KALLELSE Valnämnd Valnämnd kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning,

Transkript

1 KALLELSE Valnämnd Valnämnd kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning, ärende 1 6. Tid , kl Plats C-salen, Växjö kommun Fredrik Pettersson Förvaltningssekreterare Ledamöter Ulf Hedin (M), ordf. Bert Sundström (S), vice ordf. Yvonne Ekaremål (C) Nils-Erik Carlström (FP) Therese Græsén (S) Ersättare Anna Hultstein (M) Jonas Danielsson (S) Karl-Erik Nedfors (C) Holger Petersson (KD) Monica Tengius (V) Tjänstemän Martin Fransson, t.f. kanslichef Lars Svensson, valsamordnare Fredrik Pettersson, sekreterare Helen Karlsson Jakobsson, utredningssekreterare 1 (8)

2 KALLELSE Valnämnd Förteckning över valnämndens ärenden den 14 maj Justering 2 Information från valkansliet om arbetet med val till Europaparlamentet Nytt personuppgiftsombud för valnämnden 4 Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden 5 Meddelanden 6 Övrigt 2 (8)

3 KALLELSE Valnämnd Justering 3 (8)

4 KALLELSE Valnämnd Information från valkansliet om arbetet med val till Europaparlamentet (8)

5 KALLELSE Valnämnd Nytt personuppgiftsombud för valnämnden Dnr VN/2014:8 Förslag till beslut Valnämndens beslut 1. Valnämnden utser Annika Sandström, Regionförbundet Södra Småland, Videum Science Park, , Växjö till personuppgiftsombud. 2. Uppdraget gäller från och med Beslutet anmäls till Datainspektionen och Regionförbundet Södra Småland. Bakgrund Varje nämnd i Växjö kommun är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas vid myndigheten. För att försäkra sig om att man följer personuppgiftslagen (PuL) ska varje myndighet utse ett personuppgiftsombud. Växjö kommun har avtalat med Regionförbundet Södra Småland att hålla ett personuppgiftsombud för samtliga nämnder i Växjö kommun. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 7 maj 2014 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att Regionförbundet södra Småland i en skrivelse av den 30 april 2014 meddelat att nuvarande personuppgiftsombud för nämnderna i kommunen, Ulf Petersson, från och med den 22 april 2014 entledigats från uppdraget. Regionförbundet har istället gett Annika Sandström uppdraget. Valnämnden måste således besluta att utse Sandström till personuppgiftsombud för valnämnden och anmäla beslutet till Datainspektionen. 5 (8)

6 KALLELSE Valnämnd Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden Dnr VN/2014:3 Förslag till beslut Valnämndens beslut Valnämnden noterar informationen till protokollet. Bakgrund Valmyndighetens nyhetsbrev 2014:10, 2014:11 samt 2014:12 redovisas för valnämnden. 6 (8)

7 KALLELSE Valnämnd Meddelanden Dnr VN/2014:9 Förslag till beslut Valnämndens beslut Valnämnden noterar informationen. Bakgrund Inkomna beslut samt information av intresse redovisas för valnämnden: 1. Kommunfullmäktiges beslut i 72/2014 Motion om meddelarfrihet vid upphandling Åsa Karlsson Björkmarker (S). 2. Kommunfullmäktiges beslut i 75/2014 Årsredovisning för Växjö kommun Kommunfullmäktiges beslut i 74/2014 Revisionsberättelse 2013 för Växjö kommun samt fråga om ansvarsfrihet. 4. Information om inlämning av valmaterial till Länsstyrelsen den 26 maj (8)

8 KALLELSE Valnämnd Övrigt 8 (8)

9 ÄRENDE Dnr VN/2014: Fredrik Pettersson Förvaltningssekreterare Tel Valnämnden Revidering av personuppgiftsombud för valnämnden Förslag till beslut 1. Valnämnden utser Annika Sandström, Regionförbundet Södra Småland, Videum Science Park, , Växjö till personuppgiftsombud. 2. Uppdraget gäller från och med Beslutet anmäls till Datainspektionen och Regionförbundet Södra Småland. Bakgrund Varje nämnd i Växjö kommun är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas vid myndigheten. För att försäkra sig om att man följer personuppgiftslagen (PuL) ska varje myndighet utse ett personuppgiftsombud. Växjö kommun har avtalat med Regionförbundet Södra Småland att hålla ett personuppgiftsombud för samtliga nämnder i Växjö kommun. Ärendet Regionförbundet södra Småland har i en skrivelse av den 30 april 2014 meddelat att nuvarande personuppgiftsombud för nämnderna i kommunen, Ulf Petersson, från och med den 22 april 2014 entledigats från uppdraget. Regionförbundet har istället gett Annika Sandström uppdraget. Valnämnden måste således besluta att utse Sandström till personuppgiftsombud för valnämnden och anmäla beslutet till Datainspektionen. Beslutet skickas till Regionförbundet Södra Småland Datainspektionen Ove Dahl kommunchef Martin Fransson t.f. kanslichef Kommunledningsförvaltningen KOMMUNKANSLIET 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Mobil /RedigerareMobilTelefon/ Fax Org.nr Bg E-post fredrik.pettersson@vaxjo.se

