TJÄNSTEUTLÅTANDE Regionkontoret Erica Hult Tfn E-post Fastighets- och servicenämnden Fastställels

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Regionkontoret Erica Hult Tfn E-post Fastighets- och servicenämnden Val av justerare Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Emilie Orring (M) utses att jämte ordförande Johan Edstav (MP) justera dagens protokoll. Tid för justering: x april Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr Dnr FSN

2 TJÄNSTEUTLÅTANDE Regionkontoret Erica Hult Tfn E-post Fastighets- och servicenämnden Fastställelse av föredragningslista Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Föredragningslista för sammanträdet fastställs. Bilagor Kallelse och föredragningslista Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr Dnr FSN

3 Kallelse/föredragningslista Fastighets- och servicenämnden kallas till sammanträde Tid: Onsdag den 18 april 2018, kl. 11:00 16:00 Plats: Fastighet och service, ingång 13/15 1 trappa, Akademiska sjukhuset Lokal: Munin Kl Kl Hålltider: Gruppmöte för majoriteten, lokal: Munin Gruppmöte för oppositionen, lokal: Hugin Information: Redovisning av pågående fastighetsinvesteringsprojekt, inklusive Framtidens Akademiska Kent Strömberg 30 min Dataskyddsförordningen (GDPR) Mats Holmberg 30 min Kl Lunch Kl Fortsatt information: Rättspsyk Thomas Thunblom och Fredrik Johansson 10 min Kl Beslutssammanträde Beslutande: Johan Edstav (MP), ordförande Johan Sundman (S), 1:e vice ordförande Emilie Orring (M), 2:e vice ordförande Britt-Louise Gunnar (S) Marie-Louise Lundberg (S) Sten Hallberg (MP) Håkan Marklund (L) Per Norstedt (C) Pontus Lamberg (KD) Joel Näsvall (S) Margareta Grönqvist (MP) Ingela Ekrelius (V) Tommy Rosenkvist (M) Freija Carlstén (C) Ersättare:

4 Kallelse/föredragningslista Föredragningslista Nr Ärenden Dnr 26/18 Val av justerare FSN /18 Fastställelse av föredragningslista FSN /18 Informationer till fastighets- och servicenämnden FSN /18 Månadsrapporter till fastighets- och servicenämnden för mars FSN /18 Återrapportering avseende uppföljning av privata utförare inom fastighets- och servicenämndens ansvarsområde 2017 FSN /18 Genomförande av ny placering för stabsfunktionen på Lasarettet i Enköping FSN /18 Genomförande av lokalanpassning kylceller i C5 Klinisk patologi FSN /18 Svar på initiativärende avseende riskbedömning och konsekvensanalys med handlingsplan samt tillsättande av extern referensgrupp FSN /18 Svar på initiativärende avseende utveckling av fastigheten för regionens vårdcentral i Knivsta FSN /18 Anmälan av beslut enligt delegation FSN /18 Skrivelser för kännedom FSN

5 TJÄNSTEUTLÅTANDE Regionkontoret Erica Hult Tfn E-post Dnr FSN Fastighets- och servicenämnden Informationer till fastighets- och servicenämnden Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Informationen som redovisas i ärendebeskrivningen läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Redovisning av pågående fastighetsprojekt inklusive Framtidens Akademiska Kent Strömberg Dataskyddsförordningen (GDPR) Mats Holmberg Rättspsyk Thomas Thunblom och Fredrik Johansson Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

6 TJÄNSTEUTLÅTANDE Regionkontoret Erica Hult Tfn E-post Dnr FSN Fastighets- och servicenämnden Månadsrapporter till fastighets- och servicenämnden för mars Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Fastighet och services och Resurscentrums månadsrapporter för mars läggs till handlingarna enligt bilaga. Bilagor Månadsrapport för Fastighet och service Region Uppsala för mars. Månadsrapport för Resurscentrum Region Uppsala för mars. Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

7 Månadsrapport mars 2018 Fastighet och service SAMMANFATTANDE ANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING Förvaltningens verksamhet under första kvartalet har i stora drag avlöpt enligt plan. I början av mars togs det första spad- taget för den nya vårdcentral som ska byggas bredvid Almunge skola. Vårdcentralen kommer att ha en yta på ca kvm och kommer att ersätta vårdcentralerna i Lanna och Knutby. I Tierp har moduler för evakuering av sjukgymnastiken monterats. För servicetjänster noteras en ökning av försäljningen av IP-telefoni medan städtjänster har minskat något i omfattning. Installationer av Callback system inom Primärvården fortsätter och en förstudie om VNS (vård nära service) tillsammans med Akademiska sjukhuset pågår. Tjänster avseende fastighetsservice samt försäljning av material och varor har minskat något jämfört med budget och påverkas delvis av vakanser på den tekniska avdelningen. Transportverksamheten har påverkats av en stor mängd flyttar inom regionen, som ökat omsättningen både på kostnad och intäktssidan. Inom Transport- och logistikenheten pågår planeringen för ett effektiviseringsprojekt, kvalitetshöjande och produktivitetsökande, som skall sjösättas innan sommaren och vidare under hösten. Antalet projekt har minskat och understiger nu 200 stycken aktiva, men 9 nya har tillkommit i perioden. För att effektivisera pågår två pilotprojekt för mindre projekt som bedöms kunna spara både tid och pengar utan att man tappar i kvalitét. Ur ett medarbetarperspektiv kan nämnas att utbildning genomförts i samverkan och riskbedömning vid förändring. Alla chefers arbetsmiljö har riskbedömts och resultatet har lämnats vidare för verkställande av beslutade aktiviteter och uppföljning. Förvaltningen har färdigställt beräkningar och avlämnat förslag till regionkontoret avseende avkastningskrav för tiden som beräknas ingå i Regionplan och budget för samma period. Vidare har beräkningar och sammanställning av fastighetsnyckeltal för 2017 sammanställts och inrapporterats till SKL. Det ekonomiska utfallet i perioden uppgår till + 2,7 mnkr och uppvisar en positiv avvikelse mot budget med 10,1 mnkr. Helårsprognosen är dock oförändrad. BEDÖMNING AV NULÄGET OCH ÅRSPROGNOS Ekonomi

8 2 (5) Periodens intäkter är 1,7 mnkr lägre än budget och beror främst på lägre intäkter från; försäljning av media/energi, hyror och diverse servicetjänster såsom parkering, gasförsäljning. Jämfört med föregående år är det främst flera fastigheter som genererar hyresintäkter som förklarar ökningen om 12,4 mnkr. Periodens kostnader är drygt 12 mnkr lägre än budget och hänförs framförallt till lägre lokal- och fastighetskostnader om 10,2 mnkr samt lägre kostnader för värdeminskning om 3,0 mnkr. Totala kostnader har ökat i perioden jämfört med motsvarande period föregående år med 15,7 mnkr och drivs framförallt av ökade lokal- och fastighetskostnader om 8,4 mnkr, ökade övriga kostnader om 5,1 mnkr samt av ökade avskrivningskostnader om 4,4 mnkr. Periodens utfall uppgår till + 2,7 mnkr och en förbättring jämfört budget med 10,9 mnkr då periodens budgeterade utfall var 8,1 mnkr. Det förbättrade utfallet i perioden drivs framförallt av påverkas främst av lägre fastighetsrelaterade kostnader och tidsförskjutning av värdeminskning. Utfallet 2017 uppgick till + 6 mnkr och var bättre än årets utfall med ca 4 mnkr och som i allt väsentligt förklaras av lägre mediakostnader i jan-mars Årsprognos kommer göras som brukligt vid kommande tertial som redovisas tillsammans med utfall för april. För närvarande räknar förvaltningen med att uppnå budgeterade siffror. Medarbetare Under motsvarande period föregående år var flera tjänster vakanta men dessa har nu tillsatts, varvid antalet årsarbetare i år har ökat jämfört med föregående år. Någon vakans finns dock inom den tekniska avdelningen alltjämt. Inhyrd personal i tusen kronor Avvikelsen jämfört budget om 535 tkr beror främst på att förvaltningens projektavdelning hyrt in personal som ej budgeterats för och medför en negativ effekt om 253 tkr, den tekniska avdelningen har nyttjat mera inhyrd personal för enheterna inom låsteknik och el p.g.a. vakanser, vilket ger en negativ avvikelse jämfört budget med ca 133 tkr. Därutöver har förvaltningen hyrt in administrativ personal pga. sjukdom för 139 tkr i perioden som inte budgeterats för. Det pågår ett arbete med kvalitetssäkring av utfallet på konto 5553, inhyrd personal, och vid behov kommer eventuella justeringar att göras kommande månader. Total sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron har ökat i början på året och beror till stor del på att långtidssjukfrånvaron (sjukfrånvaro > 60 dagar) har ökat. En fördjupad analys av ökningen på Teknikavdelningen har gjorts, eftersom man här har noterat en större andel personal med längre sjukfrånvaro som beror på operationer kopplat till förslitningsskador. En plan för att arbeta förebyggande mot förslitningsskador kommer att tas fram. Under kommande månad kommer även en fördjupad analys ske av Transport och logistiks sjukfrånvaro, som också kan antas påverkas av att man har mera fysiskt påfrestande arbetsuppgifter.

