FÖREDRAGNINGSLISTA. Fastighets- och servicenämndens sammanträde den 25 november 2016

Transkript

1 Nr FÖREDRAGNINGSLISTA Fastighets- och servicenämndens sammanträde den 25 november 2016 Kl Landstingsservice, ing 15/13 Akademiska sjukhuset Ärenden Val av justerare: Tid för justering: Fastställelse av föredragningslista för sammanträdet Dnr 91 Initiering av upphandling av avtal för drift av caféverksamhet, lunchrestaurang, butik och catering Akademiska sjukhuset FSN Månadsrapporter LRC och LSU FSN Internkontrollplan LSU FSN Information - Redovisning av pågående fastighetsprojekt - Balanslista pågående och planerade upphandlingar - Information om städverksamheten, LSU - Rundvandring i Centralblocket, Akademiska sjukhuset 95 Delegationsärenden

2 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden Val av justerare Förslag till beslut Fastighets- och servicenämnden utser Stefan Olsson (M)att jämte ordföranden Johan Edstav (MP) justera dagens protokoll. Tid för justering: xx 90 Fastställelse av föredragningslista Förslag till beslut Fastighets- och servicenämnden fastställer förslag till föredragningslista. Ärendet Föredragningslista över de ärenden som avses bli behandlade vid sammanträdet har utsänts till ledamöter och ersättare. Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till

3 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden Dnr FSN Initiering av upphandling av avtal för drift av caféverksamhet, lunchrestaurang, butik och catering Akademiska sjukhuset Förslag till beslut Fastighets- och Servicenämnden beslutar att uppdra till förvaltningsdirektören på Landstingsservice att i samråd med upphandlingsenheten genomföra en upphandling av drift av caféverksamhet, lunchrestaurang, butik och catering, Akademiska sjukhuset Ärendet Avtalen med nuvarande leverantörer löper ut och (psykiatrins hus) varför ny upphandling behöver startas snarast. Dagens avtal utförs som en tjänstekoncession då denna service betalas av tredje man. Landstinget har inget behov av tjänsten och betalar inget utan det är en service inom sjukhusområdet. Landstinget hyr ut lokaler och viss utrustning till entreprenören. För att öka mångfalden så delas upphandlingen i två områden, detta beroende på att det finns två tillagningskök att tillgå ett i varje område. Detta gör det möjligt att få in fler entreprenörer på området. Värdet på upphandlingen uppgår till ca 34,7 MSEK/år (exkl. café J-huset) Avtalsperioden är 3 år med möjlighet för Landstinget att förlänga avtalet ytterligare 24 månader 1+1 år Omfattning Akademiska sjukhuset Område 1 Lunchrestaurang och catering psykiatrins hus Butik ingång 70 Restaurang/café ingång 70 Område 2 Café ingång Café ingång Café ingång 30 Café nya J-huset prel. från Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till

4 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden Kopia till: Förvaltningsdirektör Landstingsservice Chefen för upphandlingsenheten Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till

5 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden Månadsrapporter Landstingets resurscentrum och Landstingsservice Förslag till beslut Fastighets- och servicenämnden beslutar: att lägga informationen till handlingarna Ärendet Landstingets resurscentrum och Landstingsservice har att löpande informera nämnden om verksamheternas resultat i form av månadsrapporter och tertialbokslut. Kopior 92 Månadsrapport LRC Månadsrapport LSU Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till

6 Månadsrapport oktober 2016 Landstingets resurscentrum SAMMANFATTANDE ANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING Förvaltningen förväntas klara sitt resultatmål och dessutom redovisa ett överskott för verksamheten med 5,3 mnkr undantaget asylvården. Kostnadsutvecklingen för vård av asylsökande är och har varit svår att beräkna och utfallet påverkas av flera faktorer, både lokalt och nationellt. Under första halvåret 2016 har det visat sig att länet har ett stort antal vård- och tandvårdskrävande patienter inom denna grupp. Även kostnaden för patientgruppen tillståndslösa förväntas öka. Detta innebär en ökad kostnad för LUL med drygt 23,4 miljoner (varav 3,4 mnkr avser tillståndslösa) och därmed ett underskott för Landstingets resurscentrum (LRC). Förvaltningens Shared Service Center (SSC) redovisar ett överskott motsvarande 2 mnkr vilket främst är att hänföra till vakanser, detta har i sin tur inneburit att vissa planerade förändringar har senarelagts. Vakanser tillsammans med ökade volymer innebär ökad produktivitet i ekonomiprocesserna. LRC:s övriga anslagsfinansierade verksamhet har under 2016 erhållit ett för högt anslag motsvarande 1,2 mnkr som återlämnas 2016 och är åtgärdat i budgetramen för Den planerade uppgraderingen av journalsystemet Cosmic har skjutits på framtiden. Senareläggning av införande och utveckling av systemet genererar en återföring av medel till förvaltningarna och Vårdstyrelsen under året på ca 11 mnkr. PRODUKTION Ekonomienheten driver förbättringsarbete med värdeflödesanalyser samt medarbetardrivna förslag. Under året är förhoppningen att ett flertal förbättringsinitiativ ska leda till ökad produktion per årsarbetare, vilket årets budgetvärden indikerar. Den ökade produktionen beror till stor del på automatiseringar och volymökningar inom Kund och Leverantör. Personalenhetens huvudfokus under året är att utveckla befintliga tjänster och att säkerställa följsamhet mot fastställda rutiner. Ett stort arbete som kommer att genomföras under året är förstudie inför en eventuell upphandling av nytt HRsystem. Mätvärden avser snitt/månad och budget ligger på helår. Prognosen är att vi klarar budgeterade värden 2016.