10 Brev Dnr 08/0240 Annika Sandström Tel: Kommunerna i Kronobergs län Personuppgiftsansvariga nämnder och bolag Personuppgiftsombud - revidering Bakgrund Regionstyrelsen är personuppgiftsansvarig för Regionförbundet södra Småland och sedan 2001 (tidigare kommunförbundet) har länet ett gemensamt personuppgiftsombud vid regionförbundet. Regionstyrelsen beslöt 48/09 att verksamheten som personuppgiftsombud även för medlemmarna bibehålles och finansieras genom medlemsavgift (motsvarar ca 10 %). Verksamheter som tillhör medlemmarna t.ex. bolag eller motsvarande får teckna separata avtal och betala en årlig avgift för nyttjande av tjänsten samt betala en löpande timkostnad för utfört arbete. Nytt personuppgiftsombud från Tidigare personuppgiftsombudet Anders Göransson avslutade sin tjänst vid Regionförbundet södra Småland vid årsskiftet 2013/2014 och ekonomichef Ulf Petersson utsågs till nytt personuppgiftsombud. Efter en intern genomgång av arbetsuppgifter inom regionförbundet beslutade Regionstyrelsen den 23 april 2014 (Dnr 08/0240) att entlediga Ulf Petersson från uppdraget som personuppgiftsombud och istället utse Annika Sandström till nytt ombud. Vi vill därför uppmana samtliga personuppgiftsansvariga att anmäla detta till Datainspektionen omgående på följande blankett Anmälan/entledigande av personuppgiftsombud ory_id=7. Regionförbundet södra Småland Videum Science Park SE Växjö Telefon: Fax: E-post: info@rfss.se

11 Ni ska under punkten 2 på blanketten fylla i följande uppgifter. Namn: Annika Sandström, Adress; Regionförbundet södra Småland, Videum Science Park, Växjö, e-post: annika.sandstrom@rfss.se; Uppdraget gäller från och med den: Under punkten 3 skriver ni som redan har anmält ändringen från Anders Göransson till Ulf Petersson; Ulf Petersson och entledigande från Ni som ännu inte har anmält ändringen skriver; Anders Göranson och entledigande från Vänligen observera att personuppgiftsansvariga själva är ansvariga för att anmäla ändringen av personuppgiftsombud till Datainspektionen. Vänligen bekräfta detta brev med en kopia av den ifyllda blanketten från respektive kommun till info@rfss.se. Med vänlig hälsning Regionförbundet södra Småland Annika Sandström 2 (2)

12 Kommande viktiga datum i valdatasystemet VALMYNDIGHETENS NYHETSBREV FÖR KOMMUNER 2014:10 V Stockholm Sida 1 (4) Den 23 april är det många uppgifter som ska vara klara i valdatasystem EP Har ni inte gjort följande ännu är det hög tid: Klarmarkera alla vallokaler (ta gärna bort eventuella lokaler som ej kommer att användas) Klarmarkera alla röstningslokaler (ta gärna bort eventuella lokaler som ej kommer att användas) Administrera röstkortsuppgifter (dvs ange vilka kontaktuppgifter som ska tryckas på röstkorten) Administrera röstlängdsuppgifter (dvs ange leveransadress för röstlängden och om röstlängden ska vara delad eller ej) En länk till var i valdatasystemet respektive uppgift ska utföras hittar ni i kalendern på startsidan efter att ni loggat in i valdatasystem EP Information om brevröster - fel i handboken Det finns dessvärre fel i texten gällande brevröster i handboken för Kommunens uppgifter vid valen 2014, sid 71. Tyvärr har dessa fel även smugit sig in i ett tidigare nyhetsbrev (2014:8). Felen rör datumen för inkomna brevröster, när de ska anses ha inkommit för tidigt och hur brevrösterna ska registreras i valdatasystemet beroende på ankomstdatum. Valmyndigheten 407 utg 3 OMSLAGSKUVERT för brevröst 2014 May B10th a s a h a m bahamasfrankeras OBS: Får EJ postas i Sverige 30dr stamp stamp stamp stamp stamp stamp Ditt nummer i röstlängden: Hylve-Hylta N Valnämnden i Malung-Sälens kommun SE MALUNG-SÄLEN Sweden Suède Eftersom första dag en brevröst får skickas från utlandet var den 10 april är brevröster som inkommit fram till och med den 10 april inkomna för tidigt. I något extraordinärt fall kan eventuellt en brevröst ha postats den 10 april (enligt poststämpeln) och kommit till Sverige samma dag. Om så är fallet ska denna röst registrerats i valdatasystemet som om den inkommit den 11 april. Korrekta datum rörande brevröster: EP Brevröster inkomna till och med den 10 april: registreras som för tidigt inkomna Brevröster inkomna den 11 april - 6 maj: räknas och totalsumman registreras Brevröster inkomna den 7 maj - 28 maj: räknas och antalet registreras per dag RKL Brevröster inkomna till och med den 31 juli: registreras som för tidigt inkomna Brevröster inkomna den 1-26 augusti: räknas och totalsumman registreras Brevröster inkomna den 27 augusti - 17 september: räknas och antalet registreras per dag

