Rapport. Hur mår Sveriges intranät?

Transkript

1 Rapport Hur mår Sveriges intranät? Trendundersökning 2017

2 2 (114) INLEDNING Web Service Award är digitala strateger som undersöker, analyserar och hjälper sina kunder att lyfta webbplatser, intranät, mobilsajter/appar och sociala medier till konkreta och mätbara förbättringar. Grunden för det är att ta reda på vad de faktiska besökarna tycker och tänker om organisationernas webbplatser. Web Service Award har genomfört undersökningar och analyser av Sveriges intranät och webbplatser sedan år 2000 och har byggt upp en unik benchmark-databas. Trendrapporten Hur mår Sveriges intranät? redovisar resultaten från den årliga undersökning som Web Service Award genomför med syfte att bland annat ta reda på hur intranätansvariga upplever sin arbetssituation och kvaliteten på sina intranät, samt hur de ser på utvecklingen av sina intranät. Undersökningen genomfördes under september och oktober 2017 via en enkät som skickades ut som en länk via e-post. De som tillhör en verksamhet som inte har ett intranät sorterades bort ur urvalet. Studien har genomförts på liknande sätt sedan Undersökningen besvarades av 274 intranätansvariga på företag, statliga verk, kommuner, landsting och organisationer. Undersökningen vänder sig till de företag/organisationer som har eller skulle kunna ha möjlighet att arbeta professionellt med sina intranät. De tillfrågade är både kunder och icke-kunder till WSA. Respondenterna fick svara på olika typer av frågor. Resultaten av frågorna redovisas i diagrambilderna i rapporten. Flera av frågorna är påståenden där respondenten får besvara dem enligt skala 1 (stämmer inte alls) till 5 (stämmer helt). Dessa frågor redovisas i temperaturdiagram där andelen som svarat 1 eller 2 markeras med röda fält och andelen positiva 4-5 markeras med blått. Andelen treor är neutraliserade och visas inte i staplarna. Resultaten har även jämförts med genomförda Web Service Indexundersökningar (WSI-undersökningar), se stycket om Web Service Award, för att se skillnader mellan webbplatsansvariga och besökarnas uppfattning. Vi har även ställt frågor kring navigationsstöd, publiceringsverktyg, tillgänglighetsanpassning samt tekniktrender. I rapporten har resultaten jämförts med andra utförda undersökningar av WSA: 1) Hur mår Sveriges intranät? Trendundersökning 2017 (2016, 2015, 2014, 2013, 2012, 2011, 2010, 2009 och 2008). 2) Hur mår Sveriges webbplatser? Trendundersökning 2017 (2016, 2015, 2014, 2013, 2012, 2011, 2010, 2009,2008, 2007 och 2006) 3) Resultaten av Web Service Indexundersökningarna i kategorin intranät. 4) Resultaten av Web Service Indexundersökningarna av publika webbplatser. 5) Utförda fokusgrupper och djupintervjuer med användare och ansvariga. Ovanstående trendrapporter kan beställas via vår webbplats Stockholm, december 2017 Pierre Du Rietz VD/Digital strateg, Web Service Award AB

3 3 (114) INLEDNING ORGANISATIONEN BAKOM INTRANÄTET Verksamhet Antal användare Antal intranät Ansvarsområde respondenten Arbetstid med intranätet Arbetsgruppens storlek Centraliserad eller decentraliserad administration av intranätet Intranätets innehåll och användning Vad används? Åtkomst till intranätet Intranätets syfte Huvudsyfte Innovationskälla Mätbara mål Sociala intranätet Sociala funktioner hur används de? Intranätets omfång Resurser Personalresurser Ekonomiska resurser Tekniska resurser Arbetar med förbättringar PUBLICERINGSVERKTYG (CMS) Hur länge har man haft sin nuvarande version Hur man uppfattar sitt CMS Utbildning/introduktion Hur sker utbildningar av publiceringsverktyget? Support Hur nöjd är man med leverantörens support? HUR UPPFATTAS INTRANÄTEN? Användarvänlighet Sökfunktionen Vilka sökverktyg har man? Ansvar Analys av sökfunktionen Information Användarnyttan Behovsanpassning Kontakt KVALITETSSÄKRING Språkgranskning Ta hjälp av användaren TILLGÄNGLIGHET Riktlinjer MARKNADSFÖRING AV INTRANÄTET Vad gör man för att få medarbetarna att besöka intranätet oftare? SUPPORT FÖRÄNDRING AV INTRANÄTET Förankring Planerat innehåll Prognos över innehållet BUDGET/INVESTERINGAR Budget/resurser för att driva intranätet Investeringar under TEKNIKTRENDER UPPFÖLJNING/UNDERSÖKNINGAR Google Analytics ANVÄNDARNYTTA BAKGRUND OM WEB SERVICE AWARD

