YTTRANDE Datum Dnr

Transkript

1 Servicenämnden Leif G Nilsson Bitr servicedirektör Leif.G.Nilsson@skane.se YTTRANDE Datum Dnr Servicenämndens yttrande över regionstyrelsens budgetdirektiv för verksamhetsplan och budget 2017 med plan för åren 2017 till 2018.

2 Regional utvecklingsstrategi för Skåne Region Skåne har under 2014 fattat beslut om en strategi för länets regionala tillväxtarbete, Det öppna Skåne Ladda ner och läs Regional utvecklingsstrategi här. Region Skåne har ett ansvar avseende regional utveckling enligt lag och ska inom detta uppdrag driva arbetet med utvecklingsstrategin. För RUS genomförande krävs ett brett ägarskap med många ambassadörer som lever och andas det öppna Skåne. Prioriterade ställningstaganden i RUS 2030 Skåne ska erbjuda framtidstro och livskvalitet Skåne ska bli en stark hållbar tillväxtmotor Skåne ska dra nytta av sin flerkärniga ortstruktur Skåne ska utveckla morgondagens välfärdstjänster Skåne ska vara globalt attraktivt Vad innebär detta för nämndens ansvarsområde/verksamhet? Regionala utvecklingsstrategin utgör grunden för Servicenämndens utvecklingsarbete för att möta morgondagens behov och förväntningar. Servicenämnden hanterar i sitt ansvar för upphandlingar miljö- och hållbarhetseffekter. Inom miljö- och energiområdet är fokus framför allt på minskat koldioxidutsläpp och minskat svinn. Områden som energieffektivisering, avfallsminimering och förnybar energi är andra delar som nämnden ansvarar för. Genom fortsatt utveckling av Region Skånes serviceorganisation sker även utveckling av morgondagens välfärdstjänster. Tillsammans med Kulturnämnden lyfter Servicenämnden frågan om vikten av att konstens roll finns med redan i planeringsfasen vid om- och nybyggnationer. Det övergripande målet är att skapa en estetisk, inspirerande och hälsobringande miljö för patienter, personal och anhöriga. Särskild frågeställning till regionala utvecklingsnämnden Hur ska nämnden arbeta/utveckla arbetet för att öka sysselsättningen i Skåne? 2