13 Sida 2(4) Leverans av valmaterial - viktigt att kontrollera! Leveranserna av valmaterial inför valet till Europaparlamentet har av olika skäl skett i flera omgångar, något som vi beklagar. Vi vill dock informera om att det alltid ska finnas med en följesedel där det framgår vad som har levererats och vad som är restnoterat. Om följesedeln saknas, vilket har hänt, skicka ett meddelande om det till valadm@val.se. Ni kan emellertid arbeta vidare och ur valdatasystemet ta fram en kopia av er beställning och pricka av mot den. Ni bör kontrollera innehållet i leveransen mycket noga, även enskilda produkter, det har t.ex. visat sig finnas kvalitetsbrister hos en del valsedlar. Restnoteringar Det som är restnoterat på följesedeln kommer vår distributör att leverera så snart de kan och ni behöver inte göra någon ytterligare beställning. Material som saknas - reklamation Om beställt material saknas, utan att vara restnoterat, beställ igen i valdatasystemet och ange i rutan Kommentarer att det är en reklamation Tilläggsbeställningar Tillläggsbeställning ska däremot göras om ni har missat att beställa något material eller om det ni har beställt inte räcker. När ni då beställer, ange i rutan Kommentarer att det är en tilläggsbeställning. Statsbidraget för RKL Den 24 april betalas statsbidraget ut för höstens val. Hur stort bidrag er kommun får utbetalt kan ni se i excel-filen 2014 Statsbidrag per kommun som finns i Biblioteket i valdatasystem RKL Summan kommer att vara identisk med den summa som betalades ut för valet till Europaparlamentet. Ny ppt-presentation att använda vid utbildning av röstmottagare i röstningslokal Sedan tidigare har Valmyndigheten erbjudit en ppt-presentation för kommunerna att använda som utgångspunkt vid utbildning av röstmottagare i vallokal. Vecka 16 publiceras ytterligare en ppt-presentation, Röstmottagning förtidsröstning, som kan användas vid utbildning av röstmottagare som ska arbeta med förtidsröstning i en röstningslokal. Båda power point-presentationerna finns i Biblioteketet i valdatasystem EP 2014 under undermenyn Kommunens utbildningsmaterial. Utbildningsfilmen Grundläggande om val uppdaterad Vi har i tidigare nyhetsbrev uppmärksammat er på ett fel i en av våra utbildningsfilmer. Från den 16 april finns en uppdaterad och korrigerad version av utbildningsfilmen Grundläggande om val på Valmyndighetens webbplats.

14 Sida 3(4) Loggor som hela valadministrationen får använda Vi vill påminna om den information som redan tidigare skickats ut om vilka loggor som får användas av valadministrationen för valen Grafisk profil och loggor Valmyndigheten har beslutat om en grafisk profil för myndighetens material vid valen I den grafiska profilen ingår loggor för valen Loggorna får användas av hela valadministrationen, dvs även av kommunerna, i kommunikation inom organisationen eller i information gentemot de röstberättigade. Loggorna finns att ladda ner från Biblioteket i valdatasystem EP 2014 och valdatasystem RKL Utöver loggorna för valen 2014 finns följande loggor för röstning för nedladdning i Biblioteket i valdatasystem EP 2014 och valdatasystem RKL 2014: Vallokal Vallokal Hur loggorna får användas Loggorna är framtagna för att kommunerna ska kunna producera affischer, skyltar, flaggor och annat så att väljarna lättare kan hitta till röstmottagningen. Loggorna kan givetvis också användas på kommunens webbplats och liknande. Det är dock viktigt att valadministrationen är avsändare och användare. Inga andra instanser än valadministrationen får använda loggorna och valnämnden får inte tillhandahålla dessa loggor till utomstående, t.ex. partier, media eller organisationer. OBS! Informera gärna era informationsavdelningar, webbredaktioner och likande om loggorna och hur de får användas om ni inte gjort det tidigare.