9 3 (5) Produktion Fastighet och service Mars Utfall ackum. Budget ackum. Utfall föreg. Utfall jmf år ackum. budget, % Utfall jmf Utfall jmf Utfall jmf budget, föreg. år, föreg. år, % antal antal Total fastighetskostnad/kvm % -20,0 105% 27,0 Mediaförbruk. egna fastigheter FJV kwh/kvm 39,4 40,1 35,0 98% -0,7 113% 4,4 Mediaförbruk. egna fastigheter EL, kwh/kvm 28,5 28,9 28,4 99% -0,4 100% 0,1 Media förb. egna fastigheter KYLA kwh/kvm 0,9 0, % 0,1 90% -0,1 Mediakostnader egna fastigheter kr/kvm 55,1 48,7 49,4 113% 6,4 111% 5,6 Driftkostnader kr/kvm 27,5 35,7 25,6 77% -8,1 107% 1,9 Mån vis Budget år 5,70% 3% Vakansgrad egna fastigheter Tid nedlagd i investeringsprojekt 46% Den totala yta som finns i förvaltningens regi uppgår i perioden till kvm varav kvm utgörs av yta från regionens egna fastigheter och där kvm utgörs av inhyrd yta. Jämfört med budgeterad yta noteras en ökning om ca kvm och nettoökningen beror främst på att en planerad fastighetsförsäljning 2017 inte blev av, varvid ytan kvarstår i förvaltning. I stort sett samtliga nyckeltal uppvisar en förbättring jämfört budget förutom kyla/ kvm och mediakostnader/ kvm. För kyla blir avvikelser något missvisande då det är en relativt liten förbrukning som slås ut på en stor yta varvid avvikelserna är på decimalers nivå. Total fastighetskostnad understiger budgeterad kostnad främst genom att lokal- och fastighetskostnader i perioden minskat med drygt 10 mnkr, vidare noteras lägre kostnader för värdeminskning om 3 mnkr. Jämfört motsvarande period 2017 så noteras en ökning främst drivet av ökade lokal- och fastighetskostnader om 8,1 mnkr, ökade övriga kostnader om 5,1 mnkr samt en ökning av kostnader för värdeminskning med ca 4,4 mnkr och som endast till viss uppvägs av lägre kapitalkostnader om 5,7 mnkr. Fjärrvärmeförbrukningen har minskat med 2,1 % jämfört budget och tillskrivs några tomställda plan på Akademiska samt bättre styr och reglerteknik i ett par fastigheter. Jämfört 2017 noteras en ökad förbrukning och därmed kostnadsökning på grund av en kallare vinter under februari och mars Mediakostnader ökar jämfört budget främst pga. att fjärrvärmekostnaden ökat samt ett retroaktivt pristillägg på kyla. Jämfört motsvarande period 2017 så noteras en kostnadsökning som i allt väsentligt får tillskrivas en kallare februari och mars Driftskostnader har minskat jämfört budget med 4,4 mnkr och härrör från lägre driftskostnader inom Akademiska med ca 2,8 mkr, i Enköping med 696 tkr samt i Kungsgärdet om 370 tkr. Jämfört 2017 är det främst ökade kostnader om ca 1,1 mnkr som förklarar avvikelsen per kvadratmeter i matrisen ovan och fördelar sig på; Akademiska med 806 tkr, samt främst Tierp med 411 tkr. Vakansgraden har minskat något inom Akademiska sjukhusområdet från 5,8 % i föregående period till 5,7 %. Tid nedlagd i investeringsprojekt är ett nytt nyckeltal from 2018 och uppvisar ett sämre utfall än budget i perioden, 46 % eller 2,9 mnkr av 6,5 mnkr. I perioden har 11 % av hela årets budget på 26,2 mnkr uppnåtts, men det pågår ett arbete inom förvaltningen med att tillämpa de verktyg för uppföljning som tagits fram internt för att bättre kunna följa denna utveckling.

10 4 (5) BILAGOR 1. Ekonomisk bilaga med årsprognos och budget Avvikelser i periodens utfall jämfört budget: Intäkter understiger budget i perioden med 1,7 mnkr och beror på tidsförskjutning avseende mediaförsäljning om -2,1 mnkr, lägre hyresintäkter av tilläggsavtal för Hubben -1 mnkr, lägre parkeringsintäkter med -332 tkr samt lägre intäkter gasförsäljning om -435 tkr. Intäktsförsämringen uppvägs något av ökade städintäkter med 971 tkr. Totala kostnader i perioden uppgår till 330,5 mnkr och understiger de budgeterade kostnaderna på 343,1 mnkr med 12,5 mnkr. Avvikelserna på respektive kostnadsgrupp utgörs av: Lönekostnader ökar jämfört budget med 55 tkr. Löner och sociala avgifter är 4,1 mnkr lägre än budget pga. några kvarvarande vakanser. Nedlagd tid i projekt reducerar dock en stor del av effekten med -3,5 mnkr liksom ökade kostnader för inhyrd personal som överskrider budget med 527 tkr. Övriga personalkostnader understiger budget med 109 tkr och beror på en blandning av; ökade kostnader för rekrytering 108 tkr, kostnader för avtal om friskvård 121 tkr men lägre utbildningskostnader om 214 tkr som inte utfallit enligt budget. Medicinskt material understiger budget med 448 tkr och avser främst försäljning av medicinska gaser/ hyra av gasflaskor till Akademiska sjukhuset. Volymen är svår att bedöma och kan variera beroende på kundens behov, vilket leder till avvikelser i form av lägre kostnader för inköpt gas men som också återspeglas i lägre intäkter från uthyrning av gasflaskor. Lokal- och fastighetskostnader är drygt 10,2 mnkr lägre än budget och beror främst på; lägre kostnader för försäkringsskador om 2,3 mnkr, lägre kostnader för underhåll och övriga fastighetskostnader om 3,4 mnkr samt lägre fastighetskostnader i projekt (ej aktiverbara) om 1,8 mkr och slutligen lägre kostnader för extern inhyrning om 1,6 miljoner kronor. Övriga kostnader har ökat jämfört budget med drygt 1,2 mnkr och beror främst på: ökade energikostnader om 1,3 mnkr samt kostnader för ej ankomstregistrerade fakturor 1,3 mkr som delvis reduceras av lägre försäkringspremier om 0,7 mnkr och lägre konsultkostnader för IT-utveckling om 0,4 mnkr. Finansiell nettokostnad avser främst internränta.

11 5 (5) Avskrivningar understiger budget i perioden med 3 mnkr och beror på att budgeterade kostnader för värdeminskning baseras på fastlagd investeringsplan och med förskjutningar i tiden för färdigställande så uppstår en positiv effekt i form av lägre kostnad i perioden. På sikt kommer dock effekten av tidsförskjutningen utgå. Bilaga 2 Redovisning och kommentarer till prognos avseende investeringsverksamhet Leveransgraden mätt som uppnått utfall av periodens budgeterade utfall uppgår till 86 %, att jämföra med motsvarande siffra föregående år var 56 %. Antalet projekt totalt har dock minskat något jämfört samma period föregående år och beror delvis på att förvaltningen inväntar en lokalförsörjningsplan från Akademiska sjukhuset som påverkar kommande hyresgästinitierade fastighetsinvesteringar. Hyresgästinitierade investeringar Investeringstakten, som under årets första månader var något låg, har nu återigen ökat. Vid kvartalets slut uppgår utfallet för de hyresgästinitierade investeringarna till 308 mnkr, vilket ska jämföras med budget på 336 mnkr. Avvikelsen på 28 mnkr under budget är ett netto av flera avvikelser som både under- och överstiger budget. I projekt Ingång 100 fortskrider arbetet bra. Det råder en febril aktivitet då många byggnadsarbetare samverkar för att färdigställa byggnaden i tid. Av det följer att investerade medel ligger högre än vad som är budgeterat, och utfallet förväntas därmed bli högre under första halvåret 2018 medan budgeten ligger jämnt fördelad under hela året. Under första kvartalet representerar Ingång 100 ett överskridande av budget med 105 mnkr. Investeringarna i B11 fortskrider enligt plan, men ligger 20 mnkr under budget. Detta förklaras av att förväntat utfall under året inte är jämnt fördelat mellan månaderna, vilket är fallet med budgeten. Utfallet för anpassningarna i B9/B12 ligger 28 mnkr under budget. Arbetet i projektet har ännu inte kommit igång riktigt, vilket gör att det med automatik uppstår en avvikelse mot budget. Även utfallet för Stadsbussdepån ligger under budget. Avvikelsen på 25 mnkr förklaras på samma sätt av att budgeten är jämnt fördelad under året. Övriga avvikelser beror främst på att de budgeterade projekten ännu inte har kommit igång. Fastighetsägarinitierade investeringar Periodens utfall för de fastighetsägarinitierade investeringarna uppgår till 36 mnkr, vilket ska jämföras med budget på 61 mnkr. Den stora budgetavvikelsen förklaras av att merparten av de budgeterade projekten ännu inte har startats upp alternativt, inte har kommit igång ordentligt. Investeringstakten förväntas öka framöver och investeringarna kommer då att ligga mer i nivå med budget.

