Region Uppsala Fastighets investeringsprocessen

Transkript

1 Region Uppsala Fastighets investeringsprocessen Beslutad i regionfullmäktige

2 Innehåll 1 Inledning Begreppsförklaring Investeringsram Fastighetsinvesteringsprocessen Fastighetsinvesteringsplan Faser i fastighetsinvesteringsprocessen Behov Förstudie Program Genomförande Leverans Uppföljning Roller och ansvar i processen Beställaren Fastighet och Service Investeringsrådet Ansvarig styrelse/nämnd Fastighets- och servicenämnden Regionstyrelsen Regionfullmäktige Beslut och beslutsnivåer i faserna Beslutsunderlag Förändringar i pågående investeringar Förutsättningar för prioriteringar Inhyrning Tidplan fastighetsinvesteringsprocess Utrustningsinvesteringar som innebär fastighetsinvesteringar Sida 2 av 17

3 1 Inledning För att skapa bra förutsättningar att förse invånarna med bland annat vård, trafik och kultur så krävs det att Region Uppsala har ändamålsenliga lokaler för respektive verksamhet. Investeringar i fastigheter tar stora resurser i anspråk och har en långsiktig påverkan på verksamheten. Investeringarna skapar goda förutsättningar för verksamheten genom förbättrade och mer rationella arbets- och vårdmiljöer samt lägre miljöpåverkan. Syftet med detta dokument är att beskriva och fastställa en regiongemensam process för investeringsbeslut för att ge framförhållning och förutsättningar för väl underbyggda investeringsbeslut bidra till öppenhet, transparens och möjlighet att prioritera och pröva förslagen få en tydlig och klar struktur för styrning, planering, beslut och uppföljning tydliggöra rollerna mellan förvaltningarna, regionkontoret och politiken skapa en helhetsbild kring regionens aktuella och kommande investeringsbehov På kort sikt påverkar investeringarna regionens likviditet och långsiktigt förmågan att bära de ekonomiska effekterna samt möjlighet att bedriva en bra verksamhet. För att fastställa vilka investeringar Region Uppsala ska satsa på behöver det finns fastställda prioriteringsriktlinjer för fastighetsinvesteringar och investeringsplanen behöver kopplas till regionens och förvaltningarnas strategier och långsiktiga mål. Detta dokument är en uppdatering av den fastighetsinvesteringsprocess som fullmäktige beslutade om i juni De huvudsakliga förändringarna är att rollerna förtydligats ytterligare, att processen för hur beslut fattats klargjorts, riktlinjer för prioritering har fastlagts samt att processen med att ta fram beslutsunderlag har preciserats ytterligare. 1.1 Begreppsförklaring De begrepp som förekommer i fastighetsinvesteringsprocessen klargörs nedan. Hyresgäst förvaltning som hyr en lokal. Beställare förvaltning som beställer en ombyggnation/nybyggnation. Fastighetsägare Region Uppsala Fastighet och Service förvaltning med uppdrag att förvalta och utveckla Region Uppsalas ägda och förhyrda fastigheter. Förvaltningen har det samlade ansvaret för planerings- och byggprocessen vid nyoch ombyggnationer i regionens fastigheter. Fastighetsinvesteringsplan Ingår som en del av Regionplan och budget (RPB). Fastighetsinvesteringsplanen uppdateras och beslutas årsvis och innehåller investeringsobjektoch nivåer för de kommande tio åren med fokus på de närmsta tre åren. Fastighetsutvecklingsplan strategisk plan som beskriver fysiska utvecklingsmöjligheter ur ett fastighetsägarperspektiv på kort och lång sikt. Sida 3 av 17

