2 Verksamhetsstöd Huvudproces

Transkript

1 1 2 Verksamhetsstöd Huvudproces s 2.1 Informationsförvaltni ng Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning Hantering och strukturering av kommunens allmänna handlingar Upprätta och förvalta Ta fram och underhålla informationsredovisni klassificeringsstruktur, ng dokumenthanteringsplaner och diarieplan Dokumenthanteringsplan Bevaras Verksamhetssy Diarienu Vid förändrade gallringsfrister ska dokumenthanteringsplanen upp för besluti nämnd. Om nämndens delegationsordning tillåter, kan beslut fattas på delegation. Mindre redaktionella ändringar behöver inget nytt beslut, så länge som gallringsfristen inte ändras. 0 Diarieplan Bevaras Ärendehanteri ngssy Syat Klassificeringsstruktur Bevaras Verksamhetssy Diarienu VisAlfa Processkarta Bevaras Verksamhetsys Syat VisAlfa Finns idag bara på Miljö och stadsbyggnadskontoret Hantera inkommen/upprättad Registrering av allmänna handlingar i diarium, loggar Fullmakt för postöppning Vid inaktualitet Pärm Syat

2 2 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Diarium Bevaras Verksamhetssy Syat Ärendehanteringssy. Listor skapade i ärendehanteringssy 1 mån Registratur Syat Till exempel postlistor, JK-listor. Maillogg 3 månader Server Syat Utlämnande av allmänna handlingar Sekretess- och menprövning inför utlämnande av allmän Begäran att ta del av allmän handling. Beslut om avslag på begäran om att ta del av allmän handling Maskad handling 1 år Server/Verksa mhetssy Bevaras Verksamhetssy Vid inaktualitet Ärendeakt/pär m Syat /Diari enumme r Diarienu Syat /Diari enumme r Föreko Föreko Beslut med hänvisning till instans för överklagande, undertecknad av behörig tjänan. Den maskade utlämnade handlingen bevaras inte av alla verksamheter Arkivera och gallra allmänna handlingar Gallring inför och överlämnande av arkiv till Arkivförteckning Bevaras Verksamhetssy Arkivbeskrivning Bevaras Verksamhetssy Per arkivbild are Per arkivbild are Visual Arkiv Visual Arkiv Uppdateras/revideras löpande i Visual arkiv. Finns dock utskrivna kopior. Uppdateras/revideras löpande i Visual arkiv. Finns dock utskrivna kopior.

3 3 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Gallringsbeslut Bevaras Verksamhetssy Diarienu Separat gallringsbeslut. Tas om beslut ej finns i dokumenthanteringsplaner. Historik Bevaras Verksamhetssy Reversal Vid inaktualitet/vid inregistrering i VisualArkiv På förvaltning/ko mmunarkivet Per arkivbild are Kronolog t Visual Arkiv Historik/kuriosa om arkivbildaren eller arkivet. Uppdateras/revideras löpande i Visual arkiv. Inklusive bilagor. Det upprättas två original ett till kommunarkivet och ett till den levererande förvaltningen. Exemplaret hos kommunarkivet kan gallras när uppgifterna har förts in i VisualArkiv. Exemplaret hos förvaltningen kan gallras när exemplaret inte längre behövs, dock tidigast efter 1 år. 2.2 Personalhantering Strategt och administrativt arbete kopplat till HRområdet Rekrytera Annonsera efter, intervjua och anställa personal Annons 2 år Verksamhetssy Syat Anställningsavtal Bevaras Personalakt Personn u Additro Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst 3 år Verksamhetssy Syat Additro

4 4 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Bevaras Personalakt Personn u Arbetsprover Bevaras för den som anställs Personalakt Personn u Beslut om inrättande av tjänst Bevaras Ärendeakt Diarienu Bevis för behörighetsgivande Bevaras Personalakt Personn utbildning u Gäller vissa typer av tjänster T.ex lärarlegitimation Dokumentation av genomförd kontroll Bevaras Hos ansvarig handläggare Personn u Kravspecifikation 2 år Personalakt Personn u Redogörelse för bisyssla Bevaras Personalakt Personn u Sekretessförbindelse Bevaras Personalakt Personn u Upphör bisyssla noteras detta på blanketten Överklagan beslut om anställning Bevaras Ärendeakt Diarienu

5 5 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Administrera personal enligt lag om anställningsskydd (LAS) Bevaka anställdas rättigheter u Blankett avstående konvertering Bevaras Ansvarig handläggare Personn u Blanketter för begäran om företräde 2 år Ansvarig handläggare Syat Las-listor 2 år Verksamhetssy Syat Rutin för hantering av tidsbegränsat anställda Gallras när ny rutin tas fram Chefsportalen Syat Varsellista 2 år Verksamhetssy Syat Önskemål om utökad 2 år Ansvarig Personn sysselsättningsgrad handläggare u Personec Personec Vilka som nått upp i företrädesrätt. Medarbetare som är påväg att konverteras Påväg att nå upp i företrädesrätt Påminnelse till chefer vars tidsbegränsade anställninggår ut inom 3 månader Genomföra medarbetar- och lönesamtal Årligen återkommande samtal mellan chef och anställd Anteckningar från överläggning och avstämning Bevaras Pärm på HRavdelning Per fackförb und Från fackliga överläggningar och avstämningar.

