Hur offentlig verksamhet arbetar med extern webb och intranät. Kartläggning genomförd av AQ Analys 2015

Transkript

1 Hur offentlig verksamhet arbetar med extern webb och intranät Kartläggning genomförd av AQ Analys 2015

2 INLEDNING AQ Analys genomförde som oberoende undersökningsföretag våren 2015 en kartläggning över hur offentlig verksamhet arbetar med digitala kanaler såsom extern webb och intranät. Syftet var att få kunskap om användning av publiceringsverktyg inom offentlig verksamhet, bl a genom att kartlägga vilka faktorer som var viktiga vid val av publiceringsverktyg samt nöjdhet respektive missnöjdhet med respektive verktyg. Målgruppen för kartläggningen var Sveriges samtliga kommuner och landsting/regioner, samt myndigheter med minst 100 årsanställda. En webbenkät skickades ut till 409 kontaktpersoner och 228 svar erhölls. Flera av frågorna var påståenden som besvarades med en skala enligt 1 (instämmer inte alls) till 5 (instämmer mycket väl). I rapporten beskrivs Nöjda som den andel respondenter som svarat betyg 4 och 5 på den 5-gradiga skalan, och Missnöjda som den andel respondenter som svarat betyg 1 och 2. Olika svar kan ha angivits för webbplats (externwebb) och intranät (internwebb), då man i en organisation kan använda sig av olika verktyg för webbplats och intranät. I rapporten presenteras dock resultatet sammanslaget. Resultat visas i vissa bilder uppdelade per publiceringsverktyg. I gruppen Övrigt ingår de verktyg som fått för få svar för att kunna redovisas separat.

3 VIKTIGASTE FAKTORERNA VID VAL AV PUBLICERINGSVERKTYG Att det är enkelt för webbredaktörerna att publicera information (96% instämmer) Att den inbyggda funktionaliteten uppfyller era behov (92% instämmer) Att det går snabbt att lära sig (87% instämmer) Att det är enkelt att förändra och lägga till funktionalitet på webbplatsen/intranätet (84% instämmer) När man väljer publiceringsverktyg anser 96% av respondenterna att det är ganska viktigt eller mycket viktigt (betyg 4+5 på en femgradig skala) Att det är enkelt för webbredaktörerna att publicera information. Detta gör det till den viktigaste faktorn att ta hänsyn till när man väljer publiceringsverktyg. Därefter följer Att den inbyggda funktionaliteten uppfyller era behov med 92% viktighet. Att det finns en väl fungerande support och online-dokumentation (80% instämmer) Att ni själva kan utföra det ni vill utan behov av externa konsulter (71% instämmer)

4 KOMMENTARER OM VAD SOM ÄR VIKTIGT VID VAL AV PUBLICERINGSVERKTYG Vi har precis utrett om vi skulle gå över till en open source-lösning istället, för att inte sitta fast i avtal med extern leverantör och vara beroende av externa konsulter. Det vi kom fram till var ändå att eftersom vi är en så liten kommun kommer vi aldrig att själva kunna tillhandahålla den kompetens och utveckling som en open source-lösning kräver och våra webbplattformar är alldeles för betydelsefulla för att göras så sårbara. Att många andra kommuner också har det verktyget. Att det är framtidssäkrat, vi siktar på en hållbar lösning där vi jobbar med agil utveckling Att det är ett säkert system, att det är välbeprövat, att det möjligt att bygga bra enligt tillgänglighetsstandarderna, att det finns bra och kunniga leverantörer som kan offentlig verksamhet och de krav vi har på oss.

5 VILKET PUBLICERINGSVERKTYG ANVÄNDER NI IDAG? De flesta i kartläggningen använder publiceringsverktygen EPiServer (43%), SiteVision (33%) och SharePoint (15%). I Övrigt ingår de publiceringsverktyg som ej fick mer än 3% vardera, dvs för få för att redovisas separat. Notera att olika svar kan ha angivits för webbplats (externwebb) och intranät (internwebb).

6 HELHETSINTRYCK AV DET EGNA PUBLICERINGSVERKTYGET Hur väl instämmer du i följande påstående om ert publiceringsverktyg: Helhetsintrycket av vårt publiceringsverktyg är mycket bra. (1=Inte alls, 5=Mycket väl) Oberoende av verktyg anser sig totalt 67% vara nöjda (betyg 4+5) med sitt nuvarande publiceringsverktyg. 13% av respondenterna arbetar idag i ett verktyg som man anser sig vara missnöjd med (betyg 1+2).

7 HELHETSINTRYCK PER PUBLICERINGSVERKTYG Hur väl instämmer du i följande påstående om ert publiceringsverktyg: Helhetsintrycket av vårt publiceringsverktyg är mycket bra. (1=Inte alls, 5=Mycket väl) Bryter man ner den totala nöjdheten per verktyg är nöjdheten störst hos användare av SiteVision, där andelen nöjda (betyg 4+5) är 94%. EPiServer kommer därefter med 68% nöjda användare. Minst andel nöjda användare har SharePoint med 21%. Mest missnöjda användare har SharePoint med 41% som svarat betyg 1+2, och minst missnöjda användare har SiteVision med endast 2%.