7 2 (5) MEDARBETARE Förvaltningens närvarotid har minskat något jämfört med Prognosen har justerats nedåt då ytterligare verksamhet har överförts till annan förvaltning och att uppgraderingen av journalsystemet Cosmic till version R81 inte genomförs under Sjukfrånvaron fortsätter att öka och vi ser ingen tendens till att den kommer att minska. Prognosen har justerats och vi kommer inte att nå vårt mål för Förvaltningen har ett aktivt rehabiliteringsarbete och i dagsläget finns inga ytterligare åtgärder planerade. Nyckeltal medarbetare Utfall ackum. Riktvärde/budget 2016 Utfall ackum. föreg år Årsprognos 2016 Timlönekostnadens proc. förändring jfr med föreg. år, % 2,1% 2,0% 2,0% Antal årsarbetare (genomsnittligt värde för aktuell period) Procentuell förändring jfr ack utfall föregående år -2,3% Inhyrd personal, antal årsarbetare Inhyrd personal, mnkr 0,2 0 0,3 0,3 Total sjukfrånvaro, % 4,8% 3,8% 3,8% 4,6% Årsarbetare, rullande 12 månader Total sjukfrånvaro och > 60 dagar % 5% 4% 3% 2% 1% 0% 2,8% 4,1% 4,3%4,5%4,5%4,5% 4,4%4,3% 4,6%4,8% 3,8% Jan Ack Ack febr mars Ack apr Ack maj Ack juni Ack juli Ack aug Ack Ack sept okt Ack nov Ack dec År 2016 År 2015 >60dgr 2016 >60dgr 2015 Förvaltningens närvarotid har under den senaste tiden varit i princip oförändrad. Elektronisk patientjournal (EPJ) har ökat närvarotiden med 5 årsarbetare till följd av nyrekryteringar till införande av bl.a. Orbit och Metavision. Patientadministrationen har minskat med 4 årsarbetare då delar av verksamheten övergått till andra förvaltningar. Sjukfrånvaro har ökat jämfört med föregående år. Sjukfrånvaron < 60 dagar har minskat något jämfört med Det är därmed sjukfrånvaron > 60 dagar som står för hela ökningen. Merparten av långtidssjukfrånvaron är inte arbetsrelaterad. EKONOMI Utfallet för vård given till asylsökande avviker för perioden mot budget med 12,2 mnkr i intäkter och 33,0 mnkr kostnader. Nettounderskott för perioden är 20,8 mnkr. Antalet asylsökande i länet har under perioden varit runt 3 500, vilket är fler än det antal som budgeten är baserad på. Länet har ett stort antal vårdkrävande patienter, strax under tröskelvärdet (100 tkr). För dessa patienter utgår inget ekonomiskt bidrag från Migrationsverket. Prognosen är att landstinget inte kommer att få full täckning från Migrationsverket för vård till asylsökande i länet. Årsprognosen justeras till 80 mnkr i kostnader och 60,6 mnkr i intäkter, vilket ger ett beräknat minusresultat på 19,4 mnkr.

8 3 (5) För övrig anslagsfinansierad verksamhet och SSC förväntas förvaltningen redovisa ett överskott motsvarande 5,3 mnkr. Detta sammantaget innebär att förvaltningen förbättrar sin prognos mot föregående period motsvarande ca 6 mnkr, och förväntas landa på ett underskott motsvarande ca 17 mnkr. Ett nytt underhållsavtal har förhandlats fram för landstingets elektroniska patientjournal Cosmic. Avtalet beräknades innebära en ökning av kostnaden med 17,8 mnkr i förhållande till budget, i dagsläget visar prognosen på att kostnadsökningen ligger endast på ca 15 mnkr. Förvaltningsobjektet EPJ finansieras av de sjukvårdande förvaltningarna och Vårdstyrelsen. Förseningen av R8.1 samt MetaVision har haft effekter på införanden och utveckling av systemen och som därmed påverkar externa kostnader och avskrivningar. Konsekvensen är att sammanlagt 11 mnkr återlämnas till Vårdsstyrelsen och de sjukvårdande förvaltningarna. Utöver detta återlämnas drygt 2 mnkr för objektet ABIS till Akademiska sjukhuset, Lasarettet i Enköping och Ledningskontoret. LRC avviker positivt med 3 mnkr för perioden. Trenden påverkas av att kostnaderna för sjukresor återfinns i utfallet för För all verksamhet undantaget asyl och tillståndslösa ser trenden positiv ut. Avvikelserna i förhållande till budget, intäkter 12,7 mnkr och kostnader 32,9 mnkr, avser asylverksamheten. Resterande avvikelse med 15,0 mnkr på intäktssidan avser framförallt ökade interna intäkter kopplat till nytt underhållsavtal för EPJ. Vård given till asylsökande ökade med 4,6 mnkr jämfört med budget i oktober månad och totalt har kostnaden ökat med 33,0 mnkr i jämförelse med budgeterade kostnader. De tillsynes lägre kostnaderna kan hänföras till ännu ej fakturerade projektkostnader, t ex Landstingsarkivets projekt Journal3. Verksamhetens intäkter har förändrats med 61,8* mnkr (32,2 %) och kostnaderna med 70,1* mnkr (32,2%) Förändringen mellan åren består av ökade intäkter och kostnader för asylvård, nytt underhållsavtal för EPJ och utökade uppdrag för EPJ. *) För jämförelse mellan åren är intäkter rensat med -8,7 mnkr för bl.a. utdataenheten som gått över till beslutsstöd på Ledningskontoret. Verksamhetens kostnader är rensade med -79,6 mnkr varav sjukresor -74,1 mnkr.

