ANVÄNDARMANUAL. Pricka Konto

Transkript

1 ANVÄNDARMANUAL Pricka Konto

2 Innehållsförteckning Användarmanual Pricka konto... 2 Inloggning första gången och licenshantering... 2 Lägga till användare... 5 Lägga till Bolag, Avstämningsgrupper och Konton... 9 Lägga till nytt bolag... 9 Lägga till Avstämningsgrupp och konton Registrera ingående balans och öppna poster Hantera importer Uppdatera Saldo Avstämningsregler Kolumninställningar, manuella inställningar, prickning och filter Kolumninställningar Manuella inställningar Manuell prickning Filter Rapport och Export Export Rapporter Avsluta programmet

3 Användarmanual Pricka konto Inloggning första gången och licenshantering Första gången ni loggar in Pricka konto kommer denna ruta upp. Username: sysadmin Password: 1234 Om ni skrivit in rätt username och password kommer ni in i programmet och möts av denna ruta. Här ska ni börja med att lägga in rätt licensnyckel, nyckeln får ni av er kontaktperson på Pricka. Tryck på knappen Register. 2

4 När ni tryckt på knappen Register kommer ni in i denna vy. Här skriver ni in kundnr företagsnamn adress mm samt klistrar in licensnyckeln och trycker därefter på Register Licens. Tryck Ok och licensen är aktiverad. 3

5 4

6 Lägga till användare Gå in under inställningar och välj User Settings Tryck på knappen Add. 5

7 Börja med att välja användarprofil i rullistan Profile. Välj sedan språk i rullistan Language. 6

8 Fyll i användarnamn, förnamn och efternamn. OBS: Tänk på att använda det användarnamn som ni använder när ni loggar in på datorn då vi använder oss av Windows Authentication mode. Tryck Save och sedan OK. I högra hörnet ser ni hur många användare ni har kvar att använda på licensen. Tryck på knappen Close och ni återkommer till hemvyn. 7

9 Logga ut ur programmet som sysadmin. Nästa gång ni loggar in kommer ni att göra det med den profilen som ni skapade. Med profilen admin har du rätt att lägga till användare, det gör du på samma sätt som vi beskrivit ovan, om du ger en användare profilen User kan du tilldela den användaren vissa enheter och/eller avstämningsgrupper på en viss enhet. 8

10 Lägga till Bolag, Avstämningsgrupper och Konton Lägga till nytt bolag Gå in under inställningar -> Enheter, Avstämningsgrupper och konton Tryck på Lägg Till 9

11 10

12 Fyll i Namn (enhetsnamn) detta fält är obligatoriskt, valfritt att fylla i resten av uppgifterna som Företagsnamn, adress, postnummer och ort, tryck sedan OK. Lägga till Avstämningsgrupp och konton Börja med att trycka på knappen Lägg Till under Avstämningsgrupper. 11

13 Skriv in namnet på avstämningsgruppen och tryck Spara Nu ska vi lägga till konton till avstämningsgruppen. 12

14 Tryck på knappen Lägg till under Registrera Konton Skriv in kontonumret, bocka i rutan Bankkonto om det är ett bankkonto annars låter du bli. Tryck på Spara. Upprepa för att lägga till nästa konto. Registrera ingående balans och öppna poster 13

15 Nu ska vi lägga in ingående balans och eventuella öppna poster för en period, välj en avslutad period där ni har saldo och eventuella öppna poster, detta kommer bli er ingående balans för kommande period. Tryck på knappen Registrera Öppna. Skriv in saldot på huvudbokskontot (1) och bankkontot (2), tänk på att vända på tecknet på bankens saldo. Registrera de öppna poster som finns för perioden (3). När allt är registrerat ska det bli 0. Det ser du bredvid Kvar att registrera (4), då kommer OK knappen att aktiveras (5), tryck på den och registreringen av ingående balans är klart. 14

16 15

17 Ni kommer tillbaka till denna vy där ni kan se Aktuellt saldo, Registrera knappen är utgråad det betyder att det finns transaktioner på kontona i Avstämningsgruppen. Har ni fler avstämningsgrupper att lägga till upprepar ni proceduren från lägga till avstämningsgrupp annars tryck på knappen Stäng. Hantera importer För att kunna uppdatera saldon så måste man lägga in importer för filerna som man vill importera. Börja med att gå in under Inställningar->Hantera Importer. 16