3 Region Skånes vision och strategiska mål Inför verksamhetsplan och budget 2017 har Region Skånes nuvarande strategikarta och mål reviderats i syfte att förenkla och tydliggöra målstyrningen, med sikte mot visionen. Nämndernas yttranden utgör viktiga inspel till styrelsens fortsatta arbete med revideringar. Region Skånes löfte till medborgarna Region Skåne finns till för dig som bor och verkar i Skåne. Vår verksamhet bygger på hög service och hållbar utveckling. Vi arbetar för en välfungerande sjukvård och kollektivtrafik, en innovativ regional utveckling och ett rikt kulturliv. Alla nämnder har i uppdrag, enligt reglementet, att arbeta med att utveckla medborgarkontakterna genom olika former av medborgardialog. Hur ska nämnden utveckla detta arbete under 2017? Servicenämnden har inte angiven uppgift i reglementet. Strategiska mål Nämnden ska nedan, och med beaktande av de ekonomiska förutsättningar och föreslagna regionbidrag som beskrivs i direktivets Ekonomiska avsnitt, riskbedöma (enligt given riskbedömningsmodell, se längst bak i mallen) och beskriva det egna arbetet utifrån Region Skånes övergripande strategiska mål. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Inom ramen för nämndens ansvarsområde innebär ovan strategiska mål en nedbrytning i följande delmål: Servicenämnden tolkar målet genom att fortsätta arbetet med att skapa en serviceorganisation för fastighets- och servicefrågor som efterhand utvecklas till att bli En bättre partner för vården. Delmål för 2017 är att ha påbörjat införande av ett IT-stöd som väsentligt förbättrar lägesbeskrivningar och uppföljningar samt arbetsflöden. Ett annat delmål är att ha ett etablerat kundcenter med tillgänglighet 24 timmar per dygn. Ett tredje delmål är tillgänglighet. Bland annat avser denna skyltning av sjukhusområdena och andra vårdinrättningar på ett enhetligt sätt för medborgarna. Vidare är det fortsatt utveckling av tillgänglighetsdatabasen. Nämndens möjligheter att utifrån ekonomisk ram med föreslagna regionbidrag 2017, uppnå det strategiska målet (genomför en riskbedömning med beskrivning av sannolikhet för att inte uppnå målet och konsekvensen av att inte göra det) Servicenämnden har i beslut fastställt verksamhetsplan och budget för Regionservice för Den verksamhetsidé som planen utgår ifrån är En bättre partner för vården. Verksamhetsidén ska fortsätta Med väl genomtänkta och genomförda tjänster ska Regionservice bidra till att skapa en god vård och ett mervärde för främst vården. Respektive tjänsteområde kommer att fortsätta att standardiseras för att få en mer enhetlig leverans oavsett var inom Region Skåne leveransen sker. Fokus på utvecklingen av Regionservice verksamhetsanknutna tjänster under 2016 kommer att vara kvalitet och leveranssäkerhet samt uppföljning av leveransen. Arbetet kommer att ske tillsammans med vårdförvaltningarna för att fortsätta att identifiera och hitta lösningar på vilket sätt Regionservice kan bidra till att skapa mer tid för vård för vårdpersonalen. Syftet är att fortsätta utvecklingen under 2017, varvid utveckling av anpassat IT-stöd är en förutsättning. 3

4 Införande av servicevärdar har fortsatt under Syftet är att frigöra tid för vårdpersonalen för deras vårduppgifter. Hittills är resultaten goda i genomförda piloter. Region Skånes utförare av servicetjänster (Regionservice) behöver smarta IT- och informationssystem för att kunna vara en bättre partner för vården. Det är stora datamängder som måste analyseras på rätt sätt. Befintliga system stödjer inte processinriktad organisation och leverans, och är byggda för en betydligt mindre verksamhetsvolym, där varje uppskalning blir mycket kostsam och tidskrävande. På grund av systemens (ett 20-tal) begränsade kapacitet lägger organisationen oproportionerligt mycket resurser på att få fram rätt information. Detta skapar stort merarbete i verksamheten. Det är heller inte möjligt att ur befintliga system få fram aktuell data för rätt plats i rätt tid, vilket skapar onödiga fördröjningar på möjliga åtgärder och svårigheter att koppla åtgärd till effekt. Under 2016 avser Regionservice fortsätta arbetet med att skapa förutsättningar för ett systemstöd som tillgodoser hela verksamheten, tillhandhåller rätt uppföljning och rapporter och kommunicerar väl med övriga system inom Region Skåne. I arbetet med det robusta sjukhuset ses den tekniska infrastrukturen över i samband med byggnationer på sjukhusområdena. Här ingår bland annat energieffektiviseringarna. Inom de administrativa tjänsterna behöver utveckling mot ökad automatisering äga rum. Initialt handlar det om att bygga upp kunskap för detta, vilket är angeläget att kunna genomföra från Därigenom kan fortsatt tillvaratagande av kreativitet och innovationskraft ske. Riskbedömning: 6, kännbar, mindre sannolik. Servicenivån måste balanseras med tillgängliga ekonomiska resurser. Det beskrivna behovet av IT utveckling är en utveckling som gynnar Region Skånes ekonomi på sikt i form av betydligt förbättrade informationsflöden. Härigenom bedöms effektiviseringar uppstå. Särskild frågeställning till hälso- och sjukvårdsnämnden och driftledningsnämnderna (Kryh, Sund, SuS) Hur ska verksamheten utveckla arbetet för att uppnå en god tillgänglighet? En drivande utvecklingsaktör Inom ramen för nämndens ansvarsområde innebär ovan strategiska mål en nedbrytning i följande delmål: Servicenämnden tolkar målet på så sätt att verksamheten i nämndens ansvarsområde ska fortsätta utvecklingsarbetet syftande till att främst vården ska få mer frigjord tid till vårduppgifter. Inom ramen för nämndens ansvar finns behov av att utveckla IT-stödet under Vidare finns behov av att ytterligare kunna samordna leveranser inom ramen för FM (Facility Management). Kundcenter behöver utvecklas till att bli en ingång för kunderna. Den fysiska tillgängligheten i Region Skånes fastighetsbestånd fortsätter förbättras. Utveckling av de administrativa tjänsterna är ytterligare ett område som kan bli en del i att frigöra mer tid för vården. Ökad automatisering är ett utvecklingsområde. Servicenämnden har ansvar för upphandlingar inom sitt ansvarsområde. Upphandlingarna drivs utgående från att säkra en kvalitativ och robust verksamhet. Sociala krav, miljökrav och möjliggörande för små och mindre företag att lämna anbud ska vara utgångspunkten i upphandlingsarbetet. Nämndens möjligheter att utifrån ekonomisk ram med föreslagna regionbidrag 2017, uppnå det strategiska målet (genomför en riskbedömning med beskrivning av sannolikhet för att inte uppnå målet och konsekvensen av att inte göra det) Avsiktsförklaring med åtta stycken fjärrvärmeleverantörer har ägt rum avseende tillhandahållande av fossilfri fjärrvärme, för att uppnå Region Skånes mål Fossilfritt Planerat utbyte av fordon enligt samma mål fortsätter. Med anledning av att ambulanser i egen regi drivs med fossilbränsle påverkar detta värdena för den fossilfria bränsleförbrukningen. För att uppnå målen ovan krävs resurser. Detta därför att upphandlingsarbetet och avtalen driver kostnader. 4

