Internkontrollplan avseende kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter 2016 KS-2015/712

Transkript

1 Kommunstyrelsens arbetsutskott 15 Utdrag ur PROTOKOLL OJUSTERAT Internkontrollplan avseende kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter 2016 KS-2015/712 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna internkontrollplan avseende kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter Ärende Tjänsteskrivelse , förslag på internkontrollplan och riskanalys har varit utsända. Exp till: Akten Expedierat av Siobhán Górny

2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Anna Landerholm Datum KS-2015/712 Verksamhetscontroller Kommunstyrelsen Internkontrollplan avseende kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter 2016 KS-2015/712 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna internkontrollplan avseende kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter Sammanfattning De särskilda granskningar/utvärderingar som ska göras enligt 2016 års internkontrollplan är: Att styrdokument definieras på ett enhetligt sätt i kommunen och att de följs upp kontinuerligt. Att arbetsmiljön för personalen i kommunstyrelsens verksamheter inte påverkas negativt av den ökade arbetsbelastningen. Att personalen i kommunstyrelsens verksamheter känner sig trygg i mötet med invånarna vad gäller risker för hot och våld. Att kommunens krisberedskap är fungerande. Att IT-driften i kommunen fungerar utan stora störningar. Uppföljningen av driftsäkerheten och tillgängligheten i IT-system kommer att genomföras utifrån samverkansnämndens internkontrollplan för Detta då uppdraget snarare ligger under samverkansnämndens ansvar och de dessutom genom sin internkontrollplan för 2016 redan har beslutat om att genomföra ett sådant uppdrag. Utöver uppdragen ovan ska uppföljning av ekonomi och måluppfyllnad ske i samband med hel- och delårsbokslut. Synpunkter och klagomål rapporteras årligen i samband med verksamhetsberättelsen. Dessutom görs flera mätningar av kundnöjdheten i nämndens verksamheter, vilka rapporteras löpande under året. I föreslagen internkontrollplan för 2016 ligger dessutom en ny årligen återkommande kontroll gällande huruvida tillräckliga kunskaper finns i verksamheterna om samverkansavtalet med fackliga organisationer.

3 Bakgrund Enligt kommunallagen och kommunens reglemente för internkontroll avseende kvalitet ska nämnden se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt års internkontrollplan visar vilka aktiviteter som kommer att utföras för att förebygga fel och att följa upp att verksamheten är ändamålsenlig, effektiv och följer lagar och regler. Internkontrollplanen är baserad på en risk- och angelägenhetsbedömning utförd av Kommunstyrelsens presidium i samarbete med förvaltningen. Ekonomisk konsekvensanalys Föreslaget beslut bedöms inte leda till några ekonomiska konsekvenser utöver befintlig budgetram. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Lena Larsson Åsa Franzén Dan-Erik Petterson Gunilla Tuvin fritid- och kulturchef kanslichef ekonomichef personalchef Beslutet ska expedieras till: Akten

4 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Kommunstyrelsens internkontrollplan avseende kvalitet för 2016 syftar till att säkerställa ändamålsenlighet, kostnadseffektivitet, tillförlitlig rapportering och information, säkerhet, efterlevnad av lagar, regler och beslut och att upptäcka allvarliga brister. Beslutet om att godkänna kommunstyrelsens internkontrollplan avseende kvalitet bedöms inte påverka barn på ett direkt sätt, utan handlar snarare om att vidmakthålla ett fungerande internkontrollsystem och i förlängningen bidra till en hög kvalitet i verksamheterna. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.

5 Dnr KS-2015/712 Internkontrollplan avseende kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter 2016 Särskilda utvecklingsprojekt, granskningar och uppföljningar Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollmetod Kontrollansvarig Redovisning till nämnd Bedömning riskanalys Definition av styrdokument Att styrdokument definieras på ett enhetligt sätt i kommunen och att de följs upp kontinuerligt Översyn av befintliga styrdokument Verksamhetscontroller Juni 2016 Samlad risk: 8 Arbetsmiljö Våld och hot Att arbetsmiljön för personalen i kommunstyrelsens verksamheter inte påverkas negativt av den ökade arbetsbelastningen Att personalen i kommunstyrelsens verksamheter känner sig trygg i mötet med invånarna vad gäller risker för hot och våld Särskild medarbetarenkät med fokus på arbetsbelastning samt diskussion i arbetsgrupper utifrån checklista Särskild medarbetarenkät med fokus på våld och hot och ev. arbete i fokusgrupper Verksamhetscontroller Oktober 2016 Samlad risk: 16 Verksamhetscontroller December 2016 Samlad risk: 8 Krisberedskap Att kommunens krisberedskap är fungerande Övning och utvärdering Beredskapssamordnare December 2016 Samlad risk: 8 IT-drift Att IT-driften i kommunen fungerar utan stora störningar Uppföljning av driftsäkerheten och tillgängligheten av verksamhetskritiska system såsom Siebel och TES. Uppdraget kommer att genomföras utifrån internkontrollplanen för SMN Verksamhetsutvecklare IT Oktober 2016 (Redovisning till SMN) Samlad risk: 8