18 Här finns tre olika varianter att lägga till en import. Vi går igenom två av dom, de vanligste. Variant 1: Välj Lägg till script via fil under Importinställningar Då kommer utforskaren upp, leta upp Scriptfilen som ni har fått av er konsult markera den och tryck på knappen Öppna. Importscriptet är nu tillagt i Pricka Konto. 17

19 18

20 Nu ska vi definiera ut sökväg till var filen ligger som vi ska använda. Se till att Enhetsnamnet är markerat under Importsökvägar (1). Tryck på Knappen med tre punkter (2), en utforskare öppnas (3), leta reda på mappen där ni sparar filen, tryck sedan på knappen Spara (4). Då kommer sökvägen visas i rutan Sökväg (5). Vill ni att efter ni har godkänt uppdaterat saldo att filen ska flyttas till en arkiv mapp, gör ni samma sak vid Sökväg Arkiv. 19

21 När ni har definierat båda sökvägarna trycker ni på knappen Spara (1). Har ni fler importer upprepar ni samma procedur. När ni är klara tryck på knappen Stäng (2). Variant 2: Lägga till Skript från urklipp 20

22 Börja med att öppna scriptfilen i en texteditor t.ex. anteckningar/notepad. Markera all text och kopiera. Gå in under Importinställningar Lägg till import och välj Skript från urklipp Vips så ligger importen inne. Efter det så lägger ni upp sökväg till filerna, det gör ni på samma sätt som ovan. 21

23 22

24 Uppdatera Saldo När vi ska uppdatera saldo, börjar vi med att trycka på knappen Uppdatera Saldo Här kan vi välja att importera bankfilen eller huvudboksfil var för sig eller båda filerna samtidigt. Väljer man att importera båda samtidigt ska rutan Välj Flera bockas i. 23

25 Vi väljer att importera flera filtyper samtidigt, rutan Välj flera bockas i (1), bocka i rutorna Bank Demo och HB Demo (2), innan ni trycker på knappen Uppdatera (3) kontrollera noga att rutan Exkludera Importerade Transaktioner (4) är i bockad, den ser till att inga dubbletter läses in. När transaktionerna har importerats kommer rutan upp som visar utgående saldo (1) samt hur många transaktioner/rader som har importerats (2) och summa av dessa transaktioner (3), under Detaljer (4) kan ni se vilka transaktioner som importerats. Finns utgåendebalans med i filen så jämförs balansen mellan filen och programmet, stämmer det så kommer det upp i Inforutan (Saldot stämmer enligt innehåll i importerade filer) (5). Har programmet exkluderat transaktioner ser ni även det i Inforutan, vill ni kontrollera vilka transaktioner som exkluderats tryck på förstoringsglaset (6). Kontrollera att utgående saldo stämmer överens med era siffror innan ni godkänner. Stämmer allt tryck på knappen Godkänn. 24

26 Om man vill se de exkluderade transaktionerna trycker man på förstoringsglaset. Då kommer man in i vyn exkluderade transaktioner. Här kontrollera man vilka transaktioner som blivit exkluderade och möjligheten att importera exkluderade transaktioner finns. Välj vilket konto som ska kontrolleras (1) bocka i rutan Import (2) för en transaktion/transaktioner som man vill importera, i det högra hörnet Nytt Saldo (3) ser man då det nya uppdaterade saldot. Under Summa (4) ser du summan av de valda transaktionerna. Tryck på Stäng (5) och transaktionen/transaktionerna läggs till i importen. OBS: Glöm inte att kontrollera det nya uppdaterade saldot att det stämmer överens med det saldo ni ska ha. 25

27 När ni Godkänt importen kommer ni tillbaka till rutan Uppdatera saldo, tryck på knappen Stäng Nu ser ni transaktionerna på det uppdaterade kontot och Uppdatera saldo är klart. 26

28 Skulle någonting ha gått fel och ni har godkänt Uppdatera Saldo kan man alltid ångra en Uppdatering. Gå in under Inställningar->Ångra Uppdatera Saldo Markera den fil som ni vill ångra och tryck på knappen Ångra Uppdatering I rutan under ser ni Aktuellt Saldo (1) och Saldo Efter Ångra (2). 27

29 Ni kommer få frågan om ni verkligen vill ångra uppdateringen, är ni säkra på er sak så trycker ni på knappen Ja. Ni kommer då tillbaka till Ångra Uppdatering och ni ser att filen har tagits bort, är ni klara trycker ni på knappen Stäng. 28

