Kallelse/föredragningslista Föredragningslista Nr Ärenden Dnr Beslutsärenden 96/17 Val av justerare FSN /17 Fastställelse av föredrag

Transkript

1 Kallelse/föredragningslista Fastighets- och servicenämnden kallas till sammanträde Tid: Torsdag den 9 november 217, kl. 11: 16: Plats: Fastighet och service, ingång 15/13 1 trappa, Akademiska sjukhuset Lokal: Munin Kl Hålltider: Gruppmöten för majoriteten, lokal: Munin Gruppmöten för oppositionen, lokal: Hugin Kl Sammanträdet börjar Redovisning av pågående fastighetsinvesteringsprojekt Kent Strömberg Information om Kommittén för robusthet och kontinuitet Jonas Eriksson Kl Sammanträdet fortsätter Kl Miniworkshop: Laddstolpar Johan Ahlinder Beslutande: Johan Edstav (MP), ordförande Johan Sundman (S), vice ordförande Emilie Orring (M), förste vice ordförande Britt-Louise Gunnar (S) Marie-Louise Lundberg (S) Sten Hallberg (MP) Håkan Marklund (L) Per Norstedt (C) Pontus Lamberg (KD) Ersättare: Joel Näsvall (S) Margareta Grönqvist (MP) Ingela Ekrelius (V) Tommy Rosenkvist (M) Freija Carlstén (C) Välkomna! Johan Edstav Ordförande fastighets- och servicenämnden

2 Kallelse/föredragningslista Föredragningslista Nr Ärenden Dnr Beslutsärenden 96/17 Val av justerare FSN /17 Fastställelse av föredragningslista FSN /17 Informationer till fastighets- och servicenämnden FSN /17 Månadsrapporter till fastighets- och servicenämnden för september FSN /17 Initierning av upphandling av hyreskontrakt för vårdcentral i Knivsta FSN /17 FSN /17 Initiering av upphandling av hyreskontrakt för ny vårdcentral i Södra staden Upphandling av tekniska konsulter data, modellsamordning samt hantering av tekniska dokument och ritningar 13/17 F13 garaget tillgänglighet och väganslutning F-blocket genomförande FSN /17 Anmälan av beslut enligt delegation för september och oktober FSN /17 Skrivelser för kännedom FSN217-3 FSN217-53

3 TJÄNSTEUTLÅTANDE Regionkontoret Erica Hult Tfn E-post Fastighets- och servicenämnden 96/17 Val av justerare november 217 Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Emilie Orring (M) utses att jämte ordförande Johan Edstav (MP) justera dagens protokoll. Tid för justering: den xx november 217. Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr Dnr FSN217-44

4 TJÄNSTEUTLÅTANDE Regionkontoret Erica Hult Tfn E-post Fastighets- och servicenämnden 97/17 Fastställelse av föredragningslista november 217 Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Föredragningslista för sammanträdet fastställs. Ärendebeskrivning Fastighets- och servicenämnden fastställer förslag till föredragningslista för sammanträdet. Bilagor Kallelse och föredragningslista Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr Dnr FSN217-45

5 2 (2)

6 TJÄNSTEUTLÅTANDE Regionkontoret Erica Hult Tfn E-post Fastighets- och servicenämnden 98/17 Informationer till fastighets- och servicenämnden Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Informationen som redovisas i ärendebeskrivningen läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Redovisning av pågående fastighetsprojekt Kent Strömberg Kommittén för robusthet och kontinuitet KROK Jonas Eriksson Laddstolpar Johan Ahlinder Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr Dnr FSN217-1

7 TJÄNSTEUTLÅTANDE Regionkontoret Erica Hult Tfn E-post Dnr FSN217-1 Fastighets- och servicenämnden 99/17 Månadsrapporter till fastighets och servicenämnden för september Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Resurscentrum och Fastighet och services månadsrapporter för september läggs till handlingarna enligt bilaga. Bilagor Månadsrapport för Resurscentrum för september 217 Månadsrapport för Fastighet och service för september 217 Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

8 2 (2)