4 Lokalförsörjningsplan strategisk plan som beskriver det långsiktiga behovet av lokaler ur ett verksamhetsperspektiv. Fastighetsägarinitierad investering (FI-investering) investering för att bibehålla, förbättra, förnya och anpassa befintliga byggnader eller deras tekniska system. På uppdrag av fastighetsägaren identifierar Fastighet- och Service behovet. Hyresgästinitierad investering (HI-investering) åtgärder initierade och identifierade av hyresgästen som påverkar hyresgästens verksamhet. Projekthandbok för fastighetsinvesteringsprojekt Fastighet och Service handbok som beskriver faserna inom byggprojekt och är ett stöd för arbetet med investeringarna. 2 Investeringsram I samband med att Region Uppsalas budget- och planeringsprocess inleds görs en analys av det tillgängliga utrymmet för investeringar för den kommande planperioden, vilket ingår som en del av ett planeringsdirektiv. Planeringsdirektivet baseras på den analys som gjorts av de ekonomiska förutsättningar som finns och utmynnar i en investeringsram som Regionstyrelsen fattar beslut om. Ramen ska bygga på en investeringsnivå som för Regions Uppsala är ekonomisk hållbar över tid. Ramen styrs främst av regionens förmåga att långsiktigt bära drift- och kapitalkostnaderna samt vilken nyttoeffekt investeringarna ger. Utifrån ramen skapas regionens investeringsplan vilken specificerar vilka investeringar som planeras utföras de närmsta åren. Alla nya investeringsbehov ska baseras på långsiktiga strategiska planer och mål, exempelvis RPB, Fastighetsutvecklings och Lokalförsörjningsplaner samt vårdutvecklingsprojekt. Investeringarna kategoriseras i grupper baserat på var ansvaret ligger och hur beslut fattas. Investeringar med en investeringsutgift över 100 miljoner kronor. Investeringar med en investeringsutgift mellan 10 och 100 miljoner kronor. Investeringar med en investeringsutgift upp till 10 miljoner kronor mindre hyresgästinitierade investeringar (HI) som kan ingå i ram eller specificeras per objekt. Fastighetsägarinitierad investeringsram (FI ram) mindre åtgärder med en investeringsutgift upp till 10 miljoner kronor som kan ingå i ram och/eller specificeras per objekt. 3 Fastighetsinvesteringsprocessen Fastighetsinvesteringsprocessen består av sex faser - behov/behovsanalys, förstudie, program, genomförande, leverans respektive uppföljning. Beslutsprocessen för fastighetsinvesteringar, från identifierat behov till genomförande, är lång. Behoven ska fångas upp i ett tidigt skede för att Sida 4 av 17

5 regionen ska få en helhetsbild och kunna bedöma vilka verksamhetsmässiga och ekonomiska konsekvenser investeringsbesluten får för budget kommande år. 3.1 Fastighetsinvesteringsplan Fastighetsinvesteringsplanen uppdateras och beslutas årsvis och innehåller investeringsobjekt- och nivåer för de kommande tio åren med fokus på de närmsta tre åren enligt regionplan- och budget. Fastighetsinvesteringsplanen kan innehålla investeringsprojekt från flertalet faser dvs. behov/behovsanalys, förstudie, program och genomförande. Planen innehåller både projekt initierade av fastighetsägare och hyresgäst, för att uppnå samordningsvinster bör dessa projekt planeras att genomföras samtidigt. I arbetet med att ta fram den årliga investeringsplanen ska nya investeringsbehov föreslås till investeringsplanen. Förvaltningarna lyfter upp sina nya behov till styrelse/nämnd som prioriterar dem. Behoven som lyfts är inte med automatik föremål för en investering utan lokalbehovet kan även lösas med en extern förhyrning. För investeringsbehov som lyfts i den politiska prioriteringsprocessen är det ett krav att det finns en behovsanalys. För investeringar som pågår under flera år ska prognoser och likvidflöden uppdateras. Vid stora förändringar gällande investeringsnivåer och innehåll för pågående projekt ska förvaltningarna informera styrelse/nämnd om förändringarna i investeringsplanen. I alla fastighetsinvesteringsprojekt finns osäkerheter, ju tidigare fas desto större osäkerhet då projekten inte är definierade och till stor del bygger på övergripande idéer om hur ett problem kan lösas. Investeringsbehov i tidiga faser bör ha en marginal i kalkylerna för detaljeringspåslag (ex. val av lösning, omfattning, tekniska behov och tid). Ju mer definierat projektet blir desto mindre är behovet av marginaler i kalkylerna. Kalkyler till byggprojekt ska i alla faser upprättas av Fastighet och Service. En post för oförutsedda investeringar och programändringar i befintliga projekt bör inkluderas i investeringsplanen. Den oförutsedda posten hanteras av FSN och är till för oförutsedda/akuta behov och fördyringar av pågående och planerade projekt. En programändring avser ett nytillkommet behov inom ett investeringsprojekt och är en förändring av innehållet jämfört med vad som beslutats dvs. en ny funktion. En programändring ska beslutas enligt gällande delegationsordning. För alla investeringar som ingår i investeringsplanen ska det framgå hur framtida driftkostnaden tas om hand inom beställarens budget. Fokus ska ligga på de verksamhetsmässiga effekterna och förmågan att bära de långsiktiga ekonomiska konsekvenserna av investeringen. Oförutsedda investeringsbehov som uppkommer under löpande år ska i första hand tas om hand genom omprioriteringar inom befintlig investeringsplan. Sida 5 av 17