12 Månadsrapport mars 2018 Resurscentrum SAMMANFATTANDE ANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING Sammanfattande analys av aktuellt läge gällande verksamheten. Vid avvikelse mot den ekonomiska årsbudgeten ska åtgärder redovisas för en ekonomi i balans. Produktionen har hittills i år varit stabil och utan större avvikelser. För Ekonomienheten var arbetet i början av året kopplat till bokslutsarbete, vilket sammantaget fungerade bra. I och med att vi under året kommer att påbörja ett uppgraderingsprojekt för Agresso kommer det under en förhållandevis lång period (knappt ett år) att finnas mycket begränsade resurser inom systemförvaltarorganisationen. Därför blir det än viktigare att vi har en tydlig och klar process för hur vi på en övergripande nivå (för ekonomienheten) prioriterar våra insatser. Bedömningen är att det finns stora uppslag för att effektivisera/automatisera delar av de arbetsuppgifter vi utför. Bedömningen är dock att vi under 2018 inte kommer att se någon större effekt den väntas komma först under Robotics arbetar med att skapa en struktur för hur vi på bästa sätt bör utforma vår verksamhet för att kunna ge bästa möjliga support till verksamheten. Vi har i detta arbete även en nära dialog med andra landsting/regioner (primärt VGR, Region Skåne, Region Gävleborg) för att försöka lära av varandra. Vi fortsätter att utveckla specifika lösningar åt verksamheten. Två konkreta projekt som vi arbetar med är att automatisera delar av den hantering som UL har för uppföljning av förseningar i trafiken samt att automatisera delar av de insatser som görs vid nyanställning av medarbetare för att säkerställa att de ges rätt behörigheter. Personalenheten deltar i arbetet med kravspecifikationen till upphandling av HR-system, det fortgår enligt plan. Målet är att ha ett avtal tecknat för nytt HR-system under På Personalenheten finns för tillfället 2 vakanta tjänster vilket kan komma att skapa ett mindre ekonomiskt överskott på enheten. Resurscentrum har från år 2018 övertagit verksamhet från PV. Det är IToS, (IT och systemtjänster) verksamheten har inte rapporterat några avvikelser utan löper enligt plan. De delar inom Resurscentrum som finansieras med anslag, här finner vi bl.a. Regionarkivet har t.ex. arbetat med att ta fram en leveransprocess för att säkra leveranser av handlingar/material från verksamheten som innebär att det går betydligt snabbare för verksamheten och allmänheten att återsöka handlingar. Omfattningen av elektroniska leveranser har ökat mer än vad som kunnat förutses. Detta har lett till att Regionarkivet har tvingats omdisponera arbetsuppgifter bland personalen. Anledningen är att en deadline är satt till årsskiftet för inleveransen av Kovis-material eftersom systemet då avslutas. Gällande personalläget på Regionarkivet pågår rekrytering av vikarie för delvis föräldraledig och sjukskriven personal. Ekonomin är inom ram men med viss eftersläpning i faktureringen. På Patientadministrationen vid Resurscentrum återfinns kostnader för asyl och tillståndslösa samt egenbetalande patienter. Antalet asylsökande i Regionen har minskat och vi kan se en minskning av kostnader för vård kopplat till asylsökande. Kostnader kopplat till asyl och tillståndslösa är avhängigt nationella beslut och påverkas direkt av förändringar på nationell nivå. Dock är prognosen att överskottet för innevarande uppgår till minst 5 mkr. Inom förvaltningen återfinns även redovisningen av två av våra större vårdsystem. Dessa systemförvaltande organisationer styrs via styrgrupper enligt PM3-modellen.

13 2 (4) Inga större avvikelser är rapporterade. ABIS (avdelningen för bild och informationssystem kopplat primärt till de bild- och funktionsmedicinska verksamheterna) har sedan årsskiftet fokuserat hårt på uppgradering som de planerar att genomföra i april. Det har också tillkommit en del integrationsprojekt. Ett exempel är ett driftsättningsprojekt gällande nytt bildsystem på klinisk fysiologi. Ett annat är att säkerställa lagring av inskannade dokument till multimediaarkivet när Kovis planeras att läggas ner. EPJ (Elektronisk patientjournal) har ny chef fr.o.m. april och närmare uppföljning görs i samband med T1. Sammanfattande bedömning är att Resurscentrum har en budget i balans år Prognosen just nu visar på ett överskott på 4,5 mkr. Antalet asylsökande i Regionen har minskat och vi kan se en minskning av kostnader för vård kopplat till asylsökande, detta kommer leda till överskott på helår. BEDÖMNING AV NULÄGET OCH ÅRSPROGNOS Ekonomi stöd finns i SAS VA (reservrutin från Excelerator mallen) Medarbetare stöd för tabellerna finns i SAS VA Närvarotid mätt i årsarbetare 13 personer avser IToS (IT och systemtjänster), förklaringen är att vi övertagit denna verksamhet från PV, det är den främsta förklaringen till ökat antal årsarbetare. Inhyrd personal i tusen kronor Vi har inget utfall på konto 5553 inhyrd personal i år. Total sjukfrånvaro

14 3 (4) Sjukfrånvaron har ökat jämfört med Den största delen ligger i spannet sjukdag 2 till 14, vilket till stor del härrör till influensa och vinterkräksjuka. Sjukfrånvaron för förvaltningen är fortsatt hög överlag och vi arbetar aktivt med rehabilitering och tidiga samtal för att vända trenden. Produktion Redovisas tertialvis (finns i Excelbilagan) Resurscentrum: Antal kundfakturor/årsarbetare (inkl inhyrd personal) Antal leverantörsfakturor/årsarbetare (inkl inhyrd personal) Antal lönespecifikationer/årsarbetare (inkl inhyrd personal) Utfall Utfall jmf föreg. år budget, % ackum. Utfall ackum. Budget ackum Utfall jmf Utfall jmf budget, föreg. år, % antal Utfall jmf föreg. år, antal Kommentarer till ovanstående tabeller när det gäller - ackumulerat utfall - årsprognos (även gällande medarbetare) BILAGOR 1. Årsprognos från SAS, reservrutin från Excelerator (Avvikelser budget mot prognos på mer än 5 procent alternativt 10 mnkr ska notas) 2. Årsutfall för externa projekt - från SAS, i reserv från Excelerator (Avvikelser utfall mot föregående års utfall på mer än 5 procent ska notas). Budget och prognos är noll Investeringsverksamhet

15 4 (4) Årsprognos är överskott på 4,5 mkr. Består av Projekt R7e, samt projekt (SEBRA) vid EPJ. SEBRA hade IB på 3,4 mkr och kostnader hittills är bokat till endast 0,5 mkr. Ej genomfört ytterligare analys vid detta tillfälle. Utfallet investeringar hittills är 569 tkr. Relativt lågt i jämförelse med årsbudget som är på 3,8 mkr. Bedömningen vid detta tillfälle är att prognosen är i nivå med budget på helår. Mkt handlar om när EPJ aktiverar projekt (Immateriella AT). Kan bli justering av prognos i samband med T1.

16 TJÄNSTEUTLÅTANDE Beställar- och controlleravdelningen Jan Asklöf Tfn E-post Dnr FSN Fastighets- och servicenämnden Återrapportering avseende uppföljning av privata utförare inom fastighets- och servicenämndens ansvarsområde 2017 Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Regionstyrelsen föreslås besluta föreslå regionfullmäktige godkänna återrapporteringen avseende uppföljning av privata utförare inom fastighets- och servicenämndens område. Ärendebeskrivning Regionfullmäktige antog i november 2015 ett program för uppföljning av privata utförare för perioden Uppdraget baserar sig på att Region Uppsala är huvudman för all landstingsfinansierad verksamhet, oavsett om den drivs i egen regi eller om den genom avtal har överlämnats till en privat utförare. Region Uppsala är därmed skyldig att följa upp och kontrollera inte enbart sina egna verksamheter, utan även verksamheter som bedrivs i privat regi i enlighet med de krav som anges i kommunallagen. I kommunallagen framgår också att varje nämnd ansvarar för uppföljning och kontroll inom sitt respektive område. Återrapportering om hur uppföljningsarbetet fortlöpt under året ska ske årligen i särskild ordning till regionstyrelsen och regionfullmäktige. Fastighet och service har för Region Uppsalas räkning ansvar för upphandlade avtal med ett antal privata utförare inom serviceområdet. Uppföljning av avtalen sker enligt nivå 1 löpande av förvaltningens servicecontrollers. Uppföljningsmöten genomförs enligt plan med lite olika täthet i de olika avtalen, allt ifrån varje vecka till varje kvartal. Tätare uppföljningar planeras in om det finns avvikelser som behöver hanteras omgående. Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

17 2 (2) Under 2017 har uppföljningar genomförts inom följande avtalsområden. Telefonistservice Telefoni Textilförsörjning Avfallshantering Lokalvård och vaktmästeri Parkeringstjänster Restauranger och caféer Patientkost Skyltleveranser Markservice Kostnader och finansiering Uppföljningen utförs av servicecontrollers inom Fastighet och service och ryms inom budgeterade ramar. Konsekvenser Resultatet av uppföljningarna visar att avtalen i huvudsak fungerar väl vad avser kvalitet och ekonomi i leveranser. Brister i leverans har snabbt åtgärdats och bedöms inte ha påverkat verksamheten eller allmänheten i nämnvärd omfattning. Servicecontroller följer månadsvis upp olika leverans- och kvalitetsparametrar i avtalen. Avvikelser hanteras direkt med leverantör enligt avtal. Avvikelser som anmälts i Medcontrol åtgärdas också löpande. De flesta avvikelserna finns inom lokalvård men förekommer i liten omfattning även på övriga avtalsområden. Några av avvikelserna har lett till handlingsplaner och i enstaka fall till viten. Uppföljningen planeras fortsätta på samma sätt under Kopia till Regionstyrelsen