30 29

31 Avstämningsregler Att skapa automatiska avstämningsregler är lätt. Börja med att gå in under Inställningar- >Automatiska Avstämningsregler. Tryck på knappen Ny 30

32 Ni kommer då in i Redigera avstämningsregel. Redigera Avstämningsregel är uppdelad i olika delar. Regelnamn (1), Typ av regel (2), Datumavvikelse (3), Avstämningstyp (4), Stämma av med Avikelse (5), Verifiera Texter (6)(7). Här visar vi en enkel uppsättning av En mot En regel. Börja med Typ av regel (2) i vårt exempel har vi markerat En Mot En, Skriv in datumavvikelse (3), i exemplet får det skilja 5 dagar, bocka i Max Avvikelse. Nu kan man testa regeln för att se om den fungerar, tryck på knappen Testa Regel (8). 31

33 Rutan för Test kommer upp, välj vilken avstämningsgrupp (1) ni vill testa regeln på och tryck på knappen Starta Test (2). Här ser vi resultatet av testet om regeln fungerar som man tänkt sig. Vi se att regeln stämde av 88 % vi ser även de poster som regeln har matchat med hjälp av AvstämningsID. Tryck på Stäng 32

34 Om regeln fungerar som den ska och vi är nöjda med resultatet, skapas regeln genom att trycka på knappen OK. Vi kommer tillbaka till vyn Automatiska Avstämningsregler, som ni ser så har vi skapat en regel på avstämningsgrupp Bank Tryck på knappen Stäng. 33

35 Nu vill vi testa vår regel. Bocka i Bank 1930 (1) och tryck på knappen Pricka Auto (2). 34

36 Vi kommer in i avstämningsvyn, tryck på knappen Starta och programmet börjar den automatiska prickningen. När regeln har prickat klart visas resultatet. Vi ser att regeln stämde av 87,51 %. Tryck på Stäng och du kommer tillbaka till vyn öppna poster. Detta är ett exempel på hur man skapar en enkel regel En mot En, det är lika enkelt att skapa andra typer av regler t.ex. Flera mot En, En mot Flera eller Flera mot Flera, man kan även skapa regler som stämmer av Debet mot Kredit eller summan av en dag. Om vi skulle gå igenom alla typer och exempel på regler skulle detta bli en bok, det bästa man kan göra om man vill lära sig allt om regler ta kontakt med er konsult så går han igenom regeluppsättningen med er. 35

37 Kolumninställningar, manuella inställningar, prickning och filter Kolumninställningar I Pricka Konto kan man skapa en egen profil på vilka kolumner man vill arbeta med på en avstämningsgrupp och vilka kolumner man vill ha filtrerade osv. Gå in under Inställningar->Enheter, Avstämningsgrupper och konton. Gå in under skiftnyckeln (1) och välj Hantera Kolumninställningar (2). 36

38 Under profil finns det förinställda profiler, men nu ska vi skapa en egen profil. Tryck på knappen Lägg Till Börja med att ge profilen ett namn (1). Nu ska vi välja vilka kolumner vi vill se, vad dom ska heta och om de ska ha ett filter på sig. Vi börjar med Datum. Vill du kolumnen ska heta Datum då skriver vi det i kolumnen Grid Kolumnnamn (2), därefter bockar du i Visa kolumnen (3) om du vill se kolumnen, vill du att kolumnen ska vara filtrerad bockar du i Filtrerad (4), tryck sedan på Inställningar (5) och sätt filtret på dagligen, om du vill att filtret ska filtrera per dag, Skillnaden mellan Dagligen och Alla Datum beskrivs nedan, tryck OK (6). 37

39 38

40 Därefter bockar du i de kolumner du vill använda och om de ska vara filtrerade eller ej. Vill du använda något extrafält (i detta exempel Extra1) bockar du i Visa (1) och ändrar till ett lämpligt namn i Grid Kolumnnamn (2). Jag vill lägga ett filter på KST fältet, bocka i Filtrerad (3) och tryck på Inställningar (4). Här väjer jag Alla Datum, för jag vill inte bara se ett KST på ett specifikt datum utan jag vill se ett KST på alla datum. När du är klar tryck på OK (5) och du kommer tillbaks till Kolumninställningar. 39

