Rapport. Hur mår Sveriges intranät?

Transkript

1 Rapport Hur mår Sveriges intranät? Trendundersökning

2 2 (56) INLEDNING Denna rapport belyser intranäten och är en årlig undersökning som Web Service Award (WSA) genomför med syfte att ta reda på hur intranätansvariga upplever sin arbetssituation och kvaliteten på sina intranät. Undersökningen genomfördes under september. I rapporten har resultaten jämförts med andra utförda undersökningar av WSA: 1) Hur mår Sveriges intranät? Trendundersökning ) Hur mår Sveriges webbplatser? Trendundersökning. (2008, 2007 och 2006) 3) Resultaten av Web Service Indexundersökningarna i kategorin intranät. 4) Resultaten av Web Service Indexundersökningarna av publika webbplatser. 5) Utförda fokusgrupper och djupintervjuer med användare och ansvariga. Undersökningen besvarades av 290 intranätansvariga på företag, statliga verk, kommuner/landsting och förbund/organisationer. Urvalet till undersökningen har skett slumpmässigt från WSA:s databas över beslutsfattare. Bland respondenterna finns både kunder och icke-kunder till WSA. Undersökningen genomfördes under september, vecka 35-38, via en enkät som skickades ut som en länk via mail. De som tillhör en verksamhet som inte har ett intranät sorterades bort ur urvalet. Stockholm, Oktober Pierre Du Rietz VD/Chefsanalytiker, Web Service Award AB

3 3 (56) INLEDNING...2 SAMMANFATTNING ORGANISATIONEN BAKOM INTRANÄTET Verksamhet Ansvarsområde - respondenten Arbetstid med intranätet Arbetsgruppens storlek Centraliserad eller decentraliserad administration av intranätet Intranätets användning Intranätets omfång Resurser Personalresurser Ekonomiska resurser Tekniska resurser Arbetar med förbättringar Publiceringsverktyg Hur man uppfattar sitt publiceringsverktyg Utbildning/introduktion Support Hur nöjd är man med leverantörens support? HUR UPPFATTAS INTRANÄTEN? Användarvänlighet Hjälpmedel Sökfunktionen Ansvar Analys av sökfunktionen Information Användarnyttan Behovsanpassning KVALITETSSÄKRING Språkgranskning Tid för granskning Rutiner Rensa gammalt material Ta hjälp av användaren TILLGÄNGLIGHET Riktlinjer MARKNADSFÖRING AV INTRANÄTET Vad gör man för att få medarbetarna att besöka intranätet oftare? SUPPORT Tid FÖRÄNDRING AV INTRANÄTET TEKNIKTRENDER Teknikutveckling Funktioner på intranätet Planerade funktioner på intranätet UPPFÖLJNING/UNDERSÖKNINGAR Uppföljning BAKGRUND OM WEB SERVICE AWARD... 55

4 4 (56) SAMMANFATTNING Intranätet är en tidstjuv och en kostnad i stället för ett hjälpmedel och en besparing. Det tar av medarbetarnas effektiva arbetstid att använda intranätet. De kan inte heller lita på informationen när de väl hittar den vilket skapar osäkerhet. För intranätansvariga är arbetet med intranätet en arbetsuppgift bland många. De flesta som arbetar med det lägger ner under 25 % av sin arbetstid på just det, oavsett storlek på intranätorganisationen. 66 % av de svarande arbetar i en decentraliserad organisation med många redaktörer. Hur många av dessa redaktörer har valt det arbetet? Hur många av dessa har fått rätt utbildning? Det är frågor som organisationen bör ställa sig. Organisationen bakom intranätet anser att de varken har den personal, ekonomi eller de tekniska resurser de behöver. Frågan vi ställer är: har man råd att inte satsa på intranäten som ett effektivt redskap för medarbetarna? Det finns en utbredd missnöjdhet (28 %) med den version av publiceringsverktyg som man har. Undersökningen visar på en stark korrelation mellan ålder på versionen och hur nöjd man är. I gruppen som har haft det i fem år eller mer så är det hela 42 % som är missnöjda med sitt verktyg. 20 % anger att de har ett verktyg som är 5 år eller äldre. De intranätansvariga är generellt missnöjda med sina intranät. Bara 40 % anser att deras intranät är välstrukturerade och en så låg andel som 27 % är nöjda med sin sökfunktion. När det gäller sökfunktionen så arbetar man inte aktivt med den. Endast 7 % anger att de analyserar användarnas felsökningar samt anger att de analyserar de vanligaste sökorden. Användarnyttan med intranäten är lågt. Enbart 47 % anser att deras intranät underlättar medarbetarnas dagliga arbete. Problemet med strukturen kostar organisationen pengar. I snitt så lägger man ner ca 6 timmar i veckan på att hjälpa medarbetarna att hitta eller svara på frågor om intranätet. Om man räknar det på ett arbetsår så blir det ca 306 timmar eller lite mer än 38 arbetsdagar. Till detta kommer den tid som medarbetarna lägger ner på att leta information innan de ger upp eller kontaktar de ansvariga. En mycket stor andel av företagen/organisationerna saknar rutiner för kvalitetssäkring av informationen på sina intranät. Hela 42 % har inte rutiner för att se att informationen på intranätet är korrekt. Det är skrämmande att tänka på vilka konsekvenser det kan få att felaktig information läggs ut. Bara 30 % tar hjälp av användaren att kvalitetssäkra innehållet på intranätet. Att så få använder medarbetarnas kunskap i kvalitetssäkringen hänger ihop med att man heller inte mäter och utvärderar sina intranät. Trots allt finns det en ljusning i och med att medarbetarna kan bli mer involverade i utvecklingen av intranätet genom att flera planerar att bygga om och även idén med sociala medier har börjat få gehör. I undersökningen anger 43 % att de ska genomföra en större förändring av intranätet i år. Det kommer bli spännande att undersöka vad som händer med intranäten under 2010!

5 5 (56) 1. ORGANISATIONEN BAKOM INTRANÄTET 1.1 Verksamhet VERKSAMHET Antal svar: Arbetar du inom? Statligt verk/myndighet Kommun/landsting Organisation/förbund Företag Bild 1: Typ av verksamhet. Andel i procent. Närmare hälften av de tillfrågade i undersökningen (45 %) arbetar med intranät på ett företag. Fördelningen mellan övriga verksamheter är: kommun/landsting 26 %, statligt verk/myndighet 17 % och organisation/förbund 12 %. Fördelningen är ungefär den samma som i 2008 års undersökning. 1.2 Ansvarsområde - respondenten ANSVARSOMRÅDE Antal svar: Vilket ansvarsområde har du för ert intranät? Jag är huvudansvarig för hela intranätet Jag är huvudansvarig för en viss del av intranätet Jag är intranätredaktör Jag är tekniskt ansvarig 3 3 Annat 9 9 Jag arbetar inte alls med intranätet Bild 2: Ansvarsområde för intranätet bland respondenterna. Andel i procent.

6 6 (56) Drygt hälften av tillfrågade respondenterna har huvudansvaret för hela sitt intranät. 17 % är huvudansvariga för en del av intranätet och 10 % är intranätredaktörer. 3 % är tekniskt ansvariga för intranätet. 9 % har en annan rollbeskrivning för sitt arbete med intranätet. 11 % av de tillfrågade arbetade inte med intranät alls och fick därför inte svara på resterande frågor om intranät. 1.3 Arbetstid med intranätet ARBETSTID Antal svar: Webbplatser Hur stor del av arbetstiden arbetar du med intranätet? <25% % % % Bild 3: Andel av arbetstid för intranätet. Andel i procent. Majoriteten av de tillfrågade (59 %) arbetar mindre än 25 % av sin arbetstid med intranätet. Det är samma andel som i förra årets trendundersökning av intranäten. För de flesta av de tillfrågade är med andra ord intranätet en arbetsuppgift bland flera andra. Drygt en fjärdedel arbetar mellan halv- och kvartstid med intranätet och 7 % upp till 75 %. Andelen som av de tillfrågade som arbetar upp till 100 % med intranätet har däremot ökat till 11 % från enbart 4 % i 2008 års mätning. Jämfört med hur mycket tid man lägger på de publika webbplatserna så är skillnaden mycket stor. 41 % av de som arbetar med publika webbplatser arbetar minst halva sin arbetstid med webbplatsen jämfört med enbart 18 % som arbetar motsvarande tid med intranätet.

7 7 (56) 1.4 Arbetsgruppens storlek ANTAL I INTRANÄTGRUPPEN Antal svar: Hur många är ni som arbetar kontinuerligt med intranätet? Endast 1 person personer personer personer personer personer personer eller fler Bild 4: Antal som arbetar med intranätet. Andel i procent Arbetsgruppen som jobbar kontinuerligt med intranätet är oftast rätt liten. Hälften av de tillfrågade (53 %) har svarat att de är mellan 2-5 personer som arbetar kontinuerligt med intranätet i sin organisation. 9 % har endast en person som arbetar med intranätet. Att organisationen runt intranätet är relativt liten stämmer väl överens med hur det ser ut med gruppen runt webbplatserna. Snitt 1 pers 2-5 pers 6-10 pers pers pers pers 100 pers > Upp till % % % % Tabell 1. Arbetstid uppdelat på antal som arbetar med intranätet. Andel i procent. Intranätet är en syssla bland många andra. Det ser vi genom att oavsett organisationens storlek så är arbetar man inte heltid med intranätet. Vanligast är att man lägger ner upp till 25 % av sin arbetstid på att arbeta med intranätet.