4 4 (114) SAMMANFATTNING Hur mår Sveriges intranät 2017? Det enkla svaret blir tyvärr att de inte mår så bra. Men det finns nyanser. För att veta hur bra något är så måste man ha mål och målen måste vara mätbara. Tyvärr saknar de flesta intranät mätbara mål. Hela 69 procent av intranätansvariga svarar i trendrapporten att det inte finns mätbara mål för deras intranät. Det är även för vissa inte helt klart varför de har ett intranät. 75 procent uppger att det finns ett definierat syfte med webbplatsen och 42 procent svarar att syfte finns för webbplatsens olika undersidor. Undersökningen visar även att enbart 19 procent av intranätansvariga tycker att medarbetarna använder intranätet i den utsträckning som de vill. Undersökningen visar även att enbart 47 procent av intranätsvariga anser att deras ledning prioriterar intranätet. Att det inte är högre är inte så konstigt med tanke på att 69 procent av intranäten inte har några mätbara mål. Varför ska en ledning prioritera något som de inte vet vilken effekt det ger? Om man ska hårddra det så har enbart 3 av 10 intranät ett existensberättigande. Ännu mörkare bild blir det runt kvalitetssäkringen av intranäten. Enbart 24 procent uppger att det finns rutiner för att säkerställa att innehållet på deras webbplatser är korrekt. Det finns även en stark stressfaktor i intranätredaktionerna. Enbart 20 procent uppger att det finns tid avsatt för granskning av texter innan de publiceras. Man är även dålig på att ta hjälp av användarna. Enbart 32 procent uppger att de gör det. Varför är då detta viktigt? Ett starkt skäl är att det finns en stark korrelation mellan syfte, mätbara mål, kvalitetssäkring och hur hög användarnytta ett intranät ger enligt användarna. Nu finns det även ljusglimtar i rapporten. 54 procent uppger att de planerar att göra större förändringar på sina webbplatser. Mer än var fjärde, 27 procent, av intranäten planeras att byggas om helt under 2018! En stor andel kommer att strukturera om intranätet. 71 procent uppger att de kommer ha samma eller ökad budget för intranätet under För att nämna några av de positiva trenderna i rapporten. Övrigt som kan noteras i rapporten är: EpiServer är det vanligaste CMSet. Deras marknadsandel är 40 procent. 47 procent sitter med CMS som är 5 år eller äldre. 60 procent tycker att de har ett fungerande CMS. SiteVision har nöjdast kunder med hela 92 procent. 41 procent är nöjda med intranätets sökfunktion. 19 procent uppger att de jobbar aktivt med sökverktyget. 39 procent uppger att deras intranät är anpassat efter medarbetarnas behov. 84 procent uppger att de har en eller flera sociala funktioner på sitt intranät. 22 procent uppger att de sociala funktioner används i den utsträckning som tänkts. 58 procent uppger att de jobbar aktivt med att förbättra för användarna att hitta på intranätet 32 procent av intranäten är tillgänglighetsanpassade. 92 procent uppger att det går att komma åt intranätet utanför arbetsplatsen. Mobilanpassning börjar ta fart. 17 procent har ett mobilanpassat intranät. 11 procent en mobilapp för intranätet. 27 procent ska lansera ett nytt intranät under 2018!

5 5 (114) 1. ORGANISATIONEN BAKOM INTRANÄTET Detta kapitel redovisar hur det ser ut i organisationen bakom intranätet samt hur de ansvariga upplever sina resurser för intranät, hur arbetet är utformat, vilket publiceringsverktyg man har och hur fungerar det? 1.1 Verksamhet I undersökningen uppger man olika bakgrundsvariabler/demografi, dessa används för att bryta ner resultatet i olika målgrupper. I rapporten används framför allt målgrupperna statliga verk/myndigheter, kommun/landsting, organisation/förbund och företag. Bild 1: Typ av verksamhet. Andel i procent. Den största gruppen i undersökningen är kommuner/landsting med 37 procent av de tillfrågade i undersökningen. Tätt därefter kommer gruppen företag med 34 procent. Andelen statligt verk/myndighet är 21 procent och organisationer/förbund 9 procent.

6 6 (114) 1.2 Antal användare Bild 2: Antal användare. Andel i procent. Det finns en kritisk gräns med antalet användare för att skaffa ett intranät. Ju större företaget är desto större behov har man av ett intranät. De flesta undersökta intranäten har många användare. 71 procent av de i studien undersökta företagen/organisationerna har mer än 500 användare av sina intranät. Sedan sjunker andelen. Det är 10 procent som uppger att de har användare och 17 procent som har användare. Det är en bara 32 procent som har 49 eller färre användare. I årets undersökning så har haft fler uppdelningar för de med över 500 användare. (Även förra året var det 71 procent som hade fler än 500 användare). EUs definition på stora företag är över 250 anställda. Medelstora företag över 50 anställda och små företag som de med under 50 anställda. Med utgångspunkt av undersökningen så kan man säga att gränsen när man kan skaffa ett intranät går runt 50 användare (medelstora företag/organisationer), men att det är först vid över 500 som det blir riktigt vanligt att ha ett intranät. Det är viktigt att tänka på att ett intranät kräver resurser för att bli effektivt och lönsamt. Detta är lättare att få i större organisationer. Hur många användare man har för intranätet skiljer sig mellan de olika organisationsformerna, se tabell nedan.

7 7 (114). Arbe ta r du inom...? ANTAL ANSTÄLLDA Trend 2017 Statligt verk/myndighet Kommun/landsting Organisation/förbund Företag 1. Hur många har tillgång till ert intranät? 1 49 personer personer personer personer personer personer personer eller fler Bas: Samtliga Tabell 1: Tillgång till intranätet uppdelat på typ av verksamhet. Andel i procent. Störst antal användare av intranäten finns bland kommuner/landsting där hela 85 procent uppger att mer än 500 personer har tillgång till intranätet. Näst störst grupp är det bland företagen där 71 procent uppger att de har fler än 500 användare till sitt intranät. Om man i stället ser till gruppen 1001 användare och uppåt så är det 72 procent av kommuner/landstingen som har så många användare. Bland företagen är andelen 56 procent sedan kommer statliga verk/myndigheter med 36 procent. 1.3 Antal intranät Bild 3: Om det finns flera intranät inom organisationen. Andel i procent. Det är inte helt ovanligt att det finns fler än ett intranät i organisationerna. 21 procent svarade att de hade flera intranät, vilket är ungefär linje med tidigare års undersökningar.