18 TJÄNSTEUTLÅTANDE Fastighetsavdelningen Gunnar Götegård Tfn E-post Dnr FSN Fastighets- och servicenämnden Ny placering av Stabsfunktionen på Lasarettet i Enköping Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut 1. Investeringsprojektet går vidare till genomförandefas till en total kostnad av tkr. 2. Den totala hyresgästinitierade investeringskostnaden får uppgå till tkr. 3. Den totala fastighetsinitierade investeringskostnaden får uppgå till tkr. Ärendebeskrivning Lasarettets stab sitter idag placerade i Gula Villan på sjukhusområdet. Lokalerna är inte anpassade till modern kontorsmiljö och det är stora problem med tillgängligheten då det saknas hiss i byggnaden. Syftet med hyresgästinvesteringen är att samlokalisera sjukhusets ledning och stab i funktionella och för alla tillgängliga gemensamma lokaler. Programarbete har genomförts enligt tidigare utförd behovsanalys om en ny placering i byggnad B plan 3. Kostnader och finansiering Upparbetade utredningskostnader i investeringsprojektet till och med programfas uppgår till tkr. Tilldelade medel uppgår till tkr. Investeringsprojektets nästa fas är genomförande och beräknade kostnader för denna fas beräknas till Totalkostnaden för investeringen beräknas uppgå till tkr. Totalkostnaden för investeringen är fördelad mellan hyresgästinitierade medel på tkr och fastighetsinitierade medel på tkr. Fastighetsinvesteringen avser främst utbyte av befintliga ventilationsaggregat som betjänar hela huset samt ombyggnad av ventilationskanalerna på det aktuella planet. Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

19 2 (3) Investeringsskede Behovsanalys Program Genomförande Summa Investeringskostnad Totalt Upparbetat investerings- Kommentar belopp Fattade beslut Fördelning HI/FI Årlig kostnadsökning som uppkommer, med anledning av investeringen, för verksamheten och Fastighet och Service 1 och 2. Typ av kostnad Belopp Ökad hyreskostnad för verksamheten pga investering Ökad kostnad Fastighet och service pga investering Ökad kostnad Fastighet och service pga FI investering Summa ökad kostnad En flytt från Gula villan till hus B medför en ökad hyreskostnad för lasarettet från nuvarande 170 tkr/år till tkr/år, detta inkluderar kostnaden för anpassningar av lokalen motsvarande 482 tkr/år. I samband med flytt så lämnar lasarettet konferenslokaler i annan byggnad vilket ger en minskad hyreskostnad på motsvarande 220 tkr/år. Totalt ökad årlig kostnad för Lasarettet motsvarar tkr/år. Den utökade fastighetsinvesteringen från behovsanalys till programskede motsvarande tkr finansieras inom ramen för beslutade fastighetsinvesteringar. Konsekvenser Bedömningen är att ett genomförande skulle innebära stora förbättringar dels gällande arbetsmiljön för verksamheten som idag har sin arbetsplats i Gula Villan samt att kraven på tillgänglighet uppfylls i de nya lokalerna. Beredning Investeringsrådet har berett ärendet den 14 mars och gör följande bedömning. Investeringsrådet ställer sig bakom förslaget och rekommenderar fastighets- och servicenämnden att besluta enligt föreliggande förslag. Bilagor 1.Programrapport dat Preliminärt hyresavtal Preliminärt tilläggshyresavtal 5112-T001 4.Fastighets och servicenämndens beslut

20 3 (3) Kopia till Förvaltningsdirektör Lasarettet i Enköping, Eva Telne Förvaltningsdirektör Fastighet och Service, Thomas Thunblom Fastighetschef Fastighet och Service, Tarja Bergqvist Teknikchef Fastighet och Service, Jonas C Eriksson

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54 TJÄNSTEUTLÅTANDE Fastighetsavdelningen Tarja Bergqvist Tfn E-post Dnr FSN Fastighets- och servicenämnden Genomförande av lokalanpassning kylceller i C5 Klinisk patologi Förslag till beslut Fastighets- och servicenämnden beslut 1. Investeringsprojektet lokalanpassning kylceller i C5 klinisk patologi går vidare till genomförandefas. 2. Den totala investeringskostnaden får uppgå till högst tkr, exklusive tkr som avser inventarier och utrustning. 3. Omdisponering sker i investeringsramen för 2018 med tkr, som Akademiska sjukhuset och Fastighet och service gemensamt har tagit fram. Ärendebeskrivning År 2016 drabbades obduktionsavdelningens bårhus vid C5 av översvämning. Det visade sig senare att bjälklaget och väggar till kylrummet för avlidna samt även angränsande sveprum, sammanlagt ca 200 kvm, fått en större fuktskada. Det skadedrabbade området nyttjas av både obduktionspersonal och begravningsbyråer. Ett omfattande planeringsarbete för sanering påbörjades hösten För frigörande av lokalerna för rivning av väggar, borttagning av överbetong, torkning samt återställande krävdes evakuering och bland annat förvaring i provisoriska kylrum. Skadehändelsen hanteras som ett försäkringsärende. Eftersom den skadade lokalens golv och väggar behövde rivas helt önskade Klinisk patologi en översyn av lokalens funktion för installation av individuella kylceller för avlidna. Kylceller i ett normal tempererat utrymme i stället för ett stort kylrum. Syftet var att tillskapa en bättre arbetsmiljö för personalen samt uppfylla gällande hygien-, miljö- och säkerhetskrav. I början av 2017 påbörjade Klinisk patologi en upphandlingsprocess för kylceller och annan utrustning. Samtidigt beställdes en förstudie från Fastigheter och service avseende utredning av tekniska förutsättningar för installation av dessa. Verksamhetsstörningar till Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

55 2 (3) följd av vattenskadan blev omfattande. Därför blev valet mellan återställande till ursprungligt skick alternativt kylcellsinstallation med tillhörande lokalanpassning till en akut fråga. Verksamheten bedömde att endast sistnämnda alternativet var acceptabelt och äskade medel för anskaffning av kylcellsutrusningen. Verksamheten beviljades tkr till utrustningen och upphandling har genomförts parallellt med framdrift av vattenskadeprojektet. För anpassning av lokalerna redovisar förstudierapport från december 2017 en kostnadsuppskattning på tkr. Avtal avseende fortsatt arbete mellan Akademiska sjukhuset och Fastigheter och service har tecknats i december Kostnader och finansiering Tidigare upparbetat i projektet för förstudie och programarbete är 730 tkr. Bedömd totalkostnad för ombyggnadsprojektet är tkr exkl tkr för kylceller. Redan tilldelade medel för kylceller tkr. Verksamheten avser teckna tilläggshyresavtal. Finansiering av tkr kommer att göras genom omdisponering i investeringsramen för 2018 som Akademiska sjukhuset och Fastighet och service gemensamt tagit fram. Konsekvenser Investering i kylceller (och medförande ombyggnationer) är i första hand en arbetsmiljöförbättring, då bårhuspersonal samt transportörer av avlidna ej behöver arbeta inuti ett kallt kylrum under flera timmar i sträck. Därutöver möjliggör kylceller att risken för förväxlingar av avlidna kraftigt minskar, då varje avliden får en registrerad kylboxplats i bårhusliggaren, och inte som tidigare en odefinierad plats i ett allmänt kylrum med viss förväxlingsrisk. Dessutom ökar anonymiteten för de avlidna, som i ett kylrum blir offentliga och kan identifieras pga namnkort på utsidan. Investering i kylceller medför en energibesparing, vilket är förenligt med Region Uppsalas miljömål. Återställande till befintligt kylrum skulle ha en högre energiförbrukning vilket kan vara svårt att försvara utifrån beslutade riktlinjer. Investering i kylceller innebär en mindre risk för haveri, då avsaknad av kyla i en enda kylbox inte påverkar resterande kylceller. Ett kylrum däremot drabbar hela rummet vid haveri och därmed alla avlidna som befinner sig i rummet. Investering i kylceller gör att personal som inte är anställda på patologen, men som vistas i lokalerna (transportörer inre och yttre transport), inte behöver konfronteras med avlidna i varierande skick. Ur ett vårdhygieniskt perspektiv torde kylceller vara att föredra för att undvika eventuell smittspridning. Kylceller där varje avliden har en avsedd plats medför dessutom en tidsbesparing för personalen i bårhuset.