9 Månadsrapport september 217 Resurscentrum SAMMANFATTANDE ANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING Verksamheten löper enligt plan. Vad gäller ekonomin gör förvaltningen bedömningen att prognosen för helåret är 3,5 mkr sämre än budget. Det prognostiserade underskottet på helår förklaras av vårdkostnader för egenbetalande patienter (vård för patienter som ej är asylsökande eller tillståndslösa samt kommer från ett land utanför EU). Det underskottet beräknad uppgår till 5 mkr på helår. Ekonomienheten gör uppskattningen att de kommer leverera ett resultat som kommer att ligga 1, Mkr bättre än budget. Förväntan är att intäkten kommer att ligga ca 4 tkr höger än budget och att kostnaderna i övrigt är 6 tkr lägre än budget på helår. De lägre kostnaderna är främst kostnader för externa tjänster, porto samt licenser för IT-programvaror. De ökade intäkterna förklaras av att enheten under perioden adderat nya tilläggstjänster. Primärt är det försäljning av konsulttjänster till Upplandsstiftelsen samt insatser kopplade till den budgetfunktionalitet i affärssystemet Agresso som under 217 rullats ut till förvaltningarna. På Patientadministrationen ser de något lägre kostnader p.g.a. vakanser. Övrig verksamhet bedöms i dagsläget leverera ett resultat som ligger i linje med budget. Därför bedöms det samlade underskottet till 3,5 mkr sämre än budget, och det är, som sagt, kopplat till vårdkostnader för egenbetalande patienter. Viktiga händelser under år 217 Förvaltningen fortsätter sitt arbete med att effektivisera och utveckla sina administrativa rutiner. Vi förväntar oss att under året använda digital automatisering på delar av arbetsmoment som vi ansvarar för. Vi ska få verksamheten att använda andra typer av alternativ vid fakturering som innebär att regionen kan minska andelen manuellt arbete samtidigt som ett antal felkällor undviks. Inom leverantörsfakturor finns utvecklingsprojekt som syftar till effektivare flöden och därmed ett mer resurseffektivt arbete. Exempel på områden där vi fokuserar våra insatser är hanteringen av påminnelser för leverantörsfakturor, för-/automat kontering av leverantörsfakturor samt att öka antalet leverantörer som skickar elektroniska fakturor (e-fakturor) till oss. Ekonomienheten har under perioden adderat tilläggstjänster. Primärt är det försäljning av konsulttjänster till Upplandsstiftelsen samt insatser kopplade till den budgetfunktioanalitet i Affärssystemet Agresso som under år 217 rullats ut till förvaltningarna. Det är en fortsatt hög efterfrågan på nya tilläggstjänster. Som vi tidigare rapporterat har förvaltningen kunnat stödja Regionkontoret med upphandling av nya betalkortsterminaler. Tanken finns också att se över framtida betalsätt för patienter och kunder och ett arbete har påbörjats. Resurscentrum är delaktig i flera projekt kopplat till ekonomi 22. Den regionövergripande funktionen för att hantera Regionens fordon har etablerats i juni och utvecklar för närvarande en kommunikationsstrategi för att öka kunskapen om funktionen ute i verksamheterna. Fokus under uppbyggnadsfasen har riktats mot leasingfordonden i regionen där nya verktyg och rutiner har tagits fram i samverkan med aktuella leverantörer och andra aktörer för att förbättra och förenkla informationsflödet. Akademiska sjukhusets fordonsrelaterade fakturor styrs nu om till den nya funktionen, för effektivare hantering. Personalenheten har planerat för införande av ärendehanteringssystem under senare delen av hösten, arbetet kommer att påbörjas under oktober månad. Planering för upphandling av nytt HR-system har pågått under hela året och kommer att fortsätta under hösten. Vi rapporterade vid T1 att kundenkät genomförts. Resultatet visade på 91% nöjda kunder (Bemötande 92%, Servicenivå 91%, Kompetens 9%). Ett fantastiskt fint resultat. För ABIS har deras största arbete under hösten avslutats, det var Cosmics uppgradering till R8.1. Alla integrationer mellan Cosmic och RIS har inför denna uppgradering gjorts om. Dessutom har uppmärksamhetssignal införts i RIS. Detta är en ny funktionalitet som bygger på en publicering från Cosmic.

10 2 (3) EPJ har ett flertal piloter igång och den stora uppgraderingen av Cosmic till R8.1 bedöms kunna genomföras enligt tidsplan. Förberedelser inför breddinförandet av Orbit pågår. MetaVision har nu implementerats på samtliga enheter och förvaltas nu av EPJ. Intäkterna ligger något lägre än planerat på grund av två professionsmiljardsprojekt som ej kunnat genomföras fullt ut på grund av externa orsaker (Förutsättningar hos Inera för den nationella tjänsteplattformen). Eftersom dessa intäkter skulle användas för att finansiera externa kostnader påverkar det inte resultatet. I EPJ s periodresultat ingår kostnader som ska belasta investeringarna för R8.1. Årsprognosen är ett nollresultat för EPJ. Regionarkivets verksamhet löper i enligt plan. Ekonomin är i balans trots oförutsedda merkostnader och prognosen för helåret är att resultatet som helhet kommer att överensstämma med budget. Skanningen av äldre barnhälsovårdsjournaler är nu klar, vilket innebär att alla barnhälsovårdsjournaler framöver kommer att vara digitala och därmed enklare att återsöka. Central objektspecialist för R7e-arkiv börjar sin tjänst den 9 oktober. Tjänsten finansieras av R7e-arkiv varför intäkterna kommer att öka under resten av året. REDOVISNING AV NULÄGET OCH ÅRSPROGNOS Ekonomi (Finns i Exceleratormallen, presentationsmall LIS1) Ack utfall 217 Årsprognos, tkr Summa intäkter Personalkostnader inkl inhyrd pers S:a övriga kostnader Resultat Ack budget Ack utfall Bokslut 216 Årsbudget 217 Årsprog Budget-avvikelse årsprog Ekonomiskt utfall jämfört med samma period f.g. år. På intäktssidan är anslaget för Asyl bokades först i december år 216 jämfört med i år då anslaget till asyl har bokförts varje månad. Detta gör intäkterna ökat mot f.g. ökat. Samtidigt har specialdestinerade statsbidrag till Asyl minskat jämfört med samma period f.g. år. Men effekten av de båda är en ökad intäkt på Asyl och det är den huvudsakliga förklaringen till ökade intäkter. Självklart är uppräkning också en del av ökning med den effekten är lite i sammanhanget. På kostnadssidan har lönekostnader ökat p.g.a. fler årsarbetare samt löneökningar. Ackumulerat var vi 137,44 årsarbetare 216, det ackumulerade utfallet 217 är 148,68 årsarbetare. Ökningarna i lönekostnader är ca 1 mkr jämfört med samma period f.g. år. En post som minskat på kostnadssidan är köpt öppen vård läkarbesök och det beror på minskat antal som fått asyl. Vi har tagit emot mindre asylsökande under 217 och därför har kostnaden minskat. Även kostnader för köpt tandvård har minskat med liknande förklaring som ovan. I övrigt så är det övriga kostnader och främst konto 7542 IT-tjänster drift underhåll som ökat. Dessa kostnader finns främst hos EPJ och där sker en stor uppgradering av Cosmic till R8.1. I EPJ s periodresultat ingår kostnader som ska belasta investeringarna för R8.1. Ekonomi utfall mot budget. De avvikelser som finns för utfallet kontra budget för perioden förklaras till stor del av periodiseringsavvikelser som jämnar ut sig på helår. Vårdkostnader för egenbetalande patienter (vård för patienter som ej är asylsökande eller tillståndslösa samt kommer från ett land utanför EU) förväntas dock visa underskott på ca 5 mkr för helår 217. På Patientadministrationen ser man lägre kostnader p.g.a. vakanser. Ekonomienheten gör en prognos att deras verksamhet kommer visa 1 mkr överskott på helår. Prognosen för Resurscentrums på helår är 3,5 mkr i underskott. Det är en avvikelse på endast 1,3%, vilket kan betraktas som relativt liten avvikelse. Medarbetare Ack utfall 217 Ack utfall 216 Förändring