8 8 (114). Hur många har tillgång till ert intranät? FLER INTRANÄT Trend personer personer personer personer personer personer personer eller fler 1. Finns det flera intranät inom er organisation? Ja Nej Bas: Samtliga Tabell 2: Antal intranät uppdelat på antalet användare. Andel i procent. Att ha ett intranät är vanligare i större organisationer. Brytpunkten där mer än var femte har fler intranät ligger på att det finns fler än 500 användare. Att det är så är rätt naturligt och kan bero på flera olika orsaker, oftast är det att man ett koncernförhållande med flera enheter/företag men även att det t.ex. finns ett för landstinget/regionen centralt men även för respektive sjukhus inom landstinget/regionen. 1.4 Ansvarsområde respondenten Bild 4: Ansvarsområde för intranätet bland respondenterna. Andel i procent. Den största andelen, 66 procent, av de tillfrågade respondenterna har huvudansvaret för hela sitt intranät. 11 procent är huvudansvariga för en del av intranätet och 9 procent är intranätredaktörer. 6 procent är tekniskt ansvariga för intranätet. 4 procent har en annan rollbeskrivning för sitt arbete med intranätet. 4 procent av de tillfrågade arbetade inte med intranät alls och fick därför inte svara på resterande frågor om intranät.

9 9 (114) 1.5 Arbetstid med intranätet Bild 5: Andel av arbetstid för intranätet. Andel i procent. Majoriteten av de tillfrågade (72 procent) arbetar mindre än hälften av sin arbetstid med intranätet. Det är ungefär samma andel som i förra årets undersökning. 45 procent arbetar enbart upp till 25 procent med sitt intranät. Detta innebär att för de flesta av de tillfrågade så är intranätet är en arbetsuppgift bland flera andra. Andelen som arbetar mer än hälften av sin tid med intranätet är ungefär samma som i förra årets undersökning. I årets undersökning är det 14 procent som arbetar 50 till 75 procent. Andelen av de tillfrågade som arbetar upp till 100 procent med intranätet är 15 procent.. Hur många har tillgång till ert intranät? ARBETSTID Trend personer personer personer personer personer personer personer eller fler Hur stor del av arbetstiden arbetar du med intranätet? - 25% % % % Bas: Samtliga Tabell 3: Arbetstid för intranätet uppdelat på antalet användare. Andel i procent. Det finns en skillnad mellan hur mycket tid man lägger ner som ansvarig på intranätet och hur många användare som finns. Den tydliga skiljelinjen går vid om det är mer än 500 användare. Då blir det fler än 20 procent som jobbar procent med intranätet.

10 10 (114) Men även i de största organisationerna är det inte ens hälften av intranätansvariga som jobbar halvtid eller heltid med sina intranät. 1.6 Arbetsgruppens storlek Bild 6: Antal som arbetar med intranätet. Andel i procent. I undersökningen ställs frågan om hur många som arbetar kontinuerligt med intranätet. Det vanligaste är att det är mellan 2-5 personer, vilket 42 procent uppger. Att gruppen består av en kärna på 2-5 personer känns även igen från trendundersökningen om webbplatser där 50 procent uppgav det antalet.

11 11 (114) 1.7 Centraliserad eller decentraliserad administration av intranätet Bild 7: Administration av intranätet. Andel i procent. Bas 262 respondenter Bild 8: Administration av intranätet utveckling över tiden. Andel i procent. Bas 262 respondenter Resultatet som vi sett från tidigare års undersökningar av intranäten håller i sig. De flesta företag och organisationer har en decentraliserad organisation när det gäller administrationen av

12 12 (114) intranätet. I år är andelen 66 procent, 2015 var andelen 64 procent och 2015 var den 65 procent som uppgav att de hade en decentraliserad organisation. I trendrapporten Hur mår Sveriges webbplatser? mäter vi hur webbansvariga ser på sina webbplatser. Den rapporten visar att det är en högre andel (56 procent) som har en centraliserad administration av webbplatsen. Nackdelen med att ha en decentraliserad administration är att det kan finnas personer inom organisationen som har blivit tilldelad uppgiften att uppdatera innehållet, men som inte göra det på grund av ointresse eller okunskap om hur man gör. Risken är också att olika personer skriver på olika sätt och innehållet därför inte blir konsekvent. En fråga intranätansvariga bör ställa sig är om deras intranätredaktörer jobbar med intranätet av eget val eller om de är ditkommenderade?. Arbe ta r du inom...? ADMINISTRATION AV INTRANÄTET Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Hur administreras ert intranät? Centraliserat, dvs. få kan uppdatera innehållet Decentraliserat, dvs. många kan uppdatera innehållet Bas: Samtliga Tabell 4: Administration av intranäten uppdelat på målgrupp. Andel i procent När vi bryter ner till organisationsform på inom vilken typ av verksamhet man tillhör, så är det tydligt att det är överlag vanligast med en decentraliserad organisation. Högst andel som har en decentraliserad organisation av administrationen av intranätet är det bland kommun/landsting med 71 procent tätt följt av förbund/organisationer med 689 procent och företag med 67 procent. Lägst andel är det bland statliga verk/företag där det är mer jämt. 52 procent och en decentraliserad organisation och 48 procent centraliserad. Om man jämför detta med hur det ser ut för administrationen av de publika webbplatserna så är det vanligare med en centraliserad organisation, i snitt har 56 procent det. Vanligaste är det bland företagen med en andel på 73 procent, följt av statligt verk/myndigheter med 63 procent. För gruppen förbund/organisationer är det 57 procent och bland kommuner/landsting enbart 27procent som har en centraliserad organisation runt sina webbplatser. Jämförelsen mellan de olika undersökningarna visar att samma företag/organisation kan välja att administrera sitt intranät och webbplatsen olika.

13 13 (114). Hur många har tillgång till ert intranät? ADMINISTRATION AV INTRANÄTET Trend personer personer personer personer personer personer personer eller fler Hur administreras ert intranät? Centraliserat, dvs. få kan uppdatera innehållet. Decentraliserat, dvs. många kan uppdatera innehållet Bas: Samtliga Tabell 5 Administration av intranäten uppdelat på antalet användare. Andel i procent Hur intranätet administreras beror även stor del på hur många som kan använda intranätet, d.v.s. hur stort företaget är. 72 procent av de som uppger att de har mer än 1000 användare till sitt intranät uppger att de har den decentraliserad organisation.