9 4 (5) BILAGOR BILAGA 1: ÅRSPROGNOS Avvikelser ackumulerat utfall mot ackumulerad budget och budgetavvikelse jämfört med prognos 1. Utfallet för vård given till asylsökande avviker för perioden mot budget med tkr i intäkter och tkr kostnader. Antalet asylsökande i länet har under perioden varit runt vilket är fler än de antal som de budgeterade värdena är baserade på. Kostnaden för tandvård och öppenvård har ökat mer än slutenvård. Det innebär att länet har ett stort antal patienter under tröskelvärdet (100 tkr). Prognosen är att landstinget ej kommer att få full täckning från Migrationsverket för vård till asylsökande i länet. Årsprognosen beräknas till tkr i intäkter, kostnaderna beräknas till mnkr vilket ger ett negativt resultat på tkr. Kostnaden för tillståndslösa avviker för perioden mot budget med tkr. För året beräknas kostnaden för tillståndslösa uppgå till tkr vilket är tkr utöver budget. Kostnaderna för EES-vården avviker för perioden mot budget med tkr. För året beräknas kostnaden EES-vården uppgå till tkr vilket är tkr utöver budget. LRC har full kostnadstäckning för EESvården. 2. Ett nytt underhållsavtal har förhandlats fram för landstingets elektroniska patientjournal Cosmic. Avtalet beräknades innebära en ökning av kostnaden med 17,800 tkr i förhållande till budget, i dagsläget visar prognosen på att kostnadsökningen ligger endast på tkr. Förvaltningsobjektet EPJ finansieras av de sjukvårdande förvaltningarna och Vårdstyrelsen. Förseningen av R8.1 samt MetaVision har haft effekter på införanden och utveckling av systemen och som därmed påverkar externa kostnader och avskrivningar. Konsekvensen är att sammanlagt mnkr återlämnas till Vårdsstyrelsen och de sjukvårdande förvaltningarna. Prognosen är att de externa projektkostnaderna kommer att avvika mot budget med tkr, avskrivningarna med tkr och internräntan med 300 tkr. 3. Administration för bild- och informationssystem (ABIS) avviker positivt med minst tkr i förhållande till budget. Det beror på senarelagd aktivering av Jasminprojektet och minskade kostnader på grund av återköp av uttjänt utrustning. Prognosen är att förvaltningsobjekten ger ett överskott på minst tkr vilket återförs till de finansierande förvaltningarna Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping. 4. Förvaltningens SSC visar på ett förbättrat resultat med tkr vilket främst kan hänföras till vakanser och därmed minskade personalkostnader.

10 5. Övrig anslagsfinansierad verksamhet minskar sina kostnader med tkr i förhållande till budget, avvikelsen kan hänföras till vakanser (600 tkr) och anslag som lämnas tillbaka i budget 2017 (1 200 tkr) samt ej utnyttjad buffert på något mer än 1000 tkr. 6. Kostnader för lokal- och fastigheter minskar med 971 tkr i förhållande till budget som bland annat kan hänföras till nytt städavtal. 7. För övrig anslagsfinansierad verksamhet och SSC förvänta förvaltningen redovisa ett överskott motsvarande tkr, Detta sammantaget innebär att förvaltningen förbättrar sin prognos mot föregående period motsvarande tkr och förväntas landa på ett underskott motsvarande tkr. 5 (5)

11 Månadsrapport oktober 2016 Landstingsservice SAMMANFATTANDE ANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING I produktionstermer har Landstingsservice i stort sett oförändrade volymer att hantera vad beträffar såväl ytor som antal projekt. Egna fastigheters förvaltade yta uppgår till kvm och var densamma i september månad. Inhyrda ytor uppgår i perioden till kvm och är även den oförändrad jämfört föregående månad. Den totala förvaltade ytan uppgår därmed till kvm BRA. Jämfört med motsvarande period föregående år har den egna förvaltade ytan ökat med ca kvm BRA (3 %) och hänförs till det nya P-huset som togs i bruk i november En mindre ökning om ca kvm BRA av externt inhyrda ytor noteras, och hänförs till kvarteret Eldaren som hyrs in för landstingets ledningskontor. Under året beräknas den egna förvaltade ytan att minska med ca kvm BRA genom försäljning av ca kvm samt genom tillkommande yta om drygt kvm för Rudbeck 4 Projektvolymen har ökat något från 296 föregående månad till 313 i oktober och det är framförallt i stadierna förstudie och genomförande som en ökning noteras. I förstudiefas är det framförallt flera tekniska fastighetsåtgärder som tillkommit exv. flera vattenskador, ny värmepanna på Wik och gasuttag BRIVA (brännskadeintensiven). I genomförandefas kan nämnas nya projekt såsom; solceller Enköping, vattenskada ingång 96 samt provisoriskt kylrum för patologen I syfte att öka säkerheten och minska risken för incidenter i kulvert har blue-spot lysen börjats installera på förvaltningens inomhusfordon Ur medarbetarperspektiv noteras att sjukfrånvaron fortsatt ligger över målet om 4 % men att den främst påverkas sjukfrånvaro som inte är arbetsrelaterad. Arbetet med att rekrytera för vakanta tjänster pågår, men försvåras av konkurrensen om erfaren och kompetent arbetskraft. För att undvika effekter på produktionen kommer temporära inhyrningar användas. Det ekonomiska utfallet i perioden är positivt med + 41 mnkr vilket är 34 mnkr bättre än budget och beror främst på lägre kostnader för värdeminskning samt lägre kostnader för lokaler, energi och personal. Intäkterna i perioden är lägre än budget med drygt 11 miljoner kronor och hänförs framförallt till lägre avtalspriser på städ och vaktmästeri, vilket gynnar Landstinget och de köpande förvaltningarna. Landstingsservice ekonomiska utfall för 2016 påverkas som tidigare nämnts negativt på grund av det underskott som parkeringsverksamheten på akademiska området genererar. Det är främst i det nya P-huset där parkeringsintäkterna inte når upp till den nödvändiga nivån och därmed leder till en underfinansierad verksamhet, men som för året kan absorberas genom lägre kostnader för värdeminskning. PERSPEKTIV: PRODUKTION Nyckeltal avseende produktion av fastighetsförvaltning framgår av nedanstående tabell och uppvisar en positiv utveckling med lägre kostnad per kvm BRA jämfört budget och föregående år. Undantaget är dock kyla där