5 Riskbedömning 6, kännbart, mindre sannolikt. Servicenivån måste balanseras med tillgängliga ekonomiska resurser. Attraktiv arbetsgivare Inom ramen för nämndens ansvarsområde innebär ovan strategiska mål en nedbrytning i följande delmål: Servicenämnden ser två delmål inom ramen för attraktiv arbetsgivare. Den ena delmålet är att fortsätta minska sjuktalen och det andra målet är att fortsätta se förbättrade värden i medarbetarundersökningen. Regionservice arbete med att vara en Attraktiv arbetsgivare genom att fokusera på att öka förståelsen för uppdraget och arbetet. Påbörjad utbildning för alla Regionservice anställda med fokus på attityder och beteenden fortsätter med värdegrundsarbete. Målet är att alla skall känna till Regionservice breda kompetens, kunna möta vårdens behov och att varje medarbetare ska bli medveten om sin del i det viktiga arbetet. Alla ska vara stolta över att tillhöra Region Skåne och arbeta i Regionservice. Bra kommunikation, servicekänsla och vilja är framgångsfaktorer för att göra skillnad varje dag. Resultatet från 2015 är minskade sjuktal med en halv dag per medarbetare och år och väsentligt förbättrade NMI-siffror. Arbetet innehåller även förebyggande delar med Hälsoarbete/Hälsoinspiratörer genom det systematiska ledningsarbetet. Hälsoinspiratörerna får stöd/hjälp samt föreläsningar för att kunna utföra sitt arbete med sina chefer. Medarbetarsamtalen är grunden för att kompetensutvecklingen sker på ett strukturerat sätt med koppling till verksamhetens och den enskildes mål. Genom ett antal aktiviteter och tillvägagångssätt främjas kompetensutvecklingen och det framtida kompetensbehovet bedöms därmed förbättras. Detta sker bland annat genom en struktur för interna karriärvägar, arbete med multiskilling genom servicevärdar och etableringen av servicepool. Därutöver arbetas det aktivt med chefsutveckling i form av chefsforum och utbildningsinsatser samt arbete med kompetensgrupper inom vissa områden. Nämndens möjligheter att utifrån ekonomisk ram med föreslagna regionbidrag 2017, uppnå det strategiska målet (genomför en riskbedömning med beskrivning av sannolikhet för att inte uppnå målet och konsekvensen av att inte göra det) Servicenämnden anser att Regionservice fortsatt behöver utveckla arbetet med att skapa en gemensam servicekultur för att uppnå målen beträffande sjukfrånvaro och ett NMI värde på över 70 (NMI värde som är >70 = förändringskraft). Nämnden ser det angeläget att resurser är tillgängliga för att skapa en servicekultur där fallande sjuktal och ökad trivsel i forma av ökat NMI värde uppnås. Riskbedömning 6, kännbar, mindre sannolik. Den påbörjade utbildningen av samtliga medarbetare ska fortsätta för att nå målen. Särskild frågeställning till hälso- och sjukvårdsnämnden, driftledningsnämnderna och personalnämnden Hur ska verksamheten arbeta för att minska sjukskrivningarna? Servicenämnden anser frågan vara viktig och fortsätter arbetet som påbörjats 2015, fortsatt 2016 och som fortsätter 2017 med de åtgärder som redovisas under avsnittet attraktiv arbetsgivare. 5