15 Sida 4(4) Kommer nyhetsbrevet fram? Nyhetsbrevet skickas till de e-postadresser som kommunerna meddelat till Valmyndigheten. På grund av att det blir ohållbart i längden för Valmyndigheten att underhålla ett e-postregister med över tusen personer i kommunen måste kommunen skapa en funktionsadress, till exempel val@kommunnamn.se, som Valmyndigheten skickar nyhetsbreven till. Ni styr då själva vilka personer i kommunen som får nyhetsbrevet via den funktionsadressen. Målet är att samtliga 290 kommuner ska ha funktionsadresser. Tidigare nyhetsbrev nyhetsbrev till valnämnder och länsstyrelser. Med vänlig hälsning, Valmyndigheten VALMYNDIGHETEN Besöksadress: Fleminggatan 14 Postadress: Box 12191, Stockholm Tel Fax valadm@val.se

16 Kommande viktiga datum VALMYNDIGHETENS NYHETSBREV FÖR KOMMUNER 2014:11 V Stockholm Sida 1 (3) Den 25 april är kvalifikationsdagen för rösträtt. Valmyndigheten fastställer röstlängden och skickar filer för tryckning av röstkort till tryckeriet. Röstkorten delas ut 2-7 maj. Följande händer nästa vecka i valdatasystemet. 28 april Det är nu möjligt att skriva ut dubblettröstkort från valdatasystemet 28 april Menyn för Sök person öppnar. En länk till var i valdatasystemet respektive uppgift ska utföras hittar ni i kalendern på startsidan efter att ni loggat in i valdatasystem EP Utskrift av dubblettröstkort Röstkorten trycks under början på nästa vecka och börjar delas ut till alla röstberättigade den 2 maj. Alla röstberättigade ska ha fått sitt röstkort då förtidsröstningen startar den 7 maj. Om man tappat bort sitt röstkort, inte fått något, eller vill ha det skickat till en annan adress kan man beställa ett sk. dubblettröstkort. Om man är utlandssvensk och har fått ett utlandsröstkort, men är i Sverige och vill rösta är det också bra om man beställer ett dubblettröstkort. Dubblettröstkortet innehåller samma information som röstkortet. Från den 28 april kan dubblettröstkort skrivas ut Från och med den 28 april kan dubblettröstkort skrivas ut från valdatasystemet. Vem ska skriva ut dubblettröstkort? De röstberättigade kan höra av sig till sin kommun, länsstyrelsen, Valmyndigheten ( ) eller till en utlandsmyndighet för att få ett dubblettröstkort skickat till sig. Den 25 maj 2014 har du rösträtt vid val till: Du tillhör valdistrikt: Simmenäs/Anten/Kvarnabo 16 Din vallokal är: Europaparlamentet Kommunal folkomröstning Alingsås Kvarnaboskolan Konferensrum Östanvägen 3 Öppet på valdagen 25 maj kl RÖSTKORT Dubblett Berggren, Sven C/O BIRGER BERGMAN STORA VÄGEN 18 C Alingsås Ditt nummer i röstlängden: Simmenäs/Anten/Kvarnabo 16 Valnämnden i Alingsås kommun SE Alingsås Förtidsrösta i egen eller i annan kommun 7-25 maj 2014 Om du inte kan rösta i din vallokal på valdagen kan du förtidsrösta. Se förslag på röstningslokaler i din Här kan du kommun nedan. Se alla röstningslokaler i Sverige på Ta med röstkort och id-handling. förtidsrösta Västra medborgarkontor Västra torg /5 ons: , tors: , lör: /5 mån, ons: , tis, tors: , fre: , lör: /5 mån, ons: , tis, tors: , fre: , lör: , sön: Västra bibliotek Valvägen /5 ons: , tors: , lör: /5 mån, ons: , tis, tors: , fre: , lör: /5 mån, ons: , tis, tors: , fre: , lör: , sön: Östra medborgarkontor Östra centrum 7-11/5 ons: , tors: , lör: /5 mån, ons: , tis, tors: , fre: , lör: /5 mån, ons: , tis, tors: , fre: , lör: , sön: Östra bibliotek Distriktsvägen /5 ons: , tors: , 12-18/5 mån, ons: , tis, tors: , fre: , 19-25/5 mån, ons: , tis, tors: , fre: , lör: , sön: Frågor om röstning i din kommun: Tel: Valmyndigheten informerar om röstning: Tel: Om uppgifterna på röstkortet inte stämmer: Din rösträtt fastställs 30 dagar före valdagen och baserar sig på uppgifterna i folkbokföringen. Om dina uppgifter har ändrats innan 25 april kan du senast den 13 maj begära rättelse i röstlängden hos: Länsstyrelsen i Västra Götalands län Tel: Visa id-handling när du röstar ID Du måste vara beredd att visa id-handling när du ska rösta. Om du inte har någon id-handling kan du be någon du känner att intyga din identitet. Den person som intygar måste visa sin id-handling. En person som har behörigheten LADM (lokal administratör) i valdatasystemet har automatiskt behörighet att skriva ut dubblettröstkort. Om kommunen behöver utse andra personer för att enbart skriva ut dubblettröstkort kan dessa få behörigheten RKB i valdatasystemet.