14 14 (114) 1.8 Intranätets innehåll och användning INNEHÅLL PÅ INTRANÄTET V ilka a v följa nde områ de n finns ida g på e rt intranät? (Flera svar är möjliga ) Nyheter inom organisationen Länkar till verktyg/interna system Personalinformation (friskvård, lön, semester m.m) Information från ledningen Mallar och lathundar Styrdokument, riktlinjer, policys Driftinformation/IT- stöd Blanketter Handböcker Kontaktuppgifter till medarbetare/telefonbok Information om andra avdelningar/affärsområden Information om den egna avdelningen/affärsområdet Information om pågående projekt Kommentera innehåll Kalendarium Omvärldsbevakning Diskussionsforum Arbetsrum/projektrum Nyckeltal för företaget/avdelningen/mig själv Utbildning via nätet (E- learning) Möljighet att lämna förbättringsförslag/idéer till företagets utveckling Bloggar Statusuppdateringar Möjlighet att bygga nätverk Annat Bas: Samtliga Bild 6: Innehållet på intranäten. Andel i procent. Intranäten har förstås en rad olika användningsområden förutom att vara en informationskanal för ledningen att nå ut till sina medarbetare. I undersökningen fick intranätansvariga dels ange vilka områden som idag finns på deras intranät, samt vilka som medarbetarna använder. Det vanligaste att intranätet innehåller är: Nyheter inom organisationen (99 procent), länkar till verktyg/interna system (97 procent), personalinformation (96 procent), information från ledningen (93 procent), mallar och lathundar (92 procent), styrdokument, riktlinjer, policys (92 procent) och driftstöd/it (91 procent). Andra funktioner som är vanliga är blanketter (89 procent), handböcker (88 procent), kontaktuppgifter till medarbetare/telefonbok (87 procent), information om andra

15 15 (114) avdelningar/affärsområden (84 procent) samt information om den egna avdelningen/affärsområdet som 77 procent uppger att de har på sina intranät. De områden som i minst utsträckning finns på intranäten är möjlighet att bygga nätverk (27procent), göra/läsa statusuppdateringar (29 procent), bloggar (32 procent), möjlighet att lämna förbättringsförslag/ idéer till företagets utveckling (32 procent) och e-learning som 35 procent uppger att man kan göra på deras intranät. Undersökningen visar att många av de funktioner som ingår i de sociala intranäten fortfarande har lägre andelar än de mer traditionella. Årets undersökning visar en blandad bild över utvecklingen. Hälften fortsätter sin växande trend, en ligger still samt några har minskat. Bild 9: Andelen som har olika sociala funktioner över tiden. Andel i procent. Den klart vanligaste av de i frågan undersökta sociala funktionerna är att man kan kommentera innehållet på intranätet, 66 procent uppger i år att det är möjligt. Här ser vi en fortsatt växande trend över tiden från 2011 då det gick på 36 procent av intranäten Att det finns diskussionsforum på intranätet uppger nu 41 procent att de har på sina intranät. Även här ser vi en ökad andel sen 2016 då det var 37 procent var andelen 34 procent. Även möjligheten att bygga nätverk har en stigande trend över tiden. Det är 27 procent som uppger att det går på deras intranät 2013 var andelen 15 procent.

16 16 (114) 32 procent uppger att de publicerar bloggar. Det är samma andel som förra året. Det kan vara en ny nivå. Under 2013 till 2015 var andelen 28 procent. Om vissa funktioner ökar i omfattning så är det även vissa som har en lägre andel i år. Funktionen arbetsrum/projektrum minskar i år. Andelen har sjunkit från 45 procent 2016 till 41 procent i år. Den tidigare växande trenden från 2013, då andelen var 32 procent, är nu bruten. Att kunna göra/läsa statusuppdateringar på intranätet minskar något. Andelen har sjunkit från 31 procent 2016 ner till 29 procent nu Tidigare har det varit en stadig växande trend från 2011 då andelen var 12 procent. Slår man ihop det hela så har det blivit vanligare med att intranäten har sociala funktioner. Men det är stor skillnad på hur vanliga de olika funktionerna är på intranäten. Det är inte heller helt omöjligt att vissa kommer att plana ut och att några även i framtiden kommer ha en lägre andel i beroende på utfallet av funktionerna på de olika intranäten. Det gäller att användarna ser en nytta med sociala funktioner för att de ska användas.

17 17 (114) Vad används? ANVÄNDNING AV INTRANÄTET Vilka av följande områden skulle du säga att medarbetarna främst använder intranätet till? (Flera svar är möjliga) Nyheter inom organisationen Länkar till verktyg/interna system Personalinformation (friskvård, lön, semester mm) Kontaktuppgifter till medarbetare/telefonbok Blanketter Mallar och lathundar Styrdokument, riktlinjer, policys Information från ledningen Driftinformation/IT-stöd Handböcker Information om den egna avdelningen/affärsområdet Information om andra avdelningar/affärsområden Arbetsrum/projektrum Information om pågående projekt Kalendarium Omvärldsbevakning Se nyckeltal för företaget/avdelningen/mig själv Läsa bloggar Göra/läsa statusuppdateringar Kommentera innehåll Utbildning via nätet (E-learning) Diskussionsforum Lämna förbättringsförslag/idéer till företagets utveckling Möjlighet att bygga nätverk Annat Tabell 7: Innehållet som används främst på intranäten. Andel i procent. I undersökningen fick intranätansvariga uppskatta olika områden som deras medarbetare använder. De ansvariga anser att medarbetarna använder intranätet till att läsa nyheter inom organisationen (73 procent), länkar till verktyg/interna system (72 procent), personalinformation (67 procent) och att få kontaktuppgifter till medarbetare (59 procent). Efter dessa fyra kommer blanketter med 48 procent samt mallar och lathundar med 46 procent. I den tidigare bilden såg vi att det var en mindre del som hade mer sociala funktioner i sitt intranät, men att det blir allt vanligare (även om det för vissa funktioner gått tillbaks). Om man ser till användandet så har det inte riktigt tagit fart utan intranäten används fortfarande mer traditionellt som informationsspridare, samt hitta olika nyttofunktioner för arbetet eller för mig som anställd. Det är en liten andel som uppger att deras användare i en större utsträckning