6 3.2 Faser i fastighetsinvesteringsprocessen Varje behov måste beredas och beslutas enligt investeringsprocessens faser. Alla investeringsprojekt har en projektorganisation. Projektorganisationens storlek och roll påverkas av hur omfattande och komplext projektet är. Vid projekt med en investeringsutgift som överstiger 10 miljoner kronor eller i projekt med särskilt behov tillsätts en styrgrupp för att leda projektet. Bild 1: fastighetsinvesteringsprocessen Behov Behov uppstår vid förändring av verksamhet, strategiska beslut, myndighetskrav, skador, åtgärder för att bibehålla fastighetens värde etc. Beroende på typ av åtgärd så initieras behovet av förvaltning, Fastighet och Service eller styrelse/nämnd. För att ett investeringsbehov ska kunna tas upp i investeringsplanen behöver en behovsanalys vara gjord där behovet är väl utrett och underbyggt genom att det finns dokumenterade underlag som visar på: o vilka alternativa lösningar som utretts (tänk om, optimera, bygg om, bygg nytt) o vilken underbyggd information som tagits fram för att motivera investeringsbehovet o vilken nytta som uppnås med investeringsbehovet, kvantitativ och kvalitativ nytta Sida 6 av 17

7 o identifierade sido- och följdprojekt och dess konsekvenser och kostnadseffekter o hur driftkostnadskonsekvenser ska hanteras inom beställarens budget (ex ökade personalkostnader, ny utrustning, hyreskostnad) o att erforderliga beslut finns inom beställarens verksamhet. Beställaren ansvarar för att ta fram en verksamhetsbeskrivning utifrån behovet. Fastighet och Service ansvarar för att ta fram behovsanalysen på uppdrag och i samarbete med beställaren. Behovsanalysen utmynnar i en rapport som beskriver behov, mål, tidplan, budget och organisation för nästa fas, förstudien Förstudie Förstudiearbetet innebär en presentation av olika handlingsalternativ för att lösa det som beskrivits i behovsanalysen såsom projektformulering, studier av projektets möjligheter, strategisk utformning, verksamhetsbeskrivning, utrustningsplanering, kartläggning av miljöaspekter av vital betydelse för projektet, tidplan och ekonomiska kalkyler. Fastighet och Service ansvarar för att ta fram förstudien på uppdrag och i samarbete med beställaren. I förstudien ska en total kostnad för projektet redovisas och beställaren redovisar hur de ska finansiera en ökad hyres- och driftkostnad Program Programarbetet ska definiera och redovisa mål, krav och egenskaper. Ekonomiska ramar tas fram och förutsättningar för projektets genomförande redovisas i programhandlingen. Fastighet och Service ansvarar för att ta fram ett programarbete på uppdrag och i samarbete med beställaren. Programarbetet är underlag för beslut om genomförande och upprättande av ett preliminärt hyresavtal. I programarbetet ska en total kostnad för projektet redovisas och beställaren redovisar hur de ska finansiera en ökad hyreskostnad Genomförande Avser produktion utifrån fastställd programhandling och beställning Beställningen omfattar fastställd ekonomisk ram och bygger på den överenskommelse som gjorts mellan Fastighet och Service och beställare. Fastighet och Service ansvarar för planering, styrning och uppföljning av entreprenadarbeten Leverans Avser överlämning av projekt till driftorganisation och hyresgäst. Sida 7 av 17