11 3 (3) Antal årsarbetare, genomsnitt Procentuell förändring 148,68 6,46 Ack utfall 217 Total sjukfrånvaro, procent 139,66 Ack utfall 216 5,63 4,62 9,2 Förändring, % enheter 1,1 Sjukfrånvaron har ökat med 1,1 procent jämfört med föregående år. Det är sjukfrånvaron >6 dagar som står för ökningen. Sjukfrånvaron <6 dagar har minskat. Under årets första fem månader ökade sjukfrånvaron men den har sedan maj månad minskat. Minskningen har skett både för den korta och långa sjukfrånvaron. I och med pågående rehabiliteringsarbete förväntas ytterligare minskning av sjukfrånvaron. Årsprognosen för sjukfrånvaron uppskattas till 5,5 procent. Förvaltningens närvarotid har i jämförelse med samma period 216 ökat med 9,2 årsarbetare. Orsaken är främst att Elektronisk patientjournal har nyrekryterat och ökat med 6,73 årsarbetare och att ekonomienheten har tagit över verksamhet, motsvarande 1,65 årsarbetare, från Regionförbundet. Årsprognosen bedöms till 155 årsarbetare. BILAGOR 1. Årsprognos laddas från Excelerator (Avvikelser budget mot prognos på mer än 5 procent alternativt 1 mnkr ska notas)

12 Månadsrapport september 217 Fastighet & Service SAMMANFATTANDE ANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING Verksamheten fortlöper i stort sett enligt plan och budget för perioden. Såväl antalet byggprojekt som uppgår till ca 3 stycken är oförändrat jämfört tidigare månad vilket även gäller den förvaltade egna ytan som uppgår till drygt 53 kvadratmeter. Vakanta ytor har ökat något i Enköping, vilket medför att den totala vakansgraden ökat från 5,1 % till 5,9 %. Efterfrågan på förvaltningens tjänster är också relativt oförändrat förutom att teletjänster ökat i volym med ett nytt avtal sedan april 217 och ger både ökade intäkter och kostnader. Parkeringsverksamheten har utvecklats bättre än budget sedan den nya högre taxan infördes, och 217 är det första året då förvaltningen kommer ha helårseffekt av den nya taxan. Försäljningen av medicinska gaser till sjukhuset fortsätter att öka i volym med ökade intäkter och kostnader som följd. En försäkringsersättning för en vattenskada har erhållits om 7,2 mnkr och bidrar till att förvaltningen, trots en stor engångskostnad som ej var känd vid budgeteringen, kan redovisa ett överskott i perioden. En större skada har nyligen reglerats och ersättning för densamma inväntas men har ej beaktats i periodens utfall eller i reviderade årsprognos. Förvaltningen har haft ett stort antal vakanser sedan årets början, främst inom den tekniska avdelningen och projektavdelningen men med nya rekryteringar inom dessa bristområden så beräknas effekten plana ut under året. Ett skifte från ett stort konsultberoende till mera egen personal beräknas kunna ge lägre kostnader totalt för förvaltningens tjänster och medföra en ökad robusthet i produktionen. Förvaltningen har på grund av ökade skadekostnader om ca 1 mnkr, justerat årsprognosen från ett tidigare underskott om 37,2 mnkr till ett ökat underskott om -44,1 mnkr. I allt väsentligt där det finns möjlighet, kommer förvaltningen att försöka reducera kostnadseffekterna för att om möjligt uppnå ett förbättrat utfall för 217. REDOVISNING AV NULÄGET OCH ÅRSPROGNOS Ekonomi Årsprognos, tkr S:a intäkter Personalkostnader inkl inhyrd pers Lokal- och fastighetskostn Finansiell nettokostnad Avskrivningar/nedskrivningar S:a övriga kostnader Resultat Ack utfall Ack budget Ack utfall Bokslut Årsbudget Årsprog Budgetavvikelse årsprog Förvaltningens utfall i perioden uppvisar ett överskott på 5,9 mnkr och får anses bra med tanke på att i perioden finns en större engångskostnad för nedskrivning om 15,2 mnkr inkluderad, som inte var känd vid budgeteringstillfället. Vidare finns en skadeersättning på 7,2 mnkr inkluderat på intäktssidan som hjälper till att möta ökade kostnader. Periodens intäkter ökar med 16 mnkr främst drivet av ökade serviceintäkter och en försäkringsersättning som ej fanns med i budget. Kostnaderna ökar i perioden med drygt 23 mnkr och den enskilt största posten i detta är en