6 Långsiktigt stark ekonomi Inom ramen för nämndens ansvarsområde innebär ovan strategiska mål en nedbrytning i följande delmål: Servicenämnden anser att kostnadsmedvetenhet föreligger för nämnden. Nämnden bidrar till kostnadsreducerande åtgärder över tid genom bland annat fortsatt utveckling av paketering och samordning av leverans av tjänsterna. Genom utveckling av IT stödet bedömer nämnden att kostnadsreduceringar uppstår för Region Skåne. Nämndens möjligheter att utifrån ekonomisk ram med föreslagna regionbidrag 2017, uppnå det strategiska målet (genomför en riskbedömning med beskrivning av sannolikhet för att inte uppnå målet och konsekvensen av att inte göra det) Planeringsdirektivet anger ett resultatkrav för Servicenämnden på 71,8 Mkr. Det är därmed ett oförändrat resultatkrav jämfört med Servicenämnden föreslår resultatkrav på 21,1 Mkr inför Riskbedömning: 12, kännbar, sannolik. Resultatkravet påverkar helheten för Servicenämnden. RESULTATKRAV Budget Förslag Budget Förslag Patientavgifter 11,0 11,0 11,0 11,0 Överskott parkeringsavgifter 8,0 8,0 11,0 14,0 Bårhusavgifter 0,0 0,0 6,6 0,0 Överskott marknadslik hyra 0,0 0,0 9,0 9,0 Del av lägre hyra pga. räntesänkning 11,8 0,0 11,8 0,0 Anslag fastighetsutveckling -3,5-3,5-3,5-3,5 Anslag fordon fossilfritt bränsle -2,0-2,0-2,0-2,0 Anslag ESS-ränta -3,5-1,5-1,5-1,5 Tillgänglighetsdatabas 0,0-2,4-0,7-2,4 Ekologiska livsmedel 0,0-2,0-2,0-3,0 Övertagande av lokalvård i egen regi 0,0-2,2-2,2 0,0 Regionserviceutbildning 0,0-0,5-0,5-0,5 Effektivisering 0,0 0,0 34,8 0,0 TOTALT 21,8 4,9 71,8 21,1 Servicenämnden påtalar behovet av att medel för IT-utveckling (CAFM) särskilt måste avdelas under Nämnden bedömer att nivån på behovet är kring 20 Mkr under Huruvida dessa medel är en investeringseller driftspost kvarstår att klarlägga. Del av lägre hyra pga. räntesänkning borde justerats inför budget 2016 vilket gjordes i hyresmodellen. Ekologiska livsmedel 50 % av livsmedelsbudget 2016, om målet ökar uppåt har nämnden behov av täckning för utökningen. Servicenämnden har gjort en bedömning att merkostnaden uppgår till 3,0 Mkr. Behovet för att tillgodose tillgänglighetsdatabasen är betydligt större än vad som avdelats 2016 för att kunna bli klara inom Region Skåne. 6