17 Det finns en särskild manual för dem som ska skriva ut dubblettröstkort. Manualen finns i Biblioteket i valdatasystemet. I den beskrivs hur en sökning sker i valdatasystemet, och hur ett dubblettröstkort skrivs ut och skickas. När man tar emot en beställning på ett dubblettröstkort kan det ibland inträffa att den som ringer inte har rösträtt. I manualen finns därför alla olika typer av rösträtt beskrivna och orsakerna till att inte ha rösträtt. Läs gärna mer om dubblettröstkort och service till väljare i Handbok Kommunens uppgifter vid valen 2014, kap. 5. Utskrift till personer med skyddade personuppgifter Dubblettröstkort för personer med skyddade personuppgifter kan endast länsstyrelsen och Valmyndigheten skriva ut. Om en person med skyddade personuppgifter kontaktar kommunen, hänvisa i första hand till länsstyrelsen. Det är viktigt att ni vet vem eller vilka hos länsstyrelsen som ansvarar för denna hantering. Valmyndigheten 787 utg 6 VALMYNDIGHETENS MANUALER Utskrift av dubblettröstkort 1 Sida 2(3) Rättelse i röstlängd På röstkortet står länsstyrelsens telefonnummer så att väljare kan höra av sig dit angående rättelse i röstlängd. Det ska den röstberättige göra senast den 13 maj. Rättelse i röstlängd ska dock kunna göras ända fram till och med valdagen, och då kan lännstyrelsen besluta att kommunen ska göra den rättelsen. Läs mer i Handbok Kommunens uppgifter vid valen 2014, kap Visa tom valurna Vi vill göra er uppmärksamma på att vallagen säger att när vallokalen öppnat, ska ordföranden visa de närvarande att varje valurna är tom (9 kap. 3 vallagen). Tidigare skulle de tomma valurnorna visas för den förste väljaren, något som många röstmottagare har kvar i minnet. Den förste väljaren ska således inte inväntas. Det framgår också av Protokoll vallokal att ordföranden ska visa de närvarande att varje valurna är tom. Förseglad urna Som ni säkert har noterat rekommenderar Valmyndigheten att uppsamlingslådan vid förtidsröstningen resp. valurnan på valdagen är stängd och låst eller förseglad. Vallagen kräver inte en försegling eller ett lås, men rekommendationen ges för att hanteringen av röster ska ske så säkert som möjligt. Hanteringen av röster är viktig för allmänhetens förtroende för valen. I utbildningsfilmerna visas en typ av valurna, och hur man förseglar den. Det finns emellertid andra typer av valurnor, och förseglingen behöver i så fall anpassas därefter. Det är en fördel om de förseglingar som finns i valmaterialet kan användas eftersom de redan finns framtagna och levererade, men om en annan typ av försegling behöver användas för att syftet ska uppfyllas går det också bra. Valnämnden ansvarar för hanteringen av röster och förtidsröster som läggs i valurnorna och uppsamlingslådorna.

18 Sida 3(3) Reviderad presentation Röstmottagning i röstningslokal Vi vill göra er uppmärksamma på att presentationen i biblioteket Röstmottagning i röstningslokal har reviderats den 22 april vad avser bild 3 med text. Använd således inte den tidigare versionen. Statistik Till nyhetsbrevet bifogas en statistikmall som varje kommun ombeds att fylla i och skicka in till Valmyndigheten senast den 13 juni. All statistik som efterfrågas och varifrån den hämtas, framgår av kap i handboken kommunens uppgifter vid valen Kommer nyhetsbrevet fram? Nyhetsbrevet skickas till de e-postadresser som kommunerna meddelat till Valmyndigheten. På grund av att det blir ohållbart i längden för Valmyndigheten att underhålla ett e-postregister med över tusen adressen skärper Valmyndigheten nu kravet på funktionsadresser. Om breven ska läsas av fler än två personer i kommunen måste kommunen skapa en funktionsadress, till exempel val@kommunnamn.se, som Valmyndigheten skickar nyhetsbreven till. Ni styr då själva vilka personer i kommunen som får nyhetsbrevet via den funktionsadressen. Målet är att samtliga 290 kommuner ska ha funktionsadresser. Tidigare nyhetsbrev Har du missat tidigare nyhetsbrev? I valdatasystemets Bibliotek finns ett arkiv med Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnder och länsstyrelser. Med vänlig hälsning, Valmyndigheten VALMYNDIGHETEN Besöksadress: Fleminggatan 14 Postadress: Box 12191, Stockholm Tel Fax valadm@val.se