6 6 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Dokumentation för Medarbetarsamtal 3 år Hos respektive chef Syat Förvaras på papper och i Personec förhandling. Gallras t.ex. vid nästa medarbetarsamtal Förhandlingsunderlag 1 år Ansvarig chef Syat Kalendarie för löneöversyn 1 år Handläggare Syat Lönesättning Bevaras Ärendehanteri Diarienu förhandlingsprotokoll ngssy Lönestatistik Bevaras Server Syat Ny förhandlad lön resultat 1 år Verksamhetssy Syat Samlat löneförslag Bevaras Pärm på HRavdelning Per fackförb und Personec Hantera frånvaro Handlingar kopplade till frånvaro pga semester, föräldraledighet, vab, Bekräftelse från bemanningsföretag Bevaras Hos respektive chef Personn u På att personal har hyrts in vid frånvaro. Besked om omreglering av anställningsvillkor Bevaras Hos respektive chef Personn u Franmälningar 2 år Verksamhetssy Syat Personec Försäkringskassans beslut Bevaras Personalakt Personn u

7 7 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Inkomstförfrågan till försäkringskassan 2 år Server Personn u Inkomstintyg 2 år Server Personn u Ledighet med lön för fackligt 2 år Verksamhetssy Syat uppdrag Ledighetsansökningar 2 år/bevaras Personalakt Syat Listor på sjuka mer än 14 dagar Läkarintyg Placeringsschema vid partiell frånvaro 2 år Verksamhetssy Syat Gallras vid Säkerhetsskåp Personn sjukfrånvarons i närarkivet u 2 år Server Personn u Sjukanmälan 2 år Verksamhetssy Syat Sjukanmälan till 2 år Hos ansvarig Personn försäkringskassan handläggare u Sjukersättning Bevaras Personalakt Personn u Personec Personec Ledighetsansökningar, för ledighet över 6 månader,bevaras i personalakt. I annat fall gallras de efter 2 år. Personec Anmäls till Försäkringskassan två gånger per vecka Rehabilitera Initerias vid långvarig sjukfrånvaro eller kortare frånvaro flera ggr om året

8 8 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Anmälan om arbetsskada 2 år Ansvarig handläggare Arbetsgivarens arbetsförmågebedömning Bevaras till medarbetaren fyllt 70 år samt avslutat tjänst Personalakt Personn u och år Personn u Avslut av rehabilitering Bevaras till medarbetaren fyllt 70 år samt avslutat tjänst Säkerhetsskåp Personn u Förvaras inlåst hos ansvarig chef Beslut om omplacering Bevaras till medarbetaren fyllt 70 år samt avslutat tjänst Personalakt Personn u Checklista för rehab-samtal Bevaras Säkerhetsskåp Syat Dokumentation av Bevaras till Säkerhetsskåp Personn rehabiliteringssamtal medarbetaren u fyllt 70 år samt avslutat tjänst Förvaras inlåst hos ansvarig chef Förvaras inlåst hos ansvarig chef Läkarintyg vid arbetsskada Bevaras till medarbetaren fyllt 70 år samt avslutat tjänst Personalakt Personn u

9 9 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Omplaceringsutredningar Personalakt Bevaras till medarbetaren fyllt 70 år samt avslutat tjänst Personn u Här avses information som tillko i samband med omplacering av medicinska eller psykosociala skäl Rehabiliteringsplan Bevaras Säkerhetsskåp Syat Förvaras inlåst hos ansvarig chef Hantera utlägg i tjänsten Personal redovisar egna utlägg Information i självservice Bevaras Verksamhetssy Personn u Personec Kvitto 10 år Pärm hos verksamheten Syat Genomföra uppvaktning av personal Vid jubileum och pensionsavgång i enlighet med interna riktlinjer Beställning av gåva till jubileumsmiddag 2 år Server Syat Beställning silverskål 10 år Ärendeakt Diarienu Beställning till silversmed 10 år Ärendeakt Diarienu Blå boken Bevaras Huvudregistrat Kronolog or Inbjudningar till jubileumsmiddag 2 år Server Syat Blankett underskriven av förvaltningschef och KSO Underskrivet av kommundirektören Alla beställningar av silverskålar skrivs upp i boken Olika inbjudningar för de som tjänstgjort i 10, respektive i 25 år

10 10 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Lista på jubilarer 2 år Server Syat Närvarolista 2 år Server Syat Offert silverskål 10 år Ärendeakt Diarienu Avsluta anställning Alla typer av avslut från egen uppsägning till avsked Anteckning medvetandegörande samtal 3 år Ansvarig handläggare Syat Görs enligt mall Beslut om avgångsvederlag Bevaras Ärendeakt Diarienu Egen uppsägning Bevaras Personalakt Personn u MBL-protokoll Bevaras Ärendeakt Diarienu Skriftligt avsked Bevaras Personalakt Personn u Tjänstgöringsbetyg Bevaras Personalakt Personn u Personec Personec Original läggs i personalakten. Digital kopia i ärendehanteringssyet. Tjänstgöringsintyg/arbetsgiva rintyg 2 år Server Syat Skrivs ut av ansvarig chef.

11 11 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Personec Uppsägning från arbetsgivaren Bevaras Personalakt Personn u Hålla förhandling enligt medbestämmandelag en (MBL) Varning 3 år Personalakt Personn u Varsel till facket Bevaras Verksamhetssy Förhandling med fackliga omb Diarienu Kallelse MBL Bevaras Ärendeakt Diarienu Konsekvensanalys Bevaras Ärendeakt Diarienu Protokoll MBL Bevaras Ärendeakt Diarienu Personec Administrera feriejobb Kommunalt anordnade sommarjobb för skolungdomar Annons 3 år Server Syat Arbetsintyg 3 år Server Per arbetsstä lle På hemsidan

