REGIONFASTIGHETER. Preliminär verksamhetsplan och budget för 2018 med plan för åren 2019 och Ver

Transkript

1 REGIONFASTIGHETER Preliminär verksamhetsplan och budget för 2018 med plan för åren 2019 och Ver

2 Innehållsförteckning Förord... 3 Regionfastigheters uppdrag... 4 Inledning... 4 Uppdrag och mål: Ledning... 6 Uppdrag och mål: Division Förvaltning... 7 Uppdrag och mål: Division Projekt... 8 Energi och miljö... 9 Plan intern kontroll Krishantering och SRSA Budget

3 Förord Efter det positiva arbete som pågått i nämnden under 2017 ser jag med tillförsikt fram mot det spännande förändrings- och utvecklingsarbete som pågår. Under 2018 kommer Servicenämnden fortsätta sitt arbete med att säkerställa högkvalitativa servicetjänster till den skånska sjukvården. Nämndens fokus ligger på kvalitet och leveranssäkerhet, samt en noggrann uppföljning av budgetmålen. Servicenämnden ser fram emot att kunna införa en ny digital plattform för service- och fastighetsverksamheten. Denna nya IT-lösning kommer Region Skåne bli först i landet med och det innebär en avgörande modernisering. De beställare i sjukvården som är beroende av serviceförvaltningens tjänster kommer att få en service som fungerar på ett smidigare och mer kostnadseffektivt sätt och medarbetare som jobbar med service kommer att kunna hantera sina uppdrag via mobila enheter. Under 2018 kommer Servicenämnden ta ett helhetsgrepp över sjukhusens matförsörjning och påbörja arbetet med att skapa en modern och långsiktig lösning för hela Region Skåne. Parallellt med detta kommer projektet för att minska matsvinnet att fortgå. De av förvaltningen drivna verksamheterna inom café och personalrestauranger kommer att fortlöpande utvärderas under året. Servicevärdar började införas 2016 och konceptet ska fortsätta inom fler sjukvårdsverksamheter. Det syftar till att frigöra tid för vårdpersonalen för att kunna ägna tid åt patienterna. Servicevärdar har främst hand om vårdnära tjänster på vårdavdelningarna, som till exempel måltidshantering och andra serviceuppgifter. Under året fortgår den kraftfulla satsningen på förnyelsen av sjukhusområdena i Helsingborg, Malmö och Lund. De stora investeringarna syftar till att skapa välplanerade och moderna sjukhuslokaler som långsiktigt förmår möta det vårdbehov som finns hos Region Skånes invånare. Upphandling är en mycket viktig uppgift för Servicenämnden. De tjänster och produkter som upphandlas ska förena verksamheternas behov med kostnadseffektivitet och kvalitet. Samtidigt ska Region Skånes målsättningar för miljömässig upphandling och social hållbarhet givetvis upprätthållas. Margareta Dovsjö Ordförande Servicenämnden 3

4 Regionfastigheters uppdrag Regionfastigheter ansvarar för ägande och utveckling av Region Skånes fastighetsbestånd samt för de externa förhyrningar där Region Skåne är hyresgäst. Regionfastigheter har ett tydligt verksamhetsfokus på hyresgästernas verksamhet utifrån de förutsättningar som definieras av hälso- och sjukvården. Uppdraget innebär att ansvara för fastighetsförvaltning, fastighetsdrift, fastighetsunderhåll och lokalförsörjning (inklusive externa hyresavtal). Vidare ingår ansvar för ekonomisk, teknisk och juridisk förvaltning av Region Skånes fastighetsbestånd samt att företräda Region Skåne som hyresvärd gentemot externa hyresgäster och som hyresgäst i förhållande till externa hyresvärdar. Den samlade planerings- och byggprocessen från behovsanalys till idrifttagande vid ny- och ombyggnationer i Region Skånes fastigheter ligger också inom Regionfastigheters ansvarsområde vilket skapar goda förutsättningar för framtidens sjukvård. Arbetet med behovsanalys och planering ska ske i nära samverkan med berörd verksamhet. Regionfastigheter har en samordnande och stödjande roll. I uppdraget ingår också ansvar för genomförandet av regionfullmäktiges och regionstyrelsens policys och riktlinjer för energieffektiviseringar och miljöförbättrande åtgärder inom fastighetsutveckling. Ansvara för upphandlingar inom servicenämndens ansvarsområde och inom ramen för Region Skånes övergripande riktlinjer för upphandlingar. Inledning Förutsättningar Regionfastigheter är en del av Region Skåne och därmed en del av regionens vision och värdegrund. Region Skånes vision: Livskvalitet i Världsklass Region Skånes värdegrund: Välkomnande Vi möter andra som vi själva vill bli bemötta. Vi är öppna i sinnet och inbjuder till samarbete och nya idéer. Drivande Vi visar nyfikenhet och tar initiativ. Vi vill, vågar och agerar. Vi tar ansvar och vill göra skillnad. Omtanke och respekt Vi bryr oss om. Vi visar hänsyn till våra medmänniskor och den omgivning vi lever i. Region Skånes övergripande mål och Regionfastigheters mål: 4

