av handlisplaner som följer av Handlisplaner skall finnas. Arbete med handlisplaner utför medarbetarundersöknien Sprilife Processerna är standardiserade Minst tre dokumenterade avvikelser per verksamhetsområde har lett till utveckli/förbättri. Antal avvikelser i AViC med dokumenterad utveckli/förbättri av avvikelser hanteras enligt lednisystemen och uppföljni av exempel sker vid årsskifte Framtida kompetensförsörjni är säkrad Minst 1 aktivitet per VO som syftar till att säkra Minst 1 aktivitet per VO som syftar till att säkra Ien avikelse. Målet uppnåt kompetensförsörjnien. kompetensförsörjnien. av fastställd budget/plan Utfallet är minst enligt överenskommen budge Månadsrapport Målet uppnåt Resultat följer budget för Lednissystemet är effektivt ackrediteriar är godkända vid samtliga revisioner Dokumentation av att befintliga kvarstår, ja eller nej Samtliga genomförda granskniar är godkända. Resursanvändnien är hållbar Handlisplan på förvaltnisnivå för att nå giftfri miljö (3 årig plan) Dokumentation, ja eller nej Utför Attesthanteri Attestförteckni Att registrerade beslutsattestbehörigheter i ekonomisystemet följer Utan anmärkni. beslutsunderlag Attesthanteri Attestförteckni Överensstämmelse mellan attesträtt i HR-fönster Utan anmärkni. och Raindance Attesthanteri Behörighet i Raindance Kontroll av externa användare med attestbehörighet i Raindance Genomgå gjord i anslutni till organisationsförändriar Skattelagstiftni Kundfaktureri Att momskodnien är rätt på manuella kundfakturor GSF är kontrollutförare. Ia avvikelser hittade vid kontroll att det finns ett skriftligt attesterat underlag som styrker kreditfaktureri Skattelagstiftni Representation Att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas GSF är kontrollutförare. Delvist brister i redovisni av deltagare, syfte och moms för 26 av 47 kontrollerade verifikationer vid kontroll att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas Skattelagstiftni Källskatt och sociala avgifter Att källskatt och sociala avgifter redovisas på ett korrekt sätt Utan anmärkni. Skattelagstiftni Leverantörsfakturor Att moms redovisas rätt på leverantörsfakturor avseende importmoms, Utan anmärkni. speditionsföretag och externförhyrni. Faktureri Kassahanteri Att Region Skånes anvisniar för kontantkassor och dagskassor Utan anmärkni. efterlevs. Faktureri Reseräkniar Att behörig har attesterat och att reseräkninen är rätt uträknad med Utan anmärkni. relevanta bilagor. budget/plan Utfallet är minst enligt överenskommen budge Månadsrapport Målet uppnåt Resultat följer budget för Bisysslor Inventeri av bisysslor inom förvaltnien. Inventeri av bisysslor Inventeri utförd. För Medicinsk service finns ien yrkeskategori där frekvensen av bisysslor överstiger tio anställda. Kompetensförsörjni Kompetenskartläggni är genomförd inom samtliga 11 verksamheter. Dokumenterad kompetenskartläggni, ja eller nej Kartläggni utförd. Utan anmärkni. Upphandli Avtalsförteckni och register över avtal för förvaltniens avtal Avtalsförteckni och -register, bedömni av fullständighet och ev. Ien avvikelse. Målet uppnåt brister Verkställighet Beloppsgränser enligt attestreglemente och beslut om firmateckni Beloppsgränser för leverantörsfakturor enligt attestreglemente och beslut om firmateckni Genomgå gjord i anslutni till organisationsförändriar Verkställighet Projektredovisni Att projektanmälan,slutredovisni och balanseri sker enligt Region Utfört utan anmärkni. Skånes. Verkställighet Gåvor och donationer Att utbetalni av gåvor och donationer sker enligt. Utbetalni av gåvor och donationer förekommer ej inom Medicinsk service. Sida 5 av 5