12 12 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Bekräftelse arbetsgivare 3 år Server Per arbetsstä lle Budget och placering 3 år Server Per arbetsstä lle Erbjudan Bevaras Server Per arbetsstä lle Information om arbetet Bevaras Server Per arbetsstä lle Inventering 6 månader Server Per arbetsstä lle Lista samtliga ansökningar 3 år Server Syat Exceldokument om matchning mellan budget och ungdomarnas ålder Erbjudande om arbete, mail Påminnels om de inte svarar Bankkontoanmälan. Bekräftelse på arbetsplats och period. Information till de som har fått feriearbete (om pension och försäkringar). Intyg för utbetalning av lön utan skatteavdrag Skickas via mail. Lista över arbetsplatser Skapas som exceldokument. Fylla i alla som har sökt efter deras preferenser. Känsliga uppgifter kan förekomma t.ex. i fall då ungdomar får sina feriejobb på inrådan från socialkontoret Tidrapport för visstidsanställning Bevaras Server Per arbetsstä lle Utvärdering 3 år Server Per arbetsstä lle Pensionsgrundande Inklusive tack och svarskuvert

13 13 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Betala ut löner och konsultarvoden Den löneadministrativa processen Analyslista 1 år Ansvarig Syat Rapport - alla lärare. Person och bruttolöner. handläggare Skrivs ut och läggs in i pärm Arvoden till konsulter mfl 2 år om utbetalning skett via lönesyet, annars 10 år Server Bevakningslista på semester 1 år Verksamhetssy Indrivningsbeslut från kronofogden Syat Syat 2 år Pärm Personu Kopia av skattedeklaration Vid inaktualitet - - Originalet skickas till ekonomiavdelningen. Loggar i Neptune 3 månader Verksamhetssy Syat Neptune Löneattest 2 år Handläggare Syat Blankett. Görs varje månad av personalchef Lönelistor Bevaras Verksamhetssy Syat Personec Både vid löneutbetalningar och extrautbetalningar Redovisning till 2 år Verksamhetssy Syat Personec arbetsförmedlingen Redovisning till kronofogden 5 år Verksamhetssy Syat Personec Statistt underlag till SCB 1 år Verksamhetssy Syat Personec Timrapporter 2 år Verksamhetssy Syat

14 14 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Administrera pension och försäkringar Beslut om försäkring Bevaras Personalakt Syat Beslut om pension Bevaras Personalakt Personn u Dödsfallsintyg Bevaras Personalakt Personn u Filer till pensionsbolag 3 år Server Personn u Med AGF. KL:s beslut. Kontokuranter på utbetalda 10 år Externt Syat Görs digitals och sparas hos KPA pension, som Pensionsansökan Bevaras Personalakt Personn u Pensionsutredningar Bevaras Personalakt Personn u Underlag för pension Bevaras Personalakt Syat Skrivs under av närmaste chef eller lönechef Genomföra lönekartläggning Analysresultat 3 år Verksamhetssy Syat Personec

15 15 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Föreläggande från drimineringsombudsmanne n Bevaras Ärendeakt Diarienu Handlingsplan Bevaras Server Syat Indelning i grupper 3 år Verksamhetssy Syat Lönekartläggning Bevaras Server Diarienu Statistik lönekartläggning 3 år Verksamhetssy Syat Bifogas lönekartläggningen och hänvisas till i jämställdhetsplanen. Underlag till löneöversyn och budget Indelning av de anställda i grupper utifrån typ av arbete Rapport. Drimineringsombudsmannen kan vilja titta på materialet i 3 år Tillhandahålla frvård Anmälningar till 3 månader Mail och Syat frvårdsaktiviteter kalender Avtal med leverantörer Bevaras Avtalspärm Syat Central frvårdsstrategi Bevaras Ärendeakt Diarienu Frvårdsersättning 10 år Verksamhetssy Syat Personec Information om 3 månader Server Syat frvårdsaktiviteter Originalkvitto/verifikationer 10 år Pärmar resp Syat ansvariga Rutin för frvårdssubvention Gallras när ny Server Syat rutin tas fram Inklusive strategi för frvårdssubvention

16 16 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Bevaras Uppdragsbeskrivningar frvårdsinspiratörer Hos respektive chef Syat Utvärdering av frvårdsarbetet Utvärderingar av frvårdsaktiviteter (enkät) Bevaras Server Syat 3 år Hos ansvarig Syat handläggare För sammanställning Tillhandahålla utbildnin Deltagarlista 3 år Server Syat Inbjudan till utbildning 3 månader Server Syat Lista över inbjudna 3 år Server Syat Utbildningsmaterial 1 år Server Syat Utvärdering av utbildning 3 år Server Syat Om verksamheten bedömer att det har histort intresse får den bevaras 2.3 Ekonom administration och förvaltning Löpande ekonomiadministrativt arbete och förvaltning Hantera fakturor Från debiteringsunderlag till fakturering och ev inkassoåtgärd Användarregister Bevaras Verksamhetssy Syat Agresso

17 17 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Betalfil 3 år Verksamhetssy Syat Agresso Blankett för interndebitering 10 år Pärm ekonomiavdel ningen Syat Debiteringsunderlag 10 år Pärm Syat Kan vara både papper och elektront Pärm hos ekonomiavdelningen/ fil på gemensam mapp (G:-) som läggs in i Agresso Inkassoärenden 2 år efter avslut Verksamhetssy Syat Visma Kundfaktura 7 år Verksamhetssy Syat Agresso Kundregister Bevaras Verksamhetssy Syat Agresso Kundreskontra Bevaras Verksamhetssy Syat Agresso Kvitton 10 år Pärm Syat Leverantörsfaktura 10 år Verksamhetssy Syat Agresso Leverantörsregister Bevaras Verksamhetssy Syat Agresso Leverantörsreskontra Bevaras Verksamhetssy Syat Agresso Återredovisning 3 år Verksamhetssy Syat Agresso Förvaras hos inkassoföretaget. Redovisningsekonomerna ko åt uppgifterna genom att logga in hos Visma Fakturerade köp