13 2 (5) engångskostnad på 15,2 mnkr för en justering av timpriset i projekt som är en följd av att en ny redovisningsprincip tillämpas from 216 med retroaktiv verkan. Därtill kommer riskkostnader på ca 7 mnkr som avser risk i projekt samt risk för hyresförluster. Senaste årsprognos avviker från budget på flera av posterna och detaljer framgår av bilaga 1. En sammanfattande bedömning ger att intäkterna ökar med 9,4 mnkr främst p.g.a. ökade intäkter från telefonitjänster och med skadeersättning i en vattenskada. På kostnadssidan som totalt ökar med 53 mnkr så är det främst följande faktorer som förklarar förändringen; nedskrivningskostnaden med 15,2 mnkr, ökade försäkringskostnader om 1 mnkr, ökade övriga kostnader exv. riskkostnader som ökar med 6,5 mnkr samt ökade lönekostnader om 5 mnkr som utgör grunden för förändringen. Medarbetare Antal årsarbetare, genomsnitt Procentuell förändring Total sjukfrånvaro, procent Ack utfall ,66-4,67% Ack utfall 217 Ack utfall ,24 Förändring -1,58 ÅA Ack utfall 216 4,71% 4,92% Förändring, % enheter -,21% Sjukfrånvaron fortsätter sjunka sakta och är nu lägre än föregående år. Korttidsfrånvaron är högre än föregående år och har minskat stadigt från april till september. Långtidsfrånvaron dagar, fortsätter minska och är nu på något lägre än föregående år. Sjukfrånvaro som är 6 dagar eller mer ökade under juni och juli, men har under de senaste två månaderna minskat något och ligger lägre än föregående år. Rehabilitering pågår med alla långtidsfrånvarande. Ingen av de långtidssjukskrivna har arbetsrelaterad sjukdom. Förvaltningens arbetsmiljö utvärderas bland annat genom analys av resultat på medarbetarenkäten som är något sämre än föregående år och bland de sämsta av alla förvaltningars utfall. Varje chef har tillsammans med sin grupp tagit fram en handlingsplan för hur medarbetarnas uppfattning om arbetsmiljö och andra personalrelaterade faktorer skall kunna förbättras över tid. Förvaltningen arbetar med att implementera en gemensam värdegrund först via arbetsplatsträffar s.k. APT men därutöver individuellt med medarbetaren på det årliga medarbetarsamtalet. Förvaltningens nya ledning har även definierat avdelningarnas uppdrag och funktionsbeskrivningar för olika tjänster som skall tydliggöra den gemensamma grunden. Inga arbetsskador och tillbud har anmälts under september. Produktion Fastighet & Service: Sep 217 Total fastighetskostnad/kvm Utfall ackum. Budget Utfall föreg. ackum. år ackum. Utfall jmf budget, % Utfall jmf budget, antal Utfall jmf föreg. år, % Utfall jmf föreg. år, antal % 11, 12% 35, Mediaförbruk. egna fastigheter FJV kwh/kvm % -5, 82% -12, Mediaförbruk. egna fastigheter EL, kwh/kvm % -3, 98% -2, Media förb. egna fastigheter KYLA kwh/kvm 1, % -1,1 88% -1,4 Mediakostnader egna fastigheter kr/kvm % -6,9 93% -8, % -11, 97% -3, Driftkostnader kr/kvm Mån vis Budget år Vakansgrad egna fastigheter 5,9% 3% Nyckeltalen för förvaltningens produktion fortsätter att uppvisa positiva avvikelser mot budget och föregående år. Total fastighetskostnad per kvadratmeter avviker dock från det positiva utfallet men kan främst hänföras till faktorer utanför förvaltningens direkta påverkan. Ökningen av total fastighetskostnad jämfört budget, beror främst på en ej budgeterad engångskostnad för justering av timpriser. Försämringen av fastighetskostnad jämfört föregående år kan främst hänföras till ökade finansiella kostnader i form av internränta.

14 3 (5) Energiförbrukningen fortsätter att uppvisa positiva avvikelser mot budget och föregående år inom samtliga mediaslag samt en påtagligt lägre förbrukning inom El och Fjärrvärme, vilket bidrar till lägre kostnader för media. Energisparprogrammet som fortsätter in på andra omgången har tidigare främst varit fokuserad på energibesparande åtgärder inom Akademiska sjukhusområdet. Från och med i år kommer förvaltningen genom personalförstärkning, satsa på liknande energibesparingar ute i regionen, vilket beräknas bidra till en fortsatt positiv utveckling av såväl faktisk förbrukning som kostnader. Årets prognos för mediakostnader har reducerats med ca 3 mnkr. BILAGOR 1. Årsprognos Årsprognos, tkr Utfall Budget Utfall Bokslut 216 Årsbudget Årsprog Budgetavvikelse Not årsprog Övriga intäkter Summa intäkter Lönekostnader inkl inhyrd personal Övriga personalkostnader Medicinsk service Medicinskt material Lokal- och fastighetskostnader Övriga kostnader Finansiell nettokostnad Avskrivningar/nedskrivningar Summa kostnader RESULTAT Periodens utfall jämfört budget 1. Högre intäkter med 16,1 mnkr beror på; ej budgeterad försäkringsersättning om 7,2 mnkr, ökad försäljning av servicetjänster 5 mnkr fördelat på teleintäkter 2,9 mnkr, parkeringsdito +1,2 mnkr, transporttjänster,8 mnkr samt ökad försäljning av media/ energi om,5 mnkr. De ökade intäkterna reduceras dock av sämre utfall på enheten fastighetsdokumentation som har en ny finansieringsmodell from i år och ger ett sämre utfall med - 2,2 mnkr Jämfört föregående år så ger nya fastigheter ökade intäkter om ca 3 mnkr, serviceintäkter ökar med 12,4 mnkr, försäkringsersättning har erhållits som ej budgeterats för 7,2 mnkr liksom ökad försäljning av fastighetsservice på 3,6 mnkr, som dock motverkas av lägre intäkter från avtalsarbeten -3,8 mnkr och fastighetsdokumentation med annan finansieringsmodell 217 som reducerar intäkterna med 3,2 mnkr. 2. Ökade lönekostnader med 4,8 mnkr beror främst på att antalet vakanser under året gett lägre lönekostnader och sociala avgifter på drygt 5,7 mnkr men att utfallet av tid i projekt är sämre än planerat och ger ökade kostnader med 7,9 mnkr. Jämfört föregående år så är det främst sämre tidsskrivning i projekt med 4 mnkr som förklarar avvikelsen. 3. Övriga personalkostnader minskar jämfört budget med ca 1 mnkr och beror i allt väsentligt på lägre utbildningskostnader. Jämfört motsvarande period 216, så är det lägre kostnader för utbildning och personalrekrytering som förklarar avvikelsen.