5 I fokus för Region Skåne står alltid nöjda medborgare. Regionens resurser är verksamheten, medarbetarna och ekonomin. Utifrån detta är de gemensamma styrande målen och Regionfastigheters mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Nöjda kunder En drivande utvecklingsaktör Högre standardisering i PTS (programteknisk standard) Minskad energiförbrukning Hög driftsäkerhet Attraktiv arbetsgivare Nöjda medarbetare En långsiktigt stark ekonomi Uppnå resultatkrav 5

6 Uppdrag och mål: Ledning Uppdrag Regionfastigheters vision för verksamheten: Vi skapar rum för utveckling. Regionfastigheter bidrar till ständigt bättre förutsättningar att bedriva vård, trafik och utveckling i Skåne. Genom att garantera hög kvalitet på fastigheter och lokaler grundlägger Regionfastigheter långsiktig framgång för alla verksamheter inom Region Skåne. Baserat på visionen är det av vikt att Regionfastigheter lägger kraft på den pågående förnyelsen av sjukhusområdena i Helsingborg, Malmö och Lund. Satsningarna kommer att pågå under många år framöver. Dagens lokaler för vården skiljer sig från dem som behövs om 50 år. Med tanke på att det byggs vårdlokaler som ska hålla för verksamhet ett halvt sekel måste byggplaneringen vara framtidsorienterad redan nu. Hög driftsäkerhet är en viktig förutsättning för god hälso- och sjukvård i Region Skåne. Regionfastigheter som ansvarig för ägande och utveckling av Region Skånes ägda och förhyrda fastigheter, är en viktig aktör som måste ha en hög drift- och leveranssäkerhet samt en kontinuitetsplanering för att motverka avbrott i organisationens verksamhet vid oförutsedda allvarligare avbrott eller katastrofer. Regionfastigheter har som övergripande mål för hela verksamheten att vara en attraktiv arbetsgivare som upprätthåller ett lyssnande, närvarande ledarskap och aktivt arbetar för att erbjuda en hälsofrämjande arbetsplats. Inom Regionfastigheter ska det finnas goda utvecklings- och karriärmöjligheter för alla medarbetare. Chef och medarbetare har ett gemensamt ansvar att i samverkan skapa en god arbetsmiljö och utveckla verksamheten. Med tydliga roller, konkreta mål och arbetsuppgifter, samt utrymme för eget ansvar och delaktighet, formas ett sammanhang där alla ser sin betydelse av helheten. Ledarskapet i Regionfastigheter ska utgå ifrån Region Skånes ledarkriterier. Regionfastigheter fortsätter under 2018 arbetet med att attrahera nya medarbetare genom att medverka på t ex arbetsmarknadsdagar på universitet och högskolor samt medverka i Tekniksprånget. För att säkra kompetensförsörjningen arbetar vi aktivt med trainee-program och mentorskap. Ledning Stödfunktionerna ledning, ekonomi, kommunikation samt utveckling och HR arbetar med både strategiska och operativa frågor inom respektive område med syfte att utveckla och stödja Regionfastigheters verksamheter. Ekonomi, ansvarar för analys, budget, hyresmodell, investeringsprocess, redovisning, rapportering och uppföljning. Kommunikation, stödjer förvaltningen med både strategiska och operativa kommunikationsfrågor. Utvecklings- och HR-enheten stödjer förvaltningen i strategiska och operativa frågor inom verksamhetsområdena HR samt teknik- och fastighetsutveckling. Mål Stödfunktionerna arbetar med följande områden för att utveckla Regionfastigheter: 6