18 18 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Föra löpande bokföring Attest- och utanordningsbehörigheter Bevaras Verksamhetssy Syat Agresso Bokföringsorder 7 år Verksamhetssy Syat Bokslutslista 2 år Verksamhetssy Syat Delårsbokslut Bevaras Verksamhetssy Syat Grundbok Bevaras Verksamhetssy Syat Huvudbok Bevaras Verksamhetssy Syat Kontoplaner Bevaras Verksamhetssy Syat Agresso Agresso Agresso Agresso Agresso Agresso Med kodförteckningar och kodplaner Administrera lån Lånerevers Bevaras Ärendeakt Diarienu Representation Deltagarförteckning 10 år Pärm respektive förvaltning /verksamhetss y Syat

19 19 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Kvitto 10 år Pärm respektive förvaltning Syat Förvalta kapital Förvalta stiftelser Kapitalförvaltningspolicy Bevaras Ärendeakt Diarienu Matchningsstrategi Bevaras Ärendeakt Diarienu Månadsrapporter från fonden Bevaras Ärendeakt Diarienu Rapportering till KSAU/KS Bevaras Ärendeakt Diarienu Tjänsteutlåtande Bevaras Ärendeakt Diarienu Ansökan om permutation Bevaras Pärm ekonomiavdel ningen Syat Balansrapport Bevaras Ärendeakt Syat Beslut om permutation Bevaras Pärm Syat ekonomiavdel ningen Beställninga av utdelningsbara medel Bevaras Pärm ekonomiavdel ningen Deklaration 7 år Pärm ekonomiavdel ningen Syat Syat Bilaga till tjänsteutlåtandet Inklusive tjänsteutlåtande. Pappersförlaga förvaras i pärm på ekonomiavdelning Blankett som används vid utdelning via skolorna

20 20 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Kontoutdrag från fonder och aktieutdelningar 7 år Pärm ekonomiavdel ningen Protokoll över utbetalningar Bevaras Pärm ekonomiavdel ningen Syat Syat Resultatrapport Bevaras Ärendeakt Syat Stiftelseurkund Bevaras Pärm Syat ekonomiavdel ningen Stipendiensökningar Bevaras Pärm ekonomiavdel ningen Verifikationer 7 år Pärm ekonomiavdel ningen Årsredovisning Bevaras Pärm ekonomiavdel ningen Syat Syat Syat Stripendier som utdelas genom Socialkontoret kan innehålla känsliga personuppgifter. Papperslaga förvaras i pärm på ekonomiavdelning Antagna stipendieansökningar bevaras. Ej antagna gallras. Inklusive förvaltningsberättele, reslutaträkning, balansräkning, Hantera anläggningsregister Aktiveringsunderlag 5 år Pärm ekonomiavdel ningen Anläggningsregister Bevaras Verksamhetssy Syat Syat Agresso Rapportera till skatteve

21 21 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Kvittens från skatteverket 10 år Pärm ekonomiavdel ningen Syat Rapport arbetsgivaravgifter 7 år Verksamhetssy Syat Agresso Skattedeklarationer 10 år Pärm ekonomiavdel ningen Syat Utskrift från Skatteverkets hemsida Papper. Utskrift från Skatteverkets hemsida 2.4 Genomföra upphandling och inköp Genomföra upphandling enligt LOU/LUK Upphandling och avrop från ramavtal Anbud antagna Bevaras Verksamhetssy Syat TendSign Anbud ej antagna 2 år* Verksamhetssy Syat TendSign Anbudsöppningsprotokoll Bevaras Verksamhetssy Syat TendSign Inklusive broschyrer, svar på frågor, förtydligande, kompletteringar mm Inklusive broschyrer, svar på frågor, förtydligande, kompletteringar mm. *Inga anbud från anbudsgivare, som begärt överprövning/skadestånd vid ett upphandlingsförfarande, får gallras utan ska bevaras (se separat kolumn i dokumenthanteringsplanen).

22 22 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s TendSign Ansökningar 2 år* Verksamhetssy Syat *Får gallras om sammanställning/utvärdering över inkomna intresseanmälningar bevaras, annars bevaras de antagna ansökningarna. Ansökningsinbjudan Bevaras Verksamhetssy Syat Annons i tendsign 2 år Verksamhetssy Syat Avtal Bevaras Avtalspärm Diarienu Efterannons Bevaras Verksamhetssy Syat TendSign TendSign TendSign För urvals-, selektiv och förhandlad upphandling. Inklusive bilagor När upphandling överstiger visst belopp ska den annonseras i hela EU. Detta är en rapport till EU som stänger upphandlingen Fullmakt vid specifik upphandling Bevaras Papper/Server Diarienu Förstudie Vid inaktualitet Server Syat Arbetsdokument som skapas av konsult ibland. Förteckning pågående Vid inaktualitet Server Syat Uppdatering sker löpande. upphandling och projekt MBL-protokoll Bevaras Ärendeakt Diarienu Enligt Medbestämmandelagen (MBL) 11 och 38 Meddelande till anbudsgivare 2 år Server Syat Protokoll på Bevaras Server Syat För urvals-, selektiv och förhandlad ansökningsinbjudan upphandling. Underlag för beslut. Skatte- och kreditkontroll Bevaras Server Syat