18 18 (114) använder sig av mäjligheten att kommentera innehåll, att man använder diskussionsforum, eller bygger nätverk och att deras medarbetare gör/läser statusuppdateringar. Frågan man kan ställa sig är varför inte fler använder funktionerna, är det för att de är felaktigt utformade, att behovet inte finns/man ser inte nyttan eller att man saknar kunskap om funktionerna och hur de ska användas? Som exempel är det bara sju procent av intranätansvariga som uppger att deras användare gör/läser statusuppdateringar. Med tanken på det så är det inte så konstigt att andelen som har den funktionen minskar. WSAs utförda användarundersökningar av sociala intranät visar på en tydlig bild att många satsar för högt på en gång. Man inför en rad olika funktioner på ett bräde utan att ta reda på hur socialt mogen organisationen är. Har alla Facebook eller LinkedIn? Hur många använder sociala funktioner och hur mycket? Men det är även viktigt att ta reda på vilka behoven av funktionerna är. Vilket kan ge störst nytta? Vilken funktion är enklast att komma igång med? Finns det ambassadörer i organisationen som kan driva på utvecklingen? Hur mycket utbildning krävs det? I många fall är det klokt att införa funktionerna succesivt. Utvärdera nyttan och användandet. Eventuellt förändra och sen införa nästa funktion. Det är även mycket viktigt att cheferna är med på tåget. Varför ska en medarbetare uppdatera sin profil om den chefer inte har gjort det? I tabellen nedan redovisas även funktionerna som man uppger finns på intranätet och de som används främst och skillnaden mellan dem.

19 19 (114) INNEHÅLL PÅ INTRANÄTET Områden finns idag på ert intranät Områden som frrämst används. Skillnad Blanketter Diskussionsforum Driftinformation/IT-stöd Handböcker Information från ledningen Information om andra avdelningar/affärsområden Information om den egna avdelningen/affärsområdet Information om pågående projekt Kontaktuppgifter till medarbetare/telefonbok Möljighet att lämna förbättringsförslag/idéer till företagets utveckling Länkar till verktyg/interna system Mallar och lathundar Nyheter inom organisationen Omvärldsbevakning Personalinformation (friskvård, lön, semester m.m) Nyckeltal för företaget/avdelningen/mig själv Styrdokument, riktlinjer, policys Utbildning via nätet (E-learning) Bloggar Statusuppdateringar Kommentera innehåll Kalendarium Arbetsrum/projektrum Möjlighet att bygga nätverk Annat Tabell 8: Områden som finns, används samt skillnaden. Andel i procent.

20 20 (114) 1.9 Åtkomst till intranätet Det är väldigt vanligt att man kan komma åt intranätet utanför arbetet, 92 procent uppgav att man på olika sätt kunde det. Bild 10: Hur man kommer åt intranätet utanför arbetet. Andel i procent. De vanligaste sätten att komma åt intranätet utanför arbetsplatsen är att man antingen loggar in på intranätet via internet, 52 procent kan det, eller att man gör det via ett program som t.ex. VPN, vilket 49 procent har på sin dator. För vissa intranät finns det flera sätt att komma åt dem. Detta är ungefär samma andelar som i de tidigare trendrapporterna. Trots att vi under det senaste året sett en explosion i användandet av olika smartphones så har det mobila intranätet tidigare inte riktigt kommit i gång. Men i år ser vi en klart ökad andel som har en mobil lösning. 17 procent uppger i år att de har en mobilsajt för intranätet var andelen 10 procent. Andel var rätt stilla mellan 2014 till Att ha intranätet som en mobilapp ökar också i år. Det är i år 11 procent som uppger att de har en mobilapp för intranätet och 2015 var andelen som hade en app för intranätet bara 4 procent. Det verkar som att 2017 var det året då den mobila revolutionen med mobilanpassade intranät kom igång!

21 21 (114) 1.10 Intranätets syfte Många intranät har ett otydligt syfte! Bild 11: Syftet med intranäten. Andel i procent. Om man ska veta om sitt intranät levererar en nytta så är det viktigt att veta varför intranätet finns. Vad är syftet med intranätet? Detta borde finnas fastslaget och dokumenterat i organisationen. Men så ser det inte ute bland många intranät. I årets trendundersökning är det bara 75 procent av intranätansvariga som uppger att det finns ett definierat syfte med sitt intranät. Även om andelen borde vara 100 procent så är det en ökad andel sen 2016 då andelen var 68 procent. Det är även den högsta andelen som vi sett in undersökningen av intranätet sen frågan kom med Vilket förstås är glädjande. Men trots detta så är det synd att var fjärde intranät ansvarig inte entydigt kan svara på vad syftet med deras intranät är. Om man inte har ett syfte hur ska man då kunna se om intranätet uppfyller sina mål. Vad är värdet med att jobba med intranätet? I undersökningen ställs även frågan om man har ett definierat syfte med intranätets olika undersidor. Här sjunker andelen som uppfattar att det finns ner till 42 procent. Det är något bättre än 2016 då andelen var nere i 38 procent. Att så många inte vet varför olika sidor finns är inte bra för intranätens kvalité. Man bör ställa frågan varför sidorna finns om de inte har något syfte. Hur ska man kunna mäta och följa upp hur intranätet fungerar om man inte vet varför man har ett intranät och dess olika undersidor och vad man vill med dessa?

