Verksamhets- och ledningsstöd Månadsrapport

Transkript

1 Kommentarer till månadens utfall Förvaltningen har startat årets arbete enligt fövaltningsplanerna för VLS och Kost. De ingår nu båda i den nybildade förvaltningen för Verksamhets- och Ledningsstöd. En ledningsgruppskonferens genomfördes under februari som start för det nya samarbetet. De tidigare förvaltningarna arbetar båda med vårdnära service och administration. I mars planeras en workshop med syfte att tydliggöra uppdrag och hitta samverkansformer för detta. Controllerservice arbetar vidare med att utveckla det nära samarbete med verksamhetscheferna. HR-service har med utökade resurser fått goda förutsättningar att möta chefernas efterfrågan på rekryteringsstöd. Sjukfrånvaron är fortsatt hög, framförallt för Regionservice och Kost. Åtgärderna omfattar bland annat inventeringsmöten i samarbete med Regionshälsan, samt särskilt fokus på rehabiliteringsärenden. Prognosen för 2017 på totalt 9,2 mkr beror huvudsakligen på lägre kapitalkostnader på grund av lägre investeringstakt än planerat, lägre energikostnader och vakanta tjänster. Det ska dock betonas att progosen görs på ett mycket tidigt stadium. Invånare/kund Kommentarer till resultat Förvaltningen arbetar kontunerligt med att förbättra och förtydliga informationen på Arbetsplatsen. Under våren startas även ett arbete med att tydliggöra vad som är grund- respektive tilläggstjänster. Controllerservice fortsätter tillsammans med ekonomicheferna samt chefer från verksamheten att konkretisera innehållet i regionens behov av verksamhetsnära controllerstöd. Arbetet med att öka närvaron av controllerstöd i verksamheterna fortsätter. En hög frånvaron på Löneservice har medfört problem med tillgängligheten. Flera synergianmälningar vittnar om problem med att få kontakt och att få uppgifter utförda i tid. Fastighet och Drift arbetar båda med att höja kundnöjdheten bland annat genom att göra gemensamma kunbesök. Personalen i felanmälan kommer från och med mars att kontakta 10 kunder per dag för att få särskild återkoppling om utförda arbetsorder. Flera av förvaltningens verksamheter arbetar för att att höja servicenivån på sjukhuset i Köping. Kost ansvarar sedan snart ett år för avdelningsköken och från februari serveras patientmaten enligt ett nytt koncept där patienterna kan välja hur dags de vill äta. Resursenenheten arbetar med patientnära VNS på alla avdelningar sedan årsskiftet. Planerade åtgärder Regionhälsan är inkopplad för att stötta enhetschefen på Löneservice i arbetet med arbetsmiljön och stressrelaterade symptom. Fyra nya medarbetare är under upplärning och på sikt kommer funktionen att kunna producera med full kapacitet. Sida 1 / 7

2 Verksamhet/Process Kommentarer till resultat I stort pågår verksamheternas arbete enligt plan och inga avsteg är noterade. Ett par större aktiviteter har utförts vid Köpings sjukhus. Vårdnära service (VNS) har, med hjälp av fem nya VNS-medarbetare, startats upp vid Köpings sjukhus på avdelning 1, 2, 3, akutmottagningen och HIA. I och med införandet av VNS får Köping nu även avlastning med slutstäd och patienttransporter. Fler verksamheter är intresserade och har fått information om vårdnära service och vårdnära administration. Kost införde i mitten av februari ett nytt flexibelt patientmatssystem på Köpings sjukhus alla avdelningar. Systemet är en utveckling av 45-rätterssystemet men erbjuder nu möjlighet till flexibla mattider för patienterna. För att kunna ha flexibla mattider bemannas nu köken i Köping mellan kl alla dagar i veckan. Inom Kost pågår även förberedelserna för att i höst starta samarbetet med Nyköpings lasarett och leverera patient- och restaurangmat i samband med att de bygger om sitt kök. Regionfastigheters nya organisation börjar sätta sig och en inventering och utveckling av Regionfastigheters processer har påbörjats. Regionservice/Städ har tagit fram en årlig storstädsplan för hela sjukhuset i Västerås. Detta för att få ett bättre och jämnare flöde av processen samt för att säkerställa att alla ytor blir storstädade. Verksamheterna informeras nu och inplaneringen sker i en särskild outlookkalender för storstädning. Fyra parallella team kommer att arbeta med storstädning och införande sker från och med maj. Planerade åtgärder Sida 2 / 7