15 4 (5) 4. Medicinskt material avser försäljning av medicinska gaser till Akademiska sjukhuset och med ökade volymer följer såväl ökade intäkter som kostnader på,9 mnkr. I jämförelse med 216, är det ökade volymer a v gas som driver kostnadsökningen. 5. Lokal- & fastighetskostnader ökar i perioden med 4,3 mnkr och beror på; lägre kostnader för inköpta servicetjänster/städ med 7 mnkr men ökade kostnader för inhyrda lokaler om -5,9 mnkr liksom ökade kostnader för externa avtalsarbeten på 3,2 Mkr samt ökade kostnader försäkringsskador 1,3 och övriga fastighetskostnader 1,3 mnkr. I relation till föregående år noteras främst minskade avtalsarbeten som ger lägre kostnader vilket även avspeglas ovan i intäkternas förändring över tid. 6. Övriga kostnader som är en samling av många olika kostnader, ökar med 8,2 mnkr jämfört budget och detta drivs främst av; lägre energikostnader om 9,8 mnkr som dock motverkas av ökade riskkostnader -5,3 mnkr och hyresförlust om 1,2 mnkr, ökade telekommunikationskostnader om 3,5 mnkr, ökade fordonskostnader om 1,7 mnkr, ökade externa konsulttjänster 1,3 mnkr samt ej periodiserade fakturor 3,8 mnkr. I jämförelse med 216 är det riskkostnader på 5,3 mnkr, risk hyresförlust 1,1 mnkr i ökade telekommunikationskostnader på 4 mnkr som förklarar avvikelsen mellan åren. Finansiella kostnader i form av internränta var ca 2 mnkr högre 216 än 217 vilket förklarar avvikelsen. 7. Avskrivningar/nedskrivningars kostnad ökar med 8,2 mnkr i perioden jämfört budget och beror främst på en nedjustering av timpriser i projekt med 15,2 mnkr som delvis uppvägs av en tidsförskjutning av aktivering av projekt på 7 mnkr. Jämfört med motsvarande period 216 är det dels nedskrivning av timpris i projekt på 15,2 mnkr samt ökad värdeminskning på nya fastigheter som ger en ökad kostnad Prognos årsutfall jämfört med budgeterat årsutfall 1. Intäkter bedöms öka med netto + 9,4 mnkr och avvikelsen beror främst på skadeersättning om 7,2 mnkr samt bättre intäkter från fastighetsservice med 4,2 mnkr och försäljning av varor och material om 2 mnkr, men lägre hyresintäkter än budget på -5 mnkr främst drivet av senarelagda inflyttningar i Hubben och Rudbeck 2. Lägre lönekostnader på grund av vakanser om + 3,8 mnkr, som dock reduceras av mindre tid i projekt på -9,2 mnkr samt något ökad inhyrningskostnad för att täcka vakanser främst inom den tekniska avdelningen 3. Under övriga personalkostnader bedöms kostnader för personalrekrytering öka med,3 mnkr som ett led i att besätta vakanta tjänster främst på den tekniska avdelningen 4. En ökad försäljning av medicinska gaser antas öka inköpskostnaderna för gasen ifråga 5. Lokal- & fastighetskostnader bedöms öka med 17,7 mnkr och beror främst på reserv för ej budgeterade försäkringsskador -12,2 mnkr (varav 2 mnkr redan är kostnadsbörda under året), ökade fastighetskostnader om -1 mnkr. Kostnadsökningen uppvägs delvis av lägre kostnader för inköpta servicetjänster +2 mnkr och dito material för reparationer och underhåll + 2 mnkr 6. Främst ökade telekommunikationskostnader på -5,7 mnkr som följd av nytt avtal med ökande volymer och reservering för risk i projekt (autoklav) om -5,3 mnkr 8. Främst retroaktiv justering av timpris i projekt med -15,2 mnkr samt beräknad ökad värdeminskning i fastigheter med -2,7 mnkr

16 5 (5) 2. Redovisning och kommentarer till prognos avseende investeringsverksamhet INVESTERINGSVERKSAMHET ( tkr) Fastighetsinvesteringar Immateriella investeringar Övriga materiella investeringar Utfall Budget Utfall Bokslut Årsbudget Årsprog Den totala leveransgraden avseende fastighetsinvesteringar, mätt som utfall i relation till budgeterade investeringsbelopp, uppgår i perioden till 83 % att jämför a med 67 % vid samma tidpunkt föregående år. Hyresgästinitierade investeringar (HI-investeringar) Investeringarna i hyresgästinitierade projekt sker i samma takt som tidigare. Ackumulerat utfall om 865 mnkr utgör 81 % av budgeterat 1 66 mnkr för samma period (föregående månad 82 %). I och med att budgeten är jämnt fördelad under året uppstår avvikelser med automatik då de faktiska investeringarna sker med annan periodicitet. Avvikelsen för HI-investeringarna, 21 mnkr under budget, förklaras främst av de större projekten. Utfallet för J-huset ligger fortsatt under budget och i relativ jämn nivå jämfört med tidigare månader. Per september uppgår avvikelsen till 91 mnkr under budget, vilket kan jämföras med 88 mnkr under budget föregående månad. Som tidigare nämnts är projektet försenat och färdigställandetiden senareläggs med fyra månader till 31 oktober 218. Den ökade prognosen för projektet kommer att påverka investeringarna först nästa räkenskapsår. Även FAS-projektet B11, ombyggnation av ingång 7, har ett utfall som understiger budget för motsvarande period. Avvikelsen är ett resultat av att den tidigare planerade genomförandestarten senarelades till slutet av året. Utfallet avviker därmed mot budget som är jämnt fördelad över året. Att projektet senarelagts beror på en förnyad konkurrensutsättning i syfte att sänka den allt för höga prognosen. Den nya upphandlingen genomfördes med lyckat resultat och genererade en lägre prognos trots den överhettade byggmarknaden. Investeringarna i den nya stadsbussdepån bidrar också till att utfallet för HI-investeringar understiger den totala budgeten. Projektet har kommit igång och följer tidplanen men har en annan periodicitet än den budget som tidigare lagts för året. Resterande avvikelser mot budget uppgår till mindre belopp och fördelar sig på många olika projekt. Fastighetsinitierade investeringar ( FI-investeringar) Ackumulerat utfall för fastighetsinitierade investeringar uppgår till 152 mnkr och ligger något under budget på 161 mnkr. Avvikelserna fördelas på många projekt och beror i många fall på när i tiden projektet utförs. Vissa av projekten har nyligen startats upp medan budgeten har fördelats jämnt över året. Totalt sett uppgår årets investeringar i FI-projekt till 95% av det som budgeterats för perioden.