6 Årligen återkommande aktiviteter för att följa upp kvalitet, nöjdhet och måluppfyllnad Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollmetod Kontrollansvarig Redovisning till nämnd Mål och budget Verksamhetsberättelse inklusive synpunkter och klagomål Kundnöjdhet Efterlevnad av samverkansavtal Att planering och utförande i verksamheterna sker enligt angivet uppdrag samt ekonomiska ramar Att verksamheterna utförts i enlighet med fastställd verksamhetsplan och beslutad budget. Dessutom görs en beskrivning av hur verksamheten påverkats av händelser under året. I sammanställningen av synpunkter och klagomål görs en uppföljning av vilka områden som berörts samt hur hanteringen har fungerat Att handläggning, beslut, information och bemötande samt verksamheter i helhet håller hög kvalitet utifrån ett kundperspektiv Att tillräckliga kunskaper finns i verksamheterna vad gäller samverkansavtalet med fackliga organisationer Uppföljning och analys av resultat utifrån mål och budget Uppföljning och utvärdering av verksamhetens aktiviteter och resultat, samt sammanställning av inkomna synpunkter och klagomål Rapportering utifrån medborgarundersökning och KKIK (Kommunens kvalitet i korthet) Ekonomichef Ekonomichef, kanslichef, fritid- och kulturchef, personalchef samt verksamhetscontroller Verksamhetscontroller Avrapportering per augusti 2016 i samband med delårsbokslut och i verksamhetsberättelsen i samband med årsbokslutet för 2016 Redovisas i samband med årsbokslutet för 2016 Rapportering under året i samband med att resultaten publiceras Enkät samt uppföljning av statistik över tvister som lett till skadestånd Personalchef Oktober 2016

7 Dnr KS-2015/712 Riskanalys inför kommunstyrelsens internkontrollplan avseende kvalitet 2016 Vid riskanalys ska följande matris användas för att bestämma sannolikhet och konsekvens. Risktal 1-2 innebär att risken är så låg att den kan accepteras och inte behöver åtgärdas. Risktal 3-6 innebär en medelhög risk, denna risk kan man behöva åtgärda men risken är inte akut. Eventuella åtgärder kan dock vara aktuella beroende på riskens art. Risktal 8-16 innebär en mycket hög risk. Risken bör åtgärdas och analyseras ytterligare. Dessa risker bör tas med i internkontrollplanen. 4: Allvarlig Konsekvens 3: Kännbar : Lindrig : Försumbar : Osannolik 2: Mindre sannolik 3: Möjlig 4: Sannolik Sannolikhet Konsekvens 4 - Är så stor konsekvens att det helt enkelt inte får hända (Allvarlig) 3 - Uppfattas som besvärande av alla berörda personer (internt och externt) (Kännbar) 2 - Uppfattas som liten av alla berörda (Lindrig) 1 - Uppfattas som obetydlig av alla berörda (Försumbar) Sannolikhet 4 - Det är mycket troligt att fel ska uppstå (Sannolik) 3 - Det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå (Möjlig) 2 - Risken är mycket liten för att fel ska uppstå (Mindre sannolik) 1 - Risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå (Osannolik)

8 Bedömningen av sannolikheten, konsekvensen och den samlade risken för respektive område anges i tabellen nedan. Resultatet ska sedan ligga till grund vid framtagande av internkontrollplan avseende kvalitet. För varje kontrollområde/kontrollmoment ska en siffra mellan 1-4 fyllas i dels för sannolikheten att påståendet inte uppfylls och dels för vilken konsekvens det skulle få. Siffran för sannolikheten multipliceras med siffran för konsekvensen vilket ger ett samlat risktal. Kontrollområde/Kontrollmoment Sannolikhet Konsekvens Samlad risk Kontrollområde: Arbetsmiljö Kontrollmoment: Att arbetsmiljön för personalen i kommunstyrelsens verksamheter inte påverkas negativt av den ökade arbetsbelastningen Kontrollområde: Tjänsteresor Kontrollmoment: Att kommunstyrelsens verksamheter har överblick över sin bilpark och nyttjandet av den samt över mönstret för sina resor i tjänsten generellt Kontrollområde: Våld och hot Kontrollmoment: Att personalen i kommunstyrelsens verksamheter känner sig trygg i mötet med invånarna vad gäller risker för hot och våld Kontrollområde: Krisberedskap Kontrollmoment: Att kommunens krisberedskap är fungerande (Tillägg från KS AU ) Kontrollområde: IT-drift Kontrollmoment: Att IT-driften i kommunen fungerar utan stora störningar (Tillägg från KS AU ) Kontrollområde: Information Kontrollmoment: Att invånarna upplever att de får adekvat information (Tillägg från KS AU ) Kontrollområde: Definition av styrdokument Kontrollmoment: Att styrdokument definieras på ett enhetligt sätt i kommunen och att de följs upp kontinuerligt (Från 2015 års internkontrollplan)