3 Medarbetare 10% 8% 6% 4% 2% Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro % (ack) (1 mån släp, inget vid årsbokslut) (1 mån släp, inget vid årsbokslut) Föregående år Innevarande år Total sjukfrånvaro 7,0 9,0 - varav korttidssjukfrånvaro, dag 1-1 3,2 4,4 - andel långtidsfrånvaro över 60 da 42,2 37,8 Män 4,1 6,5 Kvinnor 8,2 9,9 Anställda -29 år 6,2 8,3 Anställda år 6,6 8,3 Anställda 50 år- 7,6 9,8 0% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Föregående år Innevarande år Målvärde Kommentarer till resultat Trenden är nu att sjukskrivningstalen fortsätter att öka. Sjukfrånvaron är totalt 9% för förvaltningen jämfört med 7% samma period föregående år. Regionservice har fortsatt hög sjukfrånvaro och även Kost, som tillhör förvaltningen från årsskiftet. Båda verksamheterna kommer genomföra inventeringsmöten med stöd av Regionhälsan och HR. Effekten av dessa kommer vi tidigast kunna se i slutet av året. Vi kommer även göra en kartläggning av verksamheternas rehabiliteringsärenden och se över vilka åtgärder som krävs för att kunna avsluta pågående rehabiliteringsärenden. Övriga verksamheter visar på en något lägre sjukfrånvaro jämfört med årsbokslutet. Samtliga verksamheter forsätter arbeta enligt sina åtgärdsplaner för att fortsätta minska sin sjukfrånvaro. Planerade åtgärder Sida 3 / 7

4 Ekonomi Ackumulerat resultat (tkr) Kostnadsutveckling % -5% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Föregeående år Innevarande år Prognos Personal Livsmedel Underhåll Energi Avskrivningar Finansiellt Totalt Förenklad resultaträkning (mkr) Motpart 1,2,3 Intäkter Ack utfall Inn år Ack Inn år Ack avv från budget Ack Utfall Fg år Helår Prognos Helår Avv Bud mot Prog Utf Fg år Ack Avv Fg år Hyresintäkter samt övr fastighetsintäkter 86,2 86,5-0,4 81,8 520,1 519,7 0,4 503,0 4,4 Försäljning av tjänster 13,7 13,2 0,5 13,3 77,2 79,0-1,9 82,6 0,4 Försäljning av material och varor 44,5 47,1-2,5 46,0 284,9 282,5 2,4 276,8-1,4 Landstingsersättning 7,2 6,7 0,5 6,2 42,4 40,3 2,1 41,1 0,9 Övriga intäkter 26,7 27,3-0,6 25,3 164,9 163,8 1,1 165,6 1,4 Summa Intäkter 178,3 180,8-2,5 172, , ,3 4, ,1 5,7 Kostnader Personalkostnader -52,0-53,1 1,1-48,7-318,2-314,5-3,7-291,1-3,3 Kostnader för material, varor och tjänster -13,0-11,4-1,6-11,0-68,4-68,2-0,2-64,8-2,0 Lokalkostnader -22,6-22,1-0,5-20,5-137,9-132,5-5,4-134,0-2,1 Planerat underhåll/avh -1,7-0,6-1,1-1,2-18,0-18,0 0,0-14,1-0,5 Energi -13,0-13,7 0,8-13,8-60,8-64,1 3,3-58,6 0,8 IT-konsulttjänster -2,2-2,8 0,6-2,3-15,9-17,1 1,2-13,8 0,0 Avskrivningar -22,4-23,8 1,4-21,2-140,6-142,8 2,1-130,3-1,2 Överföringar finansen -4,6-4,6 0,0-5,1 0,0-27,5 27,5-30,5 0,5 Övriga kostnader kkl ,9-24,9 1,0-21,3-169,7-149,2-20,4-156,8-2,6 Finansiella intäkter 0,1 0,1 0,0 0,1 0,6 0,6 0,0 0,6 0,0 Finansiella kostnader -5,9-6,6 0,7-6,1-39,3-39,8 0,6-37,1 0,1 Livsmedel och övriga råvaror -18,3-18,7 0,4-19,9-112,1-112,1 0,0-126,4 1,7 Summa Kostnader -179,5-182,2 2,8-170, , ,3 5, ,8-8,6 Resultat -1,2-1,5 0,3 1,8 9,2 0,0 9,2 12,3-2,9 Sida 4 / 7

5 Ekonomi Arbetad tid (ack) Innevarande År Föregeående År Förändring Förändring % Utförd arbetstid ,98 - varav övertid/mertid ,46 - varav timavlönade ,45 Justering timavlönade, övertid/mertid, vab. (Diff mot vald månad fg år.) ,00 Justering personer i omställningsprogrammet. Objekt Justering utvecklingsanställda ,00 Justering inhyrd personal från externa bemanningsföretag varav läkare varav sjuksköterskor varav övriga 0 0 Justering inhyrd personal från resursenheten ,69 Justering för fler eller färre arbetsdagar inn år jmf med fg år ,00 Justering för en extra dag i februari (vid skottår) för arb med schema ,00 Arbetad tid inkl jour/beredskap ,67 Avdrag arbetad tid under jour/beredskap ,86 Arbetad tid exkl jour/beredskap ,73 Antal årsarbetare utifrån arbetad tid exkl jour/beredskap ,73 24 Procentuell förändring antal årsarbetare jmf med fg år (ack) Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Föregående år Innevarande år Sida 5 / 7