22 22 (114) Att ha ett tydligt definierat syfte med intranätet är en grund för att göra det mätbart så att man vet om det är bra eller inte. Även andelen som uppger att de arbetar med att alla i organisationen ska ha samma bild av intranätets syfte ökar i år till 42 procent, från 38 procent i förra årets undersökning. Men även 42 procent är en låg andel. Vad vi ser är att det är många organisationer som inte vet varför de har sitt intranät, det är ännu färre som vet vad undersidorna ska leverera, och det är få som jobbar med att man i organisationen ska ha samma syfte med intranätet. Hur är det då med företaget/organisationens ledning, står de bakom intranätet? 64 procent uppger att ledingen står bakom intranätet och stödjer det. Vilket även här är en högre andel än 2016 då andelen var 59 procent. Men det är en bit kvar till 2015 och 2014, då var andelarna 68 procent. Att det inte är en högre andel är 64 procent som tycker att ledningen står bakom deras intranät är rätt naturligt med tanken på att det är så många som uppger att det är oklart om varför intranätets olika delar finns. Hur ska en ledning kunna prioritera något som inte är målstyrt? När det gäller medarbetarna, de som använder intranätet, så är bilden riktigt negativ. Enbart 19 procent uppger att medarbetarna använder intranätet i den utsträckning som de vill. Även ledningen använder intranätet dåligt. Enbart 17 procent av intranätansvariga uppger att ledingen använder intranätet som de vill att de ska göra. Siffrorna visar att här finns en klar förbättringspotential för intranäten.. Arbe ta r du inom...? SYFTE Trend 2017 Statligt verk/myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Det finns ett definierat syfte med intranätet. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Tabell 9: Syftet med intranäten uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

23 23 (114) När resultatet bryts ner i de olika delmålgrupperna så ser vi en viss skillnad dem emellan. Högst andel som anser att det finns ett definierat syfte med intranätet finns bland företagen med 83 procent följt av kommuner/landsting (75 procent) och statliga verk/myndigheter där 69 procent uppger att det finns ett definierat syfte. Lägst andel, 63 procent, finns i år i gruppen förbund/organisationer. Resultatet visar på att det finns många intranät inom de olika grupperna där de ansvariga inte riktigt vet syftet med intranätet. Riktigt alarmerande blir det när vi ser till om det finns definierade syften med undersidorna.. Arbe ta r du inom...? SYFTE Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Det finns ett definierat syfte med intranätets olika undersidor. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 10: Andelen som har ett definierat syfte uppdelat på organisationstyp. Andel i procent. Totalt uppger bara 42 procent av de tillfrågade intranätansvariga att det finns definierade syften med intranätens undersidor. Mer än var fjärde (26 procent) uppger att det inte finns alls och 33 procent angav en trea, d.v.s. att de inte riktigt vet. När vi ser på målgrupper så är det skillnader mellan de olika målgrupperna. Spannet är mellan 52 procent till 34 procent. Störts andel med låga 52 procent som uppger att det finns syften med de olika undersidorna är det bland företagen. Sedan kommer organisationer/förbund med 45 procent. Sen blir det ett rejält hopp ner till 36 procent för kommun/landsting och 34 procent för statliga verk/myndigheter med 34 procent. Det borde vara glasklart vilket syfte man har med sitt intranät samt dess undersidor. Hur ska man annars kunna veta om det fungerar? Resultatet visar att det för många intranät saknas en grund för att kunna jobba strukturerat. Det kommer även vara svårt att få gehör för intranätet internt om man inte vet varför man har ett intranät eller varför man har olika sidor. Ett grundkrav bör vara att alla sidor/funktioner ska ha ett mätbart syfte

24 24 (114) om man från organisationen vill lägga ut en sida/text som man inte kan redovisa för vad de ska leverera eller varför den ska finnas på intranätet så ska den inte finnas där. Andelarna är även låg när vi frågar om att man arbetar med att alla i företaget/organisationen har samma bild av intranätets syfte. Då är det enbart 42 procent som uppger att de gör det. Men det är ju svårt att jobba med att alla ska ha samma bild av intranätets syfte om det inte finns något syfte. De flesta intranätansvariga, 64 procent, uppger att deras ledning ställer sig bakom och stödjer intranätet. Men samtidigt så uppger bara 47 procent att deras företag-/organisationsledning tyckte att intranätet är prioriterat. Det är anmärkningsvärt att det är så stor skillnad mellan att ledningen stödjer intranätet och att ledningen prioriterar detta. Vad är ett stöd värt om det inte också prioriteras? Vi ser samma stora skillnad i alla målgrupperna.. Arbe ta r du inom...? SYFTE Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Ledningen ställer sig bakom intranätet och stödjer det. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Tabell 11: Ledningen tycker att intranätet är prioritera uppdelat på målgrupper. Andel i procent.

25 25 (114). Arbe ta r du inom...? SYFTE Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Ledning tycker att intranätet är prioriterat. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 12: Ledningen tycker att intranätet är prioritera uppdelat på målgrupper. Andel i procent. Högst andel intranätansvariga som tycker att deras ledning stödjer intranätet finns inom organisationer/förbund och företagen med 68 procent vardera. Tätt efter kommer statliga verk/myndigheter med 66 procent. Lägst andel är det bland kommuner/landsting där andelen sjunkit ner till 57 procent. Det är en lägre andel av intranätansvariga som verkligen tycker att ledningen prioriterar intranätet. Högst andel, 55 procent, är det i gruppen företag. Men det kan jämföras med att i samma grupp så tyckte 68 procent att ledningen ställer sig bakom intranätet. Det är en stor skillnad mellan att stödja och verkligen prioritera intranäten. För övriga grupper är det färre än 50 procent av intranätansvariga som tycker att deras ledning prioriterar intranätet. Bland statliga verk/myndigheter är andelen 48 procent sen sjunker andelen ner till 43 procent för kommuner/landsting och sen ytterligare ner till 33 procent för organisationer/förbund. Detta visar på att det är svårt att få gehör för internkommunikation. Intranätansvariga måste hitta sätt att lyfta intranätens status internt. Att kunna visa på vikten för organisationen med fungerande intranät och även visa på risken när intranäten inte fungerar som de ska. Om detta ska lyckas måste man visa på syftet med intranätet och ha mätbara mål som man kan redovisa för ledningen. Det är dags att börja prata med ekonomer på ekonomers språk. För att intranätet ska ha en poäng så måste det förstås användas. I undersökningen frågar vi intranätansvariga om de dels tycker att medarbetarna använder intranätet i den utstickning de vill och om även ledningen gör det. Det tycker inte de intranätansvariga att de gör. Enbart 19 procent tycker att medarbetarna använder intranätet i den utsträckning de vill och endast 17 procent att deras ledning gör det.

