ADRA MATCH ACCOUNTS SNABBREFERENS GUIDE

Transkript

1 ADRA MATCH ACCOUNTS SNABBREFERENS GUIDE

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING ANVÄNDA DEN HÄR GUIDEN...4 FÖRBEREDELSER...5 SKAPA DIN FÖRSTA KONTOGRUPP...6 VÄLKOMMEN...7 REDIGERA KONTON OCH KONTOGRUPPER...8 IMPORTERA FILER... FILER OCH MAPPAR... REGLER FÖR AUTOMATISK AVSTÄMNING... NYCKELFUNKTIONER DAGLIGA UPPGIFTER...6 IMPORT...7 AUTOMATISK (AVSTÄMNING)...9 MANUELL (AVSTÄMNING)...0 RAPPORTER...4 ÅNGRA IMPORT...5 MANUELL REGISTRERING...7 MALLREGLER...8

3 UPPHOVSRÄTT Copyright 0 Adra Match. Med ensamrätt. Informationen i detta dokument kan komma att ändras utan föregående meddelande. Programvaran som beskrivs i detta dokument tillhandhålls inom ramarna för ett licensavtal. Programvaran får enbart användas eller kopieras i enlighet med villkoren i dessa avtal. Ingen del av denna publikation får reproduceras, lagras i ett hämtningssystem eller överföras i någon form eller på något elektroniskt eller mekaniskt sätt, inklusive fotokopiering och inspelning i andra syften än köparens personliga användning utan skriftligt tillstånd från Adra Match. Adra Match AS Besöksadress: Schweigaards gate 8 09 Oslo Norge Postadress: Postboks 966 Grønland 04 Oslo Norge

4 ANVÄNDA DEN HÄR GUIDEN VEM ÄR DEN HÄR GUIDEN TILL FÖR? Denna snabbreferensguide är till för alla som använder Adra Match Accounts och ger en snabb översikt över de vanliga funktionerna i Adra Match Accounts. I den här guiden beskrivs de vanligaste funktionerna i Adra Match Accounts. Den är i första hand avsedd för vanliga och avancerade användare. Dokumentet täcker inte underhåll av användare och klienter eller rapportgenerering. Detaljerad information finns i användarguiden för Adra Match Accounts. FÖLJANDE BESKRIVS I DEN HÄR GUIDEN Den här guiden hjälper dig att: > > Förstå de vanliga funktionerna i Adra Match Accounts > > Använda Adra Match Accounts 4

5 FÖRBEREDELSER SKAPA KONTOUTDRAG FRÅN ERP Exportera ett kontoutdrag till en textfil från ditt redovisningssystem (kallas "ERP" här) med de konton du vill stämma av. Det görs vanligen via en rapport- eller exportfunktion i ERP-systemet. > > Skapa en mapp på en nätverksenhet där du kan lagra filer. T.ex. G: \AdraMatchAccounts\Import\Redovisning > > Skapa ytterligare en mapp som säkerhetskopia för Adra Match Accounts dit importerade filer flyttas. T.ex. G: \AdraMatchAc counts\import\redovisning\ Arkiv En Excel-fil kan användas om den sparas som en tabbavgränsad textfil eller kommaavgränsad textfil (CSV). Du kan även använda importguiden när du vill importera filer från Excel. EXPORTERA/HÄMTA FRÅN BANKKONTOUTDRAGET Kontakta banken om du vill ha fler instruktioner om hur du gör detta. Många banker erbjuder den här tjänsten via sin internetbank. Filerna måste ha kommaseparerat format (CSV), textformat (TXT) eller ett annat bankspecifikt format. > > Skapa en mapp på en nätverksenhet där du kan lagra filer. T.ex. G: \AdraMatchAccounts\Import\Banknamn > > Skapa ytterligare en mapp som säkerhetskopia för Adra Match Accounts dit importerade filer flyttas. T.ex. G: \AdraMatchAc counts\import\banknamn\ Fil 5

6 LOGGA IN LOGGA IN MED ENKEL INLOGGNING Använd Windows-autentisering för enkel inloggning. Du loggas in automatiskt när du startar Adra Match Accounts. LOGGA IN UTAN ENKEL INLOGGNING Logga in med det användarnamn och lösenord som du har fått. Om det är första gången du loggar in bör du ändra lösenordet. 6

7 VÄLKOMSTSKÄRM När du har loggat in visas status för dina konton samt användarinformation. Startskärm Importera filer Automatisk avstämning Manuella Skapa rapporter avstämningar och korrigeringar Kontogruppdetaljer för vald klient Välj klient Användardetaljer Visa Konfigurera system, användarguide säkerhetskopia, återställning och hantera licenser Expandera vy Licensverifiering 7