12 2 (8) förbrukningen är 6 % över budget och driftskostnader där utfall jämfört med 2015 är negativt. Att den ackumulerade förbrukningen av kyla ligger över budget med motsvarande 292 MWh beror på en ombyggnation i början av året som omöjliggjorde drift av vår egen kylmaskin, vilket ökade förbrukningen av fjärrkyla. Landstingsservice: Oktober 2016 Utfall ackum. Budget ackum. Utfall föreg. år ackum. Utfall jmf budget, % Utfall jmf budget, antal Utfall jmf föreg. år, % Utfall jmf föreg. år, antal Total fastighetskostnad/kvm % -58-4% -85 Mediaförbruk. egna fastigheter FJV kwh/kvm % % -15 Mediaförbruk. egna fastigheter EL, kwh/kvm % -1-2% -2 Media förb. egna fastigheter KYLA kwh/kvm 12,5 11,8 12,8 6% 0,7-2% 0 Mediakostnader egna fastigheter kr/kvm % -7-10% -15 Driftkostnader kr/kvm % -5 10% 9 Ackumulerad förbrukning av fjärrvärme är 17 % under budget eller motsvarande MWh och beror på att inledningen på oktober var betydligt varmare än fjolåret och att vi nu möter en uppvärmningssäsong med bättre intrimmade värmesystem. Ackumulerad förbrukning av El är 2 % eller MWh under budget per kvm. Den främsta orsaken hänförs till en nedåtgående trend där elförbrukningen stadigt minskat på grund av installationer av lågförbrukande ljuskällor, nya fläktaggregat och driftoptimering. Med solsäsongen i avtagande kan noteras att det har producerats drygt 52 MWh el i solcellsanläggningen på F- blocket. Detta motsvarar den effekt anläggningen projekterades för och står för 1,6 % av den totala elförbrukningen i fastigheten. Driftskostnader har ökat något jämfört föregående år och beror främst på diverse kostnadsökningar i fastigheter såsom; Psykiatrins hus, B 9 samt bussdepån. PERSPEKTIV: MEDARBETARE Nyckeltal medarbetare Timlönekostnadens proc. förändring jfr med föreg. år, % Antal årsarbetare (genomsnittligt värde för aktuell period) Procentuell förändring jfr ack utfall föregående år Inhyrd personal, antal årsarbetare Utfall ackum. Riktvärde/ budget 2016 Utfall ackum. föreg år Årsprognos ,4 2,0% ,1 0,5 0,5 i.u i.u Inhyrd personal, mnkr 0,6 0,3 0,3 1,4 Total sjukfrånvaro, % 4,85 4,0 4,1 5,0

13 3 (8) Timlönekostnadens förändring från föregående rapport påverkas av att Kommunals lönerevision med retroaktivitet har betalats ut i oktober. Antalet årsarbetare har minskat sedan september och jämfört med samma period föregående år. Svårigheten att rekrytera den tekniskt kvalificerade personal som behövs påverkar antalet årsarbetare. Rekryteringsläget är besvärligt pga. den konkurrens som råder om erfaren och kompetent arbetskraft. Rekryteringsprocessen har dragit ut på tiden och ibland fått avbrytas då sökande inte bedömts vara tillräckligt kvalificerade. Användningen av inhyrd personal har ökat jämfört med budget och beror främst på de vakanser som finns inom projekt och tekniska avdelningen. Sjukfrånvaron har ökat något jämfört målet men står under noggrann uppföljning och i flera fall är den långa sjukfrånvaron inte arbetsrelaterad. Alla långtidssjuka är under rehabilitering. Antal årsarbetare har minskat med 4 jämfört föregående månad och har minskat med 25 jämfört med samma period föregående år. Under hösten 2015 var det dubbel bemanning på ett antal poster inför kommande pensioneringar vilket förklarar den större avvikelsen. En korrigering av tidigare värden för feb, aug och september har gjorts i oktober vilket gör att kurvan ändrats något jämfört tidigare versioner Sjuktalen är fortsatt högre än riktvärdet på 4 %, men till största delen är det ej arbetsrelaterad sjukfrånvaro bakom den långa sjukfrånvaron. Alla långtidssjuka är under rehabilitering. PERSPEKTIV: EKONOMI Periodens utfall uppgår till plus 40,7 Mnkr och är 34 mnkr bättre än det budgeterade överskottet på 6,7 mnkr. Det förbättrade utfallet hänförs främst till en tidsförskjutning av avskrivningskostnader om 29,5 mnkr och den effekten uppväger till stora delar effekten av minskade intäkter på 11 mnkr, som är en direkt följd av ett nytt avtal om billigare servicetjänster. Det nya serviceavtalet medför förutom lägre intäkter för Landstingsservice också lägre lokal- och verksamhetskostnader på ca 5,7 mnkr. Till detta kommer lägre kostnader för media/ energi om 5,6 mnkr och lägre löne- & personalkostnader på 4,9 mnkr vilket summerat ger ett bättre totalt utfall än jämfört budget.