7 Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Stärka arbetsgivarvarumärket genom kommunikativt stöd till chefer i deras förbättringsarbete och värderingsstyrda ledarskap. Implementera kompetensförsörjningsmodell för att säkerställa att kunskapen i organisationen kan möta behoven nu och framåt samt för att bidra till tydligare karriärvägar och utvecklingsmöjligheter för medarbetarna. En drivande utvecklingsaktör Fortsätta implementeringen av ett regiongemensamt dokumenthanteringssystem med början Driva förbättringsarbete avseende användandet av PTS. Ansvara för samordning och utbildning. Fortsätt utveckling av processarbetet med ständiga förbättringar genom t ex ett ökat nyttjande av AVIC. Uppdatera krishanterings- och kriskommunikationsplan utifrån ny mandatperiod, ny organisation samt anpassning till regionalt arbete. Driva på utvecklingen inom energibolagen genom att implementera och tydliggöra Regionfastigheters energistrategi. En långsiktigt stark ekonomi Genomföra uppföljning och prognos. Uppdrag och mål: Division Förvaltning Uppdrag Division Förvaltning är kundens huvudingång till Regionfastigheter och ska säkerställa att fastigheternas värde och funktion bibehålls och förbättras samt att ändamålsenliga lokaler för Region Skåne tillhandahålls. Divisionen ansvarar för ekonomisk, teknisk och juridisk förvaltning av Region Skånes egenägda fastighetsbestånd samt extern förvaltning av inhyrda lokaler. Uppdraget innefattar lokalförsörjning åt Region Skånes verksamheter, förvärv, byte och försäljning av fast egendom samt hantering av tomträtter och hyresavtal. Mål Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Nöjda kunder - Det är viktigt att skapa ändamålsenliga lokaler som uppfyller de höga krav som ställs från vården. En hög driftsäkerhet ska minimera konsekvenser och kostnader vid operativa incidenter och där det erfordras ska detta säkras genom redundanta tekniska system eller nödlägesrutiner. Dessutom ska miljön vara trivsam för både vårdgivare och patienter och för andra personer som vistas i lokalerna dagligen. Regionfastigheter ska medverka till att den fysiska tillgängligheten ökar samt att Tillgänglighetsdatabasen hålls aktuell. 7

8 En drivande utvecklingsaktör Minskad energiförbrukning - Divisionen ska skapa långsiktigt hållbara fastigheter och miljöer. Det handlar om minskad energianvändning, sunda materialval, minskad miljöoch klimatpåverkan, ett hälsosamt inomhusklimat och goda arbetsvillkor. En långsiktigt stark ekonomi Uppnå resultatkrav - All verksamhet inom divisionen ska vara effektiv. Hyresgästerna ska få leveranser enligt avtal. Fastighetsdrift ska utföras enligt avtal. Planerat underhåll, fastighetsägarinvesteringar och energiinvesteringar ska hålla tidplaner och budget. Fastighetsdokumentationen ska hålla den kvalité som krävs för att kunna vara ett stöd till fastighetsförvaltningen, övriga divisioner inom Regionfastigheter och till kunder. Uppdrag och mål: Division Projekt Uppdrag Division Projekt ansvarar för verksamhetsdriven fastighetsutveckling och genomförandet av Region Skånes bygg- och installationsprojekt, såväl investeringar som underhåll. I samråd med berörda sjukvårdsförvaltningar, ansvarar divisionen för att säkerställa genomförandet av utrustningsinvestering och inflyttningsplanering i de stora utvecklingsplanerna. Vi ska kostnadseffektivt leda projekten från behovsanalys till färdigt utförande och överlämnande till verksamheten. Mål Övergripande mål för 2018 är att standardisera och samordna för att uppnå en effektiv leverans till vården och övriga kunder. För att lyckas med detta arbetar vi med följande mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Nöjda kunder - Det är viktigt att utveckla ändamålsenliga lokaler som uppfyller de höga krav som ställs från vården. Balansgång mellan övergripande kravställning och lokal kravställning, där övergripande kravställning är mer standardiserad och minskar investeringskostnaden på längre sikt. Bidra till läkande miljöer - Miljön ska vara trivsam och bidra till läkande för både patienter, vårdgivare och för andra personer som vistas i lokalerna dagligen. Regionfastigheter medverkar även till att den fysiska tillgängligheten ökar. En drivande utvecklingsaktör Hög driftsäkerhet - En hög driftsäkerhet ska minimera konsekvenser och kostnader vid operativa incidenter. Målet är att operativa incidenter inte ska förekomma. Minskad energiförbrukning Divisionen ska utveckla långsiktigt hållbara fastigheter och miljöer. Det handlar om minskad energianvändning, sunda materialval, minskad miljöoch klimatpåverkan, ett hälsosamt inomhusklimat och goda arbetsvillkor. 8