8 8 (56) 1.5 Centraliserad eller decentraliserad administration av intranätet ADMINISTRATION AV INTRANÄTET Antal svar: Webbplatser Hur administreras ert intranät? Centraliserat, d v s få kan uppdatera innehållet Decentraliserat, d v s många kan uppdatera innehållet Bild 5: Administration av intranätet. Andel i procent. De flesta företag och organisationer har en decentraliserad organisation när det gäller administrationen av intranätet 66 % - vilket är en marginell skillnad jämfört med 2008 års undersökning. Det är generellt många som har tillgång till att kunna uppdatera innehållet. Om vi jämför med hur det ser ut med administrationen av publika webbplatser är fördelningen där 50-50, dvs. lika många har en decentraliserad organisation som en centraliserad organisation där få har möjlighet att uppdatera innehållet. Nackdelen med att ha en decentraliserad administration är att det kan finnas personer inom organisationen som har fått uppgiften att uppdatera innehållet tilldelad sig men inte göra det på grund av ointresse eller okunskap om hur man gör. Risken är också att olika personer skriver på olika sätt och innehållet därför inte blir konsekvent. En fråga intranätansvariga bör ställa sig är om redaktörerna är det jobbar med intranätet av eget val eller om de är ditkommenderade.

9 9 (56) 1.6 Intranätets användning Vilka av följande områden skulle du säga att medarbetarna använder ANVÄNDNING AV INTRANÄTET Antal svar: 289 Blanketter Diskussionsforum 8 8 Driftinformation/IT-stöd Handböcker Information från ledningen Information om andra avdelningar/ Information om den egna avdelning Information om pågående projekt Kontaktuppgifter till medarbetare/te Länkar till verktyg/interna system Mallar och lathundar Nyheter inom organisationen Omvärldsbevakning Personalinformation (friskvård, lön, Se nyckeltal för företaget/avdelning Styrdokument, riktlinjer, policys Utbildning via nätet (E-learning) 7 7 Annat: 6 6 Bild 6: Användning av intranäten. Andel i procent Intranäten har förstås en rad olika användningsområden förutom att vara en informationskanal för ledningen att nå ut till sina medarbetare. I undersökningen fick intranätansvariga uppge olika områden som deras medarbetare använder. De ansvariga anser att medarbetarna använder intranätet till att leta information och som väg till verktyg och interna system. 81 % av de ansvariga uppger att medarbetarna läser nyheter inom organisationen. Efter det kommer att få kontaktuppgifter till medarbetare med 73 %, personalinformation med 72 %, länkar till verktyg/interna system69 % och därefter information från ledningen med 67 % som anser att deras medarbetare läser den. Detta stämmer också rätt bra överens med vad vi ser i de undersökningar vi gör med användare av intranät. Användarna uppskattar i stort den informationsmängd som finns på intranätet men upplever att det är svårt att hitta.

10 10 (56) 1.7 Intranätets omfång STORLEK Antal svar: Webbplatser Vårt intranät har ökat i omfattning det senaste året Bild 6: Intranäten växer. Andel i procent. Mer än hälften (52 %) av de tillfrågade uppger att deras intranät har ökat i omfång det senaste året, vilket är färre än i förra års intranätundersökning då hela 61 % uppgav att deras intranät växt. Det är också fler som anger att intranätet inte har blivit större Om man ställer andelen som anser att intranätet har blivit större i relation till hur det ser ut för de publika webbplatserna är det en helt klart högre andel där som uppger att deras webbplatser växer, drygt tre av fyra (76 %). Vårt intranät har ökat i omfattning det senaste året. Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 7: Ökat i omfattning uppdelat på tillhörighet. Andel i procent. Det är framför allt intranäten hos företag och kommuner/landsting som växer mest, 57 % respektive 58 % anger att deras intranät har ökat i omfång. Mycket intressant är den stora skillnad vi ser från förra årets mätning hos statliga verk/myndigheter. Där har andelen som anser att deras intranät har blivit större gått från 84 % 2008 till 41 % i års undersökning. Förbund och organisationer är de som har den högsta andelen, närmare hälften, som inte tycker att deras intranät har växt

11 11 (56) 1.8 Resurser Det råder fortfarande stora resursbrister i organisationerna bakom intranäten. I varje delområde har situationen blivit sämre än tidigare års mätning. Organisationen bakom intranätet anser att de varken har den personal, ekonomi eller de tekniska resurser de behöver. RESURSER Antal svar: Webbplatser Det finns tillräckligt med personal för att hantera intranätets innehåll Det finns tillräckliga ekonomiska resurser för att hantera intranätets innehåll Det finns tillräckliga tekniska resurser för att hantera intranätet Vår organisation/företag har ett väl fungerande publiceringsverktyg Vi arbetar aktivt med att förbättra för användarna att hitta på intranät Bild 8: Resurser för att hantera intranätet och dess innehåll. Andel i procent. Även i år anser organisationerna bakom intranäten att de saknar tillräckliga resurser. De upplever att de har en brist på såväl personal som tekniska och ekonomiska resurser. En stor andel upplever även att publiceringsverktyget bakom intranätet inte fungerar tillfredställande. Överlag ser situationen helt klart sämre ut för intranäten än vad för de publika webbplatserna, även om det finns stora resursbrister där också. Andelen som arbetar aktivt med att förbättra för användarna på intranätet har tyvärr blivit ännu lägre sedan förra året. Nu uppger endast 52 % att de arbetar aktivt med att förbättra för användarna att hitta på intranätet jämfört med 57 % förra året. Detta kan jämföras med andelen på 77 % som arbetar aktivt för besökarna på de publika webbplatserna. Det WSA hör i kontakterna med intranätansvariga och även ser i fritextsvaren i den här undersökningen tyder på att intranäten får stå tillbaks för de publika webbplatserna. Frågan vi ställer är: har man råd att inte satsa på intranäten som ett effektivt redskap för medarbetarna?

12 12 (56) Personalresurser Intranätorganisationerna är underbemannade enligt de ansvariga. 37 % anser att det inte finns tillräckligt med personal för att hantera intranätets innehåll och enbart 34 % att det gör det. Det finns tillräckligt med personal för att hantera intranätets innehåll. Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 9: Personalresurser fördelat på verksamhet. Andel i procent. När det gäller personalresurser är skillnaderna stora mellan de olika typerna av verksamheter. De tillfrågade inom förbund/organisationer är mindre nöjda och i mycket större utsträckning mer missnöjda med personalresurserna än de inom andra verksamheter. Hela 56 % är missnöjda och enbart var fjärde (25 %) är nöjd, vilket dessutom är en kraftig nedgång från Ekonomiska resurser Konjunkturen verkar ha slagit hårt på organisationen bakom intranäten. Det saknas den budget som de ansvariga anser behövs för att kunna hantera intranätet. Ytterst få (bara 24 %) anser att det finns tillräckliga ekonomiska resurser för att hantera intranätets innehåll. Det finns tillräckliga ekonomiska resurser för att hantera intranätets innehåll. Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 10: Ekonomiska resurser fördelat på verksamhet. Andel i procent.

13 13 (56) Överlag så är man i alla delmålgrupperna rejält missnöjd med de ekonomiska resurser man har för att hantera intranätets innehåll. Hälften av de tillfrågade inom gruppen företag och kommuner/landsting är uttalat missnöjda med sina ekonomiska resurser. Högst andel som anser att de har de ekonomiska resurser som de behöver finns bland statliga verk/myndigheter men de har ändå en låg andelen på 36 %. Överlag så har andelen nöjda sjunkit i alla delmålgrupperna Tekniska resurser Även andelen som anser att de har de tekniska resurser de behöver för att hantera intranätets innehåll har sjunkit sedan 2008 års undersökning. Nu anser hela 39 % att det inte finns tillräckligt med tekniska resurser för att hantera intranätets innehåll och enbart 36 % att det gör det. Det finns tillräckliga tekniska resurser för att hantera intranätets innehåll. Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 11: Tekniska resurser fördelat på verksamhet. Andel i procent. Den verksamhet som har störst missnöje vad gäller de tekniska resurserna är även i år statliga verk/myndigheter. Där anser hela 43 % att teknikresurserna inte räcker till för att hantera intranätet. Andelen nöjda har även tagit ett stort kliv nedåt jämfört med förra året från47 % till endast 23 %.

14 14 (56) Arbetar med förbättringar Andelen som aktivt jobbar med att förbättra för användarna att hitta på intranätet har sjunkit från 57 % i 2008 års undersökning till en andel på 52 % i år. Det kan jämföras med att för de publika webbplatserna är det hela 77 % som jobbar aktivt med att förbättra för besökarna. Vi arbetar aktivt med att förbättra för användarna att hitta på intranät. Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 12: Tekniska resurser fördelat på verksamhet. Andel i procent. I de flesta målgrupperna har aktiviteten minskat något sen förra årets undersökning. Störst förändring är det bland statliga verk/myndigheter där det nu bara är 55 % som arbetar aktivt med att förbättra för användarna att hitta på intranätet mot tidigare 69 %. Det kan hänga ihop med att de inte har samma tillgång till tekniska resurser som tidigare. De som arbetar minst med sina intranät i frågan är ansvariga hos företag där knappt hälften jobbar med det.

15 15 (56) 1.9 Publiceringsverktyg Även om andelen som säger sig ha Episerver som publiceringsverktyg på intranäten har sjunkit sedan förra året så är de fortfarande dominerande med 30 % som uppger att de använder sig av dem. Andra verktyg med stora marknadsandelar är Sharepoint med 11 % respektive SiteVision med 10 %. Andelen som har egentillverkade verktyg är förhållandevis stor med 11 %. PUBLICERINGSVERKTYG Antal svar: Vilket publiceringsverktyg använder ni för ert intranät? Episerver Polopoly 1 1 SiteVision Sharepoint Lotus Notes 4 4 Microsoft CMS 2 2 Lemoon 1 1 First Class 1 1 Eget tillverkat Har inget publiceringsverktyg 4 4 Annat Bild 13: Vilka publiceringsverktyg som används. Andel i procent. I gruppen annat finns flertalet olika leverantörer, men ingen kommer upp i en andel på en procent Hur man uppfattar sitt publiceringsverktyg En knapp majoritet av de tillfrågade anser att de har ett väl fungerande publiceringsverktyg, 53 %, vilket är en kraftig försämring jämfört med förra året. 28 % är missnöjda. RESURSER Antal svar: Webbplatser Vår organisation/företag har ett väl fungerande publiceringsverktyg Bild 14: Uppfattning om publiceringsverktyget. Andel i procent.