56 3 (3) Beredning Investeringsrådets bedömning Investeringsrådet har berett investeringsprojektet den 24 januari 2018 och gör följande bedömning. Investeringsrådet rekommenderar fastighets- och servicenämnden att godkänna start av programarbete i enlighet med förelagt förslag och gör ett medskick till programarbetet att beakta mesta möjliga effektiviseringsvinster såsom energianvändning. Investeringsprojektet är enligt investeringsrådets bedömning en hyresgästinitierad investering. Akademiska sjukhuset ska återkomma om finansiering av investeringsprojektet inför nästa eventuella steg i investeringsprocessen. I enlighet med den beslutade fastighetsinvesteringsprocessen ska Akademiska sjukhuset, om man inte klarar prioritering av investering inom beslutad budget och driftkostnad, betala kostnad för förstudie och programarbete. Investeringsrådet har berett investeringsprojektet igen den 20 februari 2018 och gör följande bedömning. Investeringsrådet ställer sig bakom förslaget till genomförandebeslut under förutsättning att Akademiska sjukhuset prioriterar detta i investeringsplanen för 2018 och skjuter fram andra investeringar, för att säkerställa finansiering av investeringsprojektet. Investeringsrådet har berett investeringsprojektet igen den 28 mars 2018 och gör följande bedömning. Investeringsrådet ställer sig bakom den omdisponering i investeringsramen som Akademiska sjukhuset och Fastighet och service gemensamt har tagit fram: Tillnyktringsenhet beviljat 10 Mkr, beräknat ca 3 Mkr Fastighetsinvestering i samband med ny investering i utrustning beviljat Ny cyklotron beviljat 20 Mkr hinner ej upparbetas under 2018, lägga till 3 Mkr 2020 Behandlingsbyggnad B9 centralblocket Behandlingsbyggnad B12 centralblocket Fastighetsinvesteringsplan FoS, omprioritering Summa totalt omprioriterat 2018 Bilagor Fastighets- och servicenämndens beslut Programrapport med bilagor Kopia till Förvaltningsdirektören Fastighet och service Fastighetschef Fastighet och service Funktionsbrevlåda Fastighet och service 7 Mkr 1 Mkr 3 Mkr 1 Mkr 1 Mkr 2,8 Mkr 15,8 Mkr

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77 Risk Nyckelpersoner lämnar projektet. Kunskapstapp pga. att konsultgruppen byts ut mellan olika skeden (t.ex. pga. upphandlingsform). Förseningar pga. detaljplaneprocessen, t.ex. överklagan. Oväntade arkeologiska fynd. Oklarheter kring vilka tekniska anvisningar från LSU som är styrande, t.ex. miljö vs underhåll. Befintligt hus ser ej ut som förväntat, t.ex. pga. ofullständiga relationsritningar. Aktuell i detta projekt?

78 Sena besked av speciallösningar, t.ex. aktuellt då konst är involverad. Nya metoder eller processer kommer användas inom projektet/bygget. Risker eller problem ärvs från tidigare projekt. Tidplanen är alltför tajt. Beroende till andra parallella/närliggande projekt. Brandskyddet försämras/påverkas under ombyggnad, t.ex. brandlarm stängs av tillfälligt.

79 Utrymningsvägar blockeras under byggnation. Räddningsvägar blockeras under byggnation. Patienter smittas av Aspergillus, eftersom Aspergillus sprids vid rivning/schaktning i mark och via vägdamm. Extra stor risk för patienter med nedsatt immunförsvar. Kan ej uppfylla kraven för certifiering enligt projektet, t.ex. miljöbyggnad. Projektbudgeten är alltför tajt. Stor osäkerhet kring leverantörer/entreprenörer.

80 Personer går fel på sjukhusområdet (in- och utomhus) pga. att skyltning ej är uppdaterad med hänsyn till byggskedet. Logistiska samband inom sjukhuset är ineffektiva under byggtid. Sjukhuset kan ta emot färre patienter under byggnationen, t.ex. pga. färre p-platser. Framkomlighet utomhus försvåras pga. bygget, och sjuka patienter kan få svårt att komma in i byggnaden. Ingrepp i driftsatta mediasystem. Kan leda till att utrustning slutar fungera i kringliggande verksamhet. Oklarheter kring överlämnandet till driften.

81 Grävning i mark. Kan leda till att kabel grävs av och avbrott sker i tekniska system, t.ex. tele, data, värme. Produktionsbortfall pga. att verksamheten tvingas till avbrott under byggnationen. Problem med ambulanstransporter förbi bygget. Kranar ska användas i projektet. Kan t.ex. störa helikoptertrafik eller påverka kulvert om stödben placeras ovanpå denna. Vibrationer och buller stör verksamheten (utrustning och patienter) på sjukhuset, t.ex. vid pålning. Verksamhet och ledning vill uppnå olika saker med projektet.

82 Omständigheter ändras under projektets gång så att även verksamhetens behov ändras. Bristande information till verksamheten, t.ex. pga. att fel kanaler används. Negativ publicitet kring projektet i media. Stort motstånd mot projektet inom eller utanför LSU eller AS. Vattentäkt påverkas av miljöföroreningar t.ex. pga. oljeläckage från arbetsmaskiner. Evakuering/utflytt av befintlig verksamhet fungerar ej som den ska.

83 Hur är den aktuell och hur stor påverkan kan den ha? Accepteras risken (eller krävs åtgärder)? Motivering till varför risken ev. accepteras.

84

85

86

87

88

89 Om risken ej accepteras, vilka åtgärder krävs? Riskägare

90

91

92

93

94

95 Konsekvensklasser Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part

96 Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part

97 Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part

98 Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part

99 Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part

100 Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part Påverkan på huvudtidplan Personskada Patientsäkerhet Kostnadsförändring Kontinuitet för verksamheten Goodwill 3:e part

101 Bilaga 3 förstudierapport Händelse Konstaterad risk Sannolikhet Påverkan Risk Nyckelpersoner lämnar projektet. Ja Oväntade arkeologiska fynd. Nej 0 Ingen. Oklarheter kring vilka tekniska anvisningar från LSU som är styrande, t.ex. miljö vs underhåll. Nej 0 Ingen. 2 3 Åtgärd 5 Ingen. Kommentar och status Hanteras om problemet uppstår. Hög risk med hög påverkan Medelhög risk med medelhög påverkan Låg risk med liten påverkan Befintligt hus ser ej ut som förväntat, t.ex. Ja pga. ofullständiga relationsritningar Utredningar sker löpande. Hanteras om problemet uppstår. Sena besked av leverantörer angående tekniska anvisningar/ krav tex kylceller Nej Innan projektering påbörjas säkerställs krav från leverantörer. Krav inhämtade. Nya metoder eller processer kommer användas inom projektet/bygget. Nej 0 Ingen. Risker eller problem ärvs från tidigare projekt. Nej 0 Ingen. Tidplanen är alltför tajt. Nej 0 Ingen. Beroende till andra parallella/närliggande Ja projekt. 5 2 Brandskyddet försämras/påverkas under Ja ombyggnad, t.ex. brandlarm stängs av tillfälligt. 2 4 Utrymningsvägar blockeras under byggnation. Ja 1 4 Räddningsvägar blockeras under byggnation. Ja 1 4 Personal smittas av Aspergillus (eller annan smitta) vid rivning av gamla kylrummet. Ja 2 5 Kan ej uppfylla kraven för certifiering enligt projektet, t.ex. miljöbyggnad. Nej Projektbudgeten är alltför tajt (gäller vattenskadeprojektet enbart). Ja Stor osäkerhet kring leverantörer/entreprenörer. Nej 0 Ingen. Personer går fel på området (in- och utomhus) pga. att skyltning ej är uppdaterad med hänsyn till byggskedet. Nej 0 Ingen. Logistiska samband inom området är ineffektiva under byggtid. Ja 5 3 Framkomlighet utomhus försvåras pga. bygget, och besökare kan få svårt att komma in i byggnaden. Ja 1 3 Ingrepp i driftsatta mediasystem. Kan leda till att utrustning slutar fungera i kringliggande verksamhet. Oklarheter kring överlämnandet till driften. Ja 4 2 Nej 0 Ingen. Grävning i mark. Kan leda till att kabel grävs av och avbrott sker i tekniska system, t.ex. tele, data, värme. Produktionsbortfall pga. att verksamheten tvingas till avbrott under byggnationen. Nej 0 Ingen. Ja Vibrationer och buller stör verksamheten Ja (utrustning och patienter) på sjukhuset, t.ex. vid pålning. Verksamhet och ledning vill uppnå olika Nej saker med projektet. 7 Projektledaren ansvarar för att projekten samordnas. Angående ventilationsfrågan övergripnade för C5 samordnar teknisk förvaltare. 6 Brandskyddsbeskrivning framtagen. Skall följas av entreprenör. Kylceller som ska implementeras efter återställning av vattenskada. 5 Bygget samordnat med verksamhetens krav på flöden/logistik i lokalerna samt utanför vid lastbrygga/bodar. 5 Brandskyddsbeskrivning framtagen. Skall följas av entreprenör. Tas med i planeringen av entreprenadområdet. 7 Plan för rivningen framtagen ihop med vårdhygien och Relita. 0 Ingen PÄ är varskodd ett flertal gånger. Ökade tilldelade medel söks. Vattenskadan har växt och det gamla kylaggregatet är kasserat av driften. 8 Tidig information och planering med Flytt av kylrum. Planeras och berörda verksamheter. samverkas. Efterssom vattenskadan växer påverkas även kringliggande lokaler. Detta samverkas/planeras med berörda parter. 4 Inga bilar eller sopkärl placeras så att flöden blockeras. 6 Samordna driftstopp med verksamheten. Risk att vatten, avlopp påverkas under byggtid. 4 Rum för avsked kan inte erbjudas under byggtid. Begravningsbyrårer informeras av verksamheten. Avstämt med verksamhet. 4 Verksamheten är med i planering av bullriga jobb. 0 Omständigheter ändras under projektets Nej gång så att även verksamhetens behov ändras. Bristande information till verksamheten, Nej t.ex. pga. att fel kanaler används. 0 Negativ publicitet kring projektet i media. Nej 0 Stort motstånd mot projektet inom eller utanför LSU eller AS. Nej 0 Vattentäkt påverkas av miljöföroreningar Nej t.ex. pga. oljeläckage från arbetsmaskiner. Evakuering/utflytt av befintlig verksamhet Ja fungerar ej som den ska. 0 Risk att personal blir inlåst i temporär Ja kylcontainer. Kylcellerna är för stora för att få in i lokal. Ja Tas med i planeringen av entreprenadområdet Tidig samplanering med verksamheten och löpande utverdering på byggmöten Inlåsningslarm kopplat till driften Utfört. installeras. 6 Storlek avstämd med leverantör. Inga problem konstateras. 0