19 Valsedelsställ avbruten upphandling VALMYNDIGHETENS NYHETSBREV FÖR KOMMUNER 2014:12 V Stockholm Sida 1 (1) Valmyndigheten annonserade i slutet av februari en upphandling av konstruktion och tillverkning av valsedelsställ. Vid genomgången av de anbud som lämnats in av Promotion i Boo AB, Tre Well Emballage AB respektive ReturDesign Studio/Sergej Gerasimenko har det konstaterats att det fanns brister och oklarheter hos samtliga anbud och anbudsgivare som gjorde att det saknades förutsättningar att gå vidare. På grund av att inget av de tre anbuden uppfyllde de krav som ställts samt att bristerna och oklarheterna inte kunde avhjälpas utan risk för särbehandling, har Valmyndigheten beslutat att avbryta upphandlingen. Ingen leverans av valsedelsställ till kommunerna Den avbrutna upphandlingen innebär att Valmyndigheten tyvärr inte kan leverera utlovade valsedelsställ till RKL-valen i september. Valmyndigheten beklagar detta och hoppas att de kommuner som beställt valsedelsställ utan allt för stora besvär kan hitta en godtagbar lösning på egen hand så att valsedlarna kan presenteras tydligt och likvärdigt för väljarna. Kommer nyhetsbrevet fram? Nyhetsbrevet skickas till de e-postadresser som kommunerna meddelat till Valmyndigheten. På grund av att det blir ohållbart i längden för Valmyndigheten att underhålla ett e-postregister med över tusen adressen skärper Valmyndigheten nu kravet på funktionsadresser. Om breven ska läsas av fler än två personer i kommunen måste kommunen skapa en funktionsadress, till exempel val@kommunnamn.se, som Valmyndigheten skickar nyhetsbreven till. Ni styr då själva vilka personer i kommunen som får nyhetsbrevet via den funktionsadressen. Målet är att samtliga 290 kommuner ska ha funktionsadresser. Tidigare nyhetsbrev Har du missat tidigare nyhetsbrev? I valdatasystemets Bibliotek finns ett arkiv med Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnder och länsstyrelser. Med vänlig hälsning, Valmyndigheten VALMYNDIGHETEN Besöksadress: Fleminggatan 14 Postadress: Box 12191, Stockholm Tel Fax valadm@val.se

20 Sida 2(3) VALMYNDIGHETEN Besöksadress: Fleminggatan 14 Postadress: Box 12191, Stockholm Tel Fax

21 PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige Motion om meddelarfrihet vid upphandling - Åsa Karlsson Björkmarker (S) (KS/2014:120) Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige noterar att omsorgsnämnden redan har meddelarfrihet, men bifaller motionens förslag att upphandlingar i Växjö kommun ska innehålla en klausul om meddelarfrihet där så är relevant eller möjligt. Bakgrund Åsa Karlsson Björkmarker (S) föreslår i en motion den 13 februari 2014 att Växjö kommuns upphandlingar ska omfattas av krav på meddelarfrihet i de fall då det är relevant. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 3 mars 2014 redogjort för ärendet. Av skrivelsen framgår att krav på meddelarfrihet kan i relevanta (tjänste)upphandlingar ställas förutsatt att meddelarfriheten är proportionerlig genom ett naturligt samband och att det endast omfattas av den del av leverantörens verksamhet som utför uppdraget. Begreppet meddelarfrihet bör också förtydligas enligt följande så att det blir transparent: leverantör ska tillförsäkra meddelarfrihet till de medarbetare som arbetar med de tjänster som omfattas av upphandlingen och därför inte vidta arbetsrättslig disciplinåtgärd enbart för att en medarbetare som nu omnämns utnyttjar sin rätt att meddela sig till media eller liknande inom ramen för dennes arbetsuppgifter där kommunen är beställare. Kommunstyrelsen har i 126/2014 föreslagit att kommunfullmäktige beslutar att notera att omsorgsnämnden redan har meddelarfrihet, men bifaller motionens förslag att upphandlingar i Växjö kommun ska innehålla en klausul om meddelarfrihet där så är relevant eller möjligt. Yrkanden Åsa Karlsson Björkmarker (S) med instämmande av Anders Mårtensson (V) och Torgny Klasson (FP): Bifall till kommunstyrelsens förslag. Beslutsordning Ordförande Nils Posse (M) frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsens förslag Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

22 PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige fortsättning Beslutet skickas till Åsa Karlsson Björkmarker För åtgärd Kommunstyrelsen För kännedom Alla nämnder Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