16 16 (56) Att andelen som tycker att de har ett välfungerande publiceringsverktyg har sjunkit gör även att intranätet rent generellt har klart färre som är nöjda än vad de som arbetar med de publika webbplatserna har. Där är 63 % nöjda med publiceringsverktyget. Vår organisation/företag har ett väl fungerande publiceringsverktyg. Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 15: Uppfattning om publiceringsverktyget uppdelat i målgrupp. Andel i procent. Andelen som tycker att de har ett väl fungerande publiceringsverktyg har sjunkit kraftigt i alla grupperna. Precis som förra året är det inom gruppen kommuner/landsting som flest tycker att de har ett välfungerande publiceringsverktyg, med 70 %. Övriga grupper har betydligt färre nöjda och bland statliga verk/myndigheter är mer än var tredje missnöjd. Flest missnöjda hittar vi hos förbund/organisationer med 41 %. Hur man uppfattar publiceringsverktyget är varierar beroende på vilket man har. Mest nöjda användare har SiteVision med en andel på 89 %, följt av Episerver med 77 %. Här ska man vara medveten om att åldern på publiceringsverktyget har en stor inverkan. Det är dessutom enbart 27 % som är nöjda med sina egentillverkade verktyg och hälften är uttalat missnöjda.

17 17 (56) PUBLICERINGSVERKTYG Antal svar: Webbplatser Hur länge har ni haft nuvarande version av ert publiceringsverktyg? Mindre än 1 år år år Mer än 5 år Bild 16: Publiceringsverktygens ålder. Andel i procent. Andelen som har nya eller nyligen uppgraderade publiceringsverktyg har ökat till 22 % från 11 % i 2008 års mätning. Detta känns naturligt eftersom det i 2008 års mätning var en stor andel som planerade att byta sitt publiceringsverktyg. Glädjande är att flera av dem fick genomföra detta trots lågkonjunkturen eftersom vi i undersökningen ser ett klart samband ju längre tid de har haft sitt publiceringsverktyg desto mindre nöjda är de. Andelen som har haft sin version av publiceringsverktyget i mer än 5 år är fortfarande hög men har nu sjunkit till 20 %. Andelen som har haft sitt mellan 3 4 år är även i år 36 %. Statliga verk/myndigheter är den grupp som har haft sitt publiceringsverktyg längst, 49 % har haft det i 5 år eller mer. Samtidigt är det också inom statliga verk/myndigheter (tillsammans med förbund/organisationer) där flest under året har bytt publiceringsverktyg, med en andel på 30 %. Snitt Statligt Kommun/ Organisation/ Företag verk/myndighet Landsting Förbund <1 år år år > Tabell 2. Publiceringsverktygets ålder uppdelat per typ av verksamhet. Andel i procent.

18 18 (56) Vår organisation/företag har ett väl fungerande publiceringsverktyg. Antal svar: 216 Eget resultat <1 år år år >5 år Bild 17: Uppfattning om publiceringsverktyget uppdelat i ålder. Andel i procent. Det är inte en överraskning att de som haft sin nuvarande version av publiceringsverktyget längst anser att det fungerar sämst. I gruppen som har ett verktyg som är 5 år eller äldre är anser hela 42 % att det inte är fungerar väl. Andelen missnöjda sjunker rejält till 17 % bland dem som haft sitt verktyg mellan 2 4 år. De som är mest nöjda med sitt nuvarande publiceringsverktyg är de som nyss har skaffat nytt eller bytt version. I den gruppen är närmare åtta av tio (79 %) nöjda och så få som 4 % missnöjda Utbildning/introduktion PUBLICERINGSVERKTYG Antal svar: Webbplatser Hur lätt eller svårt upplever du att det är att introducera nya användare, d v s redaktörer, av publiceringsverktyget? Bild 18: Uppfattning om introducering av publiceringsverktyget. Andel i procent. Majoriteten anser att det är lätt att introducera nya användare av publiceringsverktyget. Resultatet är oförändrat jämfört med tidigare.

19 19 (56) Hur lätt eller svårt upplever du att det är att introducera nya användare, d v s redaktörer, av publiceringsverktyget Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % Bild 18: Uppfattning om introducering av publiceringsverktyget uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Förbund/organisationer är den delmålgrupp som i högst utsträckning tycker att det är svårt att introducera nya användare med 28 %, efter det följer företagen där fler än var femte (23 %) upplever det som svårt att introducera nya användare av publiceringsverktyget. Kommuner/landsting är mest positiva till att introducera nya användare med 74 % Hur sker utbildningar av publiceringsverktyget? Utbildningen sker främst med eget utbildningsmaterial, 74 %. Vanligast är att man genomför utbildningen mer sporadiskt, 60 %. Detta motsvarar även hur det ser ut hos dem som arbetar med de publika webbplatserna. PUBLICERINGSVERKTYG Antal svar: Webbplatser Hur sker utbildningar av publiceringsverktyget? Regelbundet med eget utbildningsmaterial Regelbundet med leverantörens utbildningsmaterial Sporadiskt med eget utbildningsmaterial Sporadiskt med leverantörens utbildningsmaterial Annat Bild 19: Utbildning av publiceringsverktyget. Andel i procent

20 20 (56) Hälften av de tillfrågade uppger att de utför utbildningarna sporadiskt med eget material och enbart 10 % genomför det sporadiskt med leverantörens utbildningsmaterial. Var fjärde (24 %) genomför regelbundet utbildningar med eget material och så få som 2 % gör det regelbundet med material från leverantören. Snitt Statligt verk/ Kommun/ Organisation/ Företag myndighet Landsting Förbund Regelbundet med eget utbildningsmaterial Regelbundet med leverantörens utbildningsmaterial Sporadiskt med eget utbildningsmaterial Sporadiskt med leverantörens utbildningsmaterial Annat Tabell 3. Utbildning kring publiceringsverktyget uppdelat per typ av verksamhet. Andel i procent. De som utför utbildningar mer regelbundet i större utsträckning än andra är kommuner/landsting med 43 %. Sen är det rätt jämt mellan de andra grupperna där mellan % genomför regelbundna utbildningar. Störst andel som utför utbildningen sporadiskt finns bland organisationer/förbund med en andel på 60 % följt av statliga verk/myndigheter. Lägst andel som utför sporadisk utbildning finns bland kommuner/landsting med en andel på 39 % Support Det är lika vanligt med support från både leverantören och internt som med enbart intern support, vilket 35 % respektive 36 % har. 10 % har support endast via leverantören medan något fler, 14 % anlitar en extern konsult.

21 21 (56) SUPPORT PUBLICERINGSVERKTYG Antal svar: Webbplatser Vilken support har ni för publiceringsverktyget? Enbart från leverantören Enbart intern support Både från leverantören och intern support Extern konsult Annat: Bild 20: Support för publiceringsverktyget. Andel i procent. Störst andel som använder support både via leverantör och internt finns bland kommuner och landsting där 52 % har en sådan lösning. Bland företagen är den vanligaste lösningen att man enbart har intern support vilket 42 % har. Att anlita en extern konsult är vanligast bland statliga verk/myndigheter där 20 % har valt den lösningen följt av företag med en andel på 16 %. Snitt Statligt Kommun/ Organisation/ Företag verk/myndighet Landsting Förbund Enbart från leverantörer Enbart intern support Både från leverantören och intern support Extern konsult Annat Tabell 4. Support kring publiceringsverktyget uppdelat per typ av verksamhet. Andel i procent.

22 22 (56) Hur nöjd är man med leverantörens support? SUPPORT FRÅN LEVERANTÖREN Antal svar: Webbplatser Hur nöjda är ni med leverantörens support? Mycket missnöjd Missnöjd Nöjd Mycket nöjd Bild 21: Externsupport för publiceringsverktyget. Andel i procent. Bas de som angett att de har support från leverantören se bild 20 Andelen som är nöjda med supporten från sin leverantör har sjunkit från 57 % i 2008 års undersökning till 47 %. Andelen missnöjda har dessutom ökat från 13 % till 16 % som är uttalat missnöjda. Hur nöjda är ni med leverantörens support? Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 22: Uppfattning av externsupport för publiceringsverktyget uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Mest nöjda med leverantörens support är kommuner/landsting, där 68 % är nöjda, men intressant är att det ändå är en försämring från tidigare år då 78 % var nöjda. Minst nöjda med leverantörens support är de inom förbund/organisationer där andelen nöjda är lika stor som andelen missnöjda (24 %).

23 23 (56) 2. HUR UPPFATTAS INTRANÄTEN? Hur uppfattar de ansvariga sina egna intranät? Tycker man att de är användarvänliga, informativa samt ger medarbetarna en nytta i sitt arbete? 2.1 Användarvänlighet De ansvariga tycker rent generellt att deras intranät är stabila. Men däremot är det en stor andel som varken tycker att strukturen är bra eller att de hjälpmedel som finns för att hitta är tillfredställande, vilket stämmer rätt bra överens med vad vi ser i de WSIundersökningar vi genomfört med användare av intranät. Överlag så har man blivit mer negativ sedan 2008 års mätning inom alla områdena, vilket följer trenden om att man också blivit mer negativt inställd till de resurser man har för att arbeta med intranätet och dess innehåll. ANVÄNDARVÄNLIGHET Antal svar: Webbplatser Vårt intranät är välstrukturerat Det finns tillräckligt med hjälpmedel som underlättar för anv. att hitta Intranätet har en bra sökfunktion, det är lätt att hitta med hjälp av sökverk Vårt intranät är stabilt, dvs. det kraschar inte och det hänger sig inte Bild 23: Uppfattning av användarvänligheten. Andel i procent. Det är bara 40 % som tycker att det egna intranätet är välstrukturerat. Det är dessutom närmare 30 % som tycker att det är ostrukturerat. I våra undersökningar av hur användare uppfattar intranät, så tycker man generellt att det är svårt att hitta på intranäten. Av det som har enskilt störst vikt för användarna av intranäten är dessutom just navigationen. Denna trend följer även vad besökarna av de publika webbplatserna tycker är viktigast. En naturlig förklaring till varför det är så rörigt på intranäten generellt kan vara det vi såg tidigare i rapporten är att man anser sig ha otillräckligt resurser för att jobba med intranäten.