8 REDIGERA KONTON OCH KONTOGRUPPER Använd den här funktionen när du vill lägga till konton, skapa och redigera kontogrupper, lägga till ingående saldon och öppna transaktioner eller ta bort alla transaktioner eller enbart avstämda transaktioner fram till ett visst postdatum. > > Välj Maintenance Edit Accounts/Account Groups (Underhåll Redigera konton/kontogrupper). LÄGGA TILL KONTON. Klicka på fliken Account Settings (Kontoinställningar).. Klicka på New (Nytt) när du vill lägga till ett nytt konto.. Markera kryssrutan Interim (Löpande) när du vill aktivera avstämning mellan debet och kredit för kontot. 4. Markera kryssrutan Unique (Unik) om kontonumret är unikt för hela uppdraget. 5. Klicka på Save (Spara)

9 Skapa en kontogrupp. Klicka på New (Nytt) när du vill skapa en ny kontogrupp.. I fältet Account Group (Kontogrupp) skriver du namnet på den nya kontogruppen.. I fältet Description (Beskrivning) anger du en beskrivning av kontogruppen. 4. Markera kryssrutan This is a foreign currency account (Detta är ett konto med utländsk valuta) om kontot 5 4 har utländsk valuta. 5. I listrutan Select currency (Välj valuta) väljer du valutatyp för kontot. 6. Klicka på Save (Spara). En ny konto grupp skapas. 6 9

10 Ange ingående saldo Använd den här funktionen för att lägga till ett kontosaldo. Saldona för gruppkontot måste vara noll och det får inte finnas några öppna transaktioner. Set Starting Balance (Ange ingående saldo) aktiveras när du skapar en ny kontogrupp och tilldelar den konton. Klicka på knappen Set Starting Balance (Ange ingående saldo) när du vill visa fönstret The New starting balance / (Nytt ingående saldo /).. Under Ledger (Huvudbok) anger du ingående saldo för den månad eller period du vill börja avstämningen med.. Under Bank anger du ingående saldo för den månad eller period du vill börja avstämningen med.. Klicka på Finish (Slutför) om Ledger balance (Huvudbokssaldo) och Bank balance (Banksaldo) tillsammans blir noll eller klicka på Next (Nästa) om du vill registrera de öppna transaktioner som utgör differensen. Knappen Finish (Slutför) visas enbart om saldona matchar, annars visas knappen Next (Nästa). Mer information finns i Ange ingående saldon i användarhandboken för Adra Match Accounts. 0

11 IMPORTERA FILER Används för att importera filer i XML-format, skapa eller ändra importer och välja befintliga importer. > > Välj Maintenance Imports (Underhåll Importer). IMPORTERAR MALLAR. Välj Imports (Importer).. Välj de importfiler du vill lägga till.. Klicka på Add (Lägg till). Mer information finns i Hantera importer i användarhandboken för Adra Match Accounts.

12 FILER OCH MAPPAR Används för att definiera sökvägen för filkataloger och säkerhetskopior i valda importer. > > Välj Maintenance Files and folders (Underhåll Filer och mappar).. Markera kryssrutan Engagement Mode (Aktiveringsläge) enbart om du vill definiera sökvägen för import av data till alla klienter.. I listrutan Select import (Välj import) väljer du den import som du vill ange en mappsökväg för.. I fältet Folder (Mapp) klickar du för att hitta mappsökvägen för importen. 4. I fältet Backup (Säkerhetskopia) klick 5 4 ar du för att hitta mappsökvägen för katalogen för säkerhetskopian I fältet Filter (Filtrera) anger du filterkriterier. T.ex. visa enbart textfiler (*.txt). 6. Klicka på Save (Spara). Mer information finns i Definiera mapplatser i användarhandboken för Adra Match Accounts.

13 REGLER FÖR AUTOMATISK AVSTÄMNING HANTERA AUTOMATISKA AVSTÄMNINGAR Använd den här funktionen för att lägga till, ändra, prioritera eller ta bort avstämningsregler för kontogrupper. Prioritera regler genom att välja prioritetsnivå i listrutan. De här reglerna kan kopieras eller delas med andra kontogrupper. > > Välj Maintenance Automatic reconciliation rules (Underhåll Regler för automatisk avstämning). Inställningar för automatiska avstämningar dialogruta