102

103

104

105 RFP-rapport Projektnamn: Kylceller Omfattning: Kylceller Dokument skapat: Status: Preliminär Version: 0.1 Skede: Förstudie Kylceller Kylceller Upprättat av: Version: Status: Lena Lundberg 0.1 Preliminär Upprättat datum: Versionsdatum: Godkänt av: Godkänt datum: Verksamhetsbeskrivning Anmärkning: Kommentar: Utrymmen i RFP-enheten Benämning Preliminära rumsnummer Kylrum 449, 450, 456 Fastställda rumsnummer Copyright Region Jönköpings län, upplåten till PTS Forum. All obehörig användning är förbjuden. R-nummer R-1 Antal 1 st Sida 1 av 3

106 RFP-rapport Projektnamn: Kylceller Omfattning: Kylceller Dokument skapat: Status: Preliminär Version: 0.1 Skede: Förstudie Utrymme: Kylrum R-nummer: R-1 449, 450, 456 Kylrum Preliminära rumsnummer: 449, 450, 456 Fastställda rumsnummer: Benämning förkortning: Programarea (NTA): Ritad area (NTA): Användningstider: KYLRUM /7/365 Personantal (Dimensionerande): Personantal (Kommentar/Intervall): Funktionskod: 0 Beskrivning för utrymmet: Kylrum med plats för kylceller. Plats för svepningar. Anmärkning för utrymmet: 92 platser anpassade för bårbrickor 620 x 2100 mm. 9 platser anpassade för bårbrickor 800 x 2100 mm. Förbered för 8 platser anpassade för bårbrickor 620 x Installationer och effektkrav enligt leverantörs specifikation. Kommentar: Funktionsytor: Inredning/utrustning Gräns. Kod Inredning/utrustning F Tvättplatsutrustning Omklädningsrum, WC, WC/Dusch Antal 1 st Hållare för flytande tvål 1 st Papperskorg trådkorg 1 st Hållare för handdesinfektion 1 st Spegel ospec 1 st Hållare för torkpapper, liten 1 st F Högskåp ospec för städutrustning med hållare för moppskaft samt skrapa 1 st F Högskåp 1 fast hylla 5 backar B=400 D=600 H=2100 (mm) kläder, bäddmaterial för 2 st avsked utrustning för sanering och mindre kirurgiska ingrepp F Bärlist för hyllplan 1 st F Hyllsektion 1 hyllplan, rostfri på konsol D=300 (mm) vid tvättställ för munskydd 1 st F Z Hållare för plastrulle 1 st F Hållare för engångsförkläden 1 st F Hållare för engångshandskar 1 st F Hållare för munskydd 1 st F Dörröppnare kombinerad armbågskontakt/fotplatta 1 st F Tvättställ stort utan bräddavlopp B=600 D=450 1 st F Tvättställsblandare bänkmonterad 1 st F Spolblandare med slanghylla 2 st F Golvbrunn syrafast rostfri F Vägguttag dubbelt, 230 V, 10A-16A 1 för mobil lyft 1 för bricklyft 1 befintlig för lyft 4 Ospec 7 st befintliga för dataplats Copyright Region Jönköpings län, upplåten till PTS Forum. All obehörig användning är förbjuden. Sida 2 av 3

107 RFP-rapport Projektnamn: Kylceller Omfattning: Kylceller Dokument skapat: Status: Preliminär Version: 0.1 Skede: Förstudie Utrymme: Kylrum R-nummer: R-1 F Z Visningssignal Placeras vid dörr mot visningsrum 1 st F Datauttag - Enkelt RJ45 uttag för data, telefoni 2 befintliga vid arbetsplats 2 st V Skrivbord höj och sänkbart alt skrivskiva på konsol 1 st V Hylla för bärlistsystem 1 st V Arbetsstol 1 st V PC-enhet 1 st V Skrivare 1 st V Sopsäckshållare 125L 1 st V Tvättsäckshållare 125L 2 st V Bårvagn Plats för. B650 Ospec V Z Katafalk B=700 Ospec V Lyftvagn med elektrisk lyftanordning Plats för bricklyft Funktionskrav 2 st Värde D61-6 Dörrar. Fri passage D63-3 Insynsskydd film F39-2 Temperaturkrav. Enligt styrande dokument LSU G33-7 Min luftflöden l/s m² H13-1 Allmän belysning I11-12 Ljudisolering. Enligt styrande dokument LSU K28-6 Anslutning av apparater / utrustningar. Elanslutning av övriga apparater och 1200 mm annat än persienner 3 + forcering l/s m² utrustningar upptagna under rubriken "inredning/utrustning". N26-5 Ellåssystem Från passage 455A till 456 N31-3 Hygienklass Speciella krav 2 klass Ytskikt Gräns. Kod Ytskikt F Golv Plast, stegsäker halkfri Copyright Region Jönköpings län, upplåten till PTS Forum. All obehörig användning är förbjuden. Sida 3 av 3

108 Bilaga 6 Tidplan kylcell och vattenskada Programarbete Beslut om produktion 2018 Jan Feb Mar April Maj Avetablering temporära kylrum Jul Aug Sep Okt Kommentar Inlämning av underlag Beslut FSN Genomförande Rivning av risklabb (obs sanering) Bygghandlingar RMV Beställning vent och kyla Byggarbeten Produktion av kylceller Provningar och besiktningar Inflytt Jun Bygghandling golv släpps under mars. RMV:s färdigställand prioriteras. Beställs av entreprenör. Byggtid inkluderar 4 veckor semester. 6-8V INKL MONTAGE 6-8 veckor produktion och montage (beställs av verksamheten efter genomförandebeslut) Samplaneras med verksamheten. Obs sanering skall ingå.

109 Fastighets- och servicenämnden Protokoll Sammanträdesdatum: /18 Dnr FSN Programarbete lokalanpassning kylceller C5 Beslut Fastighets- och servicenämndens beslut 1. Investeringsprojektet går vidare till program till en kostnad av 580 tkr. 2. Den totala investeringskostnaden beräknas uppgå till tkr, exklusive tkr som avser inventarier och utrustning. 3. I enlighet med investeringsrådets bedömning uppdra till Fastighet och service att inför genomförandebeslut säkerställa att Akademiska sjukhuset garanterar finansieringen av lokalanpassning kylceller C5, Klinisk patologi. Reservation Emilie Orring (M), Pontus Lamberg (KD), Håkan Marklund (L) och Tommy Rosenkvist (M) inkommer med skriftlig reservation. Ärendebeskrivning År 2016 drabbades obduktionsavdelningens bårhus vid C5 av översvämning. Det visade sig senare att bjälklaget och väggar till kylrummet för avlidna samt även angränsande sveprum, sammanlagt ca 200 kvm, fått en större fuktskada. Det skadedrabbade området nyttjats av både obduktionspersonal och begravningsbyråer. Ett omfattande planeringsarbete för sanering påbörjades hösten För frigörande av lokalerna för rivning av väggar, borttagning av överbetong, torkning samt återställande krävdes evakuering och bland annat förvaring i provisoriska kylrum. Skadehändelsen hanteras som ett försäkringsärende. Eftersom den skadade lokalens golv och väggar behövde rivas helt önskade Klinisk patologi en översyn av lokalens funktion för installation av individuella kylceller för avlidna. Kylceller i ett normal tempererat utrymme i stället för ett stort kylrum. Syftet var att tillskapa en bättre arbetsmiljö för personalen samt uppfylla gällande hygien-, miljö- och säkerhetskrav. I början av 2017 påbörjade Klinisk patologi en upphandlingsprocess för kylceller och annan utrustning. Samtidigt beställdes en förstudie från Fastigheter och service avseende utredning av tekniska förutsättningar för installation av dessa. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 3 (25)

110 Fastighets- och servicenämnden Protokoll Sammanträdesdatum: Verksamhetsstörningar till följd av vattenskadan blev omfattande. Därför blev valet mellan återställande till ursprungligt skick alternativt kylcellsinstallation med tillhörande lokalanpassning till en akut fråga. Verksamheten bedömde att endast sistnämnda alternativet var acceptabelt och äskade medel för anskaffning av kylcellsutrusningen. Verksamheten beviljades tkr till utrustningen och upphandling har genomförts parallellt med framdrift av vattenskadeprojektet. För anpassning av lokalerna redovisar förstudierapport från december 2017 en kostnadsuppskattning på tkr. Avtal avseende fortsatt arbete mellan Akademiska sjukhuset och Fastigheter och service har tecknats i december Tarja Bergqvist, fastighetschef, ger en muntlig föredragning av ärendet. Kostnader och finansiering Tidigare upparbetat i projektet för förstudie är 150 tkr. Bedömd kostnad för programarbetet är 580 tkr. Bedömd totalkostnad för ombyggnadsprojektet är tkr exkl tkr för kylceller. Redan tilldelade medel för kylceller tkr. Verksamheten avser teckna tilläggshyresavtal. Verksamheten kan inte finansiera investeringen själv, utan äskar tillskott av ägaren. Konsekvenser - Investering i kylceller (och medförande ombyggnationer) är i första hand en klar arbetsmiljöförbättring, då bårhuspersonal samt transportörer av avlidna ej behöver arbeta inuti ett kallt kylrum under flera timmar i sträck. - Därutöver möjliggör kylceller att risken för förväxlingar av avlidna kraftigt minskar, då varje avliden får en registrerad kylboxplats i bårhusliggaren, och inte som tidigare en odefinierad plats i ett allmänt kylrum med viss förväxlingsrisk. Dessutom ökar anonymiteten för de avlidna, som i ett kylrum blir offentliga och kan identifieras pga namnkort på utsidan. - Investering i kylceller medför en energibesparing, vilket är förenligt med Region Uppsalas miljömål. Återställande till befintligt kylrum skulle ha en högre energiförbrukning vilket kan vara svårt att försvara utifrån beslutade riktlinjer. - Investering i kylceller innebär en mindre risk för haveri, då avsaknad av kyla i en enda kylbox inte påverkar resterande kylceller. Ett kylrum däremot drabbar hela rummet vid haveri och därmed alla avlidna som befinner sig i rummet. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 4 (25)