41 Tryck på Spara Profil (1) och därefter Spara/Välj Profil (2). Du kommer tillbaka till Enheter, Avstämningsgrupper och Konton, tryck på Stäng 40

42 Du är tillbaka i vyn öppna poster där ser du att Datum (1) har bytt namn, den nya kolumnen KST (2) visas och kolumnerna Datum, Text och KST har ett filter på sig. Det ser du på den blåa understrukna texten. 41

43 Manuella inställningar Du kan anpassa dina kolumner som du vill ha dom, ta tag i en kolumn och dra till önskat läge och du får kolumnerna precis i den ordning du önskar. Under knappen skiftnyckel i den manuella vyn kan du göra inställningar för den manuella prickningen. t.ex. vill du kunna pricka poster med en öresdifferens. Tryck på knappen med Skiftnyckel välj inställningar. Du kommer till vyn Avstämningsinställningar, skriv in ett belopp med max avvikelse som får prickas manuellt (1), välj vilket konto diffen ska läggas på (2). Bockar du i Behåll Information Från Den Senaste Posten (3) får du informationen från Text, Ref och datum kolumnen från den nyaste posten. Tryck OK (4). Prickar du nu ett belopp med avvikelse kommer avvikelse beloppet finnas väl specificerat under öppna poster och du kan under rapporter välja att skriva ut eller spara en rapport. Det gör du med rapporten Avvikelserapport. Du kan även göra en manuell registrering av ett belopp. Manuell registrering ska du använda med försiktighet då det kommer att påverka saldot på dina konton, denna funktion används bara i speciella fall. Med Nollställ kolumnordning återställer du kolumnerna till ursprungsordningen. 42

44 Automatisk radhöjdsjustering anpassar radhöjden automatiskt till informationen som finns i kolumnerna. 43

45 Manuell prickning I vyn öppna poster arbetar du med den manuella prickningen av de kvarstående posterna. Du kan välja att sortera på en viss kolumn t.ex. Belopp tryck bara på kolumnnamnet och kolumnen sorteras efter belopp, vill du sortera på flera kolumner samtidigt går det bra, håll ner Ctrl tangenten samtidigt som du trycker på kolumnerna i den ordning du vill sortera. I bilden nedan har sortering skett på Belopp, Referens och Text. Man ser att det är flera kolumner sorterade då det dyker upp en liten trekant som visar hur kolumnen är sorterad, lägst till högst eller tvärtom. När du prickar manuellt kan man göra på två sätt. Leta upp två belopp som matchar varandra, Tryck på Pricka (1) eller på tangenten (P) på ditt tangentbord. Om du vill att programmet ska föreslå motposten, bocka i ett eller flera belopp som du vill pricka tryck sedan på knappen Förslag (1). 44

46 Programmet kommer nu söka efter beloppet, om den får en träff så aktiveras Pricka knappen, kontrollera att det är rätt belopp som ska prickas innan du trycker på Pricka eller tangenten P. Möjligheten att arbeta med flaggor i programmet finns i kolumnen Flaggor. Tryck på Flaggan bredvid den post som du vill flagga och välj vilken flagga du vill använda. Flaggan med den röda handen Ingen Automatavstämning betyder att programmet inte kommer pricka de poster som har den röda handen som flagga automtiskt, det överlämnas till den manuella prickningen. Du kan även markera flera poster genom att hålla in och dra ner över flaggorna och sedan högerklicka och välja flagga. 45

47 I kolumnen Anteckningar kan du skriva kommentarer till posterna, du kan även kopiera och klistra in kommentarer på flera poster samtidigt. Kopiera det du vill klistra in, markerar ett antal poster genom att hålla ner vänster musknapp och dra ner eller Shift tangenten och sedan pil upp eller ner. Tryck sedan på tangenterna CTRL och V så kopierar du in eller högerklicka och välj klistra in. Du kan även välja flera poster som inte ligger efter varandra, håll bara ner CTRL tangenten och välj vilka poster du vill markera, när du har markerat posterna klistrar du in anteckningen på samma sätt som ovan. 46

48 Det finns en zoom funktion i den manuella vyn, längst ner till höger finns ett förstoringsglas med ett reglage som du kan justera storleken på texten, dra den åt höger och texten blir större, dra den till vänster och texten blir mindre. Du kan även färglägga bokföringsposterna med en valfri färg. Längst ner till vänster hittar du en färghink (1), tryck på den och du kommer in i Färginställningar (2) välj valfri färg och tryck OK. 47