23 23 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Tilldelningsbesked Bevaras Server Syat Tilldelningsbeslut Bevaras Ärendeakt Diarienu Upphandlingsprotokoll Bevaras Ärendeakt Diarienu Upphandlingsdokument Bevaras Server Syat Utvärderingsdokumentation Bevaras/2 år* Server Syat Anbudsinbjudan, kravspecifikation, kontraktsvilkor, processbeskrivning, utvärderingsmodell, inklusive bilagor samt frågor och svar och förtydligande och kompletteringar. Dokumentation från intervju, provning, tester, muntligpresentation, referenstagningar, kreditupplysningar, skatte- och registerkontroll m.m. *Dokumentation från antagna anbud bevaras. Dokumentation från ej antagna anbud gallras efter 2 år. Utvärderingsprotokoll Bevaras Server Syat Föreko Kan innehålla protokoll med förhandlingar med anbudsgivare Genomföra upphandling enligt LOV Annons utan sista anbudsdag/stående annons Vid inaktualitet Valfrihetswebb en Diarienu Ansökningar/anbud Bevaras/4 år* Ärendeakt Diarienu *Gallringsfrist gäller för ej vinnande ansökningar

24 24 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Avslag Bevaras Ärendeakt Diarienu Avtal Bevaras Ärendeakt Diarienu Avtalen har inget slutdatum. Förfrågningsunderlag Bevaras Ärendeakt Diarienu MBL-protokoll Bevaras Ärendeakt Diarienu Enligt Medbestämmandelagen (MBL) 11 & 38 Tilldelningsbeslut Bevaras Ärendeakt Diarienu Underlag för beslut 3 år Ärendeakt Diarienu Skattekontroll, referenser, CV-tagning m.m. Underrättelse om beslut Bevaras Ärendeakt Diarienu Utvärderingsprotokoll Bevaras Ärendeakt Diarienu Genomföra direktupphandling Anbud antagna 10 år Server Syat Anbud ej antagna 2 år Server Syat Avtal 10 år Avtalspärm Syat Direktupphandlingsdokument Bevaras Server Syat ation Offertförfrågan Bevaras Server Syat Föreko Föreko Föreko Föreko Föreko Inklusive broschyrer m.m Inklusive broschyrer m.m Mall. Ska diarieföras om värdet överstiger belopp på kronor Inkl anbudsformulär och avtalsvilkor

25 25 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Hantera överprövning av tilldelningsbeslut Beslut från rätten Bevaras Ärendeakt Diarienu Fullmakt vid rättegång Bevaras Ärendeakt Diarienu Kopia på begäran om Bevaras Ärendeakt Diarienu överprövning för besvarande Kopia på leverantörens yttrande Bevaras Ärendeakt Diarienu Yttrande Bevaras Ärendeakt Diarienu Genomföra avrop eller beställning Avropa från ramavtal eller genomföra beställningar, inkl. inom fastighet Avropsförfrågan Bevaras Ärendeakt Diarienu Beskrivning 10 år Server Syat Beskrivning från entreprenör 10 år Server Syat Beslut om avrop Bevaras Ärendeakt Diarienu Beställning 10 år Server Syat Delegationsbeslut Bevaras Pärm Kronolog Föreko Föreko Föreko Föreko Begränsat förfrågningsunderlag. Finns även i TendSign.

26 26 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Inbjudan Vid inaktualitet Server Syat Via mail. Korrespondens Bevaras/vid Server Syat Föreko Korrespondens av vikt bevaras. Övrig inaktualitet korrespondens gallras vid inaktualitet. MBL-protokoll Bevaras Server Syat Offert, antagna 10 år Server Syat Föreko Offert, ej antagna 2 år Server Syat Föreko Orderbekräftelse 2 år Server Syat Föreko Protokoll inkomna avropssvar Bevaras Server Syat Påskriven beställning 10 år Server Syat Föreko Tilldelningsbeslut/beslut Bevaras Ärendeakt/ser ver Diarienu / syat De fackliga organisationernas möjligheter att utöva inflytande över upphandlingar framgår av Medbestämmandelagen (MBL )11 och 38. Utvärderingsprotokoll Bevaras Server Syat Följa upp avtal Avtalsuppföljningsprotokoll, inom fastighet Bevaras Server Syat

27 27 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Avtalsuppföljningsprotokoll inom övrig upphandling Bevaras Ärendeakt Diarieum mer Inklusive sammanställning av parametrarna som tas upp i de olika uppföljningsområdena. Görs av förvaltningarna, Avtalskatalog Vid inaktualitet Verksamhetssy Syat Förlängning av avtal Bevaras/10 år* Ärendeakt Diarienu Hävning av avtal Bevaras Ärendeakt Diarienu Tviålshandlingar Bevaras/2 år Ärendeakt Diarienu efter avtalets slut* Vitesföreläggande Gallras vid avtalets utgång Ärendeakt Diarienu Överenskommelse Bevaras Ärendeakt Diarienu TendSign Uppdateras löpande. *Gallring efter 10 år gäller för avtal vid direktupphandling. *Bevaras om ärendet går till domstol, övrigt gallras 2 år efter avtalsperiodens slut. Kompletterande/förtydligande av avtal. 2.5 Kommunövergripand e juridik Hantera överklagan och överprövning Hantering av kommunövergripande jurida frågor Se även för överklagan av tilldelningsbeslut Beslut från domstol Bevaras Ärendeakt Diarienu Beslut från länsstyrelsen Bevaras Ärendeakt Diarienu Om att bevilja eller inte bevilja prövningstillstånd