23 PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige Revisionsberättelse 2013 för Växjö kommun samt frågan om ansvarsfrihet (KS/2014:274) Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige beviljar, i enlighet med revisorernas förslag, nämnderna samt enskilda ledamöter i dessa organ ansvarsfrihet för verksamhetsåret Kommunfullmäktige beviljar, i enlighet med revisorernas förslag kommunstyrelsen samt de enskilda ledamöterna i detta organ ansvarsfrihet för verksamhetsåret Jäv Det antecknas till protokollet att de ledamöter i kommunfullmäktige, som varit ledamöter och ersättare i granskade nämnder och styrelsen inte deltar i behandlingen av ärendet vad avser frågan om ansvarsfrihet beträffande honom eller henne. Bakgrund Kommunens revisorer har överlämnat revisionsberättelse för år 2013 avseende granskning av kommunstyrelsen och övriga nämnders verksamhet under 2013, samt en redogörelse för revisorernas verksamhet och granskningar De i revisionsberättelsen angivna rapporterna som avslutats under 2013, har underhand överlämnats till kommunfullmäktige. Till revisionsberättelsen hör även granskningsrapporter från lekmannarevisorerna i kommunens aktiebolag. Revisorernas bedömning Revisorerna bedömer sammantaget att styrelser och nämnder i Växjö kommun i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Undantag är nämnden för arbete och välfärd samt överförmyndarnämnden vilka inte lever upp till fullmäktiges ekonomiska mål att bedriva verksamhet inom tilldelad budgetram. Revisorerna bedömer att styrelsens och nämndernas interna kontroll har varit tillräcklig och bedömer att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål som fullmäktige uppställt, men att resultatet bedöms nå upp till endast en del av de verksamhetsmål som fullmäktige uppställt. Revisorerna tillstryker att fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för styrelse och nämnder samt enskilda ledamöter i dessa organ. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

24 PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige fortsättning Revisorerna tillstryker att kommunens årsredovisning för 2013 godkänns. Kommunfullmäktiges presidium har i en skrivelse, den 11 april 2014, föreslagit kommunfullmäktige att bevilja, i enlighet med revisorernas förslag, kommunstyrelsen och nämnderna samt enskilda ledamöter i dessa organ ansvarsfrihet för verksamhetsåret Kommunfullmäktiges behandling Elsa Jönsson (S), ordförande för kommunens revisorer, presenterar vid sammanträdet revisionsberättelsen och årsredogörelsen för verksamhetsåret Beslutsordning Ordförande Nils Posse (M) frågar kommunfullmäktige om fullmäktige kan besluta i enlighet med presidiets förslag till beslut i ansvarsfrågan när det gäller nämnderna och finner frågan med ja besvarad. Vad beträffar beslutet om ansvarsfrihet för kommunstyrelsen överlämnar ordförande Nils Posse ordförandeskapet till 1:e vice ordförande Marie-Louise Gustavsson (S) för att undvika jävssituation. Marie-Louise Gustavsson frågar om kommunfullmäktige kan besluta i enlighet med presidiets förslag till beslut i ansvarsfrågan när det gäller kommunstyrelsen och finner frågan med ja besvarad. Beslutet skickas till För kännedom Alla nämnder och kommunstyrelsen Kommunens revisorer Kommunchefen (ekonomichefen) Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

25 PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige Årsredovisning för Växjö kommun 2013 (KS/2014:76) Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att vid avstämning mot kommunallagens balanskrav kommande år kan justerade överskott till och med 2013 på 785 mkr användas till att möta eventuella tillfälliga intäktsminskningar och/eller kostnadsökningar med hänvisning till synnerliga skäl. 2. Kommunfullmäktige beslutar att driftbudgetens över- och underskott i 2013 års bokslut skall föras i ny räkning för respektive nämnd/ styrelse och specificeras under eget kapital per enligt bilaga Balansering av 2013 års resultat med följande ändringar: Kommunfullmäktige för över överskottet om 1,4 mkr för kontot Bidrag till samlingslokaler till ett stjärnmärkt konto för bidrag till samlingslokaler. Kommunfullmäktige för tillbaka överskottet om 1,1 mkr för dam- EM i fotboll till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige för tillbaka överskottet om 1,1 mkr för e- tjänster och e-förvaltning till kommunfullmäktige. Utöver tilldelad budgetram får nämnd/styrelse förbruka eget kapital till engångsinsatser efter beslut i respektive nämnd/styrelse. Nämnders och styrelsers underskott ska inarbetas under åren Kommunfullmäktige godkänner årsredovisning Reservationer Ledamöterna för Socialdemokraterna i kommunfullmäktige reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Ledamöterna för Miljöpartiet reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Ledamöterna för Vänsterpartiet reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Bakgrund Varje år fattar kommunfullmäktige beslut om kommunens årsredovisning för föregående år. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