49 48

50 Bokföringstransaktionerna färgas i detta fall rosa. Filter I filterfunktionen finns det knapp några begränsningar du kan arbeta nästan hur du vill, vi går igenom de vanligaste sätten. När vi skapade kolumnprofiler valde vi att lägga filter på vissa kolumner dessa kolumner visas med en blå text som är understruken, trycker du på en text i en sådan kolumn läggs automatiskt ett filter på den valda texten, datum eller vad det kan vara och du kommer in i filter vyn. I bilden nedan är ett filter lagt på datumet Om du vill kan du fortsätta lägga filter på andra kolumner. Här kan du nu arbeta precis som vanligt bocka i och pricka av posterna som inte har blivit automatiskt avprickade. Vill du ta bort filtret trycker du bara på datumet igen eller på knappen Ta bort filer och filtret tas bort. 49

51 Du kan även aktivera filtret via knappen Filter (1). Vi kommer in i vyn filter och här kan man välja vad man vill lägga ett filter på, i exemplet nedan läggs ett filter i kolumnen Text (2) med texten Faktura inbet. Tryck på knappen Uppdatera Filter (3) och du ser alla poster med texten Faktura inbetalning. Du kan fortsätt lägga filter. Vi vill endast se posterna Faktura inbetalning som har en röd flagga med anteckningen åtgärd, nedan lägger vi ett filter på röda flaggor genom att bocka i rutan med den röda flaggan (1), vi skriver Åtgärd i Anteckningar (2) och trycker sedan på knappen Uppdatera Filter (3). Som du förstår finns det otaliga möjligheter att lägga filter och kombinationen av filter, tänk efter vad som skulle passa och förenkla bäst för dig och din verksamhet, dels när du skapar kolumnprofiler 50

52 (vilka kolumner ska det läggas filter på mm) och dels när du arbeta manuellt med dom öppna posterna. Rapport och Export Export Du kan exportera data direkt till Excel. Du exporterar allt eller bara markerade poster. I exemplet nedan har vi bockat i ett antal poster som vi vill exportera till Excel. Tryck på knappen Export (1). Du får upp Exportrutan, i detta fall väljer vi Markerad (2) för vi vill endast ha de poster som var i bockade, vi väljer att vi vill ha med kolumnnamn (3) och att vi ska exportera till Excel (4), tryck sedan på Exportera (5). Excel öppnas med det urvalet du gjorde. 51

53 Rapporter Nu har vi kommit så långt att vi vill ha ut en rapport på månadens avstämning och eventuellt spara som bilaga till månadsbokslutet om du inte har Pricka Bokslut. Börja med att trycka på Rapport (1). Du kommer då in i Rapportvyn. Under Avstämningsgrupper (2) bockar du i vilken eller vilka avstämningsgrupper du vill ha ut rapporter på. Under Rapporter (3) väljer du vilken rapport du vill ha. Under Rapportvillkor (4) väljer du vilket datum rapporten ska ha. Tryck sedan på Förhandsgranska (5) om du vill förhandsgranska rapporten eller Skriv ut (6) om du vill skriva ut rapporten direkt. Vi väljer förhandsgranska. 52

54 Du kommer in i vyn Förhandsgranska Rapport. Här kan du göra diverse val, Öppna eller Spara rapporten (1), vilket format du vill Öppna eller Spara rapporten i pdf eller text (2), du trycker på respektive knapp så Öppnas eller Sparas rapporten i det format som står på knappen, (Excel finns till vissa rapporter). Vill du skriva ut rapporten trycker du på Skriv ut (3). I exemplet väljer vi att spara rapporten i pdf format genom att ha Spara i bockat och trycka på knappen PDF. Du får upp utforskaren där du väljer Rapportnamn och vart du vill spara rapporten tryck sedan Spara och rapporten ligger nu sparad där du valde att spara ner den. 53

55 54

56 Avsluta programmet När du är klar med din avstämning och vill avsluta så trycker du på Exit (1) eller så trycker du på Krysset (2). Du får frågan om du vill stänga ner Pricka Konto tryck Ja (3) och programmet stängs ner. Har du några frågor eller om du vil ha hjälp med något tveka inte att höra av dig till oss på Pricka. Det gör du enklast genom att kontakta vår support eller direkt till din konsult/kontaktperson. 55