14 4 (8) Ackumulerat resultat avviker från budget under hela perioden av samma orsaker; lägre kostnader för värdeminskning, lägre kostnader och intäkter från servicetjänster. Jämfört 2015 så är det nettoeffekten av lägre kostnader för räntor, inköp av servicetjänster och energi som främst påverkar. Intäkter har minskat med netto 11 mnkr i perioden och hänförs framförallt till lägre intäkter från servicetjänster (städ och parkering) som har minskat med 20 mnkr i perioden jämfört budget. Avtalsarbeten på 10 mnkr minskar delvis effekten av lägre serviceintäkter och historiskt har dessa intäkter aldrig budgeterats. Personalkostnader är lägre än budget med 5 mnkr pga. vakanser. Inom övriga kostnader är det främst avskrivningar om 29 mnkr som inte realiserats enligt plan samt lägre lokalkostnader och energikostnader som förklarar utfallet. Jämfört med 2015 noteras främst en ökning av hyresintäkter från tillkommande fastigheter som tagits i bruk. På kostnadssidan är det främst den finansiella kostnaden som minskat med 34 mnkr liksom lokalkostnader med 33 mnkr. Kostnadsminskningen reduceras dock till viss del av ökade kostnader för värdeminskning som ökat 2016

15 5 (8) I perioden är det främst lägre kostnader för avskrivningar, lokalkostnader (servicetjänster) samt löner som ger en minskad bruttokostnad jämfört budget. Den procentuella avvikelsen för bruttokostnadsutvecklingen är negativ och har så varit under alla månader utom januari 2016, vilket främst beror på att det ej görs ett avstämt och korrekt periodiserat bokslut årets första månad. Den ackumulerade bruttokostnaden jämfört 2015 är -2 procent och det främst lägre finansiella kostnader som förklarar avvikelsen tillsammans med lägre kostnader för servicetjänster. Intäkternas minskning i perioden beror på nya lägre avtalspriser av servicetjänster på 11 mnkr. Jämfört med samma period 2015 så är det främst uppräkningen av hyror som förklarar ökningen samt nya fastigheter som tagits i drift exv. P-huset, C11, A1. Kostnadernas utveckling i perioden förklaras främst av tidsförskjutningen av värdeminskning i fastigheter om 29 mnkr och av lägre lokalkostnader om 10 främst kopplat till servicetjänster samt lägre kostnader för energi om 5 mnkr. Jämfört 2015 så har verksamhetens kostnader minskat med 54 mnkr främst pga. lägre finansiella kostnader med 34 mnkr, lägre kostnader för servicetjänster och löner samt för ej aktiverbara projektkostnader (busspendeln 2015). Avskrivningar har ökat 2016 jämfört med 2015 för de nya fastigheter som tagits i bruk.

16 6 (8) BILAGOR Årsprognos, tkr Utfall Budget Utfall Bokslut 2015 Årsbudget 2016 Årsprog 2016 Budgetavvikelse årsprog Not Övriga intäkter Summa intäkter Lönekostnader inkl inhyrd personal Övriga personalkostnader Medicinsk service Medicinskt material Lokal- och fastighetskostnader Övriga kostnader Finansiell nettokostnad Avskrivningar/nedskrivningar Summa kostnader RESULTAT Nothänvisningar avvikelse budget och årsprognos: 1. Periodens intäkter har minskat jämfört budget med 11 miljoner kronor och beror främst på nya lägre avtalspriser på serviceavtal from 2016, främst städ och vaktmästeritjänster som ger en minskad intäkt om 16 Mkr. Lägre parkeringsintäkter om 4 miljoner kronor på grund av ökad personalparkering och avgifter som inte matchar kostnaderna för investeringen och parkeringsverksamheten bidrar till ytterligare minskning av intäkter. Intäkter från avtalsarbeten med 10 mnkr reducerar dock till viss del intäktstappet. Årets beräknade intäkter har justerats ner i prognos med totalt 20,3 miljoner kronor. Det är främst de nya serviceavtalen inom städ och vaktmästeri som föranleder en nedjustering på ca 25 miljoner kronor samt minskade intäkter av parkeringsverksamhet om 6 miljoner kronor. Minskad försäljning av servicetjänster kompenseras dock i viss mån av ökade hyresintäkter med ca 11,8 mnkr som en effekt av nya byggnader som tas i bruk exv. Muninhuset och C Periodens lönekostnader minskar jämfört budget främst pga. vakanser och att mindre tid läggs i projekt. Övriga personalkostnader minskar trots att det behövs mer resurser till personalrekrytering givet det 10 tal vakanser som f.n. finns. 3. Medicinskt material avser främst försäljning av gas till Akademiska och Lasarettet i Enköping. Periodens ökning hänförs främst till en något större förbrukning i Enköping, pga. reservmatning av gas vid pågående ombyggnationer. 4. Lokal- & fastighetskostnader är i perioden 5,7 miljoner kronor lägre än budget och beror främst på 20 mnkr lägre kostnader för städ och vaktmästeritjänster som delvis reduceras av ökade kostnader för; externa inhyrningar med 4 mnkr och kostnader för externa kundavtal om 10 mnkr. I senaste prognos har en justering gjorts med 3,1 mnkr av lokal- & fastighetskostnader jämfört med årets budget. Nedjusteringen hänförs främst till kostnadsminskningar inom städ och vaktmästeri med 29 mnkr som