14 REGLER FÖR KOPIERING OCH DELNING I listrutan Account Group (Kontogrupp) väljer du den kontogrupp som du tilldelar fördefinierade regler.. Klicka på Add Predefined (Lägg till fördefinierade).. I listrutan Rule group (Regelgrupp) väljer du den regelgrupp du vill tilldela till den valda kontogruppen. De fördefini 4 erade reglerna för den valda gruppen visas.. Markera kryssrutan Select All (Markera 5 alla) om du vill lägga till alla regler i regelgruppen eller välj den regel du vill tilldela kontogruppen. 4. Klicka på Copy selected rules (Kopiera valda regler) om du vill att detta ska vara en fristående regel eller klicka på Share selected rules (Dela markerade regler) om du vill att ändringar av den överord Inställningar för automatiska avstämningar dialogruta nade regeln ska tillämpas på den här regeln. 5. Klicka på OK. 4

15 SKAPA EN AVSTÄMNINGSREGEL I följande exempel visas en avstämningsregel som matchar en redovisningstransaktion mot flera banktransaktioner.. I fältet Name (Namn) anger du ett namn på avstämningsregeln.. I fältet Date range (Datumintervall) anger du 5, vilket betyder att bankdatumet får avvika maximalt +5 dagar förutom bokföringstransaktionen.. Markera kryssrutan Many items from Bank (Många poster från bank) om du vill stämma av mot flera banktransaktioner. 4. Klicka på Save (Spara). Mer information om hur du skapar avstämningsregler finns i Ställa in automatiska avstämningar i användarhandboken för Adra Match Accounts. 4 Inställningar för automatiska avstämningar dialogruta 5

16 NYCKELFUNKTIONER DAGLIGA UPPGIFTER I Adra Match Accounts finns fyra huvudfunktioner, Import, Automatisk (automatisk avstämning), Undantag (manuell avstämning) och Rapporter som är enkelt tillgängliga via ett fliksystem. Här utför du vanligen dina dagliga uppgifter. PROCEDURER (DAG, VECKA OCH/ELLER MÅNAD) > > Hämta textfilen (kontoutdrag) från ERP > > Hämta textfilen (kontoutdrag) från banken > > Logga in på Adra Match Account > > Importera filer från affärsbanken > > Kontrollera att de importerade kontona har samma saldon som du redovisar och sätter in på banken under den importerade perioden > > Kör de automatiska matchningsreglerna > > Hantera avvikelser under manuell justering > > Skapa rapporter för de matchade kontona 6

17 IMPORT. Klicka på fliken Import.. Välj ett av de fördefinierade importformaten.. Lägg till filer som du vill importera. Filer som har lagts till listas i rutan Select files to import (Välj filer att importera). Du kan välja flera filer. 4. Klicka på Import när du vill starta importen. Importguiden används för tillfälliga importer samt för att skapa nya importmallar. Mer information finns i Importera en fil i användarhandboken för Adra Match. 4 Fliken Import 7

18 VISA TRANSAKTIONSDE- TALJER Används för att visa detaljerna för transaktioner och saldon när kontoinformationen har importerats.. Skriv ut importresultaten vid behov.. Klicka på förstoringsglaset under kolum nen Details (Detaljer) om du vill visa detaljerna för ett importerat konto.. Klicka på Accept (Godkänn) för att god känna när du har kontrollerat saldot för de importerade kontona. Upprepa stegen för alla andra filer du vill importera. Adra Match dialogrutan New Balance (Nytt saldo) 8

19 AUTOMATISK (AVSTÄMNING) Används för att köra de fördefinierade avstämningsreglerna för de data du har importerat. Matchande resultat visas per regel och total kontogrupp.. Klicka på fliken Automatic (Automatisk).. Markera kryssrutan för kontogrupperna eller enskilda avstämningsregler.. Klicka på Reconcile (Stäm av). Fliken Automatic (Automatiskt) 9

20 MANUELL (AVSTÄMNING) Används för att hantera avvikelser/öppna transaktioner och avstämda transaktioner. Du kan sortera och filtrera öppna transaktioner och stämma av avvikelser. Med den kraftfulla sökfunktionen kan du söka i både öppna och avstämda poster. FLIKEN OPEN (ÖPPNA). Klicka på fliken Exceptions (Undantag).. Klicka på fliken Open (Öppna). Fliken Open (Öppna) visas som standard när du klickar på fliken Exceptions (Undantag).. Markera kryssrutorna för de poster som 4 ska stämmas av. När avvikelsen mellan de valda posterna är noll eller inom toleransen. 4. Klicka på Reconcile (Stäm av). Fliken Exceptions Open (Undantag Öppen) 0

21 FLIKEN RECONCILED (AVSTÄMD) Används för att visa avstämda transaktioner. Detaljer om vem, när och hur transaktioner har stämts av visas här.. Klicka på fliken Exceptions (Undantag).. Klicka på fliken Reconciled (Avstämd).. Markera en transaktion och klicka på Undo (Ångra) vid behov för att ångra avstämning en för de valda posterna. Fliken Exceptions Reconciled (Undantag Avstämd)