24 Vårt intranät är välstrukturerat 24 (56) Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 24: Uppfattning av struktur av intranätet uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Flest negativa till den egna strukturen finns bland förbund/organisationer där hela 44 % säger sig ha en dålig struktur och enbart 27 % att den är välstrukturerat. Förbund/organisationer är också den målgrupp som anser att intranätet inte ökat speciellt i omfång senaste året, vilket med tanke på att de inte är nöjda med nuvarande struktur kan vara bra. De som är mest positiva finns bland företagen och kommuner/landsting där ungefär var fjärde är negativ och 40 % är positiva till strukturen Hjälpmedel 33 % av de tillfrågade tycker att det finns tillräckligt med hjälpmedel för att underlätta för användaren att hitta på intranätet medan 34 % inte tycker att de har det. På vårt intranät finns det tillräckligt med hjälpmedel som underlättar för anv. att hitta på intranätet Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 25: Uppfattning av hjälpmedel för intranätet uppdelat i målgrupper. Andel i procent. De intranätansvariga som är mest nöjda med situationen är inom kommuner/landsting där en så låg andel som 39 % som anser att det finns tillräckligt med hjälpmedel. Det är ändå en låg andel

25 25 (56) och närmare en fjärdedel tycker att de saknar hjälpmedel. Förbund/organisationer är de som är minst nöjda där hela 55 % inte tycker att de har de hjälpmedel som krävs och bara 20 % att det gör det Sökfunktionen SÖKFUNKTION Antal svar: Webbplatser Intranätet har en bra sökfunktion, det är lätt att hitta med hjälp av sökverk Bild 27: Uppfattning av sökfunktionen. Andel i procent. Nästan hälften av de intranätansvariga tycker inte att de har en bra sökfunktion på intranätet. De tycker att det är svårt att hitta med hjälp av denna. Endast 27 % anser att sökfunktionen är bra, vilket är en lägre andel än 2008 då 34 % uppgav att de hade en bra sökfunktion. Även på de publika webbplatserna är man kritiskt till den egna sökfunktionen. Det ser dock bättre ut på de publika sidorna än på intranäten, men 42 % som är positiva till sökfunktionen är fortfarande en väldigt låg andel. Att det är så få och en sjunkande andel av de ansvariga som tycker att sin sökfunktion är bra är anmärkningsvärt. Med tanken på de växande intranäten så är en fungerande sökfunktion central i medarbetarnas möjlighet att hitta på intranäten. Intranätet har en bra sökfunktion, det är lätt att hitta med hjälp av sökverk Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 28: Uppfattning av sökfunktionen uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

26 26 (56) Generellt tycker de svarande inte att sökfunktionen är ett fungerande verktyg. De som är mest missnöjda med sitt sökverktyg är förbund/organisationer där hela 66 % anser det vara svårt för användaren att hitta med hjälp av sökfunktionen. Kommuner/landsting är återigen de som är mest nöjda med 36 % även om andelen är klart lägre än de som är missnöjda (42 %). Vilka sökverktyg har man? SÖKFUNKTION Antal svar: Vilken typ av sökfunktion har ni på ert intranät? Egenutvecklad Sökfunktion som ingår i publiceringsverktyget Google SiteSeeker 7 7 Annan extern sökfunktion Har ingen sökfunktion på vårt intranät 5 5 Bild 29: Typ av sökfunktion. Andel i procent. Vanligast är att man använder det verktyg som ingår i publiceringsverktyget, 62 %. Efter det uppger 17 % att de använder en egenutvecklad sökfunktion. 7 % har SiteSeeker och 5 % uppger att de använder Google.

27 27 (56) Ansvar Det är synd att så få som en fjärdedel (24 %) uppger att de har någon som är uttalat ansvarig för intranätets sökfunktion i organisationen. Detta är en alldeles för låg andel. Det faktum att folk söker på olika sätt eller använder sig av olika navigationsvägar beroende på vilken information de letar efter bör man ta hänsyn till. SÖKFUNKTION Antal svar: 289 Har ni inom organisationen någon som är uttalat ansvarig för intranätets sökfunktionen? Ja Nej Vet ej 6 6 Bild 30: Ansvarig för sökfunktion. Andel i procent Vi ser ett mycket tydligt samband i efteranalysen av våra WSI-undersökningar mellan ansvar och resultat. Om det inte finns någon som är ansvarig för sökfunktionen kommer den inte fungera optimalt. För att få en välfungerande sökfunktion så behöver man regelbundet se över den och analysera felsökningar Analys av sökfunktionen Den stora anledningen till att så få sökfunktioner på intranäten håller måttet är förmodligen att man inte arbetar med sökfunktionen. Få funktioner är självgående. Våra studier visar på att de som lyckas med att få sökfunktionen att fylla sitt syfte är de som också arbetar aktivt med dem. 52 % av de intranätansvariga uppger att de arbetar aktivt för att underlätta för användaren att hitta på intranätet, men det är motsägelsefullt då enbart 7 % aktivt arbetar med analysera felsökningar och vanliga sökord i sökfunktionen. Den ska vara ett hjälpmedel för besökaren att hitta men är även ett verktyg för de intranätsansvariga att få reda på vad användarna letar.

28 28 (56) SÖKFUNKTION Antal svar: 279 Webbplatser Vi jobbar aktivt med att analysera användarnas felsökningar i intranätets sökfunktion. Vi jobbar aktivt med att analysera de vanligaste sökorden användarna använder sig av i intranätets sökfunktion Bild 31: Analys av sökfunktion. Andel i procent. Att sökverktyget är bortglömt visas tydligt i det faktum att 52 % arbetar aktivt med att förbättra för besökarna men bara 7 % anger att de arbetar aktivt med sökverktyget. I undersökningen framgår att företagen/organisationerna anser att de har stora problem med sökfunktionen på sina intranät då bara 27 % uppger att sökfunktionen fungerar väl. Vi ser i undersökningen också att det är stor skillnad mellan hur rena sökfunktioner uppfattas mot de standardfunktionerna som ingår i publiceringsverktygen. Ett faktum man inte får ignorera är att det är människorna som får tekniken att fungera. Det största problemet idag med sökfunktionerna är att det inte finns någon som är ansvarig för dem i organisationerna, bara 24 % uppger att de har någon som är ansvarig. Det innebär att många sökfunktioner behandlas sporadiskt vilket förmodligen är anledningen till att så få, både bland ansvariga och användare, är nöjda med dem. De som arbetar med intranäten är också generellt dåliga på att logga hur användarna söker för att exempelvis se vilka ord som ofta används och som inte ger några träffar. Så få som 7 % av de tillfrågade arbeta aktivt med att analysera användarnas felsökningar i sökfunktionen. Samma dystra bild får man i analysen av webbplatser där bara 18 % av de webbplatsansvariga uppger att de gör det aktivt. WSA har genom våra undersökningar sett att nyckeln till framgång är att lägga större resurser på att uppdatera och analysera data från sökfunktionen. Genom att göra det får man även andra bonuseffekter som t.ex. att se vad som ofta söks under en viss period på året och därigenom kan detta lyftas fram tydligare i strukturen, exempelvis med en puff på startsidan eller genom att säsongsanpassa startsidan. Några bra exempel på sökfunktioner finns inom e-handeln där man har insett att man inte skulle sälja speciellt många böcker eller skivor om inte folk var tillåtna att få stava fel på

29 29 (56) författar- eller artistnamn. Efteranalysen av WSI-undersökningarna visar på att de som arbetar aktivt med sökfunktionen och har någon som har ansvaret för denna är också får fler som är nöjda med den. Slutsatsen som WSA drar är: för att få en bra och fungerande sökfunktion så måste man arbeta med den regelbundet och ha någon som är uttalat ansvarig för denna. 2.2 Information De ansvariga ger en rätt ljum bild över informationen på intranätet. Majoriteten, över 50 % tycker att den är bra, och ungefär runt 15 % tycker inte att informationen är bra. Andelen positiva är överlag färre än vad det var vid undersökningen kring de publika webbplatserna. Även andelen negativa är fler än för de publika webbplatserna. INFORMATION Antal svar: Webbplatser Informationen på vårt intranät är aktuell och uppdaterad På vårt intranät är informationen tydlig och enkel, den är lätt förstå På vårt intranät finns det bra information om vår organisation Bild 32: Information på intranätet. Andel i procent. Rätt många upplever att de har problem med informationen. 10 % uppger att de tycker att informationen på intranätet varken är tydlig eller enkel för besökaren att förstå. På vårt intranät är informationen tydlig och enkel, den är lätt för besökaren att förstå Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 33: Uppfattning av förståelsen av informationen på intranätet uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