8 3.2.6 Uppföljning En uppföljning mellan beställare och Fastighet och Service ska ske efter att investering är färdigställd och tagen i bruk. Uppföljningen ska hantera garantifrågor, dokumentation och även innefatta ett erfarenhetsutbyte mellan parterna. 4. Roller och ansvar i processen 4.1 Beställaren Beställaren ansvarar för att: identifiera investeringsbehov och för att motivera dessa o behoven behöver vara väl underbyggda med en behovsanalys och förankrade/beslutade inom beställarens verksamhet o presentera investeringsbehoven i samband med att ansvarig styrelse/nämnd ska prioritera behoven. Skriva fram beslutsärenden med hjälp av Fastighet och Service enligt fastlagda mallar. Hantera de kostnadskonsekvenser som investeringen medför, o om det efter en behovsanalys visar sig att kostnaderna inte kan hanteras inom beställarens ekonomi måste beställaren gå vidare till styrelse/nämnd för begäran om finansiering av kostnadsökningarna. Detta görs när behoven anges i investeringsplanen så att de ekonomiska förutsättningarna är klarlagda i RPB o vid behov av programändring som inte ryms inom tilldelade medel ska beställaren motivera och redogöra för hur programändringen ska finansieras. Ansvarig styrelse/nämnd beslutar om programändringen o om det under pågående projekt visar sig att investeringen blir dyrare än vad som beslutats i tidigare faser ska beställaren redogöra för ansvarig styrelse/nämnd hur de ska hantera kostnadskonsekvenserna av fördyringen. Beställaren tillsammans med Fastighet och Service informerar FSN gällande pågående investeringsprojekt där överskridande av tilldelade medel beräknas ske och hur kostnadskonsekvenserna ska hanteras. FSN har därefter möjlighet att omdisponera inom investeringsramen upp till en investeringskostnad på 100 mnkr. 4.2 Fastighet och Service Fastighet och service ansvarar för att: Instruktioner, rutiner och mallar gällande underlag för fastighetsinvesteringar är uppdaterade och kända inom regionen. Gå ut med anvisningar till förvaltningarna inför framtagandet av investeringsplanen. Sida 8 av 17

9 Bistå förvaltningarna med att ta fram investeringsbehov samt att stämma av om behoven är relevanta. Identifiera långsiktiga behov i strategiska planer, (Fastighetsutvecklingsplaner). Identifiera FI-investeringsbehov på kort och långsikt och för att motivera dessa o behoven ska vara väl underbyggda med en behovsanalys och förankrade/beslutade inom beställarens verksamhet o presentera FI-investeringsbehoven i samband med att ansvarig styrelse/nämnd ska prioritera behoven. Skriva fram beslutsärenden för FI- investeringar enligt fastlagda mallar. Se till att de investeringar som är beslutade genomförs. Tillsammans med beställaren informera FSN gällande pågående investeringsprojekt där överskridande av tilldelade medel beräknas ske och hur kostnadskonsekvenserna ska hanteras. FSN har därefter möjlighet att omdisponera inom investeringsramen upp till en investeringskostnad på 100 mnkr. Vid behov omprioritera investeringsbehov efter att investeringsplanen har beslutats. Förvaltningsdirektören för Fastighet och Service får omprioritera inom investeringsplanen för aktuell styrelse/nämnds investeringsram efter samråd med aktuell förvaltning. Detta kan göras till en investeringskostnad upp till 10 mnkr. Besluta vilka faser som ska tillämpas för respektive investeringsprojekt. Förvaltningsdirektören för Fastighet och Service får fatta besluta om faser för investeringar upp till 10 mnkr. En individuell prövning ska alltid göras innan beslut fattas. 4.3 Investeringsrådet Investeringsrådet utgör tjänstemannaberedning för investeringsärenden till FSN och RS. Investeringsrådet är en kontrollfunktion för att fånga upp och värdera förvaltningarnas fastighetsinvesteringsbehov. Alla investeringsprojekt som drifts- eller investeringsmässigt förutsätter tillskott av medel, ska behandlas i investeringsrådet. Regiondirektören utser medlemmarna i investeringsrådet. När investeringsärenden hanteras i investeringsrådet ska beställaren vara föredragande av ärendet. Fastighet och Service bistår beställaren med byggteknisk kunskap och kalkylinformation. Investeringsrådet ansvarar för att: Bereda och kvalitetssäkra investeringsramen innan överlämning till FSN och RS. Investeringsrådets ställningstagande gällande ekonomiska konsekvenser utgår från det planeringsdirektiv som beslutats av Regionstyrelsen. Beskriva för FSN och RS de ekonomiska konsekvenserna av olika investeringsvolymer, kostnadskonsekvenser och påverkan på regionens totala ekonomi, likviditetspåverkan och eventuellt behov av lånefinansiering. Sida 9 av 17