26 26 (114). Arbe ta r du inom...? SYFTE Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Medarbetarna använder intranätet i den utsträckning som vi vill. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 13: Andelen medarbetare som använder intranätet som tänkt uppdelat på målgrupper. Andel i procent. När det gäller huruvida medarbetarna använder intranätet så är det även här högst andel bland statliga verk/myndigheter med den låga andelen på 28 procent. Sen blir det ett hopp ner till företagen med andelen på 23 procent. Sen blir det ett rejält hopp ner till kommuner/landsting där det är enbart 12 procent som tycker att medarbetarna använder intranätet som de vill. Klart lägst andel, 5 procent, är det i gruppen organisationer/förbund. Men det är låga andelar i alla målgrupperna vilket visar på att detta är ett generellt problem.. Arbe ta r du inom...? SYFTE Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Ledningen använder intranätet i den utsträckning som vi vill. Topbox (4-5) Stämmer helt Stämmer inte alls Bottombox (1-2) Medelvärde: Bas: Angivit betyg Tabell 14: Andelen som tycker att ledningen använder intranätet som tänkt uppdelat på målgrupper. Andel i procent.

27 27 (114) När det gäller huruvida ledningen använder intranätet i den utsträckning som man vill är det här högst andel bland statliga verk/myndigheter och företagen med 23 procent vardera, vilket dock är en låg andel. Sen sjunker andelen kraftigt ner till 10 procent för organisationer/förbund och 9 procent för kommuner/landsting. Undersökningen visar att det är låga andelar i alla målgrupperna. Generellt kan man säga att varken medarbetarna eller ledningen använder intranätet i den utsträckning som intranätansvariga vill. Att det är så visar på problem med intranäten. Men för att kunna ändra detta måste man gå till grunden med problemet. Varför har man intranätet och dess undersidor? Dessa frågor ska intranätansvariga kunna svara på! 1.11 Huvudsyfte I undersökning ställde vi även en följdfråga om vad intranätansvariga själva uppfattar är huvudsyftet med sitt intranät. Bild 12: Huvudsyftet med intranäten. Andel i procent. Det vanligaste är att man uppger att intranätet är till för att göra arbetet lättare för kollegorna, vilket 83 procent uppger som ett av huvudsyftena. 80 procent uppger att huvudsyftet är kommunikation och 73 procent att det är för att stödja organisationens behov. Den stora skillnaden ifrån förra år är att det nu är klart fler som har som mål att reducera e-post. I år är det 49 procent som uppger det som syfte och 2016 var andel 39 procent. Detta borde även

28 28 (114) vara ett enkelt mätbart mål att följa upp, genom att mäta mängden intern e-post som går via företagets servrar. Om vi ser till de mer sociala syftena ligger det still. I år uppger 45 procent att de ser syftet med intranätet som en kunskapsdelare. Vilket är samma andel som Att syftet med intranätet är till för att samarbeta uppger i år 43 procent. Vilket även det är samma andel som i 2016 års undersökning. Alternativet produktivitet/effektivitet uppger 37 procent som syfte, vilket är en något lägre andel än 2016, 41 procent och 2015 då det var 43 procent uppgav detta som syfte. Det är en rätt låg andel som ser effektivitetsvinster som syftet. Det borde vara fler som ser potentialen i att intranätet hjälper organisationer att bli effektivare. Men då gäller det att man ser på intranätet med nya ögon från att vara kommunikationskanal till att bli det digitala verktyg eller den sociala nerven i företaget.. Arbe ta r du inom...? HUVUDSYFTE MED INTRANÄTET Trend 2017 Statligt verk/ myndighet Kommun/ landsting Organisation/ förbund Företag Vad är huvudsyftet med ert intranät? (Flera svar är möjliga ) Stödja affärsstrategin Stödja verksamhetens värderingar och kultur Stödja organisationens behov Göra arbetet lättare för kollegorna Ger konkurrensfördelar Sälja mer Tilltala och behålla kompetenta medarbetare Kunskapsdelning Produktivitet/effektivitet Kommunikation Samarbete Utbildning Spara omkostnader Reducera e- post Annat Vi har inget uttalat syfte Bas: Samtliga Tabell 15: Huvudsyftet med intranätet uppdelat på målgrupper. Andel i procent. När vi bryter ner svaren per målgrupp är det skillnader med intranätens syften även om det till viss del följer varandra.

29 29 (114) Bland företagen är de tre vanligaste syftena: Kommunikation (83 procent) Göra arbetet lättare för kollegorna (79 procent) Stödja organisationens behov (67 procent). För organisationer/förbund är det: Kommunikation (82 procent) Göra arbetet lättare för kollegorna (77 procent) Stödja organisationens behov (68 procent) De tre vanligaste syftena för kommuner/landsting är: Göra arbetet lättare för kollegor (84 procent) Kommunikation (79 procent) Stödja organisationens behov (79 procent) Och för statliga verk/myndigheter är de tre vanligaste syftena: Göra arbetet lättare för kollegorna (88 procent) Kommunikation (77 procent) Stödja organisationens behov (75 procent) 1.12 Innovationskälla En av tankarna bakom de sociala intranäten är att man skall kunna fånga upp idéer och att intranätet blir en bra innovationskälla. Bild 13: Användning av intranäten. Andel i procent.