30 30 (56) I våra undersökningar med användare på intranät och besökare på webbplatser ser vi att språket har en konstant hög betydelse. Andelen som anser att informationen på deras intranät är lätt att förstå är störst bland kommuner/landsting där 65 % anser att den är det och 7 % att den inte är det. 2.3 Användarnyttan Är intranäten anpassade efter medarbetarnas behov? Underlättar intranätet samarbeten och kontakt? Och anser de ansvariga att intranätet underlättar de medarbetarnas dagliga arbete? Tyvärr tycker många av de intranätansvariga att så inte är fallet. Det verkar dessutom som om det har blivit sämre. ANVÄNDARNYTTA Antal svar: På vårt intranät kan man hitta/kontakta/samarbeta med andra Intranätet underlättar medarbetarnas dagliga arbete. Intranätet är anpassat efter medarbetarnas behov Bild 34: Uppfattning av användarnyttan. Andel i procent. Andelen intranätansvariga som anser att deras intranät är anpassat efter medarbetarnas behov har sjunkit markant. Nu tycker ungefär var tredje att det inte har gör det. Dessutom har andelen som tycker att deras intranät är anpassat efter medarbetarens behov minskat från 43 % 2008 till enbart 37 %. På frågan om intranätet underlättar medarbetarnas dagliga arbete anger knappt hälften att deras intranät gör det, vilket är en kraftig minskning med hela 10 procentenheter från 2008 då 57 % ansåg att det. Var femte intranätansvarig tycker inte att deras intranät underlättar medarbetarens dagliga arbete. Med tanke på att det rent generellt blir allt mer information som enbart finns på intranäten är detta anmärkningsvärt. Vi ser det tydligt i våra utförda WSI-undersökningar av intranät där kommentarer av typen det finns på intranätet är att säga att den finns i sjön är vanliga bland medarbetarna. Vi har även sett att det går åt mycket arbetstid i onödan åt att leta reda på information på intranätet och detta skapar också mycket frustration. En av våra uppdragsgivare har räknat ut att de lägger ner ett arbetsår i organisationen på att svara och ställa frågor om var på intranätet en viss information finns. Frågan är då om det inte vore mer lönsamt att lägga dessa resurser på att göra om intranätet. I frågan om medarbetarna kan hitta/kontakta/samarbeta med andra via intranätet så uppger 45 % att det går. Så många som var tredje uppger att det inte går via deras intranät. I våra undersökningar av intranät ser vi tydligt att kontaktmöjligheterna är ett generellt problem. Ett

31 31 (56) exempel på vad som kan vara problem är då telefonboken är ett externt system som nås via intranätet men inte är integrerat med t.ex. intranätets sökfunktion Behovsanpassning Det är fortfarande en stor andel som inte har anpassat sitt intranät efter medarbetarnas behov. Att så många är kritiska väcker frågan om hur eftersatta intranäten är, hur mycket arbetstid det tar och hur stor frustration det skapar bland medarbetarna. Intranätet är anpassat efter medarbetarnas behov Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 35: Uppfattning om intranätet är behovs anpassat, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Störst andel som anser att deras intranät inte är anpassat efter medarbetarnas behov finns bland förbund/organisationer samt statliga verk/myndigheter. Bland förbund/organisationer uppger så många som 48 % att deras intranät inte är anpassat efter medarbetarnas behov, bland statliga verk och myndigheter 39 % Det ser inte heller bra ut bland företagen där är 27 % anser att det inte är anpassat. En kraftig minskning av andelen som anser att intranätet underlättar för medarbetarna har skett under året. Det har minskat med 10 procentenheter, från 57 % 2008 till 47 % i år.

32 32 (56) Intranätet underlättar medarbetarnas dagliga arbete Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 36: Uppfattning om intranätet underlättar arbetet, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. I årets trendundersökning är det intranätansvariga hos kommuner/landsting som i störst utsträckning tycker att intranätet underlättar medarbetarnas dagliga arbete, 56 %. Störst andel som uppger att deras intranät inte underlättar medarbetarnas dagliga arbete finns bland förbund/organisationer där 33 % är negativa även om 47 % är positiva. På vårt intranät kan man hitta/kontakta/samarbeta med andra Antal svar: 290 Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 37: Det sociala intranätet. På vårt intranät kan man hitta/kontakta/samarbeta med andra, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Än har man inte i någon större utsträckning börjat arbetet med det sociala intranätet. Var tredje (34 %) anger att man på deras intranät inte kan hitta/kontakta/samarbeta med andra inom organisationen och färre än hälften (45 %) anger att man kan det.

33 33 (56) I den här frågan är fördelningen mellan de olika målgrupperna mer jämn. De som i störst utsträckning säger att man på intranätet kan hitta/kontakta/samarbeta med andra inom organisationen är kommuner/landsting med en andel på 53 %. Den lägsta andel finns bland förbund/organisationer med en andel på 33 %. 3. KVALITETSSÄKRING Det råder en total avsaknad av rutiner och kvalitetstänk på svenska intranät. Organisationerna lider även av en tidsbrist inför publicering av texter. Det är även ovanligt att man rensar bland gamla texter. Detta är en stor kvalitetsrisk. Så stor andel som 22 % arbetar inte heller aktivt med att underlätta för besökarna att hitta men trots det så är det bara 30 % som tar hjälp av sina användare att kvalitetssäkra innehållet. Mitt företag/organisation har rutiner för språkgranskning/kvalitetssäkring av nya texter på intranätet. KVALITETSSÄKRING AV INNEHÅLL Antal svar: Webbplatser 37 Mitt företag/organisation har rutiner för att informationen på intranätet är korrekt Det finns tid avsatt för bearbetning/granskning inför varje publicering Mitt företag/organisation jobbar aktivt med att rensa bland gamla texter Mitt företag/organisation tar hjälp av användarna för att kvalitetssäkra innehållet Bild 38: Uppfattning runt kvalitetssäkring. Andel i procent. Den negativa bilden vi såg i förra årets trendundersökning av intranäten håller i sig när det gäller kvalitetssäkring. En mycket stor andel av företagen/organisationerna saknar rutiner för kvalitetssäkring av informationen på sina intranät. Hela 42 % har inte rutiner för att se att informationen på intranätet är korrekt och mindre än en tredjedel har det. Det är skrämmande att tänka på vilka konsekvenser det kan få om någon felaktig information läggs ut, framför allt när det gäller sådan information som en medarbetare i sin tur använder externt ut mot kund. Vi ser samma tendens i den årliga trendundersökningen för publika webbplatser. Majoriteten av de webbplatsansvariga anser att de inte har de resurser som krävs för att hantera webbplatsens innehåll. Det märks även tydligt när det gäller tid och rutiner för att bearbeta och språkgranska texter innan de ska publiceras på webbplatsen då mer än var tredje webbplatsansvarig tycker att de inte har det. Man är också dålig på att jobba aktivt med att rensa bland gamla texter, något

34 34 (56) som är viktigt med tanke på att webbplatserna blir allt större. Men detta är fortfarande bara en västanfläkt mot hur det är för intranäten. Mitt företag/organisation har rutiner för att informationen på intranätet är korrekt Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 39: Rutiner för kvalitetsgranskning av innehållet av intranätet, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Nedbrytningen i delmålgrupperna visar tydligt att problemet med rutiner för att säkerställa att det är korrekt information finns hos såväl företag som myndigheter, kommuner/landsting och förbund/organisationer. Att det i snitt är 42 % som inte har några rutiner för detta och att så få som 30 % har det väcker en orolighet över kvaliteten på informationen på de flesta intranäten. Vi märker även i utförda WSI-undersökningar på intranät att frågan om innehållet är eftersatt men efterfrågad. Medarbetarna bör ju kunna lita på intranätet men frågan är om man kan det om det inte finns någon kvalitetskontroll och vad ger då intranätet för nytta? Om vi sätter detta i relation till att många intranät har en decentraliserad administration för intranätet, dvs. att fler kan publicera information på intranätet så blir läget ännu mer allvarligt. I de organisationer som har många redaktörer bör man ju ställa sig frågan hur villiga är dessa att vara redaktörer samt vilken kunskap de har om att skriva för intranätet. 3.1 Språkgranskning 52 % anser inte att det finns tid avsatt för bearbetning/granskning inför varje publicering. Det är dessutom enbart 16 % som säger att de har det. Det finns inte heller några rutiner för språkgranskning/kvalitetssäkring av nya texter. Att det varken finns tid avsatt för innehållet/språket eller rutiner för kontroll är oroande. Risken är uppenbar att detta kan försvåra för användarna av intranätet att ta till sig informationen samt risk för att man missuppfattar den. Att det även i år är så här pass låga siffror bör vara en alarmsignal för ledningen för organisationerna att de måste se till att det avsätts tid för att arbeta med innehållet. Det är även viktigt att man i organisationen ser över och framför allt skapar rutiner för bearbetning och kvalitetssäkring av innehållet.

35 35 (56) Tid för granskning Det finns tid avsatt för bearbetning/granskning inför varje publicering. Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 40: Tid för granskning av innehållet av intranätet, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Överlag anser intranätansvariga inte att det finns tid avsatt för bearbetning/granskning av texter inför publicering, bara 16 % uppger att det har det. Värst är situationen bland kommuner/landsting där hela 63 % anser att de inte har det följt av förbund/organisationer med 61 %. Andel positiva är bara över 10 % för kommuner/lansting, 13 % för förbund/organisationer. Bäst är det bland Statliga verk/myndigheter där ungefär var femte har tid för bearbetning/granskning. Att det råder en så stor tidsbrist i organisationerna att man inte hinner bearbeta/granska texter inför publiceringen är förstås en stor kvalitetsrisk. Om man stressar en text så är det mycket vanligt att man dels hoppar över information som läsaren behöver samt att man använder ett mer otydligt språkbruk.

36 36 (56) Rutiner Mitt företag/organisation har rutiner för språkgranskning/ kvalitetssäkring av nya texter på intranätet. Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 41: Rutiner för kvalitetsgranskning av nya texter till intranätet, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. När man ser på frågan om det finns rutiner för språkgranskning/kvalitetssäkring av nya texter på intranätet så är det fortfarande rätt nedslående siffror och följer det generella mönstret med brist på tid, resurser och rutiner. Sämst ser det ut även i år bland kommuner/landsting där det bara är 4 % som har rutiner, en förvånansvärt låg siffra. Risken som organisationerna tar när de inte språkgranskar/kvalitetssäkrar nya texter på intranätet är förstås att det släpps iväg en massa texter som innehåller fakta-, syftnings- eller språkfel. Detta är en av förklaringarna att det på är så stor andel besökare/medarbetare som i WSIundersökningarna av intranät som uppger att de inte förstår informationen. Det verkar rent generellt råda en förställning att medarbetarna förstår det språk som man har inom organisationen. Tyvärr verkar det inte så att döma av våra WSI-undersökningar då många användare är missnöjda med språket på intranäten. Det visar på hur viktigt det är att våga lyssna på och ta hjälp av medarbetarna.