17 TJÄNSTEUTLÅTANDE Fastighet och service Sören Hill Tfn E-post soren.hill@regionuppsala.se Dnr FSN217-4 Fastighets- och servicenämnden 1/17 Initiering av upphandling av hyreskontrakt för vårdcentral i Knivsta Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Upphandling av hyreskontrakt för en ny vårdcentral i Knivsta initieras och förvaltningsdirektören för Fastighet och service ges uppdraget att i samråd med upphandlingsenheten genomföra upphandlingen. Ärendebeskrivning Upphandlingen avser en upphandling för en vårdcentral med placering i Knivsta om ca 2 kvm. Hyreskontraktstid upp till 2 år. Primärvården är ansvarig för verksamheten. Detta blir en flytt från andra inhyrda lokaler. Kostnader och finansiering Det sammanlagda kontraktsvärdet på upphandlingen beräknas uppgå till ca 75 SEK. Primärvården finansierar hyreskostnaden med egen verksamhet. Konsekvenser Primärvården har gett Fastighet och service att söka nya lokaler. Kopia till Förvaltningsdirektören Fastighet och service Upphandlingschefen Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

18 TJÄNSTEUTLÅTANDE Dnr FSN Fastighet och service Sören Hill Tfn E-post soren.hill@regionuppsala.se Fastighets- och servicenämnden 11/17 Initiering av upphandling av hyreskontrakt för ny vårdcentral i Södra staden Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Upphandling av hyreskontrakt för en ny vårdcentral i Södra staden Uppsala initieras och förvaltningsdirektören för Fastighet och service ges uppdraget att i samråd med upphandlingsenheten genomföra upphandlingen. Ärendebeskrivning Upphandlingen avser en upphandling för en vårdcentral med placering i Södra Staden Uppsala om ca 2 kvm. Hyreskontraktstid upp till 2 år. Primärvården är ansvarig för verksamheten. Detta blir en nyetablering. Kostnader och finansiering Primärvården finansierar hyreskostnaden med egen verksamhet. Beredning Beredning har utförts i nära samarbete med Primärvården. Kopia till Förvaltningsdirektören Fastighet och service Upphandlingschefen Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

19 TJÄNSTEUTLÅTANDE Fastighet och service Sören Hill Tfn E-post Dnr FSN Fastighets- och servicenämnden Initiering av upphandling av tekniska konsulter data, modellsamordning samt hantering av tekniska dokument och ritningar Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Upphandling av konsulter för data, modellsamordning samt hantering av tekniska dokument och ritningar initieras och förvaltningsdirektören för Fastighet och service ges uppdraget att i samråd med upphandlingsenheten genomföra upphandlingen. Ärendebeskrivning Upphandlingen avser en upphandling tekniska konsulter som samordnar data samt modellsamordning och granskar tekniska dokument och ritningar. Avtalstid för tidigare upphandlingar går ut under 218. Konsekvenser Kunskap för datasamordning och granskning av tekniska dokument finns ej inom förvaltningen. Modellsamordning och datasamordning utförs i projekt och kostnad för detta debiteras till respektive projekt. Granskning av teknisk dokumentation utförs inom dokumentavdelningen på Fastighet och service. Bilagor Avtal Datasamordning LSU, Tekniska konsulter data och modellsamordning i projekt, Dnr LSU Kopia till Fastighetschef Fastighet och service Projektchef Fastighet och service Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

20

21

22

23

24

25

26

27 TJÄNSTEUTLÅTANDE Teknikavdelningen Tomas Eriksson Tfn E-post Dnr FSN Fastighets- och servicenämnden 13/17 F13 garaget tillgänglighet och väganslutning F-blocket genomförande Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut 1. Investeringsprojektet går vidare till genomförande till en kostnad av 33 tkr. 2. Den totala investeringskostnaden får uppgå till 33 2 tkr. 3. Den årliga hyreskostnadsökningen på 29 tkr med anledning av investeringen finansieras av Fastighet och service via avkastningskravet. Ärendebeskrivning Delar av inre Sjukhusvägen måste flyttas från sitt temporära läge i samband med att Jhuset blir klart under hösten 218. Den temporära vägen har dessutom orsakat belastningsskador på F13 garaget som behöver åtgärdas. I samband med detta behöver hela tillgängligheten för patienter och besökande till F-blocket ses över. Se utförligare beskrivning i bilaga. Detta ärende gällande F13 garaget tillgänglighet och väganslutning är ihopkopplat med ärendet Omfattande renovering av F13 garaget byggnad 1156 med samma diarienummer. Kostnader och finansiering Upparbetade utredningskostnader i investeringsprojektet till och med förstudie uppgår till 27 tkr. Tilldelade medel uppgår till 5 tkr. Investeringsprojektets nästa fas är programarbete och beräknade kostnader för denna fas uppgår till 2 tkr. Totalt tilldelade kostnader uppgår då till 7 tkr. Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