8 PÅSTÅENDEN OM DET EGNA PUBLICERINGSVERKTYGET Det är enkelt för webbredaktörerna att publicera information (71% instämmer) Det går snabbt att lära sig (70% instämmer) Det finns en väl fungerande support och online-dokumentation (60% instämmer) Den inbyggda funktionaliteten uppfyller mina behov (56% instämmer) Det är enkelt att förändra och lägga till funktionalitet på webbplatsen (48% instämmer) Totalt sett instämmer 71% (betyg 4+5 på en femgradig skala) av respondenterna att Det är enkelt för webbredaktörerna att publicera information i deras egna verktyg. Det var även den faktorn som man tyckte var den viktigaste när man väljer publiceringsverktyg. Nästan lika stor andel (70%) tycker att det går snabbt att lära sig sitt verktyg. 92% ansåg att det var viktigt att Den inbyggda funktionaliteten uppfyller mina behov, men endast 56% instämmer att så är fallet med sitt nuvarande verktyg. Endast 4 av 10 anser att man själva kan utföra det man vill i sitt verktyg utan behov av externa konsulter. Vi kan själva utföra det vi vill utan behov av externa konsulter (40% instämmer)

9 PÅSTÅENDEN PER PUBLICERINGSVERKTYG Hur väl instämmer du i följande påstående om ert publiceringsverktyg? (1=Inte alls, 5=Mycket väl) När man tittar på varje påstående och bryter ner svaren per publiceringsverktyg ser man att SiteVision har högst medelbetyg (skala 1-5) på samtliga faktorer. Rangordningen är tydlig i alla påståenden; SiteVision har högst betyg, därefter EPiServer och som trea Övrigt. SharePoint får lägst medelbetyg på samtliga faktorer. Störst skillnad mellan högsta och lägsta betyg ser man i påståendet Det går snabbt att lära sig. Där skiljer det sig 1,9 skalenheter mellan SiteVision och SharePoint.

10 ÖVRIGA KOMMENTARER Ett strategiskt beslut innebär att vi köper all utveckling av vår webbplats från upphandlade konsulter. Vår version är så gammal så det är mycket "stenålder" över det hela. Intranätet är från 2004 och har aldrig uppgraderats. Vi är i startgroparna med vårt sociala intranät och ser hela tiden över hur vi använder det och försöker utveckla det. Verktyget upplevs som komplicerat, vilket gör att vi nog måste se över vilken plattform vi ska använda i framtiden.

11 SUMMERING Den viktigaste faktorn när man väljer publiceringsverktyg är Att det är enkelt för webbredaktörerna att publicera information. Tätt därefter följer Att den inbyggda funktionaliteten uppfyller era behov. 2 av 3 verksamheter har ett bra helhetsintryck av sitt nuvarande publiceringsverktyg. 13% är dock missnöjda med sitt publiceringsverktyg. Bäst helhetsintryck av sitt verktyg har användare av SiteVision, med hela 94% nöjda användare. Därefter återfinns EPiServer med 68%. Minst nöjda användare har SharePoint med en andel på endast 21%. Nöjdheten visas även bland SiteVisions användare om man tittar på separata påståenden om verktyget. Där får SiteVision högst medelbetyg på samtliga påståenden. Högst betyg fick Att det är enkelt för webbredaktörerna att publicera information och Att det går snabbt att lära sig. Precis därefter finner vi Det finns en väl fungerande support och online-dokumentation. Tittar man på en gemensam bild för samtliga verktyg, ser man att respondenterna är mest nöjda med Att det är enkelt för webbredaktörerna att publicera information och minst nöjda med Att ni själva kan utföra det ni vill utan behov av externa konsulter. Dessa placeringar följer även viktigheten. Störst andel användare bland kartläggningens respondenter har EPiServer, följt av SiteVision. Vi ser att de flesta organisationer använder sig av EPiServer, SiteVision eller SharePoint. Övriga verktyg har så liten andel att deras resultat ej kan redovisas separat.

12 OM KARTLÄGGNINGEN Metod: Kartläggningen genomfördes genom att först samla in kontaktuppgifter till ansvariga för intranät, extern webb eller både och. Därefter skickades ett e-post med en unik länk till en webbenkät till samtliga kontaktpersoner inklusive två påminnelser (datainsamling under perioden v ). Målgrupp: Sveriges samtliga kommuner och landsting/regioner, samt myndigheter med minst 100 årsanställda. Totalt skickades webbenkäten ut till 409 kontaktpersoner. 228 svar erhölls vilket ger en svarsfrekvens på 56%. Fördelningen såg ut som följer: Kommun: 154 svar av 270 kontaktpersoner, 57% (svar från 139 olika kommuner) Landsting/regioner: 10 svar av 18 kontaktpersoner, 56% (svar från 9 olika regioner/landsting) Myndigheter: 64 svar av 119 kontaktpersoner, 54% (svar från 52 olika myndigheter) Av de respondenter som ville uppge vilket publiceringsverktyg organisationen använder (221 st), uppgav totalt: 96 kontaktpersoner att de använder EPiServer för intranät och/eller webbplats. 74 kontaktpersoner att de använder SiteVision för intranät och/eller webbplats. 33 kontaktpersoner att de använder SharePoint för intranät och/eller webbplats. 5 kontaktpersoner att de använder WordPress för intranät och/eller webbplats. 3 kontaktpersoner att de använder Drupal för intranät och/eller webbplats. 38 kontaktpersoner uppgav ett Annat verktyg än de som var förkategoriserade I rapporten har WordPress och Drupal slagits samman med övriga nämnda verktyg under Annat, då antalet svar för dessa två verktyg var för litet för att kunna redovisas separat. Inget av de publiceringsverktyg nämnda i kategorin Övrigt fick mer än 3% vardera. Tillförlitlighet: Konfidensintervallet i denna kartläggning är med 95 % säkerhet som mest +/- 4,3% (baserat på det totala resultatet med 228 svar i målgruppen på 409 kontaktpersoner). Uppdragsgivare till kartläggningen var SiteVision AB. Vid frågor kring kartläggningen eller om du önskar ta del av ytterligare information, kontakta: AQ Analys AB, Kristina Nilsson, , kristina.nilsson@aqanalys.se SiteVision AB, , info@sitevision.se