37 37 (56) 3.2 Rensa gammalt material 26 % av de intranätansvariga uppger i årets undersökning att de aktivt jobbar med att rensa i gammalt material på intranätet vilket är en ökning från föregående år då det var 22 %. Det kan jämföras med att det är 34 % bland de publika sidorna som har en sån rutin. Det är helt enkelt inte prioriterat av organisationerna, vare sig för intranäten eller webbplatserna. Mitt företag/organisation jobbar aktivt med att rensa bland gamla texter Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 42: Rensning av innehållet av intranätet, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. WSA förespråkar att man i organisationen inför en rutin för att se över innehållsmängden på intranätet. Detta för att se till att innehållet är aktuellt och att intranätet inte växer över sin struktur. Att intranäten/webbplatserna ökar i omfång är ett problem bland annat eftersom användarna får allt svårare att hitta sin information med takt att de växer. Varför inte införa en vårstädningsdag för intranätet och använda statistikverktygen för att se vilka sidor som ingen eller väldigt få besöker och sen ställa sig frågan är dessa sidor av vikt. Om de är viktiga - ställ frågan varför besöker inga dem, kanske behöver de lyftas fram tydligare. Om de är oviktiga ta bort dem. Statliga verk/myndigheter är den delmålgrupp som har högst andel som jobbar aktivt med att rensa bland gamla texter med 35 %, vilket är en stor ökning från förra året då det bara var 19 % i den gruppen. Efter det så kommer kommuner/landsting med en andel på 30 %. Minst aktiva med att rensa är man bland företag och förbund/organisationer där över 60 % inte alls jobbar med frågan.

38 38 (56) 3.3 Ta hjälp av användaren Undersökningen visar tydliga brister på kvalitetssäkring, tid, och rutiner av innehållet i intranäten. Med tanke på hur stora intranäten oftast är och att de i många fall även administreras av många redaktörer så är det näst intill omöjligt för den ytterst intranätansvarige att ha koll hela innehållet på sitt intranät. Däremot ser användaren om något är fel eller svårt att förstå. Det är därför förvånande att man rent generellt inte tar hjälp av dem i större utsträckning. Bara 30 % tar hjälp av användaren att kvalitetssäkra innehållet på intranätet. Det ligger i linje med att man inte kvalificerat mäter av sina intranät (se kap 9). Användarna vill att innehållet ska vara korrekt och vill gärna hjälpa till. Mitt företag/organisation tar hjälp av användarna för att kvalitetssäkra innehållet. Antal svar: 262 Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % -75 % -50 % -25 % 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 43: Kvalitetssäkring av användarna, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. En enkel lösning, som WSA förespråkar, för att kontrollera innehållet på intranätet och de publika sidorna, är att bjuda in besökarna/användarna att hjälpa till genom att ha en funktion där de kan rapportera in fel eller brister till sidansvarig, motsvarande att man tipsar om en nyhet på en tidningssajt. Det är mycket viktigt att det finns en länk med till den exakta sidan där felet finns så att sidansvarig ser det för en sådan funktion ska bli lyckad. Den funktionen har börjat komma på ett stort antal publika sajter som t.ex. Stockholm.se, Netonet.se och Misco.se. Där finns den längst ner på alla deras undersidor.

39 39 (56) 4. TILLGÄNGLIGHET Tillgänglighetsanpassning av intranät verkar vara en bortglömd eller nedprioriterad fråga. Andelen som har tillgänglighetsanpassat sitt intranät sjunker och är nu enbart 25 %. Vi ser samma trend för webbplatserna där nu bara 48 % är anpassade mot 54 % TILLGÄNGLIGHET Antal svar: Webbplatser Har ni tillgänglighetsanpassat ert intranät? Ja Nej Vet ej Bild 44: Tillgänglighet. Andel i procent Bäst på att ha tillgänglighetsanpassade intranät är statliga verk/myndigheter med en andel på 38 %, vilket dock är en minskad andel från 2008 då 47 % uppgav att deras intranät var anpassade. Det kan jämföras med att 90 % i denna grupp har tillgänglighetsanpassade externa webbplatser. Näst bäst är kommuner och landsting med en andel på 42 % tillgänglighetsanpassade intranät, jämfört med 72 % för de publika webbplatserna. Varför är det så stor skillnad mellan hur man rent generellt ser på medarbetarna och de publika besökarna? Även de myndigheter som har anpassat sidan för de publika besökarna har förmodligen medarbetare med någon form av funktionsnedsättning. Det är dåligt med tillgänglighetsanpassningen på de publika webbplatserna men ännu sämre på intranäten. Har ni tillgänglighetsanpassat ert intranät? Snitt Företag Statligt verk/ Kommun/ Landsting Organisation/ Förbund myndighet Ja Nej Vet ej Tabell 5. Tillgänglighet uppdelat per typ av verksamhet. Andel i procent. Lägst andel med tillgänglighetsanpassade intranät har organisationer och förbund där bara 7 % har tillgänglighetsanpassat sina intranät.

40 40 (56) 4.1 Riktlinjer TILLGÄNGLIGHET Antal svar: Webbplatser Vilka riktlinjer har ni följt? (Flera alternativ möjliga) E-nämndens checklistor Web Content Accessibility Guidelines (WAI-WCAG) Web Content Accessibility Guidelines (WAI-WCAG) Andra riktlinjer Vet ej Bild 45: Riktlinjer för tillgänglighetsarbetet. Andel i procent. Den vanligaste riktlinjen man följt om man har tillgänglighetsanpassat sitt intranät är WAI- WCAG 1.0 med 31 % efter det kommer E-nämndens checklistor på 23 % (alternativet var i förra årets undersökning 24-timmarswebbens vägledning, vilket har tagits bort eftersom Verva är nedlagt). 29 % anger att de inte vet vilka riktlinjer de följt.

41 41 (56) 5. MARKNADSFÖRING AV INTRANÄTET Flera struntar i att arbeta med att marknadsföra sitt intranät internt. Runt 40 % av organisation arbetar varken med att få med alla medarbetarna att använda intranätet eller att informera nyanställda om hur intranätet fungerar. MARKNADSFÖRING AV INTRANÄTET Antal svar: Arbetar ni aktivt med att få alla medarbetare att använda intranätet och dess funktioner i större utsträckning? Ja Nej Bild 46: Marknadsföring av intranätet. Andel i procent. Precis som i förra årets trendundersökning så är det en majoritet, 63 %, som arbetar aktivt med att få alla medarbetare att använda intranätet och dess funktioner i en större utsträckning än vad de gör idag. Närmare 40 % jobbar inte med att få medarbetarna att använda sig av intranätet. Arbetar ni aktivt med att få alla medarbetare att använda intranätet och dess funktioner i större utsträckning? Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 47: Marknadsföring av intranätet uppdelat i bransch. Andel i procent.

42 42 (56) Hur aktivt man arbetar med frågan att få flera av medarbetarna att använda intranätet skiljer sig beroende på organisation. Flitigast är man inom kommuner/landsting där 71 % arbetar aktivt med det. Lägst aktivitet är det i år inom statliga verk/myndigheter och förbund/organisationer där 55 % försöker få igång medarbetarna. INFORMATION TILL NYANSTÄLLDA Antal svar: Arbetar ni aktivt med att informera nyanställda om hur intranätet ska användas? Ja Nej Bild 48: Informationen till nyanställda. Andel i procent Det intressanta är att det är över 40 % som inte arbetar med att berätta för nyanställda vad de kan använda intranätet till. Vad vi har sett är vanligt är att man lägger informationen på intranätet om hur man hittar på intranätet, vilket kan göra det lite svårt att hitta för en användare som inte vet var informationen kan ligga. Arbetar ni aktivt med att informera nyanställda om hur intranätet ska användas? Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 49: Informationen till nyanställda, uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Aktivitetsgraden kring att berätta för de nyanställda om hur intranätet ska användas är rätt jämn i de olika typerna av organisationer. Störst aktivitet mot de nyanställda finns det inom förbund/organisationer med 61 % och lägst andel är det inom företagen med 53 %.

43 43 (56) 5.1 Vad gör man för att få medarbetarna att besöka intranätet oftare? I enkäten ställdes några öppna frågor. En av dem gick endast till dem som aktivt arbetar med att få alla medarbetare att använda intranätet och dess funktioner i en större utsträckning än vad de gör idag. Den fråga som ställdes var om hur de gör. Hur man arbetar med frågan skiljer sig en hel del och de flesta jobbar med flera olika sätt. Ett vanligt sätt att få fler att använda intranätet är att göra den till startsida när man öppnar webbläsaren eller datorn. Nyhetspublicering varje dag, intranätet är Startsidan i datorn. (Du kommer automatiskt in på Intranätet när du startar datorn) Alla får upp intranätets startsida när datorn slås på. Vi kommer att lansera ett nytt intranät i vår som är baserat på vars och ens behov (mina genvägar, min avdelnings nyheter, mina dokument osv.) Intranätet är upplagt som startsida på varje dator i kommunen. Lockar med profil av någon medarbetare, gissa vem som är tomte i jultiden (lite tävlingar). Ett annat vanligt sätt att få fler att använda intranätet är att se till att användaren måste använda intranätet genom att lägga olika nyttoverktyg där. Flera arbetar även just med att hitta vilka som är de kritiska verktygen för medarbetaren. Lägger in verksamhetskritisk information. Tar betalt för de tjänster som finns att hämta på intranätet om de istället vill ha det på papper. Det ska löna sig att besöka intranätet. Alla system och allt man behöver finns på intranätet. Mycket finns dessutom endast där vilket gör att allt fler måste använda det för att hitta senaste mallarna etc Försöker hitta kritiska nyckelfunktioner/information som behövs för verksamheten. Dessa ska finnas tillgängliga via intranätet. Bevaka och informera genom nyheter. Följer upp behoven kontinuerligt genom utvärderingar. Vårt intranät är ett uppskattat arbetsverktyg för medarbetarna. Vi presenterar en ögonblicksbild över våra mest centrala verksamhetsdelar, våra fastigheter och bolag, informationen hämtas från flertalet underliggande affärssystem. Dessa sidor har även fått dedikerade sökfunktioner så att man varifrån som helst på intranätet med ett musklick kan söka efter information på fastigheter och bolag. Detta är en del till att våra medarbetare dagligen har intranätet "öppet" och följer vad som händer där via ett nyhetsflöde, en blogg mm. Försöker i allra högsta grad få in de samarbetsverktyg vi har i Notes idag. Det är riktiga "killer applications". Att intranätet är nyhetskanalen för interna nyheter inom organisationen är förstås vanligt. Vi lägger ut nyheter så att man ser att det är "lönsamt att gå in.