10 Bereda prioriteringar utifrån styrelse/nämnds förslag. Bereda investeringsärenden innan beslut i FSN. Bereda utrangeringar och försäljningar av fastigheter. Bereda nya inhyrningar. Vara sista instans för beslut om tvingande flyttar. Vara sista instans i fastighetsetsrelaterade tvister. 4.4 Ansvarig styrelse/nämnd Ansvarig styrelse/nämnd ansvarar för att Värdera om förvaltningarnas behov ligger i linje med verksamhetsuppdrag och mål i verksamheten samt i linje med regionens långsiktiga mål och strategier. Prioritera de behov, utifrån fastlagda prioriteringsriktlinjer, som styrelsen/nämnden anser ska gå vidare till investeringsplanen. Besluta om programändringar, som inte ryms inom tilldelade medel. Beställare motiverar och redogör för hur programändringen ska finansieras. 4.5 Fastighets- och servicenämnden FSN ansvarar för att: Prioritera de FI-behov som, efter en behovsanalys, styrelsen/nämnden anser ska gå vidare till investeringsplanen. Göra en sammanfattad bedömning av regionens totala fastighetsinvesteringsbehov utifrån ett fastighetsägarperspektiv, när behov utvärderas så ska de ställas i relation till regionens ekonomiska utrymme, myndighetsåtgärder, verksamhetsplaner och strategiska mål. Utifrån den av fullmäktige beslutade investeringsplanen, och därmed beslutad finansiering av kostnadsökningar, tar FSN beslut om investeringar löpande utifrån fastställd investeringsprocess o Investeringsbehov kan uppstå efter att investeringsplanen har beslutats. FSN kan då undantagsvis omprioritera inom investeringsplanen för aktuell styrelse/nämnds verksamhetsområde. Detta kan göras till en maximal investeringskostnad på 100 mnkr. En förutsättning är även att hyreskostnadskonsekvensen kan hanteras inom beställarens ram. Sida 10 av 17

11 Ska godta Investeringsrådets yttrande över finansiering. Med Investeringsrådets godkännande om att finansiering finns ska FSN kunna fatta beslut om att bevilja investeringsmedel. Vid fördyringar inom en investering ska beställaren tillsammans med Fastighet och Service informera FSN gällande de investeringsprojekt där överskridande av tilldelade medel beräknas ske. FSN har därefter möjlighet att omdisponera inom investeringsramen upp till en investeringskostnad på 100 mnkr. Informera ansvarig styrelse/nämnd kring eventuella större förändringar som sker inom ramen för tilldelade medel, avseende inriktningen i ett investeringsprojekt. Vid större förändringar för FI investeringar, programändringar, ska FSN fatta beslut om programändringen och kostnadskonsekvenser. 4.6 Regionstyrelsen Regionstyrelsen ansvarar för: Att göra en slutlig prioritering av fastighetsinvesteringsplanen, inför beslut i regionfullmäktige. Vid behov ansvarar regionstyrelsen för att prioritera investeringsbehov mellan styrelser och nämnder Att bereda investeringar med ett investeringsbelopp över 100 mnkr inför beslut i regionfullmäktige Att bereda förändringar i investeringsramen dvs. förändringar av investeringsnivåer och kostnadseffekter utifrån förslag från FSN inför regionfullmäktige. 4.7 Regionfullmäktige Regionfullmäktige ansvarar för: Att utifrån Regionstyrelsen beredning av fastighetsinvesteringsplan besluta om att fastställa fastighetsinvesteringsplanen. Att utifrån Regionstyrelsens beredning besluta om investeringar med ett investeringsbelopp över 100 mnkr. Att besluta om förändringar i investeringsramen dvs. förändringar av investeringsnivåer och kostnadseffekter utifrån förslag från FSN och efter beredning av Regionstyrelsen. 5. Beslut och beslutsnivåer i faserna Region Uppsalas delegationsordning utgör grunden för hur beslut ska fattas i de olika faserna i investeringsprocessen. Sida 11 av 17

