Kost Delårsrapport Dnr: Kommentarer till månadens utfall. Sammanfattande analys och framtidsbedömning RESULTATOMRÅDE PATIENTMAT

Transkript

1 Kommentarer till månadens utfall Sammanfattande analys och framtidsbedömning RESULTATOMRÅDE PATIENTMAT Nytt flexibelt patientmatssystem infört i Köping 2017 I mitten av februari har vi som första landsting/region i Sverige breddinfört ett nytt flexibelt patientmatssystem (enligt modellen 1-2-3) på Köping sjukhus alla avdelningar. Systemet innebär i korthet att vi behåller allt i det befintliga prisbelönta 45-rätterssystem men erbjuder möjligheterna till flexibla mattider. Systemet minskar även behovet av transporter, minskar sjukvårdens tid att hantera maten samt minskar matsvinnet på avdelningarna. Det nya flexibla patientmatssystemet har stor potential och anses av många vara framtiden för alla sjukhus. Kost söker nya kunder eller samarbetspartners Sveaköket i Västerås har kapacitet att tillaga och distribuera matportioner till fler kunder. Vi har länge arbetat för att synas och höras samt föreläsa om Kost, våra metoder, våra leveransmodeller och vårt arbete. Ambitionen med detta är att söka nya kunder eller samarbetspartners i landsting, kommuner eller andra offentliga enheter. Med start i september 2017 kommer vi leverera patient- och restaurangmat till Nyköpings lasarett i samband med att de bygger om sitt kök. Ombyggnationen förväntas pågå fram till årsskiftet 2018/2019. För att möjliggöra detta samarbete måste Kostnämnden ombildas och utvidgas till tre landsting/regioner. Byte av patientmatsvagnar i Uppsala I ett försök att minska reparationskostnaderna gjorde Kost en stor service på alla patientmatsvagnar i Uppsala under Efter införandet av Fleximat i Köping finns nu 16 vagnar av typen Temp-rite över därifrån som nu kommer flyttas över och tas i drift i Uppsala. Denna typ av vagn är mycket bättre hållbarhetsmässigt än de som finns i Uppsala. Bytet av vagnar innebär också att det finns 16 st Uppsalavagnar extra att tillgå och därmed byta med om någon går sönder. Det betyder alltså att vi inte behöver reparera trasiga vagnar. Utmaningar Sedan samarbetet med Uppsala läns landsting började 2009 har antalet patientmatsportioner minskat från drygt portioner till dagens nivå på portioner. Under första kvartalet har tappet fortsatt och det förväntas även fortsätta fram till starten av leveranser till Nyköping. Detta innebär mycket stora svårigheter för Kost att ha ett balanserat resultat fram till augusti när Kostnämnden ombildas. I samband med ombildandet av Kostnämnden och leverans av patient- och restaurangmat till Nyköping förändras läget positivt. Det nya flexibla patientmatssystemet minskar avdelningarnas matsvinn av så kallade orörda brickor. Detta är ur ett landstingsperspektiv en mycket bra utveckling men påverkar Kost i form av ytterligare färre antal sålda patientmatsportioner. En utmaning för Kost är dock att få lågt svinn på det nya matlagret i Köping. Patientmatsprocessen har trimmats enormt mycket gällande tillagning och distribution under de senaste åren i och med införandet av framtidens patientmat i september Dock består hela processen av så mycket mer än bara tillagning och distribution. Tiden som läggs på vårdavdelningarna för övriga måltider som frukost, mellanmål och kvällsmål är stor. Dessutom läggs mycket tid och kraft på beställningar, servering, undanplockning mm. Benchmarkingsamarbetet mellan Sveriges landsting visar att LTV har en av de högsta kostnaderna för vårdpersonalens arbete med patientkost. Det är därför viktigt att Kost och vården samarbetar i projektform för att flytta fram positionerna och bli ledande även här. Kost har idag ingen bra "speaking partner" mot vården för att samarbeta, informera och ha dialoger med. RESULTATOMRÅDE FÖRSÄLJNING Ny á la cartemeny på restaurang Nyckeln i Köping I samband med införandet av den nya flexibla patientmatsmenyn i Köping har restaurang Nyckeln helt slutat med dagens rätt och istället infört 30 olika maträtter att välja på. Det går även att köpa dessa rätter alla öppettimmarna istället för bara under lunchtid. Målet med förändringen är att ge ett betydligt större utbud till kund och kraftigt minskat matsvinn i restaurangen. Vid samma tidpunkt infördes också självplock av sallad vilket ytterligare förstärker utbudet. Bigarrå har stora renoveringsbehov Då det beslutats om att Bigarrå inte byggs om i samband med ombyggnad av huvudentrén, måste åtgärder göras för att förbättra. Lokalerna är mycket slitna och i kraftigt behov av renovering. Detta påverkar kunderna men även personalen där vissa saker har blivit ett arbetsmiljöproblem. Bigarrå är dessutom i stort behov av utökade lokaler och för nu en diskussion med fastighet om detta. Försäljningen på Bigarrå ökar inte i takt med budget och till viss del beror det på lokalerna och till viss del på ändrat försäljningsmönster efter nytt matlådesystem. Sida 1 / 9