44 44 (56) Vi informerar om att man kan missa information om man inte går in. Vi publicerar viktiga nyheter som berör verksamheterna. Vi har styrande dokument som är sökbara via kategorier. Puffa om korta nyhetstexter via mail för att de ska läsa mer - den avgörande infon - på Intranätet. Även länkarna till verksamhetssystem som användarna är beroende av gör att de i "förbigående" läser mer på Intranätet. Alla i organisationen har Intranätet som startsida - det styrs centralt 2. Flera jobbar även med att intranätet ska vara en kommunikationskanal mellan medarbetare. De vill också att användarna ska ha en personligare inställning till innehållet. Kontinuerligt nyhetsflöde. Forum, kommenteringsfunktioner, matsedel, lokalbokning, anmälan till motionspass m m. Ganska enkla saker som ger en personligare relation till innehållet. Sen har vi verksamhetskritiskt innehåll som många använder i sitt dagliga arbete, d v s jobbet kan inte göras fullgott utan intranätet. Förutom att det är där du hittar relevant information för ditt dagliga arbete så finns det arbetsrum där en grupp kan dela dokument och kommunicera med varandra inom guppen. De tär ingången till våra andra system, ex. ärendehantering, självservice, ekonomi mm. Fritidsföreningen och arbetsgivaren presenterar erbjudanden till anställda. Flera arbetar även aktivt med att marknadsföra intranätet internt på flera olika sätt. Ställer regelbundet frågor i olika forum om vad som är intressant för medarbetarna. Utvärderar vilken slags information som ska finnas på intranätet. Går ut och informerar medarbetarna på deras respektive arbetsplatsträffar - i den mån vi hinner! Informerar på introduktionskurser för nya medarbetare och vid andra tillfällen som konferenser. Dock loggar ALLA in på intranätet i stort sett dagligen då inloggning till verksamhetskritiska program görs via intranätet. Vi har väggmonitorer (tv-skärmar) på alla arbetsplatser ute i landet som "puffar" för nyheter och fakta som finns på intranätet. Har tävlingar då och då. Intranätet har ingång/entré till de styrande dokumenten, vilka används flitigt i vår verksamhet pga säkerhetsarbete. Tävlingar är även ett rätt förekommande sätt att försöka dra medarbetarna till intranätet. Tävlingar, ändrar upplägg på vad som publiceras, försöker variera utseendet i den mån det går utan att alltid göra ngn stor teknisk utveckling. Intressanta nyheter, publicera ofta. Lägger ut tävlingar, viss info finns bara att läsa där och gör du inte det missar du informationen! Veckans fråga, tävlingar, decentralisera publicerandet, nyhetsbrev som styr in i intranätet mm

45 45 (56) 6. SUPPORT De allra flesta intranät har någon typ av supportfunktion för medarbetarna inom organisationen, 87 %. För resterande 13 % finns det ingen support för intranätet. SUPPORT Antal svar: 253 Företag Statliga verk/ Myndig. Kommu/ Landst Förbund /Organis Vilken typ av support för intranätet finns inom organisationen? Egen supportperson/grupp Funktionsbrevlåda/telefon Helpdesk Ärendehantering Annat Det finns ingen utsedd support för intranätet Bild 50: Typ av supportfunktion, totalt och uppdelat i målgrupper. Andel i procent. Den vanligaste supportfunktionen för intranäten inom organisationerna är att ha en egen supportperson/grupp. En sådan lösning har 60 % av de tillfrågade. Det är även den vanligaste lösningen om man ser resultaten nedbrutna per delmålgrupp. Vanligast är det bland kommuner/landsting där 69 % uppger en sådan lösning följt av förbund/organisationer på 62 %, företag på 57 % och statliga verk/myndigheter med 52 %. Den näst vanligaste supportvarianten är att ha en helpdesk vilket 28 % uppger att de har. Hur många som har en helpdesk skiljer sig kraftigt mellan de olika målgrupperna. Vanligast är det bland företagen där 32 % uppger det och kommuner/landsting med 31 %. Lösningen är minst använd bland förbund/organisationer där 10 % uppger att de har en Helpdesk för att ta emot support ärenden. Att ha support via en funktionsbrevlåda/telefon hamnar på plats nummer tre med 25 % av de tillfrågade. Även här skiljer sig användningsgraden mellan målgrupperna. Vanligast är det bland kommuner/landsting med 33 % följt av Statliga verk/myndigheter, 31 %. Bland företagen är det en lägre andel, 19 %, som uppger detta som lösning för support av intranätet för medarbetarna. 17 % anger att de har ett ärendehanteringssystem. Att ha det är vanligast bland företagen där 24 % uppger en sådan lösning. Lägst andel finns bland kommuner/landsting och förbund/organisationer där bara 7 % uppger att de använder ett ärendehanteringssystem för support av intranätet. 11 % uppger att det har en annan typ av support för intranätet för organisationen. Bland dessa är det en rad olika varianter man anger t.ex. att redaktören agerar support, it avdelningen.

46 46 (56) Det finns ingen utsedd support för intranätet uppger 13 %. Med tanke på den stora kvalitetsbrist vi sett i tidigare kapitel så kan man ju fråga sig hur deras medarbetare uppfattar sina intranät. Att inte ha någon utsedd support är vanligast bland förbund/organisationer med 17 %. Det är följt av företag med 14 % och Statliga verk/myndigheter, 12 %. I kommuner/landsting är det ovanligt att man inte har en utsedd support för intranätet, bara 7 % svarade att de inte hade det. Ett tips är att logga allt som kommer in till supporten för att se hur stor andel som har liknande problem. På så sätt kan man lösa något som kommer att underlätta för fler användare och därmed minska supporttiden. 6.1 Tid I enkäten ställdes fritextfrågan Hur många timmar per vecka i snitt uppskattar du att ni totalt inom organisationen avsätter för att hjälpa medarbetarna att hitta eller svara på frågor om intranätet?. Antalet timmar man lägger ner i veckan i snitt varierar och måste även ställas i relation till organisationens storlek. I snitt så lägger man ner ca 6 timmar i veckan på att hjälpa medarbetarna att hitta eller svara på frågor om intranätet. Om man räknar det på ett arbetsår så blir det ca 306 timmar eller lite mer än 38 arbetsdagar. Tiden som totalt läggs ner i organisationerna på att hitta eller svara på frågor om intranätet borde bli ännu mer om man även räknar in den tid som medarbetarna lägger på att försöka hitta på intranätet innan de ger upp och skriver eller ringer. Förhoppningsvis kan någon svara relativt snart på de förfrågningarna annars så bör man även räkna in den tiden som förlorad arbetstid. Summa summarum så är det en mycket arbetstid som förloras genom att intranäten inte är tillräckligt bra. Denna tes styrks även av resultatet i våra WSI-undersökningar av intranät.

47 47 (56) 7. FÖRÄNDRING AV INTRANÄTET Det kommer att ske stora förändringar på intranäten. 43 % planerar att göra om eller genomföra en större förändring av intranätet under. FÖRÄNDRING AV INTRANÄTET Antal svar: Har ni planerat att göra om intranätet eller göra en större förändring av det under? Ja Nej Bild 52: Förändring av intranätet under. Andel i procent. Trots rådande lågkonjunktur är det en stor andel, 43 %, som planerar att göra om sitt intranät eller göra en större förändring av det under Det är något färre än det var förra året. Har ni planerat att göra om intranätet eller göra en större förändring av det under? Antal svar: Företag Statliga verk/myndigheter Kommuner/Landsting Förbund/Organisationer % 25 % 50 % 75 % 100 % Bild 53: Förändring av intranätet under, uppdelat i målgrupp. Andel i procent. Störst förändringsbenägenhet finns bland förbund/organisationer där 57 % anger att de planerar att göra om eller genomföra en större förändring. För statliga verk/myndigheter och kommuner/landsting är andelen 45 % respektive 46 %. Minst action är det bland företagen där det är 37 % som anger att de planerar att göra om eller genomföra en större förändring.

48 48 (56) Till dem som sa att de planerar att göra om intranätet eller genomföra en större förändring av intranätet ställdes följdfrågan om vad de planerade att göra. De kunde välja flera svarsalternativ i den frågan. FÖRÄNDRING AV INTRANÄTET Antal svar: Vilken typ av förändring kommer ni att göra? Bygga om befintliga funktioner Byta publiceringsverktyg Byta ut designen Göra om den helt Införa olika social media: Strukturera om innehållet Tillgänglighetsanpassa den Utveckla nya funktioner Annat: Bild 54: Typ av förändring av intranätet under. Andel i procent. Av dem som planerade förändra webbplatsen så kommer 48 % att göra om webbplatsen helt. 71 % planerar att strukturera om innehållet och 61 % att byta ut designen. En stor andel planerar även att byta sitt publiceringsverktyg, 37 %. 63 % anger att de planerar att utveckla nya funktioner till intranätet och 41 % att de kommer att bygga om befintliga funktioner. 31 % planerar att tillgänglighetsanpassa intranätet. Det är alltså en stor andel av de som planerar att göra om helt som inte samtidigt kommer att se över tillgängligheten på intranätet. 21 % angav att de kommer att införa olika sociala medier på intranäten. Bland dessa så anger flest att de tänkt införa Blogg på intranätet följt av forum/communities, wikis och kommentera funktion.