28 28 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Beslut om att överklaga Bevaras Ärendeakt Diarienu Delegationsbeslut om att inte Bevaras Ärendeakt Diarienu Skickas även till den som överklagat skicka vidare Dom Bevaras Ärendeakt Diarienu Överklagan Bevaras Ärendeakt Diarienu Original skickas till länsstyrelsen Tillhandahålla jurid rådgivning Rådgivning kring jurida frågor 3 år Ärendeakt/ser ver Diarienu / syat Det som hör till ett ärende eller blir ett ärende ska diarieföras, de bevaras sedan i akten. Tjänsteanteckning Bevaras Server Syat Vid mer komplicerade/normerande fall skriver kommunjuristen tjänsteanteckning om vad som kommits fram till. 2.6 Säkerhet och trygghet Hantera ärenden inom det kommunövergripande säkerhets- och trygghetsområdet Bedriva förebyggande säkerhetsarbete Informationssäkerhetspolicy Bevaras Ärendeakt Diarienu

29 29 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Krisledningsplan Bevaras Ärendeakt Diarienu Krisledningsplan finns på tre nivåer: Kommunledning, Förvaltning och Enhet R- och sårbarhetsanalys Bevaras Ärendeakt Diarienu Rutiner rörande säkerhetsarbete Bevaras Ärendeakt Diarienu T.ex. rutiner för Hot och våld Mobiltelefoner Informationssäkerhet mm Säkerhetsrutiner - centrala, Bevaras Ärendeakt Diarienu T.ex. rutiner för Hot och våld, mobiltelefoner, Hantera extraordinära händelser och incidenter Loggbok Bevaras Server Syat Polisanmälan 5 år Hos respektive Kronolog verksamhet Uppföljningsdokumentation Bevaras Ärendeakt Diarienu Administrera Brottsförebyggande rådet Enkätsvar Efter sammanställnin g Pärm Syat Externa enkäter Används om underlag till lägesanalysen Handlingsplan Bevaras Ärendeakt Diarienu Ingår med ett tjänsteutlåtande.

30 30 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Information om brå, safesite, grannsamverkan, brott mot äldre-broschyr Bevaras Pärm Kronolog Information om konferenser, Vid inaktualitet Server utbildningar Information om stöd på nätet Vid inaktualitet Hemsidan Interna enkäter Bevaras Server Syat Lägesanalys Bevaras Ärendeakt Diarienu Protokoll från rådet Bevaras Ärendeakt Diarienu Reglemente Tills ny Ärendeakt Diarienu reglemente tas fram Utlåtanden till Bevaras Ärendeakt Diarienu brottsförebyggande rådet Utskick om stöd Vid inaktualitet Server Syat Kronolog Kronolog Föreko Bevaras i ett exemplar Skickas via mail. Använder verktyget Episerver. Upprättas inom trygghetsundersökningar och utbildningar inom skapa brottsförebyggande organisation. Tjänsteutlåtande. Ligger till grund för hur man jobbar, prioriteringar och sammarbeten t.ex med polisen. Ingår sammanställning av enkätsvar. Skrivs av tjänan till rådet. Skickas via mail Hantera samarbete med polismyndigheten Inbjudan Vid inaktualitet Server Kronolog Information till förare Vid inaktualitet Server Syat Till föreläsningar och event. Mail. Information om statistik, aktvitetet som pågår m.m.

31 31 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Minnesanteckningar Vid inaktualitet Server Kronolog Samarbetsavtal Bevaras Ärendeakt Diarienu Pappersförlaga förvaras i avtalpärm. Utvärdering Bevaras Ärendeakt Diarienu Bilaga till tjänsteutlåtandet 2.7 IT och telefoni Administration och förvaltning av IT och telefoni Utveckla IT-tjänster Debitering IT-tjänster 3 år Server Syat Excelblad med sammanställning av tjänster. Arbetsdokument. Slutsumman skickas till ekonomi och sammanställs där. Fakturaspecifikation tjänster 2 år Server Syat Prislista tjänster 2 år Server Syat Tjänstebeskrivning 2 år Server Syat Skapas i Excel. Skickas till berörd verksamhet. Text om vad tjänsten innehåller. Behövs bara tills nästa har tagits fram Hantera beställningar av konton, ITutrustning och telefoni

32 32 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s AD - identitetshantering Vid inaktualitet Server Syat Användarkatalog som innehåller alla konton och alla resurser i nätverket. Alla konton finns kvar, även inaktiverade. Behörighetsstyrda. Koppling mellan person och användarnamn, t.ex. loggar vad användare gjort. Beställningsunderlag 3 år Verksamhetssy Syat Debiteringsunderlag 1 år Server Syat Fakturaspecifikation från 10 år Verksamhetssy Syat leverantör t Kunddatabas över telefoni Vid inaktualitet Server Syat Lista från underleverantör om 3 år Server Syat användare Lokala listor över 1 år/vid Server Mobilnu telefonanvändare inaktualitet /A nknytnin g Ändring av abonnemang När ärendet Verksamhetssy Syat avslutas Överträdelse flatratepott 3 år Server Syat Blankett, mail Sammanställning av underlag för en internfakturering. Skapas som excelblad. Undelag för inmatning i agresso Uppgifter om namn, titel, telefonnr, typ av telefon. Uppdateras löpande. Skapas i Excel Innehåller uppgifter om IMEI, garanti, namn, telefonnr, mobilmodell och avdelning. Två listor. En av de förvaras i ett år och de andra är ett "levande dokument" som tas bort vid inaktualitet. Blankett/intranätet formulär Lista på de som överträtt abonnemangsvilkor. Fakturaunderlaget är internt. Skapas i Excel. Skapas en gång per kvartal Köpa in licenser