7 Ekonomiska ramar och regionbidrag Här finns möjlighet att, utöver vad som framkommer i nämndens svar, lämna yttrande på föreslagna ekonomiska ramar. Servicenämnden anser att behovet av ett utvecklat IT-stöd inom nämndens ansvarsområde är påtagligt varför detta behöver prioriteras. Nämnden anser inte att den i planeringsdirektivet föreslagna nivån på Servicenämndens avkastningskrav är ändamålsenlig. Med nuvarande ersättningsmodell för nämndens tjänster bidrar ett högt avkastningskrav varken till en positiv incitamentsstruktur i serviceverksamheten eller till ett effektivt resursutnyttjande totalt sett. Investeringsram Nämndens yttrande om investeringsramar och hur föreslagna ramjusteringar kan hanteras. (Avser berörda nämnder.) Servicenämnden har ingen avvikande uppfattning avseende investeringar som är redovisade i planeringsdirektivet inom Servicenämndens ansvarsområde. Behov av investeringsmedel finns för utrustning i framtidens sjukhus. Dock kan nämnden i nuläget inte kvantifiera ett belopp. Nämnden avser återkomma i frågan. Utöver angivna investeringar i planeringsdirektiven inom servicenämndens ansvarsområde kommer nämnden att begära medel för fortsatta energieffektiviseringar i egna lokaler om 55 mkr från regionstyrelsens investeringsmedel för bygg och utrustning. Servicenämnden aktualiserar även behovet av medel för omkostnader i samband med investeringar för framtidens sjukhus (NSX) och att regionstyrelsen avdelar medel för sådana omkostnader. De lokaler som Region Skånes transportorganisation disponerar är tillgängliga till 31 mars Av det skälet är det angeläget att nya lokaler etableras och är färdigställda till ovan tidpunkt. Samordning sker med lokaler för hjälpmedelsverksamheten. Servicenämnden har redovisat underlag i ärende, beslut i servicenämnden , 16 insänt till regionstyrelsen. I servicenämndens sammanträde 26 maj 2016 beslutar nämnden att till regionstyrelsen sända in en begäran om medel för projektering av lokaler för centrallager jämte en vision om materialförsörjning för Region Skåne. Ärendet beskriver en på sikt väsentligt förbättrad driftsekonomi för Region Skåne. 7

8 Intern kontroll och riskbedömning av måluppfyllelse Den interna kontrollen är en viktig del i att styra och följa upp verksamheten. Intern kontroll handlar om kvalitet, styrning och ytterst om att undvika risker, som kan hindra Region Skåne från att uppnå sina mål. Riskbedömning innebär en kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/konsekvenser och sannolikhet/ risk i processer, rutiner och system. I riskbedömning ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten ger en beskrivning av risk och väsentlighet. OBS! I riskbedömningen av att nämnden inte uppfyller Region Skånes strategiska mål är det måluppfyllelsen som helhet, inte för enskilda delmål eller uppföljningsindikatorer, som ska bedömas. Konsekvens 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Sannolikhet Konsekvens: 1 Försumbar är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne 2 Lindrig uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 4 Allvarlig är så stor att fel inte får inträffa Sannolikhet: 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå Risk- och väsentlighetsbedömning: 1-3: Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 4-8: Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs 9-12: Reducera riskerna! Åtgärdas. Bör tas med i internkontrollplan : Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna 8