49 49 (56) 8. TEKNIKTRENDER 8.1 Teknikutveckling Sättet man hanterar tekniktrender på är i stort sätt oförändrat från förra året. Man har fortfarande en försiktig inställning till att prova nya trender. TEKNIKUTVECKLING Antal svar: Webbplatser Hur hanterar ni teknikutvecklingen för ert intranät? Bevakar inte teknikutvecklingen Viss bevakning och försiktig inställning till att pröva nytt God bevakning, prövar medvetet utvalda nymodigheter Kvalificerad bevakning och aktiv teknikutvecklare Bild 55: Hantering av teknikutvecklingen. Andel i procent. Lite över hälften har en viss bevakning och en försiktig inställning till att pröva något nytt, nästan var fjärde har en god bevakning och prövar medvetet nya saker. Endast 8 % har en kvalificerad bevakning och är aktiva teknikutvecklare. En stor andel, 16 %, bevakar däremot inte alls teknikutvecklingen för intranätet. Det är en klart högre andel än för de publika sidorna där det enbart är 6 % som inte har bevakar frågan.

50 50 (56) 8.2 Funktioner på intranätet De flesta har en rad olika funktioner på sina intranät. Vanligaste är telefonbok, kalendarium och skriv ut-funktion. Dessa tre funktioner har fler än 60 % sagt att de har i dag på sitt intranät. TEKNIK/FUNKTIONER PÅ INTRANÄTET Antal svar: Vilken av följande tekniker/funktioner vet du som finns på ert intranät idag? Användargenererat visuellt innehåll Beslutsstöd Betygssättning 4 4 Blogg tekn Kalendarium Kommentarer/reviews Konferensrumsbokning Ljud Microsites 6 6 Personaliserad butik (med mitt kont Personliga meddelanden genom s RSS Skriv ut Telefonbok Video Wikis 9 9 Annat: Bild 56: Användning av tekniker/funktioner. Andel i procent. I undersökningen fick de ansvariga ange vilka av en rad funktioner som de hade på sitt intranät idag. Det fanns även en möjlighet att ange andra funktioner än de listade i enkäten. De populäraste funktionerna att ha på intranätet är idag telefonbok med 76 %, kalendarium med 68 % och en skriv ut-funktion med 66 %. Som nummer fyra kommer konferensrumsbokning med 43 %. RSS-funktionen kommer på femteplats med 32 %.

51 51 (56) 8.3 Planerade funktioner på intranätet Vilken teknik/funktioner planerar ni att införa på ert intranät inom de kommande 12 månaderna? PLANERAD TEKNIK/FUNKTION Antal svar: 189 Användargenererat visuellt innehåll Beslutsstöd Betygssättning Blogg tekn Kalendarium Kommentarer/reviews Konferensrumsbokning Ljud 7 7 Microsites 6 6 Personaliserad butik (med mitt kont Personliga meddelanden genom s RSS Skriv ut Telefonbok Video Wikis Planerar inte att införa någon ny te Annat: Bild 57: Införande av tekniker/funktioner. Andel i procent. Stor aktivitet För de som planerar att införa ny teknik och eller funktion så är det flera olika delar som man ser över. I toppen med 26 % ligger blogg och kalendarium, efter det på 25 % kommer att införa kommentarer/reviews, 24 % uppger telefonbok och 23 % RSS. Av de 27 % som valde svarsalternativet annat sa att de flesta att de inte visste vad som skulle göras. 17 % sa att de inte planerade att införa någon ny funktion. Prognos Om man slår ihop antalet som har de olika funktionerna med dem som planerar att genomföra dem så får man följande prognos. Har Planerar Prognos Telefonbok Kalendarium Skriv ut Konferensrumsbokning RSS Kommentarer Blogg Anv. gen. visuellt innehåll Personaliserad butik Video Wikis Ljud

52 52 (56) Prognosen visar att det fortfarande kommer att vara telefonbok, kalendarium och skriv utfunktion som dominerar. Funktioner som RSS, Kommentarer/Reviews, Blogg och andra användargenererade innehåll är däremot på stark frammarsch. Det borde leda till en positiv effekt för intranätet om man ser på de i tidigare kapitel beskrivna problem. Det kommer att bli mycket spännande att se resultatet på utförda WSI-undersökningar av intranätet här framöver. 9. UPPFÖLJNING/UNDERSÖKNINGAR De flesta genomför någon form av undersökningar kring sitt intranät. Men en så stor andel som 26 % gör inga undersökningar eller mätningar alls av intranätet. UTVÄRDERING OCH MÄTNINGAR Antal svar: Webbplatser Hur utvärderar/mäter ni ert intranät? (Flera svar är möjliga) Har och använder ett statistikverktyg på intranätet Använder Google Analytics Fokusgrupper/djupintervjuer med användarna Webbaserade enkäter från undersökningsföretag Eget enkätverktyg Ställer frågor om intranätet i medarbetarundersökningar Annat: 7 7 Vi undersöker inte vårt intranät Bild 49: Typ av undersökningar och statistik. Andel i procent. Den vanligaste undersökningsmetoden är att man använder ett statistikverktyg för intranätet för att se antal besökare m.m. vilket 39 % gör. Detta är ett mycket lägre värde än vad det är för de publika webbplatserna på 62 %. Var tionde (10 %) använder även eller enbart Google Analytics. En vanlig form för att få ut mer information runt intranätet är att ställa frågor kring det i medarbetarundersökningar, vilket 33 % gör. Det är en liten andel, 10 %, som använder sig av professionell hjälp från ett undersökningsföretag med att göra webbaserade enkätstudier över intranätet. Något fler, 18 %, arbetar med kvalitativa undersökningsmetoder som fokusgrupper/djupintervjuer. Närmare en fjärdedel sköter undersökningarna själv via ett eget enkätverktyg. En hög andel, mer än var fjärde, genomför inga undersökningar eller mätningar av intranätet. Det borde leda till att de har en bristande kunskap om hur medarbetarna använder intranätet vad de vill använda det till.

53 53 (56) 9.1 Uppföljning Det är dåligt med uppföljning av genomförda undersökningar. Hela 49 % följer inte upp resultatet. UPPFÖLJNING AV UTVÄDERINGAR Antal svar: Webbplatser Gör ni uppföljningar av era utvärderingar för att t ex mäta av trender eller förbättringar ni har gjort på intranätet? Ja Nej Bild 50: Uppföljning av utvärderingar. Andel i procent. De som gör utvärderingar av sina intranät följer tyvärr inte upp dem. Att det är en så stor andel som inte följer upp undersökningar för att till exempel mäta av trender eller förbättringar de gjort på intranätet visar på att det inte finns något starkare kvalitetstänk kring arbetet med Intranäten. Hur ska man kunna veta om en förändring har blivit bra om man inte följer upp den?

54 54 (56) 10. BAKGRUND Undersökningen besvarades av 290 intranätansvariga på företag, statliga verk, kommuner/landsting och förbund/organisationer. Urvalet till undersökningen har skett slumpmässigt från WSA:s omfattande databas över beslutsfattare, som har upparbetats sedan Bland respondenterna finns både kunder och icke-kunder till WSA. Undersökningen genomfördes under september via Internet med en förfrågan per e-post. I urvalet så sorterades de som tillhörde en verksamhet som inte hade ett intranät bort. Närmare hälften av de tillfrågade i undersökningen (45 %) arbetar med intranät inom företag. Fördelningen mellan övriga verksamheter är: kommun/landsting 26 %, statligt verk/myndighet 17 % och organisation/förbund 12 %. Verksamhet % Företag 45 Kommun/landsting 26 Statligt verk/myndighet 17 Organisation/förbund 12 Tabell 6. Fördelning av svarande uppdelat på verksamhet. Andel i procent. Drygt hälften (51 %) av tillfrågade respondenterna har huvudansvaret för hela sitt intranät. 17 % är huvudansvariga för en del av intranätet och 10 % är intranätredaktörer och 3 % är tekniskt ansvariga. 9 % har en annan rollbeskrivning på sitt arbete med intranätet. 11 % av de tillfrågade respondenterna arbetade inte med intranät alls och fick därför inte svara på resterande frågor om intranät. Majoriteten av de tillfrågade (59 %) arbetar mindre än 25 % av sin arbetstid med intranätet. För de flesta av de tillfrågade så är således Intranätet en arbetsuppgift bland flera andra. Ungefär en fjärdedel arbetar mellan halv och kvartstid med intranätet och 7 % upp till 75 %. Det är enbart 11 % av de tillfrågade som arbetar från 75 till 100 % med intranätet.

55 55 (56) 11. OM WEB SERVICE AWARD Web Service Award är ett undersökningsföretag som specialiserat sig på undersökningar via Internet. Sedan år 2000 genomförs Web Service Indexmätningar som visar vad Sveriges Intranät och Internetanvändare anser om kvaliteten på svenska företags, myndigheters och organisationers intranät och webbsatsningar. Närmare 150 webbplatser har deltagit i mätningarna under Vi har genom åren genomfört undersökningar för företag, organisationer, förbund, kommuner, myndigheter m.fl. vilket gör att vi har en unik kunskap om trender inom intranät och webbplatsutveckling, besökares behov och diverse fallgropar. WSA har arbetat fram både metodik och tekniska lösningar för att på effektiva sätt utvärdera och presentera resultat av utvärderingar av webbplatser. På vår webbplats hittar du information om Web Service Awards produkter och tjänster:

56 56 (56) RAPPORT ÖVER SVERIGES INTRANÄT Producent Web Service Award AB Saltmätargatan 5 S Stockholm Förfrågningar Pierre Du Rietz, VD/Chefsanalytiker Tfn: e-post: [email protected] Maria Cederblad, Analytiker/Undersökningsansvarig Tfn: e-post: [email protected] Pressförfrågningar Åsa Jonsson, Pressansvarig Tfn: e-post: [email protected] Om du citerar ur denna publikation, var god uppge: Källa: Web Service Award, Rapport: Hur mår Sveriges intranät? Trendundersökning