12 Alla behov med en behovsanalys sammanställs, prioriteras och förs in i investeringsplanen, som beslutas årligen i och med att RPB beslutas av fullmäktige i juni. Alla behov som enligt investeringsplanen ska starta år 1 i planperioden är godkända att gå vidare till behovsanalys- och förstudiefasen. o Behov som planeras starta år 2 och 3 i investeringsplanen beslutas i kommande investeringsplaner. Efter utförd förstudie ska beslut tas om att gå vidare till programfasen. Efter utfört program ska beslut tas om att gå vidare till genomförandefasen. Beslutsunderlag efter utförd förstudie och program skrivs fram av beställaren och beslutet tas för projektets totalkostnad och enligt beslutsnivåerna investeringsprocessen I besluten ska det alltid framgå den totala kostnaden och hur kostnadsökningen av en investering är finansierad. Beställaren kan aldrig fatta ett beslut som innebär att någon annan ska finansiera kostnadsökningen. Förvaltningschef får fatta beslut om förstudie, program respektive genomförandefas för investeringar upp till 10 mnkr o Avvikelser inom projektet, så länge totalsumman för projektet inte uppgår till mer än 10 mnkr, ska hanteras av förvaltningschef o Omprioriteringar mellan projekt upp till 10 mnkr inom sitt eget ansvarsområde ska göras av förvaltningschef o Ovan gäller under förutsättning att den av fullmäktige beslutade investeringsramen inte överskrids samt att investeringen finansieras av hyresgäst (HI) respektive via avkastningskrav (FI). FSN får fatta beslut om förstudie, program respektive genomförandefas för investeringar mellan 10 och 100 mnkr o Avvikelser inom projektet, så länge totalsumman för projektet inte uppgår till mer än 100 mnkr, ska hanteras av FSN o Omprioriteringar mellan projekt mellan 10 och 100 mnkr ska göras av FSN o Ovan gäller under förutsättning att den av fullmäktige beslutade investeringsramen inte överskrids samt att investeringen finansieras av hyresgäst (HI) respektive via avkastningskrav (FI). Fullmäktige fattar beslut när total investeringsutgift för investeringar är över 100 mnkr o Avvikelser och omprioriteringar som inte är finansierade, inte är inom beslutad ram eller är över 100 mnkr beslutas av fullmäktige. Ett projekt bekostas av beställaren om det i någon av faserna beslutas att inte genomföras. Undantag kan ske om FSN avbryter ett projekt. Bedömning av detta sker från fall till fall. I investeringsplanen anges vem som finansierar kostnadsökningen för investeringen. En kostnadsökning som en förvaltning inte kan finansiera själv kan FSN ta beslut om att den ska finansieras av ägaren förutsatt att det är angivet i investeringsplanen. Sida 12 av 17