33 33 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Avtalskopior Vid inaktualitet Server Syat IT har kopior av alla avtal, men originalen skickas ner till kansliet för arkivering Förteckning över Vid inaktualitet Server Syat Excelblad med användare licensanvändare Inköpsförfrågan 1 år Gemensam brevlåda Diarienu Beställning till licensleverantör. Följer licensbevis Licensbevis 5 år efter sy inte används längre Server Tillverkar e Ligger i mail och ibland som pdf-fil i funktionsbrevlåda. Ligger ibland i pärm. Annans i portal. När programmet/eller lösningen inte används längre kan man gallra. Offert 4 år Mail Syat ordning Från leverantör. Följer licensbeviset Förvalta sy Acceptansprotokoll/leveransg odkännande Anteckningar från förvaltningsmöten Checklista/logg vid syförvaltning Bevaras på Papper samma sätt som avtalet Vid inaktualitet Server Diarienu Syat 2 år Server Syat Bilaga till avtalet. Föreko inte alltid. Inkluderar restlistor Är ett arbetsdokument Kan bevaras vid extra känsliga sy (ekonomi och journalsy). Är ett arbetsdokument. Beskrivning av syförändringar som införs, programversioner och större konfigurationer. Checklistor för införande och avveckling Vid inaktualitet Server Syat Interna överenskommelser 2 år Server Syat Olika typer av interna överenskommelser T.ex

34 34 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Vid inaktualitet Server Kompletterande sydokumentation Licensbevis Licensdokumentation 2 år efter syet avvecklats Tillsammans med avtalet Vid inaktualitet Syet/Exce lfil Syat Diarienu Tillverkar e Till exempel: lathundar, manualer, rutinbeskrivningar, processbeskrivningar, utbildningsmaterial mm. Uppdateras när syet uppgraderas. Fysa dokument, mail eller filer. T.ex förteckning över licenser. Uppdateras löpande. Ko att köra igång med ett ny licensverktyg Snow till våren Syförvaltningsuppdrag och plan Tekn sydokumentation 2 år Server Syat 2 år Server Syat Större förändringar kan plockas ut till historiken Från leverantören och internt Hantera problem inom IT och telefoni ABC-larm loggar Vid inaktualitet OP5-server Kronolog Automatmail vid löst ärende Vid inaktualitet Mottagarens mail Kronolog Automatmail vid registrerat Vid inaktualitet Mail Syat ärende Beredskapsmall ifylld 1 år Server Syat Checklista/logg Vid inaktualitet Server Kronolog syförvaltning Larm från det som övervakas. Larm ko i SMS och Mail. Loggarma finns i OP5 och visar vilka larm som gått ut. Om det har hänt något Fylls i varje vecka Tillhör syförvaltningen

35 35 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Felanmälan Vid inaktualitet Verksamhetssy /server Syat Incidentrapport Bevaras Verksamhetssy Syat Korrespondens angående Bevaras i urval* Server/Verksa Syat problem mhetssy Loggar av driftrutiner 1 år Server Syat Villkor för beredskap Bevaras Personalakt* Syat Ärende i duostation Vid inaktualitet Verksamhetssy Syat Inko via telefon, mail eller muntligen. Mail bevaras i mailkorg, på grund av möjlig infoförlust. Rapporten berör allvarligare fel Kan antecknas i duostation, men görs inte alltid. Det som tillför viktiga uppgifter ska läggas in i duostation eller i syförvaltningsdokumentationen. *Korrespondens av större betydelse bevaras. Annars gallras vid inaktualitet. *Ska flyttas över från skåp till personalakter. Del av beredskapsavtal In- och uthyrning av IT-utrustning Försäkringsanmälan 1 år* Externt Syat Kontrakt med elever Utdrag från Extens Efter avslutad skolgång Gallras direkt efter kontroll Pärm Verksamhetssy Syat Syat Ligger i leverantörens sy. En skärmdump ligger i molnet. Papperskopior rensas en gång om året. Kontrakt för elever med information om hur de ska hantera datoreroch hur de ska bete sig i skolan m.m. För att lägga in i Schoolsoft.

36 36 Huvudproces s 2.8 Strateg kommunikation Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning Ta fram och efterfölja den grafa profilen Arbete med kommunövergripande kommunikation Grafa profilen Bevaras Server Syat Inklusive graf manual Administrera webb, intranät och sociala medier Utveckla och publicera på webb, intranät och sociala medier Designdokumentation 10 år/bevaras Server Syat Hemsidan Bevaras. Avställningar 1 gånger per år/vid större förändringar Verksamhetssy Syat Episerver Instruktionsfilmer Vid inaktualitet Dreambroker Syat Intranätet Vid inaktualitet Verksamhetssy Syat Episerver Kommunikationsplan sociala medier Manualer Bevaras Respektive verksamhet Vid inaktualitet Server/intranä t Syat Syat Dokumentation från större projekt bör bevaras. Övriga kan gallras Görs av webbyrå Intranätet klassas inte som allmän handling, och ko därför inte att tas om hand för arkivering. Inget som ska bevaras ska ligga på intranätet i original. Inklusive admininloggning till kommunikation

37 37 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Projekt och 10 år/bevaras Verksamhetssy Syat Dokumentation från större projekt bör bevaras. ärendebeskrivning Övriga kan gallras Projektdefinition 10 år/bevaras Server Syat Dokumentation från större projekt bör bevaras. Övriga kan gallras Publicering av redan befintligt material Publicering av unikt material Vid inaktualitet Externt Bevaras. Skärmdump var 6:e månad Server Syat Syat Samlingslista sociala medier Bevaras Server Syat Testrutiner Vid inaktualitet Server Syat Ärenden produktionssättning 10 år/bevaras Verksamhetssy Syat T.ex. kommunens Facebook eller Instagramkonton som används för att dra in medborgare till hemsidan T.ex. bloggar där ny information publiceras Manual för testning Dokumentation från större projekt bör bevaras. Övriga kan gallras Kommunicera med journalister Pressmeddelande Bevaras Verksamhetssy Syat Episerver Skickas ut till journalisterna och läggs upp på hemsidan Stödja näringslivet Förfrågningar om samarbete Vid inaktualitet Server Syat Förfrågningar från SBA 2 år Server Syat Inbjudan till frukostmöten Bevaras Server Syat På EU-nivå. Mail, vidarebefordras till rätt person Om företag som vill etablera sig