30 30 (114) I år är det bara sex procent av de tillfrågade som tycker att deras intranät är en bra innovationskälla för att fånga upp idéer som bidrar till företagets utveckling, vilket är ungefär samma låga andel som tidigare. 46 procent ansåg att deras intranät delvis var en bra innovationskälla och 48 procent ansåg att den inte var det. I undersökningen fick de som svarat att intranätet inte var en bra innovationskälla berätta varför. Det vanligaste skälet är att det saknas interaktivitet, en kanal för att kunna fånga upp idéer samt att det inte finns en sådan strategi med intranätet. Man ser intranätet mest som en kanal för envägskommunikation. Vi har inget sätt att fånga upp ideer på. Finns inget stöd för det i nuvarande intranät. Det finns inget givet ställe att lämna denna typ av input Vi har ingen upparbetad kanal för att fånga upp idéer Vi har ingen möjlighet att lämna förslag, och de nyheter som läggs ut känner jag inte att de bidrar till att medarbetare blir mer kreativa Vi har ingen förslagsfunktion, många chefer/projektledare/nyckelpersoner tänker inte kommunikativt och använder inte intranätet i den utsträckning de skulle kunna. Vi kan inte tillämpa tvåvägskommunikation i dagsläget för vi har tekniska begräsningar i vårt intranät. Den tillåter bara envägskommunikation En del svarande ser även ett problem med att medarbetarna inte använder möjligheten samt att man inte uppmuntrar till det. Eller att man i organisationen inte har ett sätt att ta emot åsikter från medarbetarna. Medarbetarna använder inte Intranätet så. Funktionen finns men ingen använder den. Kulturfråga? Kunskapsfråga? Våra medarbetare använder det inte Men det är även viktigt att ledningen tar tillvara på möjligheten. Annars faller idén. Ledningen driver det inte så. Intranätet är inte heller den primära kanalen utan det är linjeorganisationen och närmaste chef. Det är inte tillräckligt högt i tak inom företaget

31 31 (114) Flera intranätansvariga har även svarat att de har nya intranät är på gång med mer sociala funktioner. Vårt intranät är gammalt och vi håller precis på att gå över till socialt intranät Vi är inte där ännu men kommer förhoppningsvis att bli så Men det finns även de som uppger att det finnas andra kanaler att fånga upp idéer från medarbetarna, Där använder vi Facebookgrupper/Slack mm istället. Där det går lättare kommentera Myndigheten ha valt att göra det i ett annat verktyg, som finns länkat till från intranätet. Längre fram, se kap 8, redovisar vi även vilka förändringar som planeras för intranäten. Det är många som uppger att de tänker införa olika sociala funktioner. Men det är då viktigt att undersöka hur socialt mogen organisationen och ledningen är. Det är också viktigt att man har ledningens stöd eftersom detta kan innebär en organisationskulturförändring Mätbara mål Vi har tidigare sett (kap 1.10) att det är en låg andel som har ett definierat syfte med sitt intranät. Det är t.ex. enbart 42 procent som uppger att det finns ett uttalat syfte med intranätets olika undersidor. Om syftet är en grund för att veta var man är på väg och vilket mål man har med intranätet så är det också viktigt att mäta om man når sina mål. Annars är ju målen rätt poänglösa. Bild 14: Andelen som har eller inte har mätbara mål för sitt intranät. Andel i procent.

32 32 (114) Tedansen att inte styra upp sitt intranät blir väldigt tydligt när enbart 31 procent uppger att det finns mätbara mål med deras intranät. Hela 69 procent uppger att det inte finns några mätbara mål med deras intranät. Det är ungefär samma låga andel som Då det var 29 procent som hade mätbara mål. Vilka mål uppger då de 31 procenten att de har för sina intranät? Det vanligaste är att man uppger att antalet besökare är målet. Att det används av många Antal användare Alla ska gå in minst en gång varje dag. Antal besökare på viktiga sidor, antal som läser viktiga nyheter 80 % av alla medarbetare besöker intranätet varje vecka. 60% tycker att de kan hitta den information de behöver på intranätet. 40% tycker att intranätet hjälper dem i deras dagliga arbete. Utöver antalet så är det flera som uppger att de användarna ska vara nöjda Att alla medarbetare ska känna sig delaktiga och att de får information som de kan använda Övergripande nöjdhet med intranätet, Nyhetsläsning, Beteendeflöde, Besök mm Baserar våra mål på WSA:s olika delområden Snabbhet och effektivitet är också mål för vissa intranät 90 % av besökarna tycker att intranätet är ett stöd i det dagliga arbetet Intranätet ska göra det lättare för medarbetare att hitta och använda arbetsstöd och riktlinjer. Fler medarbetare ska tycka det är lätt att hitta det de behöver kunna utföra sitt arbete. Vi har mätetal på ökad effektivitet och produktivitet samt ökat engagemang och delaktighet Vi har en målbild och följande effektmål: Användarnytta, samhörighetsskapande, tidsbesparande och förvaltningsbarhet De finns även de som har som mål att medarbetarna ska uppdatera sin del av intranätet. Alla anställda ska ha ett konto, 1/4 av våra chefer ska använda funktionen för information från chefen kontinuerligt.

33 33 (114) Andel som bidrar med innehåll. Enkät där vi mäter hur de använder och uppfattar intranätet och sätter mål därefter Få så många som möjligt att fylla i sin personliga profilsida Alla på företaget ska fylla i sin personliga profilsida, mål 50 % För att nämna några av målen. Men rent generellt är det allt för få intranät som har mätbara mål 1.14 Sociala intranätet Allt fler intranät har sociala funktioner. I år uppger 84 procent att de har en eller flera sociala funktioner. Bild 15: Möjlighet att integrera. Andel i procent. I undersökningen ställer vi även en mer direkt fråga om det sociala intranätet. I årets undersökning är det 84 procent som uppger att de har en eller flera sociala funktioner. Det är fler än förra året toppnotering på 79 procent. I tidigare undersökningar har andelen legat runt 72 procent. Vilka är då de vanligaste sociala funktionerna på intranäten? Vanligaste är att användarna kan kommentera innehållet på intranätet. 68 procent av intranätansvariga uppger att det går på deras intranät. Här ser vi en stigande trend över tiden var andelen 43 procent och sen har den stigit varje år med några procent.