13 5.1 Beslutsunderlag Särskild beslutsmall ska alltid användas vid framskrivande av beslut. Engångskostnader ska ingå i besluten (t ex evakuering, temporära kostnader, utrangering, nedskrivning) Finansiering av dessa ska framgå. Förändringar av driftskostnader (t ex ökade personalkostnader, utrustningsinvesteringar, media m.m.) ska ingå i besluten. Finansiering av dessa ska framgå. Kostnader för sido- och följdprojekt ska ingå i besluten. Finansiering av dessa ska framgå. 5.2 Förändringar i pågående investeringar Löpande beslut under genomförandefasen som beror på mindre förändringar/anpassningar fattas av projektorganisationen enligt delegationsordning inom ramen för tilldelade medel. Vid avvikelser såsom fördyringar av ett investeringsprojekt ska beställaren konsekvensbeskriva effekterna av fördyrningen. Beställaren ska tillsammans med Fastighet och Service informera FSN gällande de investeringsprojekt där överskridande av tilldelade medel beräknas ske. o Avvikelser inom ett projekt jämfört med tilldelade medel, så länge totalsumman för projektet inte uppgår till mer än 10 mnkr, ska hanteras av förvaltningschef o Avvikelser inom ett projekt jämfört med tilldelade medel, så länge totalsumman för projektet inte uppgår till mer än 100 mnkr, ska hanteras av FSN o Ovan gäller under förutsättning att den av fullmäktige beslutade investeringsramen inte överskrids samt att investeringen finansieras av hyresgäst (HI) respektive via avkastningskrav (FI). o Avvikelser inom ett projekt jämfört med tilldelade medel, där totalsumman för projektet uppgår till mer än 100 mnkr eller där den beslutade investeringsramen överskrids, ska hanteras av RF Vid behov av omprioriteringar ska beställaren och Fastighet och Service konsekvensbeskriva effekterna av omprioriteringen samt informera FSN gällande de investeringsprojekt där omprioritering beräknas ske. o Omprioriteringar mellan projekt upp till 10 mnkr inom sitt eget ansvarsområde ska göras av förvaltningschef o FSN har möjlighet att omdisponera inom investeringsramen upp till en investeringskostnad på 100 mnkr. o Fullmäktige omdisponerar inom investeringsramen för projekt över 100 mnkr Sida 13 av 17

14 Vid behov av programändring dvs behov av en förändring av innehållet i investeringsprojektet ska beställaren göra en konsekvensanalys av vad programändringen innebär för förvaltningen exempelvis i form av högre driftskostnader. Ansvarig styrelse/nämnd ska besluta om programändringen. 6. Förutsättningar för prioriteringar Regionen investerar årligen stora belopp i fastigheter och utrustning. Med tanke på beloppen måste prioriteringar kunna göras mellan olika investeringsbehov. För att ett investeringsbehov ska kunna prioriteras måste det finnas en behovsanalys. För att underlätta en jämförelse mellan olika typer av investeringar ska investeringarna klassificeras i kategorierna nedan inför prioritering: Arbetsmiljö och myndighetskrav Ersättningsinvestering Utökning av produktion Kvalitetshöjning Utgångspunkten i styrelse/nämnders prioriteringsarbete ska vara: investeringens följsamhet mot myndighetskrav investeringens betydelse att nå inriktning och strategiska mål i RPB investeringens betydelse att nå verksamhetsuppdrag och mål i verksamheten investeringens genomförbarhet Förvaltningarna tar fram sina investeringsbehov vilka de klassificerar och prioriterar. Förvaltningarna ska prioritera i rangordning från 1 och uppåt där 1 är viktigast att genomföra. Varje investeringsbehov får en unik rangordning. I januari ska förvaltningarna presentera sitt förslag på klassificering och prioritering för respektive styrelse/nämnd. Beroende på omfattningen och komplexiteten i de investeringsbehov som ska prioriteras har styrelse/nämnd möjlighet att diskutera detta mellan januari till mars då styrelse/nämnd ska besluta om prioritering av investeringsbehov för sin verksamhet. Utifrån respektive styrelse/nämnds prioritering ska FSN göra en sammanfattande bedömning av hela investeringsplanen utifrån ett fastighetsägarperspektiv. FSN lämnar förslag på fastighetsinvesteringsplan till regionstyrelsen. Regionstyrelsen gör den slutgiltiga prioriteringen av investeringsplanen. Regionfullmäktige beslutar om att fastställa fastighetsinvesteringsplanen. 7. Inhyrning De behov som kan vara föremål för en extern förhyrning, exempel nya externa lokalförhyrningar, utökningar eller anpassningar av befintliga externt förhyrda lokaler eller flyttning till dyrare externa ersättningslokaler, ska jämställas med investeringar och hanteras enligt investeringsprocessen med dess beslutsprocess och prioriteringsgrunder. Sida 14 av 17