111 Fastighets- och servicenämnden - Protokoll Sammanträdesdatum: Investering i kylceller gör att personal som inte är anställda på patologen, men som vistas i lokalerna (transportörer inre och yttre transport), inte behöver konfronteras med avlidna i varierande skick. Ur ett vårdhygieniskt perspektiv torde kylceller vara att föredra för att undvika eventuell smittspridning. Kylceller där varje avliden har en avsedd plats medför dessutom en tidsbesparing för personalen i bårhuset, som slipper leta efter en avliden av hundra i ett kylrum. Beredning År 2016 drabbades obduktionsavdelningens bårhus vid C5 av översvämning. Vilket resulterade i ett försäkringsärende. I början av 2017 påbörjade Klinisk patologi en upphandlingsprocess för kylceller och annan utrustning. Samtidigt beställdes en förstudie från Fastighet och service avseende utredning av tekniska förutsättningar för installation av dessa. Då vattenskadan blev omfattande blev valet mellan återställande till ursprungligt skick alternativt kylcellsinstallation med tillhörande lokalanpassning till en akut fråga. Även de kritiska arbetsmiljöförhållandena har bidragit till att verksamheten vill hantera detta skyndsamt. Verksamheten beviljades tkr till kylcellsutrustning och upphandling genomfördes parallellt med framdrift av vattenskadeprojektet. Då utrustning redan upphandlats har programarbetet påbörjats. Investeringsrådets bedömning Investeringsrådet har berett investeringsprojektet den 24 januari 2018 och gör följande bedömning. Investeringsrådet rekommenderar fastighets- och servicenämnden att godkänna start av programarbete i enlighet med förelagt förslag och gör ett medskick till programarbetet att beakta mesta möjliga effektiviseringsvinster såsom energianvändning. Investeringsprojektet är enligt investeringsrådets bedömning en hyresgästinitierad investering. Akademiska sjukhuset ska återkomma om finansiering av investeringsprojektet inför nästa eventuella steg i investeringsprocessen. I enlighet med den beslutade fastighetsinvesteringsprocessen ska Akademiska sjukhuset, om man inte klarar prioritering av investering inom beslutad budget och driftkostnad, betala kostnad för förstudie och programarbete. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 5 (25)

112 Fastighets- och servicenämnden Protokoll Sammanträdesdatum: Yrkanden Fastighets- och servicenämndens ordförande Johan Sundman (S) yrkar bifall till föreliggande förslag. Emilie Orring (M), Pontus Lamberg (KD), Håkan Marklund (L) och Tommy Rosenkvist (M) yrkar på att ärendet återremitteras för att lösa finansieringsfrågan. Ordförande frågar om ärendet ska avgöras idag eller återremitteras och finner att det ska avgöras idag. Fastighets- och servicenämnden beslutar enligt föreliggande förslag. Kopia till Förvaltningsdirektören Fastighet och service Fastighetschef Fastighet och service Funktionsbrevlåda Fastighet och service Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 6 (25)

113 Fastighets- och servicenämnden Reservation: Finansieringsfrågan behöver lösas Ärende 8 gällande beslut om programarbete lokalanpassning kylceller Klinisk patologi Den påbörjade fastighetsinvesteringen är en önskvärd arbetsmiljöförbättring och kvalitetsförstärkning av verksamheten i C5, Klinisk patologi. Då investeringen påbörjats utanför gällande fastighetsinvesteringsprocess, programarbete har inletts utan att nämnden godkänt start och det idag inte är klarlagt hur investeringen ska finansieras är det oansvarigt att låta ärendet löpa på. Vi reserverar oss därför mot att beslut fattas idag utan förankrad finansieringslösning. Emilie Orring (M) Håkan Marklund (L) Pontus Lamberg (KD) Tommy Rosenkvist (M)

114 TJÄNSTEUTLÅTANDE Fastighet och service Thomas Thunblom Tfn E-post Dnr FSN Fastighets- och servicenämnden Svar på initiativärende avseende riskbedömning och konsekvensanalys med handlingsplan samt tillsättande av extern referensgrupp Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut 1. Förslaget om att tillsätta en extern referensgrupp som följer arbetet med Framtidens Akademiska (FAS) avslås. 2. Förslaget om att ta fram och presentera en riskbedömning och konsekvensanalys med handlingsplan avseende inflytt i Ingång 100 (J-huset) anses besvarat med hänvisning till ärendebeskrivningen. Ärendebeskrivning Emilie Orring (M), Per Norstedt (C), Håkan Marklund (L) och Tommy Rosenkvist (M) inkom den 21 februari med ett initiativärende avseende riskbedömning och konsekvensanalys med handlingsplan samt tillsättande av extern referensgrupp. Emilie Orring (M), Per Norstedt (C), Håkan Marklund (L) och Tommy Rosenkvist (M) yrkade följande: 1. En extern referensgrupp tillsätts som följer det fortsatta arbetet med FAS. 2. En riskbedömning och konsekvensanalys med handlingsplan tas fram och presenteras för fastighets- och servicenämnden för att förutse och förebygga svårigheter i samband med inflytt i J-huset. Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

115 2 (2) Extern referensgrupp, Framtidens Akademiska Förslaget om att tillsätta en extern referensgrupp tillsätts som följer det fortsatta arbetet med FAS avslås. Fastighet och service ser positivt på initiativärendet men behovet av extern referensgrupp bedöms av Fastighet och service kunna avvakta tills projektet färdigställts. Riskbedömning och konsekvensanalys med handlingsplan, Ingång 100/J-huset Framtidens Akademiska sjukhus (FAS) har sedan våren 2017 fastighets- och servicenämndens arbetsutskott som politisk styrgrupp. Tjänstemannaberedning av ärenden till den politiska styrgruppen görs i investeringsrådet under ledning av regiondirektören. Föredragande i både fastighets- och servicenämndens arbetsutskott och investeringsrådet är projektchef för FAS. Denna ordning har skapat goda förutsättningar för kontroll och styrning av FAS. Ingång 100/J-huset är inne i sin slutfas. Verksamheten beräknas kunna påbörja sin kliniska driftsättning oktober Den positiva förstärkningen av byggherreorganisationen enligt ovan beskrivning har relativt nyligen tillsats. Projektet Ingång 100 som bedrivs vid Akademiska sjukhuset och är en del av FAS leder den kliniska driftsättningen av Ingång 100/J-huset. Det säkerställer att verksamheten kan ta huset i bruk samt stöttar i flyttprocessen. I projektet ingår att redovisa en riskanalys. Det förankras fackligt. Erfarenheter från liknande projekt inom andra regioner och landsting inhämtas. Förslaget om att ta fram och för fastighets- och servicenämnden presentera en riskbedömning och konsekvensanalys med handlingsplan för att förutse och förebygga svårigheter med inflytt i Ingång 100 (J-huset) anses härmed besvarat. Bilagor Initiativärende Kopia till Emilie Orring (M) Per Norstedt (C) Håkan Marklund (L) Tommy Rosenkvist (M)

116 Fastighets- och servicenämnden INITIATIVÄRENDE Riskbedömning och konsekvensanalys med handlingsplan samt tillsättande av extern referensgrupp Projektet Framtidens Akademiska (FAS) är ett av de största och mest genomgripande ny- och ombyggnadsprojekt som har genomförts på Akademiska sjukhuset. Sjukhuset ska moderniseras och erbjuda bästa möjliga vård för patienterna samt uppfylla kraven på en modern arbetsmiljö för vårdens medarbetare. Flera tidigare ny- och ombyggnadsprojekt visar på svårigheterna i att driftsätta nya stora vårdinrättningar. Samtidigt har Region Uppsala erfarenheter från inflytten i Psykiatrins hus som bör tillvaratas inom FAS. Inflytten i den nya vård- och behandlingsbyggnaden, J-huset, planeras inledas under hösten 2018 och pågå under många månader. Inför det arbetet behöver produktionen säkras, risker förutses och hanteras samt tidigare erfarenheter tillvaratas. Även om verksamheter ska flytta behöver patienterna få vård i tid. Region Uppsala som arbetsgivare har också en skyldighet att förutse, konsekvensbedöma och åtgärda risker vid förändringar i verksamheten. Vi yrkar därför Att en extern referensgrupp tillsätts som följer det fortsatta arbetet med FAS Att en riskbedömning och konsekvensanalys med handlingsplan tas fram och presenteras för Fastighets- och servicenämnden för att förutse och förebygga svårigheter i samband med inflytt i J-huset Emilie Orring (M) Per Norstedt (C) Håkan Marklund (L) Tommy Rosenkvist (M)