9 Standardiserade arbetssätt Enhetlig inriktning av rapportering av tid, kvalitet och ekonomi inom projektet samt av leveranserna inom verksamhetsprocessen och en tydlig gränsdragning. En långsiktigt stark ekonomi Uppnå resultatkrav - All verksamhet inom divisionen ska vara effektiv. Projekten ska lämnas över enligt beställning. Fokusområde är tid, kvalitet och ekonomi. Energi och miljö Regionfastigheter har en unik möjlighet att genom pågående ny- och ombyggnationer minska Region Skånes framtida energianvändning och miljöpåverkan från fastigheter. Genom att ligga i framkant och följa Region Skånes miljöprogram samt beslut om Miljöbyggnad Guld skapar vi fastigheter med låg energianvändning, bra inomhusklimat och med hållbara material utan miljöoch hälsofarliga egenskaper. I oktober 2017 antog Servicenämnden Energistrategi för uppvärmning, kyla och drift av Region Skånes fastigheter. Av strategin framgår de långsiktiga övergripande energimålen, strategiska mål och strategiska områden som tar sikte på visionen Rätt inomhusklimat och elförsörjning på rätt plats vid rätt tillfälle. De strategiska områdena under planperioden är energieffektivisering energiproduktion, återvinning och köpt energi samverkan ledarskap uppföljning Inom ramen för de strategiska områdena ska Regionfastigheter inför 2018 utarbeta en övergripande treårig rullande handlingsplan med prioriteringar. Prioriterade åtgärder är styrande för genomförande av energieffektiviseringsarbete. Under perioden ska energistrategin tydliggöras och implementeras inom Regionfastigheter och hos våra energileverantörer. I det befintliga fastighetsbeståndet ska vi intensifiera arbetet för att minska miljöpåverkan genom att energieffektivisera verksamheter och fastigheter samt miljöinventera och sanera miljöfarliga material i byggnader. Målet för arbetet med energieffektivisering är en energianvändning för 2018 på 198 kwh/m2 (BRA) och år för att därefter minska till 194 kwh/m2 (BRA) per år under Från och med år 2021 ska all energianvändning i egenägda fastigheter vara fossilbränslefri. Åtgärder för att energieffektivisera i egenägda fastigheter har genomförts med särskilt avsatta medel sedan Under planperioden disponerar Servicenämnden 55 mkr per år under , för energieffektivisering. Framdriften i genomförandet av åtgärderna ska förbättras. Utöver ovanstående ska Regionfastigheter påbörja insatser för att ställa tydliga energikrav vid upphandling av medicinteknisk utrustning. 9

10 Plan intern kontroll Plan och uppföljning för intern kontroll 2018 Plan för intern kontroll P U Nämnd/Förvaltning/Styrelse/Bolag : Servicenämnden/Regionfastigheter 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! År Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsaktör 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi a) Attesthantering inkl. behörigheter se GSF b) Skattelagstiftning c) Fakturahantering d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning g) Upphandling och inköp h) Verkställighet beslut För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet : Direkt åtgärd krävs - minimera! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. Syfte Intern kontroll kan övergripande definieras som en process, där såväl den politiska som den professionella ledningen samt övrig personal samverkar för att med rimlig säkerhet kunna uppnå angivna mål. Kopplingen till mål och bristande måluppfyllnad utgör viktiga kriterier för vad som innefattas i intern styrning och kontroll, varför de obligatoriska kontrollområdena kopplas till övergripande mål för verksamhet och ekonomi såsom de uttrycks i budgeten. Att kartlägga och analysera risker samt följa upp och vidta åtgärder för att minimera dessa är viktiga delar i processen. Detsamma gäller utvecklingen av en fungerande kontrollmiljö. Utvecklings- och HR-enheten sammanställer samt presenterar ett sammanvägt resultat per mål till förvaltningens verksamhetsmål. Resultatet hanteras vid ledningsmöte. Rapportering Månadsvis sker rapportering till koncernledningen utifrån Region Skånes övergripande mål: Nöjda medborgare Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet En drivande utvecklingsaktör Attraktiv arbetsgivare En långsiktigt stark ekonomi 10