15 Förvaltningarna ska identifiera och motivera sina behov, detta görs utan att peka ut om behoven kan tillgodoses genom om- eller nybyggnation av egen ägda fastigheter eller en extern förhyrning. Hur behoven ska tillgodoses på bästa sätt för Region Uppsala tas upp till diskussion i investeringsplansarbetet. 8. Tidplan fastighetsinvesteringsprocess Arbetet med att ta fram fastighetsinvesteringsplan och utrustningsinvesteringar med byggnadspåverkan ska starta på hösten året innan genom att nya investeringsbehov identifieras. Bild 2: Tidplan och händelser i fastighetsinvesteringsprocessen Nedan följer en övergripande tidplan för processen: Regionkontoret går ut med direktiv till Fastighet och Service senast i september. Anvisningar från Fastighet och Service till förvaltningarna går ut i början av oktober. Byggnadspåverkande utrustningsinvesteringar lämnas in till Fastighet och Service i mitten av december. Planeringsdirektiv innehållande investeringsramar kommuniceras till styrelse och nämnd i början av året. Nya fastighetsinvesteringsbehov ska vara Fastighet och Service tillhanda senast i mitten av januari. Sida 15 av 17

16 Fastighet och Service återkopplar till beställaren angående en uppskattad hyreskostnad för nya behov i slutet av januari. Nya investeringsbehov presenteras av beställaren för ansvarig styrelse/nämnd i februari. o Beställaren föredrar sin del av investeringsplanen på respektive arbetsutskott o Ansvarig styrelse/nämnd bedömer, prioriterar och beslutar sina nya investeringsbehov i februari o Återkoppling prioritering till Fastighet och Service. Fastighet och Service sammanställer investeringsplan efter respektive styrelse/nämnds beslut om prioriteringar Fastighet och Service lämnar in investeringsplan till investeringsrådet i februari. o Dragning på investeringsråd i mitten av februari. Utifrån Investeringsrådets beredning justerar Fastighet och Service vid behov investeringsplanen inför återkoppling till ansvarig styrelse/nämnd och FSN. Fastighet och Service presenterar regionens nya investeringsbehov för FSN och RS i mars. FSN gör en sammanfattande bedömning av hela investeringsplanen utifrån ett fastighetsägarperspektiv i mars o Dragning av investeringsplan på arbetsutskott. o Fastighet och Service sammanställer investeringsplanen Utifrån Investeringsrådets beredning i slutet av mars justerar Fastighet och Service vid behov investeringsplanen inför överlämning till FSN och RS. Investeringsplanen lämnas till FSN och RS i april för beredning av investeringsplanen. Regionstyrelsen gör en slutlig prioritering av investeringsplanen och beslutar om RPB i slutet av maj. Fullmäktige beslutar om RPB i juni. 9. Utrustningsinvesteringar som innebär fastighetsinvesteringar Vissa typer av investeringar består av både investeringar i utrustning samt i själva fastigheten. Exempel på en sådan investering kan vara investering i en ny röntgenutrustning samt ombyggnation för anpassning av lokalen. Investeringar i utrustning som kan medföra byggnadsanpassning ska inkluderas i både investeringsprocessen för utrustning och i investeringsprocessen för fastighetsinvesteringar. Byggnadens tekniska möjligheter att inrymma den nya utrustningen måste först bedömas av Fastighet och Service. Sida 16 av 17

17 Utrustningsinvesteringar som bedöms vara fastighetspåverkande ska lämnas in till Fastighet och Service enligt tidplan. Fastighet och Service bedömer lokalens lämplighet gällande tekniska installationer osv. och lämnar ett första tekniskt utlåtande om lokalen samt en preliminär kostnadskalkyl för ombyggnationen. Fastighet och Service lägger in fastighetsinvesteringen i fastighetsinvesteringsplanen. Förvaltningen tar med utrustningsinvesteringen i den totala investeringsplanen för utrustning och immateriellt. Sida 17 av 17