17 7 (8) dock reduceras främst av ökade kostnader för externa inhyrningar på 10 mnkr, övriga fastighetskostnader som ökat med 14 mnkr samt ökade kostnader för försäkringsskador med 3 mnkr. 5. Övriga kostnader underskrider budget med 5,6 mnkr och beror främst på lägre energikostnader och en mindre del av lägre kostnader för telekommunikation. Årsprognosen har justerats tidigare med hänsyn till beräknad kostnadsutfall. 6. Periodens avskrivningar understiger budget med 29,5 miljoner kronor och beror som tidigare nämnts på tidsförskjutning av aktivering av ny- eller ombyggda fastigheter. Det är i vissa fall beroende på att entreprenörer har rätt att inkomma med slutfakturor upp till 6 månader efter avslutat arbete vilket fördröjer den redovisnings-mässiga hanteringen. I perioden är det främst B14, A1, C11 och nya P-huset som ingår underlaget. Avskrivningar har justerats ner i årsprognosen med 13 mnkr som en följd av flera orsaker; dels görs en kalkylerad avskrivning i budget som bygger på ett antagande om en viss avskrivningstid för de i projektet ingående komponenterna, som inte sällan ändras innan byggnaden tas i bruk. Vid färdigställande ser man över de slutliga komponenterna och gör då en slutlig beräkning av avskrivningar utifrån den slutliga utformningen. Vidare gör nya regler för aktivering att vissa kostnader ej kan aktiveras vilket är svårt att förutse i ett tidigt skede, och har lett till en justering av kostnaden för värdeminskning på helåret De fastigheter som påverkar justeringen av värdeminskning på årsbasis är främst; - Rudbeck 3 förnyelse, om- och tillbyggnad - C1 avfallsstation - Akuten Enköping - Elkraftförsörjning Enköping - Ett flertal FI- projekt vilka ännu ej inkommit för aktivering - Kommentarer till Prognos avseende Investeringsverksamhet: INVESTERINGSVERKSAMHET Utfall Budget Utfall Bokslut 2015 Årsbudget 2016 Årsprog 2016 Budgetavvikelse årsprog Fastighetsinvesteringar Immateriella investeringar Övriga materiella investeringar Utfallet av investeringsverksamhet i perioden ger en s.k. leveransgrad om 67 % mot budgeterat 89 % och beror förutom vissa förseningar i projekt, även på det faktum att vakanser bland teknisk personal och projektpersonal fördröjer färdigställande. Budget för 2016 uppgår till mnkr varav hyresgästinitierade investeringar (HI) uppgår till mnkr och fastighetsägarinitierade investeringar (FI) uppgår till 207 mnkr. Prognos ligger på mnkr varav HI investeringar uppgår till 1078 mnkr och FI investeringar uppgår till 295 mnkr. Avvikelse mot budget är 140 mnkr, varav 229 mnkr ligger mot HI investeringar och - 88 mnkr ligger på FI investeringar.

18 8 (8) Avvikelsen på HI investeringar, 217 mnkr under budget, beror främst på att uppskattade investeringsbehov samt genomförandet av renovering av B11 inte startats i enligt den tidplan som fanns vid budgettillfället. Investeringsbehov (ex ny dialysavdelning) som i dag ligger i B11 skjuts framåt i tid då renoveringen av hela B11 är framskjuten då omtag gjorts i projektet avseende lösningen för teknikinstallationer samt utredning av programändring, sjukhusets behov av att bygga om våningsplan till IMA/BIVA istället för typvårdplan görs. Prognosen för nybyggnationen av J-huset ligger 111 mnkr över budget, detta beror på den nya budget som fastställts av landstingsfullmäktige under 2016 där J-huset fick utökad budget med ca 535 mnkr. Avvikelsen är till största delen beroende på detta. Prognosen för nybyggnation av en ny stadsbussdepå ligger 110 mnkr under budget beroende på förskjutningar i tid, projektet befinner sig i ett fördjupat programarbete. Resterande differens för HI investeringar mot budget uppgår till 12 mnkr under budget och består av ej startade investeringsbehov, ej helt färdigställda investeringar såsom Rudbeck, Parkeringsgaraget samt investeringar i nya byggnader Vårdcentral i Almunge, Nytt hus för mikrobiologen, UCR den s.k. Hubben samt nytt ledningskontor. Prognosen för mindre FI åtgärder ligger 20 mnkr över budget och avvikelsen består av åtgärder som budgeterats vara färdigställda före 2016, men där projekten ej blivit klara enligt den tidplan som fanns vid budgettillfället. Infrastrukturåtgärder såsom breddning av befintlig kulvert samt nybyggnation av kulvert från B14 till C8 har ett tidigarelagt genomförande varvid prognosen för 2016 är 64 mnkr högre än budget. Tidigareläggningen hänger samman med att verksamheten i Rudbeck laboratoriet inte får störas efter sommaren 2016, arbeten med kulverten tvingas då slutföras under Energieffektiviseringsåtgärder ligger enligt budgeterad nivå. Övriga investeringar såsom brand, smågodstransportör avviker med 6 mnkr jämfört med budget. Förvaltningsdirektör Thomas Thunblom

19 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden Dnr FSN Internkontrollplan Landstingsservice Förslag till beslut Fastighets- och Servicenämnden beslutar att uppdra till förvaltningsdirektören för Landstingsservice att göra en genomgripande översyn av interkontrollplanen så att den bättre speglar riskerna i verksamheten års interkontrollplan ska sedan upprättas utifrån denna översyn. Ärendet Landstingsservice ansvarar för att genomföra fastighetsinvesteringar till mycket stora belopp. Detta innebär att behovet av att ha en god intern kontroll är stort. Interkontrollplanen för Landstingsservice behöver därför bättre spegla de risker som finns i verksamheten. En översyn av interkontrollplanen bör därför genomföras. Kopia till: Landstingsstyrelsen Landstingets revisorer Ekonomidirektören Redovisningschefen Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till