11 För delårsrapporterna och årsredovisning sker en fylligare redovisning till koncernledningen samt till servicenämnden. Intern kontroll redovisas halvårsvis till nämnden samt vid årets slut till både nämnden och koncernledning Krishantering och SRSA Dataskyddsförordningen är en EU-förordning som från och med den 25 maj 2018 kommer att börja gälla som lag i Sverige. Lagen kommer bl.a. att påverka våra manuella rutiner för personuppgiftsbehandling, våra styrande dokument och riktlinjer, våra IT-system, våra avtal med leverantörer och vårt sätt att tänka kring informationssäkerhet för en lång tid framöver. Inför ikraftträdandet av den nya lagen har ett projekt startats inom Region Skåne. Målet med projektet är att analysera, formulera och förmedla innehållet i Dataskyddsförordningen och konsekvenserna av lagen. Projektet ska skapa förutsättningar för förvaltningarna att hantera personuppgifter på ett lagenligt sätt under projektets gång såväl som i förvaltning, samt tydliggöra förvaltningarnas ansvar för behandling av personuppgifter. Regionfastigheter är representerade i såväl projektets styrgrupp som i projektgruppen och internt inom Regionfastigheter har skapats en arbetsgrupp för projektet. Regionfastigheter arbetar utifrån Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps (MSB:s) vägledning om robusta sjukhus. Risk- och sårbarhetsanalyser görs kontinuerligt i samband med upphandlingar och i projekt. Regionfastigheter rapporterar avvikelser i det regiongemensamma avvikelsehanteringssystemet AviC som är Region Skånes IT-stöd för hantering av avvikelser och förbättringsarbete. IT-stödet används för hela hanteringsprocessen; rapportering, orsaksutredning, åtgärdsförslag, uppföljning och återkoppling. Enligt fastställd krishanteringsplan ansvarar Regionfastigheter för fastighets- och lokalförsörjning till regionens vårdverksamhet. Identifierade kritiska aktiviteter som alltid måste fungera är försörjning av medier såsom el, vatten, gaser, värme, kyla och resurser i form av personal i beredskap för att kunna avhjälpa uppkomna fel/avbrott. Under 2018 kommer Regionfastigheters arbete inom området krishantering och SRSA särskilt att inriktas på: 1. Identifiera samhällsviktig verksamhet 2. Identifiera kritiska beroenden 3. Genomföra scenarioanalys med avseende på leveranskedjor för att belysa sårbarheter i krishanteringsförmågan. 4. Genomföra riskanalys för försörjning av medier (el, vatten, gaser, värme, kyla mm) och resurser i form av personal i beredskap för att kunna avhjälpa uppkomna fel/avbrott. Under planperioden skall Krishanteringsplanen revideras och en ny rapport för Risk- och sårbarhetsanalys tas fram 11

12 Budget Nedan redovisad budget för 2018 är ännu inte motpartsavstämd. Regionfullmäktiges beslut om resultatkrav för Servicenämnden är 60,0 Mkr, varav 22,6 Mkr föreslås fördelas till Regionfastigheter. I budget ingår uppräkning av lönekostnader med 2,1% samt uppräkning med index av hyresavtal från externa fastighetsägare. Regionfastigheters prismodeller är hyresmodellen med varmhyra samt debitering av tid för projektverksamheten. RESULTATSAMMANSTÄLLNING Budget Prognos Budget 2017, mkr , mkr 2018, mkr Försäljning av varor och tjänster 2 030, , ,7 Bidrag och övr intäkter 0,1 13,5 12,2 Verksamhetens intäkter 2 030, , ,8 Lönekostnader -89,6-88,8-115,1 Arbetsgivaravg o pensioner -41,3-39,7-52,4 Övriga personalkostnader -4,1-4,3-6,0 Kostnader för inhyrd personal -3,0-3,0-3,3 Köp av verksamhet 0,0 0,0 0,0 Material och tjänster -0,2-0,2-0,2 Lämnade bidrag -0,2-0,2 0,0 Fastighetskostnader , , ,7 Övriga omkostnader -56,8-79,4-73,7 Verksamhetens kostnader , , ,3 Avskrivningar -488,6-484,0-532,8 Avskrivningar -488,6-484,0-532,8 Verksamhetens nettokostnader 196,0 197,6 204,8 Finansiella intäkter 0,0 0,0 0,0 Finansiella kostnader -171,2-167,6-182,0 Intäkter och kostnader utanför verksamhetsresultat -171,2-167,6-182,0 RESULTAT 24,8 30,0 22,8 Den totala omsättningen för 2018 beräknas uppgå till Mkr, jämfört med Mkr i budget förra året. Hyresintäkter utgör 91% av omsättningen. 12

13 Den totala kostnadsmassan för 2018 är budgeterad till Mkr, fördelat enligt följande: 13