6 Ekonomi Kommentarer till resultat Periodens resultat och helårsprognos Verksamhetens ackumulerade ekonomiska resultat tom februari månad är -1,2 mkr (varav Kost -0,9 mkr). Helårsresultatet prognostiseras till +9,2 mkr (varav Kost +-0 mkr). Intäkts- och bruttokostnadsutveckling Intäktsförändring Total intäktsförändring jämfört med motsvarande period föregående år är 5,7 mkr och 3,3%. Intäkterna ökade med 2,5 mkr mindre än vad som är budgeterat. Den obudgeterade förändringen beror framför allt på följande händelser: Lägre försäljning för Kosts resultatområde försäljning. Högre Regionersättning för Vårdnära service Lägre hyresintäkter Bruttokostnadsförändring Total bruttokostnadsförändring jämfört med föregående år är 8,5 mkr och 5,0%. Kostnaderna ökade 2,7 mkr mindre än vad som är budgeterat. Den obudgeterade bruttokostnadsförändringen beror framför allt på följande händelser: Lägre personalkostnader pga vakanta tjänster Lägre livsmedelskostnad Lägre Kapitalkostnader pga lägre investeringstakt Lägre energikostnader och kostnader för IT- konsulter Högre kostnad för underhåll Arbetad tid Den arbetade tiden har ökat med 39 årsarbetare eller 7,8%. Ökningen av antalet årsarbetare (ÅA) finns inom följande verksamheter: Ekonomistöd 1 ÅA Fastighet 5 ÅA, ny- och ersättningsrekryteringar av projektadministratör, chef förvaltning, CAD- ingenjör, brandingenjör. HR stöd 5 ÅA, tjänster för att stärka rekryteringsfunktionen. Kost 7 ÅA, nya avdelningskök, kaffemaskinservice och digital egenkontroll Regionservice 2 ÅA, vakanta tjäster som tillsatts. Resursenheten 18 ÅA, 14 vårdnära service (VNS), 1 administratör och 3 undersköterskor. Det prognostiserade överskottet beror framförallt på följande händelser: Positiva avvikelser: Lägre personalkostnader pga vakanta tjänster. Lägre Kapitalkostnader pga lägre investeringstakt. Lägre energikostnader och kostnader för IT konsulter. Negativa avvikelser: Högre kostnad för underhåll Högre kostnad jmf med budget för vakanta lokaler. Sida 6 / 7

7 Ekonomi Planerade åtgärder Åtgärder för budget i balans: Rekrytering av vakanta tjänster. Minska kostnaden för vakanta ytor genom rivning av gamla ambulansen och matsalsbyggnad i Köping. Forsatt arbete med energieffektivisering. Översyn av tjänsteutbud och prismodeller. Effektivisering av processer. Avslutade kommentarer till månadens utfall Fördröjningen av fatighetsinvesteringar orsakas till övervägande del at omtag i lokalplaneringen av olika skäl. Det finns ingen anledning för förvaltningen att driva på detta mer än vad verksamhet och styrelse önskar. Energikostnaderna har under flera år visat sig vara lägre än budgeterat. I budgeten för 2018 kommer hänsyn tas till detta. Kost utgör sedan 1 januari en del av förvaltningen Verksamhets- och ledningsstöd. Vårdnära service (VNS) finns nu med olika inriktning inom Resursenheten, Kost och Regionservice. Samverkan mellan verksamheterna behöver utökas och uppdragen tydliggöras för kunderna. Det arbetet inleds med en workshop i mars. Sida 7 / 7

8 År Månad: Förvaltning: Analys: 80 Verksamhets- och ledningsstöd Driftredovisning RapportID: Ekonomi - Bilagor Månad och Delår (DUVA0132) Uppdaterad: Sida: 1/1 Rapportinformation Period Prognos i % av Belopp i tkr Årsbudget 2017 Prognos 2017 Avvikelse 2017 Prognos Intäkt 52 Fastighet ,4% 54 Kost ,0% 55 Regionservice ,5% D6 Resursenheten ,0% E2 Ekonomistöd ,0% E3 HR stöd ,0% E5 Verksamhets- och ledningsstöd stab ,3% Summa: , ,8% Helår

9 År Månad: Förvaltning: Analys: 80 Verksamhets- och ledningsstöd Lönekostnader mm RapportID: Ekonomi - Bilagor Månad och Delår (DUVA0132) Uppdaterad: Sida: 1/1 Rapportinformation Lönekostnader Period Helår Belopp i tkr Förändring i % Prognos 2017 Förändring i % 00 PRG övrigt ,0% ,9% 10 Sjuksköterskor m fl ,6% ,7% 11 Undersköterskor, skötare m fl ,7% ,8% 50 Administrativ personal ,9% ,0% 60 Teknisk personal ,4% ,3% 90 Ekonomi- och transportpersonal ,7% ,7% Summa lönkostnader: ,6% ,1% Kostnader inhyrd personal Period Helår Belopp i tkr Förändring i % Prognos 2017 Förändring i % Sjuksköterskor inhyrd personal Övrig inhyrd personal ,0% Inhyrd personal exkl resursenheten: ,0% ,0% Resursenheten: ,0% Summa inhyrd personal: ,2% ,9% Total Period Helår Belopp i tkr Förändring i % Prognos 2017 Förändring i % Summa anställda och inhyrd personal: ,9% ,0%