2 Invånare/Kund Mat betalas efter vikt i matlådor Vid årsskiftet införde Kost en ny betalningsmodell för matlådor. Vi tar nu betalt efter vikten istället för per matlåda. Syftet med förändringen är att försöka ändra folks matvanor och äta mer hälsosamt då mindre storlek på portionen ger lägre pris. Det är också ett sätt att minska på matsvinnet. Test med sommaröppet i restaurang Höjdpunkten För att öka tillgängligheten och utbudet under sommaren tittar Kost på möjligheten till att ha öppet i restaurang Höjdpunkten med specialutbud hela sommaren. Projektplanen är att servera à la cartelådor för värmning i microugn som på Nyckeln i Köping, samt salladsbuffé med självplock. Just nu pågår säkerställande för ekonomisk bärighet innan beslut tas. Utmaningar Det är svårt att få mindre restauranger att bära sin egen kostnad då kundunderlaget är mycket litet. Detta skapar underskott i resultatet men är ändå en service som måste finnas. Från 1 februari 2018 kommer ytterligare en sådan restaurang tillkomma på Fagersta lasarett. RESULTATOMRÅDE VNS V& Invånare/kund Kommentarer till resultat KUNDPERSPEKTIVET MÅL I VERKSAMHETSPLANEN Ha kontinuerliga kunddialoger inom områdena patientmat, avdelningskök, restauranger och catering Ta fram och implementera en servicepolicy som ska genomsyra Kost verksamheter Uppdatera samtliga special- och allergikoster med inriktning att öka valfriheten för patienten och minska dietkosterna i dieten. Införa möjligheten att ha flexibla mattider till patienterna Införa externt nyhetsbrev som skickas ut varannan månad till Kost intressenter. Enkät gällande kundnöjdhet i restaurangerna och på patientmaten har genomförts under januari månad. Resultatet kommer presenteras så snart ett nytt enkätverktyg finns på plats inom Region Västmanland. Planerade åtgärder Sida 2 / 9

3 Verksamhet/Process Kommentarer till resultat VERKSAMHETSPERSPEKTIVET MÅL I VERKSAMHETSPLANEN Arbeta med IT och Foodit för att ta fram en webbshop med möjlighet till beställning i Matilda med surfplatta eller mobil Införa ny leveransmetod av patientmaten som möjliggör flexiblare mattider för patienterna. Införa ny rutin för matlådor till patienterna där maten äts på tallrik Säkerställa och uppdatera samtliga recept som tillagas i Sveaköket gällande bl a kvalité, mängder och konsistens Ta fram och genomföra en handlingsplan med aktiviteter under namnet Green up som leder till minskad klimatpåverkan. Kost har under 2016 ekologisk andel på 47,03%. Det betyder att målet på 47 % andel ekologiskt vid utgången av 2017 redan är nått. Kost har fått förnyad certifiering gällande 2017 för KRAV-nivå i Sveaköket. I mitten av februari har vi som första landsting/region i Sverige breddinfört ett nytt flexibelt patientmatssystem kallat Fleximat på Köping sjukhus alla avdelningar. Systemet innebär i korthet att vi behåller allt i det befintliga prisbelönta 45-rätterssystem men erbjuder möjligheterna till flexibla mattider. Systemet minskar även behovet av transporter, minskar sjukvårdens tid att hantera maten samt minskar matsvinnet på avdelningarna. Det nya flexibla patientmatssystemet har stor potential och anses av många vara framtiden för alla sjukhus. Planerade åtgärder Kost följer tidsplanen i verksamhetsplanen gällande uppsatta mål inom kundperspektivet. Sida 3 / 9

4 Medarbetare 12% 10% 8% 6% 4% Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro % (ack) (1 mån släp, inget vid årsbokslut) (1 mån släp, inget vid årsbokslut) Föregående år Innevarande år Total sjukfrånvaro 10,6 10,7 - varav korttidssjukfrånvaro, dag 1-1 3,8 4,2 - andel långtidsfrånvaro över 60 da 53,5 49,3 Män 7,8 9,2 Kvinnor 11,5 11,1 Anställda -29 år 6,0 4,9 Anställda år 13,0 11,9 Anställda 50 år- 11,0 12,5 2% 0% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Föregående år Innevarande år Målvärde Antal rehabiliteringsärenden (1 mån släp, inget vid årsbokslut) Antal rehabiliteringsärenden (ack) (1 mån släp, inget vid årsbokslut) Föregående år Innevarande år Antal rehabiliteringsärenden Varav avslutade rehabiliteringsärenden Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Föregående år Innevarande år 1,5 1,0 Arbetsmiljöavvikelser (1 mån släp, inget vid årsbokslut) Arbetsmiljöavvikelser (ack) (1 mån släp, inget vid årsbokslut) Föregående år Innevarande år Antal negativ händelse/olycka 8 2 Antal tillbud 1 2 Antal risk/iakttagelse 1 5 Totalt antal varav hot och våld varav stickskador 0 0 0,5 0,0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Hot och våld fg år Hot och våld Inn år Stickskador fg år Stickskador Inn år Sida 4 / 9

5 Medarbetare Kommentarer till resultat MEDARBETARBERSPEKTIVET MÅL I VERKSAMHETSPLANEN Införa internt nyhetsbrev som skickas ut varje månad till alla medarbetare inom Kost Genoföra kickoff i början av året för att summera 2016 och gå igenom 2017 års mål och uppdrag All marknadsföring ska genomsyras av bilder på stolta medarbetare Kost ska ge alla medarbetare chansen att växa och utvecklas på arbetsplatsen Ta fram en kommunikationsplan till medarbetare vid nyanställning, sjukdom, föräldraledighet och avslut av anställning Kost ska ha ett väl fungerande Hälsoteam som fokuserar på att inspirera medarbetarna till träning, ta hand om sin hälsa och skapa gemenskap genom gemensamma aktiviteter. Samarbete med regionhälsan för att ta fram verksamhetsspecifika handlingsplaner i syfte att minska sjukfrånvaron och öka frisknärvaron. Under januari månad genomförde Kost en kickoff för alla medarbetare som var mycket uppskattad. Vi har nu en gemensam bild av verksamheten och vad som ska utföras på alla nivåer. Olika ansvarsområden har delats ut till medarbetarna på alla enheter i syfte att få dem att växa i sin roll på arbetsplatsen. Ett nytt system för bemanning, Planday, har införts på Kost samtliga enheter. I samband med detta infördes även en central bemanningsfunktion. Det innebär att alla timanställda visar sin tillgänglighet, bokar sina tider, får sina scheman, får information mm från Planday. Semesterledigheter, tjänsledigheter, sjukdom mm hos fast personal bemannas av timvikarier från nya bemanningsfunktionen. Det nya sättet att arbeta förväntas få en bättre återkoppling till timanställda på deras arbete, bättre utbildning och bättre nöjdhet. Samarbete med regionhälsan är inplanerat att börja i Claraköket och på försäljningen. Samarbetet innebär en kartläggning av alla medarbetare, rehabärenden och sjukskrivningar på enheterna samt framtagande av handlingsplan. Planerade åtgärder Kost följer tidsplanen i verksamhetsplanen gällande uppsatta mål inom kundperspektivet. Sida 5 / 9

6 Ekonomi 0 Ackumulerat resultat (tkr) Kostnadsutveckling % 0% 4% 8% 12% 16% 20% 24% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Föregeående år Innevarande år Budget Prognos Personal Livsmedel Underhåll Energi Avskrivningar Finansiellt Totalt Förenklad resultaträkning (mkr) Motpart 1,2,3 Intäkter Ack utfall Inn år Ack Budget Inn år Ack avv från budget Ack Utfall Fg år Helår Prognos Helår Budget Avv Bud mot Prog Bokslut Utf Fg år Ack Avv Fg år Hyresintäkter samt övr fastighetsintäkter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Försäljning av tjänster 1,3 0,0 1,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 Försäljning av material och varor 62,7 70,2-7,5 67,7 211,8 210,6 1,2 204,1-5,0 Landstingsersättning 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Övriga intäkter 10,2 6,5 3,7 8,4 19,5 19,4 0,2 28,7 1,8 Summa Intäkter 74,1 76,6-2,5 76,1 231,3 229,9 1,4 232,9-2,0 Kostnader Personalkostnader -21,4-20,3-1,1-19,2-63,1-61,0-2,1-58,5-2,2 Kostnader för material, varor och tjänster -1,6-1,3-0,3 0,0-4,2-3,9-0,3 0,0-1,6 Lokalkostnader -3,9-4,0 0,1-3,8-11,7-11,9 0,2-11,8-0,1 Planerat underhåll/avh 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Energi -0,1 0,0 0,0 0,0-0,2-0,1-0,1 0,0-0,1 IT-konsulttjänster -0,7-0,8 0,1-0,5-2,2-2,3 0,2-1,6-0,1 Avskrivningar -1,6-1,7 0,1-1,3-4,9-5,2 0,3-4,1-0,3 Överföringar finansen 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Övriga kostnader kkl ,0-11,1 0,1-11,4-33,7-33,2-0,5-33,2 0,4 Finansiella intäkter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Finansiella kostnader -0,2-0,2 0,0-0,2-0,8-0,7 0,0-0,7 0,0 Livsmedel och övriga råvaror -36,1-37,2 1,1-41,2-111,8-111,6-0,2-125,8 5,1 Summa Kostnader -76,6-76,6 0,1-77,6-232,4-229,9-2,5-235,6 1,1 Resultat -2,4 0,0-2,4-1,5-1,1 0,0-1,1-2,7-0,9 Sida 6 / 9

7 Ekonomi Arbetad tid (ack) Innevarande År Föregeående År Förändring Förändring % Utförd arbetstid ,94 - varav övertid/mertid ,89 - varav timavlönade ,80 Justering timavlönade, övertid/mertid, vab. (Diff mot vald månad fg år.) Justering personer i omställningsprogrammet. Objekt Justering utvecklingsanställda. 0 0 Justering inhyrd personal från externa bemanningsföretag varav läkare varav sjuksköterskor varav övriga 0 0 Justering inhyrd personal från resursenheten 0 0 Justering för fler eller färre arbetsdagar inn år jmf med fg år 0 0 Justering för en extra dag i februari (vid skottår) för arb med schema ,00 Arbetad tid inkl jour/beredskap ,14 Avdrag arbetad tid under jour/beredskap 0 0 Arbetad tid exkl jour/beredskap ,14 Antal årsarbetare utifrån arbetad tid exkl jour/beredskap ,14 14 Procentuell förändring antal årsarbetare jmf med fg år (ack) Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Föregående år Innevarande år Sida 7 / 9

8 Ekonomi Kommentarer till resultat Periodens resultat och helårsprognos Verksamhetens ackumulerade resultat t.o.m. april månad är - 2,4 mkr. Helårsresultatet prognostiseras till -1 mkr. Se bifogad fil. Intäkts- och bruttokostnadsutveckling Total intäktsförändring jmf med motsvarande period föregående år är - 1,9 mkr och -2,61%. Intäkterna ökade med - 2,5 mkr mindre än vad som är budgeterat. Den obudgeterade förändringen beror framförallt på följande händelser. Lägre försäljningen på restaurangerna, Cafe Bigarrå samt catering än budgeterat. De avdelningskök som var planerade att starta under första delen av 2017 har senarelagts. Total bruttokostnadsförändring jämfört med föregående år - 1,1 mkr och - 1,41%. Kostnaderna ökade 0,1 mkr mer än vad som är budgeterat. Den obudgeterade bruttokostnadsförändringen beror framförallt på följande händelser: Högre personalkostnader än budget dels pga uppstart nytt system i Köping och därmed uppstartskostnader vad gäller personal. Lägre varukostnader som en följd av lägre försäljningen. Arbetad tid Kost har under drygt ett år ökat analet fast anställda med ca 20 medarbetare. Det beror på att antalet avdelningskök ökat väsentligt och speciellt i Köping. Vissa uppdrag som kaffemaskinsservice, utbildning och matsäkerhet har också krävt nya anställningar. Det prognosticerade underskottet beror framförallt på följande händelser Utfallet för antal portioner för patientmaten är negativ jämfört med fg år och prognosen för resterande del av året är att trenden kommer att fortsätta därav den negativa prognosen. VNS kommer inte att generera de intäkter som tänkt vilket främst beror på senarelagda uppstarter av avdelningskök samt att antal timmar förmodligen kommer att minska i Köping. Investeringsredovisning Investeringar har gjorts i Köping för införandet av det nya patientmatssystemet. Fler avdelningar har beställt kaffemaskiner varvid det har investeras i flera sådana. Inköp av dukningsutrustning till köket i Västerås. Inköp av nya betalterminaler. Planerade åtgärder Då de första fyra månaderna visar på ett negativt resultat på ca 2,5 Mkr krävs ett antal stora åtgärder för att få bukt på detta. Området VNS minskar en heltidsanställd sektionsledare omgående Området försäljning minskar totalt motsvarande en årsarbetare inom områdena catering och livsmedel. Förändringen är planerad snarast efter schemaförändring och förhandling med facket. Plan för start är 1 september. Området patientmat minskar en heltidsanställd gruppledare på tillagningen. Förändringen är planerad snarast efter schemaförändring och förhandling med facket. Plan för start är 1 september. Distribution Clara minskar med en heltidsanställd sektionsledare under sommaren. Ny modell på matlåda införs inom försäljningen. Detta för att motverka försäljningstappet av matlådor där kunderna inte upplever att de kan se maten ordentligt i nuvarande modell. I samband med detta kommer den nya matlådan även avändas till salladslådor vilket kommer öka hållbarheten och minska svinnet Bigarrå ändrar à la cartesortimentet och serverar framöver de rätter som finns på patientmatsmenyn (som Köping). Ändringen förväntas öka försäljningen och minska svinnet. Införande av anhörig-/personalmat på avdelningarna beräknas ske under sommaren. Det innebär att medarbetare i vården och anhöriga som besöker patienter kan köpa patientmat direkt på avdelningen och betala med swish. Lösningen förväntas öka försäljningen inom patientmatsområdet. Nytt projekt har startats med målet att införa betalning av dagens rätt efter vikt liknande systemet för matlådor. Sedan införandet av viktbetalning för matlådor infördes i januari har responsen från kunder varit mycket positiv. Vi ser även att det går åt mindre mat för att servera kunderna samt minskat svinn. Med bakgrund av det hoppas vi på motsvarande fördelar vid samma införande på dagens rätt. Planerat startdatum är 1 september. Sida 8 / 9

9 Avslutade kommentarer till månadens utfall Sida 9 / 9

10 Västmanland Uppsala Linjär (2015) Linjär (2016) Linjär (2015) Linjär (2016) Totalt antal portioner Linjär (2015) Linjär (2016)

11 Månadens utfall Månadens budget Ack utfall Ackumulerad budget Ackumulerad avvikelse Ack. utfall fg år Bokslut fg år Resultatområde Årsbudget Prognos 690 Kostnämnd Gemensamt Kostnämnd Försäljning Kostnämnd Patientmat Kostnämnd VNS

12 Ansvar Månadens utfall Månadens budget Ackumulerat utfall Ackumulerad budget Ackumulerad avvikelse Årsbudget Prognos Ackumulerat utfall föreg år Avvikelse jmf fg år Kost Chefer Kost Kundservice Nyckeln Café Bigarrå Höjdpunkten Livsmedel Västerås Livsmedel Uppsala Avdelningskök Västerås Avdelningskök Länet Kaffemaskiner Matsäkerhet Catering Kost Vikariepool Kost Utbildning Tillagning Distribution Svea Distribution Clara Resultat

13 Förvaltning/verksamhet: Kost Investeringar Bokslut Belopp i tkr Helår Inköp Inköp Bokslut Budget Prognos Prognos Prognos perioden utifrån budget 2016 perioden utifrån budget perioden inköp 2016 utifrån budget 2015 perioden inköp 2017 utifrån budget 2017 inköp 2018 utifrån budget 2017 Avvikelse budget - utfall 2017 Investeringsutgifter Immateriella anläggningstillg 0 Datorutrustning 69 0 Medicinsk apparatur 0 Utrustning Bygg (bygginventarier) 0 Bilar och transportmedel 0 Leasingavtal 0 Övriga maskiner och inventarier Tekniska hjälpmedel 0 Summa Konst 0 Byggnader (endast Fastighet) 0 Totalsumma

14 Urspr. anskaffn.datum (flera objekt) Radetiketter Summa av Anskaffningsvärde 211 Datorutrustning , Övr maskiner och inventarier ,52 Totalsumma ,27