20 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden Informationsärenden enligt ärendebeskrivningen Förslag till beslut Fastighets- och servicenämnden beslutar Ärende att lägga informationen till handlingarna. - Framtidens Akademiska sjukhus FAS - Pågående projekt - Information om städverksamheten, LSU - Rundvandring Centralblocket Akademiska sjukhuset - Informationsärende i pärm för cirkulation. Kopior 94 Framtidens Akademiska sjukhus FAS Pågående projekt Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till

21 Framtidens Akademiska FSN

22 Agenda Statusrapportering ingående projekt Ingång 85 (B14) Ingång 70 (B11) Ingång 100 (J-huset) Centralblocket, anpassningar (B9 och B12)

23 Ingång 85 (B14) Slutreglering entreprenadarbeten Underlag och förslag framtaget av entreprenören. Slutreglering är ännu inte helt klar. Åtgärdsförslag golvfall i våtutrymmen

24 Golvfall våtutrymmen ing. 85 (B14) Våtrummen i B14 är utförda med lokalt fall vid dusch och plant golv i övriga rummet. Detta på grund av att bilning i golv inte har ansetts möjligt pga pågående verksamhet. Problem med avrinningen från våtrum uppdagades i etapp 1. I etapp 2 utfördes, i samråd med verksamheten, en upphöjning vid dörröppning som ska förhindra att vatten rinner ut ur rummet. Mätning har gjorts av lutning i samtliga våtutrymmen. Åtgärdsförslag har tagits fram. Prov på bilning/fräsning ska utföras v. 47 i tomställt utrymme på B11 för att testa ljudnivån och genomförbarhet. Reklamation har delgivits entreprenör avseende bakfall.

25 ing. 85 Ekonomi Tilldelade medel tkr (tkr) Budget Prognos Bokfört Ursp. budget Rev. budget Aktuell Föregående Projekt totalt Byggherrekostnader Projektering Produktion Index Varav oförutsett

26 Ingång 70 (B11) Pågående arbeten Granskning av systemhandlingar. Framtagande av systemhandlingskalkyl. Avslag på bygglovsansökan avseende tillbyggnad av ventilationskanaler på tak och östra fasaden. Projektet har begärt att ärendet tas upp i plan- och byggnadsnämnden 24 november. Förslag till beslut har tagits fram avseende programändringar för Läkarskeppet och IMA/BIVA. Programändringar ingår i investeringsplan i reviderad RPB som kommer att behandlas av LF Ärendena kommer att beredas i investeringsrådet innan de tas upp i FSN

27 Ingång 70 Programändring Läkarskeppet Programändringen avser funktionella, moderna kontorsutrymmen som uppfyller arbetsmiljökrav. Ökad investeringsutgift tkr inklusive index

28 Ingång 70 Programändring IMA/BIVA Programändringen avser ny intermediärvårdsavdelning (IMA) och utökad barnintensivvårdsavdelning (BIVA) istället för tidigare planerad typvårdavdelning. Ökad investeringsutgift tkr inklusive index Om genomförandebeslut tas för båda programändringarna kommer investeringen för ing. 70 att uppgå till tkr, en ökning med sammanlagt tkr.

29 ing. 70 Ekonomi Tilldelade medel tkr (Teknikbyggnad: tkr, Vårdplan tkr) (tkr) Budget Prognos Bokfört Ursp. budget Rev. budget Prognos Föregående Projekt totalt Byggherrekostnader Projektering Produktion Index Övrigt Kalkylreserv

30 Ingång 100 (J-huset)

31 ing. 100 Pågående arbeten Projektering Kvarstående bygghandlingsprojektering Projektering beslutade besparingar Projektering nya lägen för norra luftbroar Färdigprojektering lokaler för medicinsteknisk utrustning efter upphandling av utrustningen Anslutning av väg mot ingång 95/96 (ska samordnas med renovering av garage vid F- blocket) Produktion Montering prefabstommen plan 8-10 Pågjutning samt avjämning av bjälklag Formning och gjutning av mursocklar Montering fönster Arbete med lätta innerväggar och smidesmontage för strålskyddsväggar på plan 3-4 Rör- och ventilationsarbeten samt målning på plan 3

32 ing. 100 Tider Projektering Projektering av smidesförstärkningar i strålskyddade väggar är försenad mellan 3-4 veckor. Förseningen bedöms i nuläget kunna inarbetas. Upphandling av MR-hybrid har senarelagts pga upphandlingsformalia. Utredning pågår avseende vilka konsekvenser detta innebär för byggprojektet avseende tid och ekonomi. Produktion Produktionen är i stort sett i fas med huvudtidplanen.

33 ing. 100 Ekonomi Tilldelade medel tkr (tkr) Budget Prognos Bokfört Reviderad Aktuell Föregående Projekt totalt Byggherrekostnader Projektering Produktion Index Oförutsett Besparingar

34 Anpassningar centralblocket (B9/B12) Programarbetet för centralblocket har slutförts. Konsekvensanalys visar att den planerade sänkningen av investeringsutgiften för genomförande enligt programmet inte klaras och verksamhetsbehov kan inte tillgodoses. För att få helhetsbild och ge underlag för långsiktig planering kommer Akademiska sjukhuset få uppdrag att ta fram lokalförsörjningsplan. Vissa anpassningar krävs i Centralblocket med anledning av att ingång 100 öppnas. Det pågår utredning av slutligt behov och omfattning. Preliminär omfattning: 1. Anpassningar med anledning av nya luftbroar 2. Ny sterilhiss 3. Nya midjehissar mellan B9 och B12 för att komplettera befintliga hissar i ingång Anpassning med anledning av ny kulvertanslutning 5. Finplanering av Ambulansvägen 6. Ny akuthiss mellan B9/B3