26 PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige fortsättning Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 10 februari 2014 överlämnat årsredovisning för Växjö kommun 2012 samt lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att lagstiftningen om god ekonomisk hushållning innebär bl.a. att en kommun i normalfallet ska ha ett rimligt överskott i både den budgeterade resultaträkningen som i bokslutet. Synnerliga skäl att inte återställa negativa resultat omfattar både budget och bokslut. Exempel på detta är att kommunen medvetet och tydligt gjort avsättningar och byggt upp ett avsevärt eget kapital för att möta tillfälliga intäktsminskningar och/eller kostnadsökningar. Enligt förslaget finns det 785 mkr till detta. Det är fullmäktige som beslutar om nämnders och styrelsers överrespektive underskott ska överflyttas till nästkommande år. Utöver tilldelad budgetram föreslås nämnd/styrelse få förbruka eget kapital till engångsinsatser efter beslut i resp. nämnd/ styrelse. Kommunstyrelsen har i 128/2014 föreslagit följande: 1. Kommunfullmäktige beslutar att vid avstämning mot kommunallagens balanskrav kommande år kan justerade överskott till och med 2013 på 785 mkr användas till att möta eventuella tillfälliga intäktsminskningar och/eller kostnadsökningar med hänvisning till synnerliga skäl. 2. Kommunfullmäktige beslutar att driftbudgetens över- och underskott i 2013 års bokslut skall föras i ny räkning för respektive nämnd/ styrelse och specificeras under eget kapital per enligt bilaga Balansering av 2013 års resultat med följande ändringar: Kommunfullmäktige för över överskottet om 1,4 mkr för kontot Bidrag till samlingslokaler till ett stjärnmärkt konto för bidrag till samlingslokaler. Kommunfullmäktige för tillbaka överskottet om 1,1 mkr för dam- EM i fotboll till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige för tillbaka överskottet om 1,1 mkr för e- tjänster och e-förvaltning till kommunfullmäktige. Utöver tilldelad budgetram får nämnd/styrelse förbruka eget kapital till engångsinsatser efter beslut i respektive nämnd/styrelse. Nämnders och styrelsers underskott ska inarbetas under åren Kommunfullmäktige godkänner årsredovisning Yrkanden Bo Frank (M) med instämmande av Eva Johansson (C), Nils Fransson (FP) och René Jaramillo (KD): Bifall till kommunstyrelsens förslag. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

27 PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige fortsättning Charlotta Svanberg (S) med instämmande av Carin Högstedt (V), Cheryl Jones Fur (MP), Gunnel Jansson (MP) och Gunnar Storbjörk (S): 1. Kommunfullmäktige beslutar att vid avstämning mot kommunallagens balanskrav kommande år kan justerade överskott till och med 2013 på 725 mkr användas till att möta eventuella tillfälliga intäktsminskningar och/eller kostnadsökningar med hänvisning till synnerliga skäl. 2. Kommunfullmäktige beslutar att driftbudgetens över- och underskott i 2013 års bokslut skall föras i ny räkning för respektive nämnd/ styrelse och specificeras under eget kapital per enligt bilaga Balansering av 2013 års resultat med följande ändringar: Kommunfullmäktige för tillbaka överskottet om 3,659 mkr för stjärnmärkta kontot Stadsförnyelse och klimatåtgärder till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige för över överskottet om 1,4 mkr för kontot Bidrag till samlingslokaler till ett stjärnmärkt konto för bidrag till samlingslokaler. Kommunfullmäktige för tillbaka överskottet om 1,1 mkr för dam- EM i fotboll till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige för tillbaka överskottet om 1,1 mkr för e- tjänster och e-förvaltning till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige för tillbaka överskottet om 0,439 mkr avseende hyra för Kungsmadskolan från gymnasienämnden till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige för tillbaka underskottet om 11, 9 mkr för kontot Ek. bistånd till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige för tillbaka underskottet om 0,859 mkr från överförmyndarnämnden till kommunfullmäktige. Utöver tilldelad budgetram får nämnd/styrelse förbruka eget kapital till engångsinsatser efter beslut i respektive nämnd/styrelse. Nämnders och styrelsers underskott ska inarbetas under åren Kommunfullmäktige skriver ner värdet på biogasanläggningen med ytterligare 60 mkr till totalt 100 mkr. 4. Kommunfullmäktige godkänner årsredovisning Beslutsordning Ordförande Nils Posse (M) ställer yrkandena mot varandra och konstaterar att kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsens förslag. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

28 PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige fortsättning Beslutet skickas till För åtgärd Kommunchefen (ekonomichefen) För kännedom Nämnder och kommunstyrelse Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

29

30

31

32