22 FLIKEN SEARCH (SÖK) Du kan söka efter alla fält i avstämda eller öppna transaktioner.. Klicka på fliken Exceptions (Undantag).. Klicka på fliken Search (Sök).. I de tillgängliga fälten anger du uppgifter för att söka per Amount, Date, Text, Reference, Period eller Extra (Belopp, Datum, Text, Referens, Period eller Extra). 4. Välj Open (Öppen) eller Reconciled (Avstämd) i listrutan för att välja den trans aktionstyp du vill söka efter. 5. Klicka på Search (Sök) när du vill söka efter de definierade kriterierna. 5 4 Transaktionerna visas baserat på de angivna sökkriterierna. Fliken Exceptions Search (Undantag Sök)

23 Ångra en avstämning. Klicka på fliken Exceptions (Undantag).. Välj Reconciled (Avstämda) i listrutan.. Markera kryssrutan för den öppna transaktionen. 4. Klicka på förstoringsglaset bredvid en transaktion när du vill visa alla poster med samma post-id. 5. Klicka på Ångra. 4 5

24 RAPPORTER Använd det här alternativet när du vill skapa rapporter för visning och utskrift i en eller flera kontogrupper och klienter. Rapporten kan förhandsgranskas i fem olika format: PDF, Excel, RTF, TXT och Report Viewer. VISA RAPPORTER. Klicka på fliken Reports (Rapporter).. I listan Select Report (Välj rapport) väljer du 6 den typ av rapport du vill visa.. Välj den typ du vill skapa rapporten för. 4. I listan Select an account group (Välj en 7 kontogrupp) väljer du de kontogrupper du vill visa i rapporten. 5. I listrutan Select Report Format (Välj rap portformat) väljer du rapportformat för den rapport du vill visa I listrutan Sort on (Sortera efter) väljer du hur rapporten ska sorteras. 7. Markera kryssrutan (View historical data) Visa historiska data. 8. I listrutan väljer du det tidsformat du vill visa 9 Fliken Reports (Rapporter) 9. Klicka på Preview (Förhandsgranska). Rapporten skapas i önskat format enligt förhandsgranskningen till höger. i rapporten. 4

25 ÅNGRA IMPORT Använd den här funktionen när du vill visa detaljerna för importerade filer och ångra importen av importerade och avstämda filer. Du kan bara ångra filer för konton och klienter som du har åtkomst till. > > Välj Maintenance Undo import (Underhåll Ångra import). Ångra import 5

26 IMPORTERADE FILER Använd den här funktionen när du vill ångra avstämda och icke-avstämda filimporter. Icke-avstämda importer. Välj Unreconciled Imports (Icke-avstämda importer) när du vill ångra importen av icke-avstämda filer.. Klicka på Details (Detaljer) när du vill visa fildetaljer.. Klicka på Undo Import (Ångra import) när du vill ångra importen av filen/filerna. Avstämda importer I Reconciled Imports (Avstämda importer) visas filer som har importerats och är helt eller delvis avstämda. Välj en eller flera filer som du vill visa detaljer för eller Undo reconciliation (Ångra avstämning).. Välj Reconciled imports (Avstämda im porter) när du vill ångra importen av avstämda filer.. Klicka på Undo Reconciliation (Ångra avstämning) när du vill ångra avstäm ningen av filen/filerna. 6

27 MANUELL REGISTRERING Använd det här alternativet när du vill lägga till transaktioner för en kontogrupp manuellt. > > Välj Maintenance -> Manual Registration (Underhåll > Manuell registrering).. Välj kontogruppen.. Välj rätt konto. Registrera transaktionerna i det översta fältet.. Klicka på Insert (Infoga) när du vill lägga till transaktionen i öppna transaktioner. Rutan nedanför visar hur de registrerade transaktionerna påverkar saldot. Registrering 7

28 MALLREGLER Används för att skapa globala mallregler och tilldela dessa regler till specifika regelgrupper. > > Klicka på Maintenance > Edit auto. recon. template rules (Underhåll > Redigera mallregler för automatisk avstämning). NY REGELGRUPP. I fältet Rule group (Regelgrupp) klickar du på New (Ny).. I fältet Rule Group (Regelgrupp) skriver du namnet på regelgruppen.. Klicka på Save (Spara). Redigera mallregler för automatisk avstämning ny regelgrupp 8

29 TILLDELA EN REGELGRUPP MALLREGLER. I listrutan Rule Group (Regelgrupp) väljer du den regelgrupp som du tillde lar mallregler.. Klicka på Add (Lägg till).. Ange regelinställningarna för mallen. 4. Klicka på Save (Spara). 4 Redigera mallregler för automatisk avstämning 9