117 TJÄNSTEUTLÅTANDE Fastighet och service Thomas Thunblom Tfn E-post Dnr FSN Fastighets- och servicenämnden Svar på initiativärende avseende utveckling av fastigheten för regionens vårdcentral i Knivsta Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Initiativärendet anses besvarat med hänvisning till redovisningen som framgår av ärendebeskrivningen. Ärendebeskrivning Emilie Orring (M), Håkan Marklund (L), Pontus Lamberg (KD) och Tommy Rosenkvist (M) inkom den 21 mars med ett initiativärende avseende hur fastigheten för Region Uppsalas vårdcentral i Knivsta ska utvecklas. Emilie Orring (M), Håkan Marklund (L), Pontus Lamberg (KD) och Tommy Rosenkvist (M) yrkade följande: Fastighets- och servicenämnden får en information gällande den avbrutna hyresavtalsupphandlingen i Knivsta samt hur frågan nu ska hanteras så att fastigheten är verksamhetsanpassad och lever upp till kraven på god arbetsmiljö. Fastighet och service har i dialog med Primärvården avbrutit upphandlingen av ny vårdcentral i Knivsta. Endast 1 anbud inkom. Upphandlingen avbröts på grund av bristande konkurrens. Primärvården kommer nu att inleda samtal med Knivsta kommun och andra aktörer inom vård och hälsa och undersöka om det finns förutsättningar till gemensamma lösningar. Olika gemensamma lösningar kan kräva olika lösningar avseende fastigheter, därför är Fastighet och service aktivt med i dessa samtal. Nuvarande lokaler ägs av Knivsta kommun och hyrs av Region Uppsala. Region Uppsala har besittningsskydd. Även upphandlingen av ny vårdcentral i Södra staden, Uppsala avbröts av samma skäl. Även här kommer Primärvården att undersöka om det finns förutsättningar till gemensamma lösningar med Uppsala kommun och andra aktörer inom vård och hälsa. Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

118 2 (2) På fastighets- och servicenämndens sammanträde den 23 mars lämnades denna information om de avbrutna upphandlingarna av nytt hyreskontrakt för vårdcentralerna i Knivsta respektive Södra staden och hur Region Uppsala avser gå vidare med lokaler för Primärvården. Initiativärendet anses därmed besvarat. Bilagor Initiativärende Fastighets- och servicenämndens beslut Kopia till Emilie Orring (M) Håkan Marklund (L) Pontus Lamberg (KD) Tommy Rosenkvist (M)

119 Fastighets- och servicenämnden Hur ska fastigheten för regionens vårdcentral i Knivsta utvecklas? Initiativärende Region Uppsala har avbrutit upphandlingen av ett hyreskontrakt för en ny vårdcentral i Knivsta. De lokaler som vårdcentralen idag sitter i är slitna och behöver rustas upp. Medarbetare och patienter vid vårdcentralen undrar nu när vårdcentralen kan flytta in i bättre lokaler och hur fastigheten ska utvecklas fram till dess. Vi föreslår därför att: att Fastighets- och servicenämnden får en information gällande den avbrutna hyresavtalsupphandlingen i Knivsta samt hur frågan nu ska hanteras så att fastigheten är verksamhetsanpassad och lever upp till kraven på god arbetsmiljö. Emilie Orring (M) Håkan Marklund (L) Pontus Lamberg (KD) Tommy Rosenkvist (M)

120 Fastighets- och servicenämnden Protokoll Sammanträdesdatum: /18 Dnr FSN Informationer till fastighets- och servicenämnden Beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Informationen som redovisas i ärendebeskrivningen läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Framtidens Akademiska Kent Strömberg, tf projektchef, och Emma Eklöf, projektledare, ger en lägesrapport för Framtidens Akademiska. Ingång 70 (B11) Det finns en programändring gällande tillkommande yta IMA/BIVA med bedömd tillkommande kostnad är kr. Renovering av B11erfordrar att dialysavdelningen flyttas till B20 senast 1 september Innan dess behöver ett antal åtgärder vidtas, såsom flytt av teknikutrymmen, och för det krävs omdisponering av investeringsmedel. Centralblocket B9/B12 Tidplan för genomförande av länkbyggnad och midjehissar är pressad. Projektet kräver mycket samordning med angränsande projekt och berörda verksamheter. Ingång 100 (J-huset) Utkast till rapport om fasaden är framtagen av Skanska och Region Uppsala har lämnat kommentarer på rapporten. Rapporten blir offentlig efter påsk. Provtagning som Region Uppsala gjort av fasaden är klar. Analys och utvärdering av proverna pågår. En MR-hybrid ska installeras i J-huset och fastighets- och servicenämndens arbetsutskott har beslutat om dess driftsättning. Revision av Skanskas och underleverantörers fakturering är avslutad. Inga stora avvikelser har noterats i revisionen. En ny ekonomiska prognos för J-huset ska sammanställas. Tidplan för J-huset och relaterade projekt redovisas. Ny stadsbussdepå Stadsbussdepån kommer att utökas med däckverkstad. Pågående åtgärder inom projektet och ekonomi redovisas. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 3 (25)

121 Fastighets- och servicenämnden Protokoll Sammanträdesdatum: En risk i projektet är att Vattenfall aviserat att de har problem att leverera efterfrågad effektbehov för bussdepån. Beräknat effektbehov för nya bussdepån kan inte levereras eftersom stamnätet inte räcker till. Diskussion förs om hantering av risker och konsekvenser. Pågående investeringsprojekt inom Region Uppsala Kent Strömberg, tf projektchef och Emma Eklöf, projektledare, ger en lägesrapport för pågående investeringsprojekt. En ny redovisningsprincip används i projekten. Det är 177 investeringsprojekt som pågår. Budget för projekten är totalt cirka 4,6 miljarder kronor. Resurscentrums verksamhet Marcus Görgård, enhetschef, informerar om verksamheten vid ekonomienheten och Robotics. Ekonomienhetens huvudsakliga ansvar är bokslut, kundfakturor, leverantörsfakturor/inköpssystem, ekonomiservice, och systemförvaltning av ekonomiobjekt. Robotics arbetar med att stötta förvaltningarna i att automatisera och digitalisera ekonomiadministration, så kallad RPA. Energisparprojektet Jonas Eriksson, teknikchef, redogör för det energisparprojekt som pågår Projektet har bland annat resulterat i att energiförbrukningen inom Region Uppsala sänkts med 20 procent under perioden. Inom projektet sker samarbete med Uppsala universitet. Fördjupad förstudie Östervåla Tarja Bergqvist, fastighetschef, och Sonja Ekström Boström, biträdande fastighetschef, informerar om behovet av fördjupad förstudie gällande lokaler för Folktandvårdens och Primärvårdens verksamheter i Östervåla. Alternativ för lokalerna diskuteras. Inhyrningar vårdcentral i Knivsta respektive Södra staden Thomas Thunblom, förvaltningschef, informerar om att Region Uppsala har avbrutit upphandlingar av hyreskontrakt för nya vårdcentraler i Knivsta respektive Södra staden. Orsaken är att det har kommit in för få anbud. Yrkanden Fastighets- och servicenämndens ordförande Johan Sundman (S) yrkar bifall till föreliggande förslag. Fastighets- och servicenämndens ordförande finner att nämnden beslutar enligt föreliggande förslag. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 4 (25)

122 TJÄNSTEUTLÅTANDE Regionkontoret Erica Hult Tfn E-post Dnr FSN Fastighets- och servicenämnden Anmälan av beslut enligt delegation för april 2018 Förslag till beslut Fastighets- och servicenämndens beslut Redovisningen av delegationsbeslut godkänns enligt bilagor. Ärendebeskrivning I enlighet med gällande delegationsbestämmelser inom fastighets- och servicenämndens verksamhetsområde anmäls beslut enligt lämnad delegation. Bilagor Delegationsbeslut Region Uppsala Box Uppsala tfn vx fax org nr

123 Anmälan av delegationsbeslut till fastighets- och servicenämnden, Region Uppsala Datum för beslut Diarienummer Beslutskategori med eller ärendegrupp löpnummer Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning Avtalsförlängning Kost Enköpings lasarett. UPPH Avtalsförlängning Balingsta energi, Wik Åtgärder golvkonstruktion B20, FI 9.17 msek Hyreskontrakt Heby textil. Kont,nr Avtalsförlängning Svensk markservice UPPH Ramavtalskontrakt UPPH E Ramavtalskontrakt UPPH U Ramavtalskontrakt UPPH E Ramavtalskontrakt UPPH U Ramavtalskontrakt UPPH E Ramavtalskontrakt UPPH E Ramavtalskontrakt UPPH E Ramavtalskontrakt UPPH E Ramavtalskontrakt UPPH U Ramavtalskontrakt UPPH E Ramavtalskontrakt UPPH U Ramavtalskontrakt UPPH U Ramavtalskontrakt UPPH E Ramavtalskontrakt UPPH U Ramavtalskontrakt UPPH E Ramavtalskontrakt UPPH U Thomas L Thunblom, förvaltningschef Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom Thomas L Thunblom