28 2 (2) Totalkostnaden för investeringen beräknas uppgå till 33 2 tkr. Totalkostnaden för investeringen är oförändrad jämfört med tidigare beslut. Investeringsskede Förstudie Totalt Upparbetat investerings- Kommentar belopp Samordnat med renovering 27 av F13 garaget. Program Genomförande Summa Investeringskostnad Fattade beslut LSU Årlig kostnadsökning som uppkommer, med anledning av investeringen, för verksamheten och Fastighet och service (1 och 2). Typ av kostnad Ökad hyreskostnad för verksamheten pga investering Belopp Ökad kostnad Fastighet och service pga investering1 Ökad kostnad Fastighet och service pga FI investering Summa ökad kostnad Konsekvenser Kostnadsökningar sker i form av avtal för nytt parkeringssystem, drift och servicekostnader för en ny hiss. Beredning Samråd har skett med beställande förvaltning. Årlig kostnadsökning samt finansiering enligt ovan är godkänt skriftligen av förvaltningschef. Investeringsrådets bedömning Investeringsrådet har berett investeringsprojektet den 19 oktober 217 och gör följande bedömning. Investeringen finns med i den föreslagna investeringsplan som ska beslutas under hösten. Investeringsrådet ställer sig därmed bakom förslaget och rekommenderar fastighets- och servicenämnden att fatta beslut enligt förelagt förslag. Bilagor Utökad ärendebeskrivning inklusive ritningar Beslutskalkyl för Fastighetsinitierad investering (FI) Fastighets- och servicenämndens beslut , 9 Kopia till Fastighetschef Fastighet & Service Förvaltningsdirektör Fastighet & Service Teknisk chef Fastighet & Service

29 BILAGA Utökad ärendebeskrivning inklusive ritningar Parkeringssystem: nytt parkeringssystem i garaget för att besökare till sjukhuset redan vid infart till sjukhuset ska kunna se om plats finns i garaget (minskar onödig trafik in i området). Omgestaltning av sjukhusentré och ambulansintag: Med anledning av att garaget måste friläggas för att utföra renoveringsarbete har en omgestaltning av markytan ovan garaget vid sjukhusentré och ambulansintag föreslagits. Cykelparkeringar har prioriterats framför bilparkeringar och besöksentré har skiljts från ambulansintaget. Den nya utformningen av entrén kommer också att bidra till en effektivare energihushållning. Förslag till ny utformning och gestaltning av entréplan.

30 Nuvarande utformning av temporär väg. Ny väg i anslutning mot projekt J-huset: (den del som ligger utanför J-husets entreprenadområde). Detta är en förutsättning för anslutningen till J-huset.

31 Nytt trapphus + hiss från garage till entréplan: med anledning av nya brand- och tillgänglighets krav sedan garaget byggdes erfordras förbindelse mellan garagets båda plan till entréplanet.

32 Beslutskalkyl för Fastighetsägarinitieradinvestering (FI) Landstinget i Uppsala län Förvaltning: Kontaktperson Landstingsservice: Investeringsobjekt, byggnad: Beräknad byggstart: år och månad Beräknat färdigställande: år och månad Diarienummer: Projektnummer: Projektnamn: Teknik Tomas Eriksson Byggnad 1156 Länkad cell Summerad cell Cell att fylla i Fält för kommentar LSU Tillgänglighet och väganslutning Vilket skede befinner sig investeringen i (fylls i av LSU) Förstudie Program Genomförande sätt kryss x Utfall belopp i tkr Projektstatus (fylls i av LSU) FI investeringen ingår i år 2XX års investeringsplan Kommentarer till projektstatus: INGÅR I 218 års investeringsplan. Prognos Tilldelade medel 5 5 Summa

33 Projektbeskrivning Kommentarer till projektbeskrivning: Motiv till investeringen (fylls i av beställare) Måste ske pga. akut påverkan på verksamheten Möjliggör rationalisering (ökad produktivitet) Fastighetsrelaterad Förändring t.ex. ny utrustning För att möta nya myndighetskrav Övrigt sätt kryss, flera kryss möjliga x Kommentarer till motiv: Nödvändig åtgärd om funktionen på garaget ska återupprättas. x x Investeringskalkyl FI investering (fylls i av Landstingsservice, länkas från kalkyl) Belopp i tkr Total investering för projektet Varav oförutsedda kostnader Avskrivningstid, år

34 Internränta % 5,5% Före inv Avskrivning/år Internräntekostnad/år Drift- och UH kostnad/år Summa kostnad investering per år för Landstingsservice Investeringskalkylen visar de första 3 åren av kalkylperioden samt en summering av hela perioden. Kostnaden för investeringen belastar Landstingsservice resultat År 1 efter inv År 2 efter inv År 3 efter inv Summa hela kalkylperioden

35 Utrangering av befintlig utrustning/anläggningar Finns befintlig utrustning som ska utrangeras och ersättas av den nya investeringen Ange restvärde på anläggning/ar som ska utrangeras samt när i tiden utrangering ska ske. Kommnentera vilken/a anläggning/ar som avses Restvärde vid utrangeringstidpunkt Tidpunkt för utrangering Kommentar: Finansiering av kostnad för investering Landstingsservice del Kommentar: Kommentar till investering utifrån en landstingsövergripande nivå Kommentarer från investeringsråd: Datum, underskrift och namnförtydligande:

36 Landstingsservice /ekonomiskt ansvarig enligt delegation

37 RESULTATANALYS AV FI INVESTERING - komponentavskrivning INVESTERING (TK R) AVSK RIVNING SPROCENT RESULTATRÄKNING INFL ATION Pro d u k t io n s - k o s t n ex k l k red k o s t n, o f ö ru t s ed d a k o s t n ad er år -1,7% 6 4 år -2,5% 4 3 år -3,3% 3 6 år % 2 år -5,% 2 4 år % 15 år -6,7% 15 1% 1 år -1,% 1 3 år år % 15 år % 1 år ,5% Am o rt erin g År 5 År 6 År 7 År 8 År 9 År 1 År 1-1 År 1-2 År 1-3 År 1-4 År 1-5 År 1-6 M ed ia Sk ö t s el Un d erh åll Öv rig t S: A K OSTNADER DRIFTRESUL TAT Av s k riv n in g ar Rän t ek o s t n ad er RESUL TAT Drif t res u lt at f ö re in v es t Drif t res u lt at ef t er in v es t S: A INTÄK TER År 2 År 3 Öv r in t äk t Eg et k ap it al L ån erän t a År 4 Öv r in t äk t Hy res in t äk t L ån År 3 1% År 1 År 2 Hy res in t äk t INDEX INTÄK TER OCH K OSTNADER, k r/k v m FINANSIERING M M, k k r År 1,% M ed ia Sk ö t s el Un d erh åll Öv rig t Y TA DIVISIONENS DRIFTRESUL TAT ÖVRIG A ANTAG ANDEN OCH K OM M ENTARER An t al B TA B o k f ö rt v ärd e An t al L OA DIVISIONENS RESUL TAT 3 Pr oduktionskostnad Res u lt at 3 f ö re in v es t % % 1% % % 1%,, 3,,, 3, _1_.XLS Lars A:son Brumér Res u lt at 3 ef t er in v es t ,8% 8,7% 8,5% 8,3% 8,1% 7,9% 7,7% 7,6% 7,4% 7,2% Su m m a exk l in d ex In d ex Su m m a in k l in d ex K red it iv Su m m a in k l k red it iv AVK ASTNING PÅ EG ET K APITAL Av k as t n in g INTERNRÄ NTA (IRR) 8,1% #OG IL TIG T! 141,8% #OG IL TIG T! 185,3% #OG IL TIG T! 185,3% #OG IL TIG T! 185,3% #OG IL TIG T! 185,3% #OG IL TIG T!

38

39

40

41

42

43 TJÄNSTEUTLÅTANDE Regionkontoret Erica Hult Tfn E-post Dnr FSN217-3 Fastighets- och servicenämnden 14/17 Anmälan av beslut enligt delegation september och oktober Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Redovisningen av delegationsbeslut anmälda under perioden september-oktober 217 godkänns. Ärendebeskrivning I enlighet med gällande delegationsbestämmelser inom fastighets- och servicenämndens verksamhetsområde anmäls beslut enligt lämnad delegation. Bilagor Delegationsbeslut Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

44 2 (2)

45 Anmälan av delegationsbeslut till fastighets- och servicenämnden, Region Uppsala Datum för beslut Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning Diarienummer eller löpnummer LSU Genomförande av FI investering Jonas Eriksson, Teknisk chef, FoS LSU LSU LSU LSU LSU Genomförande av FI investering 3.2 Genomförande av FI investering 3.2 Genomförande av FI investering 3.2 Genomförande av FI investering 3.2 Genomförande av FI investering LSU Utbyte av DX-kylmaskiner till vätskekylaggregat Enköping 1895 kr Styrbyte A15 Akademiska 3 2 kr Renovering av F13 garaget Akademiska 35 kr Renovering And Wik 7 5 kr Renovering av solfångaranläggning Östhammar 2 kr Laserscanning och modellering av fasad och våningsplan Wiks slott Wik 385 kr Ny nätstation S3 Akademiska 3 kr Anmält till FSN via Erica Förstudie Jonas Eriksson, Teknisk chef, FoS Jonas Eriksson, Teknisk chef, FoS Jonas Eriksson, Teknisk chef, FoS Jonas Eriksson, Teknisk chef, FoS Jonas Eriksson, Teknisk chef, FoS Jonas Eriksson, Teknisk chef, FoS

46 Anmälan av delegationsbeslut till fastighets- och servicenämnden, Region Uppsala Datum för beslut Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning Thomas Thunblom förv dir, Genomförande renovering Hus A Wik slott, FI åtgärd Internhyresavtal, Dialysmottagningen Tilläggsavtal Fyrpartsavtal energiförsäljning Hyresavtal, inhyrning kontr nr Hyresavtal Uppsala Science Park Tilläggsavtal nr Förlängning av bokningstjänsten Call me Telia IMA/BIVA Produktion B11, produktion B11, läkarskeppet Anpassningsåtg B9/B12 Markupplåtelseavtal, Vattenfall, östhammar Thomas Thunblom förv dir Thomas Thunblom förv dir Thomas Thunblom förv dir Thomas Thunblom förv dir Thomas Thunblom förv dir Thomas Thunblom förv dir Thomas Thunblom förv dir Thomas Thunblom förv dir Thomas Thunblom förv dir Thomas Thunblom förv dir

47 Anmälan av delegationsbeslut för tillsvidareanställningar 217 Förvaltning LSU Månad September Befattning Organisatorisk enhet Vaktmästare /LSU/TRANSLOG/TRANSPOR Ingenjör, fastigheter Vaktmästare /LSU/FASTSERV /LSU/TRANSLOG/TRANSPOR Vaktmästare /LSU/TRANSLOG/TRANSPOR Anställningsdatum Beslutsfattare (namn och befattning) Ledn,annan Karin Vesterlund; Ledn,personal Maria Eriksson Ledn,teknik Tarja Bergqvist Ledn,annan Per Eklund; Ledn,personal Maria Eriksson Ledn,annan Karin Vesterlund; Ledn,personal Maria Eriksson

48 Anmälan av delegationsbeslut för tillsvidareanställningar 217 Förvaltning LRC Månad September Befattning Organisatorisk enhet Anställningsdatum Beslutsfattare (namn och befattning) Administratör, personal/löner /LRC/PERSONAL/LONPENS Ledn,personal Pia Ponsiluoma

49 Anmälan av delegationsbeslut till fastighets- och servicenämnden Region Uppsala Datum för beslut Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning Förfrågningsunderlag Antagande av förfrågningsunderlag för renovering av F13-garaget och tillgänglighet F-blocket Fastighets- och servicenämndens arbetsutskott 1 (2)

50 TJÄNSTEUTLÅTANDE Regionkontoret Erica Hult Tfn E-post Dnr FSN217-3 Fastighets- och servicenämnden 15/17 Skrivelser för kännedom Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Redovisningen av följande skrivelser godkänns: Regionfullmäktige , 13, Programarbete för nytt produktionskök vid Akademiska sjukhuset Sjukhusstyrelsen , 2, Sammanträdestider för sjukhusstyrelsens arbetsutskott 218 SAMLA, protokoll från sammanträde SAMLA, protokoll från sammanträde Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

51 2 (2)