35

36 Centralblocket Ekonomi Medel är tänkt att tas från B9/B12 fördjupat program. Nedanstående sammanställning redovisar ekonomin för B9/B12. Tilldelade medel tkr (tkr) Budget Prognos Bokfört Ursp. budget Rev. budget Prognos Föregående Projekt totalt Byggherrekostnader Projektering Övrigt

37 Projektstatus Rapporten är baserad på uppgifter per oktober 2016 och omfattar pågående investeringsprojekt

38 Tierp 1 projekt Östhammar 2 projekt Wik 1 projekt Enköping 8 projekt Uppsala 5 projekt Akademiska sjukhuset 30 projekt

39 Tilldelade medel Antal projekt Mindre än 1 miljon miljon till 5 Miljoner 111 Mer än 5 miljoner 47

40 Belopp tkr Akademiska Sjukhuset x Benämning Skede Tilldelat Prognos Utfall Färdigs Ny smågodstransportör Genomförande Rudbecks förnyelse Västra R4 Genomförande Utföra råkulvert + rum för smågodstransporter utanför Breddning kulvert från Rudbeck Lab till bef. Genomförande Genomförande Sop och tvättsug Genomförande Hubben Genomförande Placering andra oxygentank Genomförande Byte lågspänningsställverk B9 Genomförande Kompressorrum C1 Genomförande Ombyggnad syrgasstation Genomförande Ställverk B7 Normalkraft Genomförande Byte ställverk C5 Genomförande Solceller Östhammar Genomförande

41 Belopp tkr Akademiska Sjukhuset, forts Projekt Benämning Skede Tilldelat Prognos Utfall Färdigs Utbyte tätskikt och fasad C1 Genomförande Renovering F13 garage Program Parkeringshus AS Avslutat Rudbeck förnyelse R3 Avslutat Miljöstation C2-C3 Avslutat Inomhusproblem A9 Avslutat Upprustning helikopterplatta (HI) Ombyggnad helikopterplatta (FI) Avslutat Avslutat Placeras ny biplansutr lab 19/20 Avslutat

42 Belopp tkr Enköping Projekt Benämning Skede Tilldelat Prognos Utfall Färdigs Elkraftförsörjning, Enköping Genomförande Energisparåtgärder Genomförande Solceller Enköping Genomförande Ombyggnad av kompressoranläggning Genomförande Akuten i Enköping Avslutat Ny placering kylmaskin Avslutat

43 Belopp tkr Länet Projekt Benämning Skede Tilldelat Prognos Utfall Färdigs Ny stadsbussdepå Program Ombyggnad Kungsgärdet Genomförande Ombyggnad reception Kungsgärdet Ny entré Dragarbrunn Samariterhemmet Genomförande Program Biogasanläggning bussdepå Genomförande Kulvert + VVS Wik Avslutat Takrenovering Östhammar Avslutat

44 Belopp tkr Brandåtgärder Projekt Benämning Skede Tilldelat Prognos Utfall Färdigs Sprinkler Tierp Genomförande Sprinkler Östhammar Sjukhuset Genomförande Sprinkler hus A Enköping Genomförande Brandåtgärder sprinkler B9 Genomförande Belysning brandlarm Enköping Genomförande VVS-åtgärder vid sprinklerinstallation i F Byte branddörrar inom kulvert AS Genomförande Avslutat

45 Belopp tkr Framtidens Akademiska Projekt Benämning Skede Tilldelat Prognos Utfall Färdigs J-Huset inkl kulvert Genomförande Vårdplan B11 Program/ Genomförande Vårdplan B14 Genomförande Teknikhuset B14 Avslutat Fördjupat program B9, B12 Program

46 Belopp tkr Projekt under 5 mkr Projekt Benämning Tilldelat Prognos Utfall Hyresgästinitierade investeringsprojekt HI projekt HI projekt HI projekt tilldelade medel under 1 mkr, 47 st HI projekt tilldelade medel mellan 1-5 mkr, 19 st Fastighetsägarinitierade investeringsprojekt FI projekt FI projekt FI projekt tilldelade medel under 1 mkr, 110 st FI projekt tilldelade medel mellan 1-5 mkr, 92 st

47 Förklaringar Röda poster = projekt där nedlagda kostnader (utfall) eller prognos överskrider tilldelade medel Röda understrukna poster = som ovan med skillnad att ett överskridande har tillkommit eller ökat sedan senaste redovisningstillfället Projekt med litet överskridande har inte kommenterats nedan Utfall eller prognos överskrider budget Kompressorrum C1 Merkostnader på grund av ändrad tolkning av krav på redundans, projektering och utförande av utökad kraftförsörjning samt med anledning av detta förskjutning av tidplan Inomhusproblem A9 Felaktigt underlag från LSU vid avrop av entreprenör. Större yta omfattades än vad som framgick. Ökade kostnader omfattar även evakuering av personal under utförande av arbetet Upprustning helikopterplatta Mer komplicerad ombyggnad än planerat. Analys pågår Ombyggnad helikopterplatta Mer komplicerad ombyggnad än planerat. Analys pågår Installation av sprinkler Tierp Överdraget inryms i total budget för brandåtgärder Vårdplan B14 Slutarbeten kostnadsdrivande. Stora ändringar har under tidigare år inrymts i befintlig budget. Slutreglering pågår. Prognos mnkr.

48 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden Delegationsärenden Förslag till beslut Fastighets- och servicenämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärende Beslut tagna på delegation av nämnden redovisas i pärm för cirkulation. Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till