38 38 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Presentationer från Bevaras Server Syat På webben frukostmöten Statistik nyföretagarcentrum 2 år Server Syat Redovisas muntligt i KSAU Utredningar 2 år Server Syat Inkommande. 2.9 Samhällsservice och interna servicefunktioner Årsredovisning nyföretagarcentrum Löpande servicefunktioner internt och mot medborgarna Hantera synpunkter Allmänna synpunkter och frågor från medborgare. Synpunkter och felanmälan kopplade till kärnverksamhet, redovisas under respektive kärnområde 2 år Server Syat Redovisas på KSAU Svar 1 år Server Syati Föreko Ofta muntligt, ibland via mail Synpunkt 1 år Server Syati Föreko Ofta muntligt, ibland via mail. Kan bli ett ärende Administrera borgerlig vigsel Anmälan vigsel 3 månader Server Syat

39 39 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Ansökan och beslut om förordnande att viga Bevaras Ärendeakt Diarienu W3D3 Avser ansökan till och beslut från Länsstyrelsen om vigselförrättare. Intyg hindersprövning 2 år Pärm Kronolog Kopia av arvodesunderlag för vigselförrättare 2 år Pärm Kronolog Original skickas till Länsstyrelsen i januari varje år. Kopia av vigselprotokoll 5 år Pärm Kronolog t Original skickas till Länsstyrelsen för arvodering. Vigselbevis Gallras efter Original ges till paret efter genomförd vigsel. genomförd vigsel Vigselbok Bevaras Inbunden bok Kronolog Bok med datum och namnteckningar från vigda par samt övriga närvarande. Vigselintyg Original skickas till Skatteverket efter vigsel. Underrättelse om vigsel. Övrig administration och korrespondens rörande vigsel 3 månader Server Syat Avser t.ex. allmänna vigselförfrågningar, tidsbokningar, bekräftelser Bedriva kontaktcenter Beställningslista visitkort 1 år Server Syat Lista över fotolegitimationer Vid inaktualitet Server Syat Information gällande taggar Vid inaktualitet Server Syat Internkatalogen Vid inaktualitet Server Syat Worddokument med namn Taggarna registreras på tre ställen R-card, Scandiafastigheters lista avläsning, Säkerhetsresurslistan

40 40 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Korrespondens med medborgare Vid inaktualitet Server Syat Parkeringstillstånd 1 år Server Syat Administrera lokalbokning för idrotts- och fritidsanläggningar Kontrakt 2 år Handläggare Syati Skickas till ansvarig i förening. Får tillbaka underskrivet. Förvaras i pärm Korrespondens rörande 1 år Server Syati Via mail bokning Nyckelkvittenser 1 år Handläggare Syati Schema 2 år Server Syati Excel, "digital information" Inväntar nytt bokningsprogram via SKL Administrera festvåning Agenda för en dag i köket Bevaras Handläggare Syat Bokningsschema Vid inaktualitet Verksamhetssy Syat Schema över bokningarna, med status och typ Checklista bokning externt och internt Vid inaktualitet Handläggare Syat Dokumentation för 10 år Pärm - snart Syat Externbokning 2 år Pärm på kommunikatio n Syat Skickas med posten till den som bokat för att fylla i. Avtal. Internbokning Vid inaktualitet Server Syat Formulär på intranätet Protokoll från inspektioner 10 år Pärm Syat Från Miljö- och hälsoskyddsnämnden samt anticimex

41 41 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Standards Bevaras Handläggare Syat Rutinbeskrivning för återkommande evenemang, t.ex. polita sammanträden Producera trycksaker och kommuntidning Bildarkiv Bevaras i urval Server Syat Idéer från verksamheten Bevaras/gallras Server Syat vid inaktualitet Information om manusstopp Vid inaktualitet Server Syat Kommuntidning Bevaras Kommunarkiv Kronolog Original till trycksaker 10 år* Server Syat Trycksak Bevaras Handläggare Kronolog Utgivningsplan 2 år Server Syat Förvaras på mail. Gallring beror på vilken typ av information. Internt PM Danderydsaktuellt. Trycks och sparas i två arkivexemplar som skickas till kommunarkivet. Skapas i indesign. *Om trycksaken ej bevarats bör denna handlingstyp bevaras istället. På papper. Arkiveras av ansvarig förvaltning. Ligger på hemsidan, servernt. Publiceras i Decembernumret Hantera postrunda Schema över postrunda När nytt schema tagits fram Server Syat Efter överenskommelse med verksamheterna

42 42 Huvudproces Process Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Förvaringsplats SorteringsRegistrering Anmärkning s Server Bedriva vaktmästeri Överenskommelse om postservice När överenskomme lse upphör Syat Intern överenskommelse Hantera intern återvinnåterbruk via återbruksportalen Reko: yd/#!/ Annonser Gallras när annons tas bort Verksamhetssy Syat

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 49

50 50

51 51

52 52

53 53

54 54

55 55

56 56

57 57

58 58

59 59

60 60

61 61

62 62

63 63

64 64

65 65

66 66

67 67

68 68

69 69

70 70

71 71

72 72

73 73

74 74

75 75

76 76

77 77

78 78

79 79

80 80